大型会议会务工作流程清单环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成会议名称会议时间会议地点会议室预订根据会议形式及人数预订会议室会议确认会议事由确定与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址明确列明会议各项议题及时间、形式、会议议程主讲人等根据与会人员的类别确定房间预订的类确定酒店型，提前致电酒店人员做好准备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表电子版资料，包括会议议程、会议指引资料准备与收集（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT等）会议通知撰写通知附：资料（参见上一行）确定参会人员确定与会人数、姓名、性别、职务、联回执收集信息络方式整理通讯录（内容同上）电子版资料，包括会议使用文档正式版准备与收集、会务指引（内部）、通讯录、签到表确定会议用电脑，将所有需要展示的资储存料储存到一定的文件夹，并告知相关人员资料联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送印刷货时间打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放发送邮件联系酒店，确定房间类型及个数，询问住宿酒店预订酒店是否包括早餐确定接机人员名单、联络方式及航班到接机(车)接机达时间会议前期准备预订车辆公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员就餐形式、地外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点餐饮点确定、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处文具准备及领准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板文具取笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、会议室预订指引牌、座位牌、茶水会场桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎会场布置牌、指引牌、座位牌是否到位摄影联系与总办专业人员联系摄影事宜摄影自备数码相机会议现场抓拍用回程人员姓名、航班；联系前台确认出回程安排回程机票预订票若有需要，提前确定赠送礼品样式及数礼品会议礼品预订量，联系总办叶穗芬协助活动地点及人会后活动安排联系活动场所，车辆预订数人员报到直接前往酒店报到人员报到资料发放包括会议材料、代表证等大型会议会务工作流程清单环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成检查会议使用电脑、投影设备、音响设设备设备就绪3备、网线等是否就绪6:30--8:00桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬会场检查会场情况挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、3礼品是否到位专家会议指引会议地点指引指引与会人员到会议地点参加会议48:20-8:40查看会场中携带笔记本人数，是否需要笔记本电脑使电脑与网络充电器，网线等,通知物业管理处接待1用协助人员协助茶水茶水供给到位接待人员负责现场倒茶或饮水机到位1与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照摄影把关19:00-11:30摄影片效果把关现场抓拍用自备数码相机抓拍会场情况2专家会议会议记录录音笔录音，人员现场记录2会议第一天工若台下代表需发言，明确麦克风传递负麦克风麦克风传递1作【责人11月11日】恢复会场卫生、设备设施维护、是否有会场收拾清洁整理会场311:40-12:00物品遗漏午餐就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐411:40-12:00会场、设备准备设备就绪、会设备复查，会场布置412:40-13:10场状况经理会议指引会议地点指引指引与会人员到逸夫楼516参加会议413:20-13:40电脑与网络、茶水、摄影、会议会议过程开展同上午会议过程814:00-17:00记录、麦克风会场收拾清洁整理会场恢复会场卫生、设备设施维护、是否有317:10-17:40物品遗漏招待宴会就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐417:10-17:30组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车19:00-19:20观看二人转表演观看表演组织入座、紧急情况处理、组织出场520:00-22:00组织人员返程车辆、人员到齐，安全送达酒店22:10-22:30组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车7:50-8:10参观一汽参观一汽生产与一汽本次活动负责人合作组织参观8:30-11:00车间及园区午餐就餐地点指引带领与会人员到华天大酒店中餐厅就餐11:00-11:20组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车12:30-12:40参观一汽生产会议第二天工参观伪满皇宫与一汽本次活动负责人合作组织参观13:00-14:30作【车间及园区组织人员结束参观、安全送达逸夫楼会11月12日】组织返程14:50-15:20场布置闭幕会场设备、条幅、桌椅设施座位牌等14:00-15:00会议闭幕活动摄影、照相、人员仍按第一天安排16:00-17:00茶水、会议记恢复会场卫生、设备设施维护、是否有会场收拾清洁整理会场17:10-17:30物品遗漏闭幕晚宴就餐地点指引带领与会人员到紫荆花酒店就餐17:10-17:30会议后期工作宣传资料准备稿件撰写及照片整理宣传报道将稿件及照片发送至总裁办企业文化宣传报道发布组，进行宣传报道纪要整理会议后尽早整理会议纪要会议纪要邮件发布经领导审阅后通过邮件发布会务费用结账对会务期间发生的费用进行结账报销报销组织相关会务人员进行工作总结，梳理会务工作总结后续工作跟进工作流程中出色之处及不足之处大型会议会务工作流程清单环节后续工作跟进工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成工作任务跟踪针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理管理
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