公文管理制度

公文 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 一、总则1为了 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 公司的文件管理工作，做好外来文件的收发、存档工作及公司各类文件拟定、签发、归档工作，特制定本办法。2公司文件包括收文、发文，是公司在进行经营管理活动中形成的具有管理效力和规范体式的文书，是公司进行管理的重要工具。二、收文1.权限规定：（1）外来文件原则上由行政部统一签收，将该文件的原件交董办机要秘书存档，复印件按所对口的系统交由以下责任人签收： 序 发文部 责任人 副责任人 1 市委、市政府、井开管委会 总裁或副总裁 2 外贸局、农业局、林业局 总裁或副总裁 3 人事局、发改委、科技局、工信委 行政副总 4 工信委（产品批准文号）、省农药管理局、相关行业协会或学会、农业部药检所、环保局、安全局、技术监督局 生产副总 5 工商局、税务局 财务副总 6 公安局、检察院、法院以及涉及维权工作的政府执法部门 法务部负责人 备注 1、发文部门的所有文件统一由责任人进行的签收和上报签核，并监督落实；2、如发现漏文、收文不签核、文件落实不到位，责任人及承办人应承担相应责任。（2）如外来文件是由对口系统直接签收的，须将原件交交董办机要秘书签收、存档；（3）外来文件的签核、督办和存档由董办机要秘书负责。（4）承办部门请按文件要求如期完成相关工作，并按机要类型，做好文件的备份工作；（5）处理结果须报系统分管领导。2、收文流程：说明：1）由行政部填写《收文登记及督办表》中的“日期”，“发文单位”，“标 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ”等，并拟写“拟办意见”并交公司总裁（或副总裁）批办。2）文件签核时，经办部门须上交文件原件。3、操作表格：收文登记及督办表 收文日期 发文单位 发文标题 文件签核 文件页数 经办部门拟办意见 承办人 完成期限 重要说明： 机要类型：□办理文件存档□办理文件不存档 公司领导核准意见 完成情况结果查核 监查人： 归档文件 归档日期 机要秘书 三、发文1、权限规定：1）公司发文统一由董办行政专员负责管理；2）经核准后，文件的盖章存档统一由行政专员负责；3）各经办或责任部门负责文件的拟定、复核、会签审批及下发落实。2、发文流程：说明：1）由拟稿部门填写《发文审批表》中的“文件标题”，“内容介绍”，等，并经部门主管和分管领导审核意见后，报系统分管领导复核。2）需会签时，由拟稿部门负责沟通落实；3）需总裁签审时，由拟稿部门呈报审批；4）审批后，由行政专员负责盖章下发。3、操作表格：发文审批表 日期 拟稿人 行文标题 文件类型 内容简介 部门主管 分管领导 行政经理 是否存档： 董事长 存档确认 存档时间 红头文件发文审批表 签发： 会签： 文件编号：[]第号 生效日期： 报： 送： 发： 拟稿单位： 拟稿： 核稿： 打印： 校对： 份数： 附件： 主题词： 标题： 简要内容：四、存档销毁1、权限规定：1）文件存档统一由董经办行政专员负责；2）文件类型： 类型 说明 系统分类 行政系统、人力系统、生产系统、营销系统 文件分类 文件等级文件内容一级文件质量环境手册二级文件过程控制的程序文件三级文件a.部门工作手册作为各部门运行质量环境管理体系的常用实施细则：包括管理 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 （部门管理制度等）；工作标准（岗位责任制和职务说明书等）；技术标准和文件（国家标准、行业标准、企业标准及作业指导书、检验规范等）等；b.其他质量环境管理文件：应针对特定产品、项目或 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 编制的质量计划及其他标准、规范等；文件的组成应适合于其特有的活动方式。四级文件记录3）文件的销毁由行政经理主持，相关部门参加，组成文件鉴定小组，半年度对文件资料明细，提出存毁意见，报请总裁批准后，方可销毁。4）销毁材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。五、文件格式：1：封面、目录、页眉、页脚，正文部分：目的、适用范围、术语和定义、管理要求、相关文件、记录表格、附录标示。1）封面：主要针对正文内容较多，独立成册的文件。封面内容包括：企业名称、文件编号、文件名称、受控状态、分发号、发布和实施日期等。2）目录：文件编订成册后文件主要内容、章节的页码索引。3）页眉：页眉的内容包括：文件类型、文件名称、文件编号、版本及修改状态、页码，要求用表格形式反映，且正文的每一页都应有相同形式的页眉。4）手册编号格式TR/QEM－01手册的版本号质量环境手册代号5）质量环境管理体系程序文件的编号方法TR/QP（X）文件顺序号程序文件代号6）三级文件的编号方法TR/QC-XXX-XX文件顺序号部门代号管理文件代号注:部门代号如：寺/QR-XXX-XX顺序号文件编号记录代号8）页眉中版本及修改状态的规定：版本及修改状态次一律用“第1版第0次修改”表示。如果文件修改次数较多已达3次(不含)或整体内容改动较大已占到文件内容的50%以上章节，就应更新版次，以1→2→3类推，文件编号中的年代号随换版时年号的改变而改变。9）页脚：在文件的末页用表格形式标明文件的编制、审核、批准人及时间。2、文件字体、字号要求 文件内容 字体 字号 位置 封面 第一行公司名称 黑体 一号 居中 文件编号 黑体 四号 处于公司名称的下方，并与公司名称右对齐，前体现“编号”二字 编号下划线 与编号之间无空格，居中 文件名称 黑体 一号 居中 起草、审核、审批、实施日期、发文单位 黑体 四号 位于封皮最下端 目录 标题 黑体 小二 居中 内容 仿宋体 三号 左对齐，前无空格 正文名称 黑体 小二 居中 文件编号 汇编本的文件编号在封面体现，见“封面”的字体、字号格式要求。 单份文件或汇编本中子文件的编号体现在文件名称下方 仿宋体 三号 居中编号前要体现“编号”二字 正文 章、条 黑体 三号 左对齐 正文内容 仿宋体 三号 首行空两格，两端对齐 流程 仿宋体 10-12号 居中加粗 列项 每条列项首行前空两格 图、表 （1）其图、表内容根据实际情况调整字体及字号（2）图、表下方必须有标注，图的下方标准“图1××”；表的下方标注“表1××”，字体为黑体，字号为小四。（3）单份文件中图、表的标注顺序顺次排列；汇编本中每份子文件的图、表标注以一份子文件为准，顺次排列即可。 附件 / 仿宋 三号 “附件”二字与上文空一行，本行前空两格。多个附件表示为附件：1.******2.****** 落款（单份文件设置） 发文单位 仿宋 三号 处于“实施日期”上方居中的位置 实施日期 仿宋 三号 签发时，只写“实施日期”具体日期待签发后输入或填写。 起草人、审批人 仿宋 三号 至于文件末页最下方3、文件资料版式要求文件资料版式一般采用国际标准A4型（210㎜×297㎜），左侧装订。页边距设置要求：上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm。“行距”设置成“单倍行距”，或可根据实际情况调整“固定值”。纸张页面方向的设置要求，正文需设置为“纵向”排版；图、表、附件可根据实际需求设置成“纵向”或“横向”排版。纸张大小的设置要求为标准A4打印纸。4、文件资料页码的要求文件资料需插入页码，并体现在文件下边距居中的位置。首页不显示页码。汇编本的技术性文件。如：子文件不是同汇编本同时发放时，可单独设置页码。其它类型文件页码必须连贯。六、违规处罚：1、相关责任人违规操作者，视情节轻重处罚20-100元/次；2、相关工作未落实者，视情节轻重处罚100-500元/次；3、丢失文件或未做好文件归档工作者，视情节轻重处罚50-200元/次；（签发）文件复印件交由对口系统负责人签收（原件存档）原件交由董办机要秘书签收存档（签准）交总裁或主管副总裁签准（收文）由行政部或责任部门主办人员签收（执行）交由具体承办部门落实（完成确认）由系统分管领导确认（存档）由行政部负责资料存档（督查）行政部负责督查工作交部门经理审核（审核）交总裁或主管副总裁签发（签发）交相关部门讨论审核会签由发文部门主办人员起草（拟稿）由行政部负责已发文的归档（归档）由行政部或董办负责分发（分发）加盖公章（用印）交行政部复核后确定发文字号、分送部门、印制份数登记在案；打印初稿，并经拟稿部门校对后印制（校对）