国际档案管理标准（国际文件管理标准）ISO15489-2

袜准规花 文件管理国际 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 中国人民大学 安小米 焦红艳 译 本部分是对 旧 第一部分的补充并为其 实施提供指 南 一 和 , 一 均 适用 于任何公共或私人机构在其 活动过程 中形成或收到的所有形式或载体的文件的管理 因此 , 本部 分中 , 在没有说明的情况下 , 可以 将 系统理解为纸质 手 工或 电子 系统 记录的形式可 以 是纸质的 , 也 可以是缩微形式的 , 还可以 是电子形式的 。 , 一 中规定 了文件 管理的要素以及文件管理 所要达到 的结 果 该部分 则提供 了 实施 , 的方法 。 但是 , 需要说明的是 , 为 了法律的承诺 , 国家标准和立法及规章可能会规定其它 因 素和要求 。 实施本标准的机构和个人除 了利用本标准外 , 还应该参考其管辖范围 内适用的 国家标准 、 立法和 规章的要求和指导方针 。 此外 , 还应借用有各种专业学会和协会协助 , 一 , 实施的资源 。 第二部分 , 范围 的 该部 分是 一 的 实施 指 南 , 适用对象是机构内的文件管理 专业 少、员和负贪 文件管理的人员 为方便所有需要 文件管理的机构 实施 , 该部分提供 一种实施力 一 法 它 给出了机构在执行 一 时应该考虑的程序 过程和因素 方针和职责 , 简介 一 第 条总则中规定 , 遵守 一 的机构应该建立文件管理方针 , 并且要确 定并分配个人应承担的与文件管理相关的职责 。 本 部分就文件管理方针提供了进一步指南 , 并详细说 明了所要确定并分配的文件管理职责的类型 文件管理方针陈述 机构应该制订并记录其内部的文件管理方针 , 并且确保方针在机构内的所有管理层次上都得到执 了丁和维护 。 文件管理方针陈述是 对文件管理 「的的陈述 , 它规定 机构想要达到的 「标 , 有时甚至包括实现 这些 日标的规划和程序 然 , 力针 一 陈述本身并 小 能确保 文件管理的成功 , 其成功 的关键有以下两 点 第一 , 取得高层管理人 员的批准并获得其积极 而明显的支持 第二 , 实施所必备的资源得到落实 。 因此 , 有效的文件管理方针陈述中应该明确指派一 名有高级领导职务的人员 负责文件管理并对文件 管理方针和规划的实施进行监督 文件管理方针陈述应该参考 与信息相关的其 它方针 一 , 例如信息 、 系统方针 、 信自、安全或财产管理 方针 , 但不能是对这些方针的简单复制 方针陈述 应该由文件 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 来支持 、 文件管理制度由以下 各部分构成 程序和指南 、 规划及战略陈述 、处置依 据以 及其它记录 在任何时候 , 机构都应该鼓励员止 支持并认 可 方针 。 方针应该责成员工形成并保留能够满足机构 袜准规花 在如下一些方面需要的记录 法律 、 规章 、 财政 、 业 务以及档案 历史方面需要的记录 。 对方针的承诺 情况进行监控也很重要 。 文件管理的职责 , 文件管理责任和权力的确定 确定责任 、权力及其相互关系的首要任务是建 立并维护一个能够满足内 、外部受益者需要的文件 管理制度 。 更明确地说 , 文件管理责任 、 权力及其相互关 系应该纳人实施标准或业务规则 应要求员工按业务需要和业务流程形成文 件 , 充分地记录其参与的业务活动 应确保支持业务活动的信息系统和处理系 统形成适宜的文件 , 作为业务活动支持的有机组成 应确保在文件的现行期内 从事当前业务所 需的和经常使用的实体形式的文件 , 通常存放在利用 者附近 , 其它形式的则通过计算机系统存储在网上 , 文件处理过程的透明性和文件保管系统的充乡洲注 确保在文件对机构乃至适当的外部受益者 例如档案机构 、 研究人员和审计人员 有用的整 个期间 , 文件都得到有效的维护 、 存储和保管 确保文件只有经过既定的批准程序才可进 行处置 。 机构 内的权力部 门及其责任 机构应该明确各类员工参 与文件管理的权力 和责任 , 这些员工包括以下类型 高级管理层应该承担最高层次的责任 , 以确 保文件管理规划的成功实施 。 高级管理层的支持可 以通过分配资源在低层来体现 。 高级管理层的支持 可以促进文件管理程序在整个机构的贯彻落实 。 山 文件管理专业人员对 一 的实施负 有主要责任 。 他们负责为机构制定总体的文件管理 方针 、 文件管理程序和文件管理标准 , 并且实施 一 第 条所列出的文件管理业务活动 。 业务部门或机构团体的管理者负责确保 他 们的员工在工作过程中按照已经确立的方针 、 程序 和标准形成并保管文件 管理者为文件的管理提供 所必需 的资源 , 同时 与专业 文件管理人员在 一 第 条规定的各方面保持联络 。 机构内部的其他人员也要承担与文件相关 的责任 。 这些人员包括负责安全的人员 、 利用信息 和通讯技术进行系统设计和实施的人员以及负责 检查系统完成任务情况的人员 。 形成 、接收和保管文件是所有人员 日常工作 的一部分 , 所有人员必须按照已经确立的方针 、程 序和标准来做这些工作 , 这包括对文件的处置 , 只 能按照经过批准的处置契约文件进行 。 如果是由承包者来执行机构的文件管理规划 , 确保承包者按机构方针中所规定的标准实施文件 管理很重要 。 战略 、设计和实施 , 简介 一 第 条规定 了文件系统的主 要 特点并提供 了其实施 的框架 。 本条仅对 , 一 第 分条进行详细说明 , 为文件管 理系统的设计与实施提供一些指导 。 文件 系统的设计与 实施 总则 需要说明的是 , 流程 中的步骤 仅是对 一 第 分条的详细说明 , 步骤 对应 条款 , 步骤 日对应条款 , 依此类推 。 卜还 匀 夏匹 巨 压犷 泣三二 〔亚 〔互巫 匾阶 说明 直接关系 卜 反馈关系 一 来源 澳大利亚国家档案馆和帘石菊澎弥 少卜文件署 图 —文件系统的设计与实施 〔 旧步骤 初步调查 步骤 的 目的是 了解机构所处的行政 、 法律 、 业务 及社会背景 , 以便明确影响文件形成和保管需 求的主要因素 。 步骤 也可以从大体上揭示机构在文件管理方 面有哪些优势和不足 。 它是确定文件项 目管辖范围 的基础 , 时 , 提供 了业务实况 , 寻求文件管理支持 。 标准规绝 为了对机构的文件系统做出有效的决定 , 初步 调查是必要的 。 初步调查有助于确定机构在文件管 理方面存在的问题 , 并对各种可能的 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 进行可行 性评估及风险评估 。 步骤 是编制业务分类方案和制定以职能为基 础的文件管理流程必不 可少的前期准备 , 是决定哪 些文件需要捕获 , 需保存多长时间的依据 。 与步骤 日、 结合 , 初步调查有助于评估机构的文件管理职 责 , 及其对形成和保管文件的外部要求的承诺 。 此 外 , 它还是对现存系统进行评估的有用依据 。 步骤 分析业务活动 该步骤的目的是针对机构所从事的活动以及如 何从事这些活动制定概念模型 。 它将揭示文件 与机 构的业务及业务流程之间的关系 。 同时 , 它也有助于 在后续的步骤中对文件的形成 、 捕获 、 存储和处置及 利用做出决定 。 这一点在电子化事务环境下尤为重 要 , 因为如果系统设计不当 , 文件的捕获和保存就会 不够充分 。 该步骤为系统地进行业务分析并记录分 析过程 , 以便更好的利用分析结果 , 提供了工具 。 分析业务活动及流程有助于了解机构业务与文 件之间的关系 。 该步骤产生的成果如下 描述机构业务及业务流程的记录 揭示机构职能 、 活动及事务等级关系的业务 分类方案 机构业务流程图 , 它应该揭示 出文件作为业 务活动副产品形成和接收的节点 七述分析为研制文件管理工具提供 基础 , 文 件管理工具包括 术语词典 , 用于对特定业务背景下 的文件题 名和标引语言进行控制 , 处置依据 , 用于确定文件的保存时间以及相 应的处置行动 。 上述分析还有助于鉴别和实施适宜的元数据战 略 , 并对文件管理职责做出正式的分配 。 步骤 确定文件要求 该步骤的 目的是确定机构对业务活动文件形 成 、 接收和保管方面的要求 , 并且以有序 、 易维护的方 式记录这些要求 。 保存适宜的文件方便业务的顺利 开展 , 确保机构和个人对其法律事务和行政管理事 务的行为负责 确保机构和个人对业务和相关的内 、 外部利益群体负责 并理解上述群体的需求和期望 。 确定文件要求的途径是对业务需求 、 法规义务 和对社会的广泛责任进行系统分析 。 评估如果没有 形成并保存文件给机构带来的风险 , 也有助于确定 文件要求 。 该步骤为文件的形成 、维护和处置提供了 判断依据 , 为系统捕获并保存文件的设计提供了基 础 , 还为现存系统完成任务情况的评估提供了标准 。 该步骤中形成的一些成果如下 与机构相关的文件要求的所有原始资料一 览表 规章 、 业务和其它群体对文件保管要求的 一览表 经管理层批准的风险评估报告 为管理 和员工提供的 , 陈述机构文件保管 要求的正式文件 步骤 评估现存 系统 该步骤的目的是对机构内现存的文件系统和 其它信息系统进行调查 , 以评估这些系统捕获和维 护业务活动文件的范围 。 这种评估有助于揭示现存 文件系统的完成任务情况和能力 与机构既定文件 要求之间存在的差距 。 这种评估是开发新系统和改 造现存系统 , 满足前述各个步骤中所确定和认可的 文件要求的基础 。 该步骤的成果包括 机构现存业务系统的 目录 匕 这些系统对机构既定的文件要求满足程度 的报告 。 步骤 确 定满足文件要求的战略 该步骤的 目的是确定机构应该采纳 的最 为台 适 的方针 、程序 、 标准 、 工具和其它策略 , 以确保机 构形成并保留业务活动中的必要文件 在选择战略 时应该考虑以 卜因素 。 机构的性质 , 包括其目标和历史 机构所开展的业务活动的类型 机构开展业务活动的方式 机构的支持性技术环境 机构的主流文化 其它的外部限制 。 战略的选择受以下两方面 的影响 第一 , 战略 自身实现预期结果的可能性 第二 , 方法失败时给 机构带来的风险 。 在一些情况下 , 档案权力机构可以帮助制定文 件战略 。 文件战略应该满足既定的文件保管和维护 裸准规范 的要求 , 可以包括 采纳方针和程序 制定标准 设计新的系统组成成份 实施系统 。 当该步骤结束后 , 一种有讨戈」的 、系统化的和适宜 的文件管理功祛韵会产生 , 用于文件形成 、捕获 、维护 、利 用和保管 , 该方祛将是元勿韦爪重新团十文件系统的基础。 该步骤的成果可能包括 能够满足机构文件要求和业务需求的战略一 览表 战略与要求间的对应关系模型 向高级管理层介绍总体设计战略的报告 。 步骤 设计文件 系统 该步骤的主要任务是将步骤 〔所选择的战略和 策略转化成文件系统规划 , 该规划应该满足步骤 所确定并记录下来的文件要求 , 并克服步骤 所发 现的文件管理缺陷 。 同该其它步骤的方法一样 , 步骤 「对系统采取 了广义的界定 , 包括人 、流程以及工具和技术 。 因此 , 该步骤可能涉及 对现行系统及流程和方法进行变化设计 调整并整合技术解决方案 决定如何能够最好地实现这些变化 , 以改进 整个机构的文件管理 。 在实际工作中 , 确定文件系统战略 步骤 〔 与 在系统设计工作中实现这些战略 步骤 并没有 严格的界限 。 然而 , 为了确保文件形成和维护要求的 可行性 、 一致性及其能在系统设计中得到有效的实 现 , 对战略进行单独考察也是有益的 。 在该步骤中需要专业的文件管理人员 、 其它专 业人士以及利用者通力合作 , 以便形成最能满足文 件要求的说明书 。 这也有助于培养用户的系统所有 制意识 , 了解系统并正确使用系统 。 步骤 「的成果如下 设计项 目规划 , 表明任务 、 职责和时限 匕 阶段性设计复审结果的详细报告 经利用者和团队代表同意的需求变更记录 设计说明 系统业务规则 系统说明书 反映系统结构和系统组成的图表 反映不同系统观点的模型 , 如流程模型 、数 据流模型和数据实体模型 构建或购买技术组成的详细说明书 , 如软件 和硬件 归档方案 显示设计过程如何与现存系统及流程相结 合的方案 , 初步培训和测试方案 , 系统实施方案 。 步骤 文件 系统实施 该步骤的 目的是系统化地确定出各种战略并 将其付诸实践 , 以实现步骤 「所设计的规划 。 该规 划对系统各种组成 流程 、 程序 、 人和技术 如何组 配提供了整体框架 。 将新开发或已改进的文件系统与办公通讯系统 和业务流程系统进行整合是一件复杂的工作 , 而且 还要承受很大的责任和财政风险 。 但是 , 可以通过仔 细地规划和记录实施过程来将这些风险降到最低 。 该步骤完成后 , 机构应该实现以下三点 第一 , 将改进的文件管理方法纳人到机构中 , 同时保证对 业务活动的干扰最小 第二 , 有益于满足机构的质 量认证需求 第三 , 使对步骤 到步骤 「所进行的 长期投资转化成资本 。 该步骤结束后应该形成的记录如下 详细的项 目规划方案 , 该方案应该简单概述 所选择的各种战略 记录下来的方针 、程序和标准 培训资料 转换过程以及正在进行的迁移过程的记录 质量体系认证所需的记录 执行情况报告 向管理部门提交的报告 。 步骤 实施情况复审 该步骤 目的是 第一 , 评估文件系统的效用 第 二 , 评价 LEC评价法下载LEC评价法下载评价量规免费下载学院评价表文档下载学院评价表文档下载 系统开发过程 , 以纠正存在的缺陷 第三 , 为系统的持续运行建立监控制度 步骤 涉及如下一些工作内容 分析文件是否按照业务活动的需要形成文 件并对其进行了组织 , 并分析文件与业务流程是否 建立 了适宜的关系 对管理人员 , 工作人员 和其他受益者进行 当面采访 实施调查 对系统开发项 目的早期阶段形成的记录进 行检查 对实施情况进行观察和随机检查 。 通过对实施情况进行初步复审和定期检查 , 机构 将能够为文件系统的投资获得持续回报提供保证 。 同 时也应该有客观信息说明其业务活动形成和管理了 适宜的文件 。 实施情况复审将使系统失败所带来的风 险降到最低 , 同时 , 也可以预测文件要求及机构需求 的重大变化 , 从而促成新一轮的开发周期的开始 步骤 日结 束后 , 机构将会 制定出能够客观评价 文件系统的方法 , 并将 其应月到 于 一 作中 匕 记录下 系统的完成任务情况和开发过程 将各种发现和建议记录下来 , 并以报告的形 式 呈报管理部门 。 由于业务流程和文件系统不是静态的 , 步骤 到步骤 应该周期性地实施 , 如图 所示 。 标准规范 文件的元数据要远远多于纸质文件 , 因为在电子环 境下只有很少的元数据是能够隐含的 , 纸质环境下 隐含的所有元数据到电子环境中都应变成明确的 。 而这要依赖于事先建立的文件鉴别规则和分类体 系 , 前者用于判断哪些文件应该捕获 , 后者用于确 定文件的鉴定和利用状况 。 本条并没有遵循 一 中的顺序 , 而是 致力于指导其实施 识别各种文件管理业务所需的工具以及这 些 一 具的制定 匕 识别出各种不同类型机构和权限范围内 , 影响或决定文件管理业务的各种因素 识别出应用这些 具的力 一 法 文件管理过程及其控制 简介 一 为文件管理业务提供了指导 业务 是以线性顺序描述的 , 但是 , 在实际 乙作中 , 文件管理 业务并不是这样的 某些业务环 节可能同时进行 某 些业务环 节还要依靠后面环 节「 形成的各种 具 通常线性顺序被传统地川来描述纸质 文件的管 理过程 , 因为 叮以通过时问间隔将管理过程区 分开 来 在电子文件系统中 , 关 于文件捕获和分类 、 利川 和处置的决定通常在文件形成之初就已确定 下来 , 因此管理方法既更加明确 , 还通常是同时发生的 一 这 种情况在纸质环境下也有可能存在 纸质环境下的文件系统中也包含关于文件的元 数据 , 但这些元数据是隐含的 , 文件利用时 , 利用者可 以推断得出 。 在纸质环境下 , 文件的结构不需要说明 , 因为对利用者来说 , 文件结构是完全透明的 , 而文件 的内容则需要通过标引来突出 。 文件的背景是通过各 种复杂的因素来确定的 , 包括实施文件系统控制 , 但 是还 可以通过实体存放位置和与其它文件的相对位 置隐含地体现出来 电子系统不具备这样隐含的元数 据 , 文件捕获方法使这种元数据表现得更加明确 支持文件捕获的电子系统应该促进所要求的元 数据字段的完成或者能够 自动生成该元数据 电子 工具 主要工具 文件管理业务中所用的主要工具如下 基于业务活动的分类方案 文件处置依据 保护和利用分类方案 。 机构也 可以利用其它的文件管理专门工具 , 例 女口 优选术语词典 匕 术语表和其它的词汇控制 、 此外 , 有些 上具虽然不是文件管理的 专用 工具 , 但是也可以应用到文件管理业务中 制度柱至架分析 业务风险分析 机构的授权权力 员工及系统用户的利用许 可登记 。 当然 , 最后一组 工具的制定 不属于 的范围 。 业务活动分类 , 简介 与业务职能相关的分类体系可 以 为文件管理 提供一个系统的框架 。 为制定业务活动分类方案而 进行的分析 , 需确定机构的所有活动 , 并将其置于 机构既定或下达的任务框架或 目标之中 。 详尽的分类可以反映机构的业务职能 、 活动 和 事务 分类结果可以用于制定文件分类方案和词典 、 题名及标引规则 , 确定文件处置类别和利用类型 分类体系为机构进行下列工作提供了工具 丰长准规花 组织 、 著录文件并建立文件间的联系 建立跨学科文件的链接和共享 , 而无论文件 是属于机构内部还是机构外部 促进文件的恰当利用 、 检索 、 使用和传播 。 以词汇控制做支持 , 分类体系可以促进题名和 著录的一致性 , 方便检索和利用 。 除了便于利用和使 用 , 分类体系也可以支持各种文件管理业务 , 如存储 和保护 、 保管和处置 。 分类体系可以反映机构的复杂程度 。 机构需要 根据下列因素来决定业务活动的分类等级控制 机 构的结构 、 业务的性质及其责任和所用技术 。 业务活动分类法的制定 可以利用 和 中列出的方法制定业务 活动分类法 。 业务活动分类法包含对 卜列要素的识别和分析 机构的目标和战略 支持追求这些 目标和战略的机构职能 构成机构职能的活动 开展特定活动和事务的工作流程 构成活动的所有工作步骤 构成每个步骤的所有事务 每项活动中重复发生的事务的类型 机构的现存文件 。 分析的结果可 以通过 业务活动等级图反映出 来 , 需要时可以辅以业务流程图 。 分类体系可以通过分析业务流程来制定 , 以确保 文件和元数据著录准确地反映其产生的业务流程 。 通常 , 分类体系的结构采用等级制 , 并且要反映 如下的分析过程 。 通常 , 第一层反映业务职能 第二层以构成整个职能的活动为基础 第三层及以后各层是对活动及每项活动中所 发生事务的进一步细分 。 分类系统的精确程度由机构 自行决定 , 并反映 机构职能的复杂程度 例如 , 人事职能部门的结构图 可能如下 管理人力资源 , 确定津贴 确立雇佣条件 任命 , 实习 儿童照管 弹性工作安排 计算休假 , 累积休假 休假权利 节假 日 , 招聘员工 确定薪酬 应扣除的费用 加班费 报酬 退休金 分类体系能准确地反映机构的职能和活动 。 尽 管分类体系不可能将每一个已知变量都规定出来 , 但 是他们可以预示适当的类目。 例如 , 为了使用户更加 明确 , 分类指南中可以用提示功能 如通过指明时间 段和指明客户名称 。 此外 , 为了列出机构所使用的 每一单个变量 , 其它的工具 例如索引 也是必要的。 制定分类体系要确保遵守以下各项要求 分类体系要根据业务职能和活动 , 而不是机 构内部门名称来建立术语体系 。 切分类体系是为针对每一个机构定制的 , 应该 为机构部门间提供一致而标准的通讯方式 , 实现相 互关联职能间的信息共享 。 分类体系是层级式的 , 从最粗的概念到最细 的概念 , 也就是说从最高层次的职能到最具体的事 务 , 例如财政一审计一外部 。 分类体系由反映机构习惯用法的 、 明确的 术语所构成 。 为了涵盖被记录的所有业务职能和活动 , 分 类体系应该由足够的类目和子类 目构成 。 分类体系由独立的类 目所构成 。 分类体系的制定应该咨询文件形成者的意见 。 为了反映不断变化的业务需求 , 并确保分 类方案是最新的而且能够反映机构在职能和活动 上的变化 , 分类体系必须得到维护 词汇表 , 词汇控制 —规范化主题词表规范化的主题词表只是根据分类方案中的术语 制定的一个简单的术语列表 。 没有对术语的含义进 行规定 , 也没有说明术语之间的关系 。 该表主要控制 下列两种情况下对术语的使用 第一 , 通过建立机构 能够接受的术语来控制文件命名时的术语使用 第 袜准规绝 二 , 控制 自然语言环境下术语的使用 , 同时还控制同 文件捕获决定作为系统设计 一 过程的一部分 , 最 义词 、 同音异形词 、 缩写词和缩略词的使用 。 好由负责活动的部门及负责系统的部门共同来承担 。 词典 业务活动的文件不完整会 导致风险 , 通常在对 词典的编制主要利用 中的条款和程序 。 风险进行分析后 , 才能决定哪些文件不需要正式的 词典是一个受控术语表 , 通过语义关系 、层次关 捕获 。 风险管理决定是对规章环境和承诺环境以及 系 、组合关系和对应关系建立联系 。 这种工具的作用 一 可以预 见的业务风险进行 分析的结果 , 此外 , 风险 是为单份文件分配分类术语提供指南 。 管理决定也取决于机构所处的部门以及所从事的 词典中明确指出了术语的含义 , 也标出了术语 业务的性质 。 决策过程也要考虑到下列因素 直接 间的层次等级关系 。 词典提供了充分的人 口点 , 允许 成本和机会成本 、 资源分配情况 、 提起诉讼的可能 用户在没有使用的术语和机构优先采用的术语之间 性 、 公共关系状况 、 伦理道德以 及空 间的使用 物 浏览 此外 , 为 确保其它文件管理环 节的自动进 理实体的或计算机网络 行 , 词典可以 ‘ 其它的 文件管理 】具配合使用 , 如文 例如 , , 文具供应记录 比 , 药 , 胡己录的风险 件处置批准或分类方案利川 一 更大 , 囚此 对 一 汉药产品 己录的骨理 更应该详细 , 欠 文件处置依据 药产品记录保存的时间 更长 同样 , 业务 叮持续运 , 总则 行所需的文件也应该作为风险怜理战略的 一 部分 采取系统化的方式并参照法律和法规可以最有效 被捕获到文件系统 地决定叨陛文件应该捕获以及保存多久 , 所参照的法 任何形成或捕获的文件都需要分配一个保存 律和法规既可以是适用于特定国家的法律和法规 , 也 时间 , 以明确他们应该保存多久 厂 可以是适用于特定类型的机构或行业的法律和法规 , 确 定文件的保存时间 还可以是与某些产品相关的法律和法规 。 使决定过程 确定文件的保存付间可以刹义以下 个分析步骤 标准化的工具包括鉴定文件应该销毁或捕获进人文件 确定文件在系统内维护的法律要求和行政 系统的指南和经过批准的正式的 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 表 , 计划表呈报 管理要求 外部机构 如文件处置权力机构 批准 , 其内容是文件 针对不同的管辖范围或部门 , 法律或行政管理 的分类 、 保存时间和相应的文件处置行动 在一些国 会有最低保存付间的要求 家 , 处置权力机构可以对机构内部或独立的档案机构 确定 文件在系统内的利川 内部需要永久保管的文件做出规定 在电子环境下 , 应 系统中 一 些事务的文件在执行后续事务时可能 该在系统设计之初就讨文件的捕获和保管做出决定 一 反复用到 应 亥对核 』 亡文件和多项独 尔事务的 文件 确 定哪些文件应该进入 文件 系统 做出卜 分 , 前者是指反复用到的 义件 , 后者是核 亡义 确定哪些 文件应该进 人文件系统以 及文件应该 件的参照 在事务完成后不久 , 独 立事务的文件就 保留多久需要 首先分析下列因素 机构的内外部环 以从系统中转移出去 。 例如 , 人事系统中的休假文件 境 、 机构与环境间的关系 、 确定 和 所规定 可能只保留有限的一段时间 , 但是只要 员 工仍被雇 的各种业务职能和活动 。 佣 、休假历史就应一 育保留 一 核心 业务文件和其它事 然后 , 以机构内外部对维护业务活动责任的要 务文件间的关系会决定每种文件在系统内的保留时 求为背景 , 来考虑业务分析的结果 。 通过业务活动分 间 , 保留时问也取决于被记录的业务活动的性质 例 析和需求分析 , 文件管理者可以 如 , 与个人医疗史相关的事务文件保留的时间就要 确定管理每项活动需要形成的文件的主要测丢 长于从属于明细总帐中的帐户支付交易文件 确定机构哪些部门已经捕获 了活动的文件 确定与其它系统的关系 。 分析业务活动以确定构成整个活动的所有步骤 一 个系统 中的文件 可能支持其它 的系统或被 确定构成业务活动的每一步骤的所有事务 其它的系统所查阅 一 例女 个少、购物交易的全部详细 确定处理事务所需的数据 信息都应该向总帐系统移交 规划 系统 、 财产系统 确定捕获每项事务的证据需求 和其它在线业 务系统可能会参照或 熨制地理信息 确定文件捕获的恰当时机 系统 中的文件 株准规绝 考虑文件的广泛用途 财产 实物和金钱 安全 该过程由以下步骤构成 国家安全 辩别文件的其他受益者 , 如档案馆或外部用 法律或其它职业特权 。 户 。 这类受益者具有合法权益 , 要求文件的保存时 同样重要的是 , 机构管理方式 , 信息 自由 、隐私 间长于机构内部用户要求的时间 。 保护 、档案法和法定程序法中也赋予 了提供利用的 评估文件销毁带来的风险 , 内部利用结束 合法权利 。 在制定安全保管和利用的分类方案时也 后 , 要例行销毁文件 。 应该将上述因素考虑在内 。 考虑机构需要保护哪些文件和采取哪些措 为了制定利用分类方案 , 可以对机构的规章制 施 , 确保文件丢失或损坏的情况下业务的持续进行 。 度状况和业务活动情况进行分析并进行风险评估 , 评估文件在机构内部利用结束后继续保存 以便获取以下内容 文件能够带来的财政收益 、政治收益 、 社会收益或 确定对文件及机构信息的利用拥有哪些法 其它正面收益 。 定权利和限制 分析文件保管的成本和非经济收益间的差 确定哪些领域容易侵犯隐私权 、 个人机密 、 额 , 决定文件在机构需要满足后还待保留的时间 。 行业机密或商业机密 根据整个系统的评价 , 分派文件的保存时间 。 确定机构的安全问题 系统内完成或记录相似活动的文件具有相同 根据对危害及其可能发生的几率的评估 , 对 的保存时间和处置行动 。 文件处置依据应该包含对 文件安全易被破坏的危险领域进行等级划分 系统内所有文件的处置 , 从最小的事务文件到系统 将确定的危险领域及其安全问题与机构的 方针和程序记录 。 保存时间的表达要明确 , 处置触 业务活动联系起来 发器要清楚易辨 。 例如 , “ 经审计后 年销毁 ” 或 确定限制危险的适宜等级 , 以将危险领域按 “ 最后一项事务完成后的 年向档案馆移交 ” 。 照风险程度从高到低进行排列 安全保管和利用 的分类方案 根据风险程度 , 为业务活动的各类文件分配 总则 相应的限制级别 一份标明文件的利用权限和限制利用制度的 将限制级别 与一些工具联系起来 , 如活动分 正式契约是管理所有规模和所有管辖范围内机构 类方案以及用于文件著录的词典 这样 , 当文件系 文件的必要 具 机构及其所处的业务及规章环境 统进行文件捕获或登记时 , 就能 自动发出警告或实 越复杂 , 就越发需要通过程序的标准化来设定文件 施限制利用 。 的利用等级和安全保管等级 。 限制级别的表达方式应该反映机构的习惯 。 在 安全保管和利用分类的制定 制定利用限制类别时需要咨询相关的业务领域 。 制定恰当的利用权限类型及其限制的基础是 利用分类也可用于人 , 既 可用于界定对文件利 对机构规章制度框架的分析和对业务活动的分析 用分类负责的人 , 也可用于界定其他拥有利用权的 以及风险评估 合理的安全保管和利用取决干机构 人 , 用于明确规定不同人的不同责任 文件 系统应 的性质和规模 及需要安全保管的信息的内容及价 该对 已经经过利用类别划分的特定类别的文件的 值 。 合理的安全保管可以防止未经授权就对信息采 利用者进行定义 , 并能捕获其利用 。 被划定为限制 取如下操作 存取 、 收集 、 利用 、 公布 、 删除 、 修改和 利用类别的文件只允许授权用户利用 这一过程 由 销毁 。 因此 , “ 合理的 ” 一词对不同机构有不同的理 检查或审查做支持 , 当然审查并不是 文件管理职能 解 , 对 一个机构 可能仅指上锁的档案室 , 而对另一 的构成部分 对用户而 言的利用分类 与管理文件系 个机构 口 能指 卜锁 、 有警 看守并配有摄像机监视 统的用 户 许叮这项任务有 关 而 且限制利用的档案室 文件系统必须管理其自身的用户许可 。 文件系 对文件的利用加以限制是为 保护 统 可以借用机构面向所有系统的员 和用 户许可 个人信息及隐私 登记 , 但是如果没有通用的用 户许可登记程序 , 文 知识产权和商业机密 件系统就必须自行设宝十其用户许可登记程序 。 用户 许可登记会对下列两类许可做出区分 第一类许可 允许员工对系统内的文件进行授权 、存取 、 更改或删 除 第二类许可只允许员工阅读文件 。 用户经授权可 能对某一职能领域文件的形成 、 更改和删除负责 , 但 对其它领域的文件只有利用权而没有更改权 。 同样 , 特定职能组之外的人员可能就不能享用某一业务活 动文件 , 由此 , 该工作组之外的员工的用户许叮也就 会受到相应的限制 。 在所有形式的文件系统中 , 监控和设计用户权 限及其管理职责是一个不断持续的任务 。 多数电子 文件系统 , 尤其是那此通过地理分布式 系统提供利 用的系统 , ‘,丁以从其他应用程序继 承少小 ’“的身份验 证协议 几 、 山 于通过 网络的利用 ‘即丁以实现远程 利用 , 用户许可的分配和监控成为 一项重要职责 , 通常 由信息系统或数据管理少、员负责这项 卜作 文件管理过程 , 简介 以下虽然按照次序列 出了文件管理的过程 , 但 是在许多文件系统中 , 尤其是电子文件系统中 , 这些 过程有 可能同时进行或者进行的次序 一 与前面的叙述 有所 不同 所有过程都会形成 与记录相关的元数据 详细的著录信息 文件和文件管理过程的元数据 的数量多少取决于 文件系统的复杂性 , 而 文件系统 的复杂程度又 是由机构的业务和业务责任要求决定 的 一 过程如下 捕获 登记 分类 利用和安全分类 确定处置状态 存储 利用和跟踪 卜 实施处置 捕获 捕获是决定制作并保留记录的过程 捕获的对 象包括机构形成和收到的文件 。 捕获过程主要决定 哪些记录应该捕获 , 这 也意味着需要决定哪些 、可 以利用这些 记录以及这些记录应该保留多长时间 决定哪些记录该捕获 , 哪些记录该遗弃应以 对 机构的业务和责任所进行的分析为依据 二 机构可以 利用某一正式工具来决定文件的取舍 , 例如文件处 标准现绝 置依据 参见 或确定文件不需保存的指南 。 例如 , 不符合下列条件的记录不需要正式捕获 机构或个人对某一行动的承诺 对义务或责任的记录 含与机构负责业务相关信息的记录 。 在纸质文件系统中 , 将记录按照时间顺序物理地 放人具有案卷题名的案卷或卷夹中就能进行有效的 捕获 。 这种排列将单份记录 一 与某一事件的其它记录联 系起来 , 检索信息的人可以推断出记录的背景信息 。 通过时间 、 物理的排列顺序 、 案卷或卷夹的所有者以 及案卷题名隐含地建 众了文件与其它文件间的联系 一 个正式 的纸质 文件系统也 会拉制案卷的组 建及其命名 将文件放人案卷 捕获记录 是决定 特定文件所属类 日和按照预定 和已知的顺序来排 放文件的有意识的行为过程 通过对案卷内逐渐累 积起来的文件标注 日期或按照顺序编 号 , 可 以 为定 义文件管理行动的先后次序提供保证 。 对案卷追加 标引人 「 , 可以确定特定文件的存放位置 , 方便其 检索 。 通过对案卷或控制系统添加注释可以便于可 应用处置条件和利用条件 将记录置于预定的行动或 上作流程之 中也是 文件捕获的一种形式 几 这一过程将形成或接收行动 需要产生的记录置于其行动背景中 , 也就是把记录 看成是业务事务的有机组成 电子 文件系统捕 获记录的过 程需 更加精心 设 计 , 从 的和意图 几来讲 , 捕获与登记过程是一样的 系统在捕 获 义件时 也要 · 并捕 获 ’ 义件相 关 的儿数据 , 具体方式如 卜 既要描述记录的内容也封苗述业务发生的背景 确保记录能够确切地反映其代表的行动 确保记录能够被检索和具有 急义 上述这些方面通常指文件的背景 、 内容和结 构 如下的信息 事务中涉 及的人 、 所完成的业务以 及所形成的文件 , 可以按不同详尽程度来记录 详尽 程度取决于业务需求和文件的利用范围 例如 仅 与一个人相关的文件可以 只使用简单的 检索信息用简单系统管理 , 例如 个少、的证明案卷附 有方钊 一 和法律的副本 仅在业务部门内使用的文件只需要提供 与 部门相关或部门内部能够理解的记录即可 向某一特定部门之外提供利用的文件需要 布卡准规范 提供详尽的信息 , 以确定与此相关联的事务活动的 大背景中涉及的实体和人及其相关的业务部门 公共领域形成的文件 例如万维网 需要广 泛的背景信息 , 因为不可能每个利用者对发生的事 务都有同样的理解 。 一 对电子文件的查阅 给出了指南 。 登记 在采用登记过程的系统中 , 登记的目的是为了 证明记录已经形成或已经进人文件系统 , 同时会在 登记表中记录下关于文件的简短著录信息 , 并分配 给每份文件一个唯一的标识符 。 某些文件管理的纸 质文件系统中 , 登记过程的运用并不普遍 。 登记标志着文件的捕获正式进入文件系统 。 文 件系统中文件的登记可以不止一个层次 , 例如在信 函案卷系统中 , 可能在案卷层次进行登记 , 也可以在 文件或卷宗层次上进行登记 , 登记层次的选择取决 于对证据要求的评估 。 通常 , 在手工的纸质控制系统中 , 登记表是一份 单独的文件 。 在计算机系统中 , 登记表由数据元素构 成 。 在电子文件系统中 , 登记过程包括分类以及文件 的处置决定和利用状况 。 通过设计 , 电子文件系统可 以实现 自动登记 , 这一过程从文件捕获时起对业务 系统用户就是透明的 , 无需文件管理操作者的干预 。 即使登记过程不是完全 自动进行的 , 也可以通过对 形成文件的业务环境进行处理来 自动得出登记的要 素 尤其指登记时需要的一些元数据 。 不管采取哪种登记方式 , 必须遵守的一条基本 原则是不允许修改登记表 。 如果需要对其做出改动 , 必须形成审计跟踪 。 登记时至少要记录下列元数据 系统分配的唯一标识符 登记的 日期和时间 题名或简要的著录 责任者 自然人或法人 、 发送者或接收者 。 详尽的著录信息既可以建立起文件与著录信息的 联系 , 也可以建立起文件及其它文件的联系 , 著录信息 主要是关于文件的背景 、 内容和结构三方面的信息 。 每 份文件或文件组合中都应该包含文件和其相关文件的 背景 、 内容信息 、 。 特定的管辖范围可育多寸完整和准确的 文件有强制的元数据要求 , 可以在对文件及其相互关 系进行初步登记时来满足这些元数据要求 文件标识符中包含的信息取决于下列因素 所 记录的业务活动的性质 、机构的证据要求以及所采 用的技术 。 具体包含的信息如下 记录名称或题名 文字描述或摘要 形成 日期 流通及收到的 日期及时间 属于内收文 、外发文还是内部文件 责任者 及其所属机构关系 发文者 及其所属机构关系 收文者 及其所属机构关系 物理形态 根据分类方案确定的分类 如果文件是判例案卷的一部分 , 应在记录业 务活动相同次序的相关文件间建立联系 , 或在记录 相同人或事件的文件间建立联系 文件被捕获时所在的业务系统 形成文件或被捕获采用的应用软件及其版本 编写文件结构的语言 , 例如标准通用标识 语言 , 可扩展的标识语言 。 被嵌记录链接的详细信息 , 包括被链接记 录形成时所采用的应用软件及其版本 说明文件结构的模版 利用 保存时间 具有管理意义的其它结构性信息及背景信息 。 如果采用分类方案 , 最好在文件登记时就对案 卷 文件进行分类 。 分类的类型和复杂程度取决于 公司或机构的类型 。 分类 总则 分类就是确定业务活动及业务活动形成的文 件所属的类别的过程 , 如果 可能的话 , 分类时也可 以确定文件所属的案卷 , 以便著录 、 控制 、 链接并确 定处置及利用状态 。 如果采用根据业务活动制成的分类方案 参 见 , 分类过程由以下步骤组成 确定文件所记录的事务或业务活动 确定事务或活动在机构的分类方案中所处 的位置 检查事务或活动所处的上级类 目 , 以确保分 类的正确性 根据机构的结构检查活动类 目 , 以确保文 件所属的业务部门是恰当的 对文伶抛己分类仗续〔分类等级合乎机构的要求 。 分类层次的数 目和分类过程的人 口 设置 是事 务层还是更高层 取决于下列因素 机构的责任 业务的性质 机构的规模 机构结构的复杂程度 在文件控制和检索过程中 , 对速度和准确性 的危急程度所进行的风险评估 所使用的技术 、 词 汇控制 运用词汇控制 例如规范化的主题词表或词典 参见 和 可以给文件增加其它的著录 细节或控制细节 。 对题名和著录的控制要求取决于机 构及特定文件系统的规模和复杂程度 。 责任及公共审 查的层次越高 , 对文件查准率和查找速度的要求就越 高 。 业务活动的风险越大 例如与有毒化学物质相关 的公共安全 , 对检索过程的精确程度及控制要求就 越高 。 标 引 分配适当的标引词 可以拓展文件在不同级别 、 不 同类目以及不同载体范围内检索的可能性 。 电子图形 或电子记录文本的标引有手工和 自动两种方式 。 早期的标引工作都是 手工进行的 , 现在都是由 计算机进行的 一 自由文本检索‘全文检索 系统是根 据文件内容来查找文件 其它的检索 具则可根据 用户简介 、 文件和主题简介 , 文件内容以及使用智能 工具提供检索 复杂的标引工具适用于特定的文件 类型 , 在标引工具的实施和操作中需要明确标引活 动的种类和资源 。 标引词的分配受分类方案和其它词汇控制工具 建立的术语系统的限制 。 标引词主要来源于以下几 个方面 文件的格式或种类 文件的题名或主标题 文件的主题内容 , 通常与业务活动一致 文件的摘要 与文件中所记录的事务相关的日期 客户或机构的名称 特殊的保管或处理要求 旧 没有识别的附属记录 标准规花 文件的用途 。 利用和安全保管分类 对文件的利用分配权限和施加限制所涉及的 步骤与活动分类相似 。 参考安全保管和利用分类方 ‘ 案 确定文件所记录的事务或业务活动 确定文件所属的业务部门 检查利用和安全保管的分类方案 , 以确定活 动和业务领域是否属于风险领域 , 是否要考虑采取 安全保管措施以及是否具有法律要求的限制 向文件分配恰当的利用或限制利用等级 , 并指明保管所需采取的适宜控制机制 记录下 文件系统中文件的利用状态或安个 状态 , 以标明所需要的额外的控制措施 只有业务需要或法律明确指出 , 才能限制对 文 件的利用 。 利用和安全保管等级的分配应该咨询文 件所属的业务部门 。 限制利用应该有一个明确的期 限 , 以保证文件不再需要后 , 解除对文件所采取的 监控和控制机制 〕 确 定处置状态 许多文件系统 , 尤其是电子文件系统 , 都在文 件捕获和登记时就确定文件的处置状态和保存时 间 。 这一过程可以与活动分类联系起来 , 作为系统 设计的一部分自动执行 。 这一过程需要参考多少有点正式性质的处置 依据 参见 , 这将取决于机构的规模和性质 及其所负责任 一 该过程步骤如下 确定文件所记录的事务或 业务活动 确定事务或文件的文件类别 与其处置依据 相对应 分配相应的保存时间并确定预期的处置行动 在文件系统中记录下保存时间以及以后要 采取的处置行动 确定是否需要保管下列两类文件的元数据 第一类是已移交到外部保存服务机构或档案馆的 文件 , 第二类是已经销毁的文件 。 存储 , 文件存储决 定 捕获文件就意味着需要保存它 适当的存储条 件可 以确保以有成本效益的方式保护 、 利用和管理 文件 。 管理文件所需的存储设备及其服务性质由下 列因素决定 文件保存的目的 、文件的物理形式 、 用 株准现范 途和价值 。 在文件形成之前就决定维护 、 保管和存储文件 的有效手段十分重要 , 在文件需求发生变化时重新 评估存储安排也很重要 。 此外 , 将存储选择与整个文 件管理规划结合起来也很重要 。 机构可以通过风险分析来选择对文件适宜而可 行的物理存储和保管方案 。 选择存储方案时除了应 该考虑物理存储条件外还应该考虑利用和安全要求 及限制 。 对业务可持续开展至关重要的文件应增加 保护措施并进行备份 , 以确保在发生灾难时文件的 可利用性 。 风险管理也涉及制定灾难恢复计划 , 灾难恢复 计划应明确灾难发生时如何以有组织的方式应对灾 难 , 分清轻重缓急 对灾难期间常规业务工作的持续 进行做出规划 第三 , 对灾难过后如何恢复制定适当 的计划 。 对存储和保管方案的选择极为重要的因素如下 文件的数量及增长率 。 如果一些存储设施的 容量发展余地不足 , 而预期的文件增长率很高 , 则这 些存储设施不予考虑 。 同样 , 应该对电子文件的数字 化存储载体的存储能力进行评估 。 载体的选择应该 与预期的文件数量及其增长率相匹配 。 文件的用途 。 文件的各种用途将决定对文件 采取保护的必要等级以防丢失或损害 。 对电子文件而 言 , 应该选择具有较长生命力的可靠系统和载体 二 此 外 , 循环备份的容易程度和对备份进行保护的容易程 度也是电子文件存储方案选择时考虑的重要因素 。 文件安全保管及其保密需要 。 由于信息的机 密性 、 信息的所有权性质或由于法律保护的原因 , 某 些文件需要限制其利用 。 物理特性 。 以下因素会影响文件的存储 重 量 、 所需存放空间 、 温湿度控制 、 文件载体的特殊物 理保护要求 例如 纸张 、 数字存储设施 、 缩微 。 电 子形式的文件可能需要转换或迁移 。 数字存储载体 可能需要更新 根据当地环境 , 文件的存储还需要防 火 、 防水以及其它危险 。 检索要求中反映出的文件用途 文件的叮检 索性是应该考虑的主要事项 一 频繁使用的文件需要 更加便捷的存储设施 。 电子文件可能以多种方式存 储以使检索更加容易 、迅速 。 文件存储选择方案的相对成本 在选择外包 物理存储和 或电子存储 , 以及选择电子文件的存 储载体时 , 成本因素会影响到文件的存储决定 。 存取需要 。 对本地存储和异地存储进行成 本 —收益分析可以做出下面的决定 为 了充分支持机构的需要 , 有必要采用多种存储设施 、系统和 或装具 。 设备考虑 为了确保文件得到充分的存储和保护 , 需要根 据下列因素对设施进行评估 。 存放地应该方便利用 , 且不应该位于具有已 知外部风险的地方 。 建筑物结构应该满足 以下条件 具有适宜 变化而稳定的温湿度 、 防火 、 防水 、 防污染物 例如 放射性同位素 、毒素 、 活性生长霉 的安全措施 控 制对存储场所的进人 、非法进人探测系统以及采取 适合措施防止昆虫或害虫对文件的危害 。 装具 。 文件架应该适合于文件的形式而且应 该能够承受可能的负荷 。 文件存放的容器及其包装 应该能够承受得起保管以及内部物体带来的压力 , 在存储期间不应该损害文件 。 为了防止文件破损 , 文 件使用时可以对特殊的保护性包装措施进行调整 。 机构可能选择承包商来存放文件并提供利用 , 利用的形式可以是提供硬拷贝也可以是提供电子信 息 在这种情况下 , 服务协议中对文件所有者以及服 务提供者间的权利和义务做出规定是很重要的 。 数字化存储 电子 文件的存储有必要使用其它的存储方案 和战略以防文件的丢失 。 备份机制是复制电子文件的一种方法 , 可 以 防止系统发生故障时文件的丢失 。 这此系统应该具 备下列功能 定期备份计划表 , 在不同载体上建立 多个备份以及分散保管备份副本 , 提供对备份文件 的常规利用和紧急利用 切为了防止载体的物理损害需要有维护过程 。 为了防止数据读不出来 , 需要将文件拷贝到同种载 体 或其它新的载体 的较新版本上 。 软 、 硬件过时可能会影响到所存电子文件的 可读性 详细信息参见 。 利 用和跟踪 文件的使用是一项文件管理事务 , 系统应对文 件的使用进行捕获以形成元数据的一部分 。 文件的 用途可能影响文件的利用和处置状态 。 对文件利用的管理包括 确定个人在文件系统内的用户许可 以及他 们在机构内的职位 确定文件的利用和安全保管状况 确定机构外部人员对文件的利用权限 确保只有符合适宜的用户类别或具有安全 保管权利的用户才能利用受限文件 跟踪文件的运转过程 , 以确定哪些人曾经保 管过文件 确保文件的所有利用都有适当详尽翟变的记录 复审文件的利用分类方案 , 以确定其仍旧有 效而 适用 对于机构来说 , 跟踪系统内文件的利 月过程是 一项安个措施 它 叮以确保只了具备适丫许 可的用 户才能从事所批准的文件 作 对利用的控制程度 和利用过程的记录取决于业务的性质 及其形成文件 的性质 例如 , 在多数管辖权限 下 , 强制性的隐私保 护措施都要求记录下含个人信息的文件的利用 。 文件利用规律对于确定文件所含信息的通用性 是有帮助的 , 也是决定何时采取处置行动的工具 文件利用和 或运转的监控系统包括实体卡片 式运转记录系统 、 条形码技术 、 电子文件系统 , 在电 子文件系统中自动捕获是系统的一项事务 一 跟踪系 统必须通过测试 , 能够在适宜的时间内查找到文件 , 而且要确保所有运转都是叮以跟踪的 实施 处置 总则 文件系统 这该能够很容易地识别出具有相同处 置 日期 和触发仃动的 文们 一 例女比 具有相 司处置 仁期 和触发行动的纸质文件 丁以存放在一起 应该复审准备处置的文件的利用记录 , 以便对 处置状态进行确认或做出修订 一 其它重要活动包括 检查处置行动的触发器 确认文件所涉及的完整行动 保留处置行动的 可审 一 记录