办公室常用文字材料写作(一)
办公室的主要职能是为领导和机关工作提供服务,其中一项重要工作
内容
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,就是撰写好职能范围的各种文字材料。从烟草行业情况看,各级办公室作为本单位的综合部门,仅从做文字或文秘、文书工作的角度说,有两方面内容要落实:一方面是负责和协调整个机关(单位)的公文运转即做好日常的公文处理工作,另一方面是负责完成本单位主要工作特别是领导工作所需要的各种文件材料的起草撰写即文
字材料工作。这两个方面内容在实际工作中密不可分、亦分亦合。相对而言,公文处理工作其法定性、规范性、业务性即“规矩”性的要求更多一些,文字材料工作(或者说广义的公文写作工作)则对文字能力特别是写作方面的要求更高一些。因为公文处理工作有其相对统一、完整、系统的规范要求并经常进行相关的
培训
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(这次培训班也专门安排讲),下面侧重就后一方面,也就是我们办公室及机关工作中经常用到、而且每个机关工作人员都有需要的常用文字材料写作的有关问
题
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,谈一些自己工作中的认识和体会。主要讲四个方面:一、文字材料撰写是办公室工作的基本功办公室的工作职能,通常我们讲主要为“办文、办会、办事”三大项。这个说法确实概括得比较准,也比较形象、简而易记。但从实际工作来看,“办文”也是办事的一种,“办会”
中有很大一部分工作是在办文,“办事”的过程中又有好多事情需要通过“办文”来完成。这么讲不是说“办文”就有多么重要,但它确实是贯穿在机关(科室)工作特别是办公室工作的各个方面、各个岗位,所以说它是办公室工作及其所有办公室工作人员的基本功。当然,由于办公室各岗位工作性质和要求的不同,每个单位机构设置和人员安排也不完全一样,这里更多讲的是从事秘书性、综合性工作岗位的人员包括办公室领导,其文字工作的功底和能力确实是一项必备条件,否则是很难适应工作要求的,也不能很好地完成所应承担的任务。首先,写好文字材料是为领导和机关工作服务的基本要求。办公室的工作主要是为领导工作提供服务,由于机关科室的工作性质所决定,为领导工作服务特别是对其政务工作的服务,很大一部分工作要靠“写文章”即撰写材料、拟制文件、起草讲话等来完成,因为一个单位行政效力的发挥,更多还是要靠文件也就是说要通过书面的文字形式即公文来体现和实现,办公室作为单位的综合部门,其工作职能就确定了必须承担这样的任务。严格说来,即使有些讲话、
报告
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是领导亲自动手写的,除非完全为个人署名的非工作范围文章外,更多体现的也是一种单位或职务行为而非个人行为。因此,对于办公室的文字材料的写作,我们要从履行办公室工作职能和
岗位职责
总经理岗位职责总经理安全岗位职责工厂保安人员的岗位职责工厂财务部岗位职责工程测量员岗位职责
上来认识,把它作为完成所在岗位工作任务、为领导和机关工作提供服务的一项基
本要求来看待,倾尽全力做好这方面的工作,通过把“文章”、“材料”写好,努力为领导工作提供更充分、更有效、更放心、更满意的服务。第二,加强文字工作是履行好办公室工作职能的重要基础。既然文字工作是由职能所为,又有这么重要的作用,同时担负的责任也很大,这就要求我们必须重视文字材料写作工作,把它作为办公室的一项基础工作切实抓好。这方面的意义、作用、重要性可以讲出很多,我们平时工作中就经常能够听到或讲到这样的话:公文是一个单位的“门面”和“窗口”,公文质量体现一个单位的政策水平、工作作风和精神面貌,公文质量关系到行业、企业、单位的形象,等等。这里虽然讲的是“公文”,其实我们各级办公室所涉及到的文件材料基本如此,包括各级领导经常对公文处理工作提出要求也是突出强调这点。仅此完全可以说明办公室文字工作的重要性。所以,各级办公室都要切实重视文字工作,作为一项基础性建设坚持抓好,人员缺位要配齐,力量不足要充实,功底不够要加强培训学习,岗位不适应也要进行适当调整,这不仅是完成工作任务的需要,也是提高办公室工作水平的必要条件和基本保证。第三,适应形势和工作要求,努力提高文字材料写作质量。总的说,行业这么多年来通过召开办公室系统各种会议和进行培训,当然也包括各级领导对办公室工作都非常重视,使各级办公室的人员队伍不断得到充实加强,整体素质不断提升,公文
处理和文字材料水平在不断提高。但不能否认,高标准要求起来,我们的文字材料工作也确实存在较大差距。国家局领导就多次指出过局机关文件材料方面与上级有关领导部门
的明显差距,突出表现是文字工作不够精细,下的功夫不够,总体质量水平还不高。同时还要看到,目前这项工作面临一个比较实际的问题是,文字工作确实是个比较辛苦清苦的工作,好多人都不太愿意干这个事,或调整、或交流、或选人都比较困难。再有近几年行业办公自动化逐步全面推行,对各类文稿的审校把关、质量保证等问题也提出新的要求。特别是随着当今电脑使用和网络发展,可以说对文字工作既带来了极大方便也带来了极大影响,错字、别字及不规范使用文字的情况在网上、媒体上、各种文稿上经常出现,这也可以说是对我们传统纸质文字的严峻挑战。因此,要求我们各级办公室更要树立信心,更加严谨细致地做好这项工作,从办公室领导到每个工作人员都要尽心尽职、兢兢业业,多方面采取措施,严格把好文字关,确保文件材料质量,促进办公室工作水平不断提高。二、办公室常用文字材料的几种主要形式办公室文字材料包含的内容较多、面也比较大,从信息、宣传、调研、督办到文秘、公文处理等各项工作中各类文件、文稿的起草,都要涉及到文字工作,其中公文占了很大的一部分,包括有些最初的文字材料最终根据需要也都要形成或转为公文印发。这里仅从办公室秘书性工作
的职责要求、从撰写文字材料的角度,结合我们实际工作中经常遇到的一些情况和问题,讲以下几种常见形式: (一)领导讲话。使用“领导讲话”这个说法不一定很准确,叫“讲话稿”可能包括的面更大些,但这里想要突出讲的,主要是我们各级领导在各种工作会议上的讲话。这个“领导讲话”,特别是单位主要领导在年度或半年工作会议以及其他有关工作会议上的讲话,实际并不仅仅是个简单的发言或演讲,它还有另一个名称就是“工作报告”或叫“报告”,以至更严格地说称为“报告”(与公文文种的“报告”不同,此报告非彼报告)可能更规范些,提法上也更贴切、更准确。多年来我们的各级部门、各个单位都是这么延续着做下来的,已逐步成为一种领导方式和工作方式,或者叫实施领导和部署工作的一种主要形式,并形成一种固定的机关应用文体了。这种会议上的“领导讲话”所要反映的中心内容,是一个单位或系统对全局工作或某个方面工作的总体部署,是对所管理的工作在一定时期的全面领导和指导,是履行和行使其行政职能的重要体现,也是所属各单位都必须遵循和执行的“大政方针”。这种“讲话”正式印发下去,用我们习惯说法往往都是要“认真学习领会,坚决贯彻执行”的,说它多重要就有多重要。这么讲,这种“领导讲话”材料就不纯粹或说不完全是“写”出来的,而是需要通过单位领导班子集体的研究、讨论共同“制定、决定”出来的。有
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