电子文件“单套制”管理的试点与展望 李红Summary：在数字转型的时代背景下，电子文件“单套制”管理的实践在国内外日益肇兴。2015年，上海自贸区率先试点电子文件“单套制”的归档与保存模式。其成功运行，有赖于自贸区一系列独特的制度保障。在大数据时代，“单套制”是未来电子文件归档和存储的发展方向，但目前由于政策配套、管理模式、技术条件等方面的原因，其普遍推广和应用尚需要一定条件。Key：大数据;电子文件;单套制数字转型的时代，无纸化办公和电子信息业务成为常态，人们对电子文件“单套制”归档和管理的呼声日渐高涨。“单套制”是相对于“双套制”而言，指电子设备生成的档案仅以电子方式保存，它改变了传统纸质文件收集整理和归档的方式，将电子文件管理嵌入文件形成、运转、管理、利用的源头和生命周期之中。在信息办公时代，电子文件在线归档和电子文件管理的一种创新模式。“双套制”的资源重复建设目前，我国普遍采用的是“双套制”归档模式，即同一份文件同时采取纸质和电子两种形式进行归档保存。这种双保险的文档归档方法，适应了目前各地区电子信息设备差异等不均衡的状况。但是，在实践过程中，也不可避免地暴露了些许弊端。首先，当今电子文件以几何倍率在激增，采用“双套制”会造成大量纸质资源的浪费，也会对物理空间的容量带来严峻考验。其次，“双套制”中纸质、电子两套档案的相互印证和匹配比对工作中，人工校对容易出现误差，特别是对大量文字、数据及图像的线条、色彩、色温的比对。再次，对于难以转为纸质档案的视频和音频;不能制成纸质或缩微胶片的电子文件;因元数据保存不当而造成的电子文件原始性和完整性管理失效等现实问题，传统“双套制”归档模式无法加以克服，而采用“单套制”就能规避这种低效率的人工操作，有效降低档案管理工作的复杂性。目前普遍采用电子文件、纸质文件同时归档的“双套制”管理模式，既造成重复归档，浪费人力、物力，又制约了无纸化办公和电子政务建设的发展。为此，我们有必要对科学可行的“单套制”管理体制进行积极探索，克服对“双套制”的依存心理，尽早实现“双套制”向“单套制”的转变。上海自贸区的“单套制”试点2015年，为了提高行政管理效率、提升行政服务效能、加快电子政务建设，上海自贸区依托《中国（上海）自由贸易试验条例》的制度保障优势，在全国率先开展了电子文件归档“单套制”的管理模式探索。此外，青岛等地也对电子文件“单套制”归档管理进行广泛的调研论证，将选择有条件的企业开展会计电子文件“单套制”归档管理试点工作。2016年国家档案局制定的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中，明确提出“在有条件的部门开展电子文件单套制（即电子设备生成的档案仅以电子方式保存）、单轨制（即不再生成纸质档案）管理试点;探索电子文件与大数据行动的融合;研究制定重要网页资源的采集和社交媒体文件的归档管理办法;加强电子文件长期保存技术研究与应用等”。这说明，电子文件“单套制”管理模式势在必行。在技术支持上，上海自贸区通过研发电子文件管理原型系统、完善电子文档一体化管理流程，制定电子文件“单套制”管理配套制度、落实数字签名和电子签章等
技术措施
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，保证了电子文件管理的可控、可溯和可靠。在实际操作中，试点工作改变了传统的文件收集、整理和歸档方式，在档案归档的终端环节，不将电子文件打印成纸质档案作为备份进行保存，这与“双套制”归档有直接差异。上海自贸区率先探索电子文件“单套制”管理，被列入“上海自贸试验区三年
总结
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百个制度创新案例”。其课题验收时，国家档案局的专家建议其扩大成果推广应用范围，带动电子文件“单套制”管理在政府公共管理服务领域的应用，并逐步向全国范围辐射。纵观世界各国，美国、英国、澳大利亚、加拿大等国均己逐步实现或完全实现电子文件“单套制”归档管理模式。当然，基于电子文件归档管理软件、档案管理和开放理念的不同，国外这种“单套制”模式无法在国内简单模仿和推广复制。在实践中，需要我们结合中国电子政务、电子文件管理的条例，逐步探索出适合本国国情的电子文件“单套制”管理模式。电子文件“单套制”管理的刍议电子文件“单套制”管理问题需要法律、管理和技术的合力才能完成，具体分析如下。其一，在《档案法》中，为电子文件“单套制”管理在法律上保驾护航。目前《档案法》中对归档的电子文件的管理尚未明确
规定
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，只有一些地方性试行办法，这不利于归档的电子文件的安全保护。接下来，需要出台相对应的管理办法和管理
标准
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，明确档案行政管理部门、国家综合档案馆、各行政机关档案部门的职责任务，对电子文件的形成办理、归档移交中的归档范围、方式、存储格式、归档管理平台、安全保管中的元数据收集标准、共享利用以及考核监督等各个环节做出明确的规定。其二，逐步转变管理方式。从传统的分散管理向全程管理转变，变年度归档为随办随归;要认真学习“单套制”的管理流程，特别是要学会在系统中进行文件生成与流转，并生成相应的格式规范的元数据，提升管理能力;档案管理者要增强自己的信息安全意识。逐步实现一体化管理流程、元数据采集、电子签名技术等方面的规范化，可为法律的修订提供标准化、可靠性、不可逆性标准，以保证“单套制”档案在实践中的标准性、可操作性。其三，技术层面上，加快对电子文件的“单套制”管理的技术推广。目前该技术尚处于验证阶段，需要边试边改，扩大试点单位范围，再形成国家层面的标准，为全国各档案单位推行“单套制”提供经验和制度借鉴。从业务系统端看，随着信息化的发展，目前采用单轨运行的系统越来越多，全数字设计制造已经成为现实。从保存环节看，需要长期或永久保存的电子档案最后都应当进入TDR系统的数字档案馆系统，负责数字档案资源长期、可靠的管理和维护。TDR应按照遍接受的协议和标准设计完整的运行系统，同时，数字档案馆作为长期保存系统，要具备可信仓储能力，保障后端的“单轨制”实现。综上所述，电子文件的“单套制”管理势在必行，目前的探索试点已在逐步形成一系列制度规范和操作模式。电子文件“单套制”管理是一项系统
工程
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，需要法律、政策、制度、技术、人员等要素协力，需要档案部门、业务部门、法律部门、技术部门以及相关领导的密切配合和通力合作，才能真正发挥效力。Reference[1]钱毅：电子文件“单套制”管理相关概念的辨析与思考[J].档案学通讯，2017（04）：8-13.[2]沈欣瑜：电子文伴‘单套制”背后的电子文件管理思想转变[J].档案管理，2017（6）：33-36.[3]廖倩文：电子文件单套制管理问题的策略研究[J].档案与建设，2017（8）：27-30. -全文完-
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