房地产商业项目招商会招商运筹
流程
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招商会是现在很多企业拓展的主要手段之一，也是其企业和产品走向消费者的一个重要的方式，笔者见过好多企业疯狂的拥挤一条道路，君不见，千万企业广告投，恰似一江钱水向东流，招商的拥挤原因很简单就是成本低，企业亏钱的机会不大，但是结果是亏是没有大亏，赚钱的确也不多，大都是在支出和收入平衡的左右摇摆，究其原因，其实很简单，招商会的筹备和召开也是一门复杂的营销过程，细节决定结果，有可能花了几十万的广告，仅仅是解听电话技巧有点不过关，就使参会人数减少一半，有可能来了上百人，仅仅对一个挑剔的客户语气凶了一点，极有可能要签约的人就少了一半，招商会的过程就是一个对极品赛车的拼装和磨合过程，稍有不甚，前功尽弃。 职责和分工的细化是招商会成功的基础。笔者曾经成功召开了众多会议，一些心得和大家进行分享。 招商会程序确认:招商会是一门集公关、
宣传
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、造势为一体的综合学科，设计到公司的很多部门，招商会流程确定关系到前期筹备期的职责划分。
招商会运筹期:
一、招商广告的发布
二、会场的选定及布置
三、会前费用预算(需要各个部门配合完成)
四、接听电话的技巧
五、资料的传真与邮寄来宾确认及接站确认
招商会筹备期
一、资料的准备
二、人员分组与协调
三、课程的审定与演练
四、会前动员会及各小组工作流程演练
五、工作人员提前进驻会场
招商会运作期:
一、会务组的工作流程
二、登记组的工作流程
三、接站组的工作流程(需要配合完成)
四、会场组的工作流程
五、后勤组的工作流程(需要配合完成)
六、业务组的工作流程
七、沟通组的工作流程
八、主持人的工作流程
九、授课人的工作流程
十、公司留守人员的注意事项
十一、用餐时注意事项
十二、员工如何合理休息
十三、突发事件及客户投诉的处理
招商会促进期:
一、招商会结束来宾的撤离与返程安排
二、会务组撤离酒店注意事项(需要配合完成)
三、后勤组与酒店结算和注意事项(需要配合完成)
四、业务组后期追款注意事项(需要配合完成)
五、会后
总结
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六、宣传材料编辑与制作
招商会运筹期:
一、招商广告的发布
1、发布时间:发布时间不能与会议时间相距太久，也不能太近。一般定在招商会前半月左右发布，要做到投资者在看到广告后我们有充分的时间把资料寄去并电话进行解释、邀约和其有充分的准备时间参加招商会议。如区域招商会可适当将发布时间提前到10天之 C具备同时开会、住宿、就餐的条件:根据不同的会议规模选择不同的会议地点。会场的选择与布置应同时考虑会场色调对来宾心理、情绪的影响，一般不要选择全是白色或者红色的会场，在那个环境里呆长了会使人烦躁，一般以蓝色何浅灰色为主。会场要求整体环境舒适，温度适宜，不压抑，无噪音，光线充足，能满足预期人员的座席，音响效果良好，具有数码投影仪与幕布，白板，立式讲台，饮水机，产品展示柜等。卫生间不能离会场太远，不然会给来宾造成诸多不便。(如不具备投影仪的会场则要提前与投影仪设备公司租用，一般一天的使用费在500元左右，压金可以争取不交)
住宿要求以双人标间为主，无噪音，会务组安排在楼层首间或便于查找的位置，如到会人员在50人左右最好给会务组安排两个房间，便于沟通;与酒店楼层或
/课前通知;避免总台服务人员事选沟通好每日几点定时拔打叫醒电话/用餐电话
分散住宿，所有房间要集中安排;提前将房间钥匙领取至会务组，来宾到会务组登记后交钥匙压金领取房间钥匙。
就餐要求:就餐环境清洁卫生，能满足参会人员同时用餐的需求，每张餐桌是有餐桌号，便于分组后确认。就餐按当地
标准
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适当安排，原则是中、晚餐按10人台计算，晕素搭配每桌不超过十个菜，主食以当地习惯搭配，上菜速度要合理，不能过长;早餐最好是自助餐(有些酒店的早餐可以争取免费);招商会后如安排聚餐，菜可适当增加，酒水以啤酒或低度酒为主，高度酒容易喝醉，使会议结束后的沟通不能顺利进行，所以会议后的聚餐通俗的讲是喝好不能喝倒，尤其是自己员工不能喝倒。
D会场的布置:为了增加会场内的气氛，条幅、海报、招帖是必不可少的。
从一进会场开始首先要有导引牌，如会场门前空旷而且允许挂条幅可挂上一条欢迎主
题
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的条幅，进入会场大厅要有登记处，(区域招商会或小型会议为了减少人员分流可将登记处安排在会务组)，有本次会议的主题导引牌、会务组导引牌、会场导引牌、会场至卫生间的导引牌、饮水区导引牌、吸烟区导引牌等，并由酒店专人负责前厅会议接待。引导牌的制作可由酒店方协助，布置由酒店完成或协助。
“禁止吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿打电话和走动”等警示语分别贴在会场明显处。
类似大型喷绘或条幅的布置事先要考虑好悬挂或粘贴方式并提前两天布置完成。
2、会场的费用的结算:又专人负责和一人签字负责制，一定要和酒店负责人
协商好，钥匙各个参会的客人一定要交押金给会务组，便于管理，同时房间的长话一定说清楚只有会务方的总指挥才有资格给开长话，这个有时候很重要，有的客人不自觉，冒充会务组人员要求总台开长途，结果有一次一个企业搞会议，光电话费就多付了2000多元，悔之不及呀。
三、会前费用预算:把各个能想到的提前预支，尤其是当着客户的面不能透露消息和让客人感觉公司很斤斤计较，招商会有时候需要打肿脸充胖子。
四、接听电话的技巧:
1、话接听程序:
招商电话接听第一责任人是商务拓展部或者相同于整个职能的部门，如果同时有几
部电话打过来， 对方如果询问招商信息，就直接转到商务部，如果几个 接听交代的事情不推委，应该尽自己所能来解答，解释不清楚的就记下来，等得到准确答复后在回答给经销商。
五、资料的传真与邮寄发放
1、资料发放的种类:邀请函、招商书、招商政策、产品彩页，如有嘉宾需发请柬。
2、资料发放的方式:特快专递、快件、挂号、传真、电邮。
3、资料发放的注意事项:
A邀请函的内容与设计可先与总部沟通;
B各种资料的复印装订要注意，不能出现错页、漏页、翻页等现象;
C信封的填写与内容一致，严禁出现张冠李戴;
D如有必要附请柬的贵宾，请柬一定要亲自或找笔锋流畅的人书写;
E每套资料都应附有商务拓展部的名片，以备联系。
六、来宾确认及接站确认
1、为了方便来宾确认，确认方式分几种情况:传真确认，电邮确认，信函确认，电话口头确认。需接站的来宾应提供移动通讯方式，以备急用。
2、无论是推荐还是通过其它信息来的客户，对其前来的意向一定要有个大概的认识，省代理、市代理、区县级还是兼职拓展者，只有明确后才方便我方进行有效的拓展与分组工作。尤其是信息来源一项一定要询问清楚，避免出现拓展奖励纠纷。
3、来宾出发前再进行一次电话沟通，确定中途方式/到达时间/是否安排接站，并再次强调会场地址及乘车路线。
4、接站人员凭接站名单确认接站人员并统一制作接站牌，选择结实耐用的材料，牌上写有明显的识别文字如:某某某公司招商会接站处。有些航班或车次经常出现晚点，所以最好安排站内接站人员长时间等候;详细游览接站组工作职责。
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