会议管理案例分析

会议管理案例分析 案例一 会前准备如何做 波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会。参加的有本单位、外单位的人员。总 经理让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产品操作演示。而公司没有放映机。租界放映 机的任务交给了总经理秘书刘小姐。会议召开的时间是8月9日上午十点整，而资料放映的时间是十 点十五分。刘小姐打电话给租聘公司，要求租聘公司在9日上午九点四十五分必须准时把放映机送到 黎明大厦的会议厅。 9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作。刘小姐一看表，呀， 已经九点五十分了，放映机还没有送到。刘小姐马上打电话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地 来宾以陆续进厂，刘小姐心急如焚`````` 思考 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 : 1、 假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应该如何处理, 2、 假如放映机在十点十分还未送到，你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程, 3、 向总经理报告后，你还应该做些什么, 4、 召开大型会议前各种准备工作，包括印象、电子类装置应提前多少时间安排, 案例二 一次某地当代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽得到补 救，但终是一件憾事，并受到批评。 事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国 际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一项目在开 幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象 只记住已删掉奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未家注意，因此对于在大会上宣布“奏 国际歌”时无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。 会后领导同志捉，这一事故该给予批评，吸取教训。但在关键时刻能得到即使不久，这是好的，这一 点值得表扬。 思考题: 本案例中，会务准备方面存在哪些问题, 案例三 名山公司要召开2003年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议 简报 工程竣工验收简报对口支援简报控辍保学的简报义务教育法简报棋类比赛简报 、使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。 请分析问题所在。 案例四 5月份是鲜花盛开的季节，某市的精神文明表彰大会选在5月上旬的一天召开。开幕这天上午， 市政府礼堂主席台上摆满了鲜花，台下参加大会的人员已坐满了所有的坐椅，领导同志也到休息室等 候，会场播放着悦耳的歌曲。这时距预定的大会开幕时间还有15分钟。 负责这次大会会务工作的室政府办公室田主任习惯地在会场周围巡视了一遍，检查有无不足之 处。一位记者走到他身边提出建议，说主席台的背景两侧应插上红旗才显得庄重。田主任一想:“有 道理，我怎么原先就没有考虑到呢～”于是他立即将全体会务人员调到主席台上，要求重新不止主席 台，搬走部分鲜花，在主席台背景两侧各插上3杆红旗。当场有同志告诉他，只剩15分钟大会就要 开幕了，恐怕来不及改动。田主任却自信地说:“时间是够用，干吧～”主席台的红色大幕被重新拉上 了，只听见里面响起一阵杂乱的搬动声。 然而，15分钟已经过去，主席台并没有像田主任估计的那样在预定的大会开幕时间之前就重新布 置好，大会被推迟了近20分钟才开幕。市政府领导对此很不满意，批评了市政府办公室主任。这件 事在与会者中也造成了不良影响。 思考题: 1、 为什么大会会延迟开幕, 2、 田主任的决定存在什么问题, 案例五 会见与会谈的安排 南方职业技术学院是一所以培养文秘类、计算机类和商贸旅游类为主要特色的全日制高等等职业技术学校，学校占地10万平方米，建筑面积6万平方米，设有公关文秘、电脑文秘、涉外文秘、计算机应用、计算机网络技术、电子技术、电脑美术设计、幼儿教育、外资企业管理与服务等10个专业，在校生4 500余人，每年除有500名毕业生对口报考高职外，约有1000名毕业生走上就业岗位。为此，该校专门设立了就业办公室，负责学生的就业指导，搜集用人单位信息，向用人单位推荐应届毕业生。 又到了毕业生推荐的时节。由于南方职业技术学校近年来每年均向X X工业园区的外资企业输送600多名毕业生，而且通过毕业生跟踪调查，毕业生对就业去向普遍反映很好，用人单位也对该校毕业生多有青睐。为此，学校决定邀请X X工业园区管委会领导来校会谈，一方面征询用人单位对人才培养的意见和建议，另一方面了解今年工业园区对应届毕业生的需求，向工业园区推荐毕业生。 4月上旬，苏州工业园区管委会主管人力资源的副主任、人力资源部经理、办公室主任和秘书共4人莅临南方职业技术学校，与学校校长、副校长、就业办主任及秘书在学校会议室举行了会谈。 会谈期间，双方领导分别介绍了各自的情况，并就今年7月中旬南方职业技术学校向X X工业园区5家外资企业输送800名应届毕业生达成了意向。 思考题:模拟演示会谈的程序(标明宾主双方的座位安排与合影布置图)和秘书做会议记录。 案例六 某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到了媒体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名台和座位，会议主办方十分尴尬。 请分析问题所在。 案例七 海潮公司正在召开新产品质量鉴定会，会务工作人员黄嘉正在会务组值班室值班，这时进来一位西装革履的先生，声称要找一位鉴定专家有事，黄嘉便让他自己到会场去找，这时，一个工作人员匆匆跑来，告诉她会议的电源插口有了问题，让她快找公司的电工师傅，黄嘉说:“今天是周六，我哪知道他在哪啊,”于是，便不再管。过了一会儿，她看了看表，快下午5:00了，估计不会再有什么事，便离开了公司。 请分析问题所在。 案例八 会场布置 菁菁饲料工业总公司是一家国有老企业，年产200万吨“龙”牌系列全价饲料，工艺设备先进，技术力量雄厚，饲料产品系列配套，特别是公司采用国际先进配方后，生产的“龙” 牌系列全价饲料含有畜禽生长所必需的各种维生素、氨基酸、微量元素、抗菌素及营养素，具有营养全、饲料省、长得快、防疾病等特点，为不同品种、不同生长阶段的畜禽提供充足的营养物质。产品经公司下属的大壮猪场试验饲养，外贸出口猪优良品质率名列全国前茅，产品还被认定为全国优质产品。 再过一个月，就是企业成立50周年。为此，公司已决定举办一系列纪念活动，一方 面回顾总结企业50年来走过的历程，继承和发扬当年艰苦创业的优良传统和精神，另一方面是研究确定下一步企业发展战略，寻求新的发展机遇。 在系列纪念活动中，安排了4次会议: (1)庆典大会。邀请市领导、行业协会领导、新闻记者、有关专家、客户代表、退休老职工，以及企 业员工代表约300人出席。根据会议方案，主席台将安排3位市领导、2位行业领导、2位专家、 1位客户代表、1位退休老职工和企业总经理、副总经理共11人就座。 (2)报告会。请2位专家讲授饲料行业的发展状况、新技术及国外发展现状等。会议规模为100人。 (3)企业发展战略研讨会。邀请研究院所、高等院校及行业机构的专家、学者以及金融界人士20人 与15名企业中层以上领导干部，共同研讨企业下一步的发展战略，请专家为企业把脉，为企业 开出处方。 (4)劳动模范座谈会。拟邀请企业内各级劳动模范11人，与企业4位党政领导及工会主席进行座谈， 回顾创业历程，听取劳模对企业发展的意见和建议。 本着节俭办会的原则，根据公司的安排，4次会议的会场布置均由公司秘书小武负责。 思考题: 分别设计以上四场会议的会场布置方式和主席台座位安排。 案例九 华夏企业协会举办了“华夏公司融资操作研讨会”，此次会议邀请了国内一批顶尖的经济学家、管理学家到场发表演说，各大媒体闻风而动，齐聚会场。邓林负责会议的信息宣传工作。她因事先对情况估计不足，当许多记者向她索要新闻稿、宣传资料、专家讲座大纲时，无法满足对方的要求，协会领导向她询问各大媒体对会议的报道情况时，她也没有做好简报收集、留齐各种资料，无法为领导提供适用的信息。 请分析问题所在。 案例十 风雷公司在2002年末召开了改革企业管理 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 新春座谈会，会上各个部门的职工代表就如何改革现有的企业管理制度纷纷献计献策，公司总经理在做会议总结之前，让助理许茹收集会议各方面的信息，许茹从简报、会议记录和群众来信中搜集了一些资料，但总经理却认为她没有能够提供一些反馈信息，希望她能改进这方面的工作。 请分析问题所在。 案例十一 某公司日常管理比较混乱，秘书没有将公司会议记录立卷归档，经常发生找不到会议文件资料的事情。一次，公司与合作方经过几次协商，双方签署了一个项目的合作意向。不久，双方约定再次商谈并签订正式文本。然而，当需要签署意向书时，秘书在自己所保存的文件中无论如何也找不到了。当合作方听说此事后，中止了与该公司的合作。 请分析问题所在。 案例十二 开具发票时有出入怎么办, 公司员工小张去某城市参加全国电子产品交流会，会期一周。按照会议通知，他交了1600元的会务费，组织方开具了发票。小张回来报销时，财务处说发票无效不予报销，原因是发票上缺少财务章。小张马上与会务组织联系，几经周折才联系上，对方称他们的发票是正式的，不可能没有财务章。让小张将发票寄给他们，如果确实有问题愿意承担责任。 请分析问题所在。 案例十三 会议方案制订 中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一，去年实现销售额8亿元人民币，产品30,出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到了同行业的先进水平。为适应生产规模的进一步扩大，去年底，该公司又扩建了1万平方米厂房，增加了3条国际先进的生产流水线，使显示器年生产能力达到了100万台。 产量增加了，销售必须跟进。目前，中迅显示器有限公司在全国设有300多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议，由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景;研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果;生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况;销售部总监介绍公司产品的销售情况;公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰50家优秀代理商。会议期间，还要组织与会代表参观企业，利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会，安排代表游览上海市内的几个景点。 为保证会议的成功举办，公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心，食宿也在上海国际会议中心。同时各部门抽调10人组成大会筹备处，由张副经理负责，具体工作包括准备会议所需文件、材料，寄发会议通知，接待，安排食宿，布置会场，联系上海国际会议中心及旅游景点，预订返程车、船、机票，邀请新闻媒体，组织联欢晚会，购置礼品等。总经理还特别强调，要在保证会议隆重、热烈、节俭的前提下，尽量让代表们吃好、住好、玩好。 根据公司领导的意见，张副经理立即从各部门抽调了10位同志成立了大会筹备处，并召开了会务工作会议，对会议准备工作进行了部署和分工。 思考题: 1(为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案。 2(根据会议的规模、层次和主题，会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作。 3(以筹备处的名义提交一份本次会议经费预算方案报总经理审批。 4( 请根据会议的内容制作一份会议日程表(要有日期、时间、内容安排、地点、参加入、负责人、 备注等项)。 5(请根据会议内容拟写一份会议通知。 6(制作一份会议签到单。 案例十四 某公司要举办成立大会，请了有关单位的领导参加，小李负责嘉宾的邀请。她用电话通知各位嘉宾，但有的嘉宾电话没通，所以没有找到，事后她把这件事忘掉了，会前也没和嘉宾再次确认。对于重要嘉宾发出了邀请函，但邀请函不是十分美观，比较简陋。结果开会那天，来的嘉宾很少。 请分析问题所在。 案例十五 新闻发布会 北国商品城坐落在经济强市M市繁华商业街上。该商城总投资2亿元，总建筑面积20万平方米，拥有1000多间铺位，是一个集物流、小商品批发、生活娱乐、电子商务等各项功能为一体的大型批发市场，年交易额50亿元以上，现已成为M市的采购中心、物流中心、商贸中心。 为了进一步打响北国商品城的品牌，商城邀请五圣瓤策划公司进行策划设计。五圣髓策划公司为其设计了“热情、豪放、超越”的企业理念，并形成了系统的CI规划体系，充分体现了商品城领导的高瞻远瞩和策划大手笔。 2004年12月25日，北国商品城在名都大酒店举办新闻发布会，向社会隆重推出CI识别系统。到会有市、局级主管商业的领导、社会知名人士、业主代表。在新闻发布会上，北国商品城的吴总经理介绍了商城的情况及今后的经营规划，公关部经理孔丽小姐向与会人员宣读了CI宣言，并展示了部分VI设计，M市程副市长莅临到会祝贺，他对北国商品城所取得的成就充分地予以肯定，五圣CI策划公司首席设计师张娜对设计意图进行了说明。新闻发布会上，记者提问十分活跃，就商城领导人和前景发展进行了采访。本次新闻发布会，由北国商品城行政部经理洪瑶主持。 与会人员相信，随着商城CI的导入，北国商品城将更具知名度，而且能为更多的业主带来“钱景”，达到“共赢”的目的。 思考题: 1、请列出该商城新闻发布会的程序。 2、根据职业情景提示的资料模拟演示新闻发布会的场景。 3、要求每位发言人都以相对应身份角色的发言，每位记者都应提问。 4、新闻媒体的名称由同学自拟，采访用的话筒、身份牌由学生自行准备。 5、发言材料及提问根据情景材料设计，允许在此基础上做适当的延伸和扩展。 6、将新闻发布会录像，待实训结束后，在班里播放，进行评价。 案例十六 签字仪式 江海学院是一所省直属重点职业学校，学校占地1000亩，设置中、高职15个系，开设35个专业，专任教师700多人，其中高级职称教师占全体教师人数的30,，现有在校生5000多人。江海学院原是专门以培养水利、渔业、海洋作业等专业人才为主的学校。为进一步整合办学资源，拓宽学校办学空间，学校确定了“将学校建成一所省属重点综合性学校”的战略目标，在学校设施、师资、专业建设上投入了很大的资金。因学校坐落于全国知名的化工城，学校拟发展地方特色专业，利用现有资源，对学校的专业进一步拓展，决定筹建化工系。 兴华化工集团是化工城中规模最大的一家国有企业，以前曾人选“全国十大化工企业”。现有员工10000余人，企业每年产值近20个亿。兴华化工学校就是该企业直属的一所中等专业学校，是国家级示范中专，学校的化工专业为示范性专业，办学水平一流。这几年来，很多地方的中专学校都已升格高职院校或被高校合并，中等专业学校的办学空间越来越狭窄，他们了解到江海学院正在筹建化工系，马上与江海学院进行了联系。江海学院领导经过分析，认为合并兴华化工学校对加快学校建设化工系有着积极的意义，学校在师资队伍、实习基地建设、 专业办学经验、专业拓展、学生就业上将更具实力’，有利于加快学校向综合性大学迈进。随后，双方进行了多轮的协商谈判，最后达成了一致意向。 一个月后，兴华化工学校师生员工喜气洋洋，江海学院与兴华化工集团的签字仪式在该校多功能厅隆重举行。本次仪式由兴华化工学校办公室何主任负责筹备，参加的领导有兴华化工集团总经理、人力资源部经理、办公室主任、兴华化工学校校长、副校长，江海学院参加的有院长、教学副院长、学院办公室主任、教务处处长及化工系主任，同时还邀请了当地的新闻媒体记者参加。签字仪式上，大家举杯庆祝，共同祝贺这次合作的成功。 思考题: 1、草拟一份签字仪式的准备方案。 2、布置模拟签字厅。 3、模拟演示签字仪式。 4、参加实训的双方须简单演示见面 礼仪 关于商务司机的礼仪须知经典商务礼仪礼仪中的美术巫鸿教师职业形象与礼仪文明礼仪主题班会 ，在着装上适当修饰。 案例分析—— 婚宴和政府会议的冲突 一、事情经过 一位姓张的先生在某酒店订了20桌婚宴，时间安排在5月18日17:00至20:00左右，地点在该 酒店的多功能厅。但在5月16日，该酒店接到市政府的一个紧急政治任务:全省将有一个300 人的重要会议安排在该酒店我功能厅举行，时间是5月18日14:00至16:30。本来会议时间 与婚宴时间并不互相冲突，但就在会议举行前一天，会务组突然告诉饭店，会议时间可能会延长 1小时，至17:30结束。 二、问题:此时，如果你是饭店会议服务经理，应该怎么做来缓解这个时间上的冲突, 三、请分析以下可能采用的做法 : 1、将实际情况告诉订婚宴的客人:酒店接到的是政治任务，没有办法推却，并向客人道歉，请其将 婚宴安排到其他酒店。如客人提出赔偿，则也可以考虑，费用可向会务组收取。 2、若有可能，将婚宴临时安排到其他餐厅举办。 3、说服客人延迟婚宴举行时间1小时。 4、请政府会议尽量提前举行，确保17:00能退出会议场地。同时，在开会之前提前将大部分婚宴 用品置于会场一角，安排足够人力准备紧急调派，以备会议一结束即能布置现场。向客人说明实 情，请求婚宴延后25-35分钟举行。