会议通知六要素是:参加人员、会议名称、会议议题、会议时间、会议地点、会议其它要求。
1、参与人员
参与人员又叫与会者,就是参加会议的正式成员,但有时也需要列席者。
2、会议名称
正式会议必须有一个恰当、确切的名称。俗话说,名不正则言不顺。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模,等等。
会议名称必须用确切、
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的文字表达。它既用于会前的“会议通知”,使与会者心中有数,作好准备;又用于会后的
宣传
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,扩大会议的效果;更用于会议过程中使与会的全体成员产生凝聚力。
大中型的会议名称被制作成横幅大标语,置于会议主席台的上方或后方,作为会议的标志,简称“会标”。会标必须用全称,不能随意省略,以免不通,产生误会。
3、会议议题
议题是会议所要讨论的题目,所要研究的课题,或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性,又必须具有明确性和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究,才容易取得共识或最后表决通过。
每次会议的议题应该尽可能集中、单一,不宜过多,不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的问题放在同一会议上讨论,使与会者的注意力分散,不利于解决问题。
有些重大的代表会议,先由代表提出“提案”,由秘书或秘书处汇总。再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通过,才能成为列入会议议程的正式议题。
4、会议时间
会议时间有三种含义:
①指会议召开的时间;
②指整个会议所需要的时间、天数;
③指每次会议的时间限度。
5、会议地点
会议地点,又称“会址”,简单的说就是在哪里开会。
选择会址,要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候与环境条件等因素。
6、会议其它要求
如,着装规定,需要携带的物品,到哪里领取会议材料等。
上述6要素,在下达会议通知时,必须明确清楚,这样才能保证会议的正常进行。
会议通知必须具备七要素(也有称之为“七个清楚”):会名、会期、开始时间(月、日、星期,上、下午或晚上几时)、地点、参加会议人员范围、入场凭证、筹办会议的联系单位等
浙公网安备 33021202002483