记录和档案管理程序
XTAP-QMS110-2006
1目的和适用范围
为规范各类质量记录的管理，保证质量活动的可追溯性，并为相关质量活动提供客观证
据，特制定本程序。
本程序适用于本公司各项质量活动记录和评价记录及报告的管理。 2
职责
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2.l办公室负责有关技术质量活动记录和档案的管理。
2.2办公室人力资源管理员负责有关人员记录和档案的管理。 2.3办公室设备管理员负责有关设备记录和档案的管理。
2.4办公室
材料
关于××同志的政审材料调查表环保先进个人材料国家普通话测试材料农民专业合作社注销四查四问剖析材料
管理员负责有关材料记录和档案的管理。
2.5办公室主任负责有关评价记录和报告的管理。
2.6办公室负责有关评价记录和报告的归挡。
2.7办公室综合管理员负责文书类记录的管理。
2.8办公室图书管理员负责法律、法规、技术标准，安全评价相关文件等资料的村党和节约等管理。
2.9技术负责人负责批准法律、法规、技术标准，安全评价相关文件等资料等修订或替代版
本的使用。
3程序内容
3.1记录管理范围
3.1.1办公室负责客户投诉处理、质量信息反馈和纠正措施、质量事故调查和处理、质量体
系内部审核和管理评审、质量体系文件发放和回收等记录和档案的管理。 3.1.2办公室人力资源管理员负责人员的资质、履历、培训、考核等记录和档案的管理。
3.1.3办公室设备管理员负责设备的验收、使用、维护、保养等记录和档案的管理。 3.1.4办公室材料管理员负责材料的验收、使用、进出、保管等记录。 3.1.5 办公室负责
合同
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的管理。
3.1.6办公室资料管理员负责有关评价的委托、记录和报告的归档。 3.1.7办公室综合管理员负责有关文件、文书、信件、传真、电话记录、内部会议纪要、通
知等记录的管理。
3.2记录的要求
3.2.1各种质量活动产生的记录，记录人员应按照相应程序文件和管理
规定
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的要求填写，应
遵守以下规定：
——记录书写应字迹清楚，填写规范、真实、完整，可采用计算机打印或用碳素墨水、
蓝黑墨水书写；
——记录时如有差错可采用杠改法，并签字或盖章确认；
——评价类记录不允许重抄，记录要"原始”，不能追记；
——记录应有责任人员和记录人员的签字标识。 3.2.3各种记录表办公室综合管理员统一保管，评价人员根据需要领取，领取时应履行签字
手续。
3.3记录的归档
3.3.1各种质量记录由相关责任人员整理后归档，根据实际情况确定保存期限，当没有其它
规定时，按以下规定执行：
——人员技术业绩档案保存至该人员调离公司；
——设备档案保存至该设备报废；
——投诉处理、质量事故调查和处理、质量体系内部审核和管理评审、质量体系文件发
放和回收等档案保存五年。
3.3.2评价记录、报告、委托书、合同和其它附件由办公室整理保存。
3.4档案管理要求
3.4.1档案保存应有适宜的环境和必须的设施，保证各种档案不被损坏和变色。档案应分类
建帐保存，便于查阅和管理。
3.4.2当需要借阅存档的技术资料时，借阅人员应填写记录，得到办公室负责人同意后，方
可办理借阅手续。
3.4.3在办理技术资料借阅手续时，办公室应进行登记，借阅人员签字确认。借阅人员在使
用期间应保持技术资料完好并在规定期限内归还。 3.4.4技术资料整理、归档、保存和借阅过程中，应严格遵守为客户保密的规定，具体按《保
密和保护所有权程序》执行。
4记录
执行本程序产生并保持以下记录：
——评价资料存档登记台帐
——技术资料借阅
登记表
调解登记表下载应聘登记表下载调解登记表下载调解登记表下载调解登记表下载
5相关文件
XTAP-QMS1Ol-2006《保密和保护所有权程序》
XTAP-QMS109-2006《安全评价实施程序》 XTAP-QMS111-2006《评价报告管理程序》
浙公网安备 33021202002483