第一条 为了加强学籍
档案
肢体残疾康复训练教师个人成长档案教师师德档案表人事档案装订标准员工三级安全教育档案
的整理立卷和归档工作，更好地为学校各项工作和社会服务，根据《中华人民共和国档案法》和有关法规，结合我校情况，制定本细则。
第二条 学籍档案是指学生自入学之日起，在受教育过程中形成的具有保存价值的各种形式的文字材料。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕（结）业等情况的重要凭证。
第三条 学籍档案管理是学校教学管理工作的重要组成部分，要求学籍管理人员以严谨负责的态度对学籍档案材料进行收集、整理、归档，交校档案馆永久保存。
第四条 学籍档案的归档范围：
一、《学籍表》；
二、《成绩表》；
三、研究生毕业审批、论文答辩及学位授予有关材料；
四、研究生论文导师评语；
五、长期、预科留学生的个人申请材料；
六、其他具有永久保存价值的材料。
第五条 归档材料的质量要求：
一、手工
书
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写应用不褪色的黑色、兰黑色材料，字迹要求工整清晰；
二、学生休学、退学、复学、转学、辅修、转系、出国、提前毕业等情况要在学籍表中注明；
三、学籍表中的照片要用原件；
四、毕业审查和学位评定的栏目中，要填写毕业审查和学位评定结果并盖章。
第六条 归档时间与归档单位：
一、归档时间：
研究生学籍档案于学生毕业的第二年暑假前归档。本专科、成教生学籍档案、长期、预科留学生学籍档案，如无遗留问
题
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，于学生毕业当年归档。有遗留问题的在学生毕业一年之内办理完毕，于下一学年初归档。
二、归档单位：
博士研究生学籍档案暂时由研究生院负责归档；
硕士研究生学籍档案自2002学年度开始由所在教学单位负责归档；
长期、预科留学生学籍档案由国际合作部负责归档；
本专科、成教生学籍档案由所在教学单位负责归档。
第七条 归档文件材料的整理立卷
方法
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见附件《北京大学学籍档案整理要求》。
第八条 归档手续。填写档案移交清单（附档案目录）一式二份，移交双方各保存一份备查。
第九条 学籍归档工作的监督、检查指导
一、档案馆会同学籍管理部门对学籍档案的形成、立卷、归档等工作进行监督和检查；
二、档案馆负责学籍档案立卷、归档工作的指导。
第十条 本细则由档案馆负责解释。本细则自发布之日起执行。一九九三年档案馆制定的《本专科毕业生学籍表归档办法》停止执行。
附件：
北京大学学籍档案整理要求
一、整理单位
（一）博士、硕士研究生和长期、预科留学生以个人为单位立卷；
（二）本专科、成教生学籍按班或专业为单位立卷，一般以40人左右立一卷。
二、文件材料排列顺序
（一）博士、硕士研究生按照学籍表、成绩表、毕（结）业审批材料、学位授予材料及其他重要材料顺序排列；
（二）本专科、成教生每卷中按照学号升序排列，每个学生的学籍表在前，成绩表在后。
三、检查与编写页号
（一）立卷前检查：核准毕业生人数，检查审批手续是否完备，归档材料是否齐全，排列顺序是否正确；
（二）编写页号：凡有文字的页面都需用铅笔编写页号。正面写在右下脚距边20mm处，背面写在左下脚距边20mm处。其中以个人为单位立卷的，应在第一页页号之前加本卷总页数。例如：9-1，9为总页数（总页数用不褪色的黑色、兰黑色墨水书写），1为第1页。
四、档号标识与编制原则
（一）档号标识：
× ×× × ××× ×××× - ×××
全宗号 档案门类号 学籍分类 单位码 形成年代 - 案卷顺序号
1 XJ 1位 3位 4位 3位
说明：北京大学全宗号为1；
学籍分类：B 博士 S 硕士 D 本专科 C 成教生 W留学生；
单位码：指党办校办给本单位的代码；
形成年代：学籍表、成绩表形成的最后年度
例如：本专科生档号标识：1XJD0012002-001为北京大学数学学院本科生2002年第001卷学籍档案。
（二）档号编制原则：博士生的档号由研究生院分别按院系、专业、学号的顺序升序编号；硕士生的档号由各教学单位按专业、学号的升序编号；本专科生、成教生由各教学单位按学籍分类编号。各类学历档号中的案卷顺序号每年从001编起。
五、计算机编目
利用北京大学档案管理系统，将案卷目录、卷内目录录入计算机，并打印出封面、卷内目录和案卷目录。
（一）研究生、长期和预科留学生学籍档案案卷目录录入的主要内容：
1、盒号：每年博士、长期和预科留学生均各从1盒开始编起，硕士生的盒号由档案馆确定，归档前不需录入；
2、档号：整理过程中以字符形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性；
3、
责任
安全质量包保责任状安全管理目标责任状8安全事故责任追究制幼儿园安全责任状占有损害赔偿请求权
者：文件形成单位；
4、题名：准确揭示卷内文件材料内容，字数不超过50个汉字；
博士生、硕士生学籍档案案卷题名应包括：院（系）专业 博士生或硕士生 姓名 ××××年毕业审批材料等内容。
长期、预科留学生学籍案卷题名应包括院系 专业 国名 留学生姓名（中文姓名，外文姓名）（性别）个人学籍材料等内容。
5、文件形成时间：即学籍成绩表形成的最后年月，如200107；
6、页数：本卷的总页数；
7、保管期限：永久 。
（二）本专科生、成教生学籍档案案卷目录录入的主要内容：
1、盒号
2、档号：整理过程中以字符形式赋予档案的一组代码，是档案的身份证号，具有唯一性；
3、责任者：文件形成单位；
4、题名：准确揭示卷内文件材料内容，字数不超过50个字；
题名应包括院系、专业、届、本科、专科生（成教生）、学籍成绩表等内容。如一个专业学生的学籍档案分成几卷的，则题名中应注明本卷起止学号。
5、文件形成时间：即学籍文件形成的最后年月，如200107；
6、页数：本卷的总页数；
7、保管期限：永久。
（三） 本专科生、成教生学籍档案卷内目录录入的主要内容：
1、序号：卷内学生排列的顺序号。一个学生一个序号，从1 开始；
2、学号：学生学号；
3、姓名：学生姓名；
4、页次：每份学生学籍成绩表的首页的页号（注：最后一份学籍成绩表需填写首尾两个页号，两个页号间用-隔开，如96-98）；
5、备注：需要说明的问题。
六、装订
去掉材料上的大头针、曲别针、订书针等金属物，加封面、封底，按封面、卷内目录、学籍、成绩表、封底顺序排列，封面和封底的大小应以文件材料中最大纸张为准，以左下方对齐，三点一线装订（塑料热装订的可二点），线在背面打结。
七、备考表及盒面、盒脊内容
填写盒内备考表各项内容；盒面的件（卷）数及盒脊的本盒起止档号用铅笔填写；盒面的归档单位等移交档案时在档案馆加盖单位名称章；将盒内备考表置于盒内文件的下面。
浙公网安备 33021202002483