LAMS安装使用手册

-.PAGE--.可修编-.紫光档案管理系统LAMSV3.15紫光软件电子档案事业部-.目录TOC\o"1-3"\h\z\uHYPERLINK\l"_Toc323911333"一、系统简介PAGEREF_Toc323911333\h5HYPERLINK\l"_Toc323911334"1.1研发背景PAGEREF_Toc323911334\h5HYPERLINK\l"_Toc323911335"1.2目标应用PAGEREF_Toc323911335\h6HYPERLINK\l"_Toc323911336"二、体系构造PAGEREF_Toc323911336\h7HYPERLINK\l"_Toc323911337"2.1系统体系构造PAGEREF_Toc323911337\h7HYPERLINK\l"_Toc323911338"2.2存储体系构造PAGEREF_Toc323911338\h8HYPERLINK\l"_Toc323911339"2.3技术路线PAGEREF_Toc323911339\h8HYPERLINK\l"_Toc323911340"文件清单:PAGEREF_Toc323911340\h9HYPERLINK\l"_Toc323911341"安装步骤:PAGEREF_Toc323911341\h9HYPERLINK\l"_Toc323911342"应用部署:PAGEREF_Toc323911342\h9HYPERLINK\l"_Toc323911343"数据库配置:PAGEREF_Toc323911343\h9HYPERLINK\l"_Toc323911344"数据库连接:PAGEREF_Toc323911344\h10HYPERLINK\l"_Toc323911345"启动程序:PAGEREF_Toc323911345\h10HYPERLINK\l"_Toc323911346"程序访问地址PAGEREF_Toc323911346\h11HYPERLINK\l"_Toc323911347"四、系统功能介绍PAGEREF_Toc323911347\h11HYPERLINK\l"_Toc323911348"4.1文件管理PAGEREF_Toc323911348\h13HYPERLINK\l"_Toc323911349"4.2.收集整编PAGEREF_Toc323911349\h15HYPERLINK\l"_Toc323911350"4.3.数据收集PAGEREF_Toc323911350\h17HYPERLINK\l"_Toc323911351"4.4数据整理PAGEREF_Toc323911351\h18HYPERLINK\l"_Toc323911352"4.5移交接收PAGEREF_Toc323911352\h18HYPERLINK\l"_Toc323911353"4.6.数据归档PAGEREF_Toc323911353\h19HYPERLINK\l"_Toc323911354"五、全宗设置PAGEREF_Toc323911354\h19HYPERLINK\l"_Toc323911355"六、分类 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 设置PAGEREF_Toc323911355\h21HYPERLINK\l"_Toc323911356"6.1增加节点PAGEREF_Toc323911356\h21HYPERLINK\l"_Toc323911357"6.2增加子节点PAGEREF_Toc323911357\h21HYPERLINK\l"_Toc323911358"6.3删除节点PAGEREF_Toc323911358\h21HYPERLINK\l"_Toc323911359"6.4修改节点PAGEREF_Toc323911359\h22HYPERLINK\l"_Toc323911360"6.5连接符维护PAGEREF_Toc323911360\h22HYPERLINK\l"_Toc323911361"七、档案库设置PAGEREF_Toc323911361\h22HYPERLINK\l"_Toc323911362"7.1档案类型管理PAGEREF_Toc323911362\h22HYPERLINK\l"_Toc323911363"7.2添加档案类型PAGEREF_Toc323911363\h22HYPERLINK\l"_Toc323911364"7.3删除档案类型PAGEREF_Toc323911364\h24HYPERLINK\l"_Toc323911365"7.4修改档案类型PAGEREF_Toc323911365\h24HYPERLINK\l"_Toc323911366"7.5字段维护PAGEREF_Toc323911366\h24HYPERLINK\l"_Toc323911367"7.6添加字段PAGEREF_Toc323911367\h24HYPERLINK\l"_Toc323911368"7.7修改字段PAGEREF_Toc323911368\h25HYPERLINK\l"_Toc323911369"7.8插入字段PAGEREF_Toc323911369\h25HYPERLINK\l"_Toc323911370"7.9删除字段PAGEREF_Toc323911370\h25HYPERLINK\l"_Toc323911371"7.10创立库PAGEREF_Toc323911371\h25HYPERLINK\l"_Toc323911372"〔1〕界面定义PAGEREF_Toc323911372\h26HYPERLINK\l"_Toc323911373"〔2〕设计窗口PAGEREF_Toc323911373\h26HYPERLINK\l"_Toc323911374"〔3〕界面定义PAGEREF_Toc323911374\h26HYPERLINK\l"_Toc323911375"〔4〕设计窗口PAGEREF_Toc323911375\h26HYPERLINK\l"_Toc323911376"〔5〕工具窗口PAGEREF_Toc323911376\h27HYPERLINK\l"_Toc323911377"〔6〕属性窗口PAGEREF_Toc323911377\h27HYPERLINK\l"_Toc323911378"〔7〕界面组件PAGEREF_Toc323911378\h28HYPERLINK\l"_Toc323911379"〔9〕标签属性PAGEREF_Toc323911379\h30HYPERLINK\l"_Toc323911380"〔10〕添加编辑框PAGEREF_Toc323911380\h31HYPERLINK\l"_Toc323911381"八、文件库设置PAGEREF_Toc323911381\h32HYPERLINK\l"_Toc323911382"8.1字段维护PAGEREF_Toc323911382\h32HYPERLINK\l"_Toc323911383"8.2创立库PAGEREF_Toc323911383\h32HYPERLINK\l"_Toc323911384"8.3录入界面定义PAGEREF_Toc323911384\h32HYPERLINK\l"_Toc323911385"8.4创立文件库PAGEREF_Toc323911385\h33HYPERLINK\l"_Toc323911386"九、档号设置PAGEREF_Toc323911386\h33HYPERLINK\l"_Toc323911387"9.1对应字段设置PAGEREF_Toc323911387\h35HYPERLINK\l"_Toc323911388"9.2系统排序设置PAGEREF_Toc323911388\h38HYPERLINK\l"_Toc323911389"十、登陆档案管理系统PAGEREF_Toc323911389\h39HYPERLINK\l"_Toc323911390"10.1风格管理PAGEREF_Toc323911390\h39HYPERLINK\l"_Toc323911391"10.1.1开场菜单PAGEREF_Toc323911391\h39HYPERLINK\l"_Toc323911392"10.1.2桌面设置及选项PAGEREF_Toc323911392\h40HYPERLINK\l"_Toc323911393"10.1.3系统任务栏设置PAGEREF_Toc323911393\h41HYPERLINK\l"_Toc323911394"10.1.4系统在线用户PAGEREF_Toc323911394\h41HYPERLINK\l"_Toc323911395"十一．档案利用PAGEREF_Toc323911395\h42HYPERLINK\l"_Toc323911396"十二收集整编PAGEREF_Toc323911396\h43HYPERLINK\l"_Toc323911397"12.1收集整编PAGEREF_Toc323911397\h46HYPERLINK\l"_Toc323911398"12.1.1根本介绍PAGEREF_Toc323911398\h46HYPERLINK\l"_Toc323911399"12.1.4案卷或文件录入PAGEREF_Toc323911399\h47HYPERLINK\l"_Toc323911400"12.1.4案卷或文件删除PAGEREF_Toc323911400\h48HYPERLINK\l"_Toc323911401"12.1.5案卷或文件修改PAGEREF_Toc323911401\h49HYPERLINK\l"_Toc323911402"12.1.6挂接电子文件PAGEREF_Toc323911402\h49HYPERLINK\l"_Toc323911403"12.1.7散文件参加到案卷PAGEREF_Toc323911403\h50HYPERLINK\l"_Toc323911404"12.1.8文件拆离至散文件PAGEREF_Toc323911404\h50HYPERLINK\l"_Toc323911405"12.1.9打散案卷所有卷文件PAGEREF_Toc323911405\h51HYPERLINK\l"_Toc323911406"12.2批量修改功能PAGEREF_Toc323911406\h52HYPERLINK\l"_Toc323911407"12.3检索案卷或文件PAGEREF_Toc323911407\h52HYPERLINK\l"_Toc323911408"12.4打印报表PAGEREF_Toc323911408\h53HYPERLINK\l"_Toc323911409"12.4.1移交档案流程PAGEREF_Toc323911409\h54HYPERLINK\l"_Toc323911410"12.4.2接收或打回档案流程PAGEREF_Toc323911410\h55HYPERLINK\l"_Toc323911411"12.4.3归档档案流程PAGEREF_Toc323911411\h55HYPERLINK\l"_Toc323911412"十三档案管理PAGEREF_Toc323911412\h56HYPERLINK\l"_Toc323911413"13.1数据管理PAGEREF_Toc323911413\h56HYPERLINK\l"_Toc323911414"13.2目录树的维护PAGEREF_Toc323911414\h57HYPERLINK\l"_Toc323911415"13.2.1添加、删除、修改档案类型节点PAGEREF_Toc323911415\h57HYPERLINK\l"_Toc323911416"13.1.2添加、删除、修改分类节点PAGEREF_Toc323911416\h58HYPERLINK\l"_Toc323911417"13.1.3添加、删除、修改数据节点PAGEREF_Toc323911417\h60HYPERLINK\l"_Toc323911418"13.2档案数据的增删改PAGEREF_Toc323911418\h61HYPERLINK\l"_Toc323911419"13.3数据围的选择PAGEREF_Toc323911419\h65HYPERLINK\l"_Toc323911420"13.3.1数据检索PAGEREF_Toc323911420\h65HYPERLINK\l"_Toc323911421"13.4批量修改PAGEREF_Toc323911421\h68HYPERLINK\l"_Toc323911422"13.5档案目录打印PAGEREF_Toc323911422\h72HYPERLINK\l"_Toc323911423"13.6参加专题PAGEREF_Toc323911423\h73HYPERLINK\l"_Toc323911424"13.6.1复制到鉴定库PAGEREF_Toc323911424\h73HYPERLINK\l"_Toc323911425"13.7个性设置PAGEREF_Toc323911425\h74HYPERLINK\l"_Toc323911426"13.8数据转入转出PAGEREF_Toc323911426\h75HYPERLINK\l"_Toc323911427"13.8.1数据的转出PAGEREF_Toc323911427\h75HYPERLINK\l"_Toc323911428"13.8.2数据的转入PAGEREF_Toc323911428\h76HYPERLINK\l"_Toc323911429"十四、档案统计PAGEREF_Toc323911429\h78HYPERLINK\l"_Toc323911430"十五、鉴定销毁PAGEREF_Toc323911430\h81HYPERLINK\l"_Toc323911431"15.1鉴定销毁PAGEREF_Toc323911431\h81HYPERLINK\l"_Toc323911432"十六、借阅管理PAGEREF_Toc323911432\h82HYPERLINK\l"_Toc323911433"16.1借阅登记PAGEREF_Toc323911433\h83HYPERLINK\l"_Toc323911434"16.2归还管理PAGEREF_Toc323911434\h84HYPERLINK\l"_Toc323911435"16.3借阅设定PAGEREF_Toc323911435\h88HYPERLINK\l"_Toc323911436"十七、档案编研PAGEREF_Toc323911436\h90HYPERLINK\l"_Toc323911437"17.1创立专题库PAGEREF_Toc323911437\h90HYPERLINK\l"_Toc323911438"17.2档案编研操作PAGEREF_Toc323911438\h92HYPERLINK\l"_Toc323911439"十八、流程设计PAGEREF_Toc323911439\h94一、系统简介1.1研发背景随着各行业各领域信息化水平的不断提高以及对档案信息化认识的不断深入，档案管理工作日益受到重视。用户对档案管理信息系统定位提出越来越高要求的同时，也面临着许多新的问题。主要表达在如下几方面：信息档案化各行各业的大多数单位都建立了各种信息系统，但在经过一段时间的利用后，数据会累积的越来越多；这些信息系统数据的统一管理却是一个重要问题，需要按电子档案管理相关规章 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 的要求归档到电子档案管理系统中；企业级应用在较大的集团性行业或单位中，存在着多级单位管理和跨地域管理的要求。因而，档案管理信息系统不再是管理某一具体单位的封闭系统，而应具有跨地域、多层级管理的能力；开放性应用档案管理信息系统不再是一个简单封闭的管理系统，它应是整个信息化平台中重要的应用系统之一。它需要与几乎所有的信息系统，尤其是业务系统进展数据交互，实现信息的双向流动和共享。因此，要求档案系统应具有良好的开放性和数据兼容能力。归档前置需求档案管理信息系统不再只是保管过期资料，而是要深入到各个业务过程中，从信息的产生和现行阶段介入，以便为实际工作效劳。这样就要求档案管理工作前移，与各项工作严密结合。新应用要求和新技术集成随着档案管理应用需求的不断深入，需要档案管理信息系统集成更多的新技术成果。这要求档案管理信息系统具有良好的可扩展性，以便集成新的应用技术。异构数据海量存储在档案管理信息系统应用围不断扩大、深入的同时，不得不面临日益增长的海量档案数据的存储问题，并且这些档案数据是异构的、多种类型的。因而，要求档案管理信息系统具备灵活高效的存储体系构造。针对上述出现的新的问题和要求，紫光在 总结 初级经济法重点总结下载党员个人总结TXt高中句型全总结.doc高中句型全总结.doc理论力学知识点总结pdf 十多年档案管理软件开发经历和技术储藏的根底之上，投入了大量的人力和物力，开发和完善了“紫光档案管理系统LAMSV3.0”，并在此根底之上形成针对各个行业的行业版本。知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成局部，也是企业信息管理的根底，是未来的开展趋势和开展方向。档案是每个单位知识资源的核心局部，也是知识资源管理最根底的局部。因此，要实现本单位的知识资源的管理，首先要做好电子档案的管理，才能以档案管理为核心和根底，逐步扩大和延伸管理围，最终实现知识资源的管理。档案管理无论从人才储藏、信息分类和组织、 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 和方式、检索利用手段和信息收集的模式等方面都是未来知识资源管理所必须的。紫光档案管理系统LAMSV3.0从设计上考虑了知识资源管理的开展趋势，在功能上更加侧重于档案的收集整理和开发利用，侧重于各种知识管理方式和构造定制工具的提供，为知识资源管理提供了技术层面的支持。1.2目标应用紫光档案管理系统LAMSV3.0主要面对各行业的中高端用户，用以解决复杂的档案管理问题。紫光档案管理系统LAMSV3.0可以实现多全宗管理。针对集团化企业的档案管理和行业化的档案管理实际需要，可对集团部或行业部的多级单位进展统一的档案管理。针对这些类型企业立档单位众多、档案多级管理、地理分散等的特点，可以实现数据集中或相对集中存储、业务分布式处理、实体属地管理；可实现档案统一管理、统一规划，并可实现跨地域的档案管理应用。满足各单位档案现代化管理的业务需要，包括档案的业务管理和上下级的工作管理。尤其注重归档文件的收集整理和信息效劳两个关键环节，以先进的管理理念处理好文书、科技和特殊载体等不同类别档案的收集整理和开发利用环节，使用户的工作量得到真正降低、档案信息效劳发挥更大作用。二、体系构造2.1系统体系构造紫光档案管理系统LAMSV3.0可以分为以下四个局部：信息采集、档案管理、开发利用、系统设置与维护。其体系构造示意图如下：信息采集局部：主要完成各种渠道的数据采集工作。档案管理局部：主要完成日常的档案管理工作。开发利用局部：主要完成档案的研究开发工作，并提供各种方式的档案利用。系统维护局部：主要完成与系统运行相关的各种数据维护工作。2.2存储体系构造紫光档案管理系统LAMSV3.0对异构数据的组织和存储采取了“目录—文件〞存储构造，档案的属性信息以目录数据的形式存储在数据库中，与之相对应的电子档案原文件存放在文件效劳器中，数据库中的目录信息与电子原文通过存储路径指针相关联，一条目录信息可对应多个电子原文。通过这种存储体系构造，可实现灵活的分布式的海量存储。不同类型的档案信息可存放在不同的存储位置，以实现分类存储和分布式存储。这样，可满足不断增长的档案信息对存储容量的扩大要求。2.3技术路线紫光档案管理系统LAMSV3.0采用纯B/S方式实现档案的功能需求。其中数据展现层采用目前较为先进的FLEX技术进展开发，后台业务逻辑层通过"WEB/中间件/效劳器"的J2EE技术架构实现。以XML作为数据接口标准，以WebService标准作为根底效劳描述标准和数据接口标准。同时采用成熟的主流技术，这些技术包括：OCR技术、全文检索技术、XML技术、档案管理平台技术、加密技术、双层PDF技术、流媒体技术等。三、软件安装说明文件清单:参考附件文档RabbitMQ安装说明.pptx---消息效劳中间件oss-4.2.2.GA.zip---免费的J2EE效劳中间件下载地址:sourceforge.net/projects/oss/files/oss/oss-4.2.2.GA/oss-4.2.2.GA.zip〔下载完成后将ojdbc14.jar文件放到oss-4.2.2.GA\server\default\lib目录下〕jdk-6u26-i586.7z---javasdk运行环境Lams.war---b/s部署程序sigar-amd64-winnt.dll，sigar-x86-winnt.lib，sigar-x86-winnt.dll----Jdk支持文件，放到JDK的bin目录下〔和说明文档在同一目录下〕安装步骤:应用部署:安装javasdk程序并设置环境变量步骤略解压oss-4.2.2.GA.zip到不包含中文空格等特殊字符的系统路径下将Lams.war拷贝到oss-4.2.2.GA\server\default\deploy\目录下消息效劳中间件安装LAMS是每效劳器生成序列号的，因此在系统配置成功后，启动OSS时会有机器码的输出，将机器码发给研发人员后，可以获取到序列号对应的密钥文件，将密钥文件用鼠标拖拽到〔用RAR双击翻开LAMS.WAR包〕Lams.war\resource目录下，然后重启OSS即可数据库配置:SQLSERVER:安装sqlserver通过sa或系统账户建立名为thams的数据库建立thams用户密码:ams2000并且赋予thams数据库的权限角色Oracle:安装oracle通过sys账户建立thams的表空间并设置初始大小和自增大小建立thams用户密码:ams2000并且赋予thams表空间为默认表空间,设置相关dba权限数据库连接:Sqlserver:在oss-4.2.2.GA\server\default\deploy\目录下放置jtds-ds.xml文件配置信息如下:DataSourcejdbc:jtds:sqlserver://192.168.1.89:1433/sifang;tds=8.0;lastupdatecount=truenet.sourceforge.jtds.jdbc.Driversalams.2013SELECT1Oracle:在oss-4.2.2.GA\server\default\deploy\目录下放置oracle-ds.xml文件配置信息如下:DataSourcejdbc:oracle:thin:127.0.0.1:1521:orcloracle.jdbc.driver.OracleDrivernceqnceqorg.oss.resource.adapter.jdbc.vendor.OracleExceptionSorterOracle9i备注:具体数据库配置根据实际安装的数据库ip等信息自行修改.启动程序:启动\oss-4.2.2.GA\bin\目录中的run-b0.0.0.0.bat启动apache-activemq-5.5.1\bin目录中的activemq.bat程序访问地址效劳器IP:8080/Lams四、系统功能介绍软件总体功能设计如下列图所示：系统功能如上图所示，主要分为三大局部：档案业务局部、信息效劳和系统维护局部。其中档案业务局部包括：文件管理、收集整编、档案管理和开发利用四局部；涵盖了档案业务中的收集整理、档案管理、信息利用和鉴定销毁等工作，主要针对档案管理人员或各部门的兼职档案员。档案管理人员可以通过这些功能，根据定义好的管理规那么和规，自动或手工辅助实现档案的各项业务工作。信息效劳可以为用户提供方便、快捷的档案信息利用效劳，其中包含：档案检索、赋权管理、预约借阅、在线收集等功能。系统维护局部主要提供了一套系统的个性化定制工具，可以针对本单位的档案管理需求和规，定制符合本单位使用的档案系统。另外，可以提供与OA系统或其它应用系统的接口，实现电子文件的自动归档和数据交互。下表为系统所有功能模块及子功能简介：序号功能模块子功能功能简介B/S端功能模块1文件管理文件收集按部门进展文件资料的收集，可定期转入收集整编库进展整理归档。2收集整编收集整编散文件收集、移交、接收、整理和归档工作。3档案管理数据管理对已归档的档案资料进展管理的平台。综合管理针对库房、资料和设备情况进展登记和管理，是提供档案部门管理档案以外信息的良好工具。统计对系统档案数据及其管理状况的统计。鉴定销毁对保管期限已满的档案进展鉴定和销毁。4开发利用档案检索对系统档案数据的全库检索。借阅管理档案实体的借阅管理。统计年报提供国标年报和自定义年报统计功能。档案编研通过动态和静态专题库对档案信息进展研究和提炼。光盘制作用于将档案信息导出为标准光盘，可以脱机独立使用和备份。工作量统计用于对系统用户工作量的统计和监控。推送管理特定档案信息的按需分发。防扩散管理防止档案信息非法传播。5系统维护权限管理对系统用户的功能权限和数据权限的管理。数据维护日志管理和回收站管理。数据转换提供各种数据库格式的数据导入工具。档案设置档案库构造自定义的核心平台。数据字典维护对系统中常用数据进展定制和管理。个人设置用户使用个性化设定。登录时间设置可灵活设定人员登录系统时间约束条件。参数设置自定义档案整理规那么、数据对应关系和系统其它方面的设置。自动更新配置实现软件客户端版本的自动更新。6档案检索条件检索按照档案类型输入字段检索条件进展档案查询，包含高级条件检索。分类检索按照各个档案类型对应的分类表进展检索。跨库检索自定义档案库围进展关键字检索，即多个档案类型库同时检索。全文检索增值模块，实现对电子文件容的检索。推送信息个人所需特定档案信息的申请与接收。信息统计对档案利用情况的统计。7在线收集在线收集普通用户在线信息收集。8档案编研档案编研发布档案编研成果。9借阅信息借阅信息个人实物借阅情况查询。10预约信息预约信息个人预约信息查询。11档案员审批档案员审批档案员赋权审批。12领导审批领导审批领导赋权审批。13赋权申请结果赋权申请结果赋权审批结果查询。14系统设置系统设置B/S应用个性化设置。15在线用户管理系统设置查看当前登录档案系统的用户信息4.1文件管理文件管理主要完成文件和资料的前期收集和管理工作。主要包括文件管理〔收发文〕、工程资料管理和其它资料管理。数据主要来自部门文书移交数据〔未从OA系统中流转的收发文等信息〕和其它系统产生的有价值的信息，文件管理的构造依据用户档案工作前置的要求将档案所要管理的容前置到OA系统中，档案人员仅进展审核工作，不再重复录入。这些信息分三种情况来进展处理：对于不需要归档的文件和资料，保存在文件库中，供检索和利用；对于需要归档的文件，将其归档到收集整编库中进展归档整理操作，而后转换到档案库。对于需要归档的非档案类的资料，同样采取档案管理的思想和方法进展整个过程的管理，包括从收集、整理、鉴定销毁、查询、打印、编研等功能。通过文件管理可以实现对文件和资料从产生开场就进展实时收集和管理，可良好的进展文件和资料的前端控制，使文档收集更加及时、完全和完整。本功能模块为办公室文书和资料管理人员提供了一个简洁规的文件和资料管理界面，将文件和资料管理纳入档案管理的轨道，为日后的查询统计工作提供数据源，实现了“一次输入，屡次利用〞，在不增加办公室文书和资料员工作量的前提下，提高其工作效率，并且大幅度减少档案管理员的工作。文件管理模块可以实现对文件和资料的分类、登记、修改、删除，以及各种文件资料报表的打印等功能，文件的原件也可以在此模块中输入或引入系统，参加后续的立卷工作。功能界面如下：4.2.收集整编档案的收集整理是档案工作的重点，也是工作量最大的工作，因此通过管理方法明确归档围、归档要求、归档时间、归档责任和流程，通过应用系统提供收集手段、自动整理功能、归档流程的控制和管理是系统建立的关键局部。上图为归档数据的收集、整理、归档的总体流程图。如下图，整个流程包括数据收集、数据整理、移交接收和数据归档四个步骤，首先由各部门的兼职档案员通过几种方式进展待归档数据的收集，之后由兼职档案员对收集到的数据进展整理使其符合归档规，然后由兼职档案员对整理好的数据进展移交，由档案管理员对移交的数据进展接收，最后由档案管理员对所有接收到的数据进展检查、编目并归档。归档后的档案元数据进入元数据库，电子原文件进入系统电子原文数据库，系统将对照元数据库与电子原文数据库中的数据自动创立索引库用于全文检索功能。下面将概述这四个步骤的容：4.3.数据收集文件收集模块主要完成收文、发文及其它资料的分类、登记、修改、删除、查询、打印等操作.待归档数据的收集有以下三种方式：系统接口导入：与档案系统相关的现有其它应用系统的接口数据导入，如合同管理系统、工艺管理系统、 明细表 装修明细表下载装修明细表下载家庭装修明细表下载仓库货架物料明细表下载花店收入支出明细表下载 系统等。扫描及手工录入：兼职档案员或档案管理员手工进展待归档数据的扫描及手工录入。其它方式导入：指原有老档案系统的数据导入〔关系型数据库〕和以Excel或Access方式存放的老数据的导入〔需要符合一定的规格式〕。然后通过类型对应,转入到待整理模块.4.4数据整理归档前库中存放所有容完整或不完整的文件、案卷，最后按您所需要的方法分类、组卷、归档。数据整理局部面向各部门兼职档案员或档案管理员提供对于进入系统的待归档数据的整理功能，通过整理使之成为符合档案规的数据。此局部系统主要提供以下功能：自动分组〔分类〕：由系统程序根据预先定义的业务规那么对不同类型的数据自动进展分组〔分类〕。自动排序：由系统程序根据预先定义的业务规那么对不同类型的数据自动进展排序。立卷〔装盒〕：由系统程序根据预先定义的业务规那么对不同类型的数据进展组卷〔装盒〕操作，并自动生成相关案卷级/盒级字段信息。此功能分为自动组卷〔装盒〕和手工组卷。手工调整：对于已组好卷的数据提供由用户手工调整的功能。包含以下功能点：增加、删除、修改、检索、数据排序、数据导入导出、案卷打散、文件拆离参加、插录、转入其他库、批量修改、批量挂接等.4.5移交接收完成兼职档案员将整理好的数据移交给档案管理员并由后者进展确认接收的过程。该过程包含以下功能：移交主要是各部门的兼职档案员将本部门整理好的归档文件向档案管理员移交，如果是案卷/文件方式管理那么以案卷为单位移交。相关的移交单及移交清单由系统保存。此功能主要提供应兼职档案管理员。接收档案管理员认为移交的数据没有问题后可以进展移交数据的接收，接收后相应的数据从兼职档案员的库中进入档案管理员的库中。在移交时由兼职档案员打印移交单和移交清单与实体一并移交给档案管理员，实体与移交单、移交清单对应合格后由档案管理员进展实体接收。接收完毕后的移交单和移交清单将保存以备查考。此功能主要提供应档案管理员使用。打回档案管理员在系统中看到移交单和移交清单后，如果认为移交的数据整理不合格，打回给相应的兼职档案员重新整理后再移交。此功能主要提供应档案管理员使用。实体接收档案管理员进展数据接收后由相应兼职档案员在系统中打印移交清单与实体一并交由档案管理员进展实体的对照接收。4.6.数据归档此局部主要是由各单位档案管理员对已接收的数据进展检查归档的操作，包含以下功能：数据检验：由档案管理员详细检查所接收的移交数据。数据编目：由档案管理员操作系统自动生成数据的相关目录信息，以备归档。数据归档：由档案管理员操作将数据归档进入档案库。五、全宗设置本软件可以支持多全宗管理，针对档案馆或大型集团企业，可以用全宗区分馆藏不同单位的档案或下属不同单位的档案。全宗一般由全宗号和全宗名称组成，系统可以用一个数据库管理多个全宗的档案数据，并且全宗之间拥有良好的平安性和权限控制，为档案馆和大型集团用户进展档案的集中管理提供了技术手段。清华紫光综合档案管理系统分：分单全宗版和多全宗版。第一次使用系统，必须先定义全宗，在“系统维护〞－“档案设置〞－点击【全宗管理】按钮，出现如下界面【增加】：可增加新的全宗号及全宗名称。具体操作是：首先点【增加】按钮，出现如下界面在全宗号框中输入需要增加的全宗号，然后，在全宗名称框中输入全宗名称，单击【确定】按钮，即可增加一个新的全宗。【删除】：可删除任一全宗号及全宗名称，具体操作是：用鼠标选中某一全宗，单击“删除〞按钮即可。【修改】：可修改已经存在全宗的全宗名称,具体操作是：用鼠标选中需要修改的全宗,单击“修改〞按钮，在弹出的修改窗口中修改全宗名称，单击“确定〞按钮即可，全宗号不能修改。注意：删除、修改某个全宗时，将删除、修改该全宗下的所有库及数据,最好不要轻易删除、修改全宗。六、分类表设置分类表就是指企事业单位在档案管理中所遵循的分类规表。建立分类表是为了对案卷的分类信息即目录信息进展管理及树状检索。用户可以自己定义分类表的层次和容，具有很高的灵活性。分类表管理就是按照层次构造建立一个分类树。6.1增加节点在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击“增加节点〞按钮即可。6.2增加子节点在分类字维护页面上的分类号和分类名称两个编辑框中分别输入分类号和分类名称，然后点击“增加子节点〞按钮即可。6.3删除节点在分类表信息文本框选择要删除的分类，然后点击“删除节点〞按钮即可。6.4修改节点在分类表信息文本框选择要修改的分类，在分类字维护页面就会显示当前分类信息，在分类字页面上修改需要修改的容，然后点击“修改节点〞按钮即可。6.5连接符维护即制定各级分类之间的连接符。例如：1－1－1、1.1.1等。七、档案库设置档案库的设置功能可以提供用户针对本单位各全宗的档案管理情况，建立符合本单位档案管理需求的管理架构，例如：档案类型、各类型的管理层次〔工程、卷、盒〕、各层次的库构造〔著录信息〕、录入界面和录入方式等。通过档案库设置，可以根据本单位档案管理实际情况，结合档案管理的制度和规，形成符合本单位档案管理的系统构造。7.1档案类型管理7.2添加档案类型第一次使用系统，必须选档案库管理，在“系统维护〞下选择“档案库管理〞项。如下列图：可以增加档案类型，维护档案类型的字段和录入界面。在档案库信息下面的空白处单击鼠标右键，选择“添加档案类型〞，输入档案类型名称，可以选择管理模式也可以自定义管理模式。自己定义管理模式时，管理模式选择无，在属性选择框中列出了档案类型的三种属性：[包含工程]、[包含卷]和[包含分类表]。用户根据需要在选定的属性前打上对钩。全选，表示档案中包含工程，其档案有卷级，还需要分类表进展管理。如果当一个档案类型不包含这些属性时可以取消这些包含项〔直接用鼠标单击属性前方框中的对钩即可，此功能可反复操作，再次单击时又可选中相应属性〕。点击【确定】按钮，档案类型添加完成，系统会根据所选择的管理模式生成相应的构造，如上图选择了包含工程、包含案卷、包含文件，确定后系统会建立工程库、案卷库、文件库，其构造为系统默认的构造，用户也可以根据自己的需要添加字段，方法下面介绍。7.3删除档案类型选择要删除的档案类型，然后在档案库信息下面空白处单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【删除档案类型】即可。7.4修改档案类型选择要修改的档案类型，然后在档案库信息下面空白处单击鼠标右键，在出现的操作菜单中点击【修改档案类型】即可，其中只能修改名称和备注信息7.5字段维护对已经存在的档案类型的工程库、卷库、件〔文件〕库构造进展修改。7.6添加字段选择要修改的档案类型和要修改的库，在工具栏上选择【添加字段】按钮，那么在库构造定义窗口中出现空白行，然后输入中文名称，类型，长度即可。例如要将科技档案的案卷级加一个“归档人〞字段，方法如下：选择“科技档案〞－“案卷〞－点击工具栏上【添加字段】按钮，在空白行里添加“归档人字符型12”即可。7.7修改字段在库构造定义窗口中直接单击字段即可在其上直接修改7.8插入字段操作同添加字段7.9删除字段单击选中要删除的字段，再选择工具栏上的“删除字段〞按钮即可。7.10创立库创立库是把添加字段、修改字段、插入字段、删除字段的工作保存到数据库中，所以每次修改了字段信息就要进展创立库操作。界面定义在库构造定义完后，应该重新定义录入界面，虽然在创立库构造时已经自动创立了一个界面。用户可定义具有个人风格的录入界面。该界面主要用于数据的录入以及查询时查看信息容或通过卡片式查询时使用。注意，在定义录入界面之前，应首先创立相应的数据库。在进入定义录入界面时，会出现三个窗口，主要包括设计窗口、工具窗口以及属性窗口，这三个窗口在设计过程中是相互依存的，是定义录入界面所必须的。设计窗口设计窗口是录入界面的载体，即在设计窗口上定义录入界面，它将是用户进展数据录入或检索查询时看到的界面。界面定义在库构造定义完后，应该重新定义录入界面，虽然在创立库构造时已经自动创立了一个界面。用户可定义具有个人风格的录入界面。该界面主要用于数据的录入以及查询时查看信息容或通过卡片式查询时使用。注意，在定义录入界面之前，应首先创立相应的数据库。在进入定义录入界面时，会出现三个窗口，主要包括设计窗口、工具窗口以及属性窗口，这三个窗口在设计过程中是相互依存的，是定义录入界面所必须的。设计窗口设计窗口是录入界面的载体，即在设计窗口上定义录入界面，它将是用户进展数据录入或检索查询时看到的界面。工具窗口工具窗口用以帮助用户定义录入界面，包括在设计界面时所需要的组件，布局各组件用的按钮以及其它操作界面的按钮。属性窗口双击[设计窗口]即新界面中的任意组件那么会出现属性窗口，它主要用于定义设计窗口中各组件的属性，如对于一个编辑框，它有名称、初始值、字体、数据库域名等属性。以下为双击“题名〞组件后出现的“题名〞属性窗口，属性窗口中列出的属性依组件的不同而不同，共有的属性有：组件名称、字体、被激活时动作、可见性等。本系统提供了工具窗以帮助用户定义录入界面，工具窗口如下图，包括：〔第一行从左至右〕保存、测试、按键〔OK〕、编辑框〔ab〕、组合框、标签〔A〕、备注、日期／时间〔D/T〕等界面组件界面组件主要用于构成用户定义界面的元素。单击“定义录入界面〞键后，系统弹出对话框如上[设计窗口]，用户假设添加组件，先在工具窗口上按下组件对应的按钮，然后在录入界面对话框的相应位置上单击鼠标左键即可。而双击设计窗口上的组件时，系统便弹出此组件的属性窗口。1、保存主要实现对设置好的睫毛进展保存。2、测试对保持好的界面进展一个测试，是否符合界面定制要求。3、编辑框一方面通过它可以进展数据的录入，另一方面通过它可以显示记录字段的信息。4、组合框对于数据录入或通过卡片检索时可以通过下拉框进展数据录入，并且可以更改显示格式。5、标签主要用于显示提示信息，例如字段名称等。6、备注用于录入或显示备注类型或叫Memo类型的数据。7、日期/时间用于录入或显示日期类型的数据。叠放次序按钮主要用于调整相互叠放的界面组件的置前和置后次序。以定义“基建档案〞类文件的录入界面为例，依次说明各个按键的功能。添加标签　步骤如下：首先可以将拖动鼠标以改变设计窗口的大小，然后在工具窗口上按下[标签]键，下列图红色标记即为标签，它主要用于显示字段的名称，以及一些提示信息。可以用鼠标拖动任意改变标签的位置，点击该标签，界面左边属性窗口，如下图。将“标签〞改为“案卷号〞。标签属性介绍如下：=1\*GB3①名称标识该组件的ID。每一个组件都有一个唯一标志该组件的ID号，那就是组件名称。=2\*GB3②字体设置组件显示信息的字体，包括字体类型、大小、颜色等。=3\*GB3③对齐方式即标签标题在该标签中显示的对齐方式，主要包括靠左对齐、居中对齐、向右对齐。=4\*GB3④可见主要用于卡片检索时该组件在界面中是否显示。该属性的设置只对检索有效。=5\*GB3⑤标题显示该标签的标题信息。。添加编辑框步骤如下：在工具窗口上按下[编辑框]键。单击定义界面的案卷号标签的后面，出现编辑框〔Edit1〕，然后点击该编辑框，界面左边的属性栏，如下图。将“数据库〞属性改为“案卷号〞，“字体大小〞“对齐〞“字体类型〞“粗体〞“斜体〞“字体颜色〞是对编辑框中的字体进展相应的设置。八、文件库设置与上述档案库设置一样，系统可以通过“文件管理子系统〞提供针对归档文件〔收文、发文和其它归档文件〕管理的功能，也可以用于其它各类文件的管理和整理，可以实现部门文件的随办随归。由于文件库的库构造〔文件的著录信息〕和档案库的不同，因此可以通过文件库设置功能实现对文件库的定义和设置，使得“文件管理子系统〞符合不同单位对文件管理的要求。本模块功能主要实现：定义及维护文件库的库构造、录入界面，建立文件库。其主界面如下列图8.1字段维护同档案设置中的字段维护8.2创立库同档案设置中的字段维护8.3录入界面定义同档案设置中的字段维护8.4创立文件库首先在要建立的文件库类型上单击鼠标右键，出现下列图：选择添加，输入文件库名称，“确定〞即可：九、档号设置档号是案卷和文件重要标识，不同单位也有不同的规那么，档号设置功能就是提供管理员一个定义不同档案类型档号形成规那么的工具。选择要设置档号规那么的档案类型库，在字段列表里选择需要的字段后双击即可，在连接符编辑框中输入连接符点击【添加】按钮，设置完成后点击【保存】设置完成。选择字段时可以取字段的局部信息，如下列图选择取局部，并选择起始位置和取值长度。9.1对应字段设置系统大量的归档文件在文件库和整编库中，其中将整编库中整理好的归档文件归入正式档案库这一过程并不需要对应字段设置，因为我们上文已经介绍过，整编库的数据字段构造与档案库是完全一样的。但由文件库归入到整编库的过程中，由于文件库的著录信息与档案库的著录信息之间的差异，因此需要先定义好两个库之间的字段对应关系。字段对应是定义在软件中立卷、借阅、销毁等操作时数据的对应关系。下面介绍一下如何进展字段对应的设置。在进展字段对应时首先进入如下界面：点击“增加〞按钮，在左侧的表里面选择要做对应关系的‘源表’与‘目的表’，双击即可以添加到右侧〔如：收文库对应文书档案〔件〕.文件库〕，如下列图所示：然后点击“保存〞按钮，出现如下界面；选择对应表，点击“下一步〞按钮，出现如下界面默认情况系统将源表与目标表中名称一样的字段自动对应起来，对于特殊的源字段可以用拖动的方式与目标字段对应起来〔如：文件标题与题名〕，并在对应规那么中选择规那么，点击“完成〞按钮即可。规那么有：等于、求和、平均、最大值、最小值、最大值-最小值。9.2系统排序设置系统可以将各个库中的文件按照一定规那么自动进展排序，这样可以方便整理。设置各个库的排序规那么〔升序或降序〕；每个库按什么方式来排序，不同的用户有不同的排序方式，系统排序可完全由用户自己设置，具体操作：在档案业务列表选择要设置的库，所选库的字段就列在字段列表中，选中要设置的字段拖到排序字段列表中，选择排序状态即可。十、登陆档案管理系统10.1风格管理10.1.1开场菜单像Windows系统开场菜单一样，档案管理系统开场菜单也提供了档案管理系统常用的系统功能，可以方便的直接从开场菜单调用档案管理系统相关模块。如下列图：10.1.2桌面设置及选项像Windows系统桌面一样，档案管理系统桌面也可以根据用户个人习惯自由选择和摆放常用系统功能图标。通过双击桌面上的系统功能图标，实现翻开对应的系统功能。鼠标图标放在桌面上，“右键〞选择“桌面首选项〞进展桌面背景和快捷方式的设置。如下列图：10.1.3系统任务栏设置像Windows系统任务栏一样，档案管理系统任务栏也是显示目前用户翻开的模块情况，用户可以自由地最小化、最大化或拖动系统功能窗口，实现方便的多任务同步处理。用户还可以使用Shift+Enter键实现像WindowsVista系统一样的多任务窗口切换。如下列图：10.1.4系统在线用户档案管理系统任务栏右侧有在线用户列表按钮，点击该按钮后弹出在线用户列表窗口，可以实时与档案在线用户进展沟通交流。如图：十一．档案利用档案的利用包括对电子档案的网上利用和对档案实体的借阅两种方式。如图2.2.2-1所示，用户对档案的利用都是通过WEB方式的档案实现的。用户可以根据系统赋予的权限对电子档案目录进展检索查询，找到所需的档案目录，同时对电子原文进展浏览、下载。对电子档案进展查询和利用不需要经过档案管理人员，档案管理人员只需要事先设定每个用户的权限即可。系统会自动记