QHSE管理体系文件控制程序

QHSE管理体系文件控制程序1 范围本标准规定了公司QHSE管理体系文件控制的职责、内容和要求。本标准适用于公司QHSE管理体系文件的控制。 2 引用文件 01AQS301 QHSE管理体系文件编制规定 3 职责 3.1 公司QHSE管理体系文件是公司标准化体系的重要组成部分，由质量安全部（以下简称质量部）负责归口管理和控制。 3.2 电子版QHSE管理体系文件由质量部统一上网和维护，保证文件完整有效。 3.3 分发至部门和个人使用的纸质文件由部门和个人负责保管...

1 范围本标准规定了公司QHSE管理体系文件控制的职责、内容和要求。本标准适用于公司QHSE管理体系文件的控制。 2 引用文件 01AQS301 QHSE管理体系文件编制规定 3 职责 3.1 公司QHSE管理体系文件是公司标准化体系的重要组成部分，由质量安全部（以下简称质量部）负责归口管理和控制。 3.2 电子版QHSE管理体系文件由质量部统一上网和维护，保证文件完整有效。 3.3 分发至部门和个人使用的纸质文件由部门和个人负责保管，并保证其完整有效。 4 QHSE管理体系文件层次及审批 QHSE体系文件分为以下三个层次：第一层: QHSE管理手册，由管理者代表组织编制和修订，公司经理审查批准；第二层: 程序文件，由管理者代表指导质量部组织编制和修订，管理者代表或公司经理审查批准；第三层: 作业文件[包括工作（管理）规定、作业指导书、表格等]，由质量部组织有关部、室编制和修订，管理者代表或其授权人审查批准。 5 工作程序 5.1 文件编制的立项及审批公司由于各种原因需要新编（或修订）体系文件时，由质量部提出立项，经管理者代表批准后，由质量部组织编制。 5.2 文件编制 5.2.1 文件通常由相关业务主管部门负责（或组织）编制，编制部门应安排具有资格的人员编制和校对，质量部确定审核人。 5.2.2 编制部门完成文件编制后，按要求进行签署。需要会审的文件，编制部门应组织有关部门参加会审和会签，并按照审查和会审意见对文件进行修改，修改完成后，送批准人批准发布。 5.2.3 质量部负责将电子版标准文件在公司内部网络发布，对特殊需要纸质文件的由质量部负责标准印制，建卡登记后按要求发放，接收文件者应签收。 5.3 文件的局部更改 5.3.1 在实施过程中如发现QHSE管理体系文件的描述有含糊不清或理解上有疑问时，使用者应首先向所在部门负责人寻求解释，如仍有疑问由部门负责人向质量部反映。 5.3.2 如有部门提出体系文件需要更改，质量部组织有关部门研究文件是否需要更改，如需更改，一般安排原编制部门进行更改。 5.3.3 对原文件进行的局部更改，质量部以“QHSE管理通知”形式将文件局部更改的内容予以发布，同时将网络上的文件作相应修改，该“QHSE管理通知”应按原文件发放范围发放并签收。 5.3.4 每年年终，由质量部把全年的“QHSE管理通知”统一整编成目录，并在公司网上发布。 5.4 文件的修订 5.4.1 QHSE管理体系文件经多次更改或需要全面修订时，质量部提出文件修订意见并立项，报管理者代表批准，一般安排原编制部门对文件进行修订。修订后文件的编号除年份号改为修订年号外，其它一般保持不变。 5.4.2 文件修订和批准的程序同5.1，5.2。 5.4.3 修订文件发放时，质量部要收回被代替的文件，统一处理，并及时更新网上相关内容。 5.5 文件评审 5.5.1 公司QHSE管理体系文件应定期进行全面评审，通常结合管理评审会同时进行。必要时组织专题评审会，专题评审由质量部组织。 5.5.2 当出现以下情况时，由管理者代表或质量安全部评估是否需要专题评审： a) 有关QHSE管理的依据性标准及其它要求发生变更时； b) 公司组织结构及部门职责发生较大改变时； c) 体系运行过程发现体系有较大缺陷时； d) 发生重大质量安全事故或严重影响环境时。 5.5.3 评审结果有全面修订、局部修订和不修订。需要修订的请按5.4执行。 5.6 文件的管理 5.6.1 QHSE管理手册分“受控本”和“非受控本”两种，程序文件和作业文件均为受控本。 5.6.2 受控本只提供给认证机构和公司QHSE管理体系覆盖的有关部门和人员，受控本应有编号，发放和局部更改换页时要建卡登记、领用人签收。受控本文件持有人负有保密责任，不准复制，更不得向外部组织和个人提供，特殊需要时必须经公司经理或管理者代表批准。 5.6.3 顾客或项目投标及其它情况需要时只提供非受控本,由质量安全部主任批准。 5.6.4 每年年初，质量部以QHSE管理通知形式公布“公司QHSE管理体系有效文件目录”。 5.6.5 质量部每年应将上一年度编制的QHSE管理管理体系文件（包括文件正本、文件局部更改记录、修订文件）以及与编制本文件有关的过程文件整理并在公司档案馆归档。 5.6.6 公司各部门工作场所只能存放现行有效文件，失效文件应及时清理撤出使用场所。对确需作为参考资料保存的少量失效文件应加盖“作废”章或其它永久性标识，以防误用。此外其它的失效文件应交回质量部统一处理。　 6 文件编制的要求文件的编制要求见01AQS301《QHSE管理体系文件编制规定》。附录A QHSE管理通知附录A QHSE管理通知（01AQS203-R） QHSE管理通知编号：XXX（QHSE）管XXX号第 1 页共 1 页文件名称文件标准号管理通知编号起草人起草日期实施日期批准人批准日期通知内容注：本表用于01AQS203，由质量安全部提供

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