5企业内部控制（第五章 信息与沟通）

第五章信息与沟通教学目的与要求：掌握信息的获取、有效沟通的实现以及信息控制的方法，理解反舞弊机制和举报投诉制度及举报人保护制度的有关内容。教学重点：1、信息控制的方法2、反舞弊机制教学难点：反舞弊机制讲解的主要内容一、概述二、信息三、沟通四、信息技术和信息控制五、反舞弊机制、举报投诉制度和举报人保护制度一、概述第五条：信息与沟通。信息与沟通是企业及时、准确地收集、传递与内部控制相关的信息，确保信息在企业内部、企业与外部之间进行有效沟通。第三十八条：企业应当建立信息与沟通制度，明确内部控制相关信息的收集、处理和传递程序，确保信息及时沟通，促进内部控制有效运行。二、信息（一）信息概述（二）信息的获取（一）信息概述1、信息的概念与分类信息是指所有与企业生产经营相关的资讯及其附带产生的信息系统。信息可分为外部信息和内部信息。——内部信息——会计信息生产经营信息资本运作信息人员变动信息技术创新信息综合管理信息等——外部信息——政策法规信息经济形势信息监管要求信息市场竞争信息行业动态信息客户信用信息社会文化信息科技进步信息等2、信息的存储与传递①信息存储信息存储是将获得的或加工后的信息保存起来，以备将来应用。②信息传递信息传递是指人们通过声音、文字或图像相互沟通消息的意思。三个环节：第一个环节是传达人为了把信息传达给接受人，必须把信息“译出”，成为接受人所能懂得的语言或图像等。第二个环节是接受人要把信息转化为自己所能理解的解释，称为“译进”。第三个环节是接受人对信息的反应，要再传递给传达人，称为反馈。镜头一：某大学孙教授打长途电话给某市饭店，告知他同意邀请，明天飞抵该市，前来为饭店讲课。并请届时到机场接一下。该饭店秘书齐小姐接了电话，满口答应。但当孙教授走出机场时，左右环顾，无人接站，静等了十几分钟，仍无人前来。孙教授只能叫出出租车去饭店。孙教授前往总台登记，问起总台是否知道他来店，前厅经理说知道，已安排好了。孙教授奇怪地问，怎么没来接站。前厅经理“哦”了一声，连忙道歉说“忘了”。事情是这样的，齐秘书打电话给前厅经理叫他安排孙教授食宿，又叫前厅经理转告车队派车去接。当时总台客人很多，前厅经理匆匆安排了孙教授的住房后，把订车的事忘记转告了。　镜头二：餐厅预订部接到客人打来，要预订17日3桌酒席， 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 是每桌1000元。四天以后客人陆续步入餐厅，宾客满座。迎宾小姐上前询问，客人说酒席已预订了。一看记录没有。她把餐厅经理叫来，一核对，搞错了，听电话的接待员把“四天后”听成了“十天后”，客人愤愤离去，说再也不上这家饭店吃饭了。镜头三：一旅游团队夜间涌入饭店，饭店公关销售部人员趋前应接。在与领队和陪同的交谈中得知，因气候原因，原定明天的飞机改为火车，提早出发；原 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 的早餐改为带合饭上路。第二天清晨，领队去取盒饭，餐厅说不知道，根本没准备，把值夜班的餐厅经理找来，他说：“有这么回事。公关部通知我是明天午餐带盒饭。”客人不满地赶火车去了。事后，公关部经理与餐饮部经理为电话中到底说是“早餐”还是“午餐”争得面红耳赤。 二、信息的获取企业应当对收集的各种内部信息和外部信息进行合理筛选、核对、整合，提高信息的有用性。企业可以通过财务会计资料、经营管理资料、调研报告、专项信息、内部刊物．办公网络等渠道，获取内部信息。企业可以通过行业协会组织、社会中介机构、业务往来单位、市场调查、来信来访、网络媒体以及有关监管部门等渠道，获取外部信息。案例２０世纪６０年代，中国大庆油田还处于保密时期，但是日本人却最先判断、分析出大庆油田的情况，以至在后来于中国谈判购买设备时占了先机。日本人是怎么获得这些保密的信息呢？  （1）1964年4月20日，人民日报发表了该报记者写的长篇通讯《大庆精神大庆人》，日商从中获悉我国有一个新的大油田，名字叫大庆，但是具体的位置在什么地方却不知道。  （2）1966年10月20日《人民日报》一条新闻报道中还报道“王进喜到马家窑,说了一声‘好大的油田呀!我们要把中国石油落后的帽子甩到太平洋去!从中分析得出油田在马家窑。（3）这篇报道中出现了这样一幅照片，他们根据照片上王进喜的服装衣着确定，只有在北纬46度至48度的区域内冬季才有可能穿这样的衣服，因此大庆油田可能在冬季为零下三十度的齐齐哈尔与哈尔滨之间的东北北部地区。之后，来中国的日本人坐火车时发现，来往的油罐车上有很厚一层土，从土的颜色和厚度日本情报机构得出了“大庆油田在东北三省偏北”的结论。（4）1966年10月，日本情报机构又对《人民中国》杂志上发表的王进喜的事迹介绍进行了详细的分析，从中知道了“最早钻井是在北安附近着手的”，并从人拉肩扛钻井设备的运输情况中判明：井场离火车站不会太远，于是日本情报机构从伪满旧地图上查到：“马家窑是位于黑龙江海伦县东南的一个村子，在北安铁路上一个小车站东边十多公里处。”经过对大量有关信息严格的定性与定量分析，日本情报机构终于得到了大庆油田位置的准确情报。（5）为了弄清楚大庆炼油厂的加工能力，日本情报机构从1966年的一期《中国画报》上找到了一张炼油厂反应塔照片，从反应塔上的扶手栏杆（一般为一米多）与塔的相对比例推知塔直径约5米，从而计算出大庆炼油厂年加工原油能力约为100万吨，而在1966年大庆已有820口井出油，年产360万吨，估计到1971年大庆年产量可增至1200万吨。通过对大庆油田位置、规模和加工能力的情报分析后，日本决策机构推断：“中国在近几年中必然会感到炼油设备不足，买日本的轻油裂解设备是完全可能的，所要买的设备规模和数量要满足每天炼油一万吨需要。”   （6）中国当时的产油能力远远超过炼油能力，要解决这个矛盾有两 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：一是出口原油；二是进口炼油设备。日本资源贫乏，十分紧缺原油，正愁找不到原油，而一衣带水的中国生产原油过剩，正好可以出口到日本。日本工业发达，产品急需寻找市场，有人要买其炼油设备，那是最好不过的事。于是，日本很快就派出两个代表团到中国进行经济贸易，一个是谈判购买我国原油的经贸代表团，另一个是向我国出口炼油设备的经贸代表团。不出所料，洽谈一举成功，日本从而获得了很高的经济效益。三、沟通（一）沟通的概念与分类（二）沟通障碍与有效沟通（一）沟通的概念与分类沟通是指把信息从一方传到另一方的过程。沟通是信息系统的一部分，是组织中的信息交流。而组织信息交流是指组织成员或组织与组织之间的信息交流行为。企业内部的信息沟通包括正式与非正式的沟通。企业与外部环境的沟通包括从外部输入信息和向外界输出信息。1、内部沟通①各管理级次的沟通②各责任单位的沟通③业务各环节间的沟通2、外部沟通①与投资者、债权人的沟通②与客户的沟通③与供应商的沟通④与中介机构、监管部门的沟通（二）沟通障碍与有效沟通1、沟通障碍①个人障碍——自我认知的偏误——已有经验的影响——语言障碍——沟通双方地位的差异——情绪的影响②组织障碍——准备的不足——目标模糊——时间带来的压力——信息过载——信息过滤2、有效沟通的实现——提高就员工的任务和控制责任进行沟通的有效性——建立可用来报告不当可疑行为的沟通渠道——提高管理阶层对员工提出的提高生产力和质量及其他类似的改进建议的接受程度——加强组织内各部门间沟通的适当性——提高就关于顾客需求的改变的信息，与顾客、供应商和其他外部各界进行沟通的开放性和有效性——加强外界对本企业道德标准的知晓程度——提高管理阶层从外界团体处获取信息后，所采取的追查行动的及时性和适当性。企业成功源于沟通美国沃尔玛公司总裁萨姆·沃尔顿曾说过：“如果你必须将沃尔玛管理体制浓缩成一种思想，那可能就是沟通。因为它是我们成功的真正关键之一。”沟通就是为了达成共识，而实现沟通的前提就是让所有员工一起面对现实。沃尔玛决心要做的，就是通过信息共享、责任分担实现良好的沟通交流。沃尔玛公司总部设在美国阿肯色州本顿维尔市，公司的行政管理人员每周花费大部分时间飞往各地的商店，通报公司所有业务情况，让所有员工共同掌握沃尔玛公司的业务指标。在任何一个沃尔玛商店里，都定时公布该店的利润、进货、销售和减价的情况，并且不只是向经理及其助理们公布，也向每个员工、计时工和兼职雇员公布各种信息，鼓励他们争取更好的成绩。沃尔玛公司的股东大会是全美最大的股东大会，每次大会公司都尽可能让更多的商店经理和员工参加，让他们看到公司全貌，做到心中有数。萨姆·沃尔顿在每次股东大会结束后，都和妻子邀请所有出席会议的员工约2500人到自己的家里举办野餐会，在野餐会上与众多员工聊天，大家一起畅所欲言，讨论公司的现在和未来。为保持整个组织信息渠道的通畅，他们还与各工作团队成员全面注重收集中工的想法和意见，通常还带领所有人参加“沃尔玛公司联欢会”等。萨姆·沃尔顿认为让员工们了解公司业务进展情况，与员工共享信息，是让员工最大限度地干好其本职工作的重要途径，是与员工沟通和联络感情的核心。而沃而玛也正是借用共享信息和分担责任，适应了员工的沟通与交流需求，达到了自己的目的：使员工产生责任感和参与感，意识到自己的工作在公司的重要性，感觉自己得到了公司的尊重和信任，积极主动地努力争取更好的成绩。沟通的管理意义是显而易见的。如同激励员工的每一个因素都必须与沟通结合起来一样，企业发展的整个过程也必须依靠沟通。可以说，没有沟通企业管理者的领导就难以发挥积极作用，没有顺畅的沟通，企业就谈不上机敏的应变。四、信息技术和信息控制1、信息技术带来的变革①信息传递模式发生根本性转变②企业各个职能子系统实现了有机统一③优化了资源配置2、信息控制信息控制是指与程序设计、运行维护、数据处理过程、硬件设备等相关的可靠性控制制度。信息控制包括一般控制与应用控制。一般控制帮助管理阶层确保系统能持续、适当地运转，具体含有应用系统开发、建立和维护控制、系统软件与操作控制、数据和程序控制、存取安全控制、网络安全控制等。应用控制是对会计信息系统中具体的数据处理活动所进行的控制，包括应用软件中的电算化步骤及相关的人工程序，划分为输入控制、计算机处理与数据文件控制和输出控制。①组织体系的设置有效地做好对管理、控制信息的人员及岗位的安排，以满足信息控制的要求。②职责分离控制（教材P192）系统开发和变更过程中不相容岗位一般应包括：开发（或变更）立项、审批、编程、测试。系统访问过程中不相容岗位一般包括：申请、审批、操作、监控。企业可以指定专门部门（或岗位）对计算机信息系统实施归口管理，负责信息系统开发、变更、运行、维护等工作。③信息系统开发、变更与维护控制(P194)案例：他“指示”计算机给自己发9份工资30岁的孙某是上海市一家企业的劳资员，具体负责全厂人员的工资登记与发放。一次企业在各分厂计算机上安装工资结算程序，但数据需要各劳资员按原工资条输入。有一名劳资员熟悉业务，就请来了精通计算机的孙某。孙某表示要升级计算机软件，毫无防备的劳资员把源代码都告诉了他。掌握了源代码，孙某在计算机软件程序中加入编号，造成工资总额虚增，多出了虚增账号及相关金额。孙某利用计算机技术，开始蚕食侵吞公款。1999年9月后，只要是财务部门计算机出了问题，只要有人请孙某去修，他就痛下黑手。从分厂到总部的计算机上，孙某编写代码，指示计算机自动虚增职工工资，然后他又在工资结算程序执行分汇总时增加一段自己编写的代码。为了多拿“工资”，孙某以借用、销毁旧卡等借口和重新开户，拿到了多名已经和厂里脱离关系的老职工的工资卡。自1998年2月至2003年12月，孙某控制的9张工资卡累计打入“工资款”达140万元。④信息系统访问安全控制(教材P195）只有经授权的信息处理人员才能够对程序或信息进行修改，否则不应该允许其进入程序或信息；用户应检查和测试所有主要的计算机程序的变化。访问控制的要点是未经信息管理者的同意和支持，信息处理人员不能对程序或信息作任何修改。⑤强化对会计信息的管理（P196）加强会计信息化工作，并对其工作流程进行有效控制。建立信息化会计档案 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 。案例2005年12月东京证券交易所9日早晨宣布，为避免前一日交易日因错误操作而被大量抛售的嘉克姆公司股票大幅波动，交易所全天停止该公司股票交易行为。8日东京股票市场上，日本四大金融集团之一的瑞穗金融集团下属瑞穗证券公司因错误操作造成公司损失约300亿日元（120日元约合1美元）。嘉克姆是日本一家人才派遣公司，8日在东京证券交易所创业板上市。该公司股票认购价格为每股61万日元，已售出3000股。瑞穗证券公司操盘手当天将“以61万日元的价格出售1股股票”操作为“以1日元的价格出售61万股股票”，这时操作屏上市场价格栏中出现了输入有误的警告，但由于这一警告经常出现，操盘手忽视警告继续操作。随后，东京证交所发现错误，电话通知瑞穗证券公司操盘手立即取消交易，但取消交易操作未能成功。受错误操作影响，嘉克姆股票马上从开盘价每股67.2万日元暴跌至当日停盘价57.2万日元。由于抛售61万股的预约已被认可，嘉克姆股票实际上以接近停盘价被成交，而非1日元。另外，嘉克姆公司实际发行股票数量只有1.45万股，瑞穗证券公司预约售出的股票数量是其发行量的42倍，属于卖空行为。瑞穗证券公司必须大量买入嘉克姆公司股票，以使交易成立。因此，嘉克姆股票公司股票又马上急涨至每股77.2万日元结束当天交易。瑞穗证券公司总裁福田真8日表示，公司已经损失270亿日元，预计最终经济损失将超过300亿日元。这一因操作错误带来的损失规模是史无前例的。⑥内部监控控制（P197）⑦强调信息控制框架中的“软控制”（P197）五、反舞弊机制、举报投诉制度和举报人保护制度（一）反舞弊机制1、舞弊的概念与分类舞弊是一种采取不正当和欺骗的手段，有意识地违反既定的公众认可的规则以损害或牟取组织经济利益的行为。舞弊根据其出发点可分为谋取组织利益的舞弊行为和谋取个人利益的行为。具体划分见教材199页。2、企业舞弊理论舞弊三角形理论GONE舞弊理论3、建立反舞弊机制企业应当建立反舞弊机制，坚持惩防并举、重在预防的原则，明确反舞弊工作的重点领域、关键环节和有关机构在反舞弊工作中的职责权限，规范舞弊案件的举报、调查、处理、报告和补救程序。①反舞弊工作重点领域：——未经授权或者采取其他不法方式侵占、挪用企业资产，牟取不当利益。——在财务会计报告和信息披露等方面存在的虚假记载、误导性陈述或者重大遗漏等。——董事、监事、经理及其他高级管理人员滥用职权。——相关机构或人员串通舞弊②反舞弊工作的责任归属（P200）——管理层：负责建立、健全并有效实施包括舞弊风险评估和预防舞弊在内的反舞弊程序和控制并进行自我评估。——审计委员会：负责公司反舞弊行为的指导工作。——审计部：具体组织及执行跨部门的、公司范围内的反舞弊工作，包括协助管理层各部门进行年度舞弊风险评估工作；协助管理层各部门进行年度反舞弊工作的自我评估；进行公司反舞弊工作的独立评估；协助公司开展反舞弊宣传活动；受理舞弊举报并进行举报登记、组织舞弊案件的调查、出具处理意见及向管理层和审计委员会、董事会报告等事项。——各业务部门承担本部门的反舞弊工作。③舞弊案件的举报、调查、报告程序④舞弊的补救措施和处罚案例2003年初，中国航天科工集团柳州长虹机器制造公司审计处在进行公司2002年报审计中发现这样一个反常现象：公司2001年、2002年的民品销售收入分别为4563万元、5323万元，呈上升趋势；财务反映的废旧物资销售的数量分别是863吨、510吨，废旧物资销售的收入分别是78万元、45万元，呈下降趋势。正常情况下，生产过程中发生的边角料等废旧物资应该与生产规模同比例增长或下降，为什么财务数据反映的却是不合理的趋势呢？带着疑问，审计处对公司物资处的废旧物资的回收、销售、收款等情况进行了重点审计。查出异常情况的背后是一起舞弊案件。经审计，发现物资处处长、综合室主任、仓库主任、废旧回收站站长、计划员等4人为了小团体的利益，擅自决定出售、截留废旧物资数量81.5吨，款额91200元，截至审计时，已经将私自出售和截留的销售收入私分50605.80元（涉及63人，每人500元至2000元不等），同时擅自决定降价销售废旧物资，造成损失1.4万元。其舞弊的手法如下：1、擅自出售废旧物资并全部截留货款。主要是与租赁公司厂房的湖南个体经营者串通，擅自将废旧物资销售给没有此项业务来往、也没有签订 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 的湖南个体经营者，并要求其将销售货款不交财务而直接交物资处；私自销售的废旧物资出门时，借湖南个体经营者的名义，由湖南个体经营者以自己在锻工房加工的少许产品掩盖，或以其加工的产品或废料需要出门为由，堂而皇之地将盗卖的废旧物资办理出门手续。　2、私自截留出售废旧物资款。主要是通过与签有合同业务的柳州个体经营者截留收入，物资处处长要求柳州个体经营者在销售废旧物资过程中，一部分销售的废旧物资款交财务，另一部分销售的废旧物资款截留下来，交到物资处作小金库（即通俗说的开阴阳收据）。私自截留出售废旧物资出门时，以部分销售的废旧物资办理出门手续，即以少量的废旧物资申报并取得出门单，然后以超过出门单标明的废旧物资实际数量的舞弊手法出门。　3、收买门卫。为了能将违规销售的废旧物资顺利办理出门，物资处处长指使综合室主任，给以门卫送钱物等好处，致使门卫在违规废旧物资办理出门时放弃职守，大开方便之门。　4、擅自决定降价。物资处处长明知道废旧物资销售及其销价变动要经过有关部门审核并履行合同手续，但其却擅自决定将废旧物资销售价格降价，造成损失1.4万元。　由于舞弊性质恶劣，这起案件的主要责任人物资处处长被给予党内严重警告处分和行政免去物资处处长职务的处理，其他人员也受到相应的处理。三、由舞弊案件引发的思考　1、每个舞弊者的舞弊行为都有压力、机会和借口三要素吗？应该说都有。舞弊的三角理论认为舞弊产生三个因素是：动机、机会和忠诚（借口），当三个因素可能性都增加时，舞弊的发生将确信无疑。此起案件的当事人物资处处长解释他这样做的原因，在压力方面是因为他原来是劳动人事处处长，刚调到物资处履新职，来后很多职工认为他是外行、业务能力不强，他感到压力很大，因此想通过别的渠道弄点钱给职工，让职工在干部评议时投他的票；在机会方面他正好管理物资，有条件；忠诚（借口）方面，之所以心安理得，他认为，卖的东西大都是边角料等废旧物资，钱也是发给物资处的职工，职工收入多了，积极性也就上去，会以工作成绩回报单位。每起舞弊行为面前，舞弊者都采取自欺欺人的说法，使自身行为合理化。　2、业务管理存在一些缺陷不要紧吗？内部控制制度如果存在“蚁穴”，不及时修补完善，很容易酿成大错。此起舞弊案件，手段并不高明，其之所以得逞，一个重要原因是票据管理有漏洞。作为销售业务结算用的《产品、材料转移结算单》等重要单据，竟然没有编号、领用也没有专人管理，完全违背内部控制制度要求的凭证和记录预先编号保持记录的链条性、完整性原则。管理制度有瑕疵，违规虽然不一定每一次都造成损失，但制度上的“空档”，很容易被心存私念的人利用，如果让其钻空子得逞一次，则一发不可收拾，将带来更大的损失。3、有了内部控制制度就能抑制舞弊的发生吗？不一定。企业的一切管理工作都是从建立和健全内部控制制度开始的，企业的一切决策都应统驭在完善的内部控制体系之下。但是有了内部控制制度，必须严格遵守并严格检查执行情况，才能保证制度的有效运行。如果缺乏有效的执行，则形同虚设。此起舞弊案件，废旧物资业务处理涉及的回收、分类、登记、过磅、合同、出售、收款、门卫检查等流程环节均出现了失控。内部控制之所以失控，不是没有规章制度，而是有章不循、违章不究。　4、是“制度比人重要”还是“人比制度重要”？在内部控制方面，对人的要求，只注重业务素质，不注重道德素养行不行？这是企业管理理论和实践争论不休的话题。一个企业缺乏制度约束，把企业的各种潜在风险的控制完全寄托于人的道德品质，肯定是不行的。因为制度再完善，如果没有合格的人来执行或者执行不到位，早晚是要出问题的。此起案件，在一个制度较为完善的国有企业里，正是由于人的道德即忠诚出现了问题，企业的内部控制制度的“防火墙”被内部人员合谋推倒了。　　事后控制不如事中控制，事中控制不如事前控制。如果规范管理、违章必究、控制到位，舞弊案件是可以避免或及早发现的，可惜的是有些经营者没有认识到这一点，总是等到舞弊案件发生并造成损失后才寻找补救措施。管理实践证明：得控则强，失控则弱，无控则乱。这起舞弊案例充分说明了这个道理。（二）举报投诉制度和举报人保护制度第四十三条：企业应当建立举报投诉制度和举报人保护制度，设置举报专线，明确举报投诉处理程序、办理时限和办结要求，确保举报、投诉成为企业有效掌握信息的重要途径。举报投诉制度和举报人保持制度应当及时传达至全体员工。举报投诉制度是企业内部建立的、旨在鼓励员工对企业内部涉及会计、审计、内部控制等方面违法行为或不正当行为进行举报，并由专门机构对举报投诉内容进行调整处理的一系列政策、程序和方法，一般是审计委员会主管此项工作。1、举报投诉制度①举报投诉的形式电话、书信、电子邮件、网络或举报人认为的其他形式等。②举报投诉的接待和受理（P202）审计委员会应设立举报登记制度，设置专人负责受理举报工作。④归档和结果(P202)③调查处理(P202)⑤其他事项的说明2、举报人保护制度企业应要求制定严密的保护措施，包括事前、事中和事后保护。