信息工作子秘书工作中的重要性

信息工作子秘书工作中的重要性 目录 【摘要】: ............................................. 4 【关键词】: ........................................... 4 一、秘书的信息工作 ..................................... 5 (一)信息工作........................................ 5 1、信息工作的主体 ................................ 5 2、信息工作的客体 ................................ 5 3、信息工作的影响效应 ............................ 5 (二)信息工作的内容 ................................ 6 1(信息收集 ........................................... 6 2(加工分析 ...................................... 7 3(载体转换 ...................................... 7 4(信息利用 ...................................... 8 5(信息反馈 ...................................... 8 二、秘书信息工作的重要性 ............................... 8 (一)信息是领导决策的基础 .......................... 9 (二)信息可以提高企业的竞争力,掌握主动权 ............. 10 (三)信息帮助企业密切保持与客户沟通 .................. 10 (四)信息能有效提升企业风险防范能力 .................. 11 (五)信息有利于树立企业在公众中的良好形象 ............ 11 三、提高秘书信息工作质量的途径......................... 11 (一)要有目的性 ................................... 11 (二)要有预测性 ................................... 12 (三)要有较强的判断能力 ........................... 12 四、结束语 ........................................... 12 【参考文献】: ........................................ 12 提纲 信息一词，虽然古已有之，《三国志》中就有“正数欲来，信息甚大”的话语，但古代还没 有进入大规模信息流的社会，“信息”的含义与今天不同，而且信息一词也不常被使用。现代的信息一词始于80年代初期，由于人类进入了大规模信息交流的时代，国外信息学与信息 论的兴起传入，而开始引起重视。目前，信息一词已经在各个领域被使用，包括领导工作与秘书工作中广泛应用，信息工作成为秘书部门的一项经常的、重要的工作，提供信息是秘书部门的重要职能。 一、秘书的信息工作 (一)信息工作 1、信息工作的主体 2、信息工作的客体 3、信息工作的影响效应 (二)信息工作的内容 1(信息收集 2(加工分析 3(载体转换 4(信息利用 5(信息反馈 二、秘书信息工作的重要性 (一)信息是领导决策的基础 (二)信息可以提高企业的竞争力,掌握主动权 (三)信息帮助企业密切保持与客户沟通 (四)信息能有效提升企业风险防范能力 (五)信息有利于树立企业在公众中的良好形象 三、提高秘书信息工作质量的途径 (一)要有目的性 (二)要有预测性 (三)要有较强的判断能力 四、结束语 论信息工作在秘书工作中的重要性 【摘要】:随着社会的发展进步，信息成了现代社会的宝贵资源，世界著名未来学家阿尔温托夫勒预言:“谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。”而企业经营管理的过程,实际上就是取得信息并依据信息做出决策的过程。作为秘书人员，收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务是其工作的一个重要方面。因此秘书做好信息工作也显得更为重要。作为现代秘书必须努力做好信息工作，学会利用信息技术开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。 【关键词】:秘书 信息工作 重要性 信息一词，虽然古已有之，《三国志》中就有“正数欲来，信息甚大”的话语，但古代还没有进入大规模信息流的社会，“信息”的含义与今天不同，而且信息一词也不常被使用。现代的信息一词始于80年代初期，由于人类进入了大规模信息交流的时代，国外信息学与信息论的兴起传入，而开始引起重视。目前，信息一词已经在各个 领域被使用，包括领导工作与秘书工作中广泛应用，信息工作成为秘书部门的一项经常的、重要的工作，提供信息是秘书部门的重要职能。 一、秘书的信息工作 (一)信息工作 所谓信息工作，是信息工作人员有组织、有目的、有计划地进行信息的收集、整理，并将形成的信息文稿报送相关决策者的过程及其所需要从事的相关工作。对于信息工作的基本概念，主要分以下几个层次来把握: 1、信息工作的主体 所谓信息工作的主体,是指信息工作的启动者和实施者，也就是在组织中具体负责信息工作 的部门或个人,也就是信息工作者。信息工作的主体一般由信息工作的决策者、组织者和实施者三部分“人”组成。信息工作的主体在信息工作中始终处于主动地位,他们的素质如何对信息工作关系极大。 2、信息工作的客体 所谓信息工作的客体,是指信息工作所要服务的对象,或者叫做信息工作的受益者。信息工作的服务对象主要是具有决策权力的决策者,它可能是某个拥有决策权力的个人,也可能是具备相应决策职能的集体或组织。信息工作能否顺利开展,信息工作能否顺畅,其成果能否被服务对象所接受 ,在很大程度上与信息工作的客体密切相关。 3、信息工作的影响效应 所谓信息工作的影响效应,是指信息工作的目标经过信息工作实 施的一切有组织的活动而得以实现的程度,它是信息工作成效的体现。它主要表现在两个方面:一是作为信息工作客体的决策者,对作为信息工作主体的信息工作者的工作是否持积极肯定的态度;二是信息工作是否对决策者的决策行为直接或间接地产生了积极的影响效应。 信息工作的上述三个构成要素,对信息工作有着直接的影响。做好信息工作，必须把握好信息工作的相关基本要素，并弄清它们之间相互作用、相互制约、相互依存的内在的关系，从而进一步把握信息工作的基本规律。 (二)信息工作的内容 秘书做信息工作，信息内容是多种多样的，信息工作形式也是多种多样的。打个电话，可以收集到一条信息，也可以发布一条信息;从网络上查找到需要的资料，也是收集到一条信息。我们甚至会发现，秘书的一切工作，都是围绕着信息开展的。所以，秘书掌握正确的信息工作处理程序相当重要。 1(信息收集 这是对信息收集、汇总和初步整理的阶段。对于秘书来说，这一阶段的基本要求就是收集面要广。但是以有限的秘书工作范围和工作时间，面对无限的信息世界，“广”就是一个相对概念。这就要求秘书的分辨力要强。只有判断准确，广泛收集的信息中“含金量”就大大提高。为了提高信息的“含金量”，秘书首先就要解决信息收集工作中的“建网”环节，即建立秘书的信息渠道。像指定安排信息员、 明确信息例会制度和信息交换制度、建立信息网站、实现计算机网络联系等等，都是秘书工作中建立信息渠道的方法。 2(加工分析 这是对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，并使其及时参与其他信息综合利用的阶段。对秘书在这一阶段的工作要求是分析要准，综合处理要快。 3(载体转换 这是信息利用的准备阶段，也是选择信息存储形式、手段的过程。信息利用的效率水平，在某种意义上，也取决于信息载体的选择。比如在人烟稀少之处发生地震，有关地震台网在仪器仪表上马上就能知道震中和裂度。可是，地震造成的伤亡损失却要十天半月后才能知道。两种信息我们都需要，但是因为载体不同，信息的效率就不同，当然我们利用信息或处理信息的情况也因此会有所不同。所以，这一阶段对秘书的要求一是选准载体，努力利用先进的运载手段，使信息效率提高;二是注意保密。信息的非消耗性是一面双刃剑，它既可以使秘书获得信息，也会使秘书失去机会。准确地把握信息扩散范围，使信息成为自己组织的成功胜券，保密工作非常重要。 目前信息载体的形式依存储和传输两方面，分别可以采用语言、文字、数据、声像、缩微技术、计算机及多媒体技术、电信、电报、传真、计算机网络技术、卫星传导技术等等。存储是为了以后利用;传输是为了更广泛地享有信息，二者只是时间与空间的不同，都是信息的载体转换阶段。 4(信息利用 这是信息工作的核心阶段、终极目的。如果信息得不到利用或者利用价值较低，那么围绕信息的一切工作都毫无意义或事倍功半。在秘书工作中，信息的利用最重要的是将有价值的信息汇报递送给有关领导和有关管理部门，领导和有关部门利用秘书提供的信息，辅助决策，或者参考制定政策，或者了解掌握基层情况。信息的利用还包括采取恰当的传输形式，及时发布、传播给有关组织和人员加以利用，采取恰当的存储形式，将信息保存，形成信息中心、信息库，供有关组织和人员浏览查阅。无论信息起到什么作用，只要它对领导和有关部门“有用”，秘书的信息工作就有意义。用处越大，意义越大。所以，这一阶段对秘书的要求是注意对信息的综合利用。某一条单一信息的利用，远远不如对多种信息的综合处理后的利用。这就是中央提出的“高层次信息”。 5(信息反馈 这是对信息的适用程度、信息工作的效益效率以及存在问题的考察阶段。完善的信息工作，没有不关心反馈环节的，它是检验信息工作的重要环节，也是掌握信息利用程度、效率水平的过程，是更新一轮信息工作的基础。要做好信息反馈，关键是对信息工作目标的量化。质量、效率标准定在工作之先，才能对信息反馈有所分析。 二、秘书信息工作的重要性 秘书部门是行政机关、企事业单位的综合办事机构，是为各级领导、整个单位服务的。领导工作、整个企业的运转离不开信息，甚至 决定着工作的成败。所以秘书人员要充分认识到信息工作的的重要性。 (一)信息是领导决策的基础 信息贯穿于领导工作的全过程。秘书部门为领导工作服务的一项重要内容，就是提供信息服务。领导工作的过程一般说是:决策、实施、指挥、控制、协调。在这全过程中，秘书工作都必须为领导提供信息服务。 首先，必须为领导决策提供信息服务。决策是领导工作中最重要、最基本的一个环节。信息是决策的基础和依据。领导者的决策工作，在一定意义上说就是对信息的处理工作。进行科学预测、确定决策目标、拟定和确定决策 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ，整个过程就是收集信息、利用信息、分析信息、综合处理信息的过程。秘书部门不是决策者，不参与决策，但必须为领导决策服务，要为领导决策提供及时、准确、有参考价值的信息。 其次，领导作出决策以后，要付诸实施，这就需要把决策信息及时准确地传递下去，也就是要把领导机关的决定、方针、政策、意图传达下去。这是自上而下的信息传递，也是需要秘书部门来做的，要求把领导机关的决策准确地表述出来。 最后、在领导进行指挥、控制、协调以达到决策目标的过程中，要提供反馈信息。所谓信息反馈，就是把输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来，并对信息的再输出发生影响的过程。反馈是控制论中很重要的原理。反馈是系统调节控制的基本形式。实施决策， 进行指挥、控制、协调的过程，也就是反馈调节的过程。信息反馈可分为信息输出、作用结果返回来、再输出三个阶段。输出的信息与作用对象相比较的结果再输送回来，这个结果也是一种重要信息，叫反馈信息。在领导工作中，反馈信息对于实现正确的指挥、控制、协 调是十分重要的。同时，反馈信息对于决策也是十分重要的。它是判断、检验决策是否正确的主要尺度，是对决策进行不断修正、不断调整，使之符合客观实际的主要依据。 (二)信息可以提高企业的竞争力,掌握主动权 信息被人们称之为除技术、资金、人才之外的第四大管理要素。企业要想在激烈的市场竞争中占据优势,适应市场实效经济的要求,在竞争中掌握主动权,只有借助于企业的信息工作。通过有效的企业信息工作,密切了解竞争对手的产品策略和市场动向,及时跟踪产业技术发展方向和态势,不仅可以为企业制订产品战略、市场战略等提供决策依据,始终保持企业的产品开发和市场竞争处于优势地位,还可以主动地根据市场的需求变化及时调整企业的市场对策,抢占先机。 (三)信息帮助企业密切保持与客户沟通 市场竞争的核心工作之一,就是如何获取消费者的青睐和认可。因此注重倾听消费者的心声,密切保持与消费者沟通是企业市场工作的重中之重。企业通过信息反馈,可以加强与消费者的紧密关联,更多地获取消费者的消费感受及需求诉求,准确掌握市场需求及其变化趋势,以正确地调整产品或市场策略,充分满足消费者的各种需求,改进 客户关系和客户服务水平,从而提升企业的品牌形象,最终加强消费者对于企业品牌的忠诚度。 (四)信息能有效提升企业风险防范能力 由于市场变化万千,各种风险皆有可能发生,或对企业构成威胁。通过信息的搜集、整理及挖掘,可以前瞻和预测未来行业发展趋势和变化,有效地规避或降低企业的运营风险,避免大量的人力、物力和资金的投入浪费,提高新品开发项目的准确率和成功率,使企业的发展趋利避害,未雨绸缪,确保企业持续的发展。 (五)信息有利于树立企业在公众中的良好形象 在企业的经营管理中,沟通协调是非常重要的。特别是企业在面对公众时,如果能够坦诚相待,及时、真实公开企业经营管理过程中的信息,将极大促进企业与公众之间的沟通工作,树立企业在公众中负责、上进等良好形象,提升企业品牌价值。 三、提高秘书信息工作质量的途径 现代秘书应强化信息意识，提高信息工作能力，给领导者决策和管理提供优质高效的信息辅助。新形势下秘书人员该如何做好信息工作呢,我认为要做好信息工作，应该从以下几个方面着手。 (一)要有目的性 信息是领导者管理和决策的基础，领导者的决策离不开信息活动。秘书担当的是领导者信息活动的灵敏触角和聪明耳目之角色，为领导者提供好的信息服务，而秘书在大量的信息工作中就必须有一定目的性，根据领导的决策方向进行有目的的信息收集、信息处理，最 后给出最适合领导决策的信息。有目的性的信息工作能减少秘书信息工作量，提高秘书工作效率，保证领导者的工作效率。 同时也是做好信息工作的要求。 (二)要有预测性 要通过艰苦细致的努力，在总结过去和现在的事物发展中，去描述事物前进的直线或曲线轨迹，从中发现事物本质的运动规律，为准确预测未来的发展趋势寻找信息依据。 (三)要有较强的判断能力 由于秘书所处的特殊地位，很容易收集到各种各样的信息。不过，这些信息的可信度如何,有没有实际价值,就要看秘书的判断能力如何，这种判断力实际也是秘书水平和素质的表现。日常工作中，有价值的信息是等不来的，它要求秘书用较强的判断力去挖掘出最有价值 的信息。 四、结束语 秘书信息工作是一种智谋性助手工作, 但秘书不是信息源，决不可去“制造”信息。应通过自己学习、阅读、开会、调查研究、接触群众与专家等多种渠道去掌握第一手信息，秘书部门以外的各业务部门，也会向领导人提供它们的信息。只有广开渠道，多听多看，才能做到眼界开阔，兼听则明。在工作中遵循信息工作的要求、途径等，秘书部门才能做好信息工作，起到领导的智谋助手的作用。 【参考文献】:[1]《第一次当秘书》廖小鸥主编，企业管理出版社，2005，(10) ， [2]《新形式下秘书人员如何做好做好信息工作之我见》福建省委办公厅，2010， [3]《秘书学概论》杨树森主编，安徽人民出版社，2005， [4]《秘书信息工作实务》主编余红平、雷鸣,重庆大学出版社，2010， (8)， [5]《提高信息质量增强服务职能》[J] 陶林，2007，