公司档案管理办法及实施细则

公司档案管理办法及实施细则 档 案 管 理 办 法 及 实 施 细 则 为进一步完善公司的 管理体系 怎么建立质量管理体系环保管理体系it运维服务管理体系质量体系程序文件项目安全生产管理体系 ～建立有效的守信激励与失信惩戒机 制～规范公司的经营行为～保护公民的合法权益～促进全公司的持续健康 发展～依据有关法律、法规及政策规定～结合实际～制定本办法。 一、 总则 第一条 根据企业管理和改善档案工作的要求～为进一步加 强公司档案工作～更好地为公司提高经济效益服务～ 特制定本规定。 第二条 公司的档案是公司在各项活动中形成的全部档案的 总和。其构成是以科学技术型档案为主体～包括公 司章程、股东名簿、组织规程及办事细则、董事会 及股东会 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 、行政类文件、政府机关核准文件、 工程设计图、工程预算决算书、 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 统计、经营销 售、物资供应、财务管理、劳动工资、各类合同和 其他工作等方面档案。 第三条 公司档案工作是企业管理基础工作的组成部分～是 维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一 项工作。 第四条 公司档案管理工作要坚持集中统一的管理原则。 二、 文件材料的形成与归档 第五条 公司要根据国家相应法规和有关部门的规定～制定 文件材料形成、积累、整理和归档的制度。文件材 料的运转要遵循计划、公司的发展、项目的进行,施 工,、技术、经营等项工作和文书处理的程序。 第六条 公司生产,施工,活动中形成的办公用品及文件等 材料由工程项目负责人指定有关人员负责积累、整 理后归档。 各项管理工作中形成的文件材料～由各职能部门按其业务 范围～指定有关人员负责积累、整理后归档～然后交给公司档 案管理人员。 1、公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理。按照 各部门的工作～此类型工作由行政部门统一管理、分类、 存档档案。 2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理～交总经 理审阅后归档。 3、一项工作由几个部门参与办理的～在工作中形成的文件 材料～由主办部门或人员收集～交行政部备案。会议文件由 行政部收集。 第七条 公司文件材料归档的基本要求 1、归档的文件材料必须完整。 2、归档的文件材料必须准确地反映公司生产、基建和经 营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3、归档的文件材料必须层次分明～符合其形成规律。 第八条 公司必须编制文件材料的归档范围。企业文件材料 的归档范围主要有以下几个方面: 1、 经营销售方面:有公司经营决策和经销管理的各种记 录、文件、合同、协议等文件材料～市场经济信息～广 告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。 2、 财务管理方面:有财务管理中的各种帐册、报表、凭证 和文件等。 3、 工程建设方面～涉及到的有关工程资料、项目合同、工 程图纸等。 4、 计划统计方面。有各种计划、统计报表和计划管理、统 计分析活动中形成的各种文件材料。 5、 劳动工资方面。有定额、定员和劳动调配以及劳动工资、 劳动保护等工作中形成的各种文件材料。 6、 物资供应方面。有物资、原材料采购、库存保管、供应 和工具管理中形成的各种文件材料。 7、 宣传方面:有组织、宣传、 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 、人事、保卫工作中的 各种文件材料～公司行政工作、共青团工作和董事会工 作中的各种文件材料等。 8、 其他方面。 第九条 档案级别的划分: 档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。 等级的划分:一级为绝密文件 二级为秘密文件 三级为机密文件 四级为普通文件 1、 重要的会议材料～包括会议的通知、报告、决议、总结、 典型发言、会议记录等属于普通文件～划分等级为四级。 2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书 属秘密文件～划分等级为二级。 3、本公司的各种 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 、总结、报告、请示、批复、会议记 录、统计报表及简报。属公司内部重要文件～为机密文件～划 分等级为三级。 4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。属非常 重要的文件～此类型文件为绝密文件～其等级划分为一级。 5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方 面的档案～为绝密文件～其划分级别为一级。 6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、 录像等。属于秘密文件～其等级为三级。 附表格如下: 文件等级 文件类型 归档管理调阅管理 及期限 ? 公司与有关单位签订的合 原则上不可 调阅，但因特同、协议书等文件材料。 一级 绝密文在材料、合同殊情况要经 件 ? 公司职工劳动、工资、福利形成确立一个过总经办领 方面的文件材料。 月内进行归导的批准，并 档，归档为一由行政部主 式一份，原件管及部门经 及扫描件。 理、公司领导 三级签字确 认 二级 秘密文 原则上不可 件 调阅，但因特 在材料、合同殊情况要经 形成确立一个过总经办领 公司对外的正式的发文与有关月内进行归导的批准，并 单位来往的文书 档，归档为一由行政部主 式一份，原件管及部门经 及扫描件。 理、公司领导 三级签字确 认 ? 各种工作计划、总结、报告、形成文件的半要办理调阅 请示、批复、会议记录、统个月内进行归手续，并由行 三级 机密文计报表及简报 档，归档为一政部主管及件 ? 公司的大事记及反映本公司式一份，原件部门经理、公 重要活动的剪报、照片、录及扫描件或电司领导三级 音、录像等 子文档 签字确认 会议材料，包括会议的通知、报形成文件的一 告、决议、总结、典型发言、会个星期内进行要办理调阅 四级 普通文议记录 归档，归档为手续，并由行件 一式一份，原政部主管、档 件及扫描件或案负责人两 电子文档 级签字确认。 第十条 归档时间 1、 基建工程或其他技术项目～在任务完成后或告一段落 时～要将应归档的文件材料组成保管单位～由项目负责 人审定后～向档案管理部归档。 2、 各项管理工作中形成的文件材料～在一个月内～要将应 归档的文件材料组成保管单位～由各职能部门负责人审 定后～向档案部门归档。 第十一条 公司各类文件材料一般归档一式一份原件及扫描件～比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数。 第十二条 公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要 列入基建、经营等各项管理程序,列入基建和经营等各项活动的工作计划,列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制。 第十三条 公司档案管理要对公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。 a,档案管理 归档要求: 1、 档案质量总的要求是:遵循文件的形成规律和特点～保持 文件之间的有机联系～区别不同的价值～便于保管和利用。 2、 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全 完整。 3、 在归档的文件材料中～应将每份文件的正件,原件,与附 件,复印件、扫描件,分别立在一起～不得分开～文电应 合一归档。 4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷,跨年度的总结放 在针对的最后一年立卷,跨年度的会议文件放在会议开幕 年。 5、 档案文件材料应区别不同情况进行排列～密不可分的文件 材料应依序排列在一起～即批复在前～请示在后,正件在 前～附件在后,印件在前～定稿在后,其它文件材料依其 形成规律或特点～应保持文件之间的密切联系并进行系统 的排列。 6、案卷封面～应逐项按规定用钢笔书写～字迹要工整、清晰。 第十四条 公司要建立健全各项档案管理制度～列入公司的经 济责任制体系～并制定严格的奖惩办法。 第十五条 各部门保管文件的档案范围及相关规定 1、 各部门的档案管理必须按规定的等级分级、分类存档～ 其一级、二级存档的文件均为复印件及扫描件～原件 交由公司档案室存档管理。 2、 各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理～不 设置专职岗位。需各部门的档案管理自行安排。 a,部门存档文件的范围: 1 、部门例会纪要、业务函件、往来文件。 2 、客户业务信息、资料、销售报表。 3 、公司及各部门的规章管理细则。 4 、原始财务资料、会计凭证、账册、财务报表、月度年度 财务报表、薪酬发放、不动产所有权及其它债权凭证等 涉及公司财务方面的文件档案由财务部保管。 b,文件档案分类整理保存 第十六条 档案分类 行政部负责文件档案要的分类、归档、整理、编写检索,清单,、 保存、调阅使用。 1、 根据国家和有关部门档案分类编号的规定～编制公司文 件档案分类编号方法 2、 分类编号要遵循文件材料的形成规律～并且要便于保管 和提供利用。 3、 常用的分类方法有:,1,按工程项目分类,,2,按专业 性质分类,,3,按组织机构分类,,4,按时间分类。可 按文书的性质分类～可分为橱窗大类别～再从大类别下 分到小类别～再从小类别细分种类、年份等。 4、 文件档案要根据内容及重要性分为“普通”与“加密”两 大级别。“加密”还分为绝密、秘密和机密三类。不能随 便以个人名义或是部门名义查阅及调阅的文件属于加密 的文件～其重要性归档文件时自行确认。 第十七条 档案编目:要编制档案总目录、档案分类目录。 第十八条 档案管理人员职责 1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等 工作。 2、按照归档范围、要求～将文件材料按时归档。 3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守～努力维护公司档案的完 整与安全。 第十九条 档案保管 1、 接收档案必须认真验收～并办理接交手续。 2、 存放档案必须有专用柜、架～排架方法要科学和便于查 找。 3、 要定期进行档案室的清理核对工作～做到目录、文档相 符～对破损或载体变质的档案～要及时进行修补和复制～ 档案室的档案因移交～作废、遗失等注销时～要查明原 因～保存依据。 a) 文件档案保存期限:?. 永久保存:(1)公司章程,(2) 股东名册,(3)组织规程及办事细则,(4)董事会及股东 会纪录,(5)财务报表,(6)政府机关核准文件,(7)不动 产所有权及其它债权凭证,(8)工程设计图、建筑档案、 设计档案、技术图纸,(9)其它经核定须永久保存的文书。 ?. 10 年保存:(1)预算、决算书类,(2) 人事档案、会计 凭证,(3)事业计划资料,(4)其它经核定须保存10 年的文 书。?.在目前公司文件档案建制初期～不涉及文件档案的 清理销毁～相关规定另行规定 第二十条 人事档案的归档 一、 内部人事基础档案的建立 在员工入职一周内建立统一的基础档案～基础档案包括: 1、 应聘申请表～要求各项已填写完整,含一寸免冠彩色照片, 2、 面试评价表, 3、 体检结果或身体健康等证明, 4、 身份证查询记录 5、 身份证复印件 6、 学历查询录 7、 学位、学历证书复印件, 8、 职称查询记录, 9、 职称证书复印件 10、 专业技术等该岗位所需要的相关证书复印件 11、 个人简历 12、 薪酬福利确认书 13、 离职证明 达到上述要求的人员资料方可归档～建立内部人事基础档案～形成内部人事档案袋。 二、内部人事后续档案的归档 在员工的内部基础档案建立之后～根据个人的异动,调动、转正、调薪、离职等,、绩效管理、培训、职业生涯规划和满意度调查及奖惩等分别由各专业模块负责人建立内部人事后续档案～并在规定的时间集中移交给人事档案指定管理人人事专员。,一,异动 当调动、转正、调薪、离职等异动发生时～人事专员于各项手续办理完毕的当日把相关手续归档～装入员工内部人事档案袋～并做好目录的填写。 异动档案包括: 1、调动:员工异动审批表、异动手续汇签表、任命通知、管理人员任命试用期转正审批表、管理人员任命试用期考核评定表, 2、转正:转正申请书、管理人员试用期考核评定表、管理人员转正审批表、员工试用期考核评定表、员工转正审批表、面谈记录, 3、调薪:员工薪酬调整审批表, 4、离职:离职申请表、面谈记录、工作交接记录、离职手续汇签表。 ,二,绩效管理 依据公司的绩效管理制度～目前的绩效考核周期为周度、月度、季度和年度。因此～人力资源部绩效管理负责人应按照月度、季度和年度及时收集各部门员工的绩效考核评价表～并结合人力资源的相关分析和总结一 起归档～形成绩效管理档案。并于年末集中移交给人事专员～分别装入员工内部人事档案袋～形成员工的绩效管理档案。 绩效管理档案包括: 1、 周度、月度、季度、年度绩效考核评定表 2、 其他 ,三,培训 外训及内部的公司级培训、行业线培训和跨部门培训由人力资源部培训负责人负责收集、整理培训记录及相关总结～形成公司培训档案并于年末集中移交给人事专员～其中员工培训记录,包括培训项目、培训学时、培训费用、培训协议等记录,装入员工内部人事档案袋～形成员工培训档案。 部门内的培训由部门培训接口人负责收集整理和归档～形成部门培训档案～并于年末集中移交给人力资源部培训负责人由其移交给人事专员。人力资源部培训负责人定期稽核检查部门培训档案。 第二十一条 公司培训档案包括: 1、培训签到表, 2、员工培训课前调查表, 3、培训效果调查问卷, 4、培训总结, 5、部门培训档案管理工作稽核检查记录, 6、内部讲师推荐表, 7、内部讲师资格评审表, 8、内部讲师半年考核表。 部门培训档案包括: 1、培训签到表, 2、培训效果调查问卷, 3、培训总结。 员工培训档案包括: 1、员工培训记录, 3、 培训协议。 ,四,职业生涯规划和满意度调查 公司年度由总经理带领人力资源部做管理职业生涯规划及满意度访谈～访谈记录由人力资源部相关人员整理后～即时移交给人事专员～分别装入员工内部人事档案袋～形成员工的职业生涯规划和满意度调查档案。 ,五,其他 除上述记录之外的和员工个人相关的奖惩、其他需要归档的记录等也将由人力资源部人事专员即时归档～装入员工内部人事档案袋～形成员工档案的一部分。 第二十二条 内部档案分类及编号 内部档案分类及编号办法: 一、 建立档案案卷目录: 序号 案卷题名 案卷号 件数 页数 备注 公司文件 XDCT-HR-Fi 云南旅游产业城项目文件 XDCT-HR-Fi-1 1 公司文件 XDCT -HR-Fi-2 其它 XDCT -HR-Fi-3 人事管理文件 XDCT -HR-Ps 制度 XDCT -HR-Ps-1 2 人事档案 XDCT -HR-Ps-2 请示、报告 XDCT -HR-Ps-3 考勤相关记录 XDCT -HR-Ps-4 劳动仲裁文件和记录 XDCT -HR-Ps-5 社保档案 XDCT -HR-Ps-6 其他文件 XDCT -HR-Ps-7 绩效管理文件 XDCT -HR-Pf 制度 XDCT -HR-Pf-1 3 请示、报告 XDCT -HR-Pf-2 绩效管理记录 XDCT -HR-Pf-3 其他文件 XDCT -HR-Pf-4 薪酬管理文件 XDCT -HR-Sa 制度 XDCT -HR-Sa-1 4 请示报告 XDCT -HR-Sa-2 相关记录 XDCT -HR-Sa-3 其他文件 XDCT -HR-Sa-4 招聘管理文件 XDCT -HR-Re 制度 XDCT -HR-Re-1 5 人才库 XDCT -HR-Re-2 相关记录 XDCT -HR-Re-3 其他文件 XDCT -HR-Re-4 培训管理文件 XDCT -HR-Tr 制度 XDCT -HR-Tr-1 6 培训项目 XDCT -HR-Tr-2 相关活动记录 XDCT -HR-Tr-3 其他文件 XDCT -HR-Tr-4 合同文件 XDCT -HR-Co 招聘类 XDCT -HR-Co-1 7 薪酬类 XDCT -HR-Co-2 培训类 XDCT -HR-Co-3 其他文件 XDCT -HR-Co-4 其他文件 XDCT -HR-Ot 8 相关部门备案文件 XDCT -HR-Ot-1 其他 文件档案调阅管理 第二十三条 公司档案只有公司内部人员可以借阅。调阅文件档案 要履行调阅手续。填写《档案调阅单》～而后交给部门主管或是部门经理 及总经办领导批准签字才能进行调阅。调阅之前要填写《档案调阅记录》 方可进入档案室查阅或调阅资料。 1. 普通文件档案:要办理调阅手续～并由行政部主管、档案负责人 两级签字确认。 2. 调阅“加密”的文件档案～要办理调阅手续～并由行政部主管及部门经理、公司领导三级签字确认。 3.人事的档案的调阅管理: ? 查阅权限:公司领导、人力资源部负责人、人事业务负责人可查 阅所有员工的人事档案,各部门负责人在经过分管领导和人力资 源部审批后可查阅其本部门内的员工档案,员工没有查阅其本人 及他人人事档案的权利, ?原则上不得摘抄或者复印员工人事档案。如由于工作原因确需摘抄或者复印的～经公司领导、部门经理和人力资源部负责人批准后～交由档案管理人员复印。档案管理人员应当对复印或者摘抄的情况如实做好登记, ? 员工人事档案不得借出查阅。如必须借出查阅时～应提交申请～ 由主管领导及人力资源部审批后方可执行～并严格履行登记手 续, ? 借阅人事档案必须严格遵守保密制度～并严禁涂改、抽取和撤换 档案。 ? 调阅自己的相关资料需要三级以上签字确认方可调阅。 要保护档案的安全与4.调阅档案的人员必须爱护档案～保持整洁～ 保密～不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案～不得在文件上圈点、画线和涂改～未经批准不得复印档案。 5.一、二级类型的档案的调阅只可在公司档案管理部门调阅复印件及扫描件～且其它各部门不可复印及留存扫描件。 6. 必须严格保密～不准泄露档案材料内容～如发现遗失必须及时汇 报～追求责任。 7.用毕按时归还～如需延长借阅时间～必须通知档案管理人员另行 办理续借手续 第二十四条 调阅的档案交还时～必须当面点交清楚～如发现遗失或损坏～应立即报告领导。 第二十五条 调阅范围 外部机构调阅文件档案调阅只限在行政部查阅～不能带出～必须带出行政部查阅的～要经过公司负责人批准。 第二十六条 调阅时间 1. 一般普通文件档案最长不超过二周。 2. “加密”文件档案最长不超过一周。 附则: 第二十七 奖惩 一、 公司档案管理部门及专职负责人须严格执行上述管理规定～ 如出现违规操作～给予负责人点名批评～并视情节轻重处以100— 300元的罚款。 二、 经批准借出的档案资料～无正当理由在借阅限期内不归还的～ 给予责任人罚款100—200元的处罚,档案管理人员未及时催 还的～每次给予罚款10—50元的处罚。 三、 故意毁损档案资料的～应当视损毁资料的价值给予相应的处 罚,情节严重的～予以辞退处理。 第二十八条 解释权 本管理办法由行政部门人力资源人员负责解释～自颁布之日起生效,各部门在本办法的指导下制定各自的档案管理办法～报公司人力资源部审核后颁布执行～在未颁布自己的档案管理办法之前～执行本办法。 附件1:《档案调阅单》 附件2:《档案调阅记录》 附件1: 档案调阅单 日 期: 姓名 部门 职务 查阅申请 公司领 导、部门 经理及主 管审批意 见 行政部门 人力资源 中心意见 备注 人事档案管理办法 附件2: 档案调阅登记 是否档案管查阅日查阅人姓名 部门 职务 查阅原因 查阅内容 复印/理员确期 确认 摘抄 认 本制度解释权归行政部 19