河南省档案局关于文书档案保管期限的规定

河南省档案局关于文书档案保管期限的规定 为便于全省各级党、政机关和人民团体确定文书档案保管期限，科学地进行档案鉴定工作，使保存的档案能维护党和国家历史的真实面貌，我们参照《国家档案局关于文书档案保管期限的规定》及《文书档案保管期限表》的精神，结合我省的实际，重新修订了《河南省文书档案保管期限表》，并作如下规定: 一、档案的保管期限规定为永久、长期和短期三种，永久为无限期保存，长期为十六年至五十年左右，短期为十五年以下(含十五年)。除乡(镇)级的长期档案留存本单位外，其他各机关永久和长期保管的档案，均须分别按期移交省、地、市、县档案馆。 二、确定档案保管期限的原则: 1、凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，在经济建设、文化建设、政治斗争和科学研究中需要永远利用的档案，列为永久保管。它主要是本机关工作中制成的重要文件和上级针对本机关工作的重要文件。 2、凡是长期需要查考的档案，列为长期保管。它主要包括两部分:一是上级机关发来的属本机关主管业务工作依据、 体现方针政策或重大问题的文件;二是下级机关报送的反映方针政策贯彻落实情况的文件。 3、凡是在短时间内本机关需要查考的各种文件，列为短期保管。它包括上级、下级和本机关工作中制成的临时性、事务性和一般内容的文件。 三、各机关应根据自己的工作特点和实际需要，参照国家档案局或省档案局关于《文书档案保管期限的规定》及文书档案保管期限表》，编制本机关或本系统的档案保管期限表，经本机关领导人批准执行，并报同级档案管理机关备案。 四、本限规定及《河南省文书档案保管期限表》，只适用于划分和鉴定中华人民共和国成立以来的文书档案。 五、本规定从一九八五年一月起执行。以前已划分保管期的档案一般不再变动。 河南省文书档案保管期限表 (一)上级文件 1 上级机关注-召开的会议注二印发本机关的文件或本机关负责人在上级机关会议上的发言 永久 2 上级机关或负责人针对本地区、本单位的指示、批复、通报、批示、讲话 永久 3 上级机关对本地区、本单位干部任免、奖励、处分的决定、 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 永久 4 上级机关对本地区、本单位的调查或检查工作形成的重要 文件 永久 5 上级机关召开会议的文件 1 主要文件 长期 2 一般性的简报、发言和参阅材料 短期 6 上级机关普发的文件 1 重要的注三 长期 2 一般的注四 短期 (二)本级文件 7 本机关召开会议的文件 1 会议的通知、名单、报告、决议 总结、纪要、选举结果、提案、领导人 讲话、重要的发言、简报、记录、录音 永久 录象、照片等 2 会议一般简报、发言、参阅材料 小组记录等 短期 8 本机关(含同其他机关联名)制发的决定、命令 指示、条例、规定、通报、通知等文件 1 重要的 永久 2一般的 短期 9 本机关制成的反映主要职能活动的工作报告、总结 1重要的 永久 2 一般的 短期 10 本机关或机关负责人调查研究、检查政策执行情况形成的文件 1重要的 永久 2 一般的 短期 11本机关编制的工作或业务 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 1年度和年度以上的 永久 2月份和季度的 短期 12本机关编制或汇总的统计报表和统计资料 1年度和多年度的、典型的、专题的 永久 2月份和季度的 短期 13本机关拟订和批准的有关行政区划、解决边界纠纷、征用土地的文件 永久 14本机关与有关单位协商工作形成的文件 1重要的 永久 2一般的 短期 15本机关与有关单位签订的各种合同、协议书注五 短期 16本机关(含本机关批准下属单位)成立、合并、撤销 更改名称、启用印信的文件 永久 17本机关的组织简则、工作条例、章程、人员编制表 党员、团员、干部、工人名册，报表等 永久 18本机关(含本机关批准下属单位)关于人事任免 、奖励、处分的文件 永久 19本机关(含本机关批准下属单位)职工录用、转正、定级、调资、评定职称、 退职、退休、离休、复员、转业、评残 抚恤、死亡等有关文件 永久 20本机关干部、工人的工资、行政、党、团组织关系转移介绍信及存根注六 短期 21本机关党组、党委、团委、工会形成的文件 1重要的 永久 2一般的 短期 22本机关处理人民来信来访形成的文件 1重要的 永久 2一般的 短期 23本机关的历史沿革、大事记及映本机关重要活动的剪报、照片、录音、录像带等 永久 24本机关财产、物资、档案的交接凭证 永久 25本机关编辑的出版物 1样本的重要的原稿、清样注七 永久 2一般的原稿、清样 短期 26本机关外事活动形成的文件 1重要的 永久 2一般的 短期 27与外国签订的协议、合同等文件 永久 28代同级党政领导机关草拟并被采取的文件的底稿及正式 发文 永久 29同级党政领导机关或负责人对本机关的决定、通知、批复、 通报、批示 1重要的 永久 2一般的 短期 30同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要 执行的条例、规定、通知等 短期 (三)下级文件 31下级机关召开会议的文件 1重要的 长期 2一般的 短期 32下级机关报送的工作报告、总结 1重要的 长期 2一般的 短期 33下级机关报送的统计报表 1年度和年度以上的 长期 2月份和季度的 短期 注释: 注一、本表所列“上级机关”，系指上级党政机关和上级业务主管机关。上级党政机关如:中共中央为省委的上级机关，中共中央、省委、地委同为县委的上级机关;上级业务主管机关如:国家财政部为省财政厅的上级机关，国家财政部、省财政厅、地区财政局同为县财政局的上级机关。 注二、本表所列“会议”，包括各级党的代表大会、代表会、党委全体会议、常委会，书记处会议，机关党组或党组会议、厅(局)务会议、人民代表大会、人大常委会议、政治协商会议、政府办公会议、工作会议、专业会议等。 注三、四、本表所列的“重要的”和“一般的”是根据文件的内容比较而言。“重要的”是指方针政策或重大问题的、具有科学研究价值和历史价值的文件;“一般的”是指临时性、事务性和一般内容、科学、历史价值不大的文件。 注五、可参照合同和协议书的有效期确定保存时间。 注六、此类文件到期如仍有用，可延期保存。 注七、此条所谓“重要的原稿、清样”，是指本机关主要领导人的重要手稿和经主要领导人修改过的原稿、清样。 二、归档文件整理方法 国家档案局发布的《归档文件整理规则》于2001年1月1日起实施。从“简化整理、深化检索”出发，对归档文件整 理工作的许多环节进行了调整和简化。这是我国文书立卷的一项重大改革，打破我国传统的文件整理方法，我们应当积极稳妥地搞好这次改革。 过去多年来我们都是采取“六个特征”、“四分四注意”、“一事一卷”、“适当分级”等方法进行立卷的，在各级机关单位文书立卷中发挥了一定的作用。这些方法适用了当时手工管理需要。随着机关办公自动化程度的提高，机构改革后办事快捷、高效的需要，对文书立卷进行改革势在必行。改革的基本内容是: 1.取消文书档案案卷的概念，实行文件级管理，免除了繁琐、复杂的组卷过程。 2.界定“件”的概念时，从检索的实际需要及简化整理工作出发，规定“正本与定稿为一件，来文与复文可为一件”。 3.分类方法选定为年度、保管期限、机构(问题)三种，并允许各单位视具体情况组合及简化分类层次。 4.装订以“件”为单位进行，对装订材料不做统一规定。 5.文件排列方法强调按事由(即问题)排列，时间、重要程度等作为参考因素，可根据实际情况选用。 6.归档章的位置不限于首页右上角，首页上端任意空白均可。 7.取消案卷、卷内文件两级目录，只编以“件”为单位的归档文件目录。 8.无需编页号，目录改设“页数”页。 9.归档文件直接装盒保管。 10.无需拟写案卷题名和填写案卷封面，只需填写盒脊 11.档案盒的项目设置有了较大变化。封面只设“全宗名称”项，取消了“类目名称、案卷题名、起止时间、保管期限、件页数量、全宗号、目录号、案卷号、归档号”等项目:盒脊取消“目录、案卷号”项，保留“全宗号、年度”项，增设“保管期限、机构(问题)、起止件号、盒号”项。 通过对上述环节的调整，简化了档案整理环节，减少了档案人员的工作量。同时，又提高了档案行政管理部门对专兼职档案员进行业务指导和培训的工作效率。 归档文件的整理比传统的文书立卷程序简化了，具体分六步进行。 第一步 分类 《规则》中的分类，是指全宗内归档文件的实体分类，即将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有体系的过程。分类包括选择分类方法，制定分类 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 、文件归类等具体内容。 一、 选择分类方法 《规则》中选择的分类方法有以下三种: (一) 年度分类法 年度分类法，就是根据文件形成年度对归档文件进行分类。它是目前运用得最广泛的一种方法。具体操作时，以下几种情况需要注意: 1. 文件有多个时间特征 一份文件往往有多个时间特征，包括成文时期，签发时期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等等。分年度时，一般来说就以文件签发日期(或落款日期)为准，据以判定文件所属年度。《规则》取消了原有的按针对年度归类的做法，对于计划、规则、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一规定按文件签发日期(或落款日期)判定文件所属年度。 2. 跨年度形成的文件 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议，处理案件等等，跨年度形成的文件，统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。比如(1)跨年度的会议文件材料，统一归在闭幕年;(2)跨年度的案件形成的文件材料，统一归在结案年;(3)跨年度的请示与批复，统一归在批复年，原已分开归档的，应在各自归档文件目录备注栏内加以说明 (4)回顾纪念性文件，归入定稿或发表年;(5)法规性文件，归入公布的年度;(6)跨年度的计划归开始年;(7)跨年度的总结归最后一年，等等。 3. 几份文件作为一件时“件”的日期 按照《规则》规定，正本与定稿、原件与复制件、来文与复文等作为一件，这时判定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，正本与定稿为一件，以正本为准;正文与附件为一件，以正文为准;转发文与被转发文为一件，以转发文为准;来文与复文为一件，以复文为准;多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等)作为一件的，可标起止时间。 4. 无落款日期的文件要标注时期 此类情况见于内部文件(也叫白头文件)需要分析文件内容、制成材料、模式、字体以及各种标识，通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期，并据以按年度合理归类。 (二)机构(问题)分类法 《规则》中以提出机构、问题两种分类法，是因为在现代化检索手段的情况下，不必过多设分类层次，制定分类方案时，机构分类法与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。 1. 机构分类法 机构分类法，就是根据机关内设机构对归档文件进行分类。 采用机构分类法，能较好地保持全宗内文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。同时，由于每个机构都承担某些方面的职能和任务，按机构分类在一定程度 上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。特别是对于现行机关，在文件由各机构分工整理(即原来推行的文书处理部门立卷)的情况下，每个机构向档案室移交的归档文件，就自然构成一类，使全宗内分类体系的设计大大简化。 采用机构分类时，一般来说，有一个机构就设置一个类，机构名称就是类名。各类的次序可按照本机关序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是办公室、人事处、机关党委排在最前面，再依次排列各业务部门。采用机构分类法，原则上是哪个机构承办起草的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，一般归入主办机构;业务部门起草，以机关办公厅(室)名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构的类中。 机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有时临时机构与该立档单位某一内部机构合署办公，那么形成的文件应归入内部机构类中。 2. 问题分类法 问题分类法，就是按照文件内容对归档文件进行分类。采用这种方法，可以避免或减少同类问题文件分散的现象，便于按专题查找和利用档案，特别是由于设类可以不受内部机构的限制，能够比较突出地反映一个机关职能活动的主要面貌。 在实际工作中，使用问题分类法的立档单位，大多参照本单位内部机构的职能性质来设置类别，例如，将党委、工会、共青团、妇委会等机构形成的文件分为“党群类”，业务部门形成的文件分为“业务类”，行政后勤部门形成的文件分为“行政类”等等。 问题分类法主观性强，应慎重采用，特别是不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。同时，要注意按照机关单位的基本职能来设置类别，类目体系力求简明，合乎逻辑。文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的归档文件在去年放入哪类中，今年还放那一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。 在按问题分类时，还要注意问题的密切联系，根据文件的不同特点，妥善处理好不宜按问题分类的文件材料。 (1)编文号的正式文件和未编号的文件材料，应按问题分类，不能分成“文件类”和“材料类” (2)文件与电报应按问题合并归档，不能归成“电报类”。 (三)保管期限分类法 按保管期限分类，就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。采用这种方法，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时，为库房排架管理、档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作提供便利。 保管期限的划分，原则上参照河南省档案局1985年颁布的保管期限表，制定出本单位档案保管期限表。 永久，凡是在反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关和国家建设及历史研究有长远利用价值的档案，定为永久保管。它主要包括: (1)本机关制定的属于政策规定性的文件;处理重要问题形成的文件材料;召开重要会议的文件材料;重要的请示、报告、总结、综合统计报表;机构设置、人员编制、干部任免和人事管理工作等文件材料。 (2)上级针对本机关所作的决定、批复、报告、机关领导人任免等文件材料。 (3)本机关批转下级报送的重要的具有特殊意义的文件材料。 长期，凡是反映本机关的一般工作活动，在较长时间内(即 50年左右)对本机关工作有查考利用价值的文件，定为16— 长期保管，它主要包括: (1)直属上级发的属于机关主管业务，或非直属上级机关颁发的针对本机关主管业务，并需要贯彻执行的一般性文件材料。 (2)下级机关报送的年度 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 、总结、报告和统计报表等文件材料。 短期，凡是较短时间内(如15年以内)对本机关有参考利 用价值的文件材料列为短期保管。它主要包括: (1)本机关一般事务性的文件材料。 (2)上级机关和同级机关颁发的非机关主管业务但需要参照执行的文件材料。 (3)下级机关报送的一般性的文件材料。 各机关根据本单位的保管期限表，对当年文件材料进行分类。 二、制定分类方案 在机关档案室的实际工作中，当归档文件数量较多时，单纯采用一种分类方法结合使用，称之为复式分类法。《规则》提出的年度、保管期限、机构(问题)三种分类方法，可以组成成八种复式分类法。即年度-机构-保管期限分类法;保管期限-年度-机构分类法;机构-年度-保管期限分类法;年度-问题-保管期限分类法;保管期限-年度-问题分类法;问题-年度-保管期限分类法;年度-保管期限分类法;保管期限-年度分类法。根据我省档案分类的实践，我们统一规定采用两种复式分类法。即: (一)保管期限—年度—机构分类法 即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按机构发类。这种分类方法适用于内部机构虽有变化，但不复杂的立档单位。采用此种分类方法 ，在档案管理时，不同保管期限，分别排架，便于档案移交进馆。但每个期限应预留柜架，以备以后各年档案陆续上架。此方法适用于现行机关文件整理归档文件，并按《规则》列入条文中推荐采用。 此种分类方案为: 永久:1997年 办公室 人事处 机关党委„. 1998年 办公室 人事处 机关党委„. 1999年 „„ 长期:1997年 办公室 人事处 机关党委„. 1998年 办公室 人事处 机关党委„. 1999年 „„ 短期:1997年 办公室 人事处 机关党委„. 1998年 办公室 人事处 机关党委„. 1999年 (二)保管期限—年度—问题分类法 即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。这种分类方法适用于不宜按机构发类的机关，多用于现行机关文件整理归档工作，并被《规则》作为推荐采用的方法。 此种分类方案为: 永久:1997年 党群类、业务类、行政类„ 1998年 党群类、业务类、行政类„ 1999年„„ 长期:1997年 党群类、业务类、行政类„ 1998年 党群类、业务类、行政类„ 1999年„„ 短期:1997年 党群类、业务类、行政类„ 1998年 党群类、业务类、行政类„ 1999年„„ 分类方案是进行分类工作的依据，因此应保持相对稳定，以使分类体系具有连续性，便于查找利用。但因情况发生了变化，确需要调整时，最好从一个新的阶段开始，不要将已整理好归档文件打乱重整，以免引起分类体系的混乱。此外对分类方案的调整情况，应在全宗介绍中说明。 第二步 装订 归档文件材料修整完毕，需要用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以防文件丢失，便于保管和利用。 一.装订前，对破损的文件进行修复以延长其寿命。修复主要针对一些有孔洞、残缺或折叠处已被磨损的文件，进行修补和托裱。 二.复制字迹模糊或易褪变的文件。目前，一般采用复印的 方式进行复印。比如传真字迹耐久性差，须复制后才能归档。复印时，墨粉浓度不宜太大，颜色不宜太深，并且最好采用单面复印。 三.对某些特殊超大的纸张(报表、图样等)按A4型文件尺寸折叠，要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件，图表字迹之外。 四.去除易锈蚀的金属物和易变脆的塑料物。如订书钉、曲别针、塑料钉、塑料皮等。 五.采用缝纫机装订。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐;采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。 第三步 排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。《规则》中规定:“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议会议、统计报表等成套性文件可集中排列。”这里的“最低一级类目”，是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照“保管期限—年度—机构”分类，“机构”即为最低一级类目。 具体的排列方法有: 一.同一事由的归档文件排列。即一个作者，一个问题(即同一事由)的文件，按时间先后顺序排列。例如财务管理工 作文件、工会工作文件等。 二.不同事由的归档文件排列 1.按不同事由形成时间的先后顺序排列，所谓事由的形成时间即事由的办结时间。这种方法只要求将不同事由的文件，按其办结时间的先后顺序排列，而不考虑其他因素。这种方法比较简单，更适应于实行“随办随归”的机关。如一个作者，几个问题的文件，就先按问题后按时间排列。 2.按事由的重要程度排列，将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面，如综合性文件可将计划、总结排在前面，其他材料排在后面。 3.按事由具有的共同属性分别集中排列 (1)一个事由，几个作者，先按作者，再按时间排列。例如人事工作文件，可以将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同小事由形成的文件分别集中到一起。 (2)一个事由，几个地区，可先按地区，再按时间排列。例如基层上报的 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 、统计、年报和名册等。 (3)非诉讼案材料，按决定(或批复)—报告—调查旁证一个人交待材料等顺序排列。 对具有保存价值，没有及时归档的零散文件，应排列在同一保管期限归档文件的最后或与相关的某份归档文件装成一 件，并在归档文件目录备注栏中加上说明。 第四步 编号 编号是编目工作的起点和基础，其目的是反映分类、排列这些系统化工作的成果。通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作以及将来查找利用实体提供了条件。 一.归档章的项目 (一)全宗号:是档案馆给立档单位编制的代码。 (二)年度:是指归档文件的形成年度，即形成和处理归档文件的年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1999年，不能简化写“99”。 (三)保管期限:是指机关文书、业务部门或档案部门在整理归档文件时，按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的保管期限。归档文件保管期限为永久、长期、短期三种。 (四)件号:即归档文件的排列顺序号。它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。件号分为室编件号和馆编件号两种。 1.室编件号 按不同保管期限依文件排列顺序每年都从“1”开始编制。在同一保管期限内，类目与类目之间件号可以连编。 2.馆编件号 由各级档案馆在档案接收进馆标准中加以规定。 (五)盒号 盒号，即档案盒的排列顺序号。盒号包括室编盒号和馆编盒号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。 室编盒号应由机关档案室统一负责编制。具体来说，就是按3种保管期限排列编号。即“永久”一个流水号，“长期”一个流水号，“短期”一个流水号。大机关档案多，3个流水号每年都从“1”开始标注;小机关档案少，可按不同保管期限逐年大流水编制盒号。采用这种编号方法，可以保持与原来传统的排列编号方法的一致性。 馆编盒号按进馆要求编制。 二、盖归档章的具体要求 (一)盖归档章的位置。一律加盖在归档文件首页上端右上角的空白位置;如果领导批示或收文章等占用上述位置，可盖在上端空白位置。 (二)填写归档章项目应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等。也可按档案项目内容记得成印章，如“人事处”或“人事类”，“永久”或“长期”等印章，直接盖在归档案项目栏内。 在搞好前四步工作的基础上，不要急于编目，还应注意搞好复查定盒，它是保证文字归档质量的必要措施。复查的内容如下: 第一，文件收集是否齐全完整(注意发现漏收入、重份等问题); 第二，年度是否分清(注意跨年度文件的补收); 第三，盒内文件排列是否合理(注意密不可分的文件有无人为分开); 第四，归档文件保管期限划分是否准确(注意几种保管期限保存的文件有无交叉现象); 第五，一个事由(或问题)的文件是否集中(注意有无夹杂其它内容)。 第五步 编目 《规则》中的编目是指编制归档文件目录。它是归档文件整理工作的重要内容之一，也是其他各种编目工作的起点和基础。编制归档文件目录，实现了归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件。 编目必须按照分类、排列的结果，逐类、逐件编制目录，以系统、全面的揭示归档文件的全貌。 一、 归档文件目录的项目 (一)件号:填写室编件号 (二)责任者:是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机 关或署名者。联合发文责任者只填写标注发文字号的机关。责任者可填正规的简称，不能填写成“本局”等。 (三)文号:即文件的发文字号，是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关的代字、年度、顺序号组成。 (四)题名:即文件标题。它是直接表达文件的内容和中心主题的文件特征。文件题名较长的可填二、三行不等。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“,,” (五)日期:即文件的形成时间。它是文件的重要特征之一，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。以8位阿拉伯数字标注，如19990909。 文件年月日，只要在同一年度的文件，每张文件目录第一格写全称，填写时可省略年、月、日三上汉字，只填写阿拉伯数字。即填为两行如,1999 0909, (六)页数:页数项填写每一件归档文件的页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。大张文件或图表的折叠页，一张只能计一页。来文与复文、正本与定稿、收入文处理单与文件等作为一件，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。 (七)备注:备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括缺损、修改、补充、移出、销毁，等等。 1.只有请示没有批复的，注明缺批复。 2.只有复印件缺原件的，也应注明缺原件。 3.以上级机关名义起草的文件，底稿交上级机关归档，本级只留打印件，也可注交XX机关存档的字样。不须说明的空着不填。 二、编目的几点要求 1.归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型(长X宽为297mmX210mm)。 2(永久、长期和短期保存的文件，归档文件目录要打印两套，一套随文件入盒，一套作为检索工具。 3、归档文件目录封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目，其中全宗名称填写时应使用全称或规范的简称。 为了便于查找，可归档文件目录右上角填上“机构(问题)，如“人事处”或“人事类”。 第六步 装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒、填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等工作内容。作为基本编目的一部分，装盒这一环节除其中一些技术操作外，同样应该体现出归档文件系统化的结果。因此，在装盒方式、档案盒盒脊项目设置方面与归档文件的分类、排列等方法是一致的。 一、装盒要求 归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文 件目录中相应条目的排列顺序相致，保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体。档案利用完毕后归档时，同样要注意将其按件号顺序装入相应档案盒中，装盒的具体要求有三条:(一)不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒。(二)不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。(三)不同机构(问题)形成的归档文件不应放入同一档案盒。即使某些机构(问题)形成的文件数量少，装不满一盒时，也不宜将其装入其他档案盒，而应通过使用不同厚度的档案盒来解决。 装盒时还应注意二点:一是视其文件的多少选择档案盒的厚度。二是档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。因此，并不要求同一事由的归档文件必须装在同一档案盒内，只须按照排列的先后顺序依次装盒;一盒装满后，依次装入下一盒即可。 二、档案盒格式与填写 (一)档案盒的规格 档案盒外形尺寸为长310mm，宽220mm的长方体，厚度一般为20mm、30mm、40mm。制作档案盒必须符合《规则》要求。 (二)档案盒封面 档案盒的封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称(即立档单位名称)。一般全宗名称要求使用橡皮条章盖印。 (三)档案盒盒脊的项目 档案盒盒脊应根据摆放方式的不同即(竖放与横放)，在盒脊或底边设置检索项，包括以下六项: 1(全宗号:当地国家综合档案馆给立档单位的代号。暂未确定的可空着不填。 2(年度:应填写档案的形成的年度。并填写全称，如1999 3.保管期限:视其档案保存价值由立档单位确定。并填写全称，如“永久”。 4(机构(问题):填写机构是指本机关内部机构(也称文书处理部门)如“人事处”、“财务处”等; 填写问题是指按问题分类的类目名称，如“人事类”、“财务类”等。 5、起止件号:即填写盒内第一份和最后一份文件的件号，中间用“—”号连接。 6、盒号:即档案盒的排列顺序号。编盒号，一般由档案室负责完成。永久、长期、短期保存的文件，编盒号时暂用铅笔填写。 (四)备考表 备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。它是机关档案部门对归档文件进行动态管理的有效措施。 备考表上设置的项目包括以下几个方面: 1(盒内文件情况说明:包括文件收集的齐全完整程度、文件本身的状况(如字迹模糊、缺损)等。整理工作完毕后归 档文件如有修改、补充、移出、销毁等情况，应在备考表中加以说明。 2(整理人:填写负责整理归档的人员姓名，以明责任。 3(检查人:填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案室人员填写，也可由内部机构负责人填写。 4(日期:填写归档文件整理完毕的日期。可以是全部归档文件整理完毕的日期，也可以是该盒归档文件整理完毕的日期。 归档文件在机关档案室保存阶段内如有变动情况，档案人员应随时在备考表中注明，以使后续管理以及档案移交进馆等工作得以正常进行。