规章及
制度
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主题：公司档案管理规定/制度 类型：管理规定 由：行政部 致： 发文部门：行政部 发文编号： 执行日期：目的：为了进一步
规范
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和统一员工档案的管理，特制本规定。适用范围：本规定适用于管理公司各部门、各成员酒店。规章制度：一、员工档案的分类(一)纸版档案(二)电子系统档案(三)扫描档案(四)各类报
表
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二、管理规定（一）纸版档案的管理1、在职员工档案1）档案建立：员工入职当天即建立员工纸板档案，且一人一档案袋；档案袋封面填写员工姓名，并在档案袋右上方标记档案编号，即员工工号；2）存档文件包含但不仅限于：职位申请表、身份证复印件、各类证件证书复印件、入职手续表、照片、员工认同书员工培训资料、员工考核资料以及员工在企业工作期间办理的各类手续表格等；·员工培训资料包括但不仅限于：新员工入职培训卡、到岗培训卡等一些相关资料；存入员工个人档案袋，按照时间顺序排放；培训档案要在12个月内妥善保存，之后方可销毁。·员工考核资料包括但不仅限于：日常工作考核表、业务技能考核表、员工满意度测评表、客人满意度测评表、员工素质测评表等考核方面的相关资料。存入员工个人档案袋，按照时间顺序排放；培训档案要在12个月内妥善保存，之后方可销毁。3）档案存放：档案袋内文件依照办理时间顺序依次排放；档案袋要分部门按照档案编号顺序存放，认真管理，保证安全，未经许可他人不得随意查看员工档案。2、离职员工档案入职培训卡、到岗培训卡等培训方面的相关资料。培训档案要在12个月内妥善保存，之后方可销毁。1）档案建立：离职档案按月归档整理，每月一个档案袋；员工离职当天须将档案袋内全部资料依顺序装订并标注编号，编号规则为“L+YYYYMM+当月离职序号”；2）存档文件包含但不仅限于：员工自入职到离职期间办理所有手续表；3）档案存放：当月离职人员明细，个人离职档案按照当月离职序号排放；4）存档时间：离职人员档案要在18个月内妥善保存，之后方可销毁。（二）电子系统档案的管理1、电子花名册：依照花名册模板建立员工电子花名册，员工入离职要即时更新，内容填写要完整，排版整齐美观；花名册要加设密码，每月底存档；2、人事系统：及时将员工入职、离职、转正、保险、
合同
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等各项信息更新；3、确保用友人事系统与电子花名册信息一致。（三）扫描档案的管理1、扫描项目包括但不仅限于：职位申请表、身份证复印件、证书复印件、入职手续表、转正申请书、转正审批表等员工档案袋中材料；2、扫描格式：须全部为图片格式；3、存放规则：1)在职员工分部门分岗位存放：按定编图中的岗位分布划分；2)每个员工设置单独的文件夹存放：文件名称为“员工工号+员工姓名”，图示如下：A.在职员工：
工程
路基工程安全技术交底工程项目施工成本控制工程量增项单年度零星工程技术标正投影法基本原理
部工程师张某+编号B.离职员工：离职李某加离职时间C.调动员工：调动王某+调动时间+调动岗位+编号D.管理人员：李某+编号+岗位（四）各类报表的管理1、各类电子报表，花名册、工资表、转正试卷等涉及到保密问题的报表，需要加设密码，并保证密码的保密，不得告知非相关人员；2、上报的各类报表需要定期存档。（五）其他要求1、所有纸版档案必须存入档案柜并上锁；2、未经人资中心总监批准，任何人不得私自查阅各类档案；3、未经人资中心总监批准，任何人不得私自复印、扫描、外带各类档案；4、任何人不得将电子档案拷贝；5、凡是违反上述规定给企业造成不良影响或带来损失的，将按照公司规章制度及保密协议内容进行相应处罚。
浙公网安备 33021202002483