加强企业内部费用控制管理的措施

总第 180期 2010年第 6期 HEBEI METALLURGY Total 180 2010, N um ber 6 收稿日期: 2010- 09- 07 作者简介:张芙 ( 1971- ), 女, 1991年毕业于唐山大学工业会计专 业,现在河北钢铁集团唐钢从事会计工作, E - m ai:l zhangfu ll@ 126. com 加强企业内部费用控制管理的措施 张 � 芙 (河北钢铁集团 唐山钢铁公司 财务部, 河北 唐山 063016) 摘要: 唐钢财务部在对内部费用的管控过程中, 建立了费用支付流程控制、物资领用流程控制、业务招待 费用控制、总额完成情况控制等一系列制度, 取得了较好的经济效益。 关键词: 企业;内部费用; 控制;管理; 措施 中图分类号: F406. 7� � � � � � 文献标识码: B 文章编号: 1006- 5008( 2010) 06- 0046- 03 MEA SURES TO STRENGTHEN CONTROL AND MANAGEMNET OF INTERNAL EX PEN SES IN BUS INESS Zhang fu ( F inancia lD epartm en,t T ang shan Iron and S tee l C om pany, H ebe i Iron and S tee l G roup C om pany, Tang s� han, H ebe,i 063016) Ab strac:t T o m anage and contro l interna l expen se s o f business, w e build a series o f sy stem: co st paym ent flow con tro ,l m ater ia ls g etting f low contro ,l en te rtainm ent expenses con tro ,l to ta l co st contro l and e tc. and get go od econom ic pro f i.t K ey W ord s: business; busine ss; interna l expenses; contro ;l m anagem en;t m ea sures 1� 前言 在当前经济形势下,企业的价格竞争、成本竞争 愈演愈烈,企业管理费用的压缩与控制对企业利润 的影响,就显得尤为重要了。内部费用控制作为企 业内部控制制度的重要组成部分,它的完善与健全, 对于减少舞弊、防范风险,提高经营管理水平具有重 要意义。内部费用控制制度的完善与财务部门对企 业管理费用监管是一个相辅相成,互为依托的过程。 2� 唐钢内部费用控制体系 唐钢财务部多年来对公司管理费用管控一直予 以高度重视, 在公司内部费用控制过程中, 逐渐摸 索,摒除落后的管理程序,从不同方面着眼, 建立了 一套比较完善的控制体系。 2. 1� 费用支付流程控制 财务部作为总公司管理费用的管理机构, 理所 当然承担着对全公司经济管理活动费用的归集、管 理、约束责任,同时也肩负着对各子分公司及二级单 位财务机构、财务人员的业务指导和管理职责。然 而,在实际工作中,下属财务机构的财务人员在业务 处理上受控于单位领导, 财务部的管理和控制显得 被动滞后。为解决这种对费用管理的失控情况, 我 们的解决措施是: ( 1)各二级单位、各部处室费用全额预算管理, 针对不同的单位, 根据其业务范围、人员结构等特点 参考历年费用支付情况的数据, 合理确定其预算指 标,并列入公司生产经营计划, 将其赋予了内部的 �法律效力 , 据以严格考核,奖惩明确, 并与单位领 导业绩挂钩、与单位职工奖金挂钩,用经济利益来约 束单位的管理行为。 ( 2)全公司资金支付归口管理, 在对单位费用 进行全额预算管理管理的同时, 将不同的费用项目 核定支付限额,指定专门的责任部门, 由其对该项费 用进行归口管理,各单位该项费用的支付必须由归 口管理部门认定后方可对外付款。 ( 3)外部资金结算统一管理, 各二级单位除备 用金零星支付以外的全部外部资金结算, 都要求到 公司财务部统一办理, 由专人专门负责进行外部资 金支付的审批工作,由于资金支付人员与业务操作 人员、收款单位没有相关的利益联系, 所以费用审核 更为客观理性,保障了费用支付的安全性, 杜绝了营 私舞弊现象。 46 河北冶金 � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � 2010年第 6期 通过上述举措, 解决了由于在业务处理上受控 于单位领导而无法拒绝不合理费用支付,这一困扰 二级单位财务人员多年的难题。同时将公司财务部 对企业管理费用的管理, 由 �事后控制 改为了 �事 中控制 , 大大提高了管理效力。通过支付流程的 控制, 平均每年可为企业节约管理方面支出大约 600万元。 2. 2� 物资领用流程控制 以前,唐钢各个职能部门领用物资一般是先开 具物资领用单, 然后到设备或供应部门库房经库管 人员领取物资, 月底库管人员将各单位领单汇集整 理交与本单位财务人员, 再由本部门财务人员负责 到财务部进行内部费用结转, 向各领用单位结算费 用。然而,由于库房管理人员的财务管理意识不强, 难以对物资领用过程中出现费用指标超标或物资标 准超限等情况进行控制, 就会出现领用单位实际已 将物资使用上了, 但财务部门进行费用结算时才发 现了有单位的物资领用手续不全、费用不合理等情 况,如果不付款,又会影响设备、供应等部门月份结 算,结果很是尴尬。 针对上述情况,财务部结合公司管理实际,进一 步强化了物资领用流程控制, 改变了职能部门的物 资领用流程,新流程规定:在职能部门开具领单尚未 领取物资时,先由财务部费用科的费用管理人员予 以审核并履行确认手续后, 再到设备或供应部门库 房领取物资,而库管人员只要审核其领单上是否有 费用科费用管理人员的审核盖章, 就可以轻易辨认 该物资领用行为是否符合规定, 并据以发放或拒绝 发放物资,这样就可将企业管理过程中的错误行为 制止在萌芽状态, 将被动的事后控制转变为事前控 制。新流程执行当月, 就经财务部门审核制止了 3 起应属设备零购需立项的固定资产领用欲变通为普 通物资领用的行为,对强化内部管理,加强内部控制 起到了很好的效果。 2. 3� 业务招待费用控制 企业业务招待费用的管理和控制历来是企业管 理上的敏感话题, 也是企业内部费用控制中深感头 疼的问题。每年的职代会, 公司业务招待费的开支 和控制情况都要作为专题报告, 职工代表对于此项 费用的高度关注,既给了我们财务人员压力, 也给了 我们将其管理好的动力。为此, 财务部会同此项费 用的归口部门公司办公室共同实施了如下比较严格 的控制方法: ( 1)以历年实际发生水平作为参考, 结合当年 实际情况,在年初核定总公司机关及各个子分公司 及二级单位本年度业务招待费计划指标, 指标一经 制定,年度内不予调整。由于唐钢是一个大型国有 企业,年销售额过 500亿元, 所以公司财务部在制定 招待费计划指标时,并没有以销售收入作为参考指 标编制计划, 仅此一点就将公司招待费计划降低了 将近 900万元。 ( 2)二级单位招待费发生, 由各单位财务人员 按月结转至财务部,财务部由专人负责将其按部门 汇总归集,并按月累计比照计划进度进行考核,一旦 发现超支情况,马上提示预警,并停止该项费用的报 销。 ( 3)将机关招待费指标预留费用额度, 用于全 公司不可预见专项工作中的招待费用支付, 该项费 用的支付须由具体接待单位出具专题报告, 交由公 司分管领导审批后方可列支, 其发生额度不作二级 单位考核, 但是会在年度总指标中对管理部门 (公 司办公室 )进行考核。 ( 4)公司机关招待费执行一支笔审批制度, 由 公司办公室制指定专人负责, 并且费用支付由财务 部主管人员进行审核后,方可报销。 ( 5)实行定点就餐、办事人员不得签单、在外接 待需报经公司分管领导批准等控制措施。 ( 6)财务人员严格报销发票的审核, 对于发票 单位标注不准确、财务印章不清晰、积压超期发票一 律不予报销。 上述措施的执行将唐钢这个大型国有企业的招 待费用, 掌控在了计划之内,使难以管控的招待费用 得以控制。 2. 4� 费用总额完成情况控制 费用的流程控制, 保证了财务部对于公司管理 费用的事前、事中控制,然而财务部对费用管理的主 要职责是对费用总额的管控,流程控制是基础,总额 控制才是根本之所在。为此, 财务部将费用控制的 首要任务定位在管理部门的费用指标核定上, 对费 用指标要:既按部门核定指标进行总额控制;又按项 目核定总额,指定职能部门进行归口管理。将费用 发生的横向管理与纵向控制相结合,做到 �横向有 节,纵向有度 ,将费用的发生控制在一个事先构建 好的框架内。 框架一经搭建, 其后的首要任务就是对这个框 架的守卫 ! 加大指标的考核力度,严防死守,建立费 用指标跟踪评价体系。由管理费用核算员对费用进 行定期分析, 按月逐项将部门费用指标及费用总指 47 总第 180期� � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � � HEBE I YEJIN 标按照不同口径 (月份挖潜计划、累计挖潜计划、上 年同期实际等 )进行比较分析, 找出费用支出增减 变化的原因,及时进行完成情况的反馈,并费用部门 及归口管理单位进行严格考核, 将考核结果与单位 领导业绩挂钩,与单位职工奖金收入挂钩。 通过上述措施, 使财务部对公司管理费用的控 制,真正要做到了 �管控体制完善,执行措施严格 , 保证了全年利润指标的完成。 3� 企业内部费用控制中的难点 3. 1� 内部费用控制的效果如何达到 对于一个复杂系统控制,不能靠人治,也不能靠 简单的控制、管理来实现目的,而是要靠一套科科学 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 的控制制度, 用制度来规范管理过程中的各种 行为。这里的重点是财务管理人员针对不同的企业 管理活动制定出具体的标准,而要完成这个任务, 就 要求财务人员全面提升素质,要有丰富的管理经验, 超前的意识,扎实的作风,而且要具有良好的职业道 德,真正但当起内部费用控制的重任。 3. 2� 内部费用控制的有效性如何体现 在内部费用控制操作过程中, 如何在达到效果 的同时, 实际最简化的控制流程,最大限度的降低控 制成本包括资金成本及人力资源成本等, 也是企业 费用管理的一个重要方面。首先,必须找到关键的 费用控制点, 一点带面进行全面控制; 其次, 要站在 全局的角度来考虑问题,既要注重细节,又要避免过 度纠缠,导致 �丢了西瓜捡芝麻 ; 第三, 充分利用先 进的电子信息系统,提高财务人员的工作效率,加速 内部费用控制信息的传递; 最后,提高管理人员素质 也是一个重要因素。 4� 结语 在费用控制执行过程中,要由财务人员、企业领 导、二级单位及职能部门领导及职工全员参与,共同 配合,这样制度才会执行到位, 才会有顽强的生命 力。 (上接第 35页 ) � � � � � � 表 2� 精密度实验结果 (n = 6) � � � � � % C a M g S i A l M n 1 8. 57 2. 26 5. 28 2. 23 0. 018 2 8. 56 2. 24 5. 24 2. 22 0. 018 3 8. 55 2. 25 5. 27 2. 21 0. 017 4 8. 57 2. 26 5. 27 2. 24 0. 019 C a M g S i A l M n 5 8. 58 2. 25 5. 28 2. 25 0. 017 6 8. 56 2. 27 5. 30 2. 23 0. 018 平均值 8. 57 2. 26 5. 27 2. 23 0. 018 RSD 0. 14 0. 52 0. 38 0. 17 4. 30 3. 6� 准确比较 表 3为用 ICP- OES法测定结果与该烧结矿标 准样品化学值的比较。由此可见,该方法测定的烧 结矿化学成分准确、可靠。 � � � � � � 表 3� 测定值与标准值对比表 � � � � % 元素 标准值 本法测定值样品 1 样品 2 样品 3 样品 4 C a 10. 73 10. 71 10. 72 10. 72 10. 73 M g 2. 46 2. 45 2. 44 2. 44 2. 45 S i 7. 92 7. 91 7. 90 7. 90 7. 91 A l 1. 22 1. 23 1. 23 1. 22 1. 22 M n 0. 175 0. 174 0. 174 0. 175 0. 176 4� 结论 用 ICP - OES法测定烧结矿中的 Ca、M g、Si、 A l、M n元素分析精度较高、测得的数据较准确, 与 湿法分析相比更为简捷、快速,且效率高、成本低, 为 供需双方提供了非常准确有力的数据,并为其他类 似的样品的分析提供了新方法。 参考文献 [ 1 ]李连仲,等. 岩石矿物分析 [M ] .北京:地质出版社, 1991: 299~ 309. [ 2 ]北京矿冶研究总院分析室. 矿石及有色金属分析手册 [M ] .北 京:冶金出版社, 1990: 12. 48