Office使用技巧

Office使用技巧 Tips 1:更直观地比较文档 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 在进行文档的修订时，很难区分修订前的内容和修订后的内容，Office Word 2007 增强的“比较”文档功能，可以更加直观的浏览文档修订前、后的不同。 首先，单击功能区中的“审阅”标签，然后单击“比较”选项组中的“比较”按钮，并在其下拉菜单中执行“比较”命令，打开“比较文档”对话框。选择所要比较的“原文档”和“修订的文档”。 图1 选择比较的文档 稍后，即可看到修订的具体内容，同时，比较的文档、原文档和修订的文档也将出现在比较结果文档中。 Tips 2:轻松解决语言障碍 在 Office Word 2007 中提供了强大的语言支持功能，可以更有效的帮助用户无障碍地阅读文档。比如:当我们遇到不熟悉的单词或短语时，可以在该文档内容上单击鼠标右键，执行“翻译”命令，打开相应的翻译屏幕提示。 图3 执行“翻译”命令 将鼠标移动的单词或短语的上方，就可以即时看到翻译的结果。 图4 将英文翻译成中文 提示:此功能也可以在 Excel 、PowerPoint 、 Outlook 等应用程序中使用。 1.面向结果的用户界面 新的面向结果的用户界面使您可以轻松地在 Microsoft Office Excel 中工作。过去，命令和功能常常深藏在复杂的菜单和工具栏中，现在您可以在包含命令和功能逻辑组的、面向任务的选项卡上更轻松地找到它们。新的用户界面利用显示有可用选项的下拉库替代了以前的许多对话框，并且提供了描述性的工具提示或示例预览来帮助您选择正确的选项。 无论您在新的用户界面中执行什么活动(不管是 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 化还是分析数据)，Excel 都会显示成功完成该任务最合适的工具。 2.更多行和列以及其他新限制 为了使您能够在工作表中浏览大量数据，Office Excel 2007 支持每个工作表中最多有 1,000,000 行和 16,000 列。具体来说，Office Excel 2007 网格为 1,048,576 行乘以 16,384 列，与 Microsoft Office Excel 2003 相比，它提供的可用行增加了 1,500%，可用列增加了 6,300%。您可能会惊奇地发现，列现在以 XFD 而不是 IV 结束。 现在，您可以在同一个工作簿中使用无限多的格式类型，而不再仅限于 4,000 种;每个单元格的单元格引用数量从 8,000 增长到了任意数量，唯一的限制就是您的可用内存～ 为了改进 Excel 的性能，内存管理已从 Microsoft Office Excel 2003 中的 1 GB 内存增加到 Office Excel 2007 中的 2 GB。 由于 Office Excel 2007 支持双处理器和多线程芯片集，您将同时在包含大量公式的大型工作表中体验到更快的运算速度。 Office Excel 2007 还支持最多 16,000,000 种颜色。 3.Office 主题和 Excel 样式 在 Office Excel 2007 中，可以通过应用主题和使用特定样式在工作表中快速设置数据格式。主题可以与其他 2007 Office 发布版 程序(例如 Microsoft Office Word 和 Microsoft Office PowerPoint)共享，而样式只用于更改特定于 Excel 的项目(如 Excel 表格、图表、数据透视表、形状或图)的格式。 应用主题 主题是一组预定义的颜色、字体、线条和填充效果，可应用于整个工作簿或特定项目，例如图表或表格。它们可以帮助您创建外观精美的文档。您可以使用贵公司提供的公司主题，也可以从 Excel 提供的预定义主题中选择。创建您自己的具有统一、专业外观的主题并将其应用于您所有的 Excel 工作簿和其他 2007 Office 发布版 文档，也是很简单的事情。在创建主题时，可以分别更改颜色、字体和填充效果，以便您对任一或所有这些选项进行更改。 使用样式 样式是基于主题的预定义格式，可应用它来更改 Excel 表格、图表、数据透视表、形状或图的外观。如果内置的预定义样式不符合您的要求，您可以自定义样式。对于图表来说，您可以从多个预定义样式中进行选择，但不能创建自己的图表样式。 像在 Excel 2003 中一样，单元格样式用来设置所选单元格的格式，不过，现在您可以快速应用预定义单元格样式。大多数单元格样式都不基于应用到工作簿的主题，而且您可以轻松创建自己的单元格样式。 4.丰富的条件格式 在 2007 Office 发布版 中，您可以使用条件格式直观地注释数据以供分析和演示使用。若要在数据中轻松地查找例外和发现重要趋势，可以实施和管理多个条件格式规则，这些规则以渐变色、数据柱线和图标集的形式将可视性极强的格式应用到符合这些规则的数据。条件格式也很容易应用:只需单击几下鼠标，即可看到可用于分析的数据中的关系。 5.轻松编写公式 下列改进使在 Office Excel 2007 中编写公式更为轻松。 可调整的编辑栏 编辑栏会自动调整以容纳长而复杂的公式，从而防止公式覆盖工作表中的其他数据。与在 Excel 早期版本中相比，您可以编写的公式更长、使用的嵌套级别更多。 函数记忆式键入 使用函数记忆式键入，可以快速写入正确的公式语法。它不仅可以轻松 检测 工程第三方检测合同工程防雷检测合同植筋拉拔检测方案传感器技术课后答案检测机构通用要求培训 到您要使用的函数，还可以获得完成公式参数的帮助，从而使您在第一次使用时以及今后的每次使用中都能获得正确的公式。 结构化引用 除了单元格引用(例如 A1 和 R1C1)，Office Excel 2007 还提供了在公式中引用命名区域和表格的结构化引用。 轻松访问命名区域 通过使用 Office Excel 2007 命名管理器，您可以在一个中心位置来组织、更新和管理多个命名区域，这有助于任何需要使用您的工作表的人理解其中的公式和数据。 6.新的 OLAP 公式和多维数据集函数 当您在 Office Excel 2007 中使用多维数据库(例如 SQL Server Analysis Services)时，可以使用 OLAP 公式建立复杂的、任意形式的 OLAP 数据绑定报表。新的多维数据集函数可用来从 Analysis Services 中提取 OLAP 数据(数据集和数值)并将其显示在单元格中。当您将数据透视表公式转换为单元格公式时，或者当您在键入公式时对多维数据集函数参数使用记忆式键入时，可以生成 OLAP 公式。 7.改进的排序和筛选功能 在 Office Excel 2007 中，您可以使用增强了的筛选和排序功能，快速排列工作表数据以找出所需的信息。例如，现在可以按颜色和 3 个以上(最多为 64 个)级别来对数据排序。您还可以按颜色或日期筛选数据，在“自动筛选”下拉列表中显示 1000 多个项，选择要筛选的多个项，以及在数据透视表中筛选数据。 8.Excel 表格阿萨里尔服饰，打造职业时尚活力。www.arsaneer.com 阿萨里尔服饰，打造职业时尚活力。www.arsaneer.com 的增强功能 在 Office Excel 2007 中，您可以使用新用户界面快速创建、格式化和扩展 Excel 表格(在 Excel 2003 中称为 Excel 列表)来组织工作表上的数据，以便更容易使用这些数据。下面列出了针对表格的新功能或改进功能。 表格标题行 可以打开或关闭表格标题行。如果显示表格标题，则当您在长表格中移动时，表格标题会替代工作表标题，从而使表格标题始终与表列中的数据出现在一起。 计算列 计算列使用单个公式调整每一行。它会自动扩展以包含其他行，从而使公式立即扩展到这些行。您只需输入公式一次，而无需使用“填充”或“复制”命令。 自动筛选 默认情况下，表中会启用“自动筛选”以支持强大的表格数据排序和筛选功能。 结构化引用 这种类型的引用允许您在公式中使用表列标题名称代替单元格引用(例如 A1 或 R1C1)。 汇总行 在汇总行中，您现在可以使用自定义公式和文本输入。 表样式 您可以应用表样式，以对表快速添加设计师水平的专业格式。如果在表中启用了可选行样式，Excel 将通过一些操作保持可选样式规则，而这些操作在过去会破坏布局，例如筛选、隐藏行或者对行和列手动重新排列。 9.新的图表外观 在 Office Excel 2007 中，您可以使用新的图表工具轻松创建能有效交流信息的、具有专业水准外观的图表。基于应用到工作簿的主题，新的、最具流行设计的图表外观包含很多特殊效 果，例如三维、透明和柔和阴影。 使用新的用户界面，您可以轻松浏览可用的图表类型，以便为自己的数据创建合适的图表。由于提供了大量的预定义图表样式和布局，您可以快速应用一种外观精美的格式，然后在图表中进行所需的细节设置。 可视图表元素选取器 除了设置快速布局和快速格式外，现在您还可以在新的用户界面中快速更改图表的每一个元素，以更好地呈现数据。只需单击几下鼠标，即可添加或删除标题、图例、数据标签、趋势线和其他图表元素。 外观新颖的艺术字 由于 Office Excel 2007 中的图表是用艺术字绘制的，因而可对艺术字形状所做的几乎任何操作都可应用于图表及其元素。例如，可以添加柔和阴影或倾斜效果使元素突出显示，或使用透明效果使在图表布局中被部分遮住的元素可见。您也可以使用逼真的三维效果。 清晰的线条和字体 图表中的线条减轻了锯齿现象，而且对文本使用了 ClearType 字体来提高可读性。 比以前更多的颜色 您可以轻松地从预定义主题颜色中进行选择和改变其颜色强度。若要对颜色进行更多控制，您还可以从“颜色”对话框内的 16,000,000 种颜色中选择来添加自己的颜色。 图表模板 在新的用户界面中，将喜爱的图表另存为图表模板变得更为轻松。 10.共享的图表 在其他程序中使用 Excel 图表 在 2007 Office 发布版 中，图表可在 Excel、Word 和 PowerPoint 之间共享。现在，Word 和 PowerPoint 合并了 Excel 强大的图表功能，而不再使用 Microsoft Graph 提供的图表功能。由于 Excel 工作表被用作 Word 和 PowerPoint 图表的图表数据表，因而共享的图表提供了 Excel 的丰富功能，包括使用公式、筛选、排序，以及将图表链接到外部数据源(例如 Microsoft SQL Server 和 Analysis Services (OLAP))以使图表具有最新信息的能力。包含图表数据的 Excel 工作表可存储在 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿中，或者存储在一个单独文件中以减小文档大小。 将图表复制到其他程序 可以轻松地在文档之间复制和粘贴图表，或将图表从一个程序复制和粘贴到另一个程序。将图表从 Excel 复制到 Word 或 PowerPoint 时，图表会自动更改以匹配 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿，但是您也可以保留 Excel 图表格式。Excel 工作表数据可嵌入 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿中，但是您也可以将其保留在 Excel 源文件中。 PowerPoint 中的动画图表 在 PowerPoint 中，您可以更轻松地使用动画强调基于 Excel 的图表中的数据。可使整个图表或图例项和轴标签具有动画效果。在柱形图中，甚至可以让个别柱形具有动画效果以更好地阐明某个要点。可以更轻松地找到并更好地控制动画功能。例如，您可以更改单个动画步骤并使用更多动画效果。 11.易于使用的数据透视表 在 Office Excel 2007 中，数据透视表比在 Excel 的早期版本中更易于使用。使用新的数据透视表用户界面时，只需单击几下鼠标即可显示关于要查看的数据信息，而不再需要将数据拖到并非总是易于定位的目标拖放区域。现在，您只需在新的数据透视表字段列表中选择要查看的字段即可。 创建数据透视表后，可以利用许多其他新功能或改进功能来汇总、分析和格式化数据透视表数据。 在数据透视表中使用撤消功能 现在，您可以撤消创建或重排数据透视表所执行的大多数操作。 加号和减号明细指示器 这些指示器用来指示是否可以展开或折叠部分数据透视表以显示更多或更少的信息。 排序和筛选 排序现在很简单，只需在要排序的列中选择一项然后使用排序按钮即可。可以使用数据透视表筛选器(例如大于、等于或包含)来筛选数据。 条件格式 可以按单元格或单元格交叉部分将条件格式应用到 Office Excel 2007 数据透视表。 数据透视表样式和布局 正如对 Excel 表格和图表一样，您可以快速将预定义或自定义样式应用到数据透视表。而且，在新的用户界面中更改数据透视表的布局也更加容易。 数据透视图 像数据透视表一样，在新的用户界面中创数据透视图也更加容易。所有的筛选改 进也可用于数据透视图。创建数据透视图时，可以使用特定的数据透视图工具和上下文菜单，从而使您可以在图表中分析数据。也可以按照对常规图表相同的方式，更改图表或其元素的布局、样式和格式。在 Office Excel 2007 中，更改数据透视图时会保留所应用的图表格式，这是较之 Excel 早期版本工作方式的一个改进。 12.快速连接到外部数据 在 Office Excel 2007 中，不再需要了解公司数据源的服务器名称或数据库名称。现在，您可以使用“快速启动”从管理员或工作组专家提供的可用数据源列表中选择。Excel 中的连接管理器使您可查看工作簿中的所有连接，并且重新使用连接或用一种连接替代另一种连接更加容易。 13.新的文件格式 基于 XML 的文件格式 在 2007 Microsoft Office System 中，Microsoft 为 Word、Excel 和 PowerPoint 引入了新的、称为“Office Open XML 格式”的文件格式。这些新文件格式便于与外部数据源结合，还减小了文件大小并改进了数据恢复功能。在 Office Excel 2007 中，Excel 工作簿的默认格式是基于 Office Excel 2007 XML 的文件格式 (.xlsx)。其他可用的基于 XML 的格式是基于 Office Excel 2007 XML 和启用了宏的文件格式 (.xlsm)、用于 Excel 模板的 Office Excel 2007 文件格式 (.xltx)，以及用于 Excel 模板的 Office Excel 2007 启用了宏的文件格式 (.xltm)。 Office Excel 2007 二进制文件格式 除了新的基于 XML 的文件格式，Office Excel 2007 还引入了用于大型或复杂工作簿的分段压缩文件格式的二进制版本。该文件格式，即 Office Excel 2007 二进制(或 BIFF12)文件格式 (.xlsb)，可用于获得最佳性能和向后兼容性。 与 Excel 早期版本的兼容性 可以检查 Office Excel 2007 工作簿来查看它是否包含与 Excel 早期版本不兼容的功能或格式，以便进行必要的更改来获得更好的向后兼容性。在 Excel 早期版本中，可以安装更新和转换器来帮助打开 Office Excel 2007 工作簿，这样就可以编辑、保存它，然后再次在 Office Excel 2007 中打开它而不会丢失任何 Office Excel 2007 特定的功能或特性。 14更佳的打印体验 页面视图 除了“普通”视图和“分页预览”视图之外，Office Excel 2007 还提供了“页面”视图。您可以使用该视图来创建工作表，同时关注打印格式的显示效果。在该视图中，可以使用位于工作表中右侧的页眉、页脚和边距设置，以及将对象(例如图表或形状)准确放置在所需的位置。在新的用户界面中，还可轻松访问“页面布局”选项卡上的所有页面设置选项，以便快速指定选项，例如页面方向。查看每页上要打印的内容也很方便，这有助于避免多次打印尝试和在打印输出中出现截断的数据。 保存为 PDF 和 XPS 格式 只有安装了加载项之后，才能在 2007 Microsoft Office System 程序中将文件另存为 PDF 或 XPS 文件。有关详细信息，请参阅启用对其他文件格式(例如 PDF 和 XPS)的支持。 15.共享工作的新方法 使用 Excel Services 共享工作 如果您能够访问 Excel Services，则可以使用它与其他人(如组织中的管理人员和其他利益相关人员)共享您的 Office Excel 2007 工作表数据。在 Office Excel 2007 中，可以将工作簿保存到 Excel Services，并指定希望其他人查看的工作表数据。这样，他们可以在浏览器 (浏览器:一种解释 HTML 文件、将其格式设置为网页、并显示它们的软件。Web 浏览器(如 Windows Internet Explorer)可跟踪超链接、传输文件并播放嵌入网页中的音频和视频文件。)中使用 Microsoft Office Excel Web Access 查看、分析、打印和提取这些工作表数据。他们也可以定期或根据需要来创建静态的数据快照。使用 Office Excel Web Access 可以轻松地执行操作，如滚动、筛选、排序、查看图表以及在数据透视表中查看明细。您也可以将 Excel Web Access Web 部件连接到其他 Web 部件，以另一些可选方式显示数据。在具有适当权限的情况下，安装了 Excel 的 Excel Web Access 用户可以在 Office Excel 2007 中打开工作簿，以便使用 Excel 的完整功能在自己的计算机上分析和使用数据。 使用此方法共享您的工作可确保其他人可以访问同一个位置中的同一个数据版本，而您只需使用最新的详细信息保持该版本是最新的。如果需要其他人(如团队成员)向您提供批注和更新的信息，则您可能要像在 Excel 早期版本中那样共享工作簿以收集所需的信息，然后将其保存到 Excel Services。 使用文档管理服务器 Excel Services 可以与文档管理服务器集成，以围绕新的 Excel 报表和工作簿计算工作流操作创建验证过程，如基于单元格的通知或基于复杂 Excel 计算的工作流过程。也可以使用文档管理服务器安排在夜间重新计算复杂工作簿模型。16.快速访问更多模板 在 Office Excel 2007 中，可以基于随 Excel 安装的多个模板创建新工作簿，也可以在 Microsoft Office Online 网站上快速访问和下载模板 本文将介绍一些鲜为人知的Excel 2007操作技巧，它们将帮助您更加高效地使用Excel。它们主要是针对启动Excel 2007时默认的设置作改进，从而使得Excel用起来更高效。 如果使用下面介绍的这些自定义选项，需要单击“Office”按钮，然后单击“Excel选项”按钮打开“Excel选项”对话框(除了最后一个)。 1.更改默认工作表数 默认情况下，当打开Excel时，会新建一个空白工作簿，该工作簿包含3个空白工作表。但你是否会总是用到这3个工作表呢?或者如果可能会用到更多的工作表呢?事实上，这个数值可以被更改为从1到255的任何数值。当然，很少有人会用到255个工作表。在“Excel选项”对话框的“常规”选项卡中，可以将新建工作簿时“包阿萨里尔服饰，打造职业时尚活力。www.arsaneer.com 阿萨里尔服饰，打造职业时尚活力。www.arsaneer.com 含的工作表数”更改为你所希望的数值。 2.更改最近使用的文档列表数 当使用Excel 2007打开过若干工作簿后，单击“Office按钮”就会看到在右边窗格中列出最近使用的文档列表。默认情况下这个列表的数目为17，我们也可以将其更改为从1到50之间的任意数值。单击“Excel选项”对话框中的“高级”选项卡，然后在“显示”区域的“显示此数目的‘最近使用的文档’”右侧设置自己所希望的数值即可。 3.更改用户名称 有些事情挺简单，但几乎没人用到。添加用户名称可以使你将来的文档中嵌入名称作为作者名。当打开工作簿属性对话框时，可以看到作者的署名。如果要更改用户名称，可以在“Excel选项”对话框的“常规”选项卡中进行更改。 4.更改标准字体 当你保存工作簿时，是否会经常将字体和字号更改为另一种大小?如果这样的话，可以将Excel的标准字体和字号更改为你所希望的类型。在“Excel选项”对话框的“常规”选项卡可以更改标准字体。 5.更改默认的文件存储位置 在你保存工作簿时，是否会经常在“另存为”对话框中寻找自己所喜欢的目标文件夹?通过改变文件的存储位置，可以避免这种情况的发生。这样每次存储文件时就会节省不少的时间。在“Excel选项”对话框的“保存”选项卡中可以更改默认文件存储位置。 6.自定义状态栏 当在工作表中选中某些单元格时，状态栏中会显示与所选项目相关的一些信息。例如，当前选中的单元格数目、所选数据中的最大值与平均值等。这一功能非常实用，它可以让你不必使用公式就能得到一些所需要的信息。 右键单击状态栏可以打开“自定义状态栏”菜单，从中可以选择状态栏中要显示或隐藏的项目。 招式一:把“快速访问工具栏”请下来。 设置方法如下:点击Office按钮在下拉菜单右下方点击“Excel选项”出现Excel选项界面如(图一)所示: 图一 点击左面“自定义”栏，在右面会出现“自定义快速访问工具栏”设置界面如(图二)所阿萨里尔服饰， 打造职业时尚活力。www.arsaneer.com 阿萨里尔服饰，打造职业时尚活力。www.arsaneer.com 示: 图二 在这里你可以添加你日常工作中常用的命令。添加完以后勾选下面的“在功能区下方显示快速访问工具栏”选项，点击“确定”。这样我们就把“快速访问 请到功能区下面来了。为什么要把“快速访问工具栏”给弄下来呢，大工具栏” 家有没有发现“快速访问工具栏”在标题栏上和文件标题同处一栏，常用命令显示的数量有限，有时不得不点击下拉按钮来找常用命令，把“快速访问工具栏”弄下来就好了，上面的常用命令可以显示很多，就像以前版本的excel的工具栏一样，用起来很方便。 招式二:隐藏“功能区”让“工作区”视野更开阔。 在招式一中我们把“快速访问工具栏”请到下面来了，大家是不是觉得工作区有点变小了,没关系。现在你双击“功能区“上面的任何一个选项卡如“开始”，你发现了什么，哈，“功能区”隐藏起来了。用的时候只要单击一下功能区上的选项卡，“功能区”一下子就显示出来了，和以前版本的Excel比较一下。你会发现原来Excel2007的“功能区”就像以前版本的菜单栏的下拉菜单，“功能区”上面的“选项卡”其实就是以前版本的菜单栏。嘻嘻～ 招式三:让Excel2007换换“衣服” 有时在网上看到别人的Excel2007界面是黑色的，是不是想换换自己的Excel2007的颜色,跟我来～如(图一)在“Excel选项”界面“常用”项，在配色 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 处点击下拉箭头，出现了三种配色方案，里面就有黑色的，选取以后点击“确定”，怎么样,是不是很爽,呵呵～ 招式四:让低版本excel顺利打开excel2007制作的文件 Excel2007制作的文件后缀名为xlsx,而以前版本的Excel文件后缀名为xls，这样用Excel2007做的文件在以前版本的Excel里是打不开的。有没有解决这一 我在保存文件时另存为xls格式文件不就行了吗,”问题的好方法呢,有人说:“ 可是假如你忘了呢，是不是还要重新打开一次再来一次转换,现在你在(图一)的示的“Excel选项”界面，点击“保存”栏，在“将文件保存为此格式”一项点击下拉箭头，选择”Excel97-2003工作簿(*.xls)”点击“确定”这样你以后用Excel2007做的文件在低版本的excel里也能打开了，不必顾虑使用你文件的人的电脑里是否装有高版本的Excel2007了。 招式五:我的文件很安全，系统瘫痪俺不怕 在”Excel选项“保存栏”里，更改“自动恢复文件位置”“默认文件位置”的路径，(注意:不要把文件放在C盘哟。)这样只要硬盘不坏，以后系统瘫痪了也不怕了，文件不会丢失。 招式六:巧妙设置状态栏，提高工作效率。 图四 如图四阿萨里尔服饰，打造职业时尚活力。www.arsaneer.com 阿萨里尔服饰，打造职业时尚活力。www.arsaneer.com 所示情况:把英语考试分数全选，下面状态栏显示出平均值，计数，求和。分数情况一目了然，但是还是不够详细，让我们来设置一下。在下面的“状态栏”点击右键，弹出如(图五)所示菜单 图五 勾选“数值计数、最小值、最大值”这样我们对“英语考试分数”情况只要看看状态栏就了如指掌了。 招式七:不看键盘，实现真正的“盲打”。 如(图五)所示，勾选“大写，数字”这样在做文件时不用看键盘上的指示灯只要看看“状态栏”就知道大就写状态和数字小键盘是否开关了，是不是很方便, 招式八:工作表数量随心设 Excel2007在插入工作表方面做了改进如(图六)点击“插入工作表”图标或按Shift+F11组合键可以很方便的插入一张工作表。 图六 但是有时候我们有特殊的需要，一次要在工作薄中做好多工作表，这样做速度还是有点慢哟～现在你进入(图一)所示” 的“Excel选项”界面，在“常用”一栏的“包含的工作表数”一项根据自己的实际情况设置工作表的数量即可，默认数字是3。设置好后点击“确定”，回到工作区看看，工作表数量是不是变了,呵呵～ 在使用Excel处理大量数据时，经常会遇到重复数据，尽管我们一遍遍地认真、仔细核对，但出现错误还是难以避免。在Excel 2007中这个问题就能轻松解决。 1、数据输入时避免重复 在输入学籍号、身份证号码等数据时，我们可以通过如下方法解决: (1)首先选中要输入数据的固定区域，如A2:A10单元格区域，然后打开“开始”标签页，在“条件格式”下拉菜单中选择“突出显示单元格规则”?“重复值”(如图一)。 (2)时就会打开“重复值”对话框，在这里你可以根据需要自行定义重复值 单元格内数据的颜色，如设置成醒目的红色(如图二)，确认后即可生效。 这样，当阿萨里尔服饰，打造职业时尚活力。www.arsaneer.com 阿萨里尔服饰，打造职业时尚活力。www.arsaneer.com 你不慎输入了重复的数据，当前单元格就会立即变成红色，给你提示。 2、轻松删除重复数据 如果大量的数据已经输入完毕，这时我们需要将相同的数据找出来并将其删除,方法是:选中需要删除重复项的单元格区域，然后切换到“数据”标签页，直接单击工具栏中的“删除重复项”，此时会打开“删除重复项”对话框(如图三)，确认后就会将指定区域中的所有重复内容一次性清除。 以下列表包含了 Ctrl 组合快捷键、功能键、一些其他常用快捷键以及它们的功能说明。 提示 您可能需要打印本主题，以便在工作时参考其中的内容。若要打印本主题，请按 Ctrl+P。 注释 如果您经常使用的操作没有快捷键，可以通过录制宏来创建一个快捷键。 Ctrl 组合快捷键 按键 说明 Ctrl+Shift+( 取消隐藏选定范围内所有隐藏的行。 Ctrl+Shift+) 取消隐藏选定范围内所有隐藏的列。 Ctrl+Shift+& 将外框应用于选定单元格。 Ctrl+Shift_ 从选定单元格删除外框。 Ctrl+Shift+~ 应用“常规”数字格式。 Ctrl+Shift+$ 应用带有两位小数的“货币”格式(负数放在括号中)。 Ctrl+Shift+% 应用不带小数位的“百分比”格式。 Ctrl+Shift+^ 应用带有两位小数的“指数”格式。 Ctrl+Shift+# 应用带有日、月和年的“日期”格式。 Ctrl+Shift+@ 应用带有小时和分钟以及 AM 或 PM 的“时间”格式。 应用带有两位小数、千位分隔符和减号 (-)(用于负值)的“数Ctrl+Shift+! 值”格式。 选择环绕活动单元格的当前区域(由空白行和空白列围起的数据 区域)。 Ctrl+Shift+* 在数据透视表中，它将选择整个数据透视表。 Ctrl+Shift+: 输入当前时间。 Ctrl+Shift+" 将值从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑栏中。 Ctrl+Shift+加显示用于插入空白单元格的“插入”对话框。 号 (+) Ctrl+减号 (-) 显示用于删除选定单元格的“删除”对话框。 Ctrl+; 输入当前日期。 Ctrl+` 在工作表中切换显示单元格值和公式。 Ctrl+' 将公式从活动单元格上方的单元格复制到单元格或编辑栏中。 Ctrl+1 显示“单元格格式”对话框。 Ctrl+2 应用或取消加粗格式设置。 Ctrl+3 应用或取消倾斜格式设置。 Ctrl+4 应用或取消下划线。 Ctrl+5 应用或取消删除线。 Ctrl+6 在隐藏对象、显示对象和显示对象占位符之间切换。 Ctrl+8 显示或隐藏大纲符号。 Ctrl+9 隐藏选定的行。 Ctrl+0 隐藏选定的列。 选择整个工作表。 如果工作表包含数据，则按 Ctrl+A 将选择当前区域，再次按 Ctrl+A 将选择当前区域及其汇总行，第三次按 Ctrl+A 将选择 整个工作表。 Ctrl+A 当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，则会显示“函数参 数”对话框。 当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，按 Ctrl+Shift+A 将会插入参数名称和括号。 Ctrl+B 应用或取消加粗格式设置。 Ctrl+C 复制选定的单元格。 如果连续按两次 Ctrl+C，则会显示剪贴板。 使用“向下填充”命令将选定范围内最顶层单元格的内容和格Ctrl+D 式复制到下面的单元格中。 显示“查找和替换”对话框，其中的“查找”选项卡处于选中状 态。 按 Shift+F5 也会显示此选项卡，而按 Shift+F4 则会重复上一Ctrl+F 次“查找”操作。 按 Ctrl+Shift+F 将打开“设置单元格格式”对话框，其中的 “字体”选项卡处于选中状态。 显示“定位”对话框。 Ctrl+G 按 F5 也会显示此对话框。 显示“查找和替换”对话框，其中的“替换”选项卡处于选中状Ctrl+H 态。 Ctrl+I 应用或取消倾斜格式设置。 为新的超链接显示“插入超链接”对话框，或为选定的现有超链Ctrl+K 接显示“编辑超链接”对话框。 Ctrl+N 创建一个新的空白工作簿。 显示“打开”对话框以打开或查找文件。 Ctrl+O 按 Ctrl+Shift+O 可选择所有包含批注的单元格。 显示“打印”对话框。 Ctrl+P 按 Ctrl+Shift+P 将打开“设置单元格格式”对话框，其中的 “字体”选项卡处于选中状态。 使用“向右填充”命令将选定范围最左边单元格的内容和格式Ctrl+R 复制到右边的单元格中。 Ctrl+S 使用其当前文件名、位置和文件格式保存活动文件。 Ctrl+T 显示“创建表”对话框。 应用或取消下划线。 Ctrl+U 按 Ctrl+Shift+U 将在展开和折叠编辑栏之间切换。 在插入点处插入剪贴板的内容，并替换任何所选内容。只有在剪Ctrl+V 切或复制了对象、文本或单元格内容之后，才能使用此快捷键。 Ctrl+W 关闭选定的工作簿窗口。 Ctrl+X 剪切选定的单元格。 Ctrl+Y 重复上一个命令或操作(如有可能)。 使用“撤消”命令来撤消上一个命令或删除最后键入的内容。 Ctrl+Z 显示了自动更正智能标记时，按 Ctrl+Shift+Z 可使用“撤消” 或“重复”命令撤消或恢复上一次自动更正操作。 功能键 按说明 键 显示“Microsoft Office Excel 帮助”任务窗格。 按 Ctrl+F1 将显示或隐藏功能区。 F1 按 Alt+F1 可创建当前范围中数据的图表。 按 Alt+Shift+F1 可插入新的工作表。 编辑活动单元格并将插入点放在单元格内容的结尾。如果禁止在单元格中进行 编辑，它也会将插入点移到编辑栏中。 F2 按 Shift+F2 可添加或编辑单元格批注。 按 Ctrl+F2 将显示“打印预览”窗口。 显示“粘贴名称”对话框。 F3 按 Shift+F3 将显示“插入函数”对话框。 重复上一个命令或操作(如有可能)。 F4 按 Ctrl+F4 可关闭选定的工作簿窗口。 显示“定位”对话框。 F5 按 Ctrl+F5 可恢复选定工作簿窗口的窗口大小。 在工作表、功能区、任务窗格和缩放控件之间切换。在已拆分(通过依次单击 “视图”菜单、“管理此窗口”、“冻结窗格”、“拆分窗口”命令来进行 拆分)的工作表中，在窗格和功能区区域之间切换时，按 F6 可包括已拆分的 窗格。 F6 按 Shift+F6 可以在工作表、缩放控件、任务窗格和功能区之间切换。 如果打开了多个工作簿窗口，则按 Ctrl+F6 可切换到下一个工作簿窗口。 显示“拼写检查”对话框，以检查活动工作表或选定范围中的拼写。 F7 如果工作簿窗口未最大化，则按 Ctrl+F7 可对该窗口执行“移动”命令。使 用箭头键移动窗口，并在完成时按 Enter，或按 Esc 取消。 打开或关闭扩展模式。在扩展模式中，“扩展选定区域”将出现在状态行中， 并且按箭头键可扩展选定范围。 通过按 Shift+F8，可以使用箭头键将非邻近单元格或区域添加到单元格的选 定范围中。 F8 当工作簿未最大化时，按 Ctrl+F8 可执行“大小”命令(在工作簿窗口的“控 制”菜单上。 按 Alt+F8 可显示用于创建、运行、编辑或删除宏的“宏”对话框。 计算所有打开的工作簿中的所有工作表。 按 Shift+F9 可计算活动工作表。 按 Ctrl+Alt+F9 可计算所有打开的工作簿中的所有工作表，不管它们自上次F9 计算以来是否已更改。 如果按 Ctrl+Alt+Shift+F9，则会重新检查相关公式，然后计算所有打开的工 作簿中的所有单元格，其中包括未标记为需要计算的单元格。 按 Ctrl+F9 可将工作簿窗口最小化为图标。 打开或关闭键提示。 按 Shift+F10 可显示选定项目的快捷菜单。 F10 按 Alt+Shift+F10 可显示智能标记的菜单或消息。如果存在多个智能标记， 按该组合键可切换到下一个智能标记并显示其菜单或消息。 按 Ctrl+F10 可最大化或还原选定的工作簿窗口。 创建当前范围内数据的图表。 按 Shift+F11 可插入一个新工作表。 F11 按 Alt+F11 将打开 Microsoft Visual Basic 编辑器，您可以在其中通过使 用 Visual Basic for Applications (VBA) 来创建宏。 F12 显示“另存为”对话框。 其他有用的快捷键 按键 说明 箭头键 在工作表中上移、下移、左移或右移一个单元格。 按 Ctrl+箭头键可移动到工作表中当前数据区域 (数据区域:包含数据的单元格区域，该区域周围为空白单元格或数据表边框。)的边缘。 按 Shift+箭头键可将单元格的选定范围扩大一个单元格。 按 Ctrl+Shift+箭头键可将单元格的选定范围扩展到活动单元格所在列或行中的最后一个非空单元格，或者如果下一个单元格为空，则将选定范围扩展到下一个非空单元格。 当功能区处于选中状态时，按向左键或向右键可选择左边或右边的选项卡。当子菜单处于打开或选中状态时，按这些箭头键可在主菜单和子菜单之间切换。当功能区选项卡处于选中状态时，按这些键可导航选项卡按钮。 当菜单或子菜单处于打开状态时，按向下键或向上键可选择下一个或上一个命令。当功能区选项卡处于选中状态时，按这些键可向上或向下导航选项卡组。 在对话框中，按箭头键可在打开的下拉列表中的各个选项之间移动，或在一组选项的各个选项之间移动。 按向下键或 Alt+向下键可打开选定的下拉列表。 在编辑栏中删除左边的一个字符。 Backspace 也可清除活动单元格的内容。 在单元格编辑模式下，按该键将会删除插入点左边的字符。 从选定单元格中删除单元格内容(数据和公式)，而不会影响单元格格式或批注。 Delete 在单元格编辑模式下，按该键将会删除插入点右边的字符。 当 Scroll Lock 处于开启状态时，移动到窗口右下角的单元格。 当菜单或子菜单处于可见状态时，也可选择菜单上的最后一个命令。 按 Ctrl+End 可移动到工作表上的最后一个单元格，即所使用的最下面一行与所使用的最右边一列的交汇单元格。如果光标位于编辑栏中，按 End Ctrl+End 会将光标移到文本的末尾。 按 Ctrl+Shift+End 可将单元格选定区域扩展到工作表上所使用的最后一个单元格(位于右下角)。如果光标位于编辑栏中，则按 Ctrl+Shift+End 可选择编辑栏中从光标所在位置到末尾处的所有文本，这不会影响编辑栏的高度。 Enter 从单元格或编辑栏中完成单元格输入，并(默认)选择下面的单元格。 在数据表单中，按该键可移动到下一条 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 中的第一个字段。 打开选定的菜单(按 F10 激活菜单栏)，或执行选定命令的操作。 在对话框中，按该键可执行对话框中默认命令按钮(带有突出轮廓的按钮，通常为“确定”按钮)的操作。 按 Alt+Enter 可在同一单元格中另起一个新行。 按 Ctrl+Enter 可使用当前条目填充选定的单元格区域。 按 Shift+Enter 可完成单元格输入并选择上面的单元格。 取消单元格或编辑栏中的输入。 关闭打开的菜单或子菜单、对话框或消息窗口。 Esc 在应用全屏模式时，按该键还可关闭此模式，返回到普通屏幕模式，再次显示功能区和状态栏。 移到工作表中某一行的开头。 当 Scroll Lock 处于开启状态时，移到窗口左上角的单元格。 Home 当菜单或子菜单处于可见状态时，选择菜单上的第一个命令。 按 Ctrl+Home 可移到工作表的开头。 按 Ctrl+Shift+Home 可将单元格的选定范围扩展到工作表的开头。 在工作表中下移一个屏幕。 按 Alt+Page Down 可在工作表中向右移动一个屏幕。 Page Down 按 Ctrl+Page Down 可移到工作簿中的下一个工作表。 按 Ctrl+Shift+Page Down 可选择工作簿中的当前和下一个工作表。 在工作表中上移一个屏幕。 按 Alt+Page Up 可在工作表中向左移动一个屏幕。 Page Up 按 Ctrl+Page Up 可移到工作簿中的上一个工作表。 按 Ctrl+Shift+Page Up 可选择工作簿中的当前和上一个工作表。 空格键 在对话框中，执行选定按钮的操作，或者选中或清除复选框。 按 Ctrl+空格键可选择工作表中的整列。 按 Shift+空格键可选择工作表中的整行。 按 Ctrl+Shift+空格键可选择整个工作表。 , 如果工作表中包含数据，则按 Ctrl+Shift+空格键将选择当前区 域，再按一次 Ctrl+Shift+空格键将选择当前区域及其汇总行， 第三次按 Ctrl+Shift+空格键将选择整个工作表。 , 当某个对象处于选定状态时，按 Ctrl+Shift+空格键可选择工作 表上的所有对象。 按 Alt+空格键将显示 Microsoft Office Excel 窗口的“控制”菜单。 在工作表中向右移动一个单元格。 在受保护的工作表中，可在未锁定的单元格之间移动。 在对话框中，移到下一个选项或选项组。 Tab 按 Shift+Tab 可移到前一个单元格(在工作表中)或前一个选项(在对话框中)。 在对话框中，按 Ctrl+Tab 可切换到下一个选项卡。 在对话框中，按 Ctrl+Shift+Tab 可切换到前一个选项卡。