公司管理
制度
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及行政通知发布机制及格式
第一章 总则
第一条 为了保证各项管理制度等重要文件能准确而迅速地传达给相关同事,
并确保各项文件能被有效地执行,现建立了一套统一发布各类文件(包括管理制度、备忘录及行政通知)的
标准
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机制及格式。
第二条 各级管理人员在颁发文件时,必须根据标准机制及使用标准格式。同时,
各部门主管收到文件后,必须将文件内容传达到所有需要知悉的下属,并提供充分解释说明及督导员工落实执行。各部门必须妥善保存文件副本以备日后查阅。
第二章 管理制度发布机格式
第三条 适用范围:
公司管理政策、制度及部门制度(包括工作流程等)。
第四条 签发人员:
1. 公司制度由CEO/总裁或经授权的人员签发;
2. 部门制度由部门最高主管签发;
3. 涉及跨多个部门执行的制度由负责撰写的部门最高主管签发。但需
先在各部门充分协商并达成一致共识,以及得到CEO/总裁审批后才可签发;
4. 相关政策、制度经签发后,交由行政部统一发布。
5. 特定限制:有关薪酬事宜必须根据薪酬管理政策制定。签发人员必须
是CEO/总裁
第五条 发布流程:
公司政策、制度及部门制度发布必须使用标准格式
1. 标准格式见附件
2. 文件编号发式
编号方式:XX/XX/XXX/XXX
所在地区(英文代码)/ 文件类别(英文代码)/签发部门(代码)/序号
例子:美迪西公司于上海发布编号为002的公司制度
编号:SH/GP/ADM/002
? 所在地区:上海(SH);香港(HK);美国(US)
? 文件类别:公司制度(GP);部门制度(DP)
? 部门缩写:
部门名称(中文)
部门名称(英文)
缩写
CEO/总裁办公室
EXECUTIVE OFFICE
EDO
财务部
FINANCE DEPARTMET
FIN
人力资源部
HUMAN RESOURCE DEPARTMENT
HRD
行政部
ADMINSITRATION DEPARTMENT
ADD
化学部
CHEMISTRY DEPARTMENT
CHD
生物部
BILOLGICAL DEPARTMENT
BID
市场营销部
MARKETING DEPARTMENT
MAD
? 文件经签发后,由行政部统一发布,原件存档。对需督办的文件,由行政部进行派发至相关部门并要求在《文件签阅
表
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》上签署。
第六条 公司管理政策及制度修订流程
1. 如遇公司的运营或组织结构发生重大调整,行政部或相关部门及时对不适用的管理政策、制度等文件进行修订。修订后的公司管理政策、制度按照以上程序发布更改信息。更新通告内应注明新颁布及替代的文件主题、编号、生效日期等信息。
2. 公司欢迎员工就管理政策、制度发表有建设性的意见,如员工有任何建议或
方案
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,可
书
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面提交至行政部主管。
第三章 内部通告
第七条 适用范围:
用于发布公司公告、通知,部门通知,或用作颁布公司重要事项。
第八条 签发人员:
1. 用于颁布在公司范围内执行的通知、公告,由总裁或总裁授权人员
签发;
2. 用于颁布个别部门制度或事项的通告,由部门最高主管签发;
第九条 发布流程:
1. 内部通告发布必须使用标准格式,见附件;
2. 文件编号方式:
? 编号方式:XXX/XX/XX/XX
签发部门(英文代码)/签发人名称缩写/年份/序号
? 例子:总裁办王国林2009年于发布编号为003号内部通告
编号:EDO/GLWANG/09/003
? 文件签发后,原件交存行政部统一存档