内蒙古自治区电子文件归档与电子档案管理试行办法

内蒙古自治区电子文件归档与电子档案管理试行办法 内蒙古自治区电子文件归档与 电子档案管理试行办法 第一章 总则 第一条 为适应内蒙古自治区信息化建设的需要～规范自治区电子文件与电子档案的管理～保障电子档案的真实性、完整性、有效性和安全性～根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)以及有关政策法规～结合自治区档案工作实际～制定本办法。 第二条 本办法适用于内蒙古自治区各级国家机关、团体、企事业单位及其他组织从事电子政务与电子商务及其相关公务活动产生的电子文件归档与电子档案管理。 第三条 电子文件～是在电子政务与电子商务活动中产生并依赖各级办公自动化系统处理后形成的具有规范格式的电子数据。 电子档案～是经过鉴定～具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明。 归档电子文件元数据～是描述电子文件的内容、背景、结构及管理过程的数据。 第四条 电子文件归档与管理工作～应当遵循电子文件保真、保密、保存的原则～坚持有价值的电子文件必须归档和归档的电子文件必须规范的原则～确保电子文件 安全管理 企业安全管理考核细则加油站安全管理机构环境和安全管理程序安全管理考核细则外来器械及植入物管理 。 第五条 内蒙古自治区档案行政管理部门按统一领导、分级管理的原则～负责对本级国家机关、团体、企事业单位及其他组织的电子文件归档及电子档案管理实行监督指导。 1 第六条 利用计算机网络在线办公的单位～应当在计算机信息管理系统中设臵相应的档案管理子系统～对电子文件生命周期的全部管理活动实行有效控制～实现电子文件的逻辑归档及在线管理与利用。 第二章 电子文件真实性、完整性和有效性保证 第七条 电子文件的真实性、完整性和有效性归档前由电子文件形成部门负责～归档后由档案管理部门负责～并逐级校验。 第八条 电子文件运行系统和档案管理系统均应有与系统安全和保密等级要求相符的网络设备安全技术保障措施。 第九条 为保证电子文件的真实性～文件形成单位应当在计算机中设臵安全防护技术措施。 (一)建立对电子文件操作者的身份识别与权限控制等技术措施～防止非法侵入, (二)设臵符合安全要求的操作日志～随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等, (三)对电子文件采用可靠的防错漏和防调换的标记, (四)对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。 第十条 为保证电子文件的完整性～档案部门应当加强对形成电子文件人员的业务指导～从电子文件形成开始～连续地对电子文件产生、处理、归档等一系列操作过程进行管理登记。 ,一, 登记处理过程中相互衔接的各类责任者,如起草者、修改者、审核者、签发者等,, ,二, 登记处理过程中的各类操作者,打字者、发文者、收文者、存储管理者等,, 2 ,三, 登记处理过程中产生的责任凭证信息,批示、签名、印章、代码等,, ,四, 登记电子文件传递、交接过程中的其他标识, ,五, 采取相应的技术措施采集电子文件背景信息和元数据。 第十一条 为保证电子文件的有效性～文件形成单位应当建立电子文件有效性 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 。 (一)根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关的数据及参数等, (二)对于加密电子文件～应当解密后再收集归档～确实需要以加密方式保存的～应当将其解密程序同时归档, (三) 特殊格式的电子文件～应当在存储载体中同时存有相应的查看软件。 (四)定期对备份的电子文件进行抽样读取检验～发现问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 及时采取恢复措施～并根据软硬件升级情况适时对电子文件进行迁移。 第三章 电子文件的归档与整理 第十二条 电子文件的归档 ,一, 归档要求 ,1,归档电子文件基本数据类型及其存储格式为: 文本文件 ,XML TXT PDF RTF, 图像文件 ,GIF TIFF JPEG , 视频文件 ,AVI MPEG, 音频文件 ,MP3 WAV, 3 数据库文件 ,DBF, ,2,归档的电子文件中应当包括《电子文件元数据表》,见 附件一,所列项目信息。 ,二,归档范围 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行。 ,三,保管期限和密级的划分 电子文件保管期限和密级的划分～参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。电子文件的背景信息和元数据的保管期限应当与电子文件的保管期限一致。 ,四,归档时间 逻辑归档可实时进行～物理归档应当与纸质文件同步进行。 ,五,归档方式 逻辑归档:将电子文件的管理权从网络上转移至档案部门～在归档工作中～存储格式和位臵暂时保持不变。 物理归档:凡在网络中予以逻辑归档的电子文件～应当定期拷贝至耐久性好的载体上并向档案部门移交。 第十三条 归档电子文件的档号按《文书档案文件级目录数据库结构与数据交换格式》,DB32/505-2002,的规定编制。 第十四条 把带有归档标识的电子文件集中～拷贝至耐久性好的载体上～一式三套～一套封存保管～一套供查阅使用～一套异地保存。 第十五条 本办法推荐采用的载体～按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。 4 第十六条 存储电子文件的载体或装具上应当贴有标签～并注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等～归档后的电子文件的载体应当设臵成禁止写操作的状态。 第十七条 相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等应当一同归档～并附《归档电子文件登记表》,见附件二,。 第十八条 归档完毕～电子文件形成部门应当将存有归档前电子文件的载体保存至少一年。 第十九条 归档电子文件的整理 ,一,归档电子文件的整理按《中华人民共和国档案行业 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 》,DA/T 22-2000,规定的要求进行。 ,二,归档电子文件以“件”为单位整理。 ,三,同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构(问题)或保管期限-年度-机构(问题)等分类方案进行分类。 ,四,电子文件的著录应当参照《中华人民共和国行业标准档案著录规则》,DA,T 18-1999,进行。 第四章 电子档案的保管与利用 第二十条 电子档案的保管应当符合国家档案局《磁性载体档案管理与保护规范》的要求。存储电子档案的载体应当作防写处理～避免擦、划、触摸记录涂层,单片载体应当装盒竖立存放～避免挤压,载体应当存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中～应当远离强磁场、强热源～并与有害气体相隔离,环境温度控制在17?一20?～相对湿度控制在35,一45,。 第二十一条 档案部门应当定期对保存的电子档案进行抽样机读检验～磁性载体每满2年～光盘每满4年进行一次抽检～ 5 抽检率不低于10,～如发现问题应当及时采取恢复措施。磁性载体上的电子档案～应当每4年转存一次。原载体同时保留时间不少于4年。 第二十二条 档案部门每年均应对电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。如网络系统扩充或系统设备更新～应当确认库存载体与新系统、新设备的兼容性。如不兼容～应当及时对电子档案进行迁移操作。 第二十三条 对库存电子档案进行迁移操作前～应当制定严密的迁移操作 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 。库存电子档案必须在完整、准确和有保障的前提下进行更新复制。复制或补救新版后～原旧版或有问题的载体仍需保存3年。档案人员应当参与迁移工作～并填写《电子档案迁移登记表》,附件三,。 第二十四条 电子档案的利用应当遵守以下要求: (一)封存的电子档案载体不得外借使用～利用时使用拷贝件, (二)严格遵守保密制度～查阅或复制应当在权限规定的范围之内～未经批准任何单位或个人不得擅自复制电子文件。 (三)属于政务公开的现行电子文件和档案～经整理、鉴定后～应当通过政务网提供利用服务。电子文件采用网络方式提供利用时～采取身份认证、权限控制等安全措施和可靠的监督保证。 第二十五条 电子档案的鉴定销毁应当参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行～必须在办理审批手续后实施。销毁前应当编制销毁清册～指定监销人～并确保信息彻底销毁。属于保密范围的电子档案～如信息存储在不可擦除的载体上～应当采用物理或化学的方法连同存储载体一起销毁～并在网络中彻底清 6 除。 第五章 电子档案的移交与接收 第二十六条 各级档案入馆序列单位应当适时将属于永久保管的电子档案移交至自治区各级国家综合档案馆～进行集中保管。如保管条件达不到要求或有其它特殊情况～经档案行政管理部门同意～可提前移交。 第二十七条 档案入馆序列单位在移交电子档案之前～移交方与接收方均应当对准备移交或接收的每套电子档案载体及其技术环境进行检验～达到合格要求时方可进行交接。 第二十八条 档案入馆序列单位在进行离线移交电子档案时～应当做到存储载体外观完好、整洁无损,数据完整、内容准确、编目规范,无计算机病毒。 第二十九条 自治区各级国家综合档案馆在接收电子档案时～应当核实电子档案真实性、完整性、有效性的检验记录及审核手续。核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。对特殊格式的电子档案～应当核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。 第三十条 自治区各级国家综合档案馆在接收电子档案时应当按照要求及检验项目对电子档案逐一验收。检验不合格的～应当退回形成单位重新制作～并再次对其进行检验～履行移交手续。 第三十一条 自治区各级国家综合档案馆验收合格～完成《电子档案移交、接收检验登记表》,附件四,填写、签字、盖章环节。登记表一式二份～一份交电子文件形成单位～一份 7 由档案馆自存。 第三十二条 撤并单位的电子档案应当按规定向接管单位或自治区各级国家综合档案馆移交。 第六章 附则 第三十三条 各单位可参照本办法制订实施的具体办法～并报同级档案行政管理部门核准后实施。 第三十四条 在自治区直属机关政务网在线安全措施未完善前～档案入馆序列单位向自治区各级国家综合档案馆移交电子档案～均采用脱机物理入馆方式移交。 第三十五条 本办法未尽事宜～参照国家其他有关电子文件的标准和规定执行。 第三十六条 蒙古文电子文件管理可参照本办法执行。 第三十七条 本办法自公布之日起执行。 内蒙古自治区档案局 2007年9月26日 8 附件(—)电子文件元数据表 元素类型 编号 元数据元素 说明 1 全宗号 * 分配给每个全宗的编号 2 分类号 * 档案分类中的类目代号 3 文件号 * 分配给每份文件的唯一识别编号 著录标引 4 文件形成单位 * 形成文件的单位 5 文件责任者 * 对文件形成承担责任的人 6 文件形成时间 * 文件产生、签署和批准的时间 7 接收单位 接收文件的单位 8 接收人 对文件接收承担责任的人 9 接收时间 接收单位收到文件的时间 10 关联 对相关文件的参照 11 覆盖范围 文件内容体现的相关法律、时间性和 / 或地域性等特征 12 使用日志 对文件使用情况的记录 13 文件标题 * 表明文件的主题内容和性质 背景信息 14 主题词 * 描述文件主题的规范化词组 15 内容描述 内容摘要或文本描述 16 密级 * 文件机密程度等级 17 用户权限 用户利用文件的限制或规定 18 保管期限 * 在采取处臵行为前～文件必须保存的时 间期限 19 处臵授权机构 具有文件处臵授权权利的机构 20 处臵责任者 事实处臵行为的责任人 21 处臵行为 保管期限期满时对文件采取的处臵行动 22 处臵时间 对文件采取处臵行为的时间 23 保存日志 文件长期保存中对所有操作日期及行为 的记录和描述 24 载体 * 文件存储的物理性载体 25 数据类型 * 关于文件数据的类别信息 26 数据格式 * 构成文件的数据的逻辑格式 27 存储位臵 文件存储的物理 / 逻辑位臵 28 应用环境 文件创建时的硬件环境,主机、网络服结构信息 务器型号、制造厂商等, 文件创建时的软件环境,操作系统、数 据库系统、应用软件的型号、版本等, 29 如何对文件进行加密的信息 加密方式 * 注:“*”标记为必选项 9 附件(二)归档电子文件登记表 形成部门 归档人 归档日期 载体名称:光盘口～磁带口～磁盘口 文件 载体数量: 存储载体 载体编号: 备份数: 特征 归档电子文件总数: 其中:永久( ) 长期( ) 短期( ) 硬件环境:(主 机、网络服务 器型号、制造 厂商等) 技术 操作系统 数据库系统 软件环境:(型信息 相关应用软件(文 号、版本等) 字处理工具、浏览 器、解压缩或解密 软件等) 形成部门 (签章) 通讯地址 电 话 联系人 送交人(签名) 年 月 日 接收部门 (签章) 交换 通讯地址 信息 电 话 联系人 接收人(签名) 年 月 日 10 附件(三)归档电子文件迁移登记表 信息系统描述: 操作环境描述: 源系统 设备情况 阅读软件描述: 存储载体: 信息系统描述: 操作环境描述: 目标系统 设备情况 阅读软件描述: 存储载体: 记录数: 字节数: 被迁移归 档电子文 件情况 迁移时间: 操作者: 填表人签名: 年 月 日 审核人签名: 年 月 日 单位(盖章) 年 月 日 11 附件(四)归档电子文件移交接收检验登记表 检查结果 检验项目 移交单位: 接收单位: 载体外观检验 病毒检验 真实性检验 完整性检验 有效性检验 技术方法与相关软件说 明登记表、软件、说明资 料检验 (签名) (签名) 填表人 年月 日 年月 日 (签名) (签名) 审核人 年 月 日 年 月 日 (印章) (印章) 单位 年 月 日 年 月 日 12 下面为朱自清的散文欣赏，不需要的朋友可 以下载后编辑删除～～～谢谢～～～ 荷塘月色 作者: 朱自清 这几天心里颇不宁静。今晚在院子里坐着乘凉，忽然想起日日走过的荷塘，在这满月的光里，总该另有一番样子吧。月亮渐渐地升高了，墙外马路上孩子们的欢笑，已经听不见了;妻在屋里拍着闰儿，迷迷糊糊地哼着眠歌。我悄悄地披了大衫，带上门出去。 沿着荷塘，是一条曲折的小煤屑路。这是一条幽僻的路;白天也少人走，夜晚更加寂寞。荷塘四面，长着许多树，蓊蓊郁郁的。路的一旁，是些杨柳，和一些不知道名字的树。没有月光的晚上，这路上阴森森的，有些怕人。今晚却很好，虽然月光也还是淡淡的。 路上只我一个人，背着手踱着。这一片天地好像是我的;我也像超出了平常的自己，到了另一世界里。我爱热闹，也爱冷静;爱群居，也爱独处。像今晚上，一个人在这苍茫的月下，什么都可以想，什么都可以不想，便觉是个自由的人。白天里一定要做的事，一定要说的话，现在都可不理。这是独处的妙处，我且受用这无边的荷香月色好了。 曲曲折折的荷塘上面，弥望的是田田的叶子。叶子出水很高，像亭亭的舞女的裙。层层的叶子中间，零星地点缀着些白花，有袅娜地开着的，有羞涩地打着朵儿的;正如一粒粒的明珠，又如碧天里的星星，又如刚出浴的美人。微风过处，送来缕缕清香，仿佛远处高楼上渺茫的歌声似的。这时候叶子与花也有一丝的颤动，像闪电般，霎时传 13 过荷塘的那边去了。叶子本是肩并肩密密地挨着，这便宛然有了一道凝碧的波痕。叶子底下是脉脉的流水，遮住了，不能见一些颜色;而叶子却更见风致了。 月光如流水一般，静静地泻在这一片叶子和花上。薄薄的青雾浮起在荷塘里。叶子和花仿佛在牛乳中洗过一样;又像笼着轻纱的梦。虽然是满月，天上却有一层淡淡的云，所以不能朗照;但我以为这恰是到了好处——酣眠固不可少，小睡也别有风味的。月光是隔了树照过来的，高处丛生的灌木，落下参差的斑驳的黑影，峭楞楞如鬼一般;弯弯的杨柳的稀疏的倩影，却又像是画在荷叶上。塘中的月色并不均匀;但光与影有着和谐的旋律，如梵婀玲上奏着的名曲。 荷塘的四面，远远近近，高高低低都是树，而杨柳最多。这些树将一片荷塘重重围住;只在小路一旁，漏着几段空隙，像是特为月光留下的。树色一例是阴阴的，乍看像一团烟雾;但杨柳的丰姿，便在烟雾里也辨得出。树梢上隐隐约约的是一带远山，只有些大意罢了。树缝里也漏着一两点路灯光，没精打采的，是渴睡人的眼。这时候最热闹的，要数树上的蝉声与水里的蛙声;但热闹是它们的，我什么也没有。 忽然想起采莲的事情来了。采莲是江南的旧俗，似乎很早就有，而六朝时为盛;从诗歌里可以约略知道。采莲的是少年的女子，她们是荡着小船，唱着艳歌去的。采莲人不用说很多，还有看采莲的人。那是一个热闹的季节，也是一个风流的季节。梁元帝《采莲赋》里说得好: 于是妖童媛女，荡舟心许;鷁首徐回，兼传羽杯;欋将移而藻挂，船欲动而萍开。尔其纤腰束素，迁延顾步;夏始春余，叶嫩花初，恐沾裳而浅笑，畏倾船而敛裾。 可见当时嬉游的光景了。这真是有趣的事，可惜我们现在早已无福消受了。 于是又记起《西洲曲》里的句子: 采莲南塘秋，莲花过人头;低头弄莲子，莲子清如水。今晚若有采莲人，这儿的莲花也算得“过人头”了;只不见一些流水的影子，是不行的。这令我到底惦着江南了。——这样想着，猛一抬头，不觉已是自己的门前;轻轻地推门进去，什么声息也没有，妻已睡熟好久了。 14 在北京住了两年多了，一切平平常常地过去。要说福气，这也是福气了。因为平平常常，正像“糊涂”一样“难得”，特别是在“这年头”。但不知怎的，总不时想着在那儿过了五六年转徙无常的生活的南方。转徙无常，诚然算不得好日子;但要说到人生味，怕倒比平平常常时候容易深切地感着。现在终日看见一样的脸板板的天，灰蓬蓬的地;大柳高槐，只是大柳高槐而已。于是木木然，心上什么也没有;有的只是自己，自己的家。我想着我的渺小，有些战栗起来;清福究竟也不容易享的。 这几天似乎有些异样。像一叶扁舟在无边的大海上，像一个猎人在无尽的森林里。走路，说话，都要费很大的力气;还不能如意。心里是一团乱麻，也可说是一团火。似乎在挣扎着，要明白些什么，但似乎什么也没有明白。“一部《十七史》，从何处说起，”正可借来作近日的我的注脚。昨天忽然有人提起《我的南方》的诗。这是两年前初到北京，在一个村店里，喝了两杯“莲花白”以后，信笔涂出来的。于今想起那情景，似乎有些渺茫;至于诗中所说的，那更是遥遥乎远哉了，但是事情是这样凑巧:今天吃了午饭，偶然抽一本旧杂志来消遣，却翻着了三年前给S的一封信。信里说着台州，在上海，杭州，宁波之南的台。这真是“我的南方”了。我正苦于想不出，这却指引我一条路，虽然只是“一条”路而已。 ---------------朱自清《一封信》 燕子去了，有再来的时候;杨柳枯了，有再青的时候;桃花谢了，有再开的时候。但是，聪明的，你告诉我，我们的日子为什么一去不复返呢?——是有人偷了他们罢:那是谁?又藏在何处呢?是他们自己逃走了罢:现在又到了哪里呢? 15 我不知道他们给了我多少日子;但我的手确乎是渐渐空虚了。在默默里算着，八千多日子已经从我手中溜去;像针尖上一滴水滴在大海里，我的日子滴在时间的流里，没有声音，也没有影子。我不禁头涔涔而泪潸潸了。 --载自《匆匆》 这时我们都有了不足之感，而我的更其浓厚。我们却只不愿回去，于是只能由懊悔而怅惘了。船里便满载着怅惘了。直到利涉桥下，微微嘈杂的人声，才使我豁然一惊;那光景却又不同。右岸的河房里，都大开了窗户，里面亮着晃晃的电灯，电灯的光射到水上，蜿蜒曲折，闪闪不息，正如跳舞着的仙女的臂膊。我们的船已在她的臂膊里了;如睡在摇篮里一样，倦了的我们便又入梦了。那电灯下的人物，只觉像蚂蚁一般，更不去萦念。这是最后的梦;可惜是最短的梦!黑暗重复落在我们面前，我们看见傍岸的空船上一星两星的，枯燥无力又摇摇不定的灯光。我们的梦醒了，我们知道就要上岸了;我们心里充满了幻灭的情思。 --载自《桨声灯影里的秦淮河》 近几年来，父亲和我都是东奔西走，家中光景是一日不如一日。他少年出外谋生，独力支持，做了许多大事。那知老境却如此颓唐!他触目伤怀，自然情不能自已。情郁于中，自然要发之于外;家庭琐屑便往往触他之怒。他待我渐渐不同往日。但最近两年的不见，他终于忘却我的不好，只是惦记着我，惦记着我的儿子。我北来后，他写了一信给我，信中说道，“我身体平安，惟膀子疼痛利害，举箸提笔，诸多不便，大约大去之期不远矣。”我读到此处，在晶莹的泪光中，又看见那肥胖的，青布棉袍，黑布马褂的背影。唉!我不知何时 16