超市盘点作业流程
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二、流程图说明 (一)盘点制度确立:含盘点方法、实地盘点周期、帐务处理、
重大差异之对策及盘损奖惩规定等。
(二)组织编制:成立任务编组,以统筹盘点作业之推动。
(三)盘点配置图:针对盘点所涵盖区域(包括后场仓库),作出完整的商品分类配置图,以利分配责任区域。
(四)事前准备:含人员出动计划、环境整理、盘点工具、顾客告知(若须停业盘点)、勤前讲习与工作分派、进货传票及商品异动资料的整理等。
(五)盘点中作业:含初点、复点、抽点作业规定。
(六)事后处理:含资料整理、计算、盘盈(损)调整、重大差异处理、奖惩实施
等。
一、资料整理、计算 (一)商场经理要确认是否全部回收?盘点单上初点、复点、抽点是否有签名?
(二)复印一份自存,原件送至财务会计单位核算。
(三)财务会计单位应于收到盘点单后,于5日内提出盘点结果报告。 (四)盘点执行单位要做成盘点实施状况报告,以作为以后改善之参考。(如表2)
执行状况 问题点 改善对策 初盘 复盘 抽盘 抽盘 复盘 初盘
(五)若在营业中盘点,则于盘点后,再读出收银机之“X账”,而以下列
公式
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,来估算在盘点时,有些商品可能会被卖出,而不能再当做存货,因此,存货盘点
的数字要做调整。
=1/2 二、盘盈、盘损调整与差异处理
(一)整体而言,商品不可能有盘盈,除非有进货无进货传票、盘点虚增或计算
错误;盘损则属是正常状况,但超过前述水准便是异常。
(二)盘损率若在2%以下,则可进行账务调整,若超过2%以上,则应参考前述制度确立的作法,追查差异原因。
三、奖惩实施
四、游离商品的处理 (一)状况 盘点后,通常会发生下列特殊状况 1.有些商品有品号,但在电脑内无品名或非此品名。
发生原因:a.标签编号错误。b.电脑编号已淘汰,但商品仍在销售。 2.有些商品有品名,但无品号。
发生原因:a.标签脱落,又无资料查询。
b.店内自行引进商品,却未呈报核准及编号。
(二)处理程序 1.退回店内清查(若盘点单有陈列架编号,极易找寻),2天内回报。
2.清查后,仍无法找出原籍的商品,一方面要列清单送交采购单
位确认,一方面将商品尽量集中,以便处理。
3.采购单位接到游离商品的清册后,逐项确认,若仍无法找出原
籍,则可以下列方式处理:a.售完为止,不再销售。
b.若商品包装已破旧,以特卖方式出售,或特价优待同仁。
1.盘点前10日确定盘点计划。
2.盘点前须对员工进行盘点教育训练,同时宣达相关盘点事项。
3.盘点抽盘人员由商场经理指派。
1.盘点5日前完成盘点区域配置图。
2.制作盘点区域配置图须包括卖场的设施(货架、大陈列区等),场内仓库区、
货架顶、后场的仓库区等,凡商品储存或陈列之处均要标明位置和编号,以便分
区负责,实施盘点作业。
3.对每一个区位进行编号,将编号写成贴纸,粘贴于陈列架的右上角。
4.盘点2日前完成手填存货盘点单,填写货架编号、商品货号。 5.手填存货盘点单,填写商品货号时按货架上陈列商品从左到右()、从上到
下()的顺序填写。
6.各部门主管须确定所有在卖场、仓库之应盘点商品都已列入存货盘点单。
7.店输入小组依部门输入手填存货盘点单之店、部门、盘点日期及货架编号、货号,由电脑系统以货架编号识别自动以组排序。 8.店输入小组输入完后,列印库存商品无货架异常表,(专柜、代销及已删除商
品不印)与营运部门核对。
9.各部门将复核完之盘点单交至店输入小组,店输入小组修正后列印一式两联的
存货盘点单、货架编号起讫号码控制表与货架编号统计表(发放盘点单时记录核
对)。
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11.理货部于盘点当日中午12:00停止收货、退货,所有进、退货资料在盘点当
天20:00前输入完毕。
12.盘点当日12点前各部门须将下列报表交予商场经理。
1)存货盘点单
2)货架编号统计表
3)货架编号起讫号码控制表
4)盘点品折损率表
5)最后一张验收单据号码控制表(或于收货、退货完毕后列印进退货清单上
交)
13.盘点前营运部门须将盘点商品进行归类整理,并整理为最易盘点点数状态,
如成组整齐排列商品。
14.非盘点商品需贴标注明非盘原因,以防错盘。
15.卖场和仓库需整齐清洁,空箱或纸皮必须另外堆放,以避免错误。
1.由盘点中控台指挥及掌握盘点进程(包括仓库盘点),盘点单由中控台统一收发并作收发记录。
2.盘点中控台将各部门盘点进度标示于盘点区域平面图上。 3.主管确认商品整理完毕,方可进行放单动作。
4.经商场经理同意,各部门开始盘点。
5.盘点人员须在存货盘点单上签名并注明员工工号。
6.盘点时按存货盘点单所写从左至右、从上到下的原则进行。 7.每一组货架都应视为一个独立的盘点单元,使用单独的盘点表,以利于按盘点
配置图进行统计整理。
8.每两人一组进行盘点,一人点,一人记,不同特性的商品应注意计量单位不同。 9.各部门主管须再次确定货架上每项商品皆填写于存货盘点单上,如有遗漏商品,可手写于存货盘点单上,盘点后由输入小组补充输入。
10.盘点数量之更改,应在错误数量上划“×”,在旁边写上正确数量,需经该
部门主管签名,否则无效。
11.仓库完成盘点后,不得移动商品,直至所有的存货盘点工作完成。
1.复盘作业在初盘完成之后进行。
2.复盘人员须在新的盘点表上填写,并在表上签名和注明员工工号。 3.复盘人员须用红色圆珠笔填表,复盘作业方法参照初盘作业方法执行,并再次
核对盘点配置图是否与现场实际情况一致。
1.经主管确定复盘完成后,可进行抽盘。
2.抽盘商品以高单价、高库存商品、初盘和复盘有差异的商品为主。 3.抽盘人员须在复盘单上签名并注明员工工号。
4.抽盘人员发现错误时,须立即通知该部门主管,并由该部门主管于存货盘点单
上签名确认。
5.抽盘人员将错误记录于复查错误记录表,并由该部门主管签名确认。 6.复查错误记录经盘点抽盘负责人整理签名确认后,提交店长。
1.主管确认抽盘完成后,开始收单。
2.存货盘点单以货架编号排序后交与中控台。
3.中控台确认无误后,存货盘点单第二联统一交财务收存,第一联交商场经理于
次日转交店输入小组。
4.存货盘点单是记录实际数量之正式文件,不得缺失。
5.任何人员不得修改存货盘点单,若有问题需再次盘点,必须在理货部开始重新
收货前完成。
1.盘点次日店输入小组须提根据存货盘点单输入存货数量。 2.输入小组列印货架漏盘表进行核对与修正,之后列印盘点核对表。 3.盘点核对表与存货盘点单交营运100%核对,若不符则送回店输入小组修改之,
并重新列印盘点核对表。
4.盘点核对表与存货盘点单经营运确认签名后送交店输入小组,不得修改。 5.输入小组将营运确认后盘点核对表和存货盘点单交财务部门。 6.财务部门检查存货盘点单是否与货架编号起讫号码控制表相符,并以20%比例抽核盘点核对表与存货盘点表之数量,若不符则送输入小组修改。 7.盘点后第二日列印盘点差异表,并产生盘点差异后进行库存更正。 8.各部门须复核盘点差异表及库存商品无货架异常表,与财务部稽核一起进行复
核重大差异商品数量,由稽核组长负责人核准,于月底前、大盘更正后由信息部
进行更正库存。
1.盘点更正后次月1日列印盘点当月1日至最后1日之商品期间损耗表。 2.营运复核期间损耗报表,如有异常需财务调整须说明原因。 3.财务主管稽核各部门调整说明,分析是否合理。
手填存货盘点单货架编号分为卖场、仓库、促销区(包括端架、堆头促销展
示区)、收银区、外仓五个区域,以A(卖场)、B(超市内仓库)、C(促销区)D、(超市外仓库)为代码表示。货架编号分为四个部分,第一部分是部门,第二
部分是区域代码,第三部分是货架流水号(三位数),以部门为单位区域编号(其
中卖场、促销区分区域以连贯流水号编号)。
13 A 012
部门 卖场代码 货架流水号
以上为例,促销区续按012往下编号(13C013),仓库和及外仓需从头另起
编号。
一、盘点分为两大部分:排面盘点和非排面盘点。
排面是指端架、堆头、展示柜、悬挂物、正常端排面
非排面是指仓库、各区、课暂存区,商管课的未打单退货区,及排面上层所堆放
整件商品。
二、盘点的工作时间安排:
1、在盘点日前两天,要求店面不收货、不退货,清理好所有单据交到店面核
算员处,以保证盘点所有数据的准确性。
2、非排面的盘点工作在盘点日的当天白天完成,盘点结束后,盘点地点应贴条
示意,不再拆除上货。
3、排面盘点应在当日营业结束后进行。
三、盘点前的要求
1、各区、各营业部在盘点前应编排盘点排面号,也就是说,在每个排面上第
一排标上A-1,第二排标上A-2,编排顺序应是从上到下,依次编排。
2、商场经理负责制作盘点区域布置图,具体包括,划分人员盘点位置、抽盘、
复盘人员名单,根据盘点布置图,具体调配人员。合理安排输单人员,人员确定
后,再填入布置图,并张贴出来,让各位员工了解自己的位置。
3、各营业部对排面商品要进行集中、归位处理,同一单品多处陈列的要集中在
一个排面陈列,类似商品不同大类,编码不合理的要尽量分开,陈列在不易混浠
的地方,仓库、暂存区在平时到货时就应按大类推放排列,盘点时,再次整理归
类,并进行一次性盘点。 4、商品归位,集中清理后,各排面理货员对所负责的排面要进行大标签、实物、
编码的核对,以达到三项相符,对于错码或串码的商品要通知营业部主管,并进
行登记,以便在盘点时按正确编码登数。
四、盘点的要求
1、盘点前的准备工作 盘点人员自备圆珠笔、垫板,清楚自己的盘点区域,认识自己的盘点伙伴,做好
分工,各盘点人员在主管处领走盘点表时要签名,以证实领走。交回时主管在交
回栏签名,以证实交回。 2、盘点应遵循的原则: 盘点开始以后,所有盘点人员应面对货架,按从左到右,从上到下的顺序开始盘
点,见货盘货,不允许使用商品作为盘点工具,不允许坐站在商品上,不允许移
动任何商品的位置,以便复盘。盘点中注意,按实物销售的最小单位进行盘点,
赠品不盘,特价商品按原价盘点,破损、失窃商品按原来实物进行盘点,并单独
列在盘底表上。
3、盘点表的填写要求 (1)盘点表一式两联,要求上下对齐,字迹工整清晰,如要涂改,则划去另起
一行书写。
(2)排面号要写在六位编码的前面,排面号按从小到大的顺序填写,不允许空
号、漏号或排面号从大到小填写。
(3)盘点表有八大要素,八大要素分别是:
A、排面号 B、六位编码 C、商品名称 D、商品规格E、商品单位 F、商品单价 G、商品数量 H、签名
(4)商品要按区填写,不同区域不能写在同一张盘底表上。 五、盘点时营业主管的工作
各营业主管是盘点的负责人,工作中应注意几点:
(1)主管对应到人员到岗情况进行检查,对未到岗人员及时上报店面。 (2)发放盘点表时,注意发多少张,回收多少张,确保单据不遗失,单据流转
的每一个环节均应通过主管,主管登记后转至下一个环节。 (3)严格检查回收的盘点表,对填写不合格、不完整的盘点表及时更正、补充。 (4)主管应及时组织人员对盘点表进行复盘,统单后交店面核算员。 (5)盘点后的扫尾工作
盘点结束后,各部门做好排面、地面卫生,清理盘点、卫生工具,做好第二天营
业的准备工作,经各营业部主管检查许可后,方可下班。 五、盘点电脑操作要求:
1、店面盘点后须当日进行录单,电脑室在盘点当日日结,记帐之后生成本月的
电脑帐存数据。
2、对于上次盘点后所有未处理的单据,电脑室必须在本次盘点之前查实原因后
按正常流程进行处理,店面不得在本次盘点后再处理任何本次盘点前应该处理而
未处理的单据,否则将对有关责任人进行严肃处理。
3、上次盘点与本次盘点之间发生的已销未记帐商品,必须在盘点前认真核实原
因后,进行重新记帐处理。
4、电脑室输单人员录入数据时应该认真核对,确保盘点实际数据与电脑录入数
据的一致。