outlook使用技巧

目录 邮件列表的使用方法    2 新建邮件后快速查找收件人    3 在邮件中添加附件    4 快速发送/接受邮件    5 定义发送/接收的时间间隔    5 查看收发进度    6 将之前保存在“草稿”中的文件，以附件的形式加至新建邮件中    8 邮件太多？可按唯一收件人将所有邮件进行整合。    9 邮件尾部的小旗用法     11 快速查找邮件    13 如何把QQ邮箱通讯录导入office outlook    17 Outlook的便笺功能    23 巧用outlook投票功能，简化日常工作    24 如何用日历功能整理月/周/日计划    25 更多实用技巧    27 邮件列表的使用方法 为方便大家对部门或工作组发送邮件，特建立了相应的集团邮件列表，操作方法如下： 1. 单击“收件人”按钮，在弹出的列表中选择“企业通讯录” 2. 勾选邮件列表后单击【收件人】 新建邮件后快速查找收件人 3. 单击“文件”按钮“新建电子邮件” 4. 单击“收件人”按钮，在弹出的列表中选择“企业通讯录” 5. 搜索框中键入收件人姓名首拼查找收件方。 6. 如若之前有在此添加同样的收件人，outlook会自动记忆下邮箱地址。此时只需键入其首拼outlook便会自动完成收件人地址。如下图 在邮件中添加附件 1. 新建邮件窗口打开后，单击“插入”按钮在“添加”组中点选“附加文件” 2. 在打开的“插入文件”窗口中双击文件名便可快速将文件添加至附件栏 快速发送/接受邮件 单击“发送/接受”选择“发送/接受所有文件夹”按钮，便可使邮件快速接受/发送 定义发送/接收的时间间隔 1. 单击“发送/接收组”在下拉列表中选择“定义发送/接受组” 2. 在弹出的“发送/接收组”窗口中的“安排自动发送/接收的时间间隔为”后定义间隔分钟（此处建议以15分钟或以上为佳） 查看收发进度 1. 如下图所示，双击“发送/接收”进度条可查看发送进度 2. 也可单击“显示进度”查看进度窗口 将之前保存在“草稿”中的文件，以附件的形式加至新建邮件中 1. 单击“新建”按钮新建邮件 2. 在弹出的新建邮件中单击“插入”选项卡 3. 单击“添加”组中的“附加项目”按钮，弹出“插入项目”对话框。 4. 单击“草稿”在下方列表中选择需附加的文件，单击“确定” 邮件太多？可按唯一收件人将所有邮件进行整合。 1. 单击“开始”按钮 2. 鼠标放置左侧菜单栏空白处单击右键，新建文件夹 3. 在弹出的“新建文件夹”窗口中填写文件夹名称 4. 选择放置文件夹的位置 5. 单击“文件”选项卡 6. 单击“信息”选项卡 7. 单击“管理规则和 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 ”按钮，弹出“规则和通知”对话框 8. 在“规则和通知”对话框中单击“新建规则”按钮，弹出“规则向导”对话框 9. 在“规则向导”的步骤1中选择“将某人发来的邮件移至文件夹” 10. 单击“下一步”弹出“规则和通知”对话框 11. 取消勾选“发件人为个人或公用组” 12. 勾选“只发送给我”/“我的姓名在收件人或抄送框中” 13. 点击“指定”超链接弹出“规则和通知”窗口，点选之前建立的文件夹，确定，设置完成 邮件尾部的小旗用法 在邮箱的邮件列表中，每个电子邮件的主题后面都有一个默认的灰色小旗，它就是邮件标志。用鼠标单击一下会变成红色，并且该邮件会出现在“标有后续标志的邮件”的邮箱中。 1. 对于已经处理过的邮件，再次用鼠标单击邮件标志，该标志则会变成，用来表示已经完成对该邮件的处理。邮件标志还有如下重要用途： 2. 标记重要邮件 我们不仅可以把邮件标志设置成红色，还可以设置成多种不同的颜色，用来标志邮件不同的重要程度。用鼠标右击邮件标志，会弹出一个快捷菜单，在此我们可以选择各种颜色的邮件标志。 3. 定时提醒处理 利用邮件标志，我们还可以对重要的邮件或需要在指定时间处理的邮件添加定时提醒。右击邮件标志，选择“添加提醒”，出现“后续标志”窗口，如图所示。在“标志”后选择对邮件进行标志的理由(默认为“需后续工作”，选择该标志后，邮件会出现在“标有后续标志的邮件”的邮箱中)，在“标志颜色”后选择适当的颜色，在“到期时间”后的两个下拉列表中分别设置提醒的日期和时间。“确定”之后，当到了设定的时间，系统便会出现“提醒”窗口进行提示，这样就可以及时地处理一些重要邮件了。另外，在创建新邮件时，单击工具栏上的“标志邮件”按钮，同样会打开“后续标志”窗口，操作同上。 快速查找邮件 要快速查找一封邮件，点击邮件条目上方的搜索框即可(搜索框带有一个小放大镜的图标，非常容易找到)。这时 Outlook 2010 会打开“搜索工具”工具栏。在这个工具栏里，可以指定邮件搜索的范围、优化搜索结果、设置搜索选项，以及清除搜索结果。 举例来说，我有一封带有附件的邮件，发件人的别名好像是jjm，我不记得这封邮件是放在邮箱还是移到了本地文件夹，我希望立即找到这封邮件。 需要的操作非常简单，在“范围”中选择“所有邮件项目”，点击“有附件”，点击“发件人”并输入“jmj”，满足这些条件的邮件就全部排列出来了。 如果记得这封邮件发送的大概时间，还可以点击“本周”边的下拉按键，选取大概的发送时间范围以进一步优化搜索结果。除了系统自带的条件，还可以点击“其他”来添加搜索条件。 如果经常需要对特定的邮件进行搜索，您不必每一次都做上述操作。可以通过搜索文件夹对邮件自动分类。 方法很简单，在邮箱或者个人文件夹中，右键点击“搜索文件夹”，选择“新建搜索文件夹…”，打开新建搜索文件夹向导窗口，系统给出了常用的搜索文件夹条件。 当然您也可以对搜索文件夹进行自定义，在“新建搜索文件夹”对话框下，选择“创建自定义搜索文件夹”。 如果是自定义搜索文件夹，需要指定一个名称，并点击“条件…”按键，选择搜索条件。 在打开的搜索文件夹条件窗口设置您需要的条件，搜索文件夹将按照您指定的条件对邮件进行过滤。 条件设置完毕后，完成“新建搜索文件夹”向导。点击新创建的搜索文件夹，满足条件的邮件就会立即显示出来。 如何把QQ邮箱通讯录导入office outlook 一、 单击 进入【腾讯QQ邮箱】、 二、 点击【通讯录】--点击【新建组】--选择你要添加的联系人--新建的组命名】--保存。 三、 点击【工具】--选择【导出联系人】--选择你要导出的分组—选择【CSV格式】--并保存 【***.csv】文件到电脑上。 四、 打开Office Outlook 2010 ，点击【文件】--【打开】--【导入】，此时就会弹出【导入和导出向导。（Office Outlook 2007，点击【文件】--【导入和导出】） 五、 在【导入和导出向导】选择-【从另一程序或文件导入】--下一步 六、 选择【逗号分隔的值(Windows)】-- 下一步 七、 选择 刚才在腾讯QQ邮箱导出的【***.CSV】进行【浏览】选择 下一步 八、 接着上一步之后，选择【联系人】-- 下一步 九、 选择打勾，点击【完成】。 一十、 等提示导入成功之后，我们点击【联系人】看看是否真的导入成功了。如果有，往下看。 一十一、 接下来我们测试下。点击【邮件】--【新建电子邮件】--选择【收件人】--选择【outlook个人地址簿】。 一十二、 选择【收件人】--点击 --点击【确定】。 Outlook的便笺功能 1. 单击“开始”选项卡； 2. 单击“新建”组中的“新建项目”下拉按钮； 3. 选择“其他项目”/“便笺”，新建便笺； 4．在新建的便笺中输入文字“发送提醒”； 5.  然后单击“关闭”按钮关闭便笺； 6. 单击导航窗格中的“便笺”按钮 ,切换为“便笺”视图； 7. 单击“开始”选项卡； 8. 单击“新建”组中的“新便笺”按钮，新建便笺； 巧用outlook投票功能，简化日常工作 1. 单击“开始”按钮选择“新建电子邮件” 2. “选项”菜单栏下的跟踪组中单击“使用投票按钮”勾选需要此工具执行的功能 如何用日历功能整理月/周/日计划 拟定周四为本周周例会开启日，并邀请与会人 1. 单击导航窗格中的“日历”按钮，切换“日历”视图 2. 单击首栏中的“月”按钮，显示当月日历 3. 双击“周四”日历项目，开启“事件”窗口 4. 在动作组内选择“邀请与会者” 5. .单击“收件人”选择“EM企业通讯录” 6. 在打开的“EM企业通讯录”窗口中单击 勾选子目录下需告知的人员， 7. 勾选后单击右侧“收件人/抄送人/密送人”按钮 收件人是邮件内容最直接接收对象 抄送人是邮件中所提到内容的应当知情者 密送人是你希望他接收到邮件又想保密他身份的人 更多实用技巧 ? 灵活使用“邮件规则” 点击菜单“工具”下的“邮件规则”可以帮您制定一些规则，即当设定的条件被满足时，Outlook Express会按设置好的规则操作。如当邮件主题中包含某个词时就把该邮件删掉。 ? 改变窗口布局 单击“查看”中的“布局”，选择所需的组件，点“确定”。按“自定义工具栏”还可以自定义工具栏项目或改变图标。 ? 显示被隐藏的邮件 如果您发现收件箱中的邮件莫名其妙地不见了，别惊慌，它们有可能被隐藏了，选择“查看”中的“当前视图”，把“隐藏已读邮件”改为“显示所有邮件”，看看结果怎么样。 ? 查看邮件中可能被隐藏的图片 有人问：“我的朋友收到了我的信，但他却看不到信中的图片，为什么？”按“工具”，单击“选项”，按“HTML设置”，确定“图片与邮件一同发送”一项是否被选中。如果没选，那问题就出在这。 ? 删除转发邮件中的附件 如果您想转发一封信，又不希望连信中的附件一起发走，可以选中这个邮件，按转发，右件点附件栏，选择“删除”。 ? 设置发送邮件的优先级 如果您要发的邮件很重要希望引起收信人的高度注意，这时您可以将要发送的邮件的优先级设置为最高级，方法是在菜单中选择“邮件”-“设置优先级”-“高”。 ? 为要撰写的邮件添加美丽的信纸 单击菜单中的“邮件”，选择“新邮件使用”，在展开的菜单列表中选择您需要的信纸即可撰写一封带有美丽信纸的邮件了。如果选择“选择信纸”菜单项，在打开的对话框中您会有更多的信纸可以选择，并且还可以自己创作信纸或者编辑现有的信纸。 ? 为正在撰写的邮件添加信纸 单击菜单中的“格式”-“应用信纸”，在展开的信纸列表中选择您需要的信纸即可将这个信纸应用到您正在撰写的邮件中。