档案编号

档案编号 档案编号 ?? ??? ??? 申请“校精品社团活动” ? 是 ? 否 活 动 名 称: 主 办 社 团: 活动负责人: 活 动 类 别: 活 动 级 别: 填 写 时 间: 年 月 日 1 一、填写说明 一、 此档案用于社团活动的立项、考评、经费报销和存档～活动主办社团务必认真填写～同时附详细活动方案一份, 二、 封面上的“档案编号”为8位～其中第1—2位代表年份～第3—5位代表社团～第6—8位代表活动的序号。例如～在2006年校大学生社团联合会,代号为“001”,举办的第5个活动的档案编号为“06 001 005”, 三、 “活动类别”栏可选填“思想教育与道德修养”、“社会实践与志愿服务”、“科技学术与创新创业”、“文学艺术与体育活动”、“技能培训及其他”。 四、 “活动级别”栏可选填:国际与国家级、省部级、学校级、学院级。 五、 此档案一式二份～复印有效。原件留社联存档～一份留社团保存。 二、社团活动审批注意事项 一、 社团活动应在法律法规、校规校纪和各自《章程》所允许的范围内开展, 二、 社团活动应具备可靠的安全性～对于活动中可能存在的风险和突发情况～社团应 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 做好以下几点～方可批准通过:?制定详细可行的紧急预案,?在硬件设施、人员配备和药品准备上做好充分的保障,?对活动参加者进行充分的安全教育～并要求参加者签订《安全承诺书》和征得其父母的同意, 三、 社团活动应注重实效性和可行性～重点考察以下几点:?活动内容积极健康,?活动形式应适合青年学生心理特征和认知方式,?避免与其他学生组织重复开展内容相似且水平相当的活动,?活动条件应具备足够的硬件、经费和人员等～活动时间应避开复习迎考和学校的其他重大活动～不得影响学校正常的教学、工作和生活秩序, 四、 对于收费的社团活动～项目审批委员会应严格审核～维护会员的权益。对于收费性的培训活动～项目审批委员会还应重点考察培训内容和培训老师的资质。 五、 社团活动的经费预算应本着节约的原则～在没有赞助资金的情况下～不允许设立高昂的奖金获奖品。 六、 项目审批委员会务必详细了解社会企事业单位在社团活动中的参与情况。学校严禁社团活动参与商业活动和在校内进行商业宣传～但鼓励社团通过恰当的方式与企事业单位建立合作关系～为社团的发展争取更多的社会资源～对于商家赞助社团活动～应将《 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 书》附在表后, 七、 社团活动一经立项～“项目审批委员会”和“资格审评委员会”将各指派一位干部担任“联络员”～联络员的主要职责为负责该活动的考核、记录、公正、协调、信 2 息反馈、资料归档等工作。 三、社团活动总结及档案归档注意事项 一、 对于总结不认真的社团活动～社联有权不予办理经费审核及报销手续, 二、 联络员指导各社团将尽可能多的档案进行数码化处理,如文字录入、图片扫描、给实物拍数码照片 等,～并且将每年所有的电子版档案汇总～制作成光碟～以便长期保存, 三、 “影像及文字资料归档目录”一栏由联络员填写～其中的“资料形式”一栏可以选填:照片、DV、文档、刊物、模型 等～“保存形式”一栏可选填纸质、电子版、光碟 等, 四、 总结工作完成后～联络员应尽快通知宣传部前来浏览和挑选素材～便于宣传部更新网页, 五、 经费审核及报销手续办理完毕后～联络员应将档案交给办公室保存, 六、 办公室在保存档案时应注意按年度、按社团、按档案编号为顺序进行归档～每个社团设一个文件盒～并制作档案目录～确保归档清晰～以便随时调阅, 七、 如社团需要将活动档案借出～办公室应予以配合～并做好记录～社团也应尽快归还档案,建议社团复印档案～并及时归还,, 四、社团活动经费审核及报销注意事项 一、 所有社团活动必须经过 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 后～方可办理经费审核及报销手续, 二、 社团联合会的财务报销工作由经费审查委员会负责, 财务报销一律以发票为准～收据无效～当确实无法开具发票时～社团应提供三、 收据～作为证明进行备案, 四、 社团应在发票背面注明经费使用用途、审批人和经办人, 五、 发票应具有出票单位公章～发票上的内容要真实完整～尤其是对购物名称、单价、数量、金额等信息的描述应当清晰具体～不得过于笼统, 六、 发票上的大小写金额必须吻合～若金额有差错～必须由出示单位重开～涂改无效, 七、 对于未经事先审批的经费～社团应及时向联络员和校团委进行补充审批～否则～联合会有权不予报销, 八、 对于餐饮发票、手机缴费发票等与社团活动无关的票据一律不予报销～公交车IC卡充值发票与公交车票不得重复报销, 3 九、 对于购买胶卷、照片冲印的发票～社团应先持照片和发票到校档案馆备案盖章后～方可报销, 十、 发票张贴应注意以下 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 :?票据应张贴整齐～按照“上小下大”的要求有顺序的叠盖张贴,“上小下大”是指按照票据的面积大小为顺序张贴～将面积大的票据贴在下面～面积小的票据贴在上面,,?张贴发票应“从右向左”张贴,最先张贴的发票应贴在最右边～在向左缩进一段距离的位置张贴下一张发票～确保不覆盖和损毁下方票据的信息～示例如下,,?将票据按照“交通费用”和“其他费用”两类分开张贴,?发票和收据应当分开张贴 十一、 对于金额较小的报销项目～应尽量从社团自己的经费中支出,若社团自己的经费已用完或金额较大的报销项目～在事先经过校团委审批同意的前提下～可以将票据转交团委～从校团委经费中支出。 左 图 为 票 据票据 张 贴 示 意 图 五、社团活动审批、记录、总结、核销、归档工作流程图 活动实施情况记录和评价 活动立项审批 活动总结、档案归档 ,项目审批委员会、资格,项目审批委员会, ,项目审批委员会, 审评委员会, 档案保存 挑选新闻素材 经费审核和报销 ,办公室, ,宣传部, ,经费审查委员会, 特别提示:请各社团和社团联合会有关干部务必仔细阅读《合肥工业大学大学生社团活动管理办法》、《合肥工业大学社团联合会财务报销制度》、《合肥工业大学社团宣传活动管理条例》等制度～尽可能避免工作失误。 4 第一部分 社团活动立项审批 活动名称 主办单位 活动时间 活动地点 活动负责人 所在班级 联系方式 ,请简要介绍实施该项目的目的、活动内容、活动形式、宣传方式和预期效果, 项 目 简 介 ,表格不够～可另附纸, ,请分析活动内容、形式、经费保障、硬件条件以及时间等重要因素, 项 目 可 行 性 分 析 5 时间 活动进度 负责人 项 目 实 施 时 间 进 度 经费用途 金额 经费来源 项 目 经 费 预 算 其 他 情 A、是否发行～散发各种刊物或印刷品,B、是否有外籍人士参加或涉外内容, 况 说C、是否收取费用, D、是否存在安全隐患, 明 E、是否有校外团体、商家或个人参与,如有商家赞助～请将《 合同书 印刷合同书下载家教网家教中介合同家教中介合同书搬运合同书搬家公司合同书 》附后,, F、是否涉及政治、民族、宗教、社会和校园稳定等问题, G、是否颁发荣誉称号。 联 合 会活动项目审批委员会主任,签章,: . 意 年 月 日 见 校 团 委 ,签章, 意 年 月 日 见 6 联 络“项目审批委员会”联络员: “资格审评委员会”联络员: . 员 联系电话 联系电话: . 信 息 第二部分 社团活动实施情况记录和评价 客观部分,参照《活动立项审批部分》, 活动名称 活动主办单位 活动实施时间 年 月 日 活动实施地点 活动负责人 负责人联系电话 , ,国际级 , ,国家级 , ,省级 活动级别 , ,校 级 , ,学院级 活动内容概述 备注:对于与《审批申报书》中明显不符并产生负面影响的情况～社 联干部应进行详细记录并了解原因～并充分理解社团的自主性和活动 的突发性～但对于社团故意虚报、漏报的行为～社联干部应予以严肃 批评～并向校团委反馈。 主观部分 活动的组织 是否有序 ,注重征求会员的意见, 活动效果 及反响 7 “项目审批委员会”联络员签字 “资格审评委员会”联络员签字: . 年 月 日 年 月 日 第三部分 活动总结 活 动 实 施 情 况 简 介 注:可以是活动的新闻稿件 成 功 经 验 8 不 足 及 改 进 所 获 荣 誉 请注明荣誉称号、颁奖单位、获奖人员名单 颁 发 荣 誉 情 况 社团干部签名确认: 联络员审核确认: 、 . . 年 月 日 年 月 日 媒体名称 报道时间及所在版面 报道标题 校 内 外 新 闻 媒 体 报 道 情 况 注:新闻媒体包括报纸、刊物、电视、电台、网站等 资影序号 资料形式 资料内容简介 保存方式 料像 录1 归及 档文 2 目字 9 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 注:所有归档资料均应详细登记～表格不够～请另附纸。 资 料 交 接社团干部签名确认: 联络员接收确认: 、 . 确 认. 年 月 日 年 月 日 宣 传请宣传部干部认真浏览活动档案～及时将相关资料更新至社联网页。 部 浏 览宣传部干部浏览确认: . 确 年 月 日 认 借用人信息 档借出日期 归还时间 经办社联干部 案姓名 所在单位 联系方式 登外 记借 年 月 日 年 月 日 信 息日 年 月 日 年 月 日 10 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 第四部分 经费审核报销 序是否经经费使用用途 金额 经办人 号 过审批 1 2 3 4 5 6 经 7 费 8 报 销 9 一 10 览 表 11 12 13 14 15 16 17 18 11 19 20 原审批经费: 实际支出经费: 超支: . 备注: 社长签字 其他活动负责人签字 、 、 . 年 月 日 社 联 审 核社联经办干部签字: . 经费审查委员会主任复核签字: . 意 见 年 月 日 . 年 月 日 校 团 ,签章, 委 审 年 月 日 核 意 备注:若本笔费用在审批金额之内～且不需从校团委经费支出～社联可直接办理～见 此环节无需填写。 今领得社团活动报销款 元 角,大写 ,。 报 销 款 签领款人,活动负责人,签字: . 收 年 月 日 12 票 据 粘 贴 处 13