员工报销财务管理规定
为了完善公司报销手续,确保资金安全正常的使用、凭单真实完整的保存,根据公司财务管理实施细则,制定本规定。
一、 现金报销流程
(一)员工日常报销
报销人填写报销凭单→部门经理审单、签字→部内勤检查汇总→部门主管领导审批→总经理/财务主管领导审批→会计审核→现金付款
1. 报销凭单(每月一次,26日以前,发票日期为当月和上月)
报销人填写“报销凭单”(表一)时按内容归类,在每张发票背面签字,并将发票粘贴整齐(避免压字、压金额)、注明报销原始单据张数。
报销招待费、误餐费发票时填写表二、表三;用餐小票和发票一同贴至申请单;部门经理签字。
报销出租车票时填写表四;过停费按面值归类,于空白处注明张数(如:5元10张),计算出总金额,部门经理签字。
Xxxx有限公司 报 销 凭 单
使用说明
1.原始单据对齐粘贴整齐,单据大小不得超过报销单边界。
2.报销招待费、误餐费时,要附上相关申请单。
3.报销出租车票时填在交通费一栏。同时附上出租车票报销单,由综合部签字后方可报销。
部 门
业务运营
日 期
12月16日
原始单据
29(张)
项 目
项 目
项 目
办公费
邮 电 费
招 待 费
资 料 费
修 理 费
劳动保
护费
租 车 费
160
修 车 费
交 通 费
115
停 车 费
61.5
邮递费
合计金额
(大写)
(小写)¥元
主管领导
部门经理
报销人
财务审核
出纳
表二:
xxxx公司
招待费申请单
日期
事由
记入项目
用餐地点
参加人数
金额
合计
申请人:
部门经理:
主管领导:
表三:
xxxx公司
误餐费申请单
日期
事由
记入项目
用餐地点
人数
金额
合计
申请人
部门经理
行政意见
表四:
xxxx公司
出租车票报销单
日 期
部 门
出发地
到达地
事 由
金 额
合计
申请人
部门经理
行政意见
2. 部门经理预审
部门经理应严格遵守公司制定的报销额度,超额度提供说明总经理签字。审核待报销的发票所记载的经济内容是否真实合理,在每张发票背面签字(过、停费除外),同时在“报销凭单”相应位置签字。
3. 部门内勤检查汇总(每月一份,发票日期为当月和上月)
为提高工作效率,各部门指定一名内勤,该人员对每份报销凭单及发票进行查验真伪和检查,填制“部门报销汇总表”(表五)。说明:若部门报销中有增值税专用发票的,金额和税额需分开填写,其余发票只填写金额即可.
表五:
xxxx公司
20 年___月 部门报销汇总表
报销单据:_ _ 份
报销人
项 目
金 额
税额
金 额
税额
金 额
税额
金 额
税额
小计
办公费
邮 电 费
招待费
资料费
修理费
劳动保护费
办公费小计
租车费)
修车费
交通费
停车费
交通费小计
总计
总经理/财务主管领导: 财务审核: 部门内勤:
4. 主管领导审批
“报销凭单”须请部门主管领导、总经理/财务主管领导进行审核签字确认。
5、财务审核(每月一次,暂定17日-25日)
财务人员按照财务规定对部门内勤上交的每份报销单据,按是否符合报销规定进行审核,确认签章后方可报销付款。
6、现金付款(每月一次,暂定17日-27日)
出纳人员根据审核无误的凭单经部门内勤人员签字后给予报销,同时加盖现金付讫戳记。
(二)特殊事项报销
1、公司常规性支出如工资、社保、税金等的缴纳,采取一事一单的原则请指定人员按下列顺序填制 “报销凭单”(表六),相关人员签字。
指定人员填写报销凭单 →部门主管领导审批→财务审核→总经理/财务主管领导审批
表六:
使用说明
原始单据对齐粘贴整齐,单据大小不得超过报销单边界。
Xxxx有限公司 报 销 凭 单
部 门:业务运营部
日 期
2015年12月18日
项 目
原始单据
2张
xxx费用
合计金额
(大写) 陆佰元整
小写 ¥
总经理/财务主管领导
主管领导
部门经理
财务审核
报销人
2、公司其他临时发生事项,需采取一事一单的原则进行报销,请指定人员按下列顺序填制 “报销凭单”(表六),相关人员签字。
指定人员填写报销凭单→部门主管领导审批→总经理/财务主管领导审批→财务审核
(三)现金借款及报销
借款人填写借款单→ 部门经理审单、签字→部门主管领导签字→总经理/财务主管领导签字→财务审核→领取现金→报销费用→借款单副联退还。
借款人须在借款之日起一周内报销,借款人需填写报销凭单按“特殊事项报销”流程办理。
报销的发票背面须有经办人、部门经理、主管领导会签,金额超过1000元还需提请总经理签字。
表七:
xxxx公司
现金借款单 2015年3月5日
副 联
报销日期:
报销金额:
应补金额:
应退金额:
报销人:
用途:
领用部门
业务运营部
支出计入部门
业务运营部
借款用途
采购国学诵读“寒假活动“总结、表彰会所用书籍
合计金额
(大写) 壹万伍仟元整
小写 ¥ 15000
总经理/财务主管领导
主管领导
部门经理
财务审核
借款人
二、 支票领用报销流程
申请人填写支票领用单→ 部门经理审单、签字→主管领导签字→总经理/财务主管领导签字→财务审核→填开支票→领取支票→报销费用。
1、 申请人填写支票领用单——单笔金额超过100元可用支
票;超过500元必须使用支票
申请人在填写支票领用单(表八)时需逐项填写,除固定支出(房租、水电等)外需附请示,列示资金支出明细,并核实支出是否符合公司的资金使用审批权限。
xxxx公司
支票领用单 2015 年 2 月 3 日
领用部门
家庭部
支出部门
家庭部
附 件
2 (张)
项目编码
项目名称
合同
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号
收款单位全称
北京科技发展有限公司
用途
金 额
大写: 玖仟柒肆拾元整
小 写:9740
总经理/财务主管领导
主管领导
部门经理
财务审核
支票号
出 纳
经办人
2、审核
申请人持支票领用单交部门经理、部门主管领导、总经理/财务主管领导审核、签字。申请人持完整的支票领用单交财务部审核。
3、 领用
出纳员根据审核无误的支票领用单,按公司《财务管理规定》中关于支票管理的规定登记、填写、打印相关信息,加盖银行预留印件后交支票申请人使用。
4、支票报销
支票申请人须在领用支票起一周内报销,未按时报销的禁止再次办理,催款无效时从申请人工资中扣收。报销的发票背面须有经办人、部门经理、部门主管领导会签,金额超过1000元提请总经理签字。