谈建筑工程档案管理现状及展望

谈建筑工程档案管理现状及展望 摘 要:建筑工程档案是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。当前建筑工程档案存在着管理不顺畅、内容不全面、资料不真实等问题。根据建筑工程档案特点，健全法制、完善制度，制定科学 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 的建筑工程档案管理模式，提高档案管理人员业务水平，是我们迫切要做的工作。确保工程档案资料全面、完整、准确，不仅是为工程建设后续服务及档案利用建立重要保证，也是为工程项目科学管理提供保障。 关键词: 建筑工程档案管理展望 中图分类号:TU198 文献标识码: A 一、建筑工程档案管理的现状 建筑工程在建设过程中形成的各种形式的信息记录，经过系统整理和科学编目就形成了建筑工程档案。从当前建筑工程档案管理情况看，存在以下现象。 (一)档案管理意识淡薄。建筑企业现多为股份制或私营制，企业水平参差不齐，大多数企业存在着只注重工程进度和资金控制，却忽视档案管理，对档案资料的重视程度不够，资料管理跟不上，认识不到档案资料管理对于工程建设的重要作用，普遍存在着缺乏专职的档案管理人员或档案管理人员配备不足。 (二)收集整理难度大。建筑工程系统复杂，整体要求高，覆盖面广，相应地其档案也就特殊、复杂、多样。工程可能有多家施工企业分包施工，工程建设过程中文件繁多，收集整理难度大且很容易出现失误。另外，各参建单位可能来自不同的地区，对工程资料的管理有着各自的理解和习惯作法，极易造成资料的混乱和流失。 (三)档案管理体系不完整。现多数企业，尤其是中小城市的建筑企业大多数都没有建立档案管理体系，或管理模式不成熟、不系统、不完善、不统一;甚至有些单位临时委托他人突击代编，编假造假。另外，不同地方档案管理要求有异，建筑企业大多采用地方的管理 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，形成的档案也就不统一、不规范。 (四)档案交接脱钩或移交不及时。施工过程中，技术人员不固定，随意更替或撤离，也不办理档案交接手续，导致材料分散、丢失。 (五)缺乏相应的培训机构。由于没有强制的培训机构，现在大多数档案管理人员都是企业自带自学形成的，对档案管理不够专业，缺乏全面、统一、规范、标准的培训，业务知识掌握的不全面，在知识层面和认知程度上存在较大差异，专业素质较差，难以胜任工作需要。 (六)档案材料不完整。主要存在:有的是工程竣工没有形成档案材料;还有的是只有工程主体档案，没有配套工程档案(比如室外给排水设施、煤气管线、供电线路、园林绿化、硬化交通等档案材料寥寥无几)。此外，收集整理资料不及时，编制资料与工程进度不同步或脱节、内容不真不实、缺少必填内容和手续不全等。 二、展望今后建筑工程档案管理 为保证建筑工程档案归档资料的准确、齐全、规范、完整，实施工程建设各阶段档案资料的有序管理是唯一办法。把档案管理列为工程项目管理的重要内容，放在与施工管理同等重要的位置，就应在管理体制上加以规范。 (一)健全相关法律。建立相关法律是落实档案 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 和执行有关规范的根本保证。从档案资料的收集、填写、编制、整理、交接到移交要有法可依、违者可惩，在工程档案形成的各个环节都有法的保障;建立工程档案管理体系也要有法可依;各单位有关负责人及档 案管理人员，在工程档案形成过程中所应承担的职责也应以法的形式明确。 (二)成立专门的培训机构。加强档案人员知识培训是确保工程档案质量的有力措施。设立专门的档案管理强制培训机构，开展业务学习讲座，不定期地为建筑行业培训综合型的档案管理人才，提高档案管理队伍的整体水平。通过培训掌握相关法律法规，学会科学的管理方法，提高管理人员业务水平和服务质量。经培训且考核合格的颁发《执业证书》或《上岗证》，严禁无证从事档案管理工作。 (三)建立工程档案管理服务部门。同工程监理一样，容许社会依法建立工程档案咨询(服务)公司，或者在城市建设档案馆内部成立工程档案管理伺服机构，专门为建筑业提供档案管理服务。 (四)建立合理的档案管理体系。所有建筑企业必须依法设立专门的工程档案管理机构，统一部门设置，统一规章制度，按标准要求配置专职的档案管理人员。并做为建筑企业达标考核的一项必考内容，否则不予核发营业执照。 (五)统一规范要求。国家制定统一的管理规范，包含各地方的特殊情况。细节内容、表格样式、书写方法、分类排序、签字盖章、归档整理等均统一标准要求，同时废除不统一的各地方规定。 (六)档案管理要科学 1. 完善的档案管理制度是做好建筑工程档案管理的基础。按照国家档案管理的有关规定，一要从工程立项就针对性地制定比如《×××工程归档范围》、《×××工程档案管理办法》、《×××实物、声像档案管理办法》、《×××档案借阅制度》等;二要按级明确建设、勘察、招投标、施工、监理等各单位档案负责人所属工作及岗位责任;各企业只少有一名主要领导负责该项工作;三是制定档案资料管理目标，列入各企业日常工作议事日程，列入年度工作 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 ，列入各级施工承包 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 ;四是细化档案资料收集、整理的规范要求，确保工程建设各阶段的归档资料真实、准确、规范、齐全。 2. 根据工程进度实施有效的过程控制措施。建筑工程档案资料的形成是一个循序渐进的过程，重在收集整理要及时，因此做好“过程控制” 尤为重要。比如建立每周一次的档案资料抽查制度，每月一次的档案资料例会审查制度，每月一次档案工作情况汇报、通报制度，定期组织参建单位进行档案工作沟通、交流活动等。促进档案编制与工程建设同步进行，有效地防止资料的丢失和滞后。 3. 严把文件的出入关口。工程档案材料的质量，关键在于编制过程。业主、总包、监理各方负责人，结合工程进展加强监督管理，经常性地检查工程档案材料编制情况，对特殊情况要实施全方位检查，比如加强对隐蔽工程资料的复查，对进场材料报验资料的跟踪检查等等，掌握第一手资料。施工单位应明确自己的责任，安排能力强、业务精能胜任档案管理工作的人员上岗，按照标准要求伴随工程进度编制工程档案材料，确保两者同步进行;资料负责人员按照归档规定，加强自检，认真审核，严格把关，发现问题及时解决，按实际发生填漏补缺，保证资料真实、系统、规范、完整，从源头上防止产生不符合规范要求的档案资料。 4. 充分发挥监理总包的监督控制作用。监理单位负责对所有项目档案资料实施监督管理，严格把关报验资料，对所有参建单位的资料均实行双签。 5. 建立文件档案登记制度。管理过程中，要详细登记资料的收集、整理、入档、流转、借阅情况，频繁传递和变更，容易使档案的完整性、有效性发生变化。因此，对文件档案的增减变动、来龙去脉、运转流向做到实时监控、胸中有数，一项不漏。同时做好防丢失、防损毁、防失效工作，确保档案资料完整、有效。 6. 建立奖惩激励制度。对管理到位、认真负责的单位和个人给予经济上的奖励;对管理混乱、文件资料丢失，不按期整改的单位及个人进行处罚;有效调动各参建方管理好档案资料的积极性，以促进文件档案管理的成效。 7. 充分利用现代化电子技术。大力研发和推行音像档案、电子文档在工程档案中的运用，实现建筑工程档案信息化、网络化管理。把照片、录像、纸质等各种类型的档案制成缩微档案或磁介质档案。以利于编写、查阅、校对和存储，也可节省大量的资源。 三、结 语 由以上看出，建筑工程档案管理是一个复杂的过程，也是一个不断发展的过程。针对当前存在的问题，健立建筑工程档案管理法，树立法的管理理念，建立法的管理模式，用法的形式管理，形成档案管理是社会责任的局面;完善建筑工程档案管理机制;进一步制定科学规范的的档案管理制度与措施，切实为做好建筑工程档案管理工作打牢坚实的基础，这也是解决当前建筑工程档案管理问题的有效途径和发展方向。 参考文献   [1] 《建筑工程文件归档整理规范》GB/T 50328-2001。 [2] 《建筑工程资料管理规程》JGJ\T185-2009。 [3] 《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案管理暂行办法》2009年10月19日住房和城乡建设部令第78号发布实施。