广东工业大学财务报销指南2013版

财务处各科室职责及办公服务信息财务报销指南PAGE2PAGE29财务报销指南广东工业大学财务处编著二〇一三年十一月前言前言由于新《高等学校财务 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 》以及其他财经法规的出台，对高校经费开支提出了新的要求。为了帮助广大教职工及学生快速了解财务报销规定和报销程序，财务处组织有关人员编写了《广东工业大学财务报销指南》。本指南包括公用经费报销、差旅费报销、科研经费报销、基建经费报销等十一部分内容，每一部分都明确了特定经费的支出范围、支出 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 、审批权限、审批手续、票据类型以及办理本经费报销所需的工作程序。报账人员可以根据需要在本指南目录中找到相应内容的页码，并按照该页码对应的说明了解本人所办业务的相关要求，从而尽可能将所办业务需要的资料及手续一次性提供完毕，减少来回修改、补充资料以及询问所需要的时间。希望本《指南》能给广大师生办理财务业务带来方便，节省您宝贵的时间，有不详尽之处敬请多多指教。感谢您对财务工作的一向支持！广东工业大学财务处2013年11月1日财务处各科室职责及办公服务信息科室主要职责办公地址办公电话计划管理科预算经费的日常控制与管理；收费政策(全校各种收费项目、收费标准的核定和审批）、税收政策、自筹基建立项、合同审核、、贷款等业务的管理；全处行政事务管理。大学城行政楼40839322996审核科审核各项业务的原始凭证的正确性、合法性；各项经费指标及专款的日常控制；人员经费、公用经费和科研经费的日常报销、查询和咨询业务；工资、奖酬金等项目的发放；现金收、付业务，银行存款收、付业务。大学城行政楼40339322369HYPERLINK""财务管理科全校的会计核算；创收基金的结算与分配；科研经费的日常管理；基建财务；票据管理；账务管理及财务决算；计算机财务系统管理；全处会计档案的装订、分类编号、编目、保管工作；查询以前年度会计账目。大学城行政楼40239322732收费管理科各类学生学费的收取、清缴等学费管理工作；负责学生助学贷款管理工作；提供有关高质量的统计、分析资料；审批各类学生退学费、住宿费事项。大学城行政楼40239322731校园卡管理科校园卡和工商银行卡的办理，包括教职工和学生个人身份信息的采集、核对、传递和发放；校园卡的充值、挂失、冻结、解挂、补办和注销。大学城学生宿舍东10一楼39322361工资结算科工资及奖酬金等个人经费的核算及代发；公积金管理；个人所得税代扣代缴。大学城行政楼42839322733校区财务科审核各项业务的原始凭证的正确性、合法性；各项经费指标及专款的日常控制；会计资料的查询及日常报销业务的咨询；代收学生学杂费；现金收、付业务，银行存款收、付业务；会计档案管理；校区其他综合业务管理。东风路图书馆一楼37626056龙洞行政楼32087081718番禺实验楼20222629111后勤财务科后勤部门财务管理及会计核算；审核各项经济业务的原始凭证的正确性、合法性；各项经费指标及专款的日常控制；会计资料的查询及日常报销业务的咨询；现金、银行存款的收付业务；各项税种的申报、清缴；会计档案管理；学校二级企业财务管理。大学城综合楼20839322899（每周二下午业务学习）目录目录TOC\o"1-3"\h\z\uHYPERLINK\l"_Toc371035647"1.部门经费业务办理PAGEREF_Toc371035647\h1HYPERLINK\l"_Toc371035648"1.1部门经费报销流程图PAGEREF_Toc371035648\h1HYPERLINK\l"_Toc371035649"1.2部门经费报账指南PAGEREF_Toc371035649\h2HYPERLINK\l"_Toc371035650"1.3部门经费支出范围及注意事项PAGEREF_Toc371035650\h3HYPERLINK\l"_Toc371035651"2.科研业务办理PAGEREF_Toc371035651\h4HYPERLINK\l"_Toc371035652"2.1科研项目管理流程PAGEREF_Toc371035652\h4HYPERLINK\l"_Toc371035653"2.2科研项目业务办理指南PAGEREF_Toc371035653\h5HYPERLINK\l"_Toc371035654"2.3纵向科研经费管理指南PAGEREF_Toc371035654\h7HYPERLINK\l"_Toc371035655"2.4横向项目报销指南PAGEREF_Toc371035655\h10HYPERLINK\l"_Toc371035656"3.差旅费报销业务办理PAGEREF_Toc371035656\h12HYPERLINK\l"_Toc371035657"3.1差旅费报销指南PAGEREF_Toc371035657\h12HYPERLINK\l"_Toc371035658"3.2探亲费、毕业报到、调入报销流程图PAGEREF_Toc371035658\h13HYPERLINK\l"_Toc371035659"4.固定资产购置、报账业务办理PAGEREF_Toc371035659\h14HYPERLINK\l"_Toc371035660"4.1固定资产购置、报账业务流程PAGEREF_Toc371035660\h14HYPERLINK\l"_Toc371035661"4.2固定资产购置、报账业务指南PAGEREF_Toc371035661\h15HYPERLINK\l"_Toc371035662"5.票据业务办理PAGEREF_Toc371035662\h17HYPERLINK\l"_Toc371035663"5.1票据业务管理流程PAGEREF_Toc371035663\h17HYPERLINK\l"_Toc371035664"5.2票据业务办理指南PAGEREF_Toc371035664\h18HYPERLINK\l"_Toc371035665"6.发票业务办理PAGEREF_Toc371035665\h19HYPERLINK\l"_Toc371035666"6.1发票业务办理流程PAGEREF_Toc371035666\h19HYPERLINK\l"_Toc371035667"6.2预借发票业务流程PAGEREF_Toc371035667\h20HYPERLINK\l"_Toc371035668"6.3到账款项发票业务流程PAGEREF_Toc371035668\h20HYPERLINK\l"_Toc371035669"7.部门酬金、研究生津贴和劳务费发放业务办理PAGEREF_Toc371035669\h21HYPERLINK\l"_Toc371035670"7.1部门酬金、研究生津贴和劳务费发放流程图PAGEREF_Toc371035670\h21HYPERLINK\l"_Toc371035671"7.2部门酬金、研究生津贴和劳务费发放指南PAGEREF_Toc371035671\h22HYPERLINK\l"_Toc371035672"8.教职工公积金业务办理PAGEREF_Toc371035672\h23HYPERLINK\l"_Toc371035673"8.1教职工公积金提取业务流程图PAGEREF_Toc371035673\h23HYPERLINK\l"_Toc371035674"8.2教职工公积金提取业务办理指南PAGEREF_Toc371035674\h24HYPERLINK\l"_Toc371035675"9.基建项目款项支出业务办理PAGEREF_Toc371035675\h26HYPERLINK\l"_Toc371035676"9.1基建项目款项支出业务办理流程PAGEREF_Toc371035676\h26HYPERLINK\l"_Toc371035677"9.2基建项目款项支出业务办理指南PAGEREF_Toc371035677\h27HYPERLINK\l"_Toc371035678"10.教工校园卡相关业务指南PAGEREF_Toc371035678\h28HYPERLINK\l"_Toc371035679"11.基金会接受捐赠业务办理指南PAGEREF_Toc371035679\h29部门经费业务办理1.部门经费业务办理财务处负责人审批经费主管校长审批≥10万经办人粘贴填写原始单据①部门经费负责人签字审批③验收人签字复核证明②不通过财务人员制单⑥通过出纳人员办理资金结算⑧经办人将报销原始单据递交审核科④通过单笔金额大小＜3万≥3万不通过财务人员审核⑤财务人员复核⑦1.1部门经费报销流程图财务报销指南部门经费业务办理1.2部门经费报账指南序号业务流程流程说明注意事项①经办人整理粘贴原始单据、填写报销单1.经办人按要求将原始报销单据分类粘贴在“广东工业大学粘贴票据专用纸”上；2.差旅费封面填写“差旅费报销单”，其他费用封面填写＂汇总报销审批单＂；3.经办人仔细核对填写报销金额和附件数，并在经办人处签名。1.将原始报账单据按照设备费、材料费、办公费、通讯费、路桥费、招待费、差旅费等进行分类整理粘贴；2.原始单据粘贴完毕，需将凭证张数、金额填列在汇总报销审批单或差旅费报销单上，以方便会计人员核对；3.报销金额3万元以上的对外经济业务，需附合同及合同审批表；4对不按要求粘贴整理的凭证，会计人员有权拒绝受理。②验收人签字复核证明验收人检查、证明经手人办理的业务以及票据真实无误后，在验收人处签字。③部门经费负责人审批签字部门负责人审查经费开支是否真实、合理、合规，无误后在“负责人”栏签字批准。1.单笔报销费用：金额≥3万元的需财务处负责人审批；金额≥10万元的需经费主管校领导审批；2.各负责人必须严格遵循国家及学校有关财务、经济规章制度，认真检实、审批，以事实为依据，把好经费开支第一关。④经办人将报销单据递交审核科经办人将报销单据和经费本装入信封，信封上写上联系人姓名和电话，送递至审核科总复核岗依次排队。1.信封排队后无需等候，轮到时审核人员将电话通知联系人；2.办理请款等紧急报账业务可到对外审核窗直接办理，无需排队；3.办理汇款业务需填写汇款通知书。⑤财务人员审核审核发票等原始单据的真实性，经费开支的真实性、合理性、合规性，无误后在相应栏签字批准。1.各经费支出必须在预算范围内列支；2.假票、不合规票据、无关票据一律不予报销。⑥财务人员制单财务人员按审核后的金额，制作并打印会计凭证。⑦财务人员复核审核会计凭证是否正确并签章确认。复核人和凭证审核人不能为同一人。⑧出纳办理资金结算经办人确定无误后在会计凭证上签名，现金（银行）收付业务到现金（银行）出纳窗口办理。1.现金业务使用广州工商银行卡刷卡结算；2.超过现金支付限额不得使用现金结算；3.农业银行支票需在国库网上申报支付令后方可使用。1.3部门经费支出范围及注意事项类别支出范围可报销票据类型注意事项综合办公费电话费、交通费、差旅费办公电话费、租车费、汽油、路桥、停车、车船机票住宿费等1.租车费需附租车说明（校车队用车除外）；2.汽油发票单张不超1000元，不得报销柴油；3.不得报销月保停车费。办公费其他用于日常办公的费用办公用品、资料费、印刷费、差旅费、办公设备购置等1.报销耗材、用品、图书需提供销售单位盖章的货物清单；2.不得报销汽油费及电话费；3.如需购买政府采购目录中的设备、物品，需统一采购并办理相关手续；4.购置家具、办公设备单价≥1000元需到总务处办理固定资产登记手续。本专科实验费用于添置本专科实验教学过程中消耗、低值易耗品以及仪器设备维护材料、元件、器件、试剂、玻璃器皿、小工具、量具等低值易耗品，仪器设备维修费等未经实验室与设备管理处批准，不得超出上述范围开支实验室维持费，更不允许挪作它用。教学差旅费开展教学实验、教学考察、业务调研、学术交流等所发生的交通费、住宿费、会务费等汽车票、的士票、地铁票、轮船票、火车票、飞机票、租车票、住宿费等1.严格执行“广东工业大学差旅费报销管理办法”标准；2.不得报销同车、连号的士票；3.出差需写明出差事由，外出租车费需附说明；4.住宿费需同车船票配套在差旅费中报销，不得单独开支。学生实习费学生实习、毕业设计的相关支出复印费、打印费、装订费，公交、地铁及船票、租车费，火车票、长途客车票，外聘导师课酬及付给实习单位的相关费用等1.只允许报销与学生实习密切相关的费用支出；2.发放学生市内实习费需填写“本专科生生产实习车费核定单”，附单人一天来回车票（每人≤8元/天），制作学生签领表（内容包括学生姓名、学号、领取金额、学生亲笔签名、学院盖章）到审核科报销；3.异地实习需提供往返差旅票据，学生按同航程火车硬座金额核报，带队老师按职称标准核报差旅费；4.教师报销联系实习基地所发生的差旅费需附调研说明。学科建设业务费用于各单位学科建设的相关支出按各单位学科建设经费预算开支党建办公费党务活动相关费用办公用品、文件资料、差旅交通、会议费、考察费等1.集体外出活动需附外出审批表；2.会议费需附会议通知或邀请函等。学生活动费学生活动有关的费用举办活动用品、服装、场地布置费、租车费、相关制作费等需附学生相关活动通知备注：1.发票抬头统一为：广东工业大学，填写不完整、开票单位印章模糊不清晰的发票不能作为报销凭证；2.使用部门预算资金购买图书、用品、耗材需提供销售单位盖章的购物清单，如发票内含购物明细无需附清单；3.开支的费用涉及外币时，报销前需到国际交流与合作处核签相关外币汇率；4.对外经济行为金额≥3万元需签订对外经济合同；5.报销各项费用应由当事人亲笔签名，不得冒充别人签字。财务报销指南2.科研业务办理2.1科研项目管理流程交支票到审核科银行出纳处①网上查询款项后到审核科银行出纳处①支票进账由科技处到审核科统一办理办理①银行汇款财政国库科技处办理立项手续③项目经费使用情况查询⑦财务管理科办理结题相关手续⑧财务管理科办理立项手续④审核科经费报销使用⑤项目负责人提出申请经费本遗失补办⑥明确项目经费来源①财务报销指南科研业务办理2.2科研项目业务办理指南编号流程类别流程说明注意事项①经费到账确认　支票进账1.经办人持科研项目合作方开出的支票到审核科银行出纳处并填写“广东工业大学缴款单”办理支票进账。2.经办人持退回的黑色联缴款单前往科技处办理立项手续。1.由于支票的进账需要得到银行的确认（所需时间一般为5个工作日），经办人可先持黑色联缴款单前往科技处办理立项手续。2.发票开具手续或预借发票注销和经费本入账手续则需等到银行到账确认后才可办理。3.如支票进账不成功银行出纳会及时通知经办人重新办理经费进账手续。银行汇款1.在财务处主页左上角“教师及学校经费到账查询”模块查询经费是否到校，如到账，记下“审核办理编号”后，到审核科银行出纳处办理经费到账确认手续。2.经办人办理款项的开票手续或预借发票注销手续。（办理免税可参照“开具票据”②）3.经办人持退回的黑色联缴款单前往科技处办理立项手续。如款项涉及多个项目，需所有项目一同办理立项手续，不能单个或部分项目办理立项手续。财政国库1.由财务处审核科通知科技处有关科室。2.科技处凭广东省财政厅拨款公文到财务处统一办理本次财政国库专项的立项手续。如款项涉及多个项目，需所有项目一同办理立项手续，不能单个或部分项目办理立项手续。②开具票据正常开具项目经费确认已到账后，项目负责人或经办人到财务处审核科银行出纳处办理科研经费到账确认手续，同时开具票据。1.横向经费开具增值税普通发票。（应扣税率为3.36%）2.纵向经费可以开具收款证明（不扣税）或增值税普通发票（应扣税率为3.36%）3.如需开具增值税专用发票，凭项目合同书到财务处计划管理科办理。办理免税1.经办人到科技处成果科办理免税手续（具体所需材料请咨询科技处）2.科技处办理免税手续成功后，凭相关批准文件到财务处审核科银行出纳处办理发票开具手续。1.如需预借发票的，必须先到科技处办理免税手续后，再办理预借发票手续（详见预借发票办理流程）2.免税申请获批的，税款采取先扣后退的方式处理。在开票时先扣除税款，待项目办理结题后办理税款退还。3.如需开具增值税专用发票，则不能办理免税。③科技处办理项目立项1.经办人凭缴款单黑色联和其他相关材料（具体请咨询科技处）到科技处办理科研项目立项手续。2.经办人在完成科技处立项手续后，需取得科技处的项目经费拨款通知单和项目经费本。已有项目再次到款，需凭原项目经费本到科技处办理项目再次到款手续。2.2科研项目业务办理指南编号流程类别流程说明注意事项④财务处办理项目立项经办人凭科技处的项目拨款经费通知单、项目经费本以及经费到账的银行单（在审核科银行出纳处取得）到财务处财务管理科科研经费处办理立项（或已有项目再次到款）的财务手续。如项目属于财政国库项目，另需提供广东省财政厅拨款公文。1.纵向项目必须提供项目经费预算和项目组成员名单2.纵向项目将实行项目预算额度控制，财务系统将严格依照项目预算自动对各类支出进行 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 和控制，严禁无预算、超预算支出。⑤经费使用报销到审核科按报销相关管理办法和流程，使用项目经费。纵向项目请项目负责人根据项目的目标和任务，严格按照项目预算进度和范围使用经费，严禁不按进度和超范围使用经费，确保项目经费的使用效率和使用 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 。⑥经费本使用1.原来科研项目经本已记录完结，经办人持原来的科研项目经费本到财务管理科科研经费处领取新本。新的经费本将与原来的经费本一起装订，原经费本继续有效。2.科研项目经费本需要补办的，由项目负责人以书面形式说明情况并提出补办申请，并且项目负责人签字确认。由项目负责人或项目负责人授权的经办人将情况说明提交到财务管理科科研管理处办理补办手续。补办新本后，原经费本作废。⑦项目经费使用情况查询网上查询项目负责人可通过财务处主页网站左侧“财务信息综合查询”中点击“科研经费查询”，填写相应项目财务编号（9位数字）和密码。在新窗口的导航栏中点击“项目经费查询”、“项目借款查询”等选项便可查询相应财务信息。如密码遗忘，可在收费管理科电脑维护处重置，电话39322731现场查询经办人凭项目经费本到财务处财务管理科查询项目经费的使用情况，财务处可以提供项目明细账和项目额度控制表（实行预算控制的项目）。1.因项目结题审计、中期检查等原因，项目明细账需加盖财务处公章的，请经办人在项目明细账上列明项目编号、名称、负责人姓名等信息，由项目负责人签字确认后，到财务处计划科盖章。2.项目额度控制表可以反映项目经费预算分配情况、各支出科目的使用情况和各科目的剩余额度。⑧项目结题1.财务处可提供的财务资料。项目负责人填写查询会计资料申请审批表（在财务处主页下载或直接到财务管理科领取），财务处可提供以下财务资料：项目经费使用的明细账、项目经费支出凭证及发票的复印件、学校法人资格证书和税务登记证书的复印件、相关的财务法规制度（可自行在财务处主页上下载打印）2.须项目组自行准备的财务资料。由于不同类型科研项目经费结题所要求项目经费收支统计表格式各有不同，项目组根据财务处提供的项目经费明细账按项目的预算分类如实填写以下材料：按项目结题书要求格式的项目经费使用统计表、按项目结题书要求格式的项目设备费支出明细表、其他的按项目结题书要求格式的表格。财务处负责审核数据的真实性和准确性。1.科研项目结题审核手续在财务处财务管理科办理，由于提供资料及审核需要花费一定的时间，请项目负责人至少提前5个工作日前来办理相关事项。2.免税申请获批的，经办人持科技处相关结题审批资料到财务管理科科研经费处办理结题退税手续并退回已扣除的税金。3.各类需要财务处盖章的材料，经财务处财务管理科审核后，到计划管理科盖章。财务报销指南科研业务办理2.3纵向科研经费管理指南序号类别支出范围可报销票据的类型注意事项预算调整（1）设备费购置或试制专用仪器设备、仪器设备升级改造、租赁专用设备政府采购目录中的设备，应通过设备处政府采购并办理固定资产入库手续方可报销，严禁自行采购。1.不得列支预算外设备。2.应有完整的固定资产验收入库手续。只能调减其他与仪器设备有关的的搬运费、运输费、安装调试费等。该项费用应与对应的仪器设备同时报销。（2）材料费消耗各种原材料、辅助材料及其运输、装卸、整理等费用配件、电子配件、电脑配件、元器件、原材料、图书、耗材、实验器材、实验材料等。1.列支应有合同、发票及完整的材料验收、入库、出库单。2.不得列支生产性材料、基建材料。3.不得列支大量的日常办公耗材。所购材料应当与项目研究有关。4.必须附货物清单或货物明细。清单或明细加盖销货单位相关印章有效。5.网上购物清单应能清晰辨识与发票单位一致，严禁作假。可增可减（3）测试化验加工费检验、测试、化验及加工等费用加工费、制作费、培训费、翻译费、协作费、测试费、化验费及检验检测费等。1.应当提供委托合同、测试结果报告、测试单位资质证明。2.承担校内部门间的测试，应有内部委托、内部结算的有关规定和结算凭证。可增可减（4）燃料动力费专用仪器、设备运行发生的水、电、气、燃料消耗实验气体、专用仪器设备用电，专用仪器、设备运行所用汽油等。1.不得列支不能按仪器设备单独计量的费用。2.不得列支家庭或个人用水、用电、燃料消耗等。实验用气、用水须附明细。3.专用仪器、设备所用汽柴油，应由所在学院或部门出具证明，详细标明使用汽柴油的设备名称、用于何种研究及其消耗量。可增可减2.3纵向科研经费管理指南编号类别支出范围可报销票据的类型注意事项预算调整（5）会议费由学校各学院或部门举办的学术研讨、咨询及协调项目或课题等活动而发生的费用会议费、会务费等。1.不得开支招待费、礼品费和旅游费用等。2.会议费标准严格按规定执行，严禁铺张浪费。3.要有会议通知或邀请函，报销时须附参会人员签到表。只能调减（6）差旅费开展科学实验、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等公共交通合理张数的公交票、地铁票、普通船票、的士票、短途汽车票、长途汽车票、火车票、国内飞机票等。1.严格执行国家有关差旅费的报销标准，不得报销柴油费，不得报销旅游费、景点门票、未成年人票。2.出差人应为项目组成员，应提供完整的差旅审批表、调研报告、出差目的、事由、出差人数等信息。副高及以上职称教工允许报经济仓飞机票，副高职称以下教工按同航程火车卧铺金额核报，学生按同航程火车硬座金额核报。3.出差人不是项目组成员，由学院出具说明方可报销。只能调减其他租车费、住宿费、房费等。（租车费须学院证明租车原因、乘车人数及名单。住宿费、房费须同差旅费配套报销，不得单独开支。）（7）出版，文献，信息传播，知识产权事务费购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等版面费、审稿费、专利费、网络费、查新费、收录证明费、发表费、资料费、图书、文献、软件等。（图书、资料费及文献须附清单）1.不得列支一般办公软件、广告费、普通电话费。2.大宗专业资料和软件购置支出应有预算批复。可增可减（8）国际合作交流费研究人员出国及外国专家来华工作的费用包括港澳台地区，在有立项预算的基础上，允许开支。出访目的地、国别、天数次数和人员规模应与预算相符，严格执行出国补助标准。报销时要有项目预算、邀请函、出国审批表、境外行程单、护照出入境记录复印件及出国调研报告成果。1.借款或报销时须由科技处审批。2.出国人员应当为课题组成员。3.出国人员不是项目组成员，由学院出具说明方可报销。只能调减序号类别支出范围可报销票据的类型注意事项预算调整（9）劳务费课题研究过程中支付给课题组成员中没有工资性收入的人员向课题组成员中没有工资性收入的学生和课题组临时聘用人员等发放的劳务性费用或津贴。1.应按照预算书的要求据实列支，不得计提或分摊。2.不得支出其他人员社会保险费。原始凭证上应有领款人姓名、工作单位、身份证号、负责工作、劳务时间、本人签字等信息。（领款单应在行政楼428工资科办理扣税。）只能调减（10）专家咨询费课题研究过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用聘请校内外专家劳务费、评审费和咨询费等。1.只能支付给个人，不能支付给单位。2.不能列支因学位论文答辩、论文修改的相关费用。只能调减（11）其他支出除上述费用之外的其他支出支出内容与课题任务密切相关的其他业务。如：快递邮寄费不得列支家庭或个人用水、用电、房租、物业费、燃料消耗等。可增可减2.3纵向科研经费管理指南备注：1.所有类别开支应在预算基础上严格执行，立项时没有预算的项目不能开支。2.所有类别开支的发票抬头统一为：广东工业大学。抬头书写错漏或空白的发票不能作为报销凭证，填写不完整的发票不能作为报销凭证。3.所开支的费用涉及外币时，报销前须由国际合作与交流处（行政楼5楼）核签相关外币汇率再报帐。4.所有类别与同一家企业、公司或商行有资金往来的，超过现金报销限额的应以汇款或支票形式结算。汇款业务应填写汇款通知单。5.所有类别对外经济行为，金额在3万或3万以上的，必须签订对外经济合同。6.本报销指南适用于2013会计年度，如遇相关会计法律法规、行为规范变更的，以变更为准，最终解释权归财务处。2.4横向项目报销指南序号类别支出范围可报销票据的范围注意事项①材料费消耗各种原材料、辅助材料及其运输、装卸、整理等费用配件、电子配件、电脑配件、元器件、原材料、图书、耗材等批量购买800元及以上须附清单②业务费购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等和项目相关的费用版面费、审稿费、专利费、用品、办公用品、商品、办公文具、电话费、快递邮寄费、网络费、查新费、仪器设备专用清洁用品、项目相关的工作服等其中用品、办公用品、商品、办公文具批量购买800元及以上须附清单。③差旅费开展科学实验、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等公共交通合理张数的公交票、地铁票、普通船票、的士票、短途汽车票、长途汽车票、火车票、国内飞机票等。1.不得报销未成年人票。2.省内汽油票及充值卡费用，1000元及以上严禁报销现金，应以汇款或支票结算。3.合作单位为省外的，提供相关证明，允许报销所在省份的路桥费和汽油费。4.严禁报销大量柴油票，少额支出须提供说明。5.报销境外差旅费须同时附上项目预算、邀请函、出国审批表、境外行程单、护照出入境记录复印件。6.会议费报销须有会议通知。住宿费和房费与差旅配套报销。私车公用停车票、省内小型客车路桥票、省内汽油票及充值卡费用等。境外差旅费包括港澳台地区，在有立项预算的基础上，允许开支。可报销来回机票，其他租车费、会议费、考察费、住宿费、房费等。④协作费检验、测试、化验及加工等费用加工费、制作费、培训费、翻译费、协作费、测试费、化验费及检验检测费等。严禁报销与项目无关的协作费用。2.4横向项目报销指南序号类别支出范围可报销票据的范围注意事项⑤设备费购置或试制专用仪器设备、仪器设备升级改造、租赁外带设备项目研究成果以固定资产、仪器设备的形式移交给对方的。须到科技处、设备处和国资办办理设备外带手续方可报销。报销时，外带设备申请表须作为报销附件交给财务审核。非外带设备普通办公设备，包括打印机、电脑等。其他专用仪器、设备等。其他与仪器设备有关的的搬运费、运输费、安装调试费等。⑥招待费与项目相关的接待、招待费用餐费、礼品、接待用品等。严禁铺张浪费。⑦人员支出课题研究过程中支付给课题组成员中没有工资性收入的人员、临时聘请的咨询专家的费用允许向研究生和与我校有合同协议的合同工发放津贴、聘请校内外专家劳务费、评审费和咨询费等。　⑧其他支出除上述费用之外的其他支出汽车保险费、汽车维修费、汽车年票、车船税、设备维修费等。发票抬头应为广东工业大学或项目负责人名字。备注：1．所有类别开支应在预算基础上严格执行，立项时没有预算的项目不能开支。2．所有类别开支，发票抬头统一为：广东工业大学。抬头书写错漏或空白的发票不能作为报销凭证，填写不完整的发票不能作为报销凭证。3．所开支的费用涉及外币时，报销前须由国际合作与交流处（行政楼5楼）核签相关外币汇率再排队报帐。4．所有类别与同一家企业、公司或商行有资金往来的，超过现金报销限额的应以汇款或支票形式结算。汇款业务应填写汇款通知单。5．所有类别对外经济行为，金额在3万或3万以上的，必须签订对外经济合同。6．本报销指南适用于2013会计年度，如遇相关会计法律法规、行为规范变更的，以变更为准，最终解释权归财务处。序号类型票据范围报销要求注意事项①探亲差旅费四年一次（已婚探本人父母）火车票，长途汽车票，轮船票等1.凡符合四年一次探亲条件的教职工（已婚探本人父母），探亲差旅费占本人职务（技术等级）工资与按国家规定比例计算的津贴30%内的部分，由个人自理，超过部分由学校负担。探亲人要填写“差旅费报销单”，由所在部门单位负责人在备注栏写明婚姻状况签名或盖章，经人事处审核后到财务处凭票报销。此费用不能事先办理请款。2.凡符合一年一次探亲条件的教职工（已婚探配偶或未婚探父母），由探亲人所在部门单位负责人在“差旅费报销单”备注栏写明婚姻状况后签名或盖章，经人事处审核后到财务处凭票报销。此费用不能事先请款。交通工具的选择：教职工探亲一般应选乘火车硬座，无火车的短距离路程才可选乘汽车。乘坐火车的（包括直快和广深线的空调软席车），不分级别，一律按硬席座位票报销。年满50周岁以上的男女职工并连续乘坐四十八小时以上的，可报销硬席卧铺费。乘坐海轮江轮的，一律按四等舱位船费(或比统舱高一等的舱位)报销；乘坐本省内河船舶的可按三等舱位费报销。超过规定等级的票价，由教职工自理。一年一次（已婚探配偶或未婚探父母）②调入人员搬家费火车票，长途汽车票，轮船票，公共汽车票，地铁票等教职工（包括由部队转业到地方工作的干部）调动时，本人及家属的旅费（包括行李运费），由调出单位按合理路线、规定标准计发，到达学校后，持调出单位开出的派遣费单据，到财务处结算，多退少补。1.教职工调动时，一般不得乘坐飞机。2.教职工调动时的行李、家具等托运费，不分教职工和家属，每人在不超过500公斤的范围内按实报销。超过部分由个人自理。3.凡夫妻双方从同一单位先后调入我校，家具搬迁费只能报销一次。4.搬迁时乘坐出租汽车，费用自理。5.因故拖延了提取行李的时间而被罚款的费用，学校不予报销。③毕业来校报到差费火车票，轮船票等毕业生来校工作，报到时可报销100公斤行李快运费，火车硬座票，或轮船最低一级床铺（统舱）票，或普通长途汽车票。夜间乘汽车、轮船、统舱超过六小时每夜补贴30元。④公干会务差旅费属于部门经费开支的部分，请参照部门经费报销管理办法；属于科研经费开支的部分，请参照科研经费报销管理办法。⑤自驾外出调研差旅费⑥国外差旅费3.差旅费报销业务办理3.1差旅费报销指南差旅费报销业务办理3.2探亲费、毕业报到、调入报销流程图报到或调入持报到或派遣费单据等学院核准婚姻状况探亲费经办人粘贴填写原始单据财务人员制单出纳人员办理资金结算经办人将报销原始单据递交审核科人事处审核签字财务人员审核财务人员复核财务报销指南4.固定资产购置、报账业务办理4.1固定资产购置、报账业务流程是否签合同固定资产原始单据和报销单据计划科合同支付审批⑥是资金结算⑨资产报销入账⑧否≥3万＜3万固定资产采购②固定资产登记④固定资产验收③填写报销单并报经费负责人签字审批⑤财务处负责人审批经费主管校长审批≥10万审核科财务审核⑦明确资金来源和采购方式①固定资产购置、报账业务办理序号业务流程流程说明注意事项①明确资金来源和采购方式1.购置固定资产前，必须明确经费来源，严格按经费预算及开支范围进行采购；2.按规定选择采购方式，采购方式主要有政府招标、校内招标、协议采购、自行采购。1.总价≥5万及以上的仪器设备及家具须委托国有资产管理办公室、实验室与设备管理处、总务处进行校内招标或政府招标；2.总价＜5万元的仪器设备及家具，在政府协议采购目录里的，须委托实验室与设备管理处、总务处进行协议采购3.总价<5万元的仪器设备及家具，不在政府协议采购目录里的，可自行采购。②固定资产采购1.3万元以上的物质采购须签订合同。2.凡购置列入专控商品目录的商品，报销人须附经批准的“广东工业大学申请购买专项控制商品审批表”。1.根据国家现行规定不容许购置无线移动电话。2.政府协议采购目录详见HYPERLINK"sf-7.htm"\t"_blank"《广东省省级政府采购协议供货办法》、HYPERLINK"关于印发《广东省教育部门政府采购实施 细则 测试细则下载防尘监理实施细则免费下载免费下载地暖施工监理细则公路隧道通风设计细则下载静压桩监理实施细则下载 （试行）》的通知.doc"《广东省教育部门政府采购实施细则（试行）》等。③固定资产验收1.资产购置凡经过政府集中采购或校内招标采购获得的，须由使用部门组织校内相关部门进行验收，并填写《广东工业大学验收报告》。2.政府协议采购或自行采购货物须由使用部门自行验收，并填写验收单。验收小组一般由是使用部门、监察处、审计处、财务处、国资办、招标组织单位、资产归口管理部门、专家等组成。④固定资产登记1.根据相关标准分类开具“广东工业大学仪器设备验收单”（设备处）或“广东工业大学固定资产报增单”（总务处）等单据。2.横向科研免办固定资产的，经办人凭合同到科技处填写免办固定资产申请表及资产清单，并报科技处、国有资产管理办公室、实验室与设备管理处审批。1.使用年限大于一年，行政设备单价≥1000元或教学、科研设备≥1500元、所有价值的家具，均需办理固定资产登记；2.凡单价在200元以上（包括200元）至1500元以下、耐用期在1年以上，并能独立使用的仪器设备需办理低值仪器；3.单价在200元以上，耐用期在1年以上，但非独立使用，而为别的设备配套使用的仪器设备，属附属设备或附件，其价值列入成套设备总价值；4.教学科研类设备需到设备处办理，房屋建筑物、家具、行政设备类需到总务处办理，图书资料类（批量购置）到图书馆办理。4.2固定资产购置、报账业务指南财务报销指南序号业务流程流程说明注意事项⑤填写报销单并报经费负责人签字审批1.经办人按要求分类将原始报销单据粘贴在“广东工业大学粘贴票据专用纸”上，经办人、验收人签字确定；2.项目负责人或部门负责人审查经费开支是否合理、合规，无后在“负责人”栏签字批准。1.单笔费用：3万元≤金额＜10万元的需财务处负责人审批；金额≥10万元的需主管校领导审批；2.各负责人必须严格遵循国家及学校有关财务、经济规章制度，认真检查审批，以事实为依据，把好经费开支第一关。⑥合同支付审批已签订合同的采购业务，需到财务处计划管理科办理相关合同支付审批手续。1.金额≥3万元的采购合同需财务处负责人签字审批。2.金额≥10万元的采购合同需经费主管校领导签字审批。⑦财务人员审核1.经办人持原始报销单据、经费本到财务处审核科报账；2.财务人员审核相关票据的合理性和合规性，包括固定资产报增单、办公设备采购委托登记表、采购合同、验收报告、合同支付审批表、申请购买专项控制商品审批表等。1.检查是否已按规定办理固定资产或低值易耗品验收手续；2.凡购置列入专控商品目录的商品，报销人须附经批准的“广东工业大学申请购买专项控制商品审批表”；3.凡购买大宗设备，报销人必须出具招标批文。⑧财务人员报销入账1.财务人员按固定资产报增单上的信息对固定资产进行入账；2.按实际支出制作并打印会计凭证。凭证打印后，财务复核人员需对会计凭证进行复核，无误后签章。⑨出纳办理资金结算经办人确定无误后在会计凭证上签名，现金（银行）付款业务到现金（银行）出纳窗口办理。1.现金业务使用广州工商银行卡刷卡结算；2.超过现金支付限额不得使用现金结算；3.农业银行支票需在国库网上申报支付令后方可使用。4.2固定资产购置、报账业务指南发票业务办理5.票据业务办理5.1票据业务管理流程经办人填写“票据申领表”①部门负责人签署意见并加盖部门公章①财务管理科办理票据申领①财务管理科科长审核①核发票据①经办人缴交款项填写“缴款单”③审核科审核票据③现金出纳处缴交款项③经办人将款项存入学校指定的银行账户③审核科审核票据③审核人员在票据封面财务复核处签章③交回票据存根联④票据管理人员核销票据④现金缴款银行缴款编号流程类别流程说明注意事项①票据申领1.各部门根据业务管理范围的收费事项，由部门经办人填写“票据申领表”并由单位负责人签署意见加盖部门公章。2.财务处财务管理科“票据管理”处核领票据。3.经财务处财务管理科科长审批后核发票据。4.票据管理人员将本次领用信息输入票据系统并打印“票据出库单”一式两份，经确认无误后，由部门领票人在“票据出库单”上签字后领取。1.根据用票单位的申领计划、收费种类和收费人数，核定票据种类和使用数量，对经常性需要的以两个月周转用量为限，对单项收费需要的以该项业务用量为限。2.领用单位领票人当面核对票据种类和数量，当面检查票据是否存在重号、漏号、缺页等情况，当场加盖收费专用章。②票据使用1.应按票据的适用范围和收费项目使用票据，不得擅自增加或变动收费项目。2.各单位按票据的号码顺序填写，开票日期、缴款部门、收款（费）项目、金额、开票人、收款人等栏目内容完整，大小写金额数目要符合规范，字迹工整，全套一次性复写，保证全部联次内容一致。3.票据需加盖“广东工业大学收费专用章”方为有效。4.收费票据不得跨年度使用。收费票据在公历年12月25日前尚未使用完毕，在下一年不能继续使用，必须重新启用另一本收费票据，原未使用完毕的票据应于12月31日前交回学校财务处并办理核销手续。1.开票人对自己开具的票据承担直接责任，严禁代开、出借票据，不得以红字填写收费票据和拆本使用票据。2.对于填写错误的票据不得随意涂改、挖补或撕毁。对作废票据明确标注“作废”字样或应加盖“作废”戳记并妥善保留全部联次，以备核查。3.收费票据使用完毕后，经办人员必须在封面上注明票据起止号、票据填用数、票据作废数、票据空白数、收费总金额、使用单位、开票人姓名等信息。③票据审核现金缴款1.单位经办人凭“票据记账联”相对应的“票据存根联”、“缴款单”和“所收款项”到财务处审核科“审核”处办理审核手续。2.审核人员在票据存根上注明本次交款的票据起止号和金额并签名盖章。3.完成审核后，根据审核后的金额，将款项交“现金出纳岗”。1.单位缴款经办人应在“缴款单”上，按收费事项和类别，分类填写本次交款所使用的票据号码。2.对于整本使用完毕的票据，经办人应对票据封面信息进行核对，保证填用数、作废数、空白数和票据金额准确无误，并由审核人员复核填用数、作废数、空白数和票据金额，确认该本票据款项已全额缴交财务处，并在票据封面财务复核处签章确认。银行缴款1.单位经办人将本次收到款项存入学校财务处指定的银行账户，收好银行回单。2.各单位经办人凭“票据记账联”相对应的“票据存根联”、“缴款单”和银行回单到财务处审核科“审核”处办理审核手续。3.审核人员在票据存根上注明本次交款的票据起止号和金额并签章确认。1.单位缴款经办人应在“缴款单”上，按收费事项和类别，分类填写本次交款所使用的票据号码。2.对于整本使用完毕的票据，经办人应对票据封面信息进行核对，保证填用数、作废数、空白数和票据金额准确无误，并由审核人员复核填用数、作废数、空白数和票据金额，确认该本票据款项已全额缴交财务处，并在票据封面财务复核处签章确认。④票据核销1.部门经办人交回已使用的票据存根，如有作废、空白票据需保存票据的所有联次。2.收费票据不得跨年度使用。收费票据在12月25日前尚未使用完毕，在下一年度不能继续使用。使用的票据应于12月31日前交回学校财务处办理核销手续。3.票据管理人员将核销票据信息输入票据管理系统并打印“票据核销单”一式两份，由使用单位票据专管员签名确认。票据管理人员将认真检查票据封面财务复核处是否有审核人员签章，票据的使用范围是否符合规定，票据填写是否规范，存根内容是否与封面填写内容一致，票据存根号码是否连续有无缺号等情况。5.2票据业务办理指南6.发票业务办理6.1发票业务办理流程网上下载发票借条①条经办人填写借条②网上查询到账情况⑴预借发票（是/否）记录审核办理编号⑵银行出纳开具发票④责任人签字审批③扣税出账⑤否是序号业务流程流程说明注意事项①借票人在财务处主页上下载发票（或收据）暂借条需要暂借发票或收据的教职工，请先自行从以下网站下载打印“发票（或收据）暂借条”：HYPERLINK""。具体位置：财务处主页左下角“下载专区”，点击下载打印“发票（或收据）暂借条”。②借票经办人填写发票（或收据）暂借条按表内要求填写：票面小写金额、大写金额、保证到账日期、发票抬头（即对方单位名称）、发票用途。1.增值税发票只能用于科技相关服务，用途一般写：研发费，科研项目款，技术咨询费，技术服务费，设计费等；2.营业税发票用途一般写：会议费、租金、招聘费等。③责任人及财务处负责人签字审批1.预借增值税发票需课题负责人、主管科研副院长签字审批；2.预借营业税发票需学院、部处负责人签字审批；3.预借发票均需财务处负责人审签字审批。科研预借发票金额≥10万元需科技处签字审批。④银行出纳开具发票经办人带上填写好的发票（或收据）暂借条到审核科银行出纳岗，出纳将按借条上的信息开具发票。⑤财务人员扣税出账经费到账后，借票人应及时认领入账，财务人员按税单金额扣税出账；预期不到账者，财务处有权从经费负责人其他经费本扣税。开具增值税发票税率为3.36%（含增值税3%、城建税0.21%、教育附加税0.15%），开具营业税发票税率为5.6%（含营业税5%、城建税0.35%、教育附加税0.25%）。6.2预借发票业务流程序号业务流程流程说明注意事项⑴经办人在财务处主页查询经费到账情况登陆财务处主页查询到账情况HYPERLINK""。具体位置：财务处主页左方“到账查询”处，点击打开“教师及学校经费到账查询”表。⑵记录审核办理编号在查询表里按金额或者单位名称查找到经费，并将对应的“审核办理编号”记录下来。④银行出纳开具发票经办人前往审核科将查询到的“审核办理编号”和发票内容告知银行出纳，银行出纳将按照来款单位名称和金额开具发票。1.增值税发票只能用于科技相关服务，用途一般写：研发费，科研项目款，技术咨询费，技术服务费，设计费等；2.营业税发票用途一般写：会议费、租金、招聘费等。⑤财务人员扣税出账财务人员按税单金额扣税出账。开具增值税发票扣税率为3.36%，开具营业税发票扣税率为5.6%。6.3到账款项发票业务流程备注：开具专用增值税发票还需提供以下材料：①合同原件及复印件一份（合同复印件需单面复印）；②对方单位一般纳税人资格证复印件一份，或者加盖一般纳税人证明章的国税副本复印件一份（请复印后盖红章，不能盖章后复印）；③代开增值税专用发票缴纳税款申报单（此表请向审核科银行出纳索取）。填写好购货单位的名称、地址电话、税务登记号、开户银行及账号等信息，方便开具时的信息核对。部门酬金、研究生津贴和劳务费发放业务办理7.部门酬金、研究生津贴和劳务费发放业务办理7.1部门酬金、研究生津贴和劳务费发放流程图不通过银行划款入个人账户⑦经办人填制单据②经费负责人审批签字③工资科审核④审核科复核⑤出纳汇款至代发银行⑥通过经办人登陆酬金系统申报①序号业务流程流程说明注意事项①经办人登陆奖酬金发放系统申报校内人员发放的酬金、津贴必须登陆“奖酬金发放系统”申报，系统使用说明详见注意事项（一）。一、财务处工资结算科拷贝奖酬金发放系统使用说明：1.系统用户名：system，密码：0000使用本系统申报发放数据前，基本信息一定要全。部门信息已导入到系统中，若不存在，请录入。录入人员信息时，除在职、退休外其余人员的校内工资编号统一录入“0000”。2.导入发放数据，只需姓名、身份证号码、校内工资编号、发放金额、部门即可，银行帐号以基本资料库的信息为准，此前在学校发放过款项的只能用原银行账号。3.纵向科研项目不能发放给本校教工，且发放金额累计不能超过项目的人员经费预算数。4.本校研究生当月发放的计税方式与本校教职工相同，当月累计发放超3500元按工资薪金类别分级扣税。5.学校机关部处当月发放的津贴累计每人不能超过1500元。二、需发酬金的部门每月10-20日内须完成此工作流程。12月份及每学期末最后月份收集时间另行通知。校内人员的零星劳务收入通过出纳柜台领取现金。校内人员收入次月10日前在个人银行账户上反映。三、校外人员已领取现金只涉及补扣税的有关表格样式及填写要求可到大学城财务处工资结算科咨询。②经办人填写领款单、部门奖酬金发放明细表、签领表1.将需发放款项的人员与已发放款项仅需扣税的校内人员分开制表；2.在“奖酬金发放系统”录入并保存成功后按规定打印一份“部门奖酬金发放明细表”，并把相关数据导出到u盘中保存；3.仅需办理扣税的校内人员还应附上签领表。③经费负责人审批签字部门（项目）负责人审查费用开支是否合理，无误后在“负责人”栏签字审批，从结算奖酬金经费本支出需各单位二位负责人签名审批才能使用。④工资结算科审核工资结算科对领款单、领款表、电子文档(拷贝到U盘)、部门奖酬金发放明细表进行审查核对。⑤审核科对领款单、奖酬金发放明细表、签领表进行复核汇总通过申报系统发放的部门酬金资料，表单每月汇总交审核科；财务人员对以现金方式发放酬金和零星劳务费的单据审核无误后制作会计凭证。⑥银行出纳汇款至代发银行银行出纳按工资科填制的发放汇总表，支票转账或汇款至代发银行（以现金方式发放的，报销人须持广州工行卡到现金出纳窗办理转账）。⑦工资科通过银行转账划款入个人账户目前只开通建设银行和工商银行个人划款业务。7.2部门酬金、研究生津贴和劳务费发放指南教职工公积金业务办理8.教职工公积金业务办理否是申请人准备申请材料①财务处工资结算科审核②财务处审核科加盖银行印鉴③校长办公室印信室加盖学校公章④领取公积金⑤是否符合要求补充资料②住房公积金提取申请表及相关证件8.1教职工公积金提取业务流程图基金会接收捐赠业务办理指南8.2教职工公积金提取业务办理指南编号业务流程流程说明注意事项①申请人准备申请材料1.需提取公积金的教职工，请先自行从以下网站下载打印一式一份的《住房公积金提取申请表》：广州住房公积金管理中心网站下载打印。网址：,路径：首页→下载中心