目 录
长文档编辑技巧...
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111
1
1.1.1.
1.
写作前的准备...
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1
1.1. 选择合适的
模板
个人简介word模板免费下载关于员工迟到处罚通告模板康奈尔office模板下载康奈尔 笔记本 模板 下载软件方案模板免费下载
................................................................ 2
1.2. 进行页面设置.................................................................... 3
1.3. 了解样式和格式................................................................ 4
1.4. 使用系统内置样式............................................................ 6
1.4.1. 如何修改样式.......................................................... 8
1.4.2. 如何自定义样式.................................................... 11
1.5. 在文档使用多级编号...................................................... 12
2.2.2.
2.
制作大纲...
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13
2.1. 结合样式编辑文档大纲.................................................. 13
2.2. 利用文档结构图查看大纲结构...................................... 15
2.3. 为文档添加页眉和页脚.................................................. 16
2.4. 利用分节符为文档设置不同的页眉和页脚 .................. 17
2.5. 将文档保存为模板.......................................................... 20
3.3.3.
3.
开始写作...
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23
3.1. 巧用文字工具进行快速排版 .......................................... 23
3.2. 用图片来美化文档.......................................................... 25
3.3. 如何为文档插入题注...................................................... 28
3.4. 为文档自动生成
目录
工贸企业有限空间作业目录特种设备作业人员作业种类与目录特种设备作业人员目录1类医疗器械目录高值医用耗材参考目录
...................................................... 29
4.4.4.
4.
其他技巧...
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32
4.1. 为文档添加超链接.......................................................... 32
4.2. 插入书签.......................................................................... 33
4.3. 使用字数统计.................................................................. 35
4.4. 使用查找和替换协助编辑.............................................. 35
5.5.5.
5.
小结...
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长文档编辑技巧
1.1.1.
1.
写作前的准备
我们知道做任何重要的事前都要做好准备，写长文档也是一
样，在写长文档前一定要对长文档的写作过程及最后的效果有大
致的了解。
写作长文档的大体操作步骤如下：
1. 确定模板，定义页面大小，定义相关的样式等；
2. 一边写大纲一边应用样式，再充分利用WPS提供的丰富
功能来方便和美化我们的文档等；
3. 自动生成目录等；
下面以《WPS Office 2005新增功能介绍》（以下简称《介绍 》）
的写作为例详细说明一下长文档的写作过程及各步骤的
知识点
高中化学知识点免费下载体育概论知识点下载名人传知识点免费下载线性代数知识点汇总下载高中化学知识点免费下载
，
大体的效果如图 1。
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图 1
1.1.1.1.1.1.
1.1.
选择合适的模板
在 WPS 文字中，提供了大量的文档模板供用户使用。我们在
写作开始之前，通常会看看系统中是否有合适的“模板”可以套
用，如果有相同或类似的模板，就可以直接调用或稍加修改即可
使用。
操作方法：
选择“文件｜本机上的模板”菜单项，打开“模板”对话框 ，
查看相应的选项卡下的模板是否有所需要的模板。如果有，双击
打开它，WPS 就自动新建一个基于此模板的文档（如图 2）。
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图 2
1.2.1.2.1.2.
1.2.
进行页面设置
在确定模板之后，就需要设置正确的页面，防止做好后不必
要的返工。
通常在写一篇长文档前应该确定这个文档做好后需要如何
输出——是打印成纸质品，还是输出为电子文档（通常为 PDF
格式）。纸张大小是设为 A4，还是 B5，或是别的自定义大小。
这些设置都应该在准备写文档前就确定下来的，虽然说这个
不是必须的，但建议读者这样做，尤其对于有很多图片的文档。
如果在由很多图片组成的一篇很美观的文档中，改变一下页面设
置后常变得“不堪入目”。所以，最好在写作前设置好纸张的大
小（如图 3）。
方法：选择“文件｜页面设置”，打开“页面设置”对话框，
进行适当的设置。
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图 3
本例《介绍》中的纸张大小使用了默认大小：A4纸张。
1.3.1.3.1.3.
1.3.
了解样式和格式
通常情况下，很多读者不习惯使用样式来进行编辑，但如果
需要多次对部分段落或者文字设置相同的格式时，大家都喜欢使
用格式刷工具，但是如果在几十页甚至上百页的长文档中进行这
样的操作，工作量可想而知。
这时候，如果使用样式进行编辑就可以减少过多重复的人为
劳动，从而提高编辑长文档的工作效率。
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因此，在进行页面设置以后，读者最好先定义好长文档中要
使用的样式。其中使用修改现有的样式或添加新样式都是一个不
错的选择。
那么到底什么是样式呢？样式是字体、字号和缩进等格式设
置特性的组合并作为集合加以命名和存储。应用样式时，将同时
应用该样式中所有的格式设置。
在WPS文字中，样式分为“段落样式”和“字符样式”。
段落样式是存储整个段落定义的样式，包含字体、段落、制
表
关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf
位、边框、编号等的样式。单击“样式和格式”任务窗格中的
“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框（如图 4）。
图 4
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字符样式是仅仅存储字符的样式，包含字体、边框的样式，
打开方法同上，把“样式类型”框的“段落”改为“字符”即可
（如图 5）。
图 5
注意：在 WPS的日常使用中比较常用的是段落样式，尤其
是对于长文档编辑，字符样式只有在对个别字符需要强调、突出
时才使用，本技巧以段落样式为主进行介绍。
1.4.1.4.1.4.
1.4.
使用系统内置样式
在使用样式中尽可能使用 WPS内置的样式，这样可以减少我
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们的工作量。
内置样式是指 WPS文字中本身自带的样式，包括：正文、标
题 1、标题 2、标题 3、默认段落字体等样式，当打开一个新的
WPS 文档时，通常在“样式和格式”任务窗格中可看到这四个，
如图 6所示。
当然，内置样式不仅仅就这几个，单击“样式和格式”任务
窗格的“显示”框，选择“所有样式”，如图 7，这时显示的是
WPS内置的所有样式和格式（包括段落样式与字符样式）。
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图 6 图 7
1.4.1.1.4.1.1.4.1.
1.4.1.
如何修改样式
当内置样式无法满足我们文档格式的要求时，就应该考虑修
改样式，使其“为我所用”。
WPS的“样式和格式”任务窗格提供了可以方便修改和新建
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样式的界面。
修改样式的方法是：鼠标移到“样式和格式”任务窗格中“请
选择要应用的格式”的样式（如“标题 1”）上点击右侧的下拉框 ，
在下拉菜单中点击“修改”按钮，弹出“修改样式”对话框，按
需要设置相应的格式（如图 8）。
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图 8
图 9
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《介绍》的样式设置：
在修改样式对话框中单击“格式”按钮，单击“编号”，在
“项目符号和编号”对话框，选择“多级编号”选项卡的列表编
号的最后一种样式，点击“确定”即可，这样标题样式就有了正
规的编号。
1.4.2.1.4.2.1.4.2.
1.4.2.
如何自定义样式
如果你觉得修改样式不能满足你的要求，又不想破坏系统内
置的样式，你需要 DIY自己喜欢的样式，那么就使用自定义样式
吧。
默认的“正文”样式首行是顶格的，而我们中国人的习惯是
首行空二格，所以，这里需要新建样式。
方法：单击“样式和格式”任务窗格的“新样式”按钮，在
“新建样式”对话框中“名称”框为新样式起一个有意义的名字 ，
其它也可作相应的设置。(如图 9)
《介绍》的设置如图 10，即新建一个样式的名称为“首行
空二格”的样式，其它的不变。相同的方法，也可修改或新建其
它样式。
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图 10
1.5.1.5.1.5.
1.5.
在文档使用多级编号
定义好样式以后，就要考虑多级编号的使用了，因为通常在
长文档中会经常要描述有“层次感”的知识点，例如像大纲这种
层次很清晰的结构，同时多级编号还可以把编号与样式动态链接
起来。
操作方法：
选择“格式｜项目符号和编号”，在“多级编号”选项卡中
单击“自定义”按钮，打开“自定义多级符号列表”对话框，单
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击“高级”按钮，可看到右下方的“将级别链接到样式”（标题 1），
这个就是把多级编号与样式链接起来的地方。
编号格式：“级别 1”对应于“标题 1”，“级别 2”对应于“标
题 2”，以此类别，这样编号就跟标题样式链接起来了（如图 11）。
图 11
2.2.2.
2.
制作大纲
2.1.2.1.2.1.
2.1.
结合样式编辑文档大纲
在“页面设置、样式定义、多级编号”都设置好后，就应该
开始为长文档写大纲了，大纲是整个写作过程中最重要的一步，
它好比一棵大树的主杆，主杆粗壮、结实，才能长出茂密的枝叶 。
通常写作的顺序是先写好大纲，再在大纲中添加相关的内
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容。
建议一边写大纲，一边设置样式，这样，在文档结构图就会
及时显示所对应的大纲级别。（如图 12）
图 12
然后就是向大纲中写具体正文的过程，在写作过程中要养成
一边写作一边设置对应的样式的习惯。
在此过程中可能会使用到的功能有：
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多级编号：对于有的内容是有次层时可以使用，这样层
次比较清晰。
项目编号：对于同层次或一类的内容则可使用。
格式刷：对于设置相同格式的字符样式或段落样式很好
用（尤其是不习惯于用“样式和格式”的人）。
提示：如果希望对某段设置指定的样式，最快捷的方法是将
光标定位到该段的任何位置，设置段落样式即可，而不需要全选
该段落。
2.2.2.2.2.2.
2.2.
利用文档结构图查看大纲结构
制作大纲时，用户往往都希望及时看到大纲的层次，利用“文
档结构图”就是最好的选择。
“文档结构图”是一个独立的窗格，能够显示文档的大纲级
别列表。使用“文档结构图”可以对整个文档进行快速浏览。
之所以我们制作的大纲标题能够显示在文档结构图中，正是
因为系统内置的标题样式（标题 1~标题 9）与文档中的大纲级别
相对应。如。图 13
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图 13
打开文档结构图的方法通常两种方法：
单击“常用”工具栏上的“文档结构图”按钮 ，文档
左侧便显示“文档结构图”窗格。
单击“视图｜文档结构图｜靠左”菜单项，文档左侧便
显示“文档结构图”窗格。
这样就可以准确及时的浏览到整个文档的大纲结构，在写作
的过程中也可以快速的定位到每一个标题所在的位置。
2.3.2.3.2.3.
2.3.
为文档添加页眉和页脚
很多长文档都有漂亮的页眉和页脚，有的是书的名称，有的
是公司的 logo，还有页码等等，这些使用“页眉和页脚”就可以
轻松完成。
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“页眉和页脚”是指文档中每个页面页边距的顶部和底部的
区域，在长文档中通常在页眉上放上公司的名称或书的名字，页
脚放上页码。（如图 13）
图 13
操作方法：选择“视图｜页眉和页脚”，这时光标定位到页
眉，同时“页眉和页脚”工具栏显示出来。
其中各个按钮对应的是：插入页码、插入页数、设置页码格
式、插入日期、插入时间、页面设置、同前节、在页眉和页脚间
切换、显示前一项、显示后一项。
当光标在第一节的页眉和页脚时“同前节”按钮为灰色不
可选，在长文档中经常要为某一节设置为不同的页眉和页脚。
操作方法：光标定位在页眉和页脚位置，分别单击“同前
节”按钮，使其处于非激活状态，这样对本节的页眉和页脚设置
就就只对本节起作用（如图 14）。
图 14
2.4.2.4.2.4.
2.4.
利用分节符为文档设置不同的页眉和页脚
如果长文档每一部分要设置不同的页眉和页脚在使用上面
的方法后，就发现这个是不能完成的，难道只有新建文档能完成
这个仅仅是换一个页眉和页脚的事吗？当然答案是否定，利用
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“节”就可轻松完成每节都有独立的“页眉和页脚”。
“节”是指文档的一部分，可在其中设置某些页面格式选项 。
如果要更改文档的部分“页面设置”或“页眉和页脚”等就需要
创建一个新的“节”。一个文档可以由几个“节”组成，“节”相
当于文档中的“子文档”。
方法有两种：
光标定位到需要重新开始一节的位置，选择“插入｜分
隔符｜下一页分节符”菜单项，此时光标就跳到下一节的开始（如
图 15）。
光标定位到需要重新开始一节的位置，选择“文件｜页
面设置”，对下一节进行相关设置后，选择选项卡下的“预览”
的“应用于”为“插入点之后”，单击“确定”（如图 16）。
根据实际情况，选择合适的分节符类型。
图 15
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图 16
相关解释如下：
下一页分节符：插入一个分节符，新节从下一页开始，通常
就使用这个。
连续分节符：插入一个分节符，新节从同一页开始，通常很
少用。
偶数页分节符：插入一个分节符，新节从下一个偶数页开始 ，
如果光标位置的页码是 2，插入分节符后，光标的位置的页码就
是 4。
奇数页分节符：插入一个分节符，新节从下一个奇数页开始 ，
如果光标位置的页码是 1，插入分节符后，光标的位置的页码就
是 3。
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如一个长文档分为“封面、目录、正文、附录”，则可以分
成四节，这样，可以对每一节设置各自独立的页眉和页脚。如果
有一张表格的列数太多，可考虑把那一张横着放，这时就需要在
表格前后各插入一节分节符（如图 17，文档被分成三节），再把
表格所在页的“页面设置”的方向设为“横向”。
图 17
2.5.2.5.2.5.
2.5.
将文档保存为模板
在做好上面设置后，很多人一定很困惑，难道每次写这样的
长文档都要这么做一次？当然不用，“模板”就是解决这个问题
最好的方法：“仅此一次，下不为例”。
当所有的设置完成以后（如图 18），我们就可以把其设为模
板(.wpt)，这样可以方便以后重用，当需要编写相同或类似的文
档时调用此模板，就会生成基于此模板的新文档。
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第 212121
21
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图 18
操作方法是：
选择“文件｜保存”菜单项，打开“另存为”对话框，选择
“保存类型”为“WPS文字 模板文件(*.wpt)”，给模板起一个
有意义的名字（如图 19）。
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第 222222
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图 19
以后使用时的方法是：选择“文件｜本机上的模板”，弹出
“模板”对话框，双击我们定义的模板即可生成基于此模板的新
文档（如图 20）。
图 20
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第 232323
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模板通常保存在：X:\Documents and Settings\用户名\Applicat
ion Data\Kingsoft\office6\templates目录下。
其中：X：表示用户的操作系统安装的盘符；用户名：是当
前操作者的用户名。
3.3.3.
3.
开始写作
在一切设置好，就要正式进入写作的过程中，在此过程中要
使用的方法很多，包括快速的添加、删除内容等等，在此过程也
是充分利用 WPS文字各种技巧的过程，下面简要介绍在长文档
中会经常使用的技巧。
3.1.3.1.3.1.
3.1.
巧用文字工具进行快速排版
“文字工具”是 WPS中最有“中国特色”的、非常人性化的
文字处理工具。
在写作长文档的过程中，经常会在其它地方如 Internet 上
复制一些资料，可是从因特网上或别的地方复制过来的内容，通
常会有一些空段或空格等等（如图 21），利用 WPS的“文字工具”
可轻松处理这些问题。
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第 242424
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图 21
操作方法：
选择“工具｜文字工具｜智能格式整理”菜单项（如图 22），
WPS 会智能对段落进行整理，非常人性化（如图 23）。其它的如
“删除段首空格”等菜单也会经常使用。
图 22
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第 252525
25
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图 23
3.2.3.2.3.2.
3.2.
用图片来美化文档
使用“文字工具”处理后，再来看看图片的使用技巧，图片
可使文档更易于“平民化”。
在大多数长文档中大部分都包含图片（少数法律法规与文献
除外），图片可以减少读者阅读时的疲劳感，降低文档的难度，
增加文档的活泼性。
插入图片的方法：
选择“插入｜图片｜来自图片”菜单项，打开“插入图片”
对话框，在其中找到相应的图片双击鼠标来进行添加（如图 24）。
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第 262626
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图 24
如果在修改文档的时候发现某个图片需要更改，以前常用的
办法是删除现有的，再插入新的图片。
现在只要把鼠标移到图片上单击鼠标右键，在弹出的下拉菜
单中选择“更改图片”（如图 25），在弹出的“插入图片”对话
框中插入新的图片即可。这种“更改图片”会保持原来图片的大
小及相应设置，这个功能在修改同类图片时非常方便。
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第 272727
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图 25
图片对文档的大小有很大的影响，利用WPS的压缩图片功能 ，
可以有效减少含有大量图片的文档体积。
操作方法：
双击图片，打开“设置对象格式”对话框，单击“图片”选
项卡，单击“压缩”按钮，弹出“压缩图片”对话框，按实际进
行合适的设置，然后全部单击“确定”即可（如图 26）。
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第 282828
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图 26
3.3.3.3.3.3.
3.3.
如何为文档插入题注
图片处理好后，现在要给图片加题注，没有题注的图会给人
一种在找图的感觉：内容与图片有时难以一一对应，只有少量的
图或表可以不用添加题注。
题注是可以添加到表格、图表、公式或其他项目上的编号标
签，例如“图 1”、“表格 2”或者“图表 3”等等，应该在长文
档中给图片或表格插入题注。
操作方法：
选择“插入｜引用｜题注”菜单项，打开“题注”对话框，
选择合适的“题注”，单击“确定”按钮即可(如图 27)。
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第 292929
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图 27
3.4.3.4.3.4.
3.4.
为文档自动生成目录
长文档的大纲、正文、图片、表格等等内容全部制作完成后 ，
通常就需要为文档添加目录，利用 WPS的插入目录功能就可以
自动生成动态的目录。
操作方法：
步骤 1 按下
组合键，光标定位到文档的开
头；
步骤 2 插入一种分隔符（通常是分节符），再把光标定位到
文档的开头位置；
步骤 3 选择“插入｜引用｜目录”菜单项，打开“目录”
对话框(如图 28)，在此进行相应的设置。
步骤 4 点击“确定”按钮。这时 WPS就会为生成了相应的
目录。
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图 28
如果要使目录的页码从第一页开始，则需要在第二节（即正
文节）中选择“插入｜页码”，打开“页码”对话框，设置“起
始页码”为“1”，“页码应用范围”为“应用于本节” (如图 29)，
这样目录的页号就从第一页开始，目录所占用的页码就不会算在
内了(如图 30)。
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图 29
图 30
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第 323232
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页
4.4.4.
4.
其他技巧
上面仅仅介绍了写作长文档经常使用的技巧，不可能囊括所
有的技巧，下面再列出在写作长文档中可能会使用到的其他技
巧。
4.1.4.1.4.1.
4.1.
为文档添加超链接
如果长文档要生成电子文档（通常是 PDF 格式），可以相应
的位置放上超链接，这样一方面方便浏览，一方面方便把文档的
内容扩展开来。而且为文档添加超链接是电子文档经常使用的技
巧之一。
操作方法是：
步骤 1 选中要设为超链接的区域，
步骤 2 选择“插入｜超链接”菜单项，弹出“插入超链
接”对话框，在“要显示的文字”中输入相应的文字，“地址”
框输入地址(如图 31)。也可以在“链接到”选择链接到“本文
档中的位置”或“电子邮件地址”。
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图 31
步骤 3 最后点击“确定”按钮即可为文本添加超链接。
4.2.4.2.4.2.
4.2.
插入书签
如果要经常浏览或修改一篇长文档，就可以利用“书签”，
方便以后打开文档后，利用书签准确定位到以前留下的书签处，
继续浏览或修改。
可以通过设置书签来方便我们的定位。书签是以引用为目的
在文件中命名的位置或文本选定范围，它相当于夹在书中的书
签。
操作方法是：
选中要设置为书签的文字或表格等区域，选择“插入｜书签”
选项卡，然后在“书签名”中输入预定义的名字（如图 32）。
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图 32
以后需要定位到书签时，有如下两种方法：
选择“编辑｜定位”菜单项，在书签输入对应的书签名，
或点击下拉按钮找到对应的书签名，点击“定位”，书签所定义
的区域即会被选中。
选择“插入｜书签”菜单项，选中书签名，单击“定位”
按钮（如图 33）。
图 33
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4.3.4.3.4.3.
4.3.
使用字数统计
在长文档写作完成后，有时候会想知道长文档一共写了多少
字，或者选中一块文字后，想知道有多少字，利用“字数统计”
就可以知道这些信息。
在写作过程中经常想知道文档中已经写了多少字或选中的
区域有多少字等信息。这时，就要用到 WPS 的“字数统计”功能 。
操作方法：
选择“工具｜字数统计”菜单项，在弹出的字数统计对话框
就能清楚地看到页数、字数等（如图 34）。
注意：在不选中任何区域时统计的是文档的所有的内容的字
数统计信息，否则就是选中区域的字数统计信息。
图 34
4.4.4.4.4.4.
4.4.
使用查找和替换协助编辑
在长文档编辑过程中“查找和替换”是经常使用的，如在写
作的早期使用了“电脑”一词，交稿或审阅时感觉改为“计算机”
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可能在这本书更准确，使用 WPS“查找和替换”能轻松完成这种
功能。
操作方法如下：
步骤 1 选择“编辑｜替换”菜单项，或者按下
组合键，打开“查找｜替换”对话框。
步骤 2 在“查找内容”框中输入：“电脑”，
步骤 3 在“替换为”框中输入：“计算机”。
点击“高级”按钮（图 35的截图是在点击“高级”按钮后
展开的效果），选择“搜索选项”下的“搜索”范围为“全部”；
步骤 4 单击“全部替换”即可。
图 35
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页
5.5.5.
5.
小结
长文档的写作大体步骤是：
1. 修改模板（如果有类似的模板）；
2. 设置页面大小、设置样式和格式、多级编号；
3. 一边写大纲，一边应用样式，设置合适的页眉和页脚；
4. 保存模板（如果想以后重用）；
5. 文字工具的使用，插入、修改图片，题注的使用、自动
生成动态的目录；
6. 其他常用的技巧（超链接、书签、字数统计、查找和替
换）；
当然写作长文档不是一定要遵照以上的一步一步来做，上面
的方法只是推荐相对比较好的方法，你也可以寻找属于你自己的
快速、高效的方法。
其实在写作长文档中要使用的方法及技巧还有很多很多，一
篇文章不可能囊括所有的技巧，只有在日常使用中经常整理收
集，用时自然就能做到“得心应手”。
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