BigKM05：知识管理系统ABC

第 5 期 第 1 页 共 21 页 作为一个在企业推动实施知识管理的人员，曾经为选择知识管理系统而烦恼，面对厂商的宣传， 好像很多厂家提供的都是知识管理系统，并且一个比一个功能强大，无所不能。你需要的功能他都有， 并且号称还能和你现有的 IT 系统良好的集成，到底怎么样，只有厂商才知道。 选择知识管理系统确实是一个问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ，一个很重要的问题，一个关系到企业知识管理推动成功与否 的重要问题，如果解决不好，知识管理系统就会成为组织知识管理实施的最大障碍。 希望本期《知识管理系统 ABC》能回答一些关于知识管理系统的实际问题。 KM 实践者 P 2 选购企业知识管理系统的八项评估要点 P 5 知识管理系统的生命周期 P 7 知识管理系统企业生存路径：从无到有再到无 P 9 知识活水是“流”出来的 P 13 如何选择知识管理系统 P 15 好书推荐：弗里德曼的生活经济学 P 17 网站推荐：MindPin，可交互式个人知识管理平台 P 18 工具推荐：FastStone Capture P 19 编委招募 第 5 期 第 2 页 共 21 页 选购企业知识管理系统的八项评估要点 张 鑫 『没有最好的软件产品，只有最适合企业的软件产品』。您当前可能正在计划选购一套 知识管理系统，或是准备开始评估企业是否应该导入知识管理系统；无论是哪一种目的，我 们都希望以下八个评估要点能帮助您正确地检视企业的需求，选择最适合的应用软件及供应 商。 选购企业知识管理系统八项评估要点： 第一项 文档管理（Document Management） 1、是否具有数据摘要(Metadata)，记录数据分类、摘要描述、记录来源、定义？ 2、是否具有文档版本控制、签出／签入 ( checkin / checkout ) 功能？所有历史版本及更 改历程是否都能保存在系统中，提供查阅？ 3、能否记录用户对文档的意见，以便进行更改、更新？ 4、文档生命周期的管理是否都能自动化？由发布、审核、权限设置，一直到文档老化检 查，能结合工作流程工具，自动进行？ 第二项 安全及权限控管（Security） 1、系统基础平台的安全级别是否可以满足？这样才能够为贵公司重要的知识资源保驾护 航。（IBM Lotus Domino 是民用产品中安全级别更高的，为 B2 级） 2、系统是否能设置帐号及层次结构式群组，以便在系统中各子系统应用？ 3、是否具有文档的权限控管功能，对于每一份文档可以设置不同的读、写、编修权限？ 并分为群组及个人层级？ 4、系统提供对系统管理员的权限是否有限制？当前，在大部分系统中系统管理员的权利 是最大的，这是不应该的，也是安全网络的最薄弱一个环节。我们倡导的思路是系统管理员 只能负责和维护系统的稳定性和性能，对于自己没有权限看到的知识文档仍旧不能看到。我 们在知识文档层次定义了知识文档可阅读者、可编辑者等限制，如果系统管理员不属于可阅 读者或者可编辑者，他仍旧不能看到这些知识文档。 5、系统中对于知识文档是以什么方式进行存储的？防止信息裸露。裸露到服务器上是一 个重大的安全漏洞，其他员工登录到服务器，或者黑客登录到服务器，就可以把这些重要的 知识资源直接拷贝走。 6、系统是否提供放置恶性下载的机制？系统管理员和其他高级用户可以查看不同用户的 下载记录日志，及时禁用相关帐号，防止知识资源的潜性流失。 第三项 知识循环（Knowledge Life Cycle Management） 1、除了现有数据的管理之外，能否保存工作中生成的知识？例如群组讨论、工作管理等 功能？ 第 5 期 第 3 页 共 21 页 2、 是否提供用户之间交互的工具？例如意见反馈、评分与建议等，增加用户参与感？ 3、是否能由系统提供的机制中，清楚地得知用户的参与及贡献度，并能由用户反馈、使 用频率中明确地判别知识价值？例如：知识点评、知识推荐、知识点击率、知识绩效、平衡 计分卡。 4、在系统中是否有知识推送功能？从而保证在最合适的时间，把最合适的知识，推送给 最需要的人。例如：邮件、待办、推荐、订阅、发布、短信、手机等。 5、通过系统如何把专家的知识转化为企业的知识？如何定义企业的专家？如何保证专家 把知识贡献给企业。例如：专家网络等。 6、如何保证我们的系统给各岗位的人员，进行最大的支持？例如：岗位技能、岗位知识 配备。 7、系统中是否可以把企业中存在的知识进行分类和检索？例如：知识地图、知识检索。 8、在系统中是否对知识老化进行处理？这样才可以保证我们的知识库不变成垃圾库。以 及相关的处理方法。 第四项 支持多种数据来源（Multiple Data Source） 1、不同格式的数据是否都能被保存到系统中，创建一致的变址卡及关联链接？（结构化 数据和非结构化数据） 2、系统是否能连接远程数据库，让数据来源不限定为同一部主机的档案系统？ 3、能否将相关数据集中存放，以共同的变址卡进行标示？即使档案的格式不一、来源不 一？ 第五项 信息检索 （Information Searches） 1、能否对所有的数据进行全文检索？包括数据库数据、网页及各种格式的档案？ 2、是否能设置不同的检索量程，针对特定的功能模块、或特定的分类目录进行查询？ 3、能否针对查询结果进行更多高级查询？例如缩小查询量程、查找相关文档等？ 第六项 系统环境 （Development Environment） 1、 系统是否建构于一个开放的系统平台，不限在特定的平台上才能正常运作，并且都 保持极佳的效能？ 2、 系统是否能和其它的应用系统进行集成？必要时，可能把企业中现有的系统进行集 合。例如（把 OA、ERP、HR、PDM 等应用系统，采用单点登录的方式） 3、 用户在使用系统时，是否可以随时随地存取，不限定在安装特定程序的计算机？ 4、 系统是否允许弥散管理，对不同的模块分别设置一至多位管理者？ 第七项 扩充能力 （Scalability） 1、 这个系统的进程能力是否足够支持公司所有人员上线？ 2、 未来随着公司的发展，用户规模逐渐增加时，这个系统是否能很容易的扩充、增强 进程能力？ 3、 为了预防系统损毁造成的损失，这个系统是否能方便地备份、还原？ 第 5 期 第 4 页 共 21 页 4、 这个系统是否具有 n-tier 的分布式进程体系结构？ 第八项 支持多普通语言(Universal Language Support) 1、 这个系统是否提供两种以上不同的常见语言作界面？ 2、 系统在保存不同语系的数据时，是否都可以正常运作、没有问题？ 备注：对于企业知识管理仅靠一个优秀的知识管理软件系统是不够的，很简单的一个事 实就是：一套再好的系统，没人愿意使用它，也只不过是个摆设而已。知识管理首先取决于 愿意分享知识的文化；在此基础上，结合企业业务，梳理知识创造、分享和应用以及创新的 过程，并制定相关的管理机制才是第二位的；而知识管理软件作为技术支撑，只是第三位的。 所以选择知识管理供应商，我们应该考虑他们的系统+服务+咨询。希望我给您提出以上信息 对您选择知识管理供应商起到一点帮助。 第 5 期 第 5 页 共 21 页 知识管理系统的生命周期 张 鑫 知识管理系统的建设是一个复杂的系统 工程 路基工程安全技术交底工程项目施工成本控制工程量增项单年度零星工程技术标正投影法基本原理 ，需要一套完善的方法作为指导。整个系统 生命周期是以项目规划作为起点的，这个阶段需要做的是：评估组织本身是否具备实施知识 管理的条件，确定系统的规模和范围，规划各种资源并启动项目。 企业需求定义：一个知识管理项目的成功不是取决于技术，而是取决于它是否将重心放 在实际的与相关部门的需求沟通过程上，是否能够为知识管理提供支持。系统的设计者应该 了解企业的需求并将这些需求转化为系统需求。 完成了企业需求定义后，接下来要做的是技术 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 设计，数据设计以及分析应用设计， 这三者在一定程度上可以并行。 技术方案设计将建立一个技术框架，从而将各种技术进行整合。通常它会列出一系列的 知识管理相关产品及功能，通过一定的标准，对这些产品进行评估，做出最后的选择，就可 以进入发布阶段，将系统提交用户使用。同时要提供必要的支持与培训。 维护阶段包括对系统进行小的调整，对出现的错误的及时更正，对用户的培训，以及其 他保障系统正常运行的各项工作，并为未来系统升级做准备。 项目规划与管理 项目规划与管理包括可行性评价，项目范围划定，效益评价，人员配置，制定项目计划 的等。 可行性评价：同其他信息系统一样，知识管理系统建设之前需要进行可行性评价。主要 从 3 个方面进行： (1)项目是否有一个强有力的发起者 这个发起者必须对知识管理将对企业带来的潜在影响有清晰的认识，并对该项目充满信 心。他必须在企业中有足够的影响力和说服力，能为系统建设提供良好的环境。 (2)企业是否具有一个强烈而迫切的驱动力 这种驱动可以是来自企业外部的(如竞争因素)，也可以是来自内部的(如解决并购中出现 的跨企业绩效分析)。知识管理项目不应该只是锦上添花，而更应是雪中送炭。应该用它来解 决企业所面临的棘手问题。 (3) IT 部门与企业的关系是否融洽 技术人员是否明白并且尊重企业人员的工作;企业人员是否理解并且尊重技术人员的工 作?如果不能做到彼此尊重、理解、并互相配合，项目进行过程中必定会遇到相当的障碍。 第 5 期 第 6 页 共 21 页 从以上 3 个方面展开可行性分析，明确企业所处状况，评价建设知识管理系统的条件是 否成熟。在这 3 方面中，强有力的发起者最为关键，它决定了项目是否可以实施。 项目范围划定 确定项目可行后，接下来应划定项目范围。这就需要在有用性和可管理性两方面做出权 衡，把注意力集中在那些迫切需要解决的问题上。首次实施知识管理项目即将不同地区、不 同业务系统、不同用户以及不同的分析需求包含进来，容易造成项目失控。 效益评价 估计知识管理项目能够为企业带来的收益和增加的成本。收益包括财务收益，收入或利 润增加等显性收益以及其他隐性收益:成本包括硬件/软件的购置成本，系统维护成本等。知 识管理系统的运营成本不会因为系统的成熟而大幅降低，而是会保持在一定水平上。 人员配置 知识管理项目的顺利推进，需要由相关人员以及 IT 技术人员共同组成的团队。通常角 色包括: (1)发起人:他是知识管理系统的最终用户，同时也是项目最有力的支持者。 (2)企业领导:代表企业业务部门与项目经理就具体事宜进行沟通。 (3)企业用户:系统的最终使用者。 (4)系统分析师:发现企业需求并把这些需求转化成技术框架需求，数据需求以及分析应 用需求。 (5)企业各方面的专家：主要用于企业专家网络建设，当员工在系统中找不到现存显性知 识时，它让员工从专家的大脑中获取隐性知识，所以它是快速获取传播隐性知识的园地，也 是快速挖掘、共享组织隐性知识的地方。 知识管理项目结束后产生的成果 企业信息化现状分析报告\知识管理系统需求调研分析报告\知识管理系统实施建议书\知 识管理系统内容建设方案\知识管理系统说明书\知识管理系统推进 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 等。 第 5 期 第 7 页 共 21 页 知识管理系统企业生存路径：从无到有再到无 KM 实践者 一、知识管理系统的诞生 知识管理系统是一个很模糊的概念，业界也没有很统一的说法，在软件厂商的眼里， 凡是和知识管理沾边的都可以叫知识管理系统，不管厂家原来是干什么的，有的是 OA 起家， 有的是内容管理起家，有的以文档管理起家等等，都要和 KM 拉拉关系，提提身价。 我觉得不管是什么系统，在合适的企业内部诞生的满足知识管理需求的 IT 系统都可 以叫知识管理系统。作为企业内部知识管理的推动者，我们不需要关心什么是知识管理系统， 我的意思是说不需要去做文字游戏，我们需要做的是根据企业的实际需求和 IT 现状选择合 适的 IT 系统功能来完成企业的知识管理需求，这就够了。 知识管理系统诞生于不同的企业，会有不同的生存路径。如果家境贫寒，一无所有， IT 系统建设从头开始，那她可能是个“多胞胎”，包括很多模块，一般会包含 OA 系统的很多 功能，很可能充当企业内部网站的角色。如果家境很好，IT 兄弟已超生很多，各自为战，各 个身强体壮，甚至已经出现内部矛盾，那她或者寄生于某个兄弟门下，在某个 IT 系统基础 上扩展满足知识管理的相关需求，俗话说大树底下好乘凉，在大哥的照顾之下逐渐成长；或 者独立门户，自我发展，等有了一定的实力再和兄弟姐妹们合作，这样的话很可能从做好某 个主要功能（如：文档管理）开始逐渐发展壮大。 二、知识管理系统的成长 出生于贫寒之家的 KM 系统生长可以很迅猛，因为她是这个家庭的 IT 老大，角色很重要， 前途很光明，肩负着很多职责，可能会包括企业 OA 系统，内网平台等等多种功能，但是需 要的投入也很多，如果不能得到充分的培养教育，很有可能夭折，或者说随着项目结束逐渐 退化为企业的 OA 平台，退化为企业的内网新闻发布平台，而失去知识管理系统的主要作用。 出身家境好的 KM 系统要处理好与其他 IT 兄弟姐妹之间的关系，一方面可以得到他们的 帮助，毕竟有他们建立下的 IT 基业和应用环境，一方面还要处理好和他们的关系，是收编 还是投靠，这确实是个问题。特别对于大型企业，由于部门众多，各个部门的 IT 需求不一 致，由于部门领导和业务类型的原因，有的已经开始知识管理的相关活动，小 KM 系统 ( 或 者叫疑似 KM 系统 ) 已经用上了，有的只是简单的共享,有的干脆就是什么都没有。公司知 识管理活动开始之初，KM 系统不可能强势推出，一下让人家转移到你的系统上来，需要在大 家心目中建立信任，确立你的专业地位，只有这样，你的队伍才能不断扩大。开始可以主动 出击，动之以情，晓之以理，去收编哪些部门小系统，随着 KM 系统发展壮大，最终可能他 们就会主动投靠你。 不管是在 IT 大家庭还是贫寒之家，KM 系统的成长都需要不断补充养分，还要锻炼自己 第 5 期 第 8 页 共 21 页 的体魄，在不断的锻炼中得到升级，不断地强大，既给人以平易近人的亲和感，又给人以稳 重的安全感，这样的 KM 系统才有魅力，才能在企业管理活动中发挥越来越大的作用。 KM 系统是否能健康地成长，系统管家的作用很重大。作为企业知识管理的推动者，他要 给系统提供养分来源（知识），使她不断长大；他要给系统做好宣传，使人们熟悉她喜欢她； 他要给她牵线搭桥，使她的队伍不断壮大（系统应用涉及的范围），并处理好与其他 IT 兄弟 之间的关系（系统集成），他要给他合适的学习和培养，使她不断改进（系统升级），不仅多 才多艺，而且越来越健壮。 三、知识管理系统的升华 随着知识管理工作推进的不断深入,知识管理系统和其他业务信息系统的整合程度越来 越好,专门的知识管理系统就消失了!可能会有人问，知识管理做好了，系统应该更壮大呀， 怎么能消失呢？其实确切地说，应该是知识管理系统已经溶入各个业务系统之中，已经分辨 不出哪个是知识管理系统了。我们可以畅想一下这个场景：你在进行业务操作时相关文档如 影随形，相关人员联系信息就在眼前，帮助就在你身边，你在业务工作中的成果自动抽取， 自动分类存储到知识库中。 知识管理系统不断地和业务系统集成，知识管理活动不断地和业务活动集成，这是我们 的希望，这是我想象中未来的知识管理系统，让我们这些 KMer 一起努力，一起期待知识活 水如潺潺细流般静静地在业务流程中流淌，这就是我所期待的知识管理系统的升华。 第 5 期 第 9 页 共 21 页 知识活水是“流”出来的，关于知识管理系统的工作流构建基础 ASK 随着“知识管理”的深入人心，与其相关的服务、产品不断的涌现。特别是知识管理软 件更是层出不穷，让人眼花缭乱。不同公司的产品有着不同的卖点，有以文档管理为核心的， 也有以员工及相关资料为核心的更有以业务为核心的。在众多的产品中到底哪种才是您最需 要的呢？今天我不在这个问题上做任何的讨论和回答，我倒是想给大家谈谈知识管理一个必 不可少的核心模块——工作流，相信有了这个模块的介绍，您对知识管理软件的认识会有个 准星。 在知识管理界，我们都会非常在意知识的“流动性”，不会“动”的知识是没有太大价值 的，或者说价值被停滞在了某一个地方，而没有体现出知识共享的重要性。我们做知识管理 就是为了让知识在人与人，部门与部门，岗位与岗位之间转换，在知识传播的过程中让其体 现出从简单到复杂，从单一到多元，从隐性到显性的价值提升。关于知识流动性作用我不在 多说，下面我将把重点放在如何将知识管理在电脑上流动起来！ 核心是什么？核心是工作流引擎！ 我不想用书上繁琐和臃肿的词语去定义什么叫做工作流引擎，我想告诉你的是，工作流？ 它很简单，它就是由节点和走向构成的有机体，它又是一个过程，从一个节点到另一个节点 的过程就是工作流的主体。而更为重要的是，工作流又是一个载体，当“载体”在执行“过 程”的时候它携带了信息，而我们的知识就是这里的信息。那么串通在一起来说，针对于知 识管理的工作流就是承载着知识的信息从一个节点走向另一个节点的过程。再结合上一段落 的定义，工作流实现的是知识传递，是他让知识有机的流动！在流动中，知识会因为节点的 设置和走向的管理，知识会有方向、有目的从一个人，一个部门，一个岗位流向另一个人， 一个部门，一个岗位。 下面我具体说说工作流的要素，相信大家对工作流的主要要素已经有了大概的了解。什 么？我还没有说？其实我已经说了，因为工作流的要素很简单就是前面所提到的——“节 点”、“走向”、“信息”、“归档” 第 5 期 第 10 页 共 21 页 1、 节点 节点是工作流的骨骼，他搭建了工作流的基本构架，在实际操作中，节点就是“人”、就 是“部门”，就是“岗位”。当然根据不同公司的性质这里的节点完全可以扩展出更多的名词。 在不同的书本里，对节点的取名有所不同，有的会叫做“环节”，有的会叫做“活动”，但是 他们都有一个通意，就是由人所经历的活动所构成的事物被称为“节点”（此后，“人”就通 指“人”、“部门”或者“岗位”），节点的最大作用就是控制什么“人”看到什么样的“信息”。 在节点上可以配置相应权限，控制对于某个节点，不同的“人”可以做不同的操作，比如有 权限的人可以有审批的权限，可以有派发给别人处理的权限，而没有权限的人，可能只能看 看整个过程，或者另外选择一个有权限的人审批的权限等。总结的说，“节点”就是控制什 么“人”能看什么，什么“人”可以做什么。 2、 走向 “走向”是工作流的脉络，如果只有“节点”，那么工作流依然是不能“动”起来的。节 点与节点之间需要有桥梁的链接，而“走向”正是充当了这桥梁的作用，他打通了“人”与 “人”之间的通路。为知识传播、共享提供了可能。“走向”的控制力远远小于“节点”的 控制力度，甚至说他也是被节点所控制的，在工作流配置后，“走向”是固定的，他是否被 使用全部是取决于“人”的因素，但是好的工作流系统在“走向”这个关键点上会有一个很 重要的功能，就是自动处理和流转的功能。其实这个功能本来应该是属于“节点”和“走向” 共同拥有的，但是为了避免把“节点”说的太复杂，我把其放在了“走向”中。下面我说说 什么是自动处理和流转，某一些活动他们有这样的特性，他们的处理是可以固化的，或者说 他们由某种逻辑处理会比“人”来处理更好！比如，银行的知识管理系统，收到了一份客户 资料报告，那么应该把他转给谁？如果由“人”为判断会增加很多不必要的工作流，而如果 提供一个机制，判断如果储户的账户资金 10 万以上的转发给“大客户部”，10 万以下的转发 给“公共客户部”，而低于 1 元的，则直接返回“拒绝服务”。还有一种情况，系统需要调用 其他系统的资源和逻辑处理。比如银行如何获得当前储户的存款信息？当然不可能是 KM， 肯定是有专门的 BIMS 系统提供，那么就应该做一个数据传输过程，当 KM 系统收到 BIMS 系统返回后直接运行程序自动处理，并根据处理的结果将信息流转到相应的“人”。 3、 信息 信息是工作流的血液，对于知识管理系统，工作流所承载的信息就是知识。前面说了许 多工作流的涉及原理相关的概念，但是如果没有正确知识的传递，那么 KM 系统也不过是一 第 5 期 第 11 页 共 21 页 个空客而已，要让 KM 系统有肉更有血，如此才是一个有机的 KM 系统。信息的最重要的属 性就是权限，最重要的功能就是版本控制，系统要能非常全面的控制信息的读、写的权限， 写也不能是简单的覆盖以前以后的信息，而是创建新的版次，在下面的章节会提到版本控制 的重要性。 4、 归档 工作流有开始就必须有结束，当一个流程实例在这个流程中“走”过一次后，他可能不 能“挥一挥衣袖，不带走一篇云朵”，工作流不但要带走云彩，他要带走一切和该实例相关 的一切资源！如果你愿意说是掠夺，那么我就用掠夺这个词语，知识的传播不能有任何的谦 虚，你需要的绝对不可能客气，所以归档的重要行不言而喻，归档的工作就是要记录下整个 流程中的每一颗闪光和汗水，让流程孕育出来的结果饱满而有价值。 除此以外，具备工作流的 KM 系统在正式运作以前更是一次知识管理的 BPM（业务流程 管理），何为如此说？KM 的运作无非是对企业知识的一种新的重组，如何制定出合适的流程， 不是拍脑袋就能想出来的，需要有知识管理专员（不一定要顾问，关键是要熟悉公司的人事 构架，业务等）针对企业当前的现状，制定出切实有效的流程，让知识通过工作流的传播和 共享，达到从简单到复杂，从单一到多元，从隐性到显性的价值提升。而当 KM 系统正式上 线后对流程的优化则是另一次的 BPR（业务流程重组），更是为知识管理系统价值的体现。 让实践来检验一切，让事实告诉我们怎么样的系统才是符合您需要的知识管理系统，这是 KM 系统关键价值体现。 结束语 说到这里，工作流的主要概念都说到了，肯定有人会说了，权限！权限去哪里了？这里 我什么都不说，到底您的工作流要有多少的权限，到底是否不是要做严格权限？或许我和您 有不同的观点，所以在这里留一个话题，希望大家在看完这篇文章后，能发表您的意见，小 弟在此做次了，全当是抛砖引玉，盼望您的精彩回复。 众眼齐观 萧秋水: 我觉得工作流的归档是很有价值的，但是没有想到实现方式。目前我们的工作流还不能 做到自动归档。设想中，应当是流程结束时，相关文档自动归入到指定目录，可查询，可重 用。 第 5 期 第 12 页 共 21 页 jhkzz: KM实践者： 让知识活水流起来是知识管理追求的一种境界，一个理想，而工作流这个模块是实现这 个理想的基础。 说是基础有两方面的意思，一是没有工作流就无法实现这个理想，没有工作流就不是活 水；另一方面就是单单有工作流，没有人的参与，没有管理活动的支持也无法实现这个理想。 让知识活水流起来，就是知识管理和流程管理的理想结合，就是知识管理系统和业务系 统的无缝集成，这是我们的理想，让我们一起去奋斗，随着技术的进步，随着管理水平的提 高，这个理想终究会实现！ 知识价值： 写得非常不错，所以 AMT 提出“流程管道 知识活水”，观点一致 KM实践者： 个人感觉 BPM 是一种日常的管理，不能论“次”。而 BPR 可以是项目型的，可以论“次”。 第 5 期 第 13 页 共 21 页 如何选择知识管理系统 KMC/KMCenter 在知识管理的实施中，选择一套切合组织的实际，并能够满足组织业务发展需要的 IT 系统支撑组织知识管理的实施，是知识管理有效实施中的重要一环。在中国的各级组织管理 的基础比较薄弱的情况下，将知识管理的先进理念结合组织的实际状况，用 IT 系统的形式 固化下来就显得更加必要。 什么样的系统是知识管理系统？知识管理系统、软件、工具、平台等这些我们经常见到 的词汇之间到底有什么样的联系和区别？那些被媒体吹得神乎其神的知识管理软件没什么 最后却没有发挥作用，而不同厂商的知识管理系统的功能差别又是那么大，我该相信谁的？ 另一方面，一家做软件外包的 IT 企业，与一家生产婴儿用品的制造企业需要一样的知识管 理系统吗？一家初创的律师事务所和一家拥有成熟业务模式和销售渠道的咨询公司是否需 要的也是一样的知识管理系统？ 如何选择知识管理系统，这是一个问题！ 原因一：知识管理理念和实施覆盖的范围是如此之广，因而其实施中可能涉及到的 IT 系统也就五花八门。例如文档管理、FAQ 管理、商业智能、关系管理(Relationship Management)、数据挖掘、协同工作、远程学习和 eLearning 等。知识管理本身的特性，决 定了知识管理实施中涉及或者可能用到的 IT 系统多种多样。不同的企业，甚至同一家企业 的不同部门和机构，对知识管理系统的需求功能是不一样的，可能老总更需要的是对外部直 三知识源的掌握，所以他可能更需要关系管理(Relationship Management)，而研发部的项 目团队则更需要的是支持在协同工作中的知识发现、沉淀、创造和利用的系统。 原因二：不断出现的知识管理系统和软件厂商的鼓吹，媒体用各种 IT 系统实现知识管 理的报道，彻底让人迷惑。每一天我们都能看到知识管理的软件产品供应商出现，并且我们 会听到用某某公司的内容管理(项目管理、客户管理等)软件实现知识管理、用某某公司的 OA、 协同办公软件、用免费的 Blog、Wiki 实现知识管理。仿佛任何系统都有企业拿来做知识管 理，而且任何系统都是成功的。市场信息总有两面性，在给我们很多启示的时候我们也不能 忘记用自己的智慧去判断。 原因三：中国的知识管理市场还处在一个软件和系统厂商推动的阶段。当我们去买一双 鞋子的时候，我们知道我们的脚有多大的尺码，按照尺码去选择鞋子的大小。而在知识管理 系统的选择上，许多企业却不知道自己企业的“尺码”就匆忙选择，或者请系统或软件厂商 的“顾问”，然后这些厂商就会告诉你的需求就是我的软件的功能，出现所谓“你的脚多大 我的鞋就多大”。国内许多知识管理系统选择上的错误就是这样造成的，无论多么冠冕堂皇， 如果你让卖鞋的给你量脚的尺寸，那么他的鞋子绝对适合你。 在主流搜索引擎关于知识管理的关键词分析中，我们发现关于“知识管理系统、软件、 第 5 期 第 14 页 共 21 页 平台、工具”等词都是比较热门的词汇，这正好印证了知识管理中心(Knowledge Management Center)的相关调查结果：在国内已经或正要实施知识管理的企业中，都把知识管理系统摆 在了一个很重要的位置。但我们的调查也标明，在已经选择了知识管理系统的企业中，有一 半以上的企业发现所选择的知识管理系统不能够满足自己的需要，甚至系统成为了知识管理 实施中的软肋。 我们认为，知识管理系统对于企业的知识管理实施能否成功发挥着很大的作用。知识管 理系统在知识管理实施中的作用类似于双因素理论中所表明的“保健”因素：如果知识管理 系统不好用、不适用或者不能满足需求，那很容易成为知识管理实施的最大障碍。 鉴于知识管理实施中知识管理系统选择的重要性，知识管理中心(Knowledge Management Center)整理了对该问题的研究和实践成果，站在第三方的立场上对知识管理系统的定义、 知识管理系统与知识管理实施的关系、选择的流程、选择系统的考核指标等进行了剖析，希 望对正在或将要选择知识管理系统的各类机构具有参考价值。 我们认为知识管理系统的选择应该是在对企业知识管理实施的目的、企业的核心业务流 程、核心知识流程、知识管理战略确定后，自然而然所形成的对 IT 支撑平台的需求。而不 是相反，有知识管理系统厂商来协助进行需求的分析(这样需求分析的结果大部分都是“你 的脚多大我的鞋就多大”)。知识管理系统的选择必须考虑功能能够满足主要的需求，具备 良好的可用性、适用性、扩展性。 Re: 张鑫专栏 首先感谢"KM 实践者"的分享。 我认为不同的组织在从事 KM，要结合单位自身的特点、发展阶段和现实情况。有重点， 有选择地逐步进行实施 KM。不能盲目的推进。从各单位实施的目标和情况来看，从而选择 “最合适的 KM 平台”。 有的人认为，知识管理就是靠买技术、买软件就能够买到，建立一个 KM 平台就是完 成了知识管理。这种认识是片面的。KM 涉及了组织文化、组织管理的运行机制、组织知识 的应用与创新、组织信息资源管理、组织信息系统建设等多个方面。知识管理最核心是要 素是人，特别是企业中的中高层管理人员。计算机和网络技术是为我们提供一种互动的交 流平台。 但是，要实现知识管理，还要有相关的技术支持，如网络技术平台、数据共享平台等 等。KM 是建立在信息管理基础之上的管理，要求组织具备良好的网络基础设施，以确保知 识和信息流动的通畅，这是实施知识管理的基础条件。 第 5 期 第 15 页 共 21 页 好书推荐：弗里德曼的生活经济学 来源 豆瓣网 整理 萧秋水 译者: 赵学凯 作者: （美）弗里德曼 页数: 312 定价: 35 出版社: 中信出版社 装帧: 平装 出版年: 2006-3-1 内容简介： 从生活的角度来说，我们每一个人都是经济学家。在超市里，面对着收款台前一条条长 队，我们需要判断哪一支队伍速度较快；在选举时，我们需要决定投票给哪一位候选人；为 了争取一份满意的雇佣 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 ，我们需要与对方讨价还价；为了获得理想的婚姻，我们需要在 茫茫人海中千挑万选——在做出这种种决定时，我们有意无意地会运用一些经济学知识。 《弗里德曼的生活经济学》为理性生活提供了基本指南。它揭示了日常生活的必备知识， 不了解这些，你很可能会被生活的洪流所淹没。本书通俗易懂的风格、充满睿智的论述不仅 是喜欢经济学的读者最合适的读本，也可以成为在经济学迷宫中摸不清方向的学生最好的教 学辅导书。一句话，《弗里德曼的生活经济学》将教给你在日常生活中如何做出正确选择、 如何制定合理战略，让你更从容地驾驭生活。 作者简介： 戴维·弗里德曼博士的父亲是诺贝尔奖得主米尔顿·弗里德曼。戴维在芝加哥大学获得物 理学博士学位，他虽然并没有受过正规的经济学教育，但凭借其渊博的经济学知识先后在加 州大学洛杉矶分校、芝加哥大学、杜兰大学、康奈尔大学和圣克拉拉大学讲授经济学课程。 他的代表作是《价格理论》，该书被认为是学习价格理论的入门读物。 第 5 期 第 16 页 共 21 页 书评： 我在昨天晚上看完这本书。 用精彩这个词，感觉都不是恰当的形容。在我们之前所接受的教育中、所接触的读物中， 经济学，给人的感觉是枯燥的、乏味的，虽然，我们的生活与经济学息息相关。长篇大论的 理论、专业的术语，仿佛筑起高墙，使经济学与趣味性、实用性等脱节、绝缘。 这本书，以生动的语言，来缘于生活的实例，对经济学进行“翻译”，从艰深翻译成浅 显，把枯燥翻译成有趣。 它也许是一本入门读物，使我们对经济学有一个全新的理解。而另外一个方面，从知识 传播的角度，我觉得它更令知识管理从业者深思：知识，也许因艰深而被束之高阁，也许因 有趣而被广泛流传，采取什么样的形式更为有效？这本书也许能够给予我们启发。 第 5 期 第 17 页 共 21 页 网站推荐：MindPin，可交互式个人知识管理平台 网址：http://www.mindpin.com/ 推荐理由： 我注意到MindPin，是因为其大标题：可交互式个人知识管理平台，这个标题引起人探究 的兴趣，而且从页面看，应该是和思维导图相关的。“思维拼图”，顾名思义应该是“拼起 来的思维导图”或者可延伸为“N个大脑联网”？ 注册试用后，感觉的确，如首页上所讲的，可以起到协助“整理思路、积累知识”的作 用，虽然目前，由于网络速度的缘故，操作上有些费劲，但是毕竟，MindPin 已经拥有了好 创意并且迈出了步子，我们可以关注它的发展。 第 5 期 第 18 页 共 21 页 工具推荐：FastStone Capture 曾经试用过很多种屏幕截图软件，在这其中可能FastStone Capture是最好的。 利用FastStone Capture可以截取整个屏幕、指定窗口、矩形区域或任意形状；所选屏幕 可以保存到剪贴板、打印机、文件或者到FastStone Editor中进行深加工；在FastStone Editor 中可以为图片增加注解、标识重点、绘制图形，还能应用阴影和锯齿效果。可以说，FastStone Capture已经涵盖了屏幕截图及编辑的常用功能，是当之无愧的一体化的解决方案。 第 5 期 第 19 页 共 21 页 编委招募 Big KM 首先应该是一个尝试，多个分散在不同地域的知识管理从业者、爱好者们，通过网 络进行协同工作，通过投入热忱和激情，通过周密的计划并执行到位，进行组稿、编稿、美 工设计等诸项工作。首期的发布，已经证明了这个尝试的成功。 而我们希望有更多的知识管理专业人员来做这个事情，我们希望这份刊物，能够成为业界的 知名品牌，成为宣扬知识管理理念和优秀实践的阵地，希望它拥有持久和强大的影响力！ 如果您有志于加入我们的共同事业，有志于 Big KM 的发展壮大，我们诚挚地邀请您，加入 我们这个激情团队！ 您可以在畅享网http://www.vsharing.com 发站内信给萧秋水或KM实践者，说明您愿意负责的 栏目或愿意承担的其他工作，也可以直接发邮件到萧秋水的信箱：qsxiao99@126.com。 光荣与梦想，我们期望，与您一起缔造！ 第 5 期 第 20 页 共 21 页 免责声明 本刊物属于非商业性媒体，所传播的资源均来自于网上公开发表作品或由作者自愿提供，其 所有权仍归原作者所有，未经著作权人书面授权，任何单位和个人不得采用任何方式援引或 复制，以用于商业用途。非商业用途需要使用的，务必注明出处及原作者名称。 本刊物所登载个人文章，均仅为其本人观点，不代表其所在机构观点，如需要进一步资讯， 请向专业机构征询意见。由于采纳或实践本刊物所造成的任何影响，本刊物不承担任何法律 责任。 Big KM 编委会 选购企业知识管理系统的八项评估要点 知识管理系统的生命周期 知识管理系统企业生存路径：从无到有再到无 知识活水是“流”出来的，关于知识管理系统的工作流构建基础 众眼齐观 如何选择知识管理系统 好书推荐：弗里德曼的生活经济学 网站推荐：MindPin，可交互式个人知识管理平台 工具推荐：FastStone Capture 编委招募