完整版本: [-- 用友财务软件教程 --] 财务办公软件 -> 用友财务软件教程 2011-1 07:37 第一节 系统管理 :Vg,[\I{ F 1BPzRo` 企业级会计信息系统与传统的会计信息系统有着根本的不同，它由三大系列、十几个子系统构成，各个子系统为同一个主体的不同需要服务，本身具有相对独立的功能，但彼此之间又具有紧密的联系．它们共用一个数据库，具有公共的基础信息，拥有相同的账套和年度账。只有这样，才能达到数据共享，最终实现财务、业务一体化的管理。
j u1f IE.JIi^w 单击【系统】菜单下的【配置】，进入系统配置界面。 . \M@oF o[q Kf 在此，用户可以决定是否使用自动备份功能，如果使用，还可以指定备份路径，系统默认的路径回为:c:\windows\system\system\backu.此外．用户还可以指定自动卸载时间.所谓自动卸载是指系统管理中没有任何功能的任务登录的时间超过一个固定值,系统管理便自动终止服务．自动卸载下来。这个固定时间段可以由用户在界面中自行指定，范围是5-30分钟。 GQhzQM1HS 7\@[e, ^9 3. 注销 vT"T Oz xw1@&QwM 五、账套管理 s> d /9 b .)eJ‑L 1．建立账套 #HgXTC ]g}Tqf/N% 设定操作员之后，运行系统之前，首先应该为本单位建立一个账套。 D7'P^*4_B 6Vq]AQx 以系统管理员的身份注册进入【系统管理】。 gy%/zbZx /Dh[lgF0C 【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件 ?RP-M8.11】、→【系统服务】，→最后单击【系统管理】， a.oZ}R7'Y )_7OHV *3 在系统管理界面单击【账套】下的【建立】，进入创建账套界面。 U}r^M( s! ^CZ)!3qd1 创建账套的过程分为以下四步 d|nJp-%V ]w)*8 w.) （1）输入账套信息。用于记录新建账套的基本信息。界面中的各栏目说明如下： K >-)O=$s 'h?;i2[ ①现存账套：系统将现有的账套以下拉框的形式在此栏目中表示出来，用户只能参照，而不能输入或修改。〔998〕和「999」是系统内置的演示账套。 *1Q~/8Ay A 9 I5 ⑤行业性质：用户必须从下拉框中选择输入，系统按照所选择的行业性质预置科目。 IM""s] dMo456L 是否按行业预置科目：如果用户希望预置所属行业的
标准
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一级科目，则选中该项。 uVnbOqRFK5rz r X‑^wNH （1）账套的引入。引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。该功能的增加将有利于集团企业的操作，子企业的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。如果企业需要定期将子企业的账套数据引入到集团公司系统中，最好预先在建立账套时就进行规划，使各企业的账套号不一样，以避免引入子企业数据时因为账套号相同而覆盖其他账套的数据。 ?6m6 4{M z. 6-D 【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件 ?RP-M8.11】、→【系统服务】，→最后单击【系统管理】， :‑X66[V&eH EWr8= @iU 以系统管理员的身份在系统管理界面单击【账套】下的【引入】，进入引入账套数据界面。在界面上选择所要引入的账套数据备份文件。账套数据备份文件是系统卸出的文件，前缀名统一为?rpact，确认后，即可将账套备份数据引入到系统之中。 |3h RP KT5"/fv （1）在结转上年数据之前，首先要建立新年度账。 ?D^l&`S 9=-!~ _'1- （2）建立新年度账后，可以执行供销链产品、资金管理、固定资产、工资系统结转上年数据的工作，这几个系统的结转不分先后顺序，可以根据需要执行。 f17pw J~= b ;[u=9ez （3）如果同时使用了采购系统、销售系统和应收应付系统，那么只有在供销链产品执行完结转上年数据后，应收应付系统才能执行；如果只使用了应收应付系统而没有使用采购系统、销售系统，则可以根据需要直接执行应收应付系统的结转工作即可。 h.\9a3B:r o,fB OPIN （4）如果在使用成本管理系统时，使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统，那么只有工资系统、固定资产系统、供销链产品执行完结转工作后，才能执行结转；否则可以根据需要直接执行成本管理系统的结转工作即可。 xY/ S;dE _~M*XJ] ` （5）如果在使用总账系统时，使用了工资系统、固定资产系统、存货核算系统应收应付系统、资金管理系统、成本管理系统，那么只在这些系统执行完结转工作后，才能执行总账系统结转；否则可以根据需要直接执行总账系统的结转工作即可。 k^pf)*p Hm?zMyO.k 灿烂阳光 2010-10-13 07:37 第二节 基础设置 =<.8 ;a/Gs^W 在系统管理中，可以建立了一个新账套。一个账套由若干个子系统构成、这些子系统共享公用的基础信息。在启用新账套之前，应根据企业的实际情况及业务要求，先手工整理出一份基础资料，这样可使初始建账顺利进行。 Uk u~"OGC ZB'/DO=i 基础信息的设置在【系统控制台】的【基础设置】中设置， DiyviH ‑igp[cFN 【开始】→【程序】、→【用友财务及企管软件 UFERP-M8.11】、→最后单击【系统控制台】。 6 mJa {I |iUfy 内容包括二十多项。其中除了编码
方案
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必须在【基础设置】中定义外，其他项目的设置既可以在【系统控制台】的【基础设置】中完成，也可以在其他系统模块中进行设置。下面仍以用友财务及企管软件UFERP-M8.11为例进行说明。 |->{NU Z{ >|L,9lR_b 一、基本信息设置 MP\$_;&xB *ktMfV 七、购销存设置 ie4B E' 4#Id0[' 1．仓库档案 +A%"_7L} dH_ g:ocA 存货一般是用仓库来保管的，对存货进行核算管理，首先应对仓库进行管理，因此进行仓库设置是供销链管理系统的重要基础准备工作之一。第一次使用本系统时，应先将本单位使用的仓库，预先输入到系统之中，即进行“仓库档案设置”。 \+VQoB/ m$WN"kV`,9 2．收发类别 u7}C):@H _t.Ub: 收发类别设置，是为了用户对材料的出入库情况进行分类汇总统计的。表示材料的出入库类型，用户可根据各单位的实际需要自由灵活地讲行 {1m.d;(1 Dh.pH1ZY3n 3．采购类型 f\h|Z*Bv Rb l4aB+ 采购类型是由用户根据企业需要自行设定的项目．用户农使用采购管理系统，填制采购入库等单据时．会涉及采购类型栏目。如果企业需要按采购类型进行统计，那就应该建立采购类型项目。 %W,V~kb W}rL HAaDh 采购类型不分级次，企业可以根据实际需要进行设立。例如，从国外购进、从国内购进、从省外购进、从本地购进；从生产厂家购进，从批发企业购进；为生产采购、为委托加工采购、为在建工程采购等等。 Rn5{s3?F~2 j,CVkA*DY 4．销售类型 {D7v[P+ Ah Rvyj 用户在处理销售业务时，可以根据自身的实际情况自定义销售类型，以便于按销售类型对销售业务数据进行统计和分析。本功能完成对销售类型的设置和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、修改、删除、查询、打印销售类型。 =v 49[i dz=pL$C 5．产品结构 t2RL|$>F1 WIYWql>* 川来定义产品结构，即产品的组成，以便用于配比出库、消耗定额、产品材料成本、采购计划、成本核算等引用，产品结构中引用的物料必须首先在存货档案中定义，然后才能在产品结构中引用。 l } WvO] @\|Fd) 灿烂阳光 2010-10-13 07:37 0{ ~2mgg h （3）日记账、日报表。 AI Kz]J0; &p jj 4．辅助核算管理 8>Cf}TvErx N5,LHO （1）个人往来管理。主要进行个人借款、还款管理工作，及时地控制个人借款，完成清欠工作。提供个人借款明细账、催款单、余额表、账龄分析报告及自动清理核销已清账等功能。 {-8Nq`w h`dQ OH# （2）部门核算。主要为了考核部门费用收支的发生情况，及时地反映控制部门费用的支出，对各部门的收支情况加以比较，便于进行部门考核。提供各级部门总账、明细账的查询，并对部门收人与费用进行部门收支分析等功能。 rq4g~e!S u~ipB*Z f （3）项目管理。用于生产成本、在建工程等业务的核算，以项目为中心为使用者提供各项目的成本、费用、收人、往来等汇总与明细情况以及项目计划执行报告等，也可用于核算科研课
题
快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题
、专项工程、产成品成本、旅游团队、
合同
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、订单等等。提供项目总账。明细账及项目统计表的查询。 4=/jh:h Mms|jF oQ Y GOkqI 2．总账系统与应收系统 G NTK9`#SA 总账系统向决策支持系统提供财务数据，生成财务报表及其他财务分析表。 b,jo94.G e^;:iJ S 10．总账系统与财务分析系统 PN J&{4wY N}Z3jUrf 系统初始化就是结合本企业的实际情况，将一个通用的账务核算系统改造为适合本企业核算要求的“专用账务核算系统”，即将手工会计核算体系移植到计算机，这是企业保证会计核算及各种专项辅助核算等工作顺利开展的重要环节之一。初始化处理分两部分实现，即核算体系的建立与期初数据的整理录入。 NCo!n$O1~ L0{ ‑[L 一、核算体系的建立 3=Uy t `6# s+JA[ 1．操作员设置 xDS]k]/(T \W= Z`w3 所谓操作员设置，就是将本单位财务人员设置为系统认可的操作员，以便在计算机系统上进行操作分工及权限控制。系统管理员和账套的会计主管通过对系统操作的分工和权限的管理，一方面可避免与业务无关人员对系统的操作；另一方面可以对系统所含的各个子系统的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。以系统管理员身份注册，进入系统管理的具体操作详见第二章中“设置操作员及权限”部分。 P{J9#.Zq&s X Vo+ <& 2．建立核算账套 =Uo*‑-EH 7A$mZPKh 当用户第一次使用系统时，首先需要建立新的核算账套，以后每个新的会计年度开始时．只需建立新年度的核算账簿即可。新账套的建立参见第二章第一节的相关内容。 nYvkeT n!Y}D:6c6 账套中的“会计主管”应该是本单位的财务人员，因此要先进行操作员设置，再建立核算账套。 . _Jypk8 MhD=\Lpj\ 如果存货（或客户、供应商）要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案，否则可以直接设置存货（或客户、供应商）档案。 qa8?bNd'f 1r*@1y<0" 账套主管可以通过【账套】下的【修改】功能，根据本单位的实际情况，对允许进行修改的内容进行修改。 从图3－5可以看到，对话框共有四个页签： X[SIk%{D NR%_&%qQA （1）凭证页签。 ,&Vir)S I d8e%) ①制单控制：主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。 bwJluJ, E Xxj? 甲材料 (m‑x}6A J$ &2GAi h#u k-7 11302 t!0 IQ9\[* Nb\B*=4AR 天津销售分公司 %%lJyLq'Vk +KIFLu h%(0| 1190201 V?+Y[Q aG/L'we R 王坚 Q~AK0W WG.J-2#3 52101 IBe0?F # $4*k=+wS 办公费 8 ‑t Ef> /‑J0ctJ2k p(]o#$ 6[ 1190202 4w-P%-4 X:Z*7P/ 李默 -{'WIG m dF/HKBJ 5210101 zV8^‑Hxl t&99ZdE A部门 jsrIZbN 3\jcq@N ‑~9KxvQzt …… U F ]g6u )m7 Y o 2l9RU} qrtA'fU 5210102 IfdgMELk‑ tb@&!a$`? B部门 eZ^-gk? 2 }^fhMS V!Q1o !‑J E4nj*Lp~+ 7Q>* ] }LaRa.3 l$_Yl&!q$ …… ,KMt9 ‑< G@O~*k1v \Ami-<‑T "1P>,\Sjg 8}& O7zO? p#~Dq(Q （1）增加会计科目。在【总账系统】中，单击【系统初始化】下的【会计科目】，进入会计科目界面，单击【增加】按钮，出现会计科目一新增对话框，如图3—6所示： BnLM ;5 > p/4\O ①科目编码：科目编码必须唯一，且必须按其级次的先后次序建立。科目编码只能由数字、英文字母及减号（－）、正斜杠（＼）表示，其他字符（如＆" ’；空格等）禁止使用。 !);kjXQS? O <0G\sU ②科目名称：分为科目中文名称和科目英文名称，可以是汉字、英文字母或数字，可以是减号（－）。正斜杠（＼），但不能输入其他字符。科目中文名称最多可输入10个汉字，科目英文名称最多可输入100个英文字母。 ~Bll\3-= o<*H!oyP\ 需要注意的是，科目中文名称和英文名称不能同时为空。在中文版中，必须录入中文名称；若是英文版，则必须录入英文名称。 $"d< F3k RJ ,a}w[9 ③科目类型：行业性质为企业时，科目类型分为：资产、负债、所有者权益、成本、损益，没有成本类的企业可不设成本类；行业性质为行政单位或事业单位时，按新会计制度科目类型设置。 S}q6CG7 u ④账页格式：定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择。 Jww LA‑Q5 >tf y\P Y: ⑤助记码：用于帮助记忆科目，一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成，例如，管理费用，其助记码可写为glfy，这样在制单或查账中可使用助记码glfy，系统可自动将助记码转换成科目名称。 R<}n?f\#JZ 1epj/bB& ③辅助核算：也叫辅助账类。用于说明本科目是否有其他核算要求，系统除完成一般的总账，明细账核算外，并提供部门核算，个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算四种专项核算功能供选用。设置辅助核算要考虑以下几点： Nr\[|||% kW"6Gc&HUN 第一，一个科目可同时设置两种专项核算，如管理费用既想核算各部门的使用情况，也想了解各项目的使用情况，那么可以同时设置部门核算和项目核算。 `uz15])1< C NDf&dzX8 第二，个人往来核算不能与其他专项一同设置，客户与供应商核算不能一同设置。辅助账类必须设在未级科目上，但为了查询或出账方便，有些科目也可以在未级和上级设账类。但若只在上级科目设账类，其末级科目没有设该账类，系统将不承认，也就是说当上级科目设有某账类时，其末级科目中必设有该账类，否则只上级设账类，系统将不处理。 jpc bW { H FF|Dx 第三，在设置辅助核算时请尽量慎重，因为如果科目已有数据，而要对科目的辅助核算进行修改，那么很可能会造成总账与辅助账对账不平。 ZP>KHi‑A DH(Q m d ①其他核算：用于说明本科目是否有其他要求，如银行账、日记账等。一般情况下，现金科目要设为日记账；银行存款科目要设为银行账和日记账。 %UEV‑['= J‑x# r ③科目性质（余额方向）：增加记借方的科目，科目性质为借方；增加记贷方的科目，科目性质为贷方。一般情况下，只能在一级科目设置科目性质，下级科目的科目性质与其一级科目的相同。已有数据的科目不能再修改科目性质。 }}AooziH9 so~vnSQ!x ③外币核算：用于设定该科目是否有外币核算，以及核算的外币名称。一个科目只能核算一种外币，只有有外币核算要求的科目才允许也必须设定外币币名。 O>Y Xvu K!|%mI8gk ④数量核算：用于设定该科目是否有数量核算和数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符，如公斤、件、吨等。 ich\`j[ i $tGk,.#j （2）科目修改。当科目属性有错误时，可以对错误属性进行修改。但是如果某科目已被制过单或已录入期初余额，则不能修改该科目。如要修改该科目必须先删除有该科目的凭证，并将该科目及其下级科目余额清零，再修改，修改完毕后要将余额及凭证补上。已使用的科目不能增加下级。 ?k$3( ‑- `^t0379e （3）科目查询。准确而迅速地将指针定位在用户所要查询的科目上，方便地查询或修改科目的各种属性。 IuJj ;L1 ~~h@(2/Q>x （4）科目删除。对于不再使用的科目，可以将其从科目库中删除掉。但是已有余额的科目不能删除，不能删除非未级科目。 JJL#Y Z4U8~i （5）指定科目。指定会计科目是指定出纳的专管科目。只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。 (h NSzG\ Vj^L （1）部门目录设置。按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。最多可分5级，编码总长12位，部门档案包含部门编码、名称、负责人、部门属性等信息。在【总账系统】界面，单击【系统初始化】下的【部门目录】，出现【部门档案】界面。单击【增加】按钮，在相应编辑区域输入 m S[Vl6 j'lfH6_')e 部门档案的各项信息，然后单击【保存】工具钮，所增加的部门即在左侧空白区中显示，如图3—7所示： 3| 5Af D@T>z; Yrp WGK520 ~fLuys`*: 注意：部门编号必须符合部门编码级次原则。 XBv:$F.>$ aaf\% ~ （2）个人目录设置。主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。职员编号必须唯一，职员编号和职员名称必须输入。 F Vkb9(WW ]Bw2> 6W （3）项目目录设置。一个单位项目核算的种类可能多种多样，比如说，在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本、课题、合同订单……，为此应允许企业定义多个种类的项目核算。可以将具有相同特性的一类目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，还可以对这些项目进行分类管理。例如，可以按以下步骤定义项目： DYlu`j_ux C Sx V^ ①设置科目：为对部分成本费用和收人按项目核算、管理，在会计科目设置功能中先设置相关的项目核算科目，然后再定义项目目录。如对生产成本科目设置项目核算的辅助账类。 "\bbe @ h32QEz-+ ②定义项目大类：即项目核算的分类类别。在项目目录定义功能中，增加项目大类，如增加生产成本项目大类。项目大类名称是该类项目的总称，而不是会计科目名称。如果使用了存货核算系统，可以在此选择存货中已定义好的存货目录作为项目目录。 U-(2;F) 3uO#/EbS ③指定核算科目：即具体指定需按此类项目核算的科目。一个项目大类可以指定多个科目，一个科目只能指定一个项目大类。在项目目录定义功能中指定。如将直接材料、直接工资和制造费用指定为生产成本项目大类的科目。 Hm@+(j(N96 = E@wi? ④定义项目分类：为了便于统计，可将同一项目大类下的项目进一步划分。如生产成本项目大类进一步划分明细项目为自行开发项目和委托开发项目。 FWqnlK# "X~ayn'@w, ⑤定义项目栏目：是将各个项目大类中的具体项目输入系统。具体输入的内容又取决于项目栏目中所定义的栏目名称或数据。 ‑sU"D%G‑ >}{'{ Z & （4）客户档案设置。当往来客户较多时，可以对客户进行分类，以便对客户进行分类统计和汇总。在桌面中单击【系统初始化】下的【客户分类】，屏幕显示图3－8所示【客户分类】界面。客户分类编码必须唯一，客户分类的分类编码必须与“编码原则” 中设定的编码级次结构相同。 2‑*:lFv wP {B$cd?} 如果需要进行往来管理，那么，必须将企业中客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。设置充客户分类，就可在最末级客户分类下增加客户目录。在桌面中单击【系统初始化】下的【客户档案】，选择最末级分类，单击【增加】，屏幕显示图3－9所示【客户档案卡片】界面。客户档案中“基本”信息中客户编码、名称、简称必须输入，其余可输可不输；“联系”信息包括地址、邮政编码。E-mail地址。电话、传真、呼机等；“信用”信息包括应收余额、信用等级、信用额度、付款条件等；“其他”信息包括分管部门、专营业务员、停用日期、使用频度等。 #|'& %n|Z 1{\{'EP{ （5）供应商档案设置。建立供应商档案主要是为企业的采购管理、库存管理、应付账款管理服务的。在填制采购入库单、采购发票和进行采购结算、应付款结算和有关供货单位统计时都会用到供货单位档案，因此必须先设立供应商档案，以便减少工作差错。 p] kpDx[9 Qp8. D4^@3 系统提供了对供货客户档案的设置和管理功能。若在“账簿选项”中将供应商往来款项设为由应付系统核算，那么对供应商档案的设置和管理也可在应付系统中进行，同时应付系统所生成的凭证将自动传输给总账系统，若在“账簿选项” 中将供应商往来款项设为由总账系统核算，在总账系统制作的凭证，应付款的查询仍可在应付系统中进行。其操作原理与客户目录设置相同。 D )z'FOaI >o #^r; 9．明细权限设置 ‑4Fhiac }Y\Ayl 当需要对操作员的操作权限做进一步细化，如希望制单权限控制到科目。 JzH\_,, hPtSY'_@_ 凭证审核权控制到操作员、明细账查询控制到科目等。首先应在“账簿选项”中将上述选项作选中标记，再到“明细权限” 功能中进行设置。 %v=z|d5-3 在桌面中单击【系统初始化】下的【明细权限】，系统提供了明细账科目权限设置、凭证审核权限设置和制单科目权限设置。 (!kOM % 3{ :NJb<% $ 在月份综合明细账中，可查询所有科目，并不受此权限的限制。 kSGF‑LP1FN NYtp&[s2- 10．结算方式定义 l1}=>V1 "3CQ0 该功能用来建立和管理企业在经营活动中所涉及到的结算方式。它与财务 z7'3d7r? =N,9#o6^ 结算方式一致，如现金结算、支票结算等。结算方式最多可以分为2级。结算方式编码级次的设定在建账的编码部分中进行。【结算方式】界面如图3－10所示。 E/x``,k X%Jq9_ （1）结算方式编码。用以标识某结算方式。必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必须唯一。一般结算方式编码可以用数字0－9或字符A－Z表示。 ju#/ {V;D z zL@3/
方法
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不尽相同，可以按照本单位的需要对凭证进行分类。系统提供了五种常用分类方式供选择：包括记账凭证，收款、付款。转账凭证，现金、银行、转账凭证，现金收款、现金付款、银行收款。银行付款，转账凭证，自定义凭证类别。 e7X#C) Q;A1&UA2 在桌面中单击【系统初始化】下的【凭证类别】。选择所需类别，进而进入凭证类别设置界面，如图3－11所示【凭证类别】，在此可对凭证类别进行增加、修改。删除等操作。 G&qO{" Js t5 :4'%| WE;QEA / -E, d)O`;$ 某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，在这里，系统有五种限制类型供选择： HLMcOuj )F_0('=t （1）借方必有。制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。 [ 6+iR gumT"x .^ （2）贷方必有。制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。 Vl"20): Bi}uL)~rD （3）凭证必有。制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。 'mwgHok) {C>E*qp}f 限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分割，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。 ‑3@}rO~ =1MV‑F 在开始用计算机灵人凭证之前应进行凭证类别的设置：已使用的凭证类别不能删除，也不能修改类别字；若限制科目为非末级科目，则在制单时，其所有下级科目都将受到同样的限制。 )~X.x"}8k u~pBMg , 12．自定义项设置 C%RYQpY*c FF5|qCV/z 在账务系统中，各企业所使用的各类原始单据（如发票、凭证。出入库单 0 s$;3qE drwD3jx0xv 等）和常用基础信息（如客户、供应商和存货）中的项目可能会因为企业自身的原因出现一些差异，为满足企业的不同要求，系统为各类原始单据和基础信息设置了自定义项和自由项，以便设置一些系统没有提供、但又需要的特殊项目，这样在使用时就能够灵活自由地录入一些辅助信息。 xY d]|y Ee3 -oHa 在桌面中单击【系统初始化】下的【自定义项】，屏幕显示【自定义项设置】界面。系统预先定义好了最多可设置的自定义项和自由项。就自定义项而言，是针对单据、客户、供应商和存货；而自由项只针对存货而言。一个自定义项目只能定义一个属性，但一个自由项可以定义多个属性 H$ZLtPv5 Fks #Y1rI 13．常用凭证及常用摘要定义 kBeYl+*pk 8l l}" （1）常用凭证定义。在单位里，会计业务都有其规范性，因而在日常填制凭证的过程中，经常会有许多凭证完全相同或部分相同，如果将这些常用的凭证存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理的效率。确切地说，“常用凭证”提供的是常用会计凭证的模板，在调用常用凭证后，仍可做修改，使其符合当时会计业务需要。 JfsvK2I -#Ys67,4N 常用凭证可以利用【总账系统】中【凭证】菜单下的【常用凭证】定义，也可以通过【填制凭证】桌面中【制单】菜单下的【生成常用凭证】项生成。 c6T[2Ig YTD&swk 定义常用凭证时既要定义凭证主要信息，也要定义凭证分录内容。 M%Yxhu T0 l* z "wA- （2）常用摘要定义。在日常填制凭证的过程中，因为业务的重复性发生，经常会有许多摘要完全相同或大部分相同，如果将这些常用摘要存储起来，在填制会计凭证时可随时调用，必将大大提高业务处理效率。 -EJj j { 9tWpxrig% 常用摘要定义编号、摘要内容、相关科目，调用常用摘要可以直接输入摘要编号或参照输入，这些信息（数据）可任意设定并在调用后可以修改补充。 ‑}9V0Cu1 q`3HHq 二、期初余额的整理录入 ?kK3%uJy& vq+4so )/S 在开始使用总账系统时，应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机，假如是年中启用总账，而又希望查询结果，全面反映今年的业务情况，则应先将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。例如，某企业2000年4月开始启用总账系统，那么，应将该企业2000年3月末各科目的期末余额及l、3月的累计发生额计算出来，准备作为启用系统的期初数据录入到总账系统中，系统将自动计算年初余额；若企业是在年初建账，或不反映启用日期以前的发生额，则期初余额就是年初数。若科目有辅助核算，还应整理各辅助项目的期初余额，以便在期初余额中录入。 "g*`G< W_s `An p;el 期初余额的录入分两部分：即总账期初余额录入和辅助账期初余额录入。 }G "EdhSl 9 ^8_^F 1．总账期初余额录入 ,rjl|F* T wv`ar>qVL 期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机中的过程之一。在桌面中单击【系统初始化】下的【录入期初余额】，在【期初余额录入】界面的“期初余额”栏中，直接输入数据，数据输入完毕，单击【刷新】按钮，系统自动生成上级科目的余额如图3－12所示。 CED[\ n ">M&/}4 余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始，上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。红字余额用负号输入。 dq%C~j{v gMO 期初余额试算不平衡，将不能记账，但可以填制凭证；已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。 &*E! %57 =c$x xEDD 若使用了应收、应付系统，并且在“选项”中将客户往来或供应商往来由应收。应付系统核算，那么，应该到应收、应付系统中录入合客户、供应商账类的科目的明细期初余额，在这里，只能录入这些科目的总余额。若这些科目还有其他辅助核算，如部门核算或项目核算，则只能录入这些科目下各部门总余额或各项目的总余额。如某科目为客户往来科目，该科目的期初余额，将不能在期初明细录入窗中录入，而是直接在期初余额中录入即可。又如某科目为部门客户核算科目，则进入期初明细录入窗后，只能录入各部门的余额。至于各客户及供应商的余额，可到应收、应付系统中去录入。 jt(GXgm ? HNuffk 第三节 总账子系统日常业务处理 uix/O*^ *0?@/2& 初始化设置完成后，可以开始进行日常账务处理了。日常业务包括填制凭证、修改凭证。审核凭证、凭证汇总、记账等。 S{v]B_N[M mhOgv\? 一、填制凭证 |:Maa6(W \t/0Yh-' 记账凭证是登记账簿的依据，是总账系统的唯一数据源，填制凭证也是最基础和频繁的工作。计算机处理账务后，电子账簿的准确与完整依赖于记账凭证，因而要确保记账凭证输入的准确完整。在实际工作中，可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输入（即后台处理）。企业采用哪种方式应根据本单位实际情况，一般来说业务量不多、基础较好和使用网络版的企业可采用前台处理方式，而在第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。 C(h Td % h:U#F )‑ （一）填制凭证方法 =yM%#{t&W C@Go]*c 记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容；如果一个科目同时兼有多种辅助核算，则同时要求输入各种辅助核算的有关内容。 Y)$%-'=b+ $~/cxLcT 单击桌面中的【填制凭证】，屏幕显示凭证画面如图3－13 所示。单击【增加】按钮或按 F5键，增加一张新凭证，光标定位在凭证类别上。 }<@-= q8-hbWNm4 1．凭证头内容 QtXiUx^ k< pw S"B TZ （1）凭证类别。可以输入凭证类别字，也可以参照输入。 Iz j-,a d!}oS<6 （2）凭证编号。一般情况下，由系统分类按月自动编制，即每类凭证每月都从0001号开始。对于网络用户，如果是几个人同时制单，系统先提示一个参考凭证号，真正的凭证编号只有在凭证保存时才给出；如果只有一个人制中或使用单用户版制单时凭证号即是正在填制的凭证的编号。系统同时也自动管理凭证页号，系统规定每页凭证有五条记录，当某号凭证不只一页，系统将自动在凭证号后标上分单号，如收－000l号0002／0003表示为收款凭证第0001号凭证共有三张分单，当前光标所在分录在第二张分单上。如果在启用账套时或在“账簿选项” 中，设置凭证编号方式为“手工编号”，则用户可在此处手工录入凭证编号。 K| $ c#X ce D6q~) （3）制单日期。即填制凭证的日期。系统自动取进入账务前输入的业务日期为记账凭证填制的日期，如果日期不对，可进行修改或参照输入。 YcclO }$L1A （4）附单据数。即输入原始单据张数。 z~tdL‑tcX （5）凭证自定义项。凭证自定义项是由用户自定义的凭证补充信息。用户根据需要自行定义和输入，系统对这些信息不进行校验，只进行保存。 sJ^Ff GD d'{qE6 2．凭证内容 5 S !j$_( $joGda （1）摘要。输入本笔分录的业务说明，要求简洁明了，不能为空。 ZsXw]Wa `v)'(R7){ （2）科目。必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码。 v‑k+;1h +8 \?7,FY 1．生成和调用常用凭证 jgXr2JQ< ?y>v"1+ （1）可以将某张凭证作为常用凭证存人常用凭证库中，以后可按所存代号调用这张常用凭证。 @V1FBw9S!@ Yh"9,Z&wiR （2）在填制一张与“常用凭证”相类似或完全相同的凭证时，可调用此常用凭证，这样会加快凭证的录入速度。调用方法为：在制单时通过【制单】菜单下的【调用常用凭证】功能，从中选择要调用的常用凭证即可调出指定常用凭证。若调出的常用凭证与业务有出人或缺少部分信息，可直接将其修改成所需的凭证。 _(io8zqe{j +gBD E : 2．修改凭证 [ 4IqHe (~F}O 在填制凭证中，通过按【首页】、【上页】、【下页】、【末页】按钮翻页查找或按【查询】按钮输入查询条件，找到要修改的凭证，将光标移到需修改的地方进行修改即可。可修改内容包括摘要、科目、辅助项、金额及方向、增删分录等。有些项目的修改受到【账簿选项】中设置的限制，若某笔涉及银行科目的分录已录入支票信息，并对该支票做过报销处理，修改该分录，将不影响 &A/b9GW^- 0N4ZV}s,d “支票登记簿”中的内容。修改完毕后，按【保存】按钮保存当前修改，按【放弃】按钮放弃当前凭证的修改。 "OkZ [E) CJ)u#PmkJ 外部系统传过来的凭证不能在总账系统中进行修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。 KqaEHL @&Yl'&pn-R 3．作废／恢复凭证 ~:_1 0g]r B*QLKO:)i 当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时，可将其作废。 }>YEtA 7vGAuTfi/@ 进入填制凭证后，找到要作废的凭证。单击【制单】菜单下的【作废／恢复】，凭证上显示“作废”字样，表示已将该凭证作废，作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，不对作废凭证作数据处理，相当于一张空凭证。在账簿查询时，也查不到作废凭证的数据。 vsI|HxpyC, "oR%0pU* 若当前凭证已作废，还可单击【制单】菜单下的【作废／恢复】，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。 O#vIn} a'my0 m 4．整理凭证 k)9 pkPl ^7$Q" 凭证整理就是删除所有作废凭证，并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账，那么，本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理，只能对其后面的未记账凭证作凭证整理。若想作凭证整理，应先利用“恢复记账前状态” 功能中恢复本月月初的记账前状态，再作凭证整理。 ]XfROhgP= !T]bz+ 5．制作红字冲销凭证 {r?Ly1 5 ,L(q/#p 冲销
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