(最新)年度ABC公司内部控制系统审计报告

(最新)年度ABC公司内部控制系统审计 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 (最新)年度ABC公司内部控制系统审计报告 年度ABC公司 第1-2页 二、审计结果汇总表 第3-5页 三、审计结果详细说明 第6-30页 四、组织结构图 第31页 五、流程图图例 第32页 六、流程图 第33—36页 审计结果汇总表 一、在对销售与收款环节的检查中我们发现存在如下问题: (一)销售与收款 随意性、混乱 建立具体程序和 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 2 销售文件分别归档 10日前归入财务 执行 繁琐、客户不满 建立客户代表 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 3 价格员的设制 三名价格员 执行 成本大 取消 4 销售佣金 销售金额1%提取 执行 虚假销售 确定暂扣比例 (二)现行内部控制制度遵循方面存在的问题 序号 相关事项 制度规定 实际执行 存在风险 建议 1 客户往来对帐 季度终了10天内对帐 流于形式 发生不该发生的坏帐 安排人员查清原因 2 销货退回及折让 申请--审核--批准--货物入库--索取折让通知单 没有严格执行 货物丢失、多交税金 检查、督促，建立建全手续 3 款项送存银行 当日及时送存银行 没有严格执行 挪用资金、丢失 不定期限抽查 4 坏帐处理 每年10月编制帐龄分析表，提出坏帐处理意见 流于形式 坏帐得到处理、挽回，报表不实 对 近三年的坏帐清理 (三)相关部门反馈意见 序号 相关事项 涉及相关部门 反馈意见 原因 相关部门建议采取的措施 1 客户往来对帐 财务部 不认可 人员少，无力完成 增加人员 2 销货退回及折让 财务部 建议向董事会提出 取得严格执行的制度 建立建全制度 3 款项送存银行 财务部 同意 立刻整改 4 坏帐处理 总经理办公室 不认可 已经尽力了 二、在对购货与付款环节的检查中我们发现存在如下问题: (一)采购与付款 随意性强/以职权谋私利 制定付款政策 3 供应商的变动 采购部申请---主管采购的副总经理审批 执行 随意性强/以职权谋私利 制定相关方案 4 已报销入帐的文件 无 重复入帐 在报销后加盖标记或打孔 (二)现行内部控制制度遵循方面存在的问题 序号 相关事项 制度规定 实际执行 存在风险 建议 1 采购业务招标比价 一次采购超过5万元向已选定的供应商招标 没有严格执行 随意性强/以职权谋私利 严格执行制度/财务监督 2 物资入库 清点、验收 流于形式 出现短缺无法确定由谁承担，最终公司损失 严格执行 制度，发现问题 及时沟通 3 已验收库资暂估入库手续 文件单据全，办理暂估入库 没有严格执行 库存物资信息失真，物资失控 严 格文件不完整的物资采购暂估入库制度 4 库存物资盘点 定期盘点财务抽查 没有切实执行 帐实不符，物资丢失 提高认识，保证盘点制度真实执 行 (三)相关部门反馈意见 序号 相关事项 涉及相关部门 反馈意见 原因 相关部门建议采取的措施 1 采购订单的发出 采购部 同意 2 供应商的选择 采购部 同意 3 大宗采购项目招标 采购部 同意 4 已报销入帐的文件 财务部 同意 5 库存物资盘点 仓储部 同意/执行困难 定员过少 三、在对生产与成本循环的检查中我们发现存在如下问题: (一)生产与成本内部控制制度符合性方面 序号 相关事项 制度规定 实际执行 存在风险 建议 1 价值较低的材料生产领用手续繁索 所有材料填写领料单 执行 工作量加大、成本浪费 采用预算管理 2 生产成本计算 品种法 执行 过细、成本过高 采用同行业计算方法 3 废品及边角余料 无 谋取非法个人利益 建立废品回收制度 (二)现行 正在解决 2 生产成本计算 财务部 同意但无法执行 以前未重视 建议改正 3 废品及边角余料 生产车间 不同意 惯例 4 员工招聘录用 人事部 同意，但无力执行 技术问题 设立专业招聘小组 审计结果详细说明 一、 销售和收款循环 贵公司在销售与收款方面的内部控制流程见图一 (销售与收款循环内部控制制度流程图) 从图一我们可以看出，贵公司在销售与收款方面内部控制制度的设计充分体现了机械制造企业的特点，着 力强调为客户服务意识和销售风险防范体系，在检查中我们发现，这些控制措施在实际工作中也基本上得 到了执行。在这方面存在的问题主要表现在: (一) 销售与收款内部控制制度符合性方面 1、 赊销业务的批准程序和批准标准不明确。贵公司的控制流程中规定，赊销业务由营销部审核，报经主 管销售的副总经理批准。但是在制度中没有营销部有关赊销业务需审核的文件、审核的具体执行人、审核 并上报副总经理的要求、审核的时限等具体可操作的流程规定。主管销售的副总经理对赊销业务是否批准 的要求也没有具体的规定。产生这个问题的原因是总经理认为，市场情况经常变动，以一套固定的模式来 决定赊销业务可能会影响销售业绩，而且主管销售的副总经理习惯于按经验办事。但是，没有标准势必会 导致赊销 业务的随意性，同一种业务，由不同的人执行，就会产生不同的审批结果。虽然经检查没有发现 因此而产生的混乱现象，但长此以往，后患无穷。 为解决上述问题，我们建议，由营销部提出审批的具体程序和标准，报董事会批准后实施。 2、 销售订单、产品出库单、销售发票、发运单分别归集，不便于稽核。制度规定，财务部应在每月10 日 前将从各部门分别取得的销售订单、产品出库单、销售发票、发运单核对相符，以防止与销售相关的各部 门发生工作失误。但是，由于前述单据分别来自不同的部门，财务部无力对每一笔销售业务都分别核对， 只能核对这些单据的总额是否相等。如果不相等，查找起来非常麻烦，尤其是，如果发生错误发货或错误 开单，必然会导致客户不满，严重影响公司的销售业务。况且，既使核对相等，也并不意味着每一笔业务 都正确。 为解决这个问题，我们建议，在营销部设立客户代表制度，营销部每接到一票订单，就由营销部经理指定 一名员工为客户代表，由其代表客户到各部门办理相关业务，货物发运后，由其将相关单据核对相等后交 财务部审核。这样做既可以解决上述问题，又可以减少客户的麻烦，而且并不需要增加成本开支。 3、 价格员的设置没有意义。贵公司在营销部设有三名价格员，负责核对销售发票中的价格是否正确。据 我们调查，贵公司所销售的产品只有五个品种，二十一个规格，营销部一个合格的员工，在一个月内就可 以记住所有的价格，而且可以打印价格表发给与销售价格使用和审核有关的员工，完全没有必要设置价格 员来进行审核。按贵公司目前的劳资标准，每名员工的平均费用为22,500元，三名员工的费用就是67,500 元，这笔开支根本没有必要。 我们建议，取消价格员，这样可以每年为贵公司节省开支67,500元。 4、 销售佣金制度设计有缺陷。贵公司对营销部员工按销售订货金额和销售回款金额的1%计算提取销售 佣 金，这本是促进营销工作的一项激励措施，是合理的，但是，这项制度在设计时，没有考虑销货退回及折 让因素，一旦发生，就会导致销售佣金隐性提高。长此以往，还可能出现虚假销售问题，给贵公司造成更 大的损失。 我们建议，由财务部根据贵公司近几年销货退回及折让金额占全部销售额的百分比，再考虑各种调整因素 后，确定一个销售佣金暂扣比例，报董事会批准后，实施佣金暂扣制度，待销货退回及折让期过后，如没 有发生销货退回及折让事项，再将暂扣款发给营销员。 (二) 现行内部控制制度遵循方面存在的问题 1、 客户往来对帐流于形式。制度规定，财务部会计员应于每季度终了后10天内向往来客户寄发并核对 往 来帐目对帐单，如发现不符应在三天内查出原因予以解决。但据我们检查发现，2002年第一季度和第三季 度没有发出往来帐目调节表，第四季度的往来帐目调节表不相符但没有原因说明和处理意见。到2002年 12 月31日止，客户往来帐目金额与客户认可往来金额相差2，150，336元(客户认可金额高于贵公司帐簿 金 额的项目为379，624元，客户认可金额少于贵公司往来帐面金额的项目为2，529，960元)。产生这个 问 题的原因是财务部人员不足，规定的对帐调节期又与会计工作高峰期相冲突，财务部有关人员认为此项工 作不应是自已的工作范围，有关部门的督促监督不力等。 基于这个问题的严重性和重大的风险性，我们建议，应立即安排得力人员，尽快查清往来帐不符的原因， 迅速解决问题，努力防止产生不应有的坏帐损失。同时应调查财务部没有执行此项制度的真正原因，采取 措施，使这些制度真正落到实处。 2、 销货退回及折让手续制度执行不力。制度规定，客户提出销货退回及折让申请的，经营销部审核、主 管销售的副总经理批准后，可以办理销货退回及折让事项，但必须将退回货物经验收后填写入库单，并取 得客户提供的“销货退回及索取折让通知单”、收款收据后才可以办理退款。但据我们审查发现，此项制 度的执行很不理想。2002年共发生销货退回及折让事项35项，有2项没有入库验收单，金额合计164,515 元 ，有8项没有取得“销货退回及索取折让通知单”，金额合计1，755,396元，因此多交增值税298,417元。 产生这个问题的原因是各部门之间相互沟通不力，财务部碍于贵公司有关人员情面，不严格执行制度，过 后又不积极督促补充，听而任之。 基于这个问题的严重性，我们建议，立即组织人员检查督促有关手续，补回损失，同时应处罚有关责任人 。 3、 未按规定及时将所收款项送存银行。制度规定，财务部收到款项，应在当日送存银行，以防止盗抢及 挪用损失。我们抽查了三个月的收款业务发现，贵公司银行日记帐每天记录的收款金额与银行提供的对帐 单金额不符，有时多有时少，这说明有时没有将所收款项于当天送存银行，经复核，全年的余额虽然相等 (说明没有损失)，但潜在的风险是存在的。产生这个问题的原因是财务部出纳员嫌每天存款过于麻烦， 对不执行该项制度可能产生的风险认识不足，财务部负责人督促不力。 我们建议，应向财务部有关人员强调及时存款的意义，安排人员不定期抽查及时存款情况，发现问题，立 即处理。 4、 坏帐处理不符合规定。制度规定，财务部应于每年10月份，编制帐龄分析表，对可能的坏帐提出意 见 ，交总经理办公室审批处理。但据我们检查发现，财务 部编制的帐龄分析表虽然按期提交给总经理办公室，但只是例行地批准记入坏帐，并没有对产生坏帐的原 因进行分析，也没有对相关责任人进行处理，更没有采取应急措施挽回损 失。产生这个问题的原因是有关 人员嫌麻烦，不愿意去做挽回损失的努力。在内部又推托责任，没有人负责。主管领导好好思想严重，不 愿得罪人。 我们建议，组织有关人员对近三年已产生的坏帐进行清理，查清责任，及时处理。采取积极措施，努力挽 回损失。 (三) 相关部门反馈意见 我们按照《内部审计实务标准》的要求，在本报告正式送交贵公司董事会前已将草稿送到相关部门，并要 求他们提出反馈意见，在本报告正式编制前我们已经收到所有的反馈意见，现将这些意见整理归纳如下: 1、 对于我们提出的与内部控制制度设置有关的问题，相关部门都表示赞成，并同意我们提出的修改建议 。 2、 财务部对于我们提出的收款不及时送存银行问题和销货退回及折让手续不健全问题表示同意，对前一 个问题他们已经进行了整改，对后一个问题他们建议我们向董事会提出，以取得严格执行制度的要求。 3、 财务部对于客户往来对帐问题归责于他们表示不认可，认为如不能增加人员编制，他们无力完成此项 工作。 4、 总经理办公室参与人员不认可，对于他们关于坏帐损失原因的责难，认为他们对此已经尽力了，产生 坏帐的原因是多方面的，除非进行讼诉别无它法，但他们又对讼诉的难度心存恐惧，对胜诉后的具体执行 不抱希望。 二、 采购和付款循环 贵公司在采购和付款循环的内部控制流程见图二 (采购和付款内部控制流程图) 从上图可以看出，贵公司在采购和付款方面的内部控制设置紧密结合机械制造企业生产经营特点，着重强 调防范采购风险，降低采购成本，提高采购效率和控制采购费用，在检查中我们发现，贵公司在实际工作 中基本上执行了这些制度。在这方面存在问题主要表现在: (一) 采购和付款内部控制制度符合性方面 1、 采购订单发出前未经财务审核。贵公司的采购流程规定，仓储部应根据生产 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 的要求和实际库存情 况，提出采购申请，经主管副总经理批准后向供应商发出采购订单。这项控制制度在仓储部库存管理比较 准确的前提下是合理的。但是，一旦仓储部的库存管理工作出现失误，就会出现继续采购已积压物资的错 误，导致资金占用不合理增加等经营风险。在管理控制比较好的企业经营流程中，为解决这个问题，一般 都在采购控制流程中，存在一个财务部审核控制程序，专门审核各种物资的生产需要量和现有库存量是否 正确，以检查和防范仓储部的管理失误。产生这个问题的原因是，贵公司与采购相关的部门和主管领导对 这个问题的重要性和风险性认识不够，只是认为增加一项审核控制会降低采购效率、提高控制成本而且根 本没有必要存在这项控制。 基于这个问题的重要性和贵公司相关部门和管理层的认识和要求，我们建议:增加此项控制，但是，考虑 提高采购效率和降低控制费用的要求，可以要求财务部只审核采购订单申 请表中的现有库存量一项指标。 2、 付款无程序，无标准。贵公司的采购流程规定，由财务部审核供应商的付款要求和采购的有关单据文 件，根据贵公司流动资金的周转情况决定是否付款、付款比例和付款时间。在贵公司流动资金充足和付款 政策一致性的前提下，这项控制流程规定是合理的。但是，贵公司由于生产经营高速增长，流动资金比较 紧张，无法保证所有的外欠款项都及时支付，而且由于供应商情况的复杂性，财务部也无法保证付款政策 的一致性。在此条件下，财务部付款政策的执行就存在较大的随意性，长此以往，会导致因财务部付款过 程没有监督而产生财务部有关人员以职权谋取私利情况的产生。出现这个问题的原因是贵公司有关管理人 员认为，各个不同的供应商情况复杂，在目前条件下，很难用一套具体的标准来决定付款政策，只能由财 务部根据实际情况决定付款业务的实际运行。 我们建议，由贵公司主管副总经理协调采购部和财务部，制定出一套切实可行的采购欠款付款政策，报总 经理批准后执行。一般情况下，应力求保证付款政策的一致性，出现特殊情况需要优先保证某供应商付款 时，应由采购部提出申请，经财务部审核后报主管副总经理批准后执行。 3、 供应商变动无审核标准。贵公司的采购流程规定，由采购部根据生产经营的实际情况选择所需物资的 供应商，报主管采购的副总经理批准后确定供应商。在此项制度中，没有规定采购部根据什么标准选择供 应商、副总经理根据什么条件批准供应商、在什么情况下应变更供应商。由于没有标准，贵公司在供应商 的选择和变更方面存在很大的随意性，也没有必要的监督，采购部经常受到以权谋私的指责，虽然这些指 责大多没有确切的证据，但贵公司各方面(包括采购部)对供应商选择的随意性的不满是很明显的。产生 这个问题的原因是，供应商提供的条件是在不断变化之中的，采购部受信息不对称因素的影响，不能绝对 保证所选择的供应商总是最优的。从贵公司自身的情况来看，不同时期对供应商的要求也不同，很难确定 一套稳定的、具体的供应商选择标准来进行供应商管理。 我们建议，由采购部根据贵公司生产经营的实际情况，拟定一套供应商选择和变更的标准及所需要提供的 资料，经主管副总经理审核后报总经理批准后执行。如果出现需要变更标准的情形，应由采购部提出申请 ，经主管副总经理审核报总经理后才能进行。 4、 已报销入帐的单据文件没有核销处理制度。贵公司的采购与付款循环流程中规定，物资采购业务结束 后，财务部应依据有关单据的文件记录应付帐款明细帐。但是，没有规定已报销入帐的单据文件必须进行 核销。这样，就存在已报销入帐的单据文件重复入帐、欠款重复支付的风险。产生这个问题的原因，财务 部对此问题的重视程度不足，认为只要认真检查，是不会出现问题的，他们也是从没有在这方面发生过错 误。 我们建议，贵公司在采购与付款业务执行完毕，进行帐务处理时，应将已报销入帐的单据凭证和相关文件 上加盖“已入帐”标记，或在其上用打孔机打孔。财务部在进行付款和帐务处理时，只要发现所处理的单 据或文件上有“已入帐”或已打孔，就应拒绝接受并报财务部主管处理。 (二) 现行内部控制制度遵循方面存在的问题 1、 部分采购业务没有采购招标比价文件。制度规定，贵公司一次超过50，000元的物资采购都必须向已 选定的供应商招标，由这些供应商提供投标文件，贵公司采购部编制采购 招标分析表并确定最终供应商。 贵公司2002年一次金额超过50,000元的采购业务305笔，我们采取统计抽样的方法，共抽取了其中的 85笔 进行检查(可靠程度95%，总金额15,045,140元)，发现有5笔没有已选定供应商提供的投标书，其采 购金 额合计1,385,476元;有8笔没有物资采购招标分析表，其采购金额合计2,556,771元。不符合规定的采 购 业务占全部采购业务的15%，这说明贵公司在这方面的工作存在的问题较大，虽然并没有造成重大损失， 但如此严重地破坏控制制度，长此以往不经处理，必将给贵公司造成重大损失。产生这个问题的原因是， 采购部有关人员认为，其实他们已经执行了公司制度规定的程序，只不过是因为工作太忙，没有及时补充 所需的文件，而且他们认为，只要是执行了规定的程序，文件资料只是个形式，有没有都没关系。 我们建议，必须严格执行采购招标文件资料制度，应该要求财务部，凡是招标文件资料不完整的采购业务 一律不得入帐和付款。 2、 物资入库时清点验收工作流于形式。制度规定，采购的物资在入库时，应由仓储部有关人员进行清点 和验收，确认实际入库物资的品种、规格、等级、数量等项目，以保证入库物资的准确性。我们在检查中 ，观察了三次实际的入库清点验证过程，发现仓储有些人员只对入库物资的品种进行检查确认，对于其他 项目没有按规定清点验证，而是按照采购订单副联和供应商提供的货运单直接填写入库单。这样，一旦供 应商的货运单发生错误，贵公司的入库记录就将随之发生错误，库存帐簿的记录也将出现错误，库存物资 管理就会出现混乱。一旦发现某种库存物资短缺，根本无法确认是库存保管问题，还是入库验收问题，更 无法确认是哪个供应商存在问题，所造成的损失，就只能由贵公司自己承担。产生这个问题的原因是，仓 储部有关工作人员认为，供应商是采购部通过规定程序确定的，都是管理方面很规范的公司，不可能发生 实际入库物资与货运单不符的情况，他们的工作只不过是例行公事而已。 我们建议，必须执行严格入库物资清点验收制度，对于在清点验收过程中发现的实际清点与货运单不符的 情况，应立即通知采购部与该供应商沟通，以保证与采购订单相符。同时，该通知单还可做为采购部考核 和更换供应商时的重要参考。 3、 已验收入库物资暂估入库制度执行不力。制度规定，对于已验收入库但由于单据文件不完整的业务， 不得按正常的方式报销入帐，必须按估定的价格做暂估入库处理。但在我们的检查中发现，2002年贵公司 共发生此类业务104笔，我们按统计抽样的要求检查了15笔(可靠程度95%)，发现有3笔没有办理暂 估入 库手续，占所抽查业务的20%。其金额合计为784，329元。这种情况的发生，严重影响了库存物资核算 的 准确性，导致库存物资信息失真，损害管理层决策的准确性。产生这个问题的原因是，仓储部有些工作人 员认为，这些物资入库单据文件不完整是暂时的，所短缺的单据文件很快就会补齐，没有必要劳神费力去 办理暂估入库手续，其后，所短缺的单据文件由于种种原 因没有补齐，他们因忙于其他事务而忘记了办理 暂估入库手续。 我们建议，必须严格执行单据文件不完整的物资采购暂估入库手续制度，仓储部有关负责人员应不定期观 察物资入库业务，一旦发现此种情况，应及时处理并按规定给予有关责任人必要的处理。 4、库存物资定期盘点制度流于形式。制度规定，仓储部 定期对库存物资进行盘点，以便及时掌握物资的实际库存情况。财务部应在每年年未前对库存物资进行抽 查，以确保仓储部有关库存物资的报告的正确性。但据我们检查发现，贵公司的库存物资定期盘点检查制 度没有得到切实的执行。2002年12月15日贵公司仓储部编报的库存物资盘点表显示，贵公司的库存物 资实 际盘点数与帐面库存数完全相符，没有一点差异。贵公司财务部在2002年12月27日编报的库存物资抽 查表 中，反映被抽查的15种物资的实际库存数量与帐面数量也完全相符。从这两份文件中，似乎贵公司的库存 物资管理水平非常高，有关库物资定期盘点的制度也得到了切实的执行，但实际上并非如此。贵公司2002 年12月31日库存物资明细帐中反映的存货共有5794种，我们按照统计抽样的要求(可靠程度95%)， 抽查 了219种物资的实际库存情况，发现其中有57种物资的实际库存数量与帐面数量不符，差异金额超过20% 的 库存物资数量达到18种，重大错误率达到8.2%。这说明，贵公司的仓储部并没有认真的盘点库存物资， 贵 公司财务部也没有认真地进行抽查。贵公司的库存物资管理并不像其报告中反映的那么高效，相反，存在 的问题却很严重。产生这个问题的原因是，贵公司仓储部和财务部有关人员认为，贵公司的保安制度很严 格，不会产生库存物资的丢失现象，库存物资实际盘点是否准确意义不大，既使不准确，也不会给贵公司 造成损失。 基于库存物资实际盘点制度对于贵公司强化管理水平，保证库存物资信息准确性，提高贵公司与库存物资 相关的决策质量的意义，我们建议，应切实加强对库存物资盘点制度重要性的认识，采取措施，保证这项 制度的真正实施。 (三) 相关部门的反馈意见。 1、 采购部已认识到了财务部审核对于采购订单制订的重要性，已经与财务部协商具体的审核办法，对于 我们提出的建议表示认可。 2、 采购部对于供应商选择与更换的标准问题早已有所体会，并对此深感忧虑，主管副总经理也有同感， 他们已经开始着手标准的制度工作。 3、 采购部对于大宗采购项目招标文件问题表示认可，现在他们已采取措施补充所缺少的文件资料，并保 证今后不会再有此类事情的发生。 4、 财务部对于已报销单据和文件的的注销问题表示认可，并已经开始实施我们提出的建议;对于付款标 准和付款程序问题，他们承认问题的存在，但对于我们提出的解决建议表示无力实现。 5、 仓储部承认在入库清点、暂估入库问题和盘点中存在的问题，但不承认我们对于产生原因的分析，他 们坚持认为，出现这些问题的主要原因是他们的工作量较大，时间性要求较强，而他们的定员人数过少， 无力完全执行规定管理控制程序。 三、 生产和成本计算循环 贵公司在生产和成本循环的内部控制流程见图三 (生产和成本计算循环内部控制流程图) 从上图可以看出，贵公司在生产和成本控制方面的内部控制制度强调生产消耗的控制和成本计算的准确性 。这些制度基本上也得到了实施执行。在这个循环存在的问题主要表现在: (一) 生产和成本计算循环内部控制制度符合性方面 1、 对于价值较低的标准件、工具的生产领用手续过于繁琐。制度规定，生产车间及其他辅助生产车间领 用所有的库存物资都要填写领料单，由仓储部根据生产需要批准发放库存物资。这对于专用的生产材料和 贵重材料来说是必要的，但对于通用的、价值较低的标准件和工具来说是没有必要的。因为生产中经常用 到这些标准件和工具，用多少领多少，虽然可以降低生产消耗，但给仓储部造成的工作量会大大提高，贵 公司仓储部与库存物资发出有关的工作人员比同行业相同规模的企业多四名，主要原因就在于此。我们测 算，2002年贵公司因实行此项制度，可以降低标准件、工具的消耗35,000元，而多付出的工资费用却要 增 加80,000元，多支付45,000元。产生这个问题的原因是该项制度的设计者过于强调生产消耗成本，没有 考 虑到为达到目标所需付出的代价。 我们建议:对于贵公司生产过程中常用的通用标准件、小工具等物资可以采用预算管理的办法，由生产部 根据需要一次性领用一个生产周期的需要量，具体的消耗量由生产部去控制，由此可节省成本45,000元。 2、 生产成本的计算方法过于细致，导致核算成本过大。贵公司的生产成本核算采用品种法，为了准确， 不仅把每一种产品做为一个成本计算对象，而且把每一种产品的每一个规格也做为一个成本计算对象;辅 助生产费用的分配采用了目前最准确的代数分配法。这种成本计算方法确实可以提高成本计算结果的准确 性，但为此付出的代价是财务部与成本计算相关的人员比行业同规模的企业多出五人。提高成本计算准确 性的经济意义有多大难以确认，但增加五名工作人员就要多付出100，000元的费用。产生问题的原因与 前 述相同。 我们建议，放弃这种过于繁琐、过于细致的成本计算方法，改为目前大多数同行业企业通用的成本计算方 法，虽然准确性有所降低，但降低成本的作用是非常明显的。 3、 生产过程中产生的废品及边角余料的处理没有规定。在生产过程中不可避免地会产生 废品和边角余料 ，对于废品产生的责任和废品的处理会影响到贵公司的生产效率的进步和生产成本的变动;边角余料的处 理会影响到生产成本的变动、环保法规的遵循和生产车间的利益。据我们检查，贵公司2002年共发生废 品 2,500件，由此影响的成本为2,800,000元，其中可折解重复使用的价值1,780,000元。边角余料已由生 产 车间处理给废品收购商，取得处理款156，396元，此款已收入生产车间，并已做为机动奖金发给生产车 间 的有关人员。这种做法对贵公司的不利影响是巨大的，产生如此巨额的废品成本无人处理，会助长废品的 进一步增加;边角余料处理款不交财务部统一处理，会助长各部门谋取非法利益的积极性，长此以往，贵 公司整体的利益将会受到极大的损害。产生这个问题的原因是，贵公司有关部门认为，各生产车间已实施 了成本目标预算考核制度，各生产车间成本的高低会影响到自身的经济利益，没有认识到加强管理的重要 性。 我们建议，应尽快建立并实施废品责任处理制度和边角余料的统一处理制度，将废品成本和边角余料回收 成本与生产成本目标考核紧密结合起来。 (二) 现行内部控制制度遵循性方面存在的问题 1、 员工招聘录用控制执行不力。制度规定，各单位、部门需要增加员工，应由该部门提出增加员工申请 ，提交增加员工的理由，报人事部申核后交总经理批准。但此项制度在贵公司执行得很不理想，据我们检 查发现，贵公司2002年各部门增加员工的申请数为368人，实际增加员工368人，而且各部门的实际增 加人 数恰好等于其申请人数，这就意味着，只要各部门提出增加员工申请，都能得到保证，而对于申请的合理 性、必要性，人事部并没有考核和审查。据我们实际调查测算，在2002年增加的员工中，至少有49名是 不 必要的，由此给贵公司增加的人工成本是68万元。产生这个问题的原因是，人事部认为，各部门已实施了 费用预算考核，各部门出于对自身利益的考虑，不会没有理由地增加员工，一旦申请增加，他们一定是必 须，人事部的审核只不过是个形式而已。 我们建议，人事部应切实承担起员工招聘录用控制的职责，在审批各部门提交的增加员工申请时，必须认 真审查申请部门提交的申请资料，按岗位职责说明书和生产工艺文件及生产任务单的标准，复算申请部门 的员工需要量，并以此为标准确定是否批准增加员工的申请。 2、 领用材料计价、成本计算方法各期不一致，财务指标严重背离公司实际情况。会计制度规定，企业的 会计核算方法应保持一致性，一种方法一旦被采用，没有特殊的原因并报请有关部门批准，不得随意变更 。贵公司在这方面执行情况较差。据我们检查发现，贵公司在2002年内就对生产领用材料的计价先后使 用 了先进先出法、加权平均法、后进先出法，人为造成生产成本下降1,200万元。成本计算时，实际领用材 料与领料单不符，采用价格差调减成本1,500万元。生产车间的在产品完工约当量随意调节，并没有按实 际情况列示，导致目前生产车间在产品的单位成本已经高于完工产品成本，由此降低的完工产品成本达到 850万元。产生这个问题的原因是，贵公司对各部门及各级管理人员采用预算考核管理，在无法完成考核 任务的条件下，贵公司部分管理人员为了自身的眼前利益，放弃了对原则的遵守。贵公司正在申请上市， 此种做法如不能及时改变，很有可能受到法律诉讼。 我们建议，贵公司应督促各部门切实执行国家会计制度和内部控制制度，采用聘请外部社会中介审计的方 法检查发现和防止成本随意调节现象的存在。 3、 部分生产人员不认真遵守生产工艺文件的要求。在生产过程中遵守生产工艺文件是保证产品质量，提 高生产效率的基本要求，但据我们观察发现，在部分生产人员中存在不遵守生产工艺文件的现象。例如， 在组装车间的最后组装工序的工艺文件中，要求将组装螺丝正拧8圈然后反拧一圈，而部分生产人员只是 正拧7.5圈，甚至只正拧5圈;车床在生产员工交接班时，工艺文件要求检查并加注润滑油以保证车床的 使 用寿命，但部分生产员工却不遵守这项规定;工艺文件规定，生产工具使用完毕，应放在规定的位置以便 其他人使用，但部分生产员工却按照个人的习惯，怎么放的都有。诸如此类的现象大量存在，如不及时改 变，将严重影响贵公司的产品质量和生产效率。 产生这个问题的原因是，贵公司生产部门和技术部门对生产员工的工艺纪律方面的培训和监督不力，不重 视工艺文件对产品质量和生产效率的影响。 我们建议，选择合适时间对现有的生产员工进行工艺文件重要性教育，开设培训班和咨询小组对生产 工艺文件规定的各种工艺要求所生产产品的意义进行讲解，明确遵守工艺文件对生产员工个人利益的影响 。 (三) 相关部门反馈意见 1、 仓储部确认，他们对于低价值物资的领用手续问题早已不满，同意我们提出的改进意见，正在与财务 部、生产车间商讨我们提出建议的操作方法。 2、 财务部承认成本核算方面的确存在如我们所发现的问题，但他们说，做为专业人员他们知道这样做是 不可以的，但他们之所以这样做是为了公司整体的利益，他们不愿意独立承担此项责任。 财务部对我们提出的成本计算方法过于繁琐的指责表示同意，并强调他们也是按制度办事，至于为什么设 计这样的成本计算方法，他们表示不清楚。 3、 生产车间对于我们提出的员工不遵守工艺文件问题表示认可，但不同意我们的产生原因分析。他们认 为，工艺文件当然应当遵守，但需要时间对员工进行培训，员工了解并熟练掌握这些工艺文件规定需要一 定的周期。 生产车间承认存在废品和边角余料问题，但他们强调产生的废品只占全部产量的3%，已 达到同行业的较 高 水平，进一步降低废品难度很大;他们强调，边角余料处理收入用作奖金分配，是经过总经理同意的，原 因是生产车间工作条件差，劳动强度大，生产车间员工收入水平低于他们所付出的劳动代价，这笔奖金只 不过是对他们的补偿。 4、 人事部承认在员工增加方面审核工作未遵守规定，但他们坚持认为，由于他们在与生产有关的专业技 术方面存在缺陷，他们没有能力审核各部门增加员工的合理性。 四、 货币资金控制循环 贵公司有关货币资控制的内部控制流程见图四 货币资金内部控制流程图 从上图中可以看出，贵公司在货币资金的管理控制方面，制度的建设是很健全的。我们对贵公司现有的有 关货币资金的内部控制流程进行了详细地检查，没有发现明显的制度缺陷。对贵公司有关货币资金内部控 制制度的执行情况，我们对每一类业务都进行了抽查，发现了一些问题，现将这些问题详述如下: 1、 银行存款余额调节未实现分离。制度规定，每月月初，财务部都应指定一名员工对出纳员经管的银行 业务进行检查，并编制银行存款余额调节表，如发现有违规情况应立即向财务部主管汇报。但据我们检查 发现，贵公司的银行存款余额调节表一直都是由出纳员自己编制的，财务部指定人员只是在已编制完毕的 银行存款余额调节表上盖印，并没有实际编制或检查。这就存在出纳员挪用公款的可能性。我们在2002 年 8月份的银行存款业务检查中发现，2002年8月2日有一笔款项，金额150万元出帐，2002年8月29 日，这笔 款项又全额入帐，这两笔业务在贵公司开户银行提供的银行对帐单中有反映，而在贵公司的所有帐簿中都 没有反映，说明这笔金额为150万元的款项有可能曾被挪用。 2、 支票与印鉴没有实现分离。制度规定，支票由出纳员保管并填写，印鉴由财务主管或其指定人员保管 并鉴章。据我们观察，贵公司的支票和印鉴都由出纳员一个人掌握，没有实现规定的分离，虽然经检查没 有发现货币资金的非法开支，但存在这种可能性。 3、 特殊支出管理控制制度执行不力。制度规定，贵公司所有的固定资产支出和与个人生活消费有关的大 额资产性开支都必须取得董事会的书面指令。但在贵公司2002年发生的342笔此类支出中，有27笔没有 董 事会的书面指令，总金额达86万元。 4、 员工占用公司资金过多，现金管理制度没有被认真执行。制度规定，员工个人因出差等公事需要，经 批准可以向公司财务部借款，但在与借款相关的事务结束后，应立即办理报销结帐手续，否则应从其工资 中扣除。据我们检查发现，贵公司个人欠款已达153万元，产生的原因多数都与报销不及时而扣款政策未 执行有关。 上述问题的产生，都是由于有关人员对其产生的后果认识不足，贵公司有关方面又缺乏监 督，导致问题越 发严重。 财务部对此问题的解释是，这些问题都是所有企业的通病，他们这样做更多的是出于习惯 和方便，但出现 这么多问题，后果如此严重却从来没有想到。 组织结构图 股东大会 股东大会 董事会 董事会 监事会 总经理 副总经理 副总经理 副总经理 运输部 营销部 采购部 仓储部 财务部 人事部 办公室 生产车间 生产车间 生产车间 流程图图例 1. 过程(活动(工作为 ,(一式一份文件为 ,(一式多份文件为 ,(由……至……为 ,(核对为 6(业务起点 7( 存档 采购与付款循环 存档 合并文件 30 销售与收款循环 赊销 现销 授权 发货 产成品出库 符号说明: 业务起点 存档 合并文件 30 销售与收款循环 现销 授权 发货 产成品出库 货币资金付款业务流程图 各部门 是 否 授权范围 超出授权范围 审核后付款