物业公司各部门工作流程

物业公司各部门工作流程 1 / 19 目录 1.行政-1 物品申购、 采购 采购部分工政府采购法87号令广东省政府采购政府采购法及采购员下一步工作计划 、领用流程------------------------3 2.行政-2 收文管理工作流程--------------------------------4 3.行政-3 发文管理工作流程--------------------------------5 -4 印章使用管理流程--------------------------------6 4.行政 5.行政-5 费用报销流程------------------------------------7 6.人事-1 考勤管理工作流程--------------------------------8 7.人事-2 请假管理流程------------------------------------9 8.人理-3 员工离职管理工作流程---------------------------10 9.品质-1 品质专员工作流程-------------------------------11 10.客服-1 业主入住流程----------------------------------12 11.客服-2 房屋装修流程----------------------------------13 12.客服-3 客服中心接待及投诉处理流程--------------------14 13.工程-1 日常维修流程----------------------------------15 14.秩序-1 B组团门岗工作流程-----------------------------16 15.秩序-2 巡逻岗工作流程--------------------------------17 2 / 19 1、物品申购、采购、领用流程 编号:行政-1 流程图 编制日期:2012-8-1 各部门负责人报需购置物品到行政办公室 办公室填写《物品申购表》 部门主管签字 公司领导审批 财务部审核 入库 由财务与物品相关部门采购 出库 结束 3 / 19 2、收文管理工作流程 编号:行政-2 流程图 编制日期:2012-08-01 相关部门 行政办公室 相关领导 开始 收文信息整理 收到文件 整理收文 否 文件处理 审核 文件分发 是 收集资料 整理分类 否 文件移交 审核 是 文件查阅 定期整理 结束 4 / 19 3、发文管理工作流程 编号:行政-3 流程图 编制日期:2012-08-01 相关部门 行政办公室 相关领导 开始 起草文件 汇总文件 否 审查编号 是 文件打印 文件执行 文件下发 文件执行 文件储存 定期整理 结束 5 / 19 4、印章使用管理流程 编号:行政-4 流程图 编制日期:2012-08-01 申请部门 行政办公室 相关领导 开始 部门主管 总经理 填写印章使用登记 签字 审批 表 是 出示审批登记表 行政办公室用印 财务部用印 结束 注:印章使用登记表由行政办公室负责管理～各部门用章须先由部门主管签字～再报公司领导审批。 6 / 19 5、费用报销流程 编号:行政-5 流程图 编制日期:2012-08-01 经办人 财务部 相关领导 办公室文员粘贴报销凭证 财务主管审核签字 总经理审批 总经理审核签字 结束 7 / 19 6、考勤管理工作流程 编号:人事-1 流程图 编制日期:2012-08-01 相关部门 行政办公室人事 相关领导 上下班打卡 填写异常考勤登记表 出勤 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 汇总 证明人签字 编制当月考勤表 总经理 部门主管签字 制作当月工资表 审批 信息存档 结束 注:节假日值班人员必须按正常上班时间打卡～值班以打卡记录为准～未打卡者按未出勤记录～取消其调休资格。 8 / 19 7、请假管理流程 编号:人事-2 流程图 编制日期:2012-08-01 部门员工 部门主管 填写请假单 部门主管审批 总经理审批 ,1天以内, 办公室主任审批 ,2天以内, 总经理审批 ,2天以上, 批准后请假人需将请假单交至行政办公室～方可请假离开公司 假条留存办公室核算出勤 结束 注:请假者～在没有特殊原因情况下～不可以先离开公司～后再补假～从请假流程下发之日起～凡先走人～后补写请假条者～行政办公室一律不予受理～考勤按旷工处理。请病假者～在允许的情况下～需先填写请假条～批准后方可请假～如病情严重无法亲自请假者～需委托部门主管代为补假～补假一定要在当天办理～逾期不予受理。主管及以上人员请假～无论请假时间长短一律由总经理审批并报行政办公室备案。 9 / 19 8、员工离职管理工作流程 编号:人事-3 流程图 编制日期:2012-08-01 离职员工 办理离职手续 相关领导 部门主管批准 填写员工离职申辞工申 请表 请 辞工将批准后的离职 申请表 食品经营许可证新办申请表下载调动申请表下载出差申请表下载就业申请表下载数据下载申请表 交至人事专员处 辞工填写离职手续表 办公室监督工作、物品交接 部门主管意见 办公室主任意 见 总经理意见 分管领导 辞工将离职手续表交行政办公室留存 审批同意 辞工方可离职 注:试用期内员工:离职需提前一周向部门主管申请,正式员工:离职必须提前一个月向部门主管申请。 10 / 19 9、品质专员流程 编号:品质-1 流程图 编制日期:2012-08-01 巡检 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 、检查记录 服务质量问题汇总 改进意见 各部门配合执行 领导审批 11 / 19 10、业主入住流程 编号:客服-1 流程图 编制日期:2012-08-01 核验文件:核验业主自带文件:购房合同或贷款合同原件和复印件,1份,/业主身份证原件和复印件,1份,～境外人士需带护照原件和复印件,1份,/属公司购买的应带营业执照副本和营业执照复印件,1份,/法人授权委托书,1份,/法人代表证明书,1份,/《入住 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 书》/《入住费用一览表》/业主及家庭主要成员填写完备的《业主/住房情况登记表》 签约:业主需签署文件 :《前期物业管理服务协议》一式二份,《业主管理规约》一式二份; 《小区住宅装修管理协议》一式二份。 领取资料:业主需领取资料:《用户手册》一份,《住宅使用说明书》一份,《住宅质量保证书》一份,《装饰装修管理规定》一份,《业主入住验房表》一份, 缴费:在管理处缴清各项应缴费用,详见《入伙费用一览表》,～并签署填写完备的各类资料。 领取钥匙:业主特相关缴费证明领取单元门及房屋钥匙和《业主入住验房表》～并签署《钥匙交接表》。 收 验:业主如发现房屋有遗漏问题请详细填写《业主入住验房》/收楼文件～经服务中心确认后～逐项反修,无问题～应注明完好～签署后交服务中心备案。 12 / 19 11、房屋装修流程图 编号:客服-2 流程图 编制日期:2012-04-28 13 / 19 业主出示:身份证 承建商出示:营业执照副本、负责人及施工人员身份证 业主提供:1、身份复印件 承建商提供:1、营业执照副本复印件(加盖公章) 2、《房屋装修申请书》 2、施工人员身份证(或暂住证)、操作证 3、装修施工平面图 复印件。 3、施工图纸 4、相关报表手续证明 4、装修人员相片(1张/人) 5、《家居装修合同》复印件 业主签订:《装修承诺书》 承建商签订:《装修施工治安消防责任书》 奥晟物业客服中心收集资料 工程维修部审核并在三个工作日回复 工程维修部核发《房屋装修许可证》 奥晟物业客服中心通知承建商缴纳:装修押金、垃圾清运费及相关费用 装修承建商现场施 工 客服中心监管 辞工将批准后的离职申请表交至综合部人事专员处 14 / 19 12、客服中心接待及投诉处理流程 编号:客服-3 流程图 编制日期:2012-04-28 业主到访或来电～记录登记 需公司其它部门配合 报修投诉 保修范围～联系承包方维修 物业维修范围 交上级领导联系协调 按照各流程提供服务 客服跟踪进度 维修完毕到客服消单 开单维修组～维修组接单上门维修 客服回访 客服备案～交综合办公室备查 15 / 19 13、日常维修工作流程 编号:工部-1 流程图 编制日期:2012-04-28 业主报修 客服登记 跟业主约定修复时限～必要时和工程人员到现场确认 客服执行通知程序 客服下发《维修通知单》给维修 维修组上门维修 维修完毕～到客服消单～客服回访 交办公室备查 16 / 19 14、B组团门岗工作流程 编号:秩序-1 流程图 编制日期:2012-04-28 提前15分钟交接班 核查上班工作记录、进行工作、器材交接 出 客 进 客 正式上岗 是否带大件物品 业主---验证 访客---登记 检查、核对放行条、检查物品 进入小区 放 行 登记备案转综合办公室备查 17 / 19 15、巡逻岗工作流程 编号:秩序-2 流程图 编制日期:2012-04-28 提前15分钟交接班 核查上班工作记录、进行工作、器材交接 正式上岗巡逻 巡查外围及周边、住宅走廊、电梯、车库等 发现异常 一切正常 做好记录、报告主管 处理妥善、整理记录 交综合办公室备查 18 / 19 19 / 19