会计学1流程文件编写说明流程管理要点说明北京北元电气集团主讲人：夏云娟、邬兵2016.11.317:50-19:00第1页/共32页分两块：流程编制法—夏云娟流程管理法—邬兵第2页/共32页一、流程文件构成：1、页眉2、文件更改一览表3、评审栏（会签）4、流程图5、正文第3页/共32页二、页眉组成：
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名称第4页/共32页三、页眉组成：文件编号原则例如：V-CP-01；R-PGP-01；HS-SCI-01；BY-ZLP-05；JT-CI-01第5页/共32页四、页眉组成：文件版本●A/0：文件编制、更改、换版以版本/更改次数为标识，●说明：1、版本可按字母A、B、C……排序（I、O禁用）；2、更改次数按1、2……表示，如A/0、A/1、A/2……。3、当文件任一页版本修改到5次时或有大幅度更改时，原文件编制部门可进行换版。第6页/共32页五、评审栏●各公司按照最新组织架构进行会签●审核、批准第7页/共32页●流程格式●流程图使用软件推荐工具：visio●流程图基本要素：1、序号2、作业流程3、责任部门4、责任人5、表单6、作业文件六、流程图第8页/共32页七、流程管理要素流程管理八要素的内容包括：1、输入（原料、半成品或信息）2、输出（产品、信息、记录、文件）3、活动（做什么）4、关系（参与的人、物、信息的关联关系）5、客户（服务对象：内部客户，外部客户）6、价值（提高效率、降低成本等）7、资源（人、机、料、法、环、资金等）8、控制。（标准、制约、责任）第9页/共32页八、流程管理定义：流程管理就是为一组存在相互“关系”的“活动”提供其运转所需的“资源”，使其在受到适当“控制”的状态下，将“输入”转化成为对“客户”有“价值”的“输出”的管理工作。第10页/共32页九、过程乌龟图案例：文件控制对质量管理体系文件进行编制、审核、批准、分发、回收、评审、作废处置等文件控制机有效证据第11页/共32页十、过程乌龟图案例：记录控制质量记录的管理（包括标识、贮存、保护、检索、保留和处置）是否符合要求第12页/共32页十一、流程文件的基本管控要点识别●会议管理基本管控要点：会议策划、会前准备、会议通知、会议实施、会议决议下发、追踪；●员工
培训
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基本管控要点：培训需求、培训
计划
项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载
、培训实施、培训评估、资料归档●员工招聘基本管控要点：招聘需求、审批、招聘实施、招聘录用、资料归档第13页/共32页十二、文件正文文件内容编写格式：1目的：阐述制定编制该文件的目的。2适用范围：说明该文件的适用范围（人、事情、物）。3定义：解释程序内容中非通用的词的含义，若没有则注明无。4职责：简单说明该文件中所涉及到的主要部门及其主要职责。5作业内容：说明该文件的作业标准（对流程图未规定的事项进行补充）。6相关文件：列出该流程所引用的相关文件的名称。7相关记录：列出该文件在内容中出现及必须使用的表单名称及编号。8管理办法：说明违反该文件的相关奖励、乐捐规定。第14页/共32页十三、文件格式管理文件格式●页面设置：页边距上下1.5cm，左右2cm；页眉1.5cm，页脚1cm。装订边页边距2cm。●页眉格式（页头）：文件名称为二号宋体字加粗(如字数偏多可调至三号),正文和页眉表格内其它内容全部为小四号宋体字，表格属性“行固定值0.7cm，3列所占比例各为1/2、1/4、1/4”●流程图格式：基本控制在一页，为五号宋体字，行间距1倍（视页面可适当调整）。第15页/共32页十四、流程优化要点1、流程内容的补充说明1）不在流程内重复描述流程；2）只对流程图内没有说明的事项重点进行补充说明；第16页/共32页十四、流程优化要点2、管理规定的简化1）重点强调关键控制点的管理规定；2）金额相同重复的管理规定进行合并；3）其它文件有明确管理规定条款的，不在此文件中再行说明；4）一般文件控制在五个条款内。第17页/共32页十五、记录15.1记录编号规定：所属文件编号-流水号+版本号，流水号为2位数字，版本号为1个大写字母。如：BY-ZLP-01-01A，表示文件编号为BY-ZLP-01的文件的第一个表格、A版。版本号从A、B、C、D…以此类推。15.2记录顺序号：（NO:)填写记录时，需编顺序号，便于记录的追溯和查找。印刷的顺序号为流水号；填写的顺序号一般为：年份+**（2位流水号），如14-08，表示2014年填写的第8份该表格。第18页/共32页十五、记录15.3记录填写模板说明1、空白表单2、记录填写模板说明第19页/共32页主讲人：邬兵流程如何优化与简化？第20页/共32页经验文字化、文字标准化、标准流程化、流程动作化、动作表单化、表单数据化、数据信息化、信息自动化：企业8化管理者的两类价值：一个管理者对公司的贡献可以分为两大类，一个叫财务贡献价值，也叫分取价值；一个是流程、制度体系建设价值，叫留存价值。第21页/共32页流程管理目的训练（技能、习性）衔接（运作共识）核算(数据)改善（习性）规范（最佳方法）第22页/共32页核心：建立努力与成果连接起来的制度流程观点：1、流程是最佳实践方法，是经验的提炼与总结！2、各项工作都可以标准化、流程化3、广纳内、外更好做法的知识4、每季都要检讨流程适用性，保持最新版5、流程编制完成只是工作的起点6、让执行人参与流程编制7、响应需求，关注‘流速’第23页/共32页流程
设计
领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计
7要点第24页/共32页1、管理机制：流程、制度、作业指导书、检验标准等方式：流程图+文字+表单作用：部门工作衍接要点：描述精准（5W2H法：什么事、为何做、谁去做、何时做、在哪里做、做到什么程度）2、管理方法：业务操作手册（具体方法、技巧、经验汇总）方式：图片+文字+工具使用：经验、方法、技巧等，方法沉淀要点：图文并茂，简单易懂，一目了然（类同手机操作说明书）举例：维新巴自主质量管理推行指导手册、人力资源管理操作指南、销售业务指导手册流程分类第25页/共32页流程的来源客户价值——战略定位——目标——主运作流程——流程——组织结构——岗位胜任力第26页/共32页流程管理两大内容1、流程简化2、流程优化第27页/共32页流程如何简化？1、流程简化：价值流分析，去掉一些不增值的动作2、目的：提升效率3、具体做法：1）流程格式、内容简化；2）去掉一切无效动作；3）减少过多的审核、审批环节；4）减少过多的表单，表单合并，减少填写工作量；5）减少不必要的数据统计与分析工作；6）控制卡与流程合并，同类流程文件合并。第28页/共32页流程如何优化？1、流程优化：高效做法替代低效做法2、目的：提升质量3、具体做法：1）新方法导入，提升流程质量；如：备库优化、工艺专业化、夜班效率提升、生产第一道工序效率提升、生产计划的前推后拉等2）表单优化，更为适用；3）更多强调方法，而非强调控制。核心：围绕目标，寻找新的更好方法达成！第29页/共32页培训后行动要求：1、各公司流程的编制方式统一化；2、流程简化、优化思路统一化。第30页/共32页第31页/共32页
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