公文解读之三--公文拟制常见错误剖析

公文 公文种类及格式公文写作资料选粹公文的语言应当是常见公文批示用语党政机关公文格式国家标准 解读之三 公文拟制常见错误剖析 公文拟制工作中,我们经常遇到一些问题不知如何处置,甚至出现了许多“习惯性错误”。这里,梳理归纳了公文拟制中最常见、易忽略的一些问题并进行剖析,目的是引起大家注意,避免犯此类错误。 一、违反行文规则 公文是有一套严格的行文规则的。我们日常遇到的问题主要三个方面: 一是多头报送。主送上级单位的请示、报告,不能再同时报送其他单位。如遇有情况特别紧急,确实需要分送有关领导的,应在文件的首页注明分送情况。 二是越级行文。 三是请示事项一文数事。请示类公文应一文一事,即一事一请示,这是基本规矩。如果一文数事,把几个属于不同方面解决的问题搞一揽子请示,既不便于批办,又容易使问题复杂化,不利于问题的解决。 二、文种适用常见错误 主要有三个方面: 一是“请示”与“报告”混用、并用。这个问题经常见到。有的 单位把请求批准事项的“请示”写成“报告”;有的单位写的“报告”中含有请示事项。 二是“请示”、“批复”、“函”混用。“请示”只能用于本单位的上级机关(领导)。“函”适用于平级单位之间或互不隶属机关之间的询问、答复问题、请求批准和答复审批事项。“批复”一般是对有隶属关系的下级机关请示事项的批文。 三是上行文文种使用不当。下级单位向上级机关报文一般使用请示、报告、 意见 文理分科指导河道管理范围浙江建筑工程概算定额教材专家评审意见党员教师互相批评意见 三个文种,其他文种不能用。 三、“签发人”常见错误 按照规定,上行文由主要负责人签发,下行文或平行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。 一是当有没有。上行文要求标注签发人姓名,平行排列于发文字号右侧(下行文一般不标识签发人)。 二是签发人不正确。“主要负责人”的含义,国办有个解释,是指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。主要负责人因出访、健康等原因,可由主持工作的负责人(不是分管负责人)签发。 三是字体使用不正确。公文格式要求,“签发人”三字用3号仿宋字体,签发人姓名用3号楷体字。这一点,大家要注意。 四、公文标题常见错误 公文标题由发文机关、公文内容、文种三部分组成,一般格式为 “发文机关+关于××(事由)的+文种”。 常见错误主要有: 一是要素不全。发文机关、事由、文种,三要素缺一不可,特别要注意不能缺少发文机关。当然在内部行文时,可以省略发文机关。比如 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 。在使用“报告”文种时,遇到比较多的问题是“某某中心关于某某事项的情况报告”,应该用“某某中心关于某某事项情况的报告”。 二是表述不清楚。例如:某中心更换设备需要申请经费,写了个请示,标题是“某某中心关于更换某种设备的请示”,这是不对的,应该是“某某中心关于更换某种设备所需经费的请示”。 三是编排不当。标题要求一般用2号小标宋体字(注意字体),编排于红色分隔线下空二行位置(注意位置),分一行或多行居中排布;标题折行时词组不能拆开,以防止引起歧义;标题中的“的”字不能与文种单独排行,如“的请示”、“的通知”不能单独排行;标题排列应当使用梯形或菱形。 四是标题中书名号使用错误。根据规定,“公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号”,但实际公文制作中,有的不该用的却用了。如“关于印发《关于加强某某工作的若干意见》的通知”、“转发《某某局关于向某某同志学习决定》的通知”,“关于印发《某某局财务管理办法》的通知”,等等。此处的“意见”、“决定”“办法”都不是法规、规章,因此不可用书名号,可分别改写为“印发关于加强某某工作的若干意见的通知”、“转发某某局关 于向某某同志学习决定的通知”、“关于印发某某局财务管理办法的通知”。有的该用的却不用或用错了。如“关于印发某某工作管理暂行规定的通知”、“关于印发‘某某工作管理暂行规定’的通知”等等,此处“规定”属于规章类,故应用书名号标注,可改写为“关于印发《某某工作管理暂行规定》的通知”。 五、主送单位常见错误 除命令和令、通告、公告、纪要外,公文必须标明主送机关(也就是抬头),并使用全称或者规范化简称。 一是上行文只能标注一个主送机关(个别情况如抬头“省委、省政府”除外); 二是排序和顿号、逗号常用错。下行文可以有多个主送单位,排列顺序遵循“先上后下、先外后内”的原则;不同系统、不同级别的主送单位之间用逗号隔开,同一系统、同一级别的主送单位之间用顿号隔开。 三是编排不正确。要求编排于标题下空一行的位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。 六、结构层次及其字体、标点符号使用常见错误 一是结构层次表示错误。一般而言,结构层次序数分“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”四个层次。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法表示。通常,只有两个层次时,可分别用“一、” “1.”标识(数字序号后用小圆号“.”而不能用顿号“、”,如“1.”而不是“1、”),“(一)”和“(1)”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“一是、二是、三是……”或“首先、其次、第三……”等。 二是字体使用不当。 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 规定,一般第一层用是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。 三是标点使用不规范。标准规定,公文中第一层次标题后不加标点符号(一般单独成行),第二层次以下的标题后均应加标点符号(一般不单独成行)。经常见到要么都不加标点符号,要么全加标点符号,这都是不正确的。 七、字符使用上容易出现的几个错误 一是汉字“○”用阿拉伯数字“0”或大小定英文字母“O”代替; 二是公文发文字号用的六角括号“〔〕”用【】或小括号“()”代替; 三是单书名号“〈〉”用大于、小于号合在一起形成“<>”代替; 四是分隔符“.”用小数点“.”代替; 五是代替“某”的“×”符号用英文大写字母“X”代替。解决以上问题,可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。同时要注意,行文中遇数字、“%”、字符和英文人名在转行时应作技术处理,不得分开。 八、数值范围表述常见错误 常见的错误有:4-6%、0.2-6等,规范的写法应分别为4%-6%、0.2-0.6。用分数和整数表述数字范围时,也不能省略第一个数字后的单位,如“5万-10万人”不能写成“5-10万人”、“18岁至20岁”不能写成“18至20岁”。表示时间范围时,可用“2000-2005年”、“3-4月”,但不能用“2000-2005年度”、“3-4月份”。表示概数时,邻近的两个数字应当并列连用,中间不应使用顿号隔开,如“三四天”,不能写成“三、四天”、“七八十年代”不能写成“七、八十年代”。 九、引用(引文)常见错误 一是引用公文不规范,往往只引发文号或不引发文号。根据规定,文中多次引用同一文件,应先引发文机关(有时可省略)、标题,后引发文字号(用括号括住),再次出现时可直接引用发文字号,无文号的,第一次引用时可在文件名称后面加括号注明简称。 二是引用“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”时不规范,出现诸如“现将《×××实施方案》(征求意见稿)呈上,请提出修改意见”的错误。规范用法是,在引用标题上含有“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”等字样的规章制度、方案时,引用其标题时应放在书名号之内(其余放在书名号外),如上例应写为“现将《×××实施方案(征求意见稿)》呈上,请提出修改意见”。 三是使用非规范化简称时不规范。一般先用全称并加括号注明“以下简称×××”首次出现时就需简称的,应在直接简称后加括号说明其全称。 四是标点符号使用错误。文中直接引用语一般要用引号标明,凡将引用语独立来用,末尾的标点应放在引号的里边,凡将引用语作为作者自己话的一部分,末尾不用标点(是一句话的最后时,句号放在引号外)。许多公文在这方面经常用错。 十、阿拉伯数字与汉字混淆 规范用法: 一是定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中,作为语素的数字必须使用汉字。如,五味子、七上八下、四菜一汤、八字没一撇、“十二五”规划、五易其稿等。 二是中国干支纪年、夏历月日,含有日月简称表示事件、节日的词组以及带有“几”字的数字表示约数的必须用汉字。如辛卯年正月二十三、七七事变、十几个人、几千分之一等。 三是统计表中的数值(正负数、小数、百分比、分数等)以及公历世纪、年代、年、月、日和时刻,必须用阿拉伯数字。如改革开放30年来、下午5时前报到、公元前2500年等。实际使用中,也有一些情况,具体使用汉字还是使用阿拉伯数字不是绝对的,允许灵活变通。比如,整数一至十如果不是出现在具有统计意义的一组数字中,可以用汉字;比较孤立的普通数量结构(数字加普通量词),如果是 十以下的整数用汉字就较得体,如一个人、三本书、看了十遍、三项议题等;用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”、“大概”等表示的约数一般使用汉字,但如果文中出现一组具有统计和比较意义的数字,为保持体例上的一致性,其约数也可以使用阿拉伯数字,如“通过几年的发展,该区已入驻企业35家,总投资近20亿元,2010年完成税收5000多万元。” 十一、容易用错的词 一是“截止”与“截至”。从意思上讲,“截止”含有“停止”的意思,而“截至”的“至”有“到”的意思。从用法上来说,“截止”后不能带时间宾语,不能说“截止昨天”或者“截止某月某日”。“截至”后面必须带时间宾语,例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”,就与“截至”的意思相同了,可以在后面带宾语。例如“截止到昨天”、“截止至某月某日”。 二是“制定”与“制订”。“制定”强调法规等的定型和拍板定案,强调动作已完成;“制订”强调方案、 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 等形成过程。“制定”的对象多是路线、方针、政策、法令、规章制度等;“制订”的对象多是方案、计划、规划。“制定”突出法律、规章等表示抽象和大方面者居多;“制订”表示具体形象者居多,公文中习惯用于具体规章制度的订立,如“研究制定农业产业发展规划”应该是“制订农业产业发展规划”。 三是“其它”与“其他”。据国家语委有关规定,在法律法规和 公文中统一用“其他”,不用“其它”一词。 四是“按照”与“遵照”。“按照”是中性词,使用范围较广,通用于各种文体;“遵照”带有尊重色彩,后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。如“按照××同志的指示精神……”,应写为“遵照××同志的指示精神……”。 五是“报道”与“报导”。公文中统一用“报道”,不能用“报导”。 六是“期间”与“其间”。在使用时,“其间”前面总有一段关于时间的叙述,“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如果“其间”前面再加上“这”或“那”,就重复了。“期间”的用法恰恰相反,它前面应该加修饰成分,如“这期间”“那期间”“开会期间”等等。“期间”不能单说,而“其间”可以单说,如“期间,对文件修改了20多次。”应写为“其间,对文件修改了20多次”。 七是列举完后“等”的用法。有两种情况,一种是没有列举完的时候用“等”,如“北京、上海等城市”,还有一种用法是列举完之后用“等”,例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”,这里的“等”是表示列举完了之后收尾。 十二、语言表述不够规范 我们工作中遇到的主要问题有三方面: 一是请示事项表述不清楚。如写一个购买设备的请示,文中提到,因某某原因,需要购买价值为多少的设备,最后是妥否请批示。从公 文中看不明白,你是购买设备这个事是需批准,还是申请购买设备的费用。如果是申请经费,请示内容就要明确落到申请经费上。 二是语言不简洁精炼。公文应当观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲(不拐弯抹角)。我们遇到比较多的问题是总怕说不清楚,长篇大论,过多地论述目的、意义等,公文应该简短,把事说清楚即可。 三是字词不规范。公文有一套自己的规范常用语言(开端用语、承启用语、表态用语、征询用语、结尾用语等),我们要尽可能地使用公文语言。如:开端用语:据、依据、按照、根据、鉴于、由于、随着等;期请用语:敬请、恳请、报请、望、希望、盼等;综合用语:为此、据此、值此、综上所述、总之等;结尾用语:以上请示当否,请批复;妥否,请批示;上述意见如果可行,请批准;以上报告如有不当,请指示;特此函告;特此布告等。 十三、“附件说明”常见错误 附件是正文的一部分,这一点容易忽视,因此公文如有附件,应当在正文后、成文时间前的位置上标注“附件说明”(不能标注到成文日期之后)。 一是标注位置和字体易出错。国家标准规定:公文如有附件,在正文下空1行(常见错误是在正文下空两行或多行处标注)左空2字用3号仿宋体字标识“附件:”(常见错误是标识为“附:”或“附表:”),后标附件名称。 二是标点符号易出错。附件名称后不加标点符号(常见错误是名称后加标点符号)。 三是多个附件时标注易出错。序号使用阿拉伯数码(常见错误是标识附件序号时未按规定使用阿拉伯数码,第一个附件没有紧随“附件”依次排列而是另起一行);多个附件或附件标题有折行时(常见错误是附件标题折行后顶格或与“附件”、“顺序号”对齐)正确标识方法是: 附件:1.×××××××××××××××××××××××××××××××× 2.×××××××××××××××××××××× ××××××××××× 十四、落款(发文机关署名、成文日期)和印章使用要注意 这里有四个注意事项: 一是发文机关署名。今后所有公文都必须加上发文机关署名,这是一个新的变化和要求,必须引起注意。 二是成文日期。今后所有公文的成文日期由汉字标注改为用阿拉伯数字标注,这也是一个新的变化和要求,必须引起注意。成文日期,注意不能按拟稿日期标注,会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准;领导签发的,以签发日期为准;联合行文,以最后签发机关的领导签发日期为准;法规性文件以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期;特殊情况署印发日期,如电报。 三是编排位置。分两种情况:加盖印章的公文,标准规定,单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内(注:联合上报的公文可以由主办机关加盖印章,联合下发的公文发文机关都要加盖印章)。 四是“此页无正文”的错误。机关署名、成文日期和加盖印章与正文必须同处一面,当公文排版后所剩空白处不能容下时,应采取调整行距、字距、删除空行或增加、减少公文内容的方法,务必使机关署名、成文日期、印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 十五、“附件”常见错误 公文附件是正文,这一点很多同志认识不到,往往不够重视,如果应有附件而没有附件或使用不当,就会影响工作。 常见错误: 一是应有未有。以下五种情况应当有附件:正件是贯彻落实领导 批示精神的,要附上领导批示签的复印件(必要时附原件);正件内容涉及到有关政策或需提供领导参照的,要附上附件(会签件要附上会签意见件),以便领导做出决策;正件是邀请领导出席会议或活动的,应当附上日程安排,需领导讲话的还要附上代拟稿;当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理,如工作总结等。 二是“附件”与正件混淆。比如,印发或转发讲话、规章和文件时,将讲话、规章和文件视为附件处理,是错误的。 十六、“抄送机关”常见错误 抄送机关是指主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。 常见错误: 一是没有使用全称或者规范化简称、统称。 二是标点符号用错,没有按照“同一性质、层级的抄送机关用顿号隔开,不同性质、层次的抄送机关间用逗号隔开,在最后一个抄送机关后标句号”的规定使用标点符号,特别是在“最后一个抄送机关后标句号”方面常出错。 三是字体字号用错。一般用4号仿宋体字,左右各空一行编排。注意:不是3号仿宋体字,不是顶格也不是空两字,这方面特别容易用错。 四是使用“抄报”等字样,公文处理办法中没有“抄报”、“报送”,无论是上级机关还是下级、平级机关应当一律使用“抄送”。 十七、“印发机关”和“印发日期”常见问题 一是字体问题。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,常见错误是用成3号字体。 二是编排位置问题。印发机关和印发日期编排在末条分隔线之上,“印发机关”左空一字,“印发机关”右空一字。 三是“(×年×月×日印)”与“(×年×月×日印发)”问题。这次新的要求是使用“(×年×月×日印发)”。 四是印制份数问题。新的格式对此未做明确规定。