ABC公司内部控制系统审计报告（新）

ABC公司内部控制系统审计报告（新） ABC公司内部控制系统审计报告 2007年度 XXXX有限公司编制 地址:XXXXX 电话:XXXXX ABC公司内部审计报告目录 一、审计导言 二、审计结果汇总表 三、审计结果详细说明 四、组织结构图 五、流程图图例 六、流程图 审计导言 ABC公司董事会： 1． 审计目标：审查本公司内部控制制度的健全情况和遵循情况。 2． 审计范围：时间范围为2006年全年，业务范围为本公司所有生产经营业务， 没有人员、资产、活动、资料等方面的限制。 3． 审计程序：我们认为必要的，不违反现行法律、法规的审计程序。包括观察、 复算、分析性复核、核单、面谈等。 4． 承诺义务：为在审计工作中所知晓的所以本公司机密保密，没有本公司董事 会的书面同意，我们不得向现行法律、法规规定以外的任何人泄露。 5． 报告使用范围：本报告仅供本公司内部管理控制参考使用，对外无鉴证作用。 因使用不当造成的后果与本会计师事务所及国际注册内部审计师无关。 6． 审计结论：本公司的内部控制系统存在缺陷，无论是内部控制系统的设计还 是具体执行，都有一些不尽如人意的地方，有些还比较严重，如不尽快解决， 将会本公司造成更多的麻烦。 7． 建议的性质：我们所提出的建议大多是依据本公司的实际情况和同行业优秀 企业的 经验 班主任工作经验交流宣传工作经验交流材料优秀班主任经验交流小学课改经验典型材料房地产总经理管理经验 总结而形成的，仅供本公司参考，如有机会，我们将努力协助本 公司解决这些问题，并为本公司提供更多的建议。 我们诚挚地感谢本公司董事会对我们的信任和本公司各部门对我们的协助。 我们深信，如果没有这种信任和协助，我们能顺利完成这次审计工作是不可想象 的。 XXXXX内审部 XXX XXX 审计结果详细说明 一、 销售和收款循环 本公司在销售与收款方面的内部控制流程见图一 （销售与收款循环内部控制制度流程图） 从图一我们可以看出，本公司在销售与收款方面内部控制制度的设计充分体 现了机械制造企业的特点，着力强调为客户服务意识和销售风险防范体系，在检 查中我们发现，这些控制措施在实际工作中也基本上得到了执行。在这方面存在 的问题主要表现在： （一） 销售与收款内部控制制度符合性方面 1、 赊销业务的批准程序和批准 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 不明确。本公司的控制流程中规定，赊 销业务由营销部审核，报经主管销售的副总经理批准。但是在制度中没有营销部 有关赊销业务需审核的文件、审核的具体执行人、审核并上报副总经理的要求、 审核的时限等具体可操作的流程规定。主管销售的副总经理对赊销业务是否批准 的要求也没有具体的规定。产生这个问题的原因是总经理认为，市场情况经常变 动，以一套固定的模式来决定赊销业务可能会影响销售业绩，而且主管销售的副 总经理习惯于按经验办事。但是，没有标准势必会导致赊销业务的随意性，同一 种业务，由不同的人执行，就会产生不同的审批结果。虽然经检查没有发现因此 而产生的混乱现象，但长此以往，后患无穷。 为解决上述问题，我们建议，由营销部提出审批的具体程序和标准，报董事 会批准后实施。 2、 销售订单、产品出库单、销售发票、发运单分别归集，不便于稽核。制 度规定，财务部应在每月10日前将从各部门分别取得的销售订单、产品出库单、 销售发票、发运单核对相符，以防止与销售相关的各部门发生工作失误。但是， 由于前述单据分别来自不同的部门，财务部无力对每一笔销售业务都分别核对， 只能核对这些单据的总额是否相等。如果不相等，查找起来非常麻烦，尤其是， 如果发生错误发货或错误开单，必然会导致客户不满，严重影响公司的销售业务。 况且，既使核对相等，也并不意味着每一笔业务都正确。 为解决这个问题，我们建议，在营销部设立客户代表制度，营销部每接到一 票订单，就由营销部经理指定一名员工为客户代表，由其代表客户到各部门办理 相关业务，货物发运后，由其将相关单据核对相等后交财务部审核。这样做既可 以解决上述问题，又可以减少客户的麻烦，而且并不需要增加成本开支。 3、 价格员的设置没有意义。本公司在营销部设有三名价格员，负责核对销 售发票中的价格是否正确。据我们调查，本公司所销售的产品只有五个品种，二 十一个规格，营销部一个合格的员工，在一个月内就可以记住所有的价格，而且 可以打印价格表发给与销售价格使用和审核有关的员工，完全没有必要设置价格 员来进行审核。按本公司目前的劳资标准，每名员工的平均费用为22,500元， 三名员工的费用就是67,500元，这笔开支根本没有必要。 我们建议，取消价格员，这样可以每年为本公司节省开支67,500元。 4、 销售佣金制度设计有缺陷。本公司对营销部员工按销售订货金额和销售 回款金额的1%计算提取销售佣金，这本是促进营销工作的一项激励措施，是合 理的，但是，这项制度在设计时，没有考虑销货退回及折让因素，一旦发生，就 会导致销售佣金隐性提高。长此以往，还可能出现虚假销售问题，给本公司造成 更大的损失。 我们建议，由财务部根据本公司近几年销货退回及折让金额占全部销售额的 百分比，再考虑各种调整因素后，确定一个销售佣金暂扣比例，报董事会批准后， 实施佣金暂扣制度，待销货退回及折让期过后，如没有发生销货退回及折让事项， 再将暂扣款发给营销员。 （二） 现行内部控制制度遵循方面存在的问题 1、 客户往来对帐流于形式。制度规定，财务部会计员应于每季度终了后 10天内向往来客户寄发并核对往来帐目对帐单，如发现不符应在三天内查出原 因予以解决。但据我们检查发现，2006年第一季度和第三季度没有发出往来帐目调节表，第四季度的往来帐目调节表不相符但没有原因说明和处理意见。到 2006年12月31日止，客户往来帐目金额与客户认可往来金额相差2，150，336 元（客户认可金额高于本公司帐簿金额的项目为379，624元，客户认可金额少于本公司往来帐面金额的项目为2，529，960元）。产生这个问题的原因是财务部人员不足，规定的对帐调节期又与会计工作高峰期相冲突，财务部有关人员认 为此项工作不应是自已的工作范围，有关部门的督促监督不力等。 基于这个问题的严重性和重大的风险性，我们建议，应立即安排得力人员， 尽快查清往来帐不符的原因，迅速解决问题，努力防止产生不应有的坏帐损失。 同时应调查财务部没有执行此项制度的真正原因，采取措施，使这些制度真正落 到实处。 2、 销货退回及折让手续制度执行不力。制度规定，客户提出销货退回及折 让 申请 关于撤销行政处分的申请关于工程延期监理费的申请报告关于减免管理费的申请关于减租申请书的范文关于解除警告处分的申请 的，经营销部审核、主管销售的副总经理批准后，可以办理销货退回及折 让事项，但必须将退回货物经验收后填写入库单，并取得客户提供的"销货退回 及索取折让通知单"、收款收据后才可以办理退款。但据我们审查发现，此项制 度的执行很不理想。2006年共发生销货退回及折让事项35项，有2项没有入库 验收单，金额合计164,515元，有8项没有取得"销货退回及索取折让通知单"， 金额合计1，755,396元，因此多交增值税298,417元。产生这个问题的原因是各部门之间相互沟通不力，财务部碍于本公司有关人员情面，不严格执行制度，过 后又不积极督促补充，听而任之。 基于这个问题的严重性，我们建议，立即组织人员检查督促有关手续，补回 损失，同时应处罚有关责任人。 3、 未按规定及时将所收款项送存银行。制度规定，财务部收到款项，应在 当日送存银行，以防止盗抢及挪用损失。我们抽查了三个月的收款业务发现，本 公司银行日记帐每天记录的收款金额与银行提供的对帐单金额不符，有时多有时 少，这说明有时没有将所收款项于当天送存银行，经复核，全年的余额虽然相等 （说明没有损失），但潜在的风险是存在的。产生这个问题的原因是财务部出纳 员嫌每天存款过于麻烦，对不执行该项制度可能产生的风险认识不足，财务部负 责人督促不力。 我们建议，应向财务部有关人员强调及时存款的意义，安排人员不定期抽查 及时存款情况，发现问题，立即处理。 4、 坏帐处理不符合规定。制度规定，财务部应于每年10月份，编制帐龄 分析表，对可能的坏帐提出意见，交总经理办公室审批处理。但据我们检查发现， 财务部编制的帐龄分析表虽然按期提交给总经理办公室，但只是例行地批准记入 坏帐，并没有对产生坏帐的原因进行分析，也没有对相关责任人进行处理，更没 有采取应急措施挽回损失。产生这个问题的原因是有关人员嫌麻烦，不愿意去做 挽回损失的努力。在内部又推托责任，没有人负责。主管领导好好思想严重，不 愿得罪人。 我们建议，组织有关人员对近三年已产生的坏帐进行清理，查清责任，及时 处理。采取积极措施，努力挽回损失。 （三） 相关部门反馈意见 我们按照《内部审计实务标准》的要求，在本报告正式送交本公司董事会前 已将草稿送到相关部门，并要求他们提出反馈意见，在本报告正式编制前我们已 经收到所有的反馈意见，现将这些意见整理归纳如下： 1、 对于我们提出的与内部控制制度设置有关的问题，相关部门都表示赞成， 并同意我们提出的修改建议。 2、 财务部对于我们提出的收款不及时送存银行问题和销货退回及折让手续 不健全问题表示同意，对前一个问题他们已经进行了整改，对后一个问题他们建 议我们向董事会提出，以取得严格执行制度的要求。 3、 财务部对于客户往来对帐问题归责于他们表示不认可，认为如不能增加 人员编制，他们无力完成此项工作。 4、 总经理办公室参与人员不认可，对于他们关于坏帐损失原因的责难，认 为他们对此已经尽力了，产生坏帐的原因是多方面的，除非进行讼诉别无它 法，但他们又对讼诉的难度心存恐惧，对胜诉后的具体执行不抱希望。 二、 采购和付款循环 本公司在采购和付款循环的内部控制流程见图二 （采购和付款内部控制流程图） 从上图可以看出，本公司在采购和付款方面的内部控制设置紧密结合机械制 造企业生产经营特点，着重强调防范采购风险，降低采购成本，提高采购效率和 控制采购费用，在检查中我们发现，本公司在实际工作中基本上执行了这些制度。 在这方面存在问题主要表现在： （一） 采购和付款内部控制制度符合性方面 1、 采购订单发出前未经财务审核。本公司的采购流程规定，仓储部应根据 生产 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 的要求和实际库存情况，提出采购申请，经主管副总经理批准后向供应 商发出采购订单。这项控制制度在仓储部库存管理比较准确的前提下是合理的。 但是，一旦仓储部的库存管理工作出现失误，就会出现继续采购已积压物资的错 误，导致资金占用不合理增加等经营风险。在管理控制比较好的企业经营流程中， 为解决这个问题，一般都在采购控制流程中，存在一个财务部审核控制程序，专 门审核各种物资的生产需要量和现有库存量是否正确，以检查和防范仓储部的管 理失误。产生这个问题的原因是，本公司与采购相关的部门和主管领导对这个问 题的重要性和风险性认识不够，只是认为增加一项审核控制会降低采购效率、提 高控制成本而且根本没有必要存在这项控制。 基于这个问题的重要性和本公司相关部门和管理层的认识和要求，我们建 议：增加此项控制，但是，考虑提高采购效率和降低控制费用的要求，可以要求 财务部只审核采购订单申请表中的现有库存量一项指标。 2、 付款无程序，无标准。本公司的采购流程规定，由财务部审核供应商的 付款要求和采购的有关单据文件，根据本公司流动资金的周转情况决定是否付 款、付款比例和付款时间。在本公司流动资金充足和付款政策一致性的前提下， 这项控制流程规定是合理的。但是，本公司由于生产经营高速增长，流动资金比 较紧张，无法保证所有的外欠款项都及时支付，而且由于供应商情况的复杂性， 财务部也无法保证付款政策的一致性。在此条件下，财务部付款政策的执行就存 在较大的随意性，长此以往，会导致因财务部付款过程没有监督而产生财务部有 关人员以职权谋取私利情况的产生。出现这个问题的原因是本公司有关管理人员 认为，各个不同的供应商情况复杂，在目前条件下，很难用一套具体的标准来决 定付款政策，只能由财务部根据实际情况决定付款业务的实际运行。 我们建议，由本公司主管副总经理协调采购部和财务部，制定出一套切实可 行的采购欠款付款政策，报总经理批准后执行。一般情况下，应力求保证付款政 策的一致性，出现特殊情况需要优先保证某供应商付款时，应由采购部提出申请， 经财务部审核后报主管副总经理批准后执行。 3、 供应商变动无审核标准。本公司的采购流程规定，由采购部根据生产经 营的实际情况选择所需物资的供应商，报主管采购的副总经理批准后确定供应 商。在此项制度中，没有规定采购部根据什么标准选择供应商、副总经理根据什 么条件批准供应商、在什么情况下应变更供应商。由于没有标准，本公司在供应 商的选择和变更方面存在很大的随意性，也没有必要的监督，采购部经常受到以 权谋私的指责，虽然这些指责大多没有确切的证据，但本公司各方面（包括采购 部）对供应商选择的随意性的不满是很明显的。产生这个问题的原因是，供应商 提供的条件是在不断变化之中的，采购部受信息不对称因素的影响，不能绝对保 证所选择的供应商总是最优的。从本公司自身的情况来看，不同时期对供应商的 要求也不同，很难确定一套稳定的、具体的供应商选择标准来进行供应商管理。 我们建议，由采购部根据本公司生产经营的实际情况，拟定一套供应商选择和变 更的标准及所需要提供的资料，经主管副总经理审核后报总经理批准后执行。如 果出现需要变更标准的情形，应由采购部提出申请，经主管副总经理审核报总经 理后才能进行。 4、 已报销入帐的单据文件没有核销处理制度。本公司的采购与付款循环流 程中规定，物资采购业务结束后，财务部应依据有关单据的文件记录应付帐款明 细帐。但是，没有规定已报销入帐的单据文件必须进行核销。这样，就存在已报 销入帐的单据文件重复入帐、欠款重复支付的风险。产生这个问题的原因，财务 部对此问题的重视程度不足，认为只要认真检查，是不会出现问题的，他们也是 从没有在这方面发生过错误。 我们建议，本公司在采购与付款业务执行完毕，进行帐务处理时，应将已报 销入帐的单据凭证和相关文件上加盖"已入帐"标记，或在其上用打孔机打孔。财务部在进行付款和帐务处理时，只要发现所处理的单据或文件上有"已入帐"或已 打孔，就应拒绝接受并报财务部主管处理。 （二） 现行内部控制制度遵循方面存在的问题 1、 部分采购业务没有采购招标比价文件。制度规定，本公司一次超过50， 000元的物资采购都必须向已选定的供应商招标，由这些供应商提供投标文件， 本公司采购部编制采购招标分析表并确定最终供应商。本公司2006年一次金额 超过50,000元的采购业务305笔，我们采取统计抽样的方法，共抽取了其中的 85笔进行检查（可靠程度95%，总金额15,045,140元），发现有5笔没有已选定 供应商提供的投标书，其采购金额合计1,385,476元；有8笔没有物资采购招标 分析表，其采购金额合计2,556,771元。不符合规定的采购业务占全部采购业务的15%，这说明本公司在这方面的工作存在的问题较大，虽然并没有造成重大损 失，但如此严重地破坏控制制度，长此以往不经处理，必将给本公司造成重大损 失。产生这个问题的原因是，采购部有关人员认为，其实他们已经执行了公司制 度规定的程序，只不过是因为工作太忙，没有及时补充所需的文件，而且他们认 为，只要是执行了规定的程序，文件资料只是个形式，有没有都没关系。 我们建议，必须严格执行采购招标文件资料制度，应该要求财务部，凡是招 标文件资料不完整的采购业务一律不得入帐和付款。 2、 物资入库时清点验收工作流于形式。制度规定，采购的物资在入库时， 应由仓储部有关人员进行清点和验收，确认实际入库物资的品种、规格、等级、 数量等项目，以保证入库物资的准确性。我们在检查中，观察了三次实际的入库 清点验证过程，发现仓储有些人员只对入库物资的品种进行检查确认，对于其他 项目没有按规定清点验证，而是按照采购订单副联和供应商提供的货运单直接填 写入库单。这样，一旦供应商的货运单发生错误，本公司的入库记录就将随之发 生错误，库存帐簿的记录也将出现错误，库存物资管理就会出现混乱。一旦发现 某种库存物资短缺，根本无法确认是库存保管问题，还是入库验收问题，更无法 确认是哪个供应商存在问题，所造成的损失，就只能由本公司自己承担。产生这 个问题的原因是，仓储部有关工作人员认为，供应商是采购部通过规定程序确定 的，都是管理方面很规范的公司，不可能发生实际入库物资与货运单不符的情况， 他们的工作只不过是例行公事而已。 我们建议，必须执行严格入库物资清点验收制度，对于在清点验收过程中发 现的实际清点与货运单不符的情况，应立即通知采购部与该供应商沟通，以保证 与采购订单相符。同时，该通知单还可做为采购部考核和更换供应商时的重要参 考。 3、 已验收入库物资暂估入库制度执行不力。制度规定，对于已验收入库但 由于单据文件不完整的业务，不得按正常的方式报销入帐，必须按估定的价格做 暂估入库处理。但在我们的检查中发现，2006年本公司共发生此类业务104笔， 我们按统计抽样的要求检查了15笔（可靠程度95%），发现有3笔没有办理暂估入库手续，占所抽查业务的20%。其金额合计为784，329元。这种情况的发生，严重影响了库存物资核算的准确性，导致库存物资信息失真，损害管理层决策的 准确性。产生这个问题的原因是，仓储部有些工作人员认为，这些物资入库单据 文件不完整是暂时的，所短缺的单据文件很快就会补齐，没有必要劳神费力去办 理暂估入库手续，其后，所短缺的单据文件由于种种原因没有补齐，他们因忙于 其他事务而忘记了办理暂估入库手续。 我们建议，必须严格执行单据文件不完整的物资采购暂估入库手续制度，仓 储部有关负责人员应不定期观察物资入库业务，一旦发现此种情况，应及时处理 并按规定给予有关责任人必要的处理。 4、库存物资定期盘点制度流于形式。制度规定，仓储部 定期对库存物资进行盘点，以便及时掌握物资的实际库存情况。财务部应在每年 年未前对库存物资进行抽查，以确保仓储部有关库存物资的报告的正确性。但据 我们检查发现，本公司的库存物资定期盘点检查制度没有得到切实的执行。2006 年12月15日本公司仓储部编报的库存物资盘点表显示，本公司的库存物资实际 盘点数与帐面库存数完全相符，没有一点差异。本公司财务部在2006年12月 27日编报的库存物资抽查表中，反映被抽查的15种物资的实际库存数量与帐面数量也完全相符。从这两份文件中，似乎本公司的库存物资管理水平非常高，有 关库物资定期盘点的制度也得到了切实的执行，但实际上并非如此。本公司2006 年12月31日库存物资明细帐中反映的存货共有5794种，我们按照统计抽样的要求（可靠程度95%），抽查了219种物资的实际库存情况，发现其中有57种物 资的实际库存数量与帐面数量不符，差异金额超过20%的库存物资数量达到18 种，重大错误率达到8.2%。这说明，本公司的仓储部并没有认真的盘点库存物 资，本公司财务部也没有认真地进行抽查。本公司的库存物资管理并不像其报告 中反映的那么高效，相反，存在的问题却很严重。产生这个问题的原因是，本公 司仓储部和财务部有关人员认为，本公司的保安制度很严格，不会产生库存物资 的丢失现象，库存物资实际盘点是否准确意义不大，既使不准确，也不会给本公 司造成损失。 基于库存物资实际盘点制度对于本公司强化管理水平，保证库存物资信息准 确性，提高本公司与库存物资相关的决策质量的意义，我们建议，应切实加强对 库存物资盘点制度重要性的认识，采取措施，保证这项制度的真正实施。 （三） 相关部门的反馈意见。 1、 采购部已认识到了财务部审核对于采购订单制订的重要性，已经与财务 部协商具体的审核办法，对于我们提出的建议表示认可。 2、 采购部对于供应商选择与更换的标准问题早已有所体会，并对此深感忧 虑，主管副总经理也有同感，他们已经开始着手标准的制度工作。 3、 采购部对于大宗采购项目招标文件问题表示认可，现在他们已采取措施 补充所缺少的文件资料，并保证今后不会再有此类事情的发生。 4、 财务部对于已报销单据和文件的的注销问题表示认可，并已经开始实施 我们提出的建议；对于付款标准和付款程序问题，他们承认问题的存在，但对于 我们提出的解决建议表示无力实现。 5、 仓储部承认在入库清点、暂估入库问题和盘点中存在的问题，但不承认 我们对于产生原因的分析，他们坚持认为，出现这些问题的主要原因是他们的工 作量较大，时间性要求较强，而他们的定员人数过少，无力完全执行规定管理控 制程序。 三、 生产和成本计算循环 本公司在生产和成本循环的内部控制流程见图三 （生产和成本计算循环内部控制流程图） 从上图可以看出，本公司在生产和成本控制方面的内部控制制度强调生产消 耗的控制和成本计算的准确性。这些制度基本上也得到了实施执行。在这个循环 存在的问题主要表现在： （一） 生产和成本计算循环内部控制制度符合性方面 1、 对于价值较低的标准件、工具的生产领用手续过于繁琐。制度规定，生 产车间及其他辅助生产车间领用所有的库存物资都要填写领料单，由仓储部根据 生产需要批准发放库存物资。这对于专用的生产材料和本重材料来说是必要的， 但对于通用的、价值较低的标准件和工具来说是没有必要的。因为生产中经常用 到这些标准件和工具，用多少领多少，虽然可以降低生产消耗，但给仓储部造成 的工作量会大大提高，本公司仓储部与库存物资发出有关的工作人员比同行业相 同规模的企业多四名，主要原因就在于此。我们测算，2006年本公司因实行此项制度，可以降低标准件、工具的消耗35,000元，而多付出的工资费用却要增加80,000元，多支付45,000元。产生这个问题的原因是该项制度的设计者过于 强调生产消耗成本，没有考虑到为达到目标所需付出的代价。 我们建议：对于本公司生产过程中常用的通用标准件、小工具等物资可以采 用预算管理的办法，由生产部根据需要一次性领用一个生产周期的需要量，具体 的消耗量由生产部去控制，由此可节省成本45,000元。 2、 生产成本的计算方法过于细致，导致核算成本过大。本公司的生产成本 核算采用品种法，为了准确，不仅把每一种产品做为一个成本计算对象，而且把 每一种产品的每一个规格也做为一个成本计算对象；辅助生产费用的分配采用了 目前最准确的代数分配法。这种成本计算方法确实可以提高成本计算结果的准确 性，但为此付出的代价是财务部与成本计算相关的人员比行业同规模的企业多出 五人。提高成本计算准确性的经济意义有多大难以确认，但增加五名工作人员就 要多付出100，000元的费用。产生问题的原因与前述相同。 我们建议，放弃这种过于繁琐、过于细致的成本计算方法，改为目前大多数 同行业企业通用的成本计算方法，虽然准确性有所降低，但降低成本的作用是非 常明显的。 3、 生产过程中产生的废品及边角余料的处理没有规定。在生产过程中不可 避免地会产生废品和边角余料，对于废品产生的责任和废品的处理会影响到本公 司的生产效率的进步和生产成本的变动；边角余料的处理会影响到生产成本的变 动、环保法规的遵循和生产车间的利益。据我们检查，本公司2006年共发生废 品2,500件，由此影响的成本为2,800,000元，其中可折解重复使用的价值1,780,000元。边角余料已由生产车间处理给废品收购商，取得处理款156，396 元，此款已收入生产车间，并已做为机动奖金发给生产车间的有关人员。这种做 法对本公司的不利影响是巨大的，产生如此巨额的废品成本无人处理，会助长废 品的进一步增加；边角余料处理款不交财务部统一处理，会助长各部门谋取非法 利益的积极性，长此以往，本公司整体的利益将会受到极大的损害。产生这个问 题的原因是，本公司有关部门认为，各生产车间已实施了成本目标预算考核制度， 各生产车间成本的高低会影响到自身的经济利益，没有认识到加强管理的重要 性。 我们建议，应尽快建立并实施废品责任处理制度和边角余料的统一处理制 度，将废品成本和边角余料回收成本与生产成本目标考核紧密结合起来。 （二） 现行内部控制制度遵循性方面存在的问题 1、 员工招聘录用控制执行不力。制度规定，各单位、部门需要增加员工， 应由该部门提出增加员工申请，提交增加员工的理由，报人事部申核后交总经理 批准。但此项制度在本公司执行得很不理想，据我们检查发现，本公司2006年 各部门增加员工的申请数为368人，实际增加员工368人，而且各部门的实际增加人数恰好等于其申请人数，这就意味着，只要各部门提出增加员工申请，都能 得到保证，而对于申请的合理性、必要性，人事部并没有考核和审查。据我们实 际调查测算，在2006年增加的员工中，至少有49名是不必要的，由此给本公司增加的人工成本是68万元。产生这个问题的原因是，人事部认为，各部门已实 施了费用预算考核，各部门出于对自身利益的考虑，不会没有理由地增加员工， 一旦申请增加，他们一定是必须，人事部的审核只不过是个形式而已。 我们建议，人事部应切实承担起员工招聘录用控制的职责，在审批各部门提交的 增加员工申请时，必须认真审查申请部门提交的申请资料，按岗位职责说明书和 生产工艺文件及生产任务单的标准，复算申请部门的员工需要量，并以此为标准 确定是否批准增加员工的申请。 2、 领用材料计价、成本计算方法各期不一致，财务指标严重背离公司实际 情况。会计制度规定，企业的会计核算方法应保持一致性，一种方法一旦被采用， 没有特殊的原因并报请有关部门批准，不得随意变更。本公司在这方面执行情况 较差。据我们检查发现，本公司在2006年内就对生产领用材料的计价先后使用 了先进先出法、加权平均法、后进先出法，人为造成生产成本下降1,200万元。成本计算时，实际领用材料与领料单不符，采用价格差调减成本1,500万元。生产车间的在产品完工约当量随意调节，并没有按实际情况列示，导致目前生产车 间在产品的单位成本已经高于完工产品成本，由此降低的完工产品成本达到850万元。产生这个问题的原因是，本公司对各部门及各级管理人员采用预算考核管 理，在无法完成考核任务的条件下，本公司部分管理人员为了自身的眼前利益， 放弃了对原则的遵守。本公司正在申请上市，此种做法如不能及时改变，很有可 能受到法律诉讼。 我们建议，本公司应督促各部门切实执行国家会计制度和内部控制制度，采 用聘请外部社会中介审计的方法检查发现和防止成本随意调节现象的存在。 3、 部分生产人员不认真遵守生产工艺文件的要求。在生产过程中遵守生产 工艺文件是保证产品质量，提高生产效率的基本要求，但据我们观察发现，在部 分生产人员中存在不遵守生产工艺文件的现象。例如，在组装车间的最后组装工 序的工艺文件中，要求将组装螺丝正拧8圈然后反拧一圈，而部分生产人员只是 正拧7.5圈，甚至只正拧5圈；车床在生产员工交接班时，工艺文件要求检查并 加注润滑油以保证车床的使用寿命，但部分生产员工却不遵守这项规定；工艺文 件规定，生产工具使用完毕，应放在规定的位置以便其他人使用，但部分生产员 工却按照个人的习惯，怎么放的都有。诸如此类的现象大量存在，如不及时改变， 将严重影响本公司的产品质量和生产效率。 产生这个问题的原因是，本公司生产部门和技术部门对生产员工的工艺纪律 方面的培训和监督不力，不重视工艺文件对产品质量和生产效率的影响。 我们建议，选择合适时间对现有的生产员工进行工艺文件重要性教育，开设 培训班和咨询小组对生产工艺文件规定的各种工艺要求所生产产品的意义进行 讲解，明确遵守工艺文件对生产员工个人利益的影响。 （三） 相关部门反馈意见 1、 仓储部确认，他们对于低价值物资的领用手续问题早已不满，同意我们 提出的改进意见，正在与财务部、生产车间商讨我们提出建议的操作方法。 2、 财务部承认成本核算方面的确存在如我们所发现的问题，但他们说，做 为专业人员他们知道这样做是不可以的，但他们之所以这样做是为了公司整体的 利益，他们不愿意独立承担此项责任。 财务部对我们提出的成本计算方法过于繁琐的指责表示同意，并强调他们也是按 制度办事，至于为什么设计这样的成本计算方法，他们表示不清楚。 3、 生产车间对于我们提出的员工不遵守工艺文件问题表示认可，但不同意 我们的产生原因分析。他们认为，工艺文件当然应当遵守，但需要时间对员工进 行培训，员工了解并熟练掌握这些工艺文件规定需要一定的周期。 生产车间承认存在废品和边角余料问题，但他们强调产生的废品只占全部产量的 3%，已达到同行业的较高水平，进一步降低废品难度很大；他们强调，边角余 料处理收入用作奖金分配，是经过总经理同意的，原因是生产车间工作条件差， 劳动强度大，生产车间员工收入水平低于他们所付出的劳动代价，这笔奖金只不 过是对他们的补偿。 4、 人事部承认在员工增加方面审核工作未遵守规定，但他们坚持认为，由 于他们在与生产有关的专业技术方面存在缺陷，他们没有能力审核各部门增加员 工的合理性。 四、 货币资金控制循环 本公司有关货币资控制的内部控制流程见图四 货币资金内部控制流程图 从上图中可以看出，本公司在货币资金的管理控制方面，制度的建设是很健 全的。我们对本公司现有的有关货币资金的内部控制流程进行了详细地检查，没 有发现明显的制度缺陷。对本公司有关货币资金内部控制制度的执行情况，我们 对每一类业务都进行了抽查，发现了一些问题，现将这些问题详述如下： 1、 银行存款余额调节未实现分离。制度规定，每月月初，财务部都应指定 一名员工对出纳员经管的银行业务进行检查，并编制银行存款余额调节表，如发 现有违规情况应立即向财务部主管汇报。但据我们检查发现，本公司的银行存款 余额调节表一直都是由出纳员自己编制的，财务部指定人员只是在已编制完毕的 银行存款余额调节表上盖印，并没有实际编制或检查。这就存在出纳员挪用公款 的可能性。我们在2006年8月份的银行存款业务检查中发现，2006年8月2日 有一笔款项，金额150万元出帐，2006年8月29日，这笔款项又全额入帐，这两笔业务在本公司开户银行提供的银行对帐单中有反映，而在本公司的所有帐簿 中都没有反映，说明这笔金额为150万元的款项有可能曾被挪用。 2、 支票与印鉴没有实现分离。制度规定，支票由出纳员保管并填写，印鉴 由财务主管或其指定人员保管并鉴章。据我们观察，本公司的支票和印鉴都由出 纳员一个人掌握，没有实现规定的分离，虽然经检查没有发现货币资金的非法开 支，但存在这种可能性。 3、 特殊支出管理控制制度执行不力。制度规定，本公司所有的固定资产支 出和与个人生活消费有关的大额资产性开支都必须取得董事会的书面指令。但在 本公司2006年发生的342笔此类支出中，有27笔没有董事会的书面指令，总金额达86万元。 4、 员工占用公司资金过多，现金 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 没有被认真执行。制度规定，员 工个人因出差等公事需要，经批准可以向公司财务部借款，但在与借款相关的事 务结束后，应立即办理报销结帐手续，否则应从其工资中扣除。据我们检查发现， 本公司个人欠款已达153万元，产生的原因多数都与报销不及时而扣款政策未执 行有关。 上述问题的产生，都是由于有关人员对其产生的后果认识不足，本公司有关 方面又缺乏监督，导致问题越发严重。 财务部对此问题的解释是，这些问题都是所有企业的通病，他们这样做更多 的是出于习惯和方便，但出现这么多问题，后果如此严重却从来没有想到。