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如何有效处理招标质疑
来源:中国招标投标协会 日期:2009-3-18
【内容提要】招标质疑是招标代理机构在招标中经常遇到的问题。招标企业如何有效地处理好招标质疑事项，不仅关系到保证招标公平公正，维护招标市场法制秩序的根本问题、也关系到提升代理形象，建立企业品牌的重要问题。笔者从明确工作规则、
规范
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操作、提高工作质量三个方面探讨如何有效处理招计质疑。
招标质疑是指投标人对招标结果有议异，依照法定程序，向招标代理机构提出书面的质询和疑问，招标代理机构在调查核实的基础上，书面答复质疑人的过程。依照法律规定，招标质疑可以维持招标结果，也可以改变招标结果。
招标质疑是招标代理机构在招标中经常遇到的问题。仅江西省机电设备招标有限公司从2006年6月至2007年12月底统计，共接受处理招标质疑事项70个，涉及委托招标金额3亿多元。
造成以上招标质疑事项的主要原因，一是投标人专业素质的差异造成专业技术方面的认识误差。如有的质疑人没有认真仔细研究和了解招标文件，对招标产品的技术参数、产品规格、产品性能等技术问题有认识误差。二是竞争对手之间具有的排他性特点，容易形成竞争中的相互对抗。开标后，有的投标人为了拿到标的，会寻找对手的问题，力求告倒对手，以利自己胜出。这类质疑常常会出现相互质疑，反复投诉的情况。三是代理机构和专家评委会工作中的差错。招投标法规的相对稳定性和招投标实践的不断发展性之间存在矛盾，因有的规定相对滞后而引起质疑。此外，行贿受贿也是造成投诉质疑的原因。
招标代理企业如何有效地处理好招标质疑事项，不仅关系到保证招标公平公正，维护招标市场法制秩序的根本问题也关系到提升代理形象，建立企业品牌的重要问题。
一、明确工作规则，设立专职机构是做好质疑处理工作的基础
招投标的相关法规对行政主管部门处理投诉有较为明确的程序和规范，对招标企业处理质疑只有原则的要求，如何执行由企业自定。因而有的招标企业在处理质疑时，一般是哪个部门做的项目由哪个部门负责回复质疑，既当 “运动员”，又当“裁判员”，质疑人往往不服质疑回复，进而投诉到行政监管部门。建立规范的工作机制，是做好质
疑处理工作的基础。江西省机电设备招标有限公司从2005年开始抓这项工作，由公司效能监察工作领导小组负责，成立总工程师办公室并配备高素质人员专职承担日常招标质疑工作，并在公司网站上公布《江西省机电设备招标公司质疑处理暂行办法》，其中明确了公司处理招标质疑的程序和规范，以便投标企业和主管部门监督。几年来，受理质疑事项120多个，做到了件件有着落。
二、操作规范,处理准确,耐心细致是做好质疑处理工作的关键
招标质疑事项的处理必须以法律为准绳,事实为根据,做到对外耐心解释疑难,公平公正处理和解决问题;对内严格要求,及时仔细查找和堵塞漏洞,把问题解决在萌芽状态。
1.划分阶段开展工作。对于质疑问题,可充分利用法律给定的时间划分为四个工作阶段,即了解情况阶段、沟通阶段、表明态度阶段、决定阶段。了解情况阶段要充分重视质疑人的意见,通过认真调查和取证,对质疑的问题理清头绪,做到心中有数;沟通阶段要充分听取各方面的意见,摆事实,讲法理,以理服人;表明态度阶段要在原则问题上不含糊,解决具体问题讲究方式方法,让人能够接受;决定阶段要在充分沟通以后再做出答复决定。操作分阶段进行可以避免忙乱,提高工作效率,易于在法定期限内解决质疑事项.降低由质疑上升为投诉的概率。
2.按程序进行操作。在做出正式书面答复前，根据实践经验，结合工作规范，一般按以下程序进行操作:一是就质疑事项调阅项目招标一系列
资料
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(招标文件、评标
报告
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、投标文件等);二是与该项目的负责人进行沟通，了解评标时的情况，请项目负责人就质疑内容从自身角度做出说明;三是与质疑人进行沟通;四是就质疑内容向该项目评标委员会的评委进咨询，如有必要可咨询法律顾问或现场纪检监督人员;五是根据调查的结果起草回复函并报领导批准;六是在法律规定的时间内书面答复质疑。
3.处理方式人性化。在招标质疑事项处理过程中，除坚持有理、有利、有节的原则外，在处理方法和处理手段上尽可能人性化，做到文明接待、热情和蔼、耐心细致、认真负责。在核查中，主办人员要同质疑人当面或电话进行充分沟通，就其质疑的内容进行交流，依据法律法规一起判断分析，为下一步进行正式处理打好基础。回复前，再一次与质疑人进行交流和沟通，将答复内容逐条地耐心解释，在沟通中争取获得质疑人的理解和认同，然后再发出回复函。对少数不良质疑的投标人，一方面严肃指出这种行为的危害和不当，进行遵纪守法教育;一方面不一捧子打死，给予其改正机会。对有效质疑需要变更预中标人或者重新招标的事项，坚持按原则办事，有错必纠。
三、练好内功，提高工作质量是做好招标质疑处理工作的根本
1.必须规范编制招标文件。招标文件是评标、招标和
合同
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签订、履约的重要依据，能够体现出整个招标采购活动的各项要求，是关系招标采购活动优劣、招标采购质量高低的基础性文件。在招标全过程中，招标人、投标人、招标代理机构共同遵循的游戏规则就是招标文件，这是参加招标采购工作三方必须遵循的法律文件，具有法律效力。不规范的招标文件，是引起招标质疑的主要原因。所以，编制招标文件的人员须有较高的法律意识和专业素质，能在招标文件中体现公平、公正合法的原则。还需要招标企业在项目招标前期尽量进行
方案
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论证，做好招标文件的技术答疑工作。在招标文件的制作上，应统一规范用语，防止出现歧视性和岐义性的内容，给供应商平等的参与机会，力争杷矛盾解决在初发阶段。
2.必须严格规范操作程序。只有规范招标采购各个环节的操作，才能减少纠纷。操作程序以及评标过程中出现质疑.往往涉及到招标采购各个环节是否规范操作和评委是否公正评标等问题。以往处理质疑问题过程中，确实存
在有的评标专家没有仔细阅读投标文件的情况，在评标报告中也出现打分统计汇总数字有误的现象等。因此，工作人员在评标期间不能单纯只做组织工作，也要阅读和掌握各投标人的投标资料，对评标过程中的一些重要资料和数据要认真、仔细校对和汇总，确保整个招标过程各个环节的操作程序无懈可击。从而保证评标报告(归档资料)准确无误，经得起任何部门、任何时间的检查。有规范的评标程序和准确的评标结果作基础，质疑意见的回复就可以理直气壮，招标代理企业的信任程度就能得到提高，也能减少质疑和降低质疑升级为投诉的频率。
3.必须不断提高员工专业素质。招标是一项涉及行业领域众多、专业门类复杂、技术性强的工作，涉及法律、政策、经济、专业等问题。提高招标工作人员的素质，发挥其专业能力、技术水平，是保证招标质量、发挥招标作用的关键环节。随着招标领域的不断扩大，招标采购项目的技术含量不断提高，对招标工作人员素质和水平的要求也越来越高。为此，要采取多种形式加强对员工的培训，特别要加强对新进员工的培训。培训主要应以招标业务基础知识的掌握、法律法规的运用、招标的基本程序及案例分析等实用课程为重点，着重培养员工实际操作、处理问题和防范风险的能力。
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