行政相关规章制度

目的：加强公司内部管理,规范员工工作范围,做到人尽其事,合理运用人力资源;增强外部联系,使公司各部门工作运转流畅;主题内容和适用范围：本规定对公司行政部各岗位职责进行了相关规定;本规定适用于森达美中国企业管理有限公司行政部;行政部职责：根据领导意图和公司发展战略,负责起草重要文稿,牵头或协助公司的规划研究负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作公司会议组织、记录及归档工作负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作负责公司日常安全保卫及消防管理工作负责公司车辆调动管理工作负责公司总务后勤管理工作负责公司对外宣传、公关工作完成公司高层临时交办的工作行政部权利：根据公司总体战略规划,对公司经营 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 有建议权依照制度,对行政稽查中发现的问题实施处理的权力依照制度,按规定程序,实施对其他部门处罚的建议权依照制度,对公司员工违反行政制度的处罚建议权依照制度,对公司行政资源包括车辆、办公设备等合理调动的权力部门内部员工聘任、解聘的建议权具体岗位职责、办事流程及表格模板：职位名称：行政总监所属部门：行政部直接上级：总经理直接下级：行政部总经理助理岗位职责：审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关规章制度审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 根据企业阶段性目标和年度计划,制定所属部门的年度目标、计划和措施组织行政部自查和职能检查工作,及时发现问题、解决问题负责企业各系统思想、文化建设,筹划增强员工凝聚力的宣传和教育负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施组织公司有关法律事务的处理工作,指导、监督检查公司保密工作的执行情况负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作职位名称：行政部总经理助理所属部门：行政部直接上级：行政总监直接下级：行政助理、行政文员、企业宣传、物业管理助理、维修员、保安员、保洁员、车队队长、司机岗位职责：在行政总监领导下,负责管理和监督企业的行政、后勤总务、环境、保卫、维修和车辆安排等工作负责行政管理方针、政策和制度的制定,并组织落实负责组织行政年、季、月度 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 本着合理节约的原则,编制后勤用款计划,搞好行政后勤预算工作负责组织保洁、保安工作管理制度的拟定、检查、监督和执行组织收集各部门的工作动态,协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络负责召集公司办公会议,检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况贯彻落实本部岗位责任制和工作 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ,加强与有关部门协作配合负责召集本部门的有关工作会议负责公司的各种公章证照管理,并负责使用登记和年检工作负责对本部门员工进行培训和考核工作负责组织编写公司年度大事记负责行政部突发事件及公司领导临时交办事件的处理办事流程：印章制刻申请流程行政部相关部门行政总监主管审核审核审核公安部门批文制刻印章启用印章否是制刻申请开始结束是否印章使用流程相关部门行政部行政总监审核公司章审核审核请示否加盖印章用印登记加盖部门章用印登记否是用章申请开始结束否是否否是否是资料归档资料归档3、公司证照管理流程移交人行政部使用部门开始移交登记、保管申请使用使用流程是否需要年检归还年检结束否是表格模板：印章制刻申请表申请部门申请部门负责人签字申请日期经办人印章详称旧章详称申请理由行政部意见总经理签字日期印章使用审批表编号用章部门盖章时间公章类别盖章次数文件发文号文件名称备注：用章人签章批准人签章注：请在备注栏中简要说明盖章用途;印章使用登记表盖章时间文件名称发文号公章类别盖章次数使用人批准人备注公章管理补充说明如下：公司公章由行政部总经理助理负责管理,未经总经理批准不得随意交由他人管理和使用；一般性介绍信及身份证明,须经行政部总经理助理审核后,方可盖章,以备查；对加盖公章的材料,应注意落款单位必须与印章一致,用印位置恰当,要骑年盖月,字迹端正,图形清晰；公章禁止带出公司外使用,如因特殊需要,必须经总经理批准,由行政部专人携带前往,用后立即带回；公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等;如遇特殊情况时,必须经总经理同意;公章一般应在上班时间内使用,如无特殊情况,下班后停止使用公章；公章管理人员必须认真负责,严格遵章守纪,秉公办事;没有总经理及相关负责人的签字,不得随意盖章；公章管理人员应妥善保管公章,不得随意乱放;下班时间和节假日期间应采取防盗措施；盖章后出现的意外情况由批准人负责,如公章管理人员违规盖章造成的后果由直接责任人负责;职位名称：行政助理所属部门：行政部直接上级：行政部总经理助理岗位职责：协助行政部总经理助理起草各项规章制度负责公司证照、法律、合同文件的管理及变更登记工作;按青岛市市政府相关规定,及时对各种公司证照进行年审登记严守公司机密,妥善保管各类文件负责企业内、外各种来往文件的核对、颁布和下发工作参与、主持或策划各项公关活动,提出公关方案预算、及时评价其效果陪同公司领导出席重要商务接待及对外联络工作与各订票点建立往来关系,申请协议价格,为公司人员的出行做好服务与各酒店洽谈合适的协议价格,签署协议,为公司领导及同仁或客户预订酒店房间按公司相关规定及领导要求,预订餐厅就餐协助上级领导与企业内各部门进行联络、沟通与协调,做好上传下达工作按领导要求,起草行政指令,经行政部总经理助理确认无误后,下发至各分公司相关责任人处负责与集团公司的业务联系;应行政部总经理助理的各项指令,与集团公司保持业务往来关系,及时传达我司的需求给集团公司,并把集团公司的反馈及时告知行政部总经理助理与国际快递公司及国内快递公司建立良好合作关系;鉴于公司业务需要,经常往亚洲地区发送国际信件,故需与国际快递公司着重申请此区域内的协议价格负责公司内部小型会议的安排工作负责公司大型会议的安排工作按照上级领导安排,协助其他部门一起组织企业重大活动及时完成领导交办的其他事项办事流程：会议管理流程开始与会各单位召开会议部门行政部提出会议召开申请结束会议准备会议通知接受接受邀请会议服务按时参会按时参会形成会议决议和文件会后管理重要接待流程是否是是是否否提出重要接待申请结束审核审核审批规划接待事宜提交请购报告审核审批组织实施配合执行执行开始结束相关部门行政部行政总监总经理是否接待规格表接待规格说明具体形式一级接待指来宾职位高于陪同领导集团总部领导到访下属各公司视察、了解情况对重要的来访者,负责接待的领导自始至终地陪同对来宾初到和告别时的接待,可以请适当领导陪同机场贵宾通道、接机牌、行李牌、接机鲜花酒店提前准备好房卡,并安排人员于酒店迎接会议行程安排置于酒店房间内一楼东区大厅进入公司,并安排人员迎接六楼全体工作人员着统一工装列队欢迎,拍照人员就位LED屏显欢迎词办公区内门、灯、空调开启VIP接待室、视频会议室准备会议区、茶歇区,包括桌牌、会议导示牌、水果、点心、饮品等祈祷室的准备工作宴会提前预订好房间、点菜、小桌牌二级接待指来宾与陪同领导的职务、级别大体相同下属各公司领导到访总部会议、商讨重要事宜下属各公司领导到访总部向上级汇报工作一楼东区大厅进入公司视频会议室准备会议区准备会议导示牌三级接待指来宾职位低于陪同领导1、下属各公司领导派员到总部工作、会议2、交通、饮食必要协助例外事项工作安排表接待项目具体事宜应考虑的因素生活安排主要是安排来宾访问期间的生活起居,包括饮食、住宿、出行这3方面饮食安排：要尊重来宾的习俗,尽量满足来宾的要求,如清真不忌猪肉、新都教忌牛肉等住宿安排：根据获得的来宾资料,依据来宾的人数、性别、身份以及来宾的要求,预定好房间,同时预留好车位出行安排：出于方便来宾的考虑,对其往来、停留期间所使用的交通工具,公关人员亦须提前做好安排迎送安排接机、接站和送行工作根据确定的接待规格进行安排,包括机场贵宾通道、欢迎仪式、接机接站人员、欢送仪式、送行事宜等安全保卫若接待重要来宾,接待人员应将安保工作列入计划要“谨小慎微”,制定预案,思想上高度重视,还要注重细节,从严要求宣传报道若来宾的访问活动对企业有重要影响时,要事先做好宣传准备,确定出席新闻媒体或记者名单并联络无论活动大小,都需安排拍照人员,拍照后做好存档工作注意企业内部口径统一,掌握分寸,并报经上级部门批准有关的图文报道资料应向接待对象提供,并应存档备案礼品或纪念品确定好礼品或纪念品的种类、数量等礼物要轻重得当,不会让人产生误解考虑来宾的风俗禁忌礼品要有意义,最好的礼品应该是根据对方兴趣爱好选择的礼品的选择也可是当地有特色的物品表格模板：会议月计划表会议组织单位：编号：月日期会议相关信息1日-15日16日-31日会议名称会议地点会议日期会议时间参会单位预计人数主持人会议宗旨及议题制表人：审核人：森达美中国酒店预定表序号姓名职务联系方式入住时间退房时间来访目的指定酒店名称客房标准付费方式备注会议、就餐及住宿安排登记表年月日会议名称会议时间会议地点记录人参会人数人员安排备注备注茶叶□鲜花□咖啡□办公用品□矿泉水□麦克□水果□音响□横幅□投影仪□桌牌□其他就餐地点就餐时间参加人数就餐标准其他住宿地点住宿时间住宿人数住宿标准房间数量备注：申请部门：经办人：部门负责人确认：与会车辆及驾驶员一览表序号公司名称车型牌照号驾驶员联系方式房间安排表置于房卡内房间号名称会议日程安排举例说明森达美中国山东地区工作座谈会SimeDarbyChinaShandongDistrictWorkingSymposium参会手册GuidingBooklet12/05/2010—12/07/2010森达美中国山东地区工作座谈会SimeDarbyChinaShandongDistrictWorkingSymposium会议日程Itinerary2010年12月05日日程安排：,201016：00---16：30索菲亚青岛国际大酒店一楼大堂报到,领取参会手册,分房休息；CheckinatSophiaInternationalHotelandgetthe.18：00---20：00与会人员于索菲亚青岛国际大酒店-1F“会议厅1”举行晚宴；Banquetdinnerat-1F,“MeetingRoom1”,SophiaInternationalHotel.2010年12月06日日程安排：,201007：00---08：00索菲亚青岛国际大酒店2F“咖啡厅”用早餐；Breakfastat2F,“CoffeeGarden”,SophiaInternationalHotel.08：30---13：00森达美中国总部视频会议室召开会议；SymposiumintheSimeDarbyRHQChinameetingroom1.13：00---14：00丽达购物中心1F餐厅用午餐；Lunchat1F,Restaurant,LeaderShoppingCentre.14：00---14：10与会人员东区一楼大厅合影；Groupphotointheentrancehall.14：10---17：30森达美中国总部视频会议室召开会议；SymposiumintheSimeDarbyRHQChinameetingroom1.18：30---20：30与会人员于索菲亚青岛国际大酒店-1F“会议厅1”举行晚宴；Banquetdinnerat-1F,“MeetingRoom1”,SophiaInternationalHotel.2010年12月07日日程安排：Dec7th,201007：00---08：00索菲亚青岛国际大酒店2F“咖啡厅”用早餐；Breakfastat2F,“CoffeeGarden”,SophiaInternationalHotel.09：00退房离店Checkout行程如有调整,另行通知/Anyadjustment,furthernotice与会人员名单/Participants:序号No.公司名称CompanyName职位Position与会人员名称Name1森达美中国企业管理有限公司SimeDarbyChinaEnterpriseManagementCo.,Ltd.合伙人Partner拿督·吕德胜Dato'Louis2能源与公共事业部中国区运营及控制中心总经理GM-Operations&Control,ChinaOperations,Energy&UtilitiesDivision目千里ErikMushtarina3能源与公共事业部中国区运营及控制中心高级主管SeniorExecutive-Operations&Control,ChinaOperations,Energy&UtilitiesDivision伊沙EysaZulkifli4能源与公共事业部中国运营及控制中心分析师Analyst-Operations&Control,ChinaOperations,Energy&UtilitiesDivision傅大伟HouDaiWei5能源与公共事业部港口项目负责人Head-PortOperations,Energy&UtilitiesDivision黎琦铁LaiAhChek6计财总监ChiefFinancialOfficer王天时OngThianSee7计财部总经理助理GMAssistant–FinancialDept.陈卓里ChanChokLay8采购部总经理助理GMAssistant–ProcurementDept.焦中凯JordanJiao9行政部总经理助理GMAssistant-AdministrationDept.徐玉婷JessicaXu10人事部经理HRManager李薇WinnieLi序号No.公司名称CompanyName职位Position与会人员名称Name11潍坊森达美港有限公司.总经理GM刘秀丽LiuXiuLi12副总经理DeputyGM刘廷恒LiuTingHeng13副总经理DeputyGM吕怀营LvHuaiYing14副总经理DeputyGM黄建军HuangJianJun15副总经理DeputyGM李灵效LiLingXiao16副总经理DeputyGM张其新ZhangQiXin17副总经理DeputyGM陈铭ChenMing18总经理助理GMAssistant邱正林QiuZhengLin19总经理助理GMAssistant李凤云LiFengYun20总经理助理GMAssistant马显军MaXianJun21综合办公室副主任ComprehensiveOfficeDeputyDirector郝丙辉HaoBingHui22潍坊森达美水务有限公司WeifangSimeDarbyWaterManagementCo.,Ltd.总经理GM李昌友LiChangYou23副总经理DeputyGM张明兴ZhangMingXing24总经理助理GMAssistant陈满ChenMan25总经理助理GMAssistant王海刚WangHaiGang26办公室副主任OfficeDeputyDirector李振华LiZhenHua27潍坊森达美修造船有限公司.常务副总经理ExecutiveDeputyGM王廷靖WangTingJing28副总经理DeputyGM于会平YuHuiPing29副总经理DeputyGM朱锋ZhuFeng序号No.公司名称CompanyName职位Position与会人员名称Name30潍坊森达美置业有限公司.总经理GM张庆祝ZhangQingZhu31副总经理DeputyGM陈启良ChinKeeLiang32总经理助理GMAssistant江仪芳YvonneKongYeeFong33综合部副经理韩寿祥HanShouXiang34济宁森达美港有限公司.总经理GM臧骞ZangQian35济宁地区财务总监CFO-JiningDistrict莫伟强MokWeiKeong36副总经理DeputyGM张福民ZhangFuMin37副总经理DeputyGM陈大明ChenDaMing38财务部副经理王永芹WangYongQin39济宁森达美郭庄港有限公司JiningSimeDarbyGuozhuangPort.副总经理DeputyGM李卫宁LiWeiNing40总经理助理GMAssistant李国梁LiGuoLiang41财务助理FinancialAssistant叶伟杰YapWeiKeat42济宁森达美龙拱港有限公司JiningSimeDarbyLonggongPort.副总经理DeputyGM李道富LiDaoFu43副总经理DeputyGM张宪印ZhangXianYin44财务副经理FinancialDeputyGM王慧卿WangHuiQing45济宁森达美太平港有限公司.总经理GM李子英LiZiYing46办公室副主任OfficeDeputyDirector李峰LiFeng序号No.公司名称CompanyName职位Position与会人员名称Name47日照森达美油脂有限公司.常务副总经理ExecutiveDeputyGM伦学政LunXueZheng48财务总监CFO陈鹏飞ChanPhangFey49副总经理DeputyGM祝奎业ZhuKuiYe50总经理助理GMAssistant刘晓亮LiuXiaoLiang51综合办公室副主任ComprehensiveOfficeDeputyDirector李振辉LiZhenHui52计划财务处副处长FinanceOfficeDeputyDirector师迎春ShiYingChun会议注意事项/Mattersneedattention：吸烟区仅限第二会议室室外观景平台；SmokingareaisjustintheviewingplatformofMeetingRoom2.会议中请勿大声喧哗,确保会场安静；Pleasebequietduringmeeting.会议期间手机请设为静音模式；PleasesetmobileinSilentModeduringmeeting.随行人员等候区为第二会议室；Theentourage’swaitingareaisintheMeetingRoom2.各类物品请勿随意触碰;Pleasedon’ttouchanyarticlecasually.会务组人员名单/OrganizationGroupStaffList：会务职责Responsibility人员名称Name电话MobilePhone总协调Coordinator陆雯TinaLu会议记录MeetingMinutes卢长岭LorraineLu会议摄影Photographer张涛TerryZhang会间服务Server程雪CarolCheng王苗苗SallyWang会间车辆服务VehicleServer曲成龙QuChengLong会间电子设备调试ElectronicEquipmentdebuging张磊ZhangLei会间车辆停放及安保VehicleManagementandSecurity徐家冬XuJiaDong王益民WangYiMin森达美中国总部SimeDarbyRHQChina行政部Administration2010年12月05日Dec5th,2010拿督·吕德胜Dato’Louis会议桌ConferenceTable李昌友目千里LiChangYouErikMushtarina刘秀丽王天时LiuXiuLiOngThianSee臧骞莫伟强ZangQianMokWeiKeong李子英江仪芳LiZiYingYvonneKongYeeFong张庆祝陈鹏飞ZhangQingZhuChanPhangFey伦学政黎琦铁LunXueZhengLaiAhChek王廷靖陈启良WangTingJingChinKeeLiang会议记录MeetingMinutes会议座位示意图SeatingPlan晚宴用餐座位安排/BanquetDinnerSeatingArrangement：1号桌/14人/people：拿督·吕德胜Dato’Louis、王天时OngThianSee、李昌友LiChangYou、黎琦铁LaiAhChek、臧骞ZangQian、刘秀丽LiuXiuLi、张庆祝ZhangQingZhu、伦学政LunXueZheng、王廷靖WangTingJing、李子英LiZiYing、陈鹏飞ChanPhangFey、莫伟强MokWeiKeong、陈启良ChinKeeLiang、目千里ErikMushtarina；2号桌/10人/people：焦中凯JodanJiao、刘廷恒LiuTingHeng、吕怀营LvHuaiYing、张明兴ZhangMingXing、李灵效LiLingXiao、陈铭ChenMing、伊沙EysaZulkifli、李道富LiDaoFu、傅大伟HouDaiWei、陈卓里ChanChokLay；3号桌/10人/people：黄建军HuangJianJun、张其新ZhangQiXin、张福民ZhangFuMin、陈满ChenMan、于会平YuHuiPing、张宪印ZhangXianYin、李卫宁LiWeiNing、刘晓亮LiuXiaoLiang、陈大明ChenDaMing、朱锋ZhuFeng；4号桌/8人/people：王海刚WangHaiGang、李凤云LiFengYun、马显军MaXianJun、李国梁LiGuoLiang、邱正林QiuZhengLin、江仪芳YvonneKongYeeFong、叶伟杰YapWeiKeat、祝奎业ZhuKuiYe；5号桌/10人/people：徐玉婷JessicaXu、师迎春ShiYingChun、韩寿祥HanShouXiang、郝炳辉HaoBingHui、李振辉LiZhenHui、李峰LiFeng、王永芹WangYongQin、李振华LiZhenHua、王慧卿WangHuiQing、李薇WinnieLi;年会费用统计表序号No.姓名Name房号RoomNo.房费/RoomCharge餐费MealCharge房费/RoomCharge其他费用/OtherCharge签到表公司名称：CompanyName：序号NO.职位Position与会人员名称Name签名Signature与会人员房间安排表序号No.姓名Name公司/职务Company/Position证件号码IdentificationNo.房间号RoomNo.职位名称：行政文员所属部门：行政部直接上级：行政主管岗位职责：按规定的程序与标准向客人提供一流的接待服务负责访客、来宾的登记、接待、引见,对无关人员应阻挡在外或协助保安处理熟练掌握公司概况,能够回答客人提出的一般性问题,提供常规的非保密信息负责行政部总机电话的接听业务;具体规定如下：工作时间表8:30am-5:15pm,铃响三声内需有人接听；接听电话应用普通话或英文,接听模版为“您好,森达美中国总部”,声音甜美,语速适中,礼貌待人；需对公司人员分机号码熟悉掌握,转接电话做到高效、准确；如工作人员不在公司,应登记来电人员相关信息,包括姓名、公司,了解是需留言还是待公司人员回电,登记电话接听记录,并将信息及时、准确的转达给公司相关人员负责及时更新各部门以及各公司的电话信息,随时发放给各部门负责接收各部门传真,并及时通知,填写传真登记表负责行政部收发文件登记工作;行政部所有收到的文件和发出的文件,均应附有工作内部联系单,内部联系单上应明确与文件相关的部门与人员,相关责任人需在此单上签字确认已获悉此文件;负责行政部接发传真业务;公司向内、向外发送传真,需统一使用公司传真模版,标明来处和去处,传真发送人员应做到认真严谨,勿错发、漏发;公司收到传真,应及时在传真登记表上进行登记,通知收件人领取并签字确认公司所有复印文档工作原则上由行政部统一负责,未经行政部确认,各部门人员不得私自复印;复印页数超过十张,复印操作人员应及时在复印登记表上做好登记,月底对本月所用纸张做出统计;复印操作人员对与公司无关的文件严格控制,有权不予复印;本着加强员工环保理念以及节约公司资源的原则,对于复印过一面的纸张,如牵涉公司数据及机密,须自行碎纸销毁,其他纸张应集中放置于总机室,进行二次利用起草、拟订办公用品的需求计划,报直接上级审批负责组织办公用品的登记、采购、发放以及控制办公成本费用等工作;具体工作流程如下：每月23日-25日各部门相关责任人按工作需要填写次月物资申请表,超出标准的及新增加的物资种类需经部门负责人签字确认后上报至行政部每月30日对当月出、入库的物资以电子表格形式做好汇总根据本月物资剩余库存情况以及各部门上报所需购买物资情况,制定下月采购计划及采购预算经上级领导对各部门申请物资签字确认后,告知财务部总监预留款项,并在物资申请单上签字确认通知送货商2日内将所需物资送达,费用根据当时情况进行结算所有物资在领用时需做好登记,并在出库登记表上签字核实物资必须是实际工作需要才可领用,不可多领乱领,并实行以旧换新,笔记本等有工作资料的可由个人保存有来访人员,行政部门所有人员有责任及时提供饮用品,如茶水、白开水等负责会议室写字板、茶杯、矿泉水的摆放,会议桌牌的制作,在接到会议通知前填写负责参观时LED显示屏内容的修改负责公司各办公室钥匙的统一管理及发放,发放钥匙需填写钥匙发放记录,如需开启办公室门,应陪同并及时关闭;如员工要进入总监办公室拿取物品,应先电话告知总监,得到准允后,方可开启,并陪同并及时关闭负责公司固定资产的统计,应对所有固定资产,如家具、办公设备等进行编号,登记存档;对于租赁家具与自有家具应分开管理,分别编号登记存档;建立完善的编号程序,详细标明每个字母所代表意思,做到清楚明了,便于识别负责公司固定资产的申领工作;公司员工需借用公司固定资产,如照相机等,需填写固定资产申领表,由部门负责人签字,行政部进行登记后,方可出借,收回时认真检查,确保无误后确认收回办公家具的采购;挑选优秀供货商,考察其生产能力,检查所供家具质量,做到三家比价,在接到行政部总经理助理指令的前提下,为各部门采购相应办公家具,填写招标比价汇总表负责监督办公设备的日常使用、维护王苗苗负责统计各部门服装的尺寸,以及服装的发放及管理负责公司图书、资料、合同以及电子的存档管理负责行政部档案管理工作;对行政部各档案做统一管理工作,合理分类,固定地点存放;对所有所购办公设备的保修单、零部件,发票复印件单独存放,以备维修时使用员工离职时,负责清点办公用品,填写交接清单并签字确认及时完成领导交办的其他或临时工作办事流程：预约客人来访接待工作流程整理当天预约记录告知来访者情况开始结束行政文员客人各职能部门确认与提醒访问事宜来访来访登记通知被访者客人等待接待来访客人确认来访告知相关事宜准备接待来访客人引领会见配合送走客户来电转接流程开始拨通电话结束行政文员外部单位人员各部门或员工听到电话铃响拿起话筒接听倾听来电事由明确被访人在否处理范围内范围外转接接电在单位不在告知情况留言记录传真收文工作流程开始收文结束登记转交文件接收行政文员各部门或员工收文背签流程开始递交文件结束签字审核转交存档总经理行政文员各部门或员工办公用品购买流程供应商行政部确定购买计划三家比价验收物品购货发票提货办公用品入库开始结束挑选物品办公用品领用流程审核按清单发放否是开始填写领用单相关部门行政部信息存档结束办公设备购买审批流程审核⑹　核②审核审核采购程序是否开始购买申请单结束采购人员行政总监行政部相关部门办公设备询价流程行政总监否是搜寻价格信息整理成价格报告可行办公用品比价流程行政部开始结束办公设备比价流程否筛选供货商分别与商家洽谈确定候选商家办公用品采购流程审核是开始结束行政部行政总监办公设备采购流程否采购部行政部相关部门行政总监收集价格资料编写询价报告审批审批洽谈价格购买设备办理入库领用设备审批是开始结束是资料存档发文管理流程相关部门行政部有关部门行政总监是草拟文本开始结束审核审核会签否会签审核寄发公文校稿、更正复印、盖章正式公文否否收文管理流程秘书回复具体办理行政主管审核领导阅否传阅传阅否核定文件领导审阅公司领导行政部相关部门是否是否开始外部文件外部单位结束资料存档档案归档流程准备资料是否合格资料汇总分类归档上架重新整理相关部门行政部是否搜集资料开始结束档案借阅归还流程否按相关规定处理归还后检查是否损坏行政总监行政部相关部门审核审核审核机密否办理手续档案使用否否是是是开始结束借阅申请单否是否办理注销档案销毁流程是否提出销毁档案申请审批销毁开始审批结束相关部门行政部行政总监信息存档往来信件管理流程否外部单位秘书部门主管分类整理请示主管主管意见回复拟稿核对封装寄回原单位直接回复是否是开始来信结束表格模板：电话接听记录：日期Date来电公司Callthecompany姓名Name联系电话Telephone内容摘要Letpicktowithin接电人connectelectricperson备注Remarks传真登记表日期来电公司联系电话发件人文件标题页数经办人接收部门接收人复印登记表日期部门复印项目数量签字确认备注工作内部联系单编号：日期拟稿人文件标题页数发文部门部门负责人签收人：物资申请表/GoodsAndMaterialsApplication申请部门/ApplicationDept.：填报日期date：年/Y月/M日/D序号No.物品名称Good’SName规格型号Type数量Quantity估价元EvaluateRmb用途Purpose备注Remarks单价UnitPrice总价TotalPrice物资入库账/InRegistrationFormforGoods日期Date物资名称Good’sName数量Quantity单位Unit单价UNITPRICE总价TOTALPRICE经办人operator入库人签字Treasurybysignature备注Remarks出库登记表/OutRegistrationFormforGoods日期Date物资名称Good’sName数量Quantity单位Unit领用部门Department领用人签字Userssignature出库人签字Issuedbysignature备注Remarks钥匙发放记录表日期房间数量领用部门领用人签字发放人签字备注会议、就餐及住宿安排登记表年月日会议名称会议时间会议地点记录人参会人数人员安排备注备注茶叶□鲜花□咖啡□办公用品□矿泉水□麦克□水果□音响□横幅□投影仪□桌牌□其他就餐地点就餐时间参加人数就餐标准其他住宿地点住宿时间住宿人数住宿标准房间数量备注：申请部门：经办人：部门负责人确认：固定资产购置申请表：企业名称：森达美中国企业管理有限公司编号：EnterpriseName:SimeDarbyChinaEnterpriseManagementCo.,LtdNo.:申请部门ApplicationDEPT申请时间ApplicationTime购置资产名称Asset’sName购置数量Applicationamount预算单价BudgetaryUnitPrice预算金额Budgetaryamount购置原因/ApplicationReason:部门负责人DEPTPrincipal分管领导AssignedPrincipal分管财务副总AssignedFinancialViceManager总经理GeneralManager财务总监CFO总裁President招标比价汇总表企业名称：制表时间：物料名称厂商品牌一次报价二次报价付款方式联系人选定厂家部门意见：部门负责人：采购部：财务总监：领导：传真纸电子版内传真纸电子版外电子信纸职位名称：企宣人员所属部门：行政部直接上级：行政主管岗位职责：根据VI制作公共事务用品,如名片、信封、鼠标垫、室内外的标识等根据VI制作各部门用统一表格,印刷成册与总部建立沟通,根据实际情况,及时调整公司VI系统的相关规范对所有需印刷物品的版面进行核对,确保无误后,方可印刷收集、整理并协调编制公司宣传资料,与新闻媒体建立往来与合作关系,对公司向外的信息传播及媒体信息发布进行筛选管理与各子公司、部门建立密切联系,及时搜集各种信息,组织协调相应的公关、企划活动更新网站内容,确保集团及各子公司的相关新闻第一时间上传,与网络公司密切联系,维护网站系统会议期间,负责摄影、摄相,提前做好各项准备工作,做好影像记录存档工作；会后整理美化影像资料,上传至公司网站,及时更新相关信息确保公司网站在搜索引擎上的排位及时完成领导交办的其他事项职位名称：车队队长所属部门：行政部直接上级：行政部总经理助理岗位职责：制定公司的车辆使用制度,管理、控制公司的车辆使用成本根据公司的年度预算及车辆使用状况,编制车辆年度、月份维修保养计划组织实施车辆维修保养计划,保证计划的顺利进行受理各部门、公司领导用车计划或申请根据每日用车计划,合理调度车辆,保证公司行政及经营用车全面负责司机的考勤管理及司机值班安排根据公司及人力资源培训计划,组织司机的培训工作每日对车辆进行抽查,每月对各车辆进行一次大检查,对车辆大修进行验收负责司机出车的各类台账登记、汇总、考核,定期向行政部经理汇报工作对车辆各项费用进行初审、登记,每月对费用支付情况综合分析制定证照年检计划,交纳相关费用,督促并检查各类证照的存档、借阅管理负责安全事故的调查及处理完成行政部总经理助理交代的其他工作职位名称：驾驶员所属部门：行政部直接上级：行政主管岗位职责：司机必须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通 安全管理 企业安全管理考核细则加油站安全管理机构环境和安全管理程序安全管理考核细则外来器械及植入物管理 的规章规则和相关操作规程,安全驾车公司市区内用车,须认真填写出车登记表,经行政部相关责任人确认后方可出车公司市区外用车,均应按要求填写派车计划单,经行政部相关责任人签字同意后方可出车接到派车计划单后,应及时赶往目的地,工作结束后及时返回公司司机应爱护车辆,做好车辆日常保养、检修、清洁工作,确保公司车辆的正常运转和使用寿命为体现企业形象,驾驶员工作时必须衣着整洁,举止大方,礼貌待人严禁在未经领导同意的情况下,接送客人或办私事严禁将车辆交给无证人员驾驶或租借他人未经车队主管同意,不得改变行车路线和行车计划,严禁私自对外经营不得擅自将公务用车开回家,或作私用严禁酒后开车司机出车执行任务,遇特殊情况不能按时返回的,应及时设法通知行政部相关责任人,并说明原因;下班后,应将车辆停放在规定地点保管,不准私自用车出车前,要例行检查车辆的水、电、机油及其他机件性能是否正常,发现不正常时,要立即加补或调整司机发现所驾车辆有故障时要立即检修;不会检修的,应立即报告行政部相关责任人,并提出具体的维修意见包括维修项目和大致需要的经费等;未经批准,不许私自将车辆送厂维修;车辆维修需填写车辆维修保养明细表,标明车号、日期、维修内容及金额等;企业车辆的维修,须在指定的修理厂修理;定点修理厂应该是修理质量好、价格合理、方便快捷、服务意识强、有一定规模的厂家原则上由司机负责公司的出车任务,任何人未经同意不得驾驶公司车辆;如遇特殊情况,非专职司机用车须先提供驾照复印件,并做好登记,注意保持车辆清洁,行车后,车队相关责任人有责任及时检查车况,发生问题应立刻向有关各方汇报车辆的年审、保养维修统一由行政部安排办理,驾驶员应提前通知公司车辆的清洗,须在指定的汽车美容店清洗,清洗完后应做好登记,注明时间、车牌号、洗车人等子公司车辆在总部期间,如需清洗,应到指定汽车美容店进行清洗,清洗完应做好登记,并告知车队相关责任人公司提供中石化加油卡,驾驶员在无特殊情况下,应在中石化使用加油卡进行油料补充;车队相关责任人应填写车辆用油明细表,对每辆车每月的用油量做出核对和统计车辆外出时出现事故,应及时报警,通知保险公司,并告知车队相关责任人知道,把损失降到最低及时完成领导交办的其他事项办事流程：事故处理流程：开始审批审核总经理行政总监行政部司机收到事故消息组建事故处理小组协助交管部门现场处理事故发生事故现场应急处理接受处罚编写事故分析报告拟定事故处理办法审核实施处罚结果存档提供事故现场报告结束事故责任书车辆使用流程开始审核审批填写车辆请用单查询车辆使用信息调配车辆安排司机检查车辆提供车辆登记用车信息接车信息使用车辆结束办理车辆使用手续行政部经理交代的其他工作办理车辆使用手续行政经理行政部员工车辆加油卡充值流程财务部开始提出加油卡充值申请审批结束审核填写加油记录表审核行政部经理行政部司机预借充值费查看油卡剩余金额索取票据油卡充值审批报销结算车辆安全管理流程行政部相关人员车管单位是否是否通过制定车辆安全管理计划发布车辆安全管理规定确定车辆安全管理要点组织实施车辆安全管理制度对车辆安全管理进行巡检组织车辆参加年审接受车辆年审进行整改审核并更新年审记录年审记录存档结束开始车辆安全巡检记录表格模板：车辆油卡充值申请表：车辆油卡充值申请表VehicleGasRechargeableCardApplicationForm申请人Applicant申请日期Date年月日YMD充值说明Description车牌号码LicenseNo.剩余金额Remainingamount充值金额Rechargeableamount现行油价人民币PresentgaspriceRMB/升L油卡充值金额合计Rechargeabletotalamount油卡充值审批Examineandapprove车辆主管签字VehicleTeamLeader行政部负责人签字财务总监签字CFO市内出车登记表：日期车号驾驶员出车时间事由或地点返回时间里程数备注出车返回车辆登记列表：项次车型车号责任人购置日期购买价格引擎号码排气量保险单编号商务舱轿车12车辆检查日志：使用时间自月日时分至月日时分目的地同车者使用目的司机开车前检查日志开车前检查检查车辆四周刮伤□无□有后视镜□无□有爆裂□无□有胎压□正常□不正常备胎及千斤顶□无□有检查车底漏水□无□有漏机油□无□有打开引擎盖冷却水量坐驾驶座汽油剩量喇叭□佳□不佳方向灯□佳□不佳雨刷□佳□不佳灯关□佳□不佳出发时间时分回公司时间时分指针所示距离自km至km共km被给汽油量用后检查异状□无□有故障处及行车过程中性能不佳状况车辆请修表：表单编号：日期：年月日车号请修前里程数请修申请人请修项目1．2．3．损坏原因1．2．3．预算金额修理厂家审核意见1．2．3．管理部门审核部门总经理主管主管经办人经办人保养记录表：车号发动机号公司编号使用单位主要使用人司机保养记录年度保养项目金额保养前里程表数经手人签章主管签章月日合计本月费用汽油金额保养金额修理金额合计车辆加油记录表：车牌号码车型加油日期司机经办人加油前油量指数所加油量油费最终审批人市外派车计划单：森达美中国企业管理有限公司市外派车计划单申请部门：申请人：驾驶员：车号：车辆去向事由出发时间预计返回时间实际返回时间实际行驶里程备注：标明乘座人数,所需车型,及其他要求申请日期：年月日申请部门领导签字：行政部领导签字：调度签字：说明：本单一式两联,第一联申请部门留存,第二联司机出车,填写行车里程后,交车队队长留存车辆事故现场记录单：司机乘车人员部门事故发生时间年月日□上午□下午时分事故种类□1．人车相撞□轻伤□住院□重伤□病危□死亡□2．车辆本身□颠覆□冲撞□冲出路外□零件损坏□其他□3．车辆相撞□擦撞□追撞□冲撞□其他发生地点事故原因当事人对方姓名姓名性别性别单位单位本人地址本人地址联络方式联络方式公司地址公司地址车种年份车种年份车辆号码车辆号码驾照号码驾照号码可附现场照下来的照片备注车辆事故报告单：报告人：报告日期：年月日事故描述发生时间发生地点见证人签名警察签名处理结果我方资料对方资料司机姓名年龄姓名部门住址电话出车事由身份□驾驶□行人□其他同车人员其他人公司名称驾照种类地址编号驾照种类驾照编号取照时间车型取照时间车型车号年份车号年份车辆损坏部分及程度1．2．车辆损坏部分及程度1．2．相关意见1．2．相关意见1．2．损坏程度车辆板金损坏程度车辆板金烤漆烤漆零件零件其他其他合计合计人身人身物品物品其他其他保险公司保险公司保险单号码保险单号码职位名称：物业管理助理所属部门：行政部直接上级：行政主管岗位职责：负责公司与物业及前期施工单位的基本事务联系;公司如需物业提供任何服务,须先通知物业管理助理,由其跟物业公司进行沟通;物业公司如需公司给予协助,须先通知物业管理助理员,物业联系员应据自己所能尽量解决,如遇困难,及时向领导提出,给物业公司反馈;负责公司与物业公司所有费用的确认工作;物业公司收取费用需将费用通知单交由物业管理助理,由物业管理助理进行审核无误后,提交给行政主管,报请公司付款;负责公司所有快递信件的收发工作;公司所有收发管理工作统一由行政部负责,收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号信的发送、登记,以及特殊文件资料的递送;收到快递信件;具体工作流程如下：快递公司或邮局送达信件,统一由保安人员签字确认收取信件,随后将信件转至行政部,由行政部通知相关收件人领取信件,登记信件接收登记表见附件26;发放快递信件;具体工作流程如下：发件人将需发送信件集中到行政部,由行政部联系快递公司或邮局上门收取信件,将底单存档备查,同时建立外发信件登记表见附件27,应每天定时查看快递公司网站确认所发信件是否已送达,确认送达后应向发件人做出回复;负责协助与监督本公司维修人员的工作;如办公家具需维修,需先通知物业管理助理,由物业管理助理协调维修人员,对所需维修家具进行维修;负责协助与监督本公司保安人员维护车库车辆的基本安全;制定相关制度,保安人员需严格按制度规定到车库进行巡查,以确保公司车辆的安全;协助与监督本公司保安人员对办公区域内外的安全负责;制定相关制度,保安人员需严格按制度规定对办公区域内外进行巡查,以确保办公区域内人员与财产的安全;协助与监督本公司保洁人员对办公区域内的清洁工作负责;制定相关制度,保洁人员需严格按制度规定对办公区域内进行清洁工作,以确保办公区域内干净、整洁;统计保洁人员工作量,做好记录工作;每天工作结束,保洁人员应将所有办公室钥匙交由物业管理助理统一保管;安排值班,保障公司财产物资安全进行员工出入管理,保障员工安全进行信息保密管理,防止公司重要信息的泄漏进行公司信息系统维护和管理,保证资源内部共享和安全进行公司治安制度设计,保障公司内部安全进行消防管理,避免重大火灾事故的发生协调保洁人员进行企业清洁卫生管理协调绿化公司进行企业环境、绿化管理仓库19行政部门考勤制度自2011年1月1日起,行政部门各同仁需严格遵照公司考勤制度的相关规定,上下班须打卡并同时登记员工签到签退表,如未及时登记或与事实不符,一律按旷工处理;如遇有急事,须电话告知王苗苗,及时补假条,反之按旷工处理;自即日起,行政部门各位同仁,如有调休、加班、请假、外出等工作需要,到行政部办公室领取审批单,填写完毕后,汇总到王苗苗,月底统一交予人事部;接收信函、快件工作流程各职能部门物业管理助理外部单位开始登记筛选分送结束发来信函、文件签收接收记录存档寄送信函、快件工作流程开始登记联络相应单位处理发送结束物业管理助理各职能部门外部单位交待寄送信函、文件事宜签收接到服务要求物资申请表/GoodsAndMaterialsApplication申请部门/ApplicationDept.：填报日期date：年/Y月/M日/D序号No.物品名称Good’SName规格型号Type数量Quantity估价元EvaluateRmb用途Purpose备注Remarks单价UnitPrice总价TotalPrice物资入库账/InRegistrationFormforGoods日期Date物资名称Good’sName数量Quantity单位Unit单价UNITPRICE总价TOTALPRICE经办人operator入库人签字Treasurybysignature备注Remarks出库登记表/OutRegistrationFormforGoods日期Date物资名称Good’sName数量Quantity单位Unit领用部门Department领用人签