企业电子档案单套制管理模式探索

企业电子档案单套制管理模式探索武斌目录1电子档案单套制管理基本概念2电子档案单套制管理的研究和政策3企业开展电子档案单套制管理思路5案例分享4企业开展电子档案单套制管理实施内容电子档案单套制基本概念单轨制单套制双轨制双套制文件形成环节文件归档环节单轨制：电子文件在业务系统中以电子版的形式进行产生、签审、发布的管理机制单套制：电子文件在归档后只以电子版的形式进行归档和保管双轨制：文件在业务系统中以电子版流转，同时在线下进行签审的管理机制双套制：文件在归档后，同时以电子和纸质两种形式归档和保管电子档案单套制发展历程随着企业信息化的高速发展，单套、单轨制管理是必然趋势传统实体档案馆纯手工管理双套、单轨制（纸质+电子）数字档案馆（室）电子档案馆（室）计算机辅助管理单套、单轨制（纸质）双套、双轨制（纸质+电子）19952000……2005数字/智慧档案馆（室）单套、单轨制（电子）未来单套、单轨制（纸质）目录1电子档案单套制管理基本概念2电子档案单套制管理的研究和政策3企业开展电子档案单套制管理思路5案例分享4企业开展电子档案单套制管理实施内容国外对于电子档案单套制管理的研究 2011年，奥巴马签署《总统备忘录—管理政府文件》(PresidentialMemorandum--ManagingGovernmentRecords)，揭开美国联邦层面以电子文件为重点的行政机构文件管理政策和实践改革的序幕2012年8月，美国行政管理和预算局(OMB)和国家档案与文件署(NARA)联合发布了给联邦机构负责人的备忘录——《管理政府文件指令》。该指令明确要求到2019年末，联邦机构要以电子形式管理所有的永久电子文件，并以电子形式最终移交到NARA。美国进一步提出了联邦文件和信息管理成熟度模型(FederalRecordsandInformationManagementMaturityModel)，将联邦机构的文件和信息管理成熟度分为0级到4级5个水平，从战略规划、领导管理、资源保障、意识观念四方面为机构审视自身的文件管理水平，发现未来改进方向提供基本框架。这些工作为美国实施以电子文件“单套制”为核心的数字转型提供了基本保障。国家战略层面提供电子档案单套制管理要求和保障国外对于电子档案单套制管理的研究2011年7月，澳大利亚政府发布了《政府数字转型政策》(TheGovernment‘sDigitalTransitionPolicy)，旨在敦促澳大利亚政府机构转向以数字化形式进行文件管理，要求2015年后原生形态是电子形式的文件将只以电子形式移交至国家档案馆。澳大利亚国家档案馆(NAA)于2011年7月发布新具体目标——限制纸质文件的形成NAA提出了数字连续性及其六项原则理解数字资源作为业务资源、证据资源和社区资源的价值，据此对其采取资产管理确立数字信息治理在政府机构治理中的核心地位，清晰划分角色并分配职责数字信息必须真实、可靠数字信息应当可发现、可获取、可利用数字信息应采用数字化的管理方式对数字信息的保存、保护和管理应持续进行，直到信息不再被需要为止2014年，为了推进2015年以后的数字信息转型进程，NAA进一步制定了新政策——《数字连续性2020政策》(DigitalContinuity2020Policy，该政策确立了2020年应当达到的目标：所有机构要符合国家档案馆制定的最低限度的元数据 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，从而使数字内容是可描述、可共享、可再利用的等具体目标。国内对于电子档案单套制管理的相关政策中华人民共和国主席令第四十七号《中华人民共和国档案法》已由中华人民共和国第十三届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议于2020年6月20日修订通过，现予公布，自2021年1月1日起施行国内对于电子档案单套制管理的相关政策2020年11月23日国家档案局办公室关于征求《电子档案单套管理一般要求》档案行业标准项目意见的通知国内对于电子档案单套制管理的相关政策电子档案单套制管理的时代已经到来您准备好了吗？目录1电子档案单套制管理基本概念2电子档案单套制管理的研究和政策3企业开展电子档案单套制管理思路5案例分享4企业开展电子档案单套制管理实施内容缺少开展电子档案单套的成熟 经验 班主任工作经验交流宣传工作经验交流材料优秀班主任经验交流小学课改经验典型材料房地产总经理管理经验 ，特别是军工企业还没有可借鉴的成熟案例，企业不知如何开展作为一种全新的档案保管思路，开展电子档案单套管理，关键是使电子档案拥有和纸质档案同等的法律效力，并且能够对电子档案进行长久安全的保管特别是不能被篡改很多企业的领导可能还不知道新的档案法的实施，更不了解档案法已经明确要求“电子档案与传统载体档案具有同等效力”，根本无从谈起从企业的顶层进行规划政策了解不够单套管理的安全存疑缺少建设经验企业开展电子档案单套管理面临的困难电子档案是否符合国家政策要求《国务院关于在线政务服务的若干规定》 中华人民共和国国务院令第716号总理李克强2019年4月26日第十二条　政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。第十三条　电子签名、电子印章、电子证照以及政务服务数据安全涉及电子认证、密码应用的，按照法律、行政法规和国家有关规定执行。第十五条　本规定下列用语的含义：（一）电子签名，是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。（二）电子印章，是指基于可信密码技术生成身份标识，以电子数据图形表现的印章。（三）电子证照，是指由计算机等电子设备形成、传输和存储的证件、执照等电子文件。（四）电子档案，是指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。电子档案是否具备法律效力我们把具有法律效力的文件称为“正本”，与之对应的是“副本”，无论是纸质还是电子，都必须要明确在法律层面上具有“正本”效力的形式要求，并结合所在地区、行业的具体管理规定确定电子文件管理的具体形式。事实上，法律从来没有否认过电子文件不具备法律效力，我国的《电子签名法》(2004)第七条、《刑事诉讼法》(2012年修订)第四十八条、《民事诉讼法》(2012年修订)第六十三条、《行政诉讼法》(2015年修订)第三十三条都对电子文件的证据力提供了基本保障。前述案例讲到的上海自贸区“单套制”探索能取得初步成效，一个重要因素就是《中国(上海)自由贸易试验区条例》第44条关于“电子档案与纸质档案具有同等法律效力”的规定保障。正是因为在法律效力日渐明晰的背景下，传统的以纸张为正本，电子为副本的所谓“双套制”开始出现以电子为正本，纸张为副本的逆转趋势。电子档案是否具备法律效力中华人民共和国电子签名法第十四条可靠的电子签名与手写签名或者盖章具有同等的法律效力。第十三条电子签名同时符合下列条件的，视为可靠的电子签名：（一）电子签名制作数据用于电子签名时，属于电子签名人专有；（二）签署时电子签名制作数据仅由电子签名人控制；（三）签署后对电子签名的任何改动能够被发现；（四）签署后对数据电文内容和形式的任何改动能够被发现。当事人也可以选择使用符合其约定的可靠条件的电子签名。电子档案是否具备法律效力根据《中华人民共和国电子签名法》、按照国标《GB/T25064-2010电子签名格式规范》的要求，采用联合信任时间戳服务中心（TSA）签发的可信时间戳和第三方CA的数字证书相结合的方式，实现满足《电子签名法》要求的可靠电子签名（ES-T），使电子 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 具有与纸质合同相同的法律效力。权威可信时间戳认证（TSA）电子签名由我国权威可信时间戳服务机构-联合信任时间戳服务中心进行可信时间戳认证，保障电子合同的签约时间和内容完整性，防止合同篡改和伪造。权威数字证书认证机构（CA）与具有《电子认证服务许可证》的CA机构合作，为电子合同的签约主体颁发用于身份识别的数字证书。用于实现电子签名的身份认证。有效的法律电子签名由TSA和CA两个机构进行保障，确保电子签名的有效性和抗抵赖性，所签署的电子合同无需再进行公证或司法鉴定即可被司法和仲裁机构采信。电子档案单套制管理工作思路选取企业内具备条件的某类档案、某个业务系统开展试点工作，形成经验在试点成功经验的基础上，再拓展其他档案门类、其他业务系统，逐步的推进电子档案单套管理的规范化、科学化试点先行逐步推进顶层规划统筹设计从顶层要求、领导决策、管理制度、标准规范、基础设施、信息技术等多个方面共同谋划让企业的相关领导重视此事，协调多部门从顶层规划，统筹设计转变思想创新思维从电子文件的产生、流转、发布、归档、保管、备份和利用等各个环节进行标准的配套和信息技术的支撑需要企业的重视和投入，说明电子档案单套管理的背景、法律的支持，以及能为企业带来的好处制度完善技术保障遵循电子档案的形成规律，推进制度规范建设，包括管理制度、元数据标准、四性检测 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 、备份恢复方案从多个方面保障电子档案的绝对安全性，不因一个系统、一个企业或一个城市遭到破坏而导致的电子档案丢失，确保电子档案来源可信、管理可靠、长期可用电子档案单套制管理架构安全保障体系电子文件单套制运营管理机制制度及标准规范体系机制建设应用系统资源建设基础设施业务系统服务器、数字档案系统服务器、证书服务器、时间戳服务器软件平台：操作系统、数据库等业务系统数据库文件生成文件签章文件审批文件接收加盖时间戳档案系统数据库文件验签档案进馆档案验签加盖时间戳业务系统档案室系统档案馆系统形成部门档案室档案馆单套制管理模式是国家、行业要统筹考虑的大事，需要从整个机制的建设方面、国家或行业标准体系方面、安全保障体系方面、各阶段的系统建设层面、数据资源层面、基础设施层面统筹考虑。按照经典的文件生命周期理论，可以将文档管理环节划分为前端端和后端，默认对应部门为文件形成部门、档案室、档案馆，其对应的系统形态是业务系统、电子文件管理系统和数字档案馆系统目录1电子档案单套制管理基本概念2电子档案单套制管理的研究和政策3企业开展电子档案单套制管理思路5案例分享4企业开展电子档案单套制管理实施内容企业开展电子档案单套制管理的可行性评估按照《电子档案单套管理一般要求》中附录B的要求，进行可行性评估企业开展电子档案单套制管理的实施内容电子档案单套制管理试点选择组织建设制度建设系统建设备份建设经验终结国家标准档案法不同的地区、行业、领域有着不同的电子文件与电子档案管理信息化基础，施行单套制也不能“一刀切”，应当针对具体情况做出适合的针对性判断与选择。电子档案“单套制”管理是一项系统工程，需要政策、法律、制度、技术、人员等要素协力，需要档案部门、业务部门、法律部门、技术部门以及相关领导的密切配合和通力合作，才能达到一种理想的效果。组织建设公司领导档案主管领导/总师信息化主管领导/总师档案部门试点业务部门信息化部门其他部门试点选择制度建设2021/4/28第24页管理性标准规范业务性标准规范技术性标准规范1.《数字档案单套制管理办法》2.《数字档案单套制管理方案》3.《数字档案馆硬件设备管理规定》4.《数字档案馆信息利用管理规定》5.《数字档案馆信息系统安全防护策略》6.《数字档案馆数字化处理制度》……1.《电子公文归档管理办法》2.《电子文件归档和管理规范》3.《数字档案元数据方案》4.《数字档案分类标准》5.《电子文件归档与管理 实施细则 工程地质勘察监理实施细则公司办公室6S管理实施细则国家GSP实施细则房屋建筑工程监理实施细则大体积混凝土实施细则 》7.《电子文件档案名词术语、分类与编码》8.《电子签名管理办法》9.《电子印章管理办法》……1.《电子档案归档集成接口规范》2.《数字档案馆硬件配置标准与规范》3.《馆藏档案光盘存储规范》4.《电子档案数字信息存储技术规范》5.《纸质档案数字化处理技术规范》6.《照片档案数字化处理技术规范》7.《数字档案质量标准与检查》8.《数字档案存储压缩格式与载体标准》系统建设-基础设施系统建设-技术保障部分档案“单套制”归档电子签名PDF/A格式四性检测备份保障业务系统归档电子文件的真实、完整、安全、可用＋＋＋=不再输出纸质文件可以仅以电子形式归档√全生命周期管理＋＋元数据建设系统建设-业务系统要求系统建设-元数据建设前端控制创建时形成后端控制移交后著录过程不同方式不同手段不同环境不同用于检索实现档案情报价值目的不同用于凭证实现档案凭证价值信息化系统环境手工环境全生命周期管理某一环节控制大部分元数据由系统自动生成手工著录著录项元数据传统的著录无法满足电子文件的管理要求，传统著录无法揭示电子文件全过程的信息描述，传统著录的单线性也无法准确表达电子文件内部以及电子文件之间各种各样的复杂关系，更不能提供电子文件长期保存所需的各项信息。元数据可作用于电子文件的整个运行过程，可以动态的获取电子文件在运行过程中的各阶段变化发展的完整信息，元数据的多维性也使得元数据可以反映出电子文件内部以及电子文件之间的联系。系统建设-元数据建设采集保存检索统计电子档案管理系统元数据管理和应用管理国家标准满足基本的元数据要求行业标准满足行业特性的元数据要求企业标准满足实际使用的要求需要深入拓展，从知识应用、数据分析、挖掘角度完善档案的元数据，将电子文件的更多信息进行标签化处理，丰富元数据信息根据企业实际需要定义元数据标准系统建设-元数据应用普通用户查看本体图及相关统计档案元数据库关联知识、科研活动、业务活动、故障库领域专家本体应用维护领域维护本体维护关系支撑展示存入使用领域知识建设领域、本体及相关关联关系构建本体库的目的是为业务活动中多专业领域间的知识表达和交互提供统一的术语体系、术语标准，为实现档案与知识、业务流程相融合和智能检索提供有力工具，从而提升知识融合、共享和重用的效果。通过本体库构建，亦为检索提供语义层面的支持手段。采用第三方CA机构提供的电子签名服务搭建集团或企业统一应用的第三方电子签名认证平台业务系统电子文件生成、流转、归档过程中加入电子签名采用第三方数字认证机构颁发的数字证书进行电子签名，保障原生电子文件的法律效力中国长江三峡集团数字档案馆建技术创新系统建设-技术保障-电子签名什么样的电子签名满足单套制管理要求权威数字证书认证机构（CA）权威可信时间戳认证（TSA）企业内部如何开展电子档案单套制管理？我们保管的电子文件必须具备法律凭证性吗？什么样的电子签名满足单套制管理要求权威数字证书认证机构（CA）时间戳认证（TSA）在集团或企业内部搭建时间戳服务中心，虽然是不可信时间戳，可以通过行业、企业的相关制度、标准约束不可信时间戳的适用范围，使其在一定范围内可信；电子文件并不是一定要具备法律凭证性才能单套制管理，我们保管的电子文件更多是为了安全和长久可用，不一定非要作为法律证据使用。系统建设-技术保障-格式转换PDF格式和OFD格式符合版式电子文件的长期保管要求，保障电子档案不依赖本地环境长期可读系统建设-技术保障-四性检测目录真实性通过系统的著录定义判断元数据的类型、长度、格式和值是否真实目和电子档案内容关联真实性通过判断目录属性与电子文件的描述信息是否一致电子档案内容真实性电子档案归档前验证，通过电子档案hash值前后对比保证电子档案的真实性真实性完整性安全性电子档案数据总量电子档案数量与预定的移交接收数量一致性目录项目完整性根据元数据定义判断著录项是否完整，必著项是否填写，对于具有连续编号的著录项判断是否漏号电子档案内容完整性判断电子档案是否有内容目录数据安全性检测目录项中的密级和控制标识是否可靠电子档案病毒检测检测电子档案是否感染病毒软件系统安全性检测检测电子档案系统是否有安全漏洞可用性目录数据可用性检测目录数据是否可以正常访问电子档案内容可用性检测电子档案是否可以打开，格式是否符合长久保管要求，大小是否与记录的大小一致，归档环节移交与接收环节长期保管环节系统建设-技术保障-四性检测真实性可用性完整性安全性备份建设根据国家档案局档案数据备份相关要求数据备份中心备份服务器/存储应用服务器全文服务器数据库服务器本地数据备份网络数据备份异地数据备份异质数据备份光盘库光盘文件异地数据中心单套制管理模式下，异地备份显得尤其重要经验总结试点建设完成后对标国档局下发的《电子档案单套管理一般要求》（征求意见稿）中的指标进行自测，总结不足，形成经验，为其他类型的档案开展单套制提供经验。目录1电子档案单套制管理基本概念2电子档案单套制管理的研究和政策3企业开展电子档案单套制管理思路5企业电子档案单套制管理实践应用4企业开展电子档案单套制管理实施内容实践应用1：三峡集团电子档案单套制管理2018年4月，国家档案局确定首批35家企业数字档案馆建设试点企业，三峡集团名列其中。建设背景实践应用1：三峡集团电子档案单套制管理资源数字化、管理信息化、服务知识化1）实现集团公司全部业务系统原生电子文件归档；2）完成各业务板块、各级档案机构存量档案数字化；3）整合集团公司信息资源，构建并不断完善全集团统一应用的数字档案馆平台；4）全面提升档案管理能力和档案知识化服务水平，增强集团公司核心竞争力。建设目标实践应用1：三峡集团电子档案单套制管理统一管理、分级授权、共享利用全集团统一应用、数据集中存储，遵循统一框架下的灵活配置在遵循基本框架下，各单位通过分级授权管理各自形成的档案数据及档案业务按照安全、保密原则，在全集团范围内实现数据共享在遵循集团公司企业级信息系统建设“六统一（统一规划、统一标准、统一设计、统一建设、统一管理、统一应用）”原则的基础上实施数字档案馆建设建设原则实践应用1：三峡集团电子档案单套制管理三峡集团数字档案馆基于三峡容器云平台，采用微服务架构设计、开发，有效解决系统业务模块开发相互依赖、单一功能错误导致系统整体宕机问题，降低系统的耦合性，提供更加灵活的服务支持。同时，引进对象存储设备，解决非结构化数据快速增长带来的海量数据存储与备份问题，为数字档案资源长期、高效、安全保存提供技术支撑。并且，系统利用电子签名技术保障各业务系统电子文件法律效力，具备了满足《国务院关于在线政务服务的若干规定》中关于电子文件“单套制”归档的政策法规，集团公司已经实现三大业务系统的“单套制”归档，后续继续扩展到其他业务系统，单套制管理这一重大变革将为全集团各项工作带来巨大的经济效益，为集团公司降本增效提供重要支撑。技术创新技术架构先进、系统功能灵活、关键技术突出，已具备电子文件“单套制”归档条件，经济效益潜力巨大。实践应用1：三峡集团电子档案单套制管理国家授时中心证书服务器签章服务器实践应用2：中国商飞会计档案归档-归档范围会计凭证类会计账簿类财务报告类其他类记账凭证报账单银行回单电子发票总账、明细账固定资产卡片月报季报年报会计档案移交清单银行余额调节表银行对账单其它辅助性账簿实践应用2：中国商飞会计档案归档-会计档案特征电子会计档案来源真实有效不具有永久保存价值或其他重要保存价值符合国家归档格式长期保管要求防止电子档案被篡改电子档案备份制度10/30实践应用2：中国商飞会计档案归档流程兰台档案系统（接收确认，电子签章，四性检测，提供利用）浪潮SAP网银商飞XX平台商飞XX平台预归档组卷入库正式归档整理审核档案接收电子文件归档管理凭证档案WEB服务接口（结构化数据XML）WEB服务接口（电子文件）档案系统正式归档全文服务器数据库服务器实践应用2：中国商飞会计档案归档实现HASH验证文件HASH实践应用2：中国商飞会计档案归档四性检测界面展示真实性可用性完整性安全性实践应用2：中国商飞会计档案归档电子文件签章技术实现对PDF文件插入电子签章，保障PDF文件的电子信息的真实性和完整性以及签名人的不可否认性实践应用2：中国商飞会计档案归档电子档案四性检测报告将检测结果输出电子档案四性检测报告存储和备查成员单位1……n在线进馆档案资源库航空工业档案馆产品档案电子档案进馆文书档案整理打包进馆审批档案系统金航兰台档案资源管理平台档案接收档案鉴定档案归类档案保管离线进馆科研档案电子文件目录元数据电子档案上报管理电子档案接收管理成员单位1成员单位2产品档案文书档案科研档案产品档案文书档案科研档案档案资源库在线接口光盘刻盘档案备份实践应用3航空工业-电子档案进馆规划航空工业集团在2018年启动型号电子档案进馆工作，单套制进馆金航兰台档案资源管理平台申请电子文件行业专网证书服务中心HashvalueTimeInformation验证电子文件HashvalueHashvalueHashvalue时间戳文件*.tsa时间戳验证结果：1、当Hashvalue一直时，证明电子数据在申请时间戳的时刻起存在且未被篡改或伪造2、当Hashvalue不一致时，证明电子数据未申请时间戳或被篡改、伪造时间戳文件（*.tsa）消息摘要实践应用3航空工业-电子档案进馆规划拟在航空工业专网搭建证书服务中心，实现企业间电子档案移交过程的可信，对移交电子档案进行单套管理，保障真实、完整、可用和安全验证文件进馆接口成员单位航空档案馆数据库文件服务器条目电子文件电子文件光盘刻录离线进馆数据上报自动打包时间戳服务中心进馆数据管理解析实践应用3航空工业-电子档案进馆规划四性检测实践应用4电科14所PDS系统归档试点技术文件转化为PDF格式三维格式电子文件转化为PVZ中间格式原生电子文件的应收尽收接口标准化、智能化电子档案接收智能检测电子文件自动四性检测PVZ格式文件在线浏览文档签署表齐套性在线查看格式转换集成接口档案管理满足国档局PDS系统数据归档试点要求接口扩展各个阶段的技术文件、图样、三维图审签发布A部门B部门C部门D部门论证阶段方案图方案阶段工程研制阶段设计定型阶段生产定型阶段技术协调图研制总要求方案论证报告六性报告方案图技术协调图研制总要求方案论证报告六性报告XX图XXX图XX报告XXX报告XXX报告XXX大纲XXX大纲XX报告XXX大纲XXX大纲更改图纸技术文件零件图部件图组件图系统图零件图部件图组件图系统图技术文件及图样三维数模设计定型阶段、生产定型阶段归档BOM发布状态的阶段产物归档档案系统利用分发实践应用4电科14所PDS系统归档流程四性检测实践应用4电科14所PDS系统归档真实性校验PDS系统数据归档时，对电子文件提取电子文件指纹（HASH值），增加电子签章，在电子档案校验时，提取电子文件指纹，与归档时保存的电子文件指纹进行对比，电子签章是否有效，电子文件指纹是否一致，签章有效、指纹一致则电子文件没有被篡改，电子档案是真实、可靠、可用的。58实践应用4电科14所PDS系统归档四性检测展示通过数字档案管理平台建设，建立了十四所电子文件收集、归档、档案信息存储和档案信息资源开发利用的统一平台。实现对档案资源的综合利用和专业管理的功能，提升了档案信息开发利用与共享服务能力。PDS系统集成功能扩展，进行三维文件PVZ格式轻量化文件格式转化，实现了在线浏览；实现了电子文件管理四性检测功能，可根据电子文件归档和接收的检测要求对接收的电子档案进行“四性”检测。开发产品档案归档收集文件签署表功能，在系统中实现齐套性检查管理。基于数字档案管理平台申请了国档局电子档案馆PDS归档试点，并顺利通过验收。实践应用4电科14所PDS系统归档建设成效谢谢