采购管理核心制度采购工作管理目标

采购管理制度采购是现代物流链中一个基础步骤它管理情况关系着整个物流链进程关系着企业最终产品质量所以搞好企业采购管理工作对整个企业生产活动进行至关关键具体做法包含一采购工作管理目标表12-1采购管理目标与内容表目标内容正确 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 用料配合营业目标增加资金预算灵活度降低呆滞料产生加强用料控制5、便于存量管理合适存量管理强化关键管理效果提升存货周转率适时适量供料适量库存5、提升库位使用率强化采购管理适质适量适价适时充足掌握市场行情4、和供料厂保持良好关系发挥盘点功效消除料账差异确保材料量确保产品质量强化验收管理增加材料使用性发挥储运功效确保材质安全维护仓库合理储存成本4、正确收发作业更低成本采购或自制合理性以旧换新物尽其用主动开发替换品余料再使用预防滞料发生降低采购储存成本7、提升人职员作效率合理处理滞废料资金灵活利用避免无谓损失3、增加储位有效空间二物料与采购管理系统（一）材料分类编号1、原料物料划分2、常备料与非常备料划分3、编号 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 设定（二）存量控制1、管理基准设定2、用料差异管理（三）请（采）购作业1、请购方法设定2、请购部门设定3、请购手续及权限4、请购进度控制5、供给厂商选择与资料建立6、采购方法设定7、询价议价及订购作业8、采购进度控制9、采购核决权限10、进口事务作业11、厂商交货异常处理（四）验收作业1、收料作业要求2、超短交料处理3、检验规范设定4、检验结果处理5、材料退货处理（五）仓储作业仓位计划料位及料品标示账务处理盘点周期方法及异常处理仓库安全管理方法（六）领料发料作业材料领用要求以旧换新要求材料退库作业外协加工料交运管理（七）成品仓储管理仓位计划缴库核点出货控制退货处理滞成品管理（八）滞料废料管理滞料废料定义滞料废料处理三物料与采购管理工作内容表12－2物料与采购管理工作内容表人员工作内容物控请购方法与存量基准设定生产用料统计及预估生产用料请购与余料转用4、进料异常与生产管理采购协调处理采购建立供给商与价格统计采购方法设定及市场行情调查询价比价议价订购作业交料进度控制与逾交督促进料质量数量异常处理内外销差价退税资料提供付款整理审查外协外协厂商开发与签约建立外协厂商与工缴统计外协产量交货期尾期控制外协用料出厂管理外协品质量异常处理6、外协用料与工缴结算材料组进厂材料外协品点收及不合格品退回材料发放批号管理余料提报材料保管及账务处理库位计划整理与安全维护滞料及有价值废品库存提报库存盘点与账物查对7、提供相关库存动态资料成品组成品缴库点收查对成品出库交运处理成品保管及账务处理成品库位计划整理与安全维护库存盘点与账物查对滞存品库存提报提供有半成品库存资料8、企业必备管理制度第十二章采购管理制度四标准采购作业程序采购作业内容包含从收到“请购案件”开始进行分发采购案件,由采购经办人员先查对请购内容,查阅“厂商资料”、“采购统计”及其她相关资料后,开始办理询价,在报价后整理报价资料,拟订议价方法及多种有利条件,进行议价,办妥后,依核决权限,呈核订购具体作业程序及关键点如:（一）采购作业程序及关键点表12-3采购作业程序及关键点表程序关键点接件分发请购单各栏填写是否清楚按分配标准分配请购案件急件优先分配办理无法在需用日期办妥者利用交货期联络单 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 请购部门5、撤销请购单应先送办理询价交货期无法配合需用日期时联络请购部门充足了解请购材料品名规格急件或需用日期靠近者应优先办理向厂商具体说明品名规格质量要求数量扣款要求交货期地点付款措施同规格产品有几家供给商均应询价有否其她较有利代用具或对抗品应对同规格不一样厂牌做比较是否有必需办理售后服务及保修年限9、新厂商产品是否需经检验试用比价议价厂商供给能力是否能按期交货质量确定是否殷实可靠生产厂或直接进口商其她经销商价格是否较低经成本分析后设定议价目标是否必需向厂商索取型录比较价格上涨下跌有何原因是否必需开发其她厂商或转外购8、要求几万元以上案件呈副经理议价或设定议价目标呈核请购单上应具体注明与厂商议定买价条件买卖通例需超交者应注明现场选择较贵材料时联络请购部门述明原因4、按核决权限呈核订购需预付定金内外销价需办退税或要求多少金额以上或有附带条件等应制订买卖协议再向厂商确定价格交货期质量条件分批交货者在请购单上盖分批交货单4、订购单采取联络函式传真机寄交厂商无法按需用日期交货案件联络请购部门催交约交日期前应再确定交货期无法在约交日期前交货时联络请购部门并列入交货期异常控制表内催办已逾约交货日期还未到货应加紧催交整理付款发票抬头及内容是否相符发票金额与请购单价格是否相等是否有预付款或暂借款应处理是否需要扣款需要办退税请购单转告退税部门以内销价采购供外销用材料应先收齐退税同意书方可办理付款收件、分发、查对收件按分配标准指派经办人查对品名查对规格查对数量查对需要日期询价选择询价对象及地域询价整理报价资料确定请讲内容寻求对抗品选择开发对象询价索样整理对抗品资料及样品送样整理检验结果议价、比价、呈核调查市场行情查对资金预算选择议价对象研拟底价研议采购条件议价或公开比价填写上次报价统计估算海空运费估算保险费查对付款条件比较交货期限检验卸货条件估算关税按核决权限呈核进口、签证、结汇缮打输入许可证 申请书 入党申请书下载入党申请书 下载入党申请书范文下载下载入党申请书民事再审申请书免费下载 缮写用途 说明书 房屋状态说明书下载罗氏说明书下载焊机说明书下载罗氏说明书下载GGD说明书下载 备妥签证必需文件提案申请签证签证专案申请作业缮造申请书及附件度量衡器无线电器材整理必需文件提案申请申请结汇整理结汇文件查对签证结汇文件修改输入许可证或信用证作业投保船务洽订保率投保缴交保险费洽订特约船企业及运费指定船舶企业交涉货柜使用期限核实运费缴交运费处理大宗材料船务装运督促预定装船期申请工业用证实申请分期缴税申请预保火险及动产抵押督促装运文件确定船期整理装运文件申请管理品放行证联络及安排卸货确定船代理确定公证处（所）联络交货期异常修改L/C报关提货银行背书办理担保提货整理文件报关缴税提货收料索赔查对材料检验汇报填写索赔统计单向保险企业船企业索赔向供料厂商索赔办理退货掉换作业跟催督促收料单控制长久协议交货控制外购资金整理采购案件计算卸货延滞费及奖金办理退汇五标准采购作业细则（一）请购第一条请购部门划分各项材料请购部门以下:常备材料:生产管理部门预备材料:物料管理部门非常备材料:（1）订货生产用料生产管理部门（2）其她用料使用部门或物料管理部门第二条请购单开立、递送1、请购经办人员应依存量管理基准、用料预算,参酌库存情况开立请购单,并注明材料品名、规格、数量、需求日期及注意事项经主管审核后依请购核决权限呈核并编号（由各部门依事业部别编订）,“请购单（内购）（外购）”附“请购案件寄送清单”送采购部门。2、需用日期相同且属同一供给厂商供给统购材料,请购部门应以请购单附表,一单多品方法,提出请购。3、紧急请购时,由请购部门于“请购单”“说明栏”注明原因,并加盖“紧急采购”章,以急件卷宗递送。4、材料检验须待试车方能实施者,请购部门应于“请购单”上注明“试车检验”及“预定试车期限”。5、庶务用具由物料管理部门按月依耗用情况,并考虑库存情况,填制“请购单”提出请购。表12-4材料请购单部门年月日填制材料规范部门核定数量请购数量估量单价估量总价预算月份材料别编号核对码新旧废名称需用日期年月日用途备注请料单字第号第三条免开请购单部分1、下列总务性物品免开请购单,并能够“总务用具申请单”委托总务部门办理,但其核决权限另订,其列举以下:（1）贺奠用物品花圈花篮礼品等（2）招待用具饮料香烟等（3）书报<含技术性书籍及定时刊物>、名片、文具等（4）打字、刻印、报表等。2、零星采购及小额零星采购材料项目。第四条请购核决权限1、内购（1）原物料:①请购金额预估在1万元以下者,由科长核决。②请购金额预估在1万元至5万元者,由经理核决。③请购金额预估在5万元以上者,由总经理核决。（2）财产支出①请购金额预估在元以下者,由科长核决。②请购金额预估在元至2万元者。由经理核决。③请购金额预估在2万元以上者,由总经理核决。（3）总务性用具①请购金额预估在1000元以下者,由科长核决。②请购金额预估在1000元至1万元者,由经理核决。③请购金额预估在1万元以上者,由总经理核决。附注:凡列入固定资产管理请购项目应以“财产支出”核决权限呈核。2、外购:（1）请购金额预估在10万元（含）以下者,由经理核决。（2）请购金额预估在10万元以上者。由总经理核决。第五条请购案件撤销1、请购案件撤销应由原请购部门立刻通知采购部门停止采购,同时在“请购单（内购）”或“请购单（外购）”第一、二联加盖红色“撤销”戳记及注明撤销原因。2、采购部门办妥撤销后,依下列要求办理:（1）采购部门于原请购单加盖撤销章后送回原请购部门（2）原“请购单”已送物料管理部门待办收料时,采购部门应通知撤销,并由物料管理部门据以将原请购单退回原请购部门（3）原请购单未能撤销时,采购部门应通知原请购部门。（二）通常采购要求第六条采购部门划分1、内购:由中国采购部门负责办理。2、外购由国外采购部门负责办理,其进口庶务由业务部门办理。3、总经理或经理对于关键材料采购,可直接与供给商或代理商议价。专案用料,必需时由经理或总经理指派专员或指定部门帮助办理采购作业。第七条采购作业方法除通常采购作业方法外,采购部门可依材料使用及采购特征,选择下列一个最有利方法进行采购:（1）集中计划采购:凡含有共同性材料,须以集中计划办理采购较为有利者,可核定材料项目,通知各请购部门依计划提出请购,采购部门定时集中办理采购。（2）长久报价采购:凡常常性使用,且使用量较大宗材料,采购部门应事先选定厂商,议定长久供给价格,呈准后通知各请购部门依需要提出请购。第八条采购作业处理期限采购部门应依采购地域、材料特征及市场供需,分类制订材料采购作业处理期限,通知各相关部门方便参,考遇有变更时,应立刻修正。（三）中国采购作业处理第九条询价、比价、议价1、采购经办人员接获“请购单（内购）”后应依请购案件缓急,并参考市场行情及过去采购统计或厂商提供资料,除经核准应以电话询价之外,另需精选三家以上供给商办理比价或经分析后议价2、若厂商报价规格与请购材料规格略有不一样或属代用具者,采购经办人员应检验所附资料并于“请购单”上给予证实,经主管核准后先让使用。部门或请购部门签注意见后呈核3、属于买卖通例超交者（如最低采购量超出请购量）,采购经办人员于议价后,应于请购单“询价统计栏”中注明,经主管签认后呈核。4、对于厂商报价资料经整理后,经办人员应深入分析后,以电话等联络方法向厂商议价。5、采购部门接到请购部门以电话联络紧急采购案件,主管应立刻指定经办人员优异行询价、议价,待接到请购单后,按通常采购程序优先办理。6、“试车检验”采购条件,采购经办人员应于“请购单”注明与厂商议定付款条件呈核。第十条呈核及核决1、采购经办人员询价完成后,在“请购单”上详填询价或议价结果及拟订“订购厂商”“交货期限”与“报价使用期限”,经主管审核,并依请购核决权限呈核。2、采购核决权限见表12-5表12-5采购核决表采购类别核决限额采购核决权限列属统购项目原料物料包含燃料不管金额多少经理>总经理非属统购项目原料物料包含燃料不管金额多少经理>总经理财产支出(包含杂项购置)非生产器材8000元以下8001元至100000元100000元以上采购主管经理直接核决经理>总经理财产支出)包含杂项购置)生产器材8000元以下8001元至01元以上采购主管经理直接核决经理>总经理庶务用具8000元以下8001元至5000050001元以上采购主管经理直接核决经理>总经理附注:凡列入固定资产管理采购项目应以“财产支出”核决权限呈核。第十一条订购1、采购经办人员接到经核决“请购单”后,应以“订购单”向厂商订购,并以电话或传真确定交货<到货>日期,同时要求供给商于“送货单”上注明“请购单编号”及“包装方法”。2、若属分批交货者,采购经办人员应于“请购单”上加盖“分批交货”章以资识别。3、采购经办人员使用暂借款采购时,应于“请购单”加盖“暂借款采购”章,以资识别。第十二条进度控制及事务联络1、中国采购部门应分询价、订购、交货三个阶段,以“采购进度控制表”控制采购作业进度。2、采购经办人员未能按既定进度完成作业时,应填制“进度异常反应单”并注明“异常原因”及“预定完成日期”,经呈主管核实后转送请购部门,依请购部门意见拟订对策处理。第十三条整理付款1、物料管理部门应根据已办妥收料“请购单”连同“材料检验汇报表”（其免填“材料检验汇报表”部分,应于收料单加盖“免填材料检验汇报表”章）送采购部门,经与发票查对无误于翌日前由主管核章后送会计部门。会计部门应于结账前,办妥付款手续。如为分批收料,“请购单（内购）”会计联须于第一批收料后送会计部门2、内购材料须待试车检验其签订协议部分依协议要求办理付款未订协议部分依采购部门呈准付款条件整理付款3、短交应补足请购部门应依据实收数量进行整理付款4、超交应经主管核示方能依据实收数量进行整理付款不然仅依订货数付款（四）境外采购作业处理（含进口事务、关务）第十四条询价比价议价1、外购部门依请购单外购需求日及急缓件加以整理并依据供给厂商资料并参考市场行情及过去询价统计以电话或传真方法进行询价作业但因特殊情况独家制造或代理等原因应于请购单外购注明外标准上应向三家以上供给厂商询价比价或经分析后议价2、请购材料规范较复杂时外购部门应附上各厂商所报材料关键规范并签注意见后再让请购部门确定第十五条呈核及核决1、比价议价完成后外购部门应填制请购单外购拟订订购厂商预定装船日期等连同厂商报价资料送请购部门依采购核决权限核决2、核决权限（1）采购金额以CIF美元总价折合在元含以下者由经理核决（2）采购金额以CIF美元总价折合超出元以上者由总经理核决3、采购案件经核决后如发生采购数量金额变更时请购部门应依更改后采购金额所需核决权限重新呈核但若更改后核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决第十六条订购与协议1、请购单外购经核决送回外购部门后即向厂商订购并办理各项手续表12-6物资境外请购单厂商:电话:地址:请购单编号:项次物资编号品名规格单位数量单价累计交货日期交货地点注意事项交易条款审核:经办:2、需与供给厂商签署长久协议者外购部门应以签呈及拟妥长久协议书依采购核决权限呈核后办理第十七条进度控制及异常处理外购部门应以请购单外购及采购控制表控制外购作业进度外购部门在每一作业进度延迟时应主动开立进度异常及反应单记明异常原因及处理对策据此修订进度并通知请购部门外购部门于外购案件装船日期有延误时应主动与供给厂商联络催交并开立进度异常反应单记明异常原因及处理对策通知请购部门并依请购部门意见处理第十八条进口签证前请购单外购核准后专案申请1、专案进口机器设备申请专案进口机器设备时外购部门应准备全部文件申请核发输入许可证申请函中并应请求国贸局在输入许可证加盖中国尚无产制戳记及核准章方便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税2、进口度量衡器及管理物品时外购部门应于申请输入许可证之前准备报价单及其她相关资料送进口单位向政府机关申请核准进口。第十九条进口签证外购材料订购后外购部门应立刻检具请购单外购及相关申请文件以申请外汇处理单需在一星期内办妥结汇时加填紧急外购案件联络单送进口单位办理签证进口单位应依预定日期向国贸局办理签证并于输入许可证核按时通知外购部门。第二十条进口保险1、FOB、FAS、CNF条件进口案件进口单位应依请购单外购外购部门指示保险范围办理进口保险。2、进口单位应将承保企业指定公证行在请购单外购上标示方便货物进口必需公证时进口单位凭以联络该指定公证行办理公证。第二十一条进口船务1、FOBFAS进口案件进口单位船务经办人员于接获请购单外购时应视其装运口岸及装船期限并参考航运资料标准上选定三家以上船企业或承揽商方便进口货物可机动选择船只装运2、进口单位船务经办人员应将所选定船企业或承揽商品名称提供给进口结汇经办人员在信用证开发申请书上列明作为信用证条款向发货人指示装船。3、如因输出口岸偏僻或因使用部门急需为避免到货延误外购部门应于请购单外购上注明避免信用证指定船企业而由发货人代为安排装船。第二十二条进口结汇进口单位应依请购单外购标示间发信用证日期办理结汇并于信用证开出后以开发快报通知外购部门联络供给厂商第二十三条税务1、免货物税及工业用证实申请（1）进口货物可申请免货物税外购部门应于输入许可证核准后检具必需文件向税捐处申请经取得核准函后向海关申请免货物税（2）除免凭经济部工业局证实办理具结免税进口项目外其她属于免税要求人造树脂类材料外购部门应于开发信用证后检具必需文件向经济部工业局申请非供塑胶用证实方便于报关时据此向海关申请依工业用物品税率缴纳进口关税2、专案进口税则预估及分期缴税申请和办理外购部门应于进口前检含相关文件凭以向海关申请税则预估等核准后并办理分期缴税及确保手续第二十四条输入许可证信用证修改供给商成本企业要求修改输入许可证或信用证时外购部门应开立信用证输入许可证修改申请书经呈核后检具修改申请文件送进口事务科办理第二十五条装船通知及提货文件提供外购部门接到供给商通知相关船名及装船日期时应立刻填制装船通知单分别通知请购部门物料管理部门及相关部门外购部门收到供给商装船及提货文件时应检具输入许可证及相关文件以装运文件处理单先送进口单位办理提货背书提货背书办妥后外购部门应检具输入许可证及提货等相关文件以装运文件处理单办理报关提货管理进口物品放行证申请进口管理物品时外购部门应在收到装运文件后检具必需文件送政府主管机关申请进口放行证或进口护照方便据此报关提货第二十六条进口报关关务部门收到请购单外购及报关文件时应视买卖保险及税率等条件填制进口报关处理单连同报关文件委托报关行办理报关手续同时开立外购到货通知单含外购收料单送材料库办理收料不结汇进口物品进口单位邮寄包裹则为总务部门应于接获到货通知时查明品名数量等资料并经外购部门确定需要提货者再进行办理报关提货如系无价进口材料补运赔偿及退货换料等报关时关务部门应开立外购到货通知单含外购收料单通知收货部门办理收料而属其她材料及物品则由收件部门于联络单签收后送处理部门处理关税缴纳前进口单位应确实查对税则税率后申请暂借款缴纳海关估税税率如与进口单位估列者不符时进口单位应立刻通知外购部门提供相关资料于海关核税后天内以书面向海关提出异议申请复查并申请暂借款办理押款提货押款提货案件进口单位应于进口报关追踪表统计方便督促销案税捐记账进口案件进口单位应依请购单外购于报关时检具必需文件办理具结记账并将记账情况记入税捐记账额度统计表及税捐记账额度控制表船边提货进口材料进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记账手续方便船只抵港时即时办理提货。第二十七条报关进度控制关务部门应分报关验关估税缴税放行五阶段以进口报关追踪表控制通关进度第二十八条公证各企业事业部应依材料进口索赔统计及材料特征等原因研判材料项目如外购散装材料通知进口单位于材料进港时会同公证行前往公证外购材料于验关或到厂后发觉减损而合于索赔条件者进口单位应于接获报关行或材料库通知时联络公证行办理公证进口货物办理公证时进口单位应于公证后配合索赔经办时效索取公证汇报分送相关部门第二十九条退汇外购部门依进口材料装运情况判定信用证剩下金额已无装船可能时应于提供报关文件时提醒进口单位并于进口材料放行及输入许可证收回后开立信用证退汇通知单连同输入许可证送进口事务科办理退汇退汇金额较大但信用证未逾使用期限者外购部门应向供给厂商索回信用证正本送进口单位办理退汇第三十条索赔外购部门接到收货异常汇报材料检验汇报表或公证汇报等时应立刻填制索赔统计单连同索赔资料交索赔经办部门办理以船企业或保险企业为索赔对象者由进口单位办理索赔以供给厂商为索赔对象时由外购部门办理索赔索赔案件办妥后索赔统计单应依原采购核决权限呈核后归档第三十一条退货或退换外购材料必需退货或退换时外购部门应适时通知进口单位依政府要求期限向海关申请复运出口进口相关事务外购部门应负责办理其出口进口签证船务保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理退换材料进口时依本节相关规则办理（五）价格及质量复核第三十二条价格复核与市场行情资料提供采购部门应调查关键材料市场与行情并建立厂商资料作为采购及价格审核参考采购部门应就企业内各企业事业部所提关键材料项目提供市场行情资料作为材料存量管理及核决价格参考第三十三条质量复核采购单位应就企业内所使用材料质量给予复核如材料选择质量检验等第三十四条异常处理审查作业中若发觉异常情况采购单位审查部门应立刻填制采购事务意见反应处理表或附汇报资料通知相关部门处理（四）附则第三十五条本措施呈总经理核准后实施增设修订亦同六、企业采购规程（一）请购单第一条请购应根据存量管制基准和用料预算相关要求并参考库存情形开列请购单逐项注明材料名称规格数量需求日期及注意事项经本部门主管审核后按要求逐层呈核并编号最终送采购部门第二条起源与需用日期相同物品材料能够一单多品方法提出请购第三条特殊情况需按紧急请购办理时可在请购单备注栏注明原因以急件递送第四条作业福利用具由物管部门按月实际耗用情况并考虑库存条件填具请购单办理请购第五条以下总务性物品可免开清单而以总务用具申请单委托总务部门办理关键包含贺电用物品招待用具和书报名片文具报表等以及小额采购材料（二）采购要求第六条内购由中国采购部门负责办理外购由国外采购部门负责办理其进口事务由业务部门办理采购关键材料应由总经理与供给商或代理商议价对于专题用料必需时由经理或总经理指派专员或指定部门办理采购。表12-7材料准购单请购日期:年月日总号:编号:请购栏准购栏材料名称材料编号上次采购日期厂商厂牌单位材料规格编制科目供应商名称请购数量材料标准地址用途单位需用日期电话备注单价约定交期主管部门请购指示:经理采购第七条采购部门应按材料使用及采购特征选择最有利方法进行采购集中计划采购对含有共同性材料应集中计划办理采购经核定材料项目通知各请购部门提出请购计划报采购部门定时集中办理长久报价采购凡常常使用且使用量较大材料采购部门应事先选定厂商议定长久供给价格报批后通知各请购部门按需提出请购采购部门应按采购地域材料特征及市场供需情况分类划定材料采购作业期限并通知各相关部门（三）中国采购作业第八条内购价格采购人员接到请购单内购后应按请购事项缓急并参考市场行情过去采购统计或厂方提供报价精选三家以上供给商进行价格对比假如报价规格与请购单位要求略有不一样或属代用具采购人员应检附相关资料并于请购单上给予注明报经主管核发并转使用部门或请购部门签注意见属于通例超交者如最低采购量超出请购量采购人员应在议价后在请购单询价统计栏中注明报主管核签对于厂商报价资料经办人员应深入研究分析并以多个方法向厂方议价采购部门接到请购部门紧急采购口头要求主管应即指定经办人员先做询价议价待接到请购单后按通常采购程序优先办理第九条内购呈批手续询价完成后采购经办人员应在请购单详填询价或议价结果确定订购厂商交货期限与报价使用期限经主管核批并按采购审批权限呈批第十条内购订购程序采购经办人员接到已经审批请购单后应向厂方传输订购单并确定交货日期要求供给方在送货单上注明请购单编号及包装方法分批交货时采购人员应在请购单上加盖分批交货章方便识别采购人员使用暂借款采购时应在请购单加盖暂借款采购章方便识别第十一条内购进度控制中国采购部门可分询价订购交货三个阶段依靠采购进度控制表控制采购作业进度采购人员未能按既定进度完成采购时应填制采购交货延迟情况表并注明异常原因及预定完成日期经主管指示后转送请购部门与请购部门共同确定处理对策第十二条内购单据整理及付款来货收到以后物管部门应将请购单连同材料检验汇报表其免填材料检验汇报表部分应于收料单加盖免填材料检验汇报表章送采购部门与发票查对确定无误后送会计部门会计部门应于结账前办妥付款手续如为分批收料请购单内购中会计联须于第一批收料后送会计部门内购材料须待试用检验其订有协议部分按协议要求办理付款未订协议部分按采购部门报批付款条件给予付款短交待补足请购部门应依据实收数量进行给予付款超交应经主管指示方可根据实收数量进行给予付款不然仍按原订货数付款（四）国外采购作业第十三条外购价格外购部门根据请购单外购需求急缓加以办理依据供给商报价并参考市场行情及过去询价统计向三家以上供给商询价特殊情形比如独家制造代理等原因下除外但应于请购单外购注明在此基础上进行比价分析议价请购材料规范较复杂时外购部门应附上各供给商所报材料关键规范并签注意见再转请购部门确定第十四条外购呈批手续比议价完成后由外购部门填具请购单外购确定订购厂家预定装运日期等连同厂方报价送请购部门按采购审批程序报批核决权限（1）采购金额在元以下者由部门经理核决（2）采购金额超出元者由总经理核决3、采购项目经审批后又发生采购数量金额等变更请购部门须按新情况所要求程序重新报批但若更改后审批权限低于原审批权限时仍按原程序报批。表12-8采购核准单年月日请购部门请购总号董事长品名数量报价总经理副总经理经理签呈意见承接部门第十五条外购订购程序请购单外购经报批转回外购部门后即向供给商订购并办理各项手续如需与供给商签署长久协议外购部门应将签署长久协议书按采购审批程序报批后办理第十六条外购进度控制外购部门依据请购单外购及采购控制表控制外购作业进度外购部门在每一作业进度延迟时应主动开具进度异常反应单记明异常原因及处理对策凭以修订进度并通知请购部门外购部门一旦发觉外购装船日期有延误时即应主动与供给商联络催交并开立进度异常反应单记明异常原因及处理对策通知请购部门并按请购部门意见办理（五）价格品质复核第十七条价格复核采购部门应常常调查关键材料市场行情建立供给商资料作为采购及价格审核参考采购部门应对各分企业事业部所列关键材料提供市场行情资料作为材料存量管制及核决价格参考第十八条品质复核采购单位应对企业内所使用材料品质给予复核并形成完整资料备查第十九条异常处理审查作业中若发觉异常情形采购审查部门应即填写采购事务意见反应处理表或附书面汇报通知相关部门处理七、采购工作实施措施第一条目为加强本企业采购工作管理规范采购作业事务提升采购成效特制订本措施第二条要求采购对象:采购前对厂方材料质量性能供给商报价水平交货期限售后服务等做出评价以供选择时参考价格质量以合理价格购取较高品质材料时限:配合使用部门需要日及需要量联络厂方即时供给第三条方法采购部门应视材料使用情况用量采购频率市场供需情况交易习惯及价格稳定性等原因选择最有利采购作业方法办理采购作业。定时协议:采购对于常常使用且生产过程中不可或缺或常常使用且市场价稳定材料可选择本方法办理特约厂商采购对于用量费用不太高单项材料可简化采购作业由采购部门择定特约厂商介绍使用部门径向该厂洽购但在付款前应送采购部门审核不高于市价时给予付款通常采购不适适用于前述采购方法者可按本方法采购程序以下:采购部门按请购部门提出请购单逐笔询价议价并了解交易条件后订购第四条期限采购部门应根据请购部门提出需要日办理采购为达成这一要求掌握合适采购时机采购部门应召集相关部门按材料特征采购地域及市场供需情况等拟订各项材料采购作业处理期限呈总经理核准后公布实施标准上应以供货合约拟明交货期限为准加计请购呈批及验收所需时间原订采购作业处理期限变更时采购部门应专函汇报具体原因呈总经理核准后通知各相关单位以利于存量管制及适时提出请购第五条权限特约厂家采购项目由总经理核批包含资金超出元呈总经理核批第六条供给厂商各项材料供给商最少应有家独家供给或总代理等特殊情况下除外各家背景及交易资料应记载于供给厂商资料卡存档备用对于未达本企业标准材料采购部门应开发新供给商或报送主管部门拟订开发计划新供给商开发由生产管理部门会同采购人员实地考察生产设备工艺步骤生产能力产品质量等以后填制供给厂商资料卡若因为采购时效而由采购人员自行开发则由采购人员填制呈总经理核准后列为备选厂商对于交货质量不良无法按期交货或停止营业供给商应予撤销设定到时由采购部门以签呈方法说明原因送生产管理部门复查并呈总经理核准后通知对方第七条询价采购部门收件人员收到请购单或外购单时即加盖收件章转采购经办人员办理询价作业各采购经办人员收到请购单或外购单应先判定请购材料品名规格需求日期数量等是否填写明确有没有供给厂商报价对于资料填写不全或规格不详者注明填单异常说明欠详等字样后退请购部门修订询价程序以下由采购经办人员参考过去采购统计或供给厂商资料确定最少三家询价对象特殊原因如独家制造独家代理原厂牌零配件无法替换等并报经主管核准者除外并填记在请购单上对于加工协议采购项目采购部门应要求厂商填具成本分析表连同报价单一并送来作为议价参考采购经办人员询价时应将询价截止日期填注于请购单内方便通知供给厂商购经办人员于通知厂商报价后应紧跟催进度询价完成后采购助理人员应将询价报价全部资料整理报送采购经办人员据以议价若报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相同采购助理人员可将全部资料填制采购事务咨询单连同相关报价资料送请购部门签注意见签注完成后送交采购经办人员按请购部门意见处理必需时重新询价第八条议价采购经办人员收到不需会签或已会签完成询报价资料时应结合会签结果和各厂商报价查阅前购统计及供给商资料卡市场行情经成本分析后拟订议价对象议价策略及拟购底价并汇报相关主管以供议价之用议价:议价时除注意质量价格外还应注意交货期有没有确保能否向厂商争取分期付款等议价可采取多个形式进行议价完成后由采购经办人员确定合作对象呈请相关领导核批第九条订购由采购经办人员于请购单上填记订购日及约定日再交由采购助理人员填制采购联络函寄送厂商将请购单第二联送材料库以待收料预付定金或采购金额较大或有附带条件采购项目采购经办人员应先与厂商订定供销协议书协议书正本两份一份存采购部门一份存供给厂商副本若干分存请购部门收料部门会计部门及供给厂商第十条特殊情况处理1、请购项目撤销各采购经办人员收到原请购部门送来撤销请购单后按下列方法办理若原请购项目还未办理由采购经办人员在原请购单据上加盖撤销章再交由采购助理人员将原请购单与撤销请购单第二联退原请购部门第一联自存按通常请购单据存档方法处理若原请购项目已向厂商订购由采购经办人员与供给厂商接洽撤销订购经供给厂商同意撤销后向供给厂商取回采购联络函依第项方法办理若供给厂商坚持不能撤销采购经办人员应于撤销请购单上注明原因呈总经理核签后由采购助理人员将撤销请购单寄回原请购部门2、急请购采购经办人员接到紧急请购通知应即查明请购材料名称规格数量请购单号及交货地点等资料并以电话询议价格待收到正式请购单时补入询议价结果按急件方法处理3、交货质量异常各采购经办人员收到资材部门验收不合格材料检验汇报表时应尽速与供给厂商交涉扣款退货换货等事宜并将交涉结果统计于材料检验汇报表采购处理结果栏内并呈总经理核签后送回材料库对于需退料换料或补交者采购经办人员应于材料检验汇报表采购处理结果栏内注明厂商电话及预定处理日期因质量不合格而退货换料可按逾期交货处理而逾期日数应从采购经办人员通知厂商换料之次日起计算采购经办人员如未能按请购部门意见处理时应将与厂商交涉结果记入采购处理结果栏送原请购部门签注意见或会同原请购部门共同处理交期延误罚扣处理采购助理人员收到交货延误当地厂商延交日外埠厂商延交日以内可不按延误论或统一发票逾天未送资料科拟整理付款事务时应按下列方法处理计算逾期罚扣金额定时协议采购按天天计扣定有买卖协议者按合约所订百分比计扣其它按天天计扣并通知厂商罚扣原因与金额在厂方同意扣款或补足发票时由采购助理人员在收料单及发票上填纪实付金额或发票号码呈总经理核签后连同原请购单第二联收料单材料检验汇报表等资料送会计部门整理付款如厂方不一样意按第方法扣款采购经办人员应继续与厂商交涉并呈董事长核决后按第项方法处理属销售通例或配合最小包装量厂商需超交采购经办人员应于请购单采购统计栏内注明以作为材料库收料依据以暂借款采购采购经办人员应在请购单采购统计栏内加盖采购部门整理付款章以免会计部门反复付款第十一条采购作业进度控制采购经办人员对于每一采购项目均应依据需要确定作业进度管制点预定作业进度预定作业进度应能配合请购项目缓急且各作业进度须在预定日期前完成对于未能在预定日期前完成采购项目采购经办人员会同请购部门研究处理对策第十二条价格变动之处理外销产品原材料价格变动时采购部门应即通知外销部门重新审理产品报价水平避免不妥损失采购部门应于奇数月日前核实多种材料价格变动情形填具关键原材料价格波动月报表呈总经理核批处理第十三条附则本采购作业施行措施呈总经理核准后实施修订时亦同八、物资采购入库验收管理要求第一条采购单处理仓库保管员一旦接到采购部门转来采购单即应按物资类别起源和入库时间等分门别类归档存放第二条物资标签物资在待验入库前应在外包装上贴好标签具体填写批量品名规格数量及入库日期第三条内购物资入库材料入库前保管人员必需对照采购单对物料名称规格数量送货单和发票等一一清点查对确定无误后将到货日期及实收数量填入“请购单”如发觉实物与采购单上所列内容不符保管人员应立刻对通知采购人员和主管在这种情况下标准上不予接收入库如采购部门要求接收则应在单据上注明实际收料情况并请采购部门会签第四条外购物资入库材料进厂后保管人员即会同检验人员对照装箱单及采购单开箱查对材料名称规格和数量并将到货日期及实收数量填入采购单开箱后如发觉所装载材料与装箱单或采购单记载不符应即通知办理进口人员及采购部门处理表12－9物资采购统计表日期进厂量使用量库存量订购未到量采购参考量月日数量日期限制数量可有日数表12－10购料单据汇总签收单企业年月日请购单验收单其她单据张数请购总号张数验收号码张数总计总计总计备注如发觉所装载物料有倾覆破损变质受潮等现象经初步估算损失在元以上者保管人员应即通知采购人员公证人员等前来公证并通知代理商前来处理以前应尽可能维持原来状态以利公证作业如未超出元可按实际数量办理入库并在采购单上注明损失程度和数量受损物品经公证或代理商确定后保管人员即开具索赔处理单呈主管指示再送财务部门及采购部门办理索赔入库以后保管人员应将当日所收料品汇总填入进货日报表作为入账依据第五条交货数量超额处理交货数量超出订购量部分标准上应予退回但对于以重量或长度计算材料其超交量在以下时可在备注栏注明超交数量经请示采购部门主管同意后给予接收第六条交货数量短缺处理交货数量未达订购数量时标准上应给予补足但经请购部门主管同意后可采取财务方法处理到时保管部门应通知采购部门联络供给商处理第七条急用具入库紧急材料入库交货时若保管部门还未收到请购单收料人员应先问询采购部门确定无误后方可办理入库第八条验收与退货为确保企业产品与服务高质量须高度重视来料质量标准问题质量管理部门应就材料关键性及特征等适时召集使用部门和其她相关部门根据生产要求制订材料验收规范呈总经理核准后公布实施作为采购验收依据属外观等易识别性质检验物料验收应于收料后一日内完成属化学或物理检验材料检验部门应于收件后三日内完成对于必需试用才能实施检验者由检验部门主管于材料检验汇报表表中注明预定完成日期通常不得超出天检验合格材料检验人员在外包装上贴合格标签交保管人员入库定位检验不合格材料检验人员在外包装上贴不合格标签并于材料检验汇报表上注明具体评价意见经主管核示处理措施转采购部门处理并通知请购单位通知保管部门办理退货对于检验不合格材料办理退货时应开具材料交运单并附材料检验汇报表呈主管签认作为出厂凭证第九条实施与修订要求呈总经理核准后实施修订时亦同九、企业进口物资采购供给要求依据各部门上报年度工程维护所需要进口物资计划结合仓库现有物资库存情况确定年度进口物资采购计划上报企业领导审批下达进口物资采购任务表12－11材料验收汇报表材料编号收料单编号品名规格验收部门质量规范编号送验编号呈核采购部门验收项目验收标准验收结果合格不合格12345说明:检验部门主管:采购处理结果总副经理批示分公司经理意见资材部门说明请购单编号:第二条加强进口物资采购工作管理切实做好企业引进小组确定各项进口设备物资招标询价协议起草批文申请物资报关到货处理和货款结算等各项工作第三条认真实施企业部门确定协议单证审批会签手续增加进口物资在采购过程中透明度对进口物资协议签署货款预付到货后检验验收以及货款支付各个步骤工作做到认真负责万无一失第四条实施对大宗进口物资实施招标小宗进口物资进行多家报价询价标准选择供货时间短产品质量优良价格条件合理供给商购置物美价廉进口物资保障工程和维护生产需要第五条严格实施国家公布相关进口物资管理要求申报进口物资批文要求以及进口物资报关管理制度等遵守企业各项规章制度做到有令即行有禁即止全体进口物资采购员办事员业务员必需牢靠树立主人翁思想尽职尽责在业务工作中做到廉洁自律秉公办事不谋私利十、中国物质采购供给工作要求第一条加强物资计划管理依据各部门上报年度所需物资计划及库存情况每年第四季度统筹做好明年物资供给计划努力争取按时正确上报企业年度计划材料第二条加强物资订购协议管理物资协议必需由物资供给部统一对外签署其她单位部门不得对外签署协议不然财务部拒绝付款在签署协议前应主动征求相关部门和生产单位意见尽可能做到采购回来物资符合质量要求使用部门满意同时要对购货协议进行登记便于办理提货及付款手续每年第一季度要依据年度计划寻求供给商签署整年大宗工程维护物资供货协议以确保大宗物资供给稳定可靠性第三条签署协议物资由供给室依据库存和工程维护用量情况实施分批进货常见零星物资要依据需求部门需求量和库存情况进行分散进货做到物资无积压数量品种充足又齐全第四条物资进库实施质检员仓管员采购员联合作业对物资质量数量进行严格检验做到货账相符把好物资进仓质量关第五条采购业务工作人员要严格推行自己职责在订货采购工作中实施货比三家标准询价后报领导核准供给商不得私自订购和盲目进货在重质量守协议守信用售后服务好前提下选购廉价物资做到质优价廉同时要实施跟踪办事负责到底责任制不得无故积压或拖延办理相关商务账务工作第六条为掌握瞬息万变市场经济商品信息如价格行情等物供人员必需常常自觉学习业务知识提升商务工作能力以确保立刻保质保量地做好物资供给工作十一、设备引进管理条例（一）标准第一条为了确保我企业设备引进工作顺利进行使引进工作正常化规范化特制订本条例第二条引进设备是一项关键严厉工作各级人员必需高度重视以严厉态度进行此项工作第三条引进设备必需遵照上级主管单位及本企业相关要求第四条引进工作必需坚持标准秉公办事维护企业利益坚持综合考虑质量价格交货期售后服务四个方面要竞争择优选择第五条引进工作必需依据企业制订发展计划和技术发展趋势结合企业实际有计划地进行要求关键适适用于引进较大项目其她小项目引进购置可参考本要求实施（二）机构第六条设备引进工作在企业总经理统一领导下进行由总工程师主持项目招标和谈判工作企业设置设备引进小组由总工程师任组长总工程师办公室称总工办工程部物资部维护部派代表参与第七条总工办是引进工作职能部门其职责是依据需要提出各专业引进项目报总经理同意立项后由引进小组搞好引进项目技术谈判和招投标商务谈判第八条不一样专业设备引进项目可依据实际需要临时吸收相关部门相关技术人员参与项目招标和谈判（三）方法和程序第九条设备引进项目由总工办提出然后交引进小组审定报企业总经理同意后由引进小组组织总工办及相关技术人员进行项目招标和谈判第十条需要招标或询价项目必需经过讨论确定招标询价对象总工办制订和发放招标书并妥善保管外商投标资料第十一条引进小组组织项目开标和议标并确定谈判对象及相关事项第十二条引进小组负责通知供给商谈判谈判时引进小组组员通常不少于总人数四分之三第十三条开标议标和谈判必需指定专员统计统计资料必需妥善保管第十四条物资部负责编制协议书并完成其她商务事项（四）纪律注意事项第十五条引进项目招标询价和谈判必需严格根据相关要求和程序进行第十六条引进工作人员必需严格遵守企业相关情报和机密任何人不得单独与供给商接触谈及引进项目实质性问题更不能向对方泄露企业确定标底和谈判策略任何人不得将我方关键信息以任何方法通知对方第十七条在引进工作过程中除正当业务或礼节需要接收少许价值不高纪念品外不准单独接收超额馈赠礼品确实难以拒绝应交企业处理第十八条对于违反上述要求者视情节轻重给予对应纪律处分触犯刑律交司法机关追究其刑事责任（五）其她第十九条技术培训验收名单由总工办与相关主管领导研究确定报总经理同意依据工作关系和需要与相关主管领导研究确定