高等学校档案归档范围及保管期限表

.高等学校档案归档范围及保管期限表党群类档案归档范围和保管期限 DQ11党务综合 序号 类目名称 保管期限 1 2        3  4 567 8 910111213 14151617 1819  上级党组织有关党的建设的文件材料（如文件的本针对本校的，则永久保存）本校党代会文件材料（1）大会 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等（2）提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等（3）参考文件；工作人员名单；工作证；代表证、列席证及选票式样本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论的文件党委 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知以党委名义召开的工作会议材料学校工作形成的文件材料校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿党委工作简报党委大事记党群系统启用印章的文件和印模党群系统重要统计材料党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示及批复党委保密、秘书工作的有关文件重要的群众来信来访及处理材料党委与有关机构联系、协商工作的来往文件分党校、总支直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查材料、会议记录和统计表分党委、总支、直属支部建党工作及有关材料分党委、总支、直属支部人员奖励及有关材料DQ12纪检  长期    永久 长期 短期  永久 永久永久永久 永久 永久永久永久永久长期长期 长期长期长期长期 长期长期   序号 类目名称 保管期限 123456 上级纪委关于纪检工作的文件纪委工作规章制度纪委工作计划、报告、总结、调查材料及重要统计校纪委会议记录党员处分、复查材料群众来信来访及处理意见 长期长期永久长期长期短期    DQ13组织   序号 类目名称 保管期限 12345 678910 11 上级关于组织工作的指示、决定、通知简报本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知落实政策的有关材料副处级以上干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表）副处级以上干部名册总支、支部改选报告、审批材料各总支、支部委员名册党员名册关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料发展新党员、预备党员转正的名册 长期永久永久长期 永久永久长期长期长期 长期长期    DQ14宣传教育   序号 类目名称 保管期限 12345 上级关于宣传工作的文件本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结教职工政治思想工作动态及调查材料理论学习的决定、通知、计划、总结反映本校重大活动的剪报及图表 长期永久长期长期永久    DQ15统战   序号 类目名称 保管期限 1234567 上级关于统战工作的文件本校统战工作计划、决定、报告、通告和总结统战工作情况调查、典型材料、统计报表本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料台、港、澳和侨务工作材料各民主党派成员和负责人名册及有关材料统战工作重要会议记录 长期永久永久永久长期长期长期     DQ16工会    序号 类目名称 保管期限 123 45678910 上级有关工会工作的文件工会工作计划、报告、决定、重要通知、总结、统计会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选举、结果、领导讲话、大会发言等文件）表彰工会先进集体个人的材料、名单处分会员的有关材料工会委员会会议记录、纪要基层工会干部名册会员名单妇女工作材料家属工作材料 长期永久 长期长期长期短期长期长期长期长期    DQ17团委    序号 类目名称 保管期限 12 3 45678 上级关于团的工作文件本校团代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件）本校学代会文件（通知、名单、工作报告、决议、选举结果、领导讲话、大会发言和文件）团委工作计划、报告、总结及规章制度团委工作典型调查材料、优秀团员的材料表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料处分团员的材料及复查材料批准入团、离团材料及名单 长期 永久 永久永久长期长期长期长期 91011121314151617 团干部名单团员名册团委会议记录学生会文件、材料本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料各分团委的有关材料研究生会的有关材料团委牵头进行的重大活动的有关材料社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料 长期长期长期长期长期长期长期长期长期 行政类档案归档范围和保管期限表XZll行政综合 序号 类目名称 保管期限1上级有关学校行政管理的综合性文件长期2全校性的规章制度永久3学校年度、学期工作计划、报告、总结永久4校长办公会、书记校长碰头会议记录、纪要永久5校务委员会委员名单、会议记录、纪要永久6各学院的工作计划、报告、总结和会议记录长期7校领导的重要讲话和参加校外会议发言稿长期8本校教育事业规划、计划及上级批复永久9学校评估材料永久10本校向上级的请示及其批复永久或长期11本校各单位的请示及学校的批复长期12有关全校性工作的调查材料和经验总结永久13学年报表及综合统计永久14启用印章的文件及印模永久15本历史沿革、情况介绍永久16本校大事记、简报、信息、动态等永久17校史工作材料永久18校友工作材料长期19校庆工作材料长期20群众来信来访文件材料长期21普选工作材料短期XZ12人事 序号 类目名称 保管期限1上级机关有关人事工作的文件长期2本校人事工作的规章制度长期3人事工作计划、报告总结、调查材料、会议记录永久4关于机构编制规划、计划报告、上级批复永久5关于校内机构设置、变化的文件材料永久6人事处权限内的干部任免文件及名册永久7表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料长期8处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料长期9教职工动态月报长期10师资培养、管理工作计划、规定、总结永久11教师进修计划、安排、总结长期12教师工作量的规定和执行情况长期13教师业务考核材料长期14人事统计报表永久15教职工名册(分单位的总册、分类名册)登记表永久16教研室、研究室正副主任名册长期17教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复长期18教职工工资调整材料、名册长期19教职工转正定级材料长期20教职工校内调动材料长期21教职工的录用、调入的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信)长期22教职工调出的有关材料(包括转移行政、工资关系介绍信存根)长期23教职工援外和支援边远地区材料短期24教职工离休、退休、退职、离职等及有关荣誉证书授予工作的材料长期25教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料长期26教职工退休后重新工作的材料长期27教职工福利工作长期28教职工商调函件长期29使用临时工有关材料长期30群众来信来访材料长期XZ13监察、审计 序号 类目名称 保管期限1上级有关监察、审计工作的文件长期2本校监察、审计工作方面的规章制度长期3监察、审计工作计划、总结、调查报告长期4监察、审计工作统计年报及重要报表长期XZ14武装、保卫 序号 类目名称 保管期限1上级有关公安保卫工作的文件长期2本校公安保卫保密工作方面的规章制度长期3本校公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、统计报表永久4本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书长期5本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复长期6要害部门的公安保卫、消防工作长期7上级有关武装、人防、民兵、军训工作的文件长期8本校武装部职责范围内的规章制度长期9武装部工作计划、总结、调查报告长期10武装部工作统计年报及重要报表长期11复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表(卡)长期12军训活动安排等有关材料长期XZ15后勤 序号 类目名称 保管期限1上级有关后勤工作的文件短期2本校后勤管理处及各科规章制度长期3本校后勤工作计划、总结报告、调查材料长期4房屋管理、调配使用、转户等的规定、总结长期5防震、防汛、环保、节能工作的文件材料长期6爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件长期7师生员工健康状况调查材料及统计表永久8本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册长期9伙食、车辆、校园绿化等短期XZl6档案、图书、文博 序号 类目名称 保管期限1上级有关档案、图书情报、博物工作的文件长期2档案、图书、文博规章制度长期3档案、图书、文博工作计划、报告、总结长期4档案、图书、文博工作概况、发展规划、统计及统计年报永久5档案、图书与校外交流的有关材料长期6档案馆指南、全宗索引永久教学类档案归档范围和保管期限表JXl1综合 序号 类目名称 保管期限1上级下达有关教学工作文件材料长期2教育改革、培养目标、专业设置、学制等方面指导、规定及办法永久3本校制定各种教学计划、规章制度、会议纪录、调研报告、总结等永久4教学质量检查评估、总结和各级优秀教学质量奖材料、教学成果奖材料长期5非学历教育的培训班、进修班材料长期6统计报表永久7学生运动会材料长期JXl2学科实验室建设 序号 类目名称 保管期限1上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料长期2学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料永久3重点学科、专业、实验室建设材料永久4学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料长期5学科、专业、实验室建设统计报表永久JX13招生 序号 类目名称 保管期限1上级有关招生工作的文件材料长期2招生计划、规定、生源计划长期3新生录取材料及新生名单长期4委培、代培、自费生计划、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 及名单长期5招生宣传、招生工作总结短期6研究生入学试题及指导教师名册长期JX14学籍管理 序号 类目名称 保管期限1新生入学登记表永久2学生成绩卡片永久3学生成绩总册永久4在校学生名册永久5学生学籍变更材料(升学、留级、休学、复学、转学、退学、专升本材料)永久6学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）长期7学生处分材料长期JX15课堂教学与教学实践 序号 类目名称 保管期限1各专业教学计划(教学大纲)永久2课程建设要求及安排、校历表、课表长期3各系、科、专业课程试题库长期4典型教案、重要备课记录长期5教学实习、生产实习计划、总结及相关材料短期6社会调查、社会实践计划、总结及有关材料短期JX16学位工作 序号 类目名称 保管期限1上级有关学位工作文件材料长期2本校学位评定条例、办法及计划、总结长期3学位委员会会议记录、决定长期4学位委员会授予各层次学位清册永久5本科生优秀学士学位论文长期6博士、硕士研究生学位论文及评审材料长期JX17毕业生 序号 类目名称 保管期限1上级有关毕业生分配的文件材料长期2毕业生工作计划、简报、总结长期3毕业生供需统计、计划、合同长期4毕业生正式分配方案及调配派遣名册永久5毕业证、派遣证存根领取签收册长期6毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料长期JX18教材 序号 类目名称 保管期限1自编、主编教材长期2各系各专业使用教材目录长期3自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集长期4其他有保存价值的自编参考资料短期附录：存系教学类档案教材 序号 类目名称 保管期限1毕业生论文及评审意见长期2课堂教学材料、课程进度表短期3教师任课安排、教案长期4优秀 实习报告 酒店前台实习报告法院实习报告铁路实习报告链家实习报告寒假实习报告 短期5本专业教学检查、调查材料及总结短期6教师工作量核算、等级材料短期科学研究类档案归档范围和保管期限表KY11综合 序号 类目名称 保管期限1科研行政管理文件材料长期2科研计划管理文件材料长期3科研成果管理文件材料长期4科研经费管理文件材料长期5申报科学基金及有关批复长期6学会工作(学术活动)材料短期KYl2-1科研准备阶段 序号 类目名称 保管期限1开题报告与课题调研论证材料长期2任务书、合同、协议书永久3课题研究计划、设计长期4计划执行情况、计划调整或撤销报告短期5课题投资和预决算材料短期KYl2-2研究实验阶段 序号 类目名称 保管期限1实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录永久2数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果等）。永久3设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等）永久4研究工作阶段小结、年度报告长期5配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝等永久6样品、标本等实物的目录永久KYl2-3总结鉴定阶段 序号 类目名称 保管期限1研究报告、研制报告永久2论文专著永久3工艺技术报告永久4技术诀窍报告永久5专家评审意见永久6鉴定会材料长期7鉴定证书永久8推广应用意见长期9课题工作总结长期KYl2-4申报奖励阶段 序号 类目名称 保管期限1科研成果登记表永久2科研成果报告表永久3科研成果奖励申报与审批材料永久4科研成果获奖材料原件或影印件永久5专利申请书或证书原件或影印件永久KYl2-5推广应用阶段 序号 类目名称 保管期限1转让合同、协议书永久2生产定型鉴定材料永久3成果被引用或投产后反馈意见短期4推广应用方案及实施情况长期5扩大生产的设计文件、工艺文件长期6成果宣传报导材料短期7对外学术交流材料长期基本建设类档案归档范围和保管期限表JJll综合 序号 类目名称 保管期限1上级有关基建工作的文件长期2基建工作规章制度长期3基建工作计划、总结、简报长期4基建工作总体规划永久5基建工作年度(季度)总结、统计报表永久6基建工程财务预、决算长期7全校性总体规划、设计总平面图永久8水、电、气管道分布图永久9地质勘探、地形测量材料永久JJl2－1可行性研究 序号 类目名称 保管期限1项目建议书及上级批复永久2可行性研究报告永久3项目评估永久4环境预测、调查报告永久5设计任务书及计划任务书永久JJl2－2设计基础 序号 类目名称 保管期限1工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明永久2地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量定位、观测记录永久3水文、气象、地震等其它设计基础材料永久JJl2－3设计文件 序号 类目名称 保管期限1初步设计长期2技术设计永久3施工图设计短期4技术秘密材料、专利文件永久5设计计算书长期6关键技术实验永久7总体规划设计永久8设计评价、鉴定及审批长期JJl2－4工程管理文件 序号 类目名称 保管期限1征地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书永久2承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件永久3施工执照永久4水、电、气、暖供应协议书永久5产权证书永久JJl2－5施工 序号 类目名称 保管期限土地施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交流、图纸会审纪要短期（2）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺长期（3）原材料及构件出厂证明、质量鉴定长期（4）建筑材料实验报告长期（5）设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批永久（6）土建施工定位测量地质勘察永久（7）土、岩试验报告，基础处理，基础 工程施工 建筑工程施工承包1园林工程施工准备消防工程安全技术交底水电安装文明施工建筑工程施工成本控制 图永久（8）隐蔽工程验收记录永久（9）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告永久（10）分项、分单位工程抽量检查、评定长期（11）交工验收记录证明长期（12）竣工报告、竣工验收报告永久2设备及管线安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要短期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期（3）焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录长期（4）隐蔽工程检查验收记录长期（5）强度、密闭性试验报告长期（6）设备调试记录短期（7）施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告长期（8）系统调试、实验记录长期（9）管线清洗、通水、清毒记录短期（10）管线标高位置，坡度测量记录长期（11）中间交工验收记录证明，工程质量评定长期（12）竣工报告、竣工验收报告长期3电气、仪表安装施工文件（1）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审短期（2）设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批长期（3）调试、整定记录长期（4）性能测试和校核长期（5）施工安装记录，质量检查评定，事故处理报告长期（6）操作、联动试验短期（7）电气装置交接记录短期（8）中间交工验收记录、工程质量评定长期（9）竣工报告、竣工验收报告长期JJl2－6竣工验收 序号 类目名称 保管期限1竣工验收报告永久2全部竣工图纸永久3质量评审材料永久4工程现场声像材永久5竣工验收会议决议文件永久JJ12-7基建财务、器材管理 序号 类目名称 保管期限1财务计划、年度计划短期2工程概算、预算、决算永久3主要材料消耗、器材管理短期4交付使用的固定资产永久JJ12-8生产技术准备、试生产 序号 类目名称 保管期限1技术准备计划短期2试生产管理、技术责任制长期3试车方案、产品技术参数、性能、图纸短期4设备试车、验收、运转、维护记录长期5安全操作规程、事故分析报告长期6技术培训材料短期7工业卫生、劳动保护材料长期仪器设备类档案归档范围和保管期限表SBll综合 序号 类目名称 保管期限1上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件长期2本校仪器、设备管理的规章制度长期3设备工作计划、报告、总结、调查材料长期4仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案长期5仪器、设备移交清册及设备仪器报废、调拨报告和批复长期6本校有关仪器、设备业务工作的年度统计材料长期SB12外购仪器设备 序号 类目名称 保管期限1申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)委托协议长期2上级或主管领导批复和准购批示长期3定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等长期4进口设备过程中有关的技术商务文件长期5开箱记录及装箱单长期6安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单长期7验收报告及文件材料长期8索赔来住函件及结果文件长期9设备说明书及全套随机文件材料与设备共存10使用、检修、故障事故记录(设备履历书)与设备共存11重大事故的调查分析及处理意见与设备共存12技术改造和开发过程中形成的文件材料与设备共存出版类档案归档范围和保管期限表 CB11综合管理 序号 类目名称 保管期限1上级有关编辑出版工作的文件长期2上级召开的编辑出版工作会议文件短期3本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录永久4本校编辑出版工作规章制度、统计报表永久5编辑出版部门管理形成的文件材料短期CB12-15出版物项目 序号 类目名称 保管期限1编辑出版合同、协议书长期2出版请示和批复长期3原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单）长期4各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件长期5封面设计图样短期6出版通知单、书刊、音像出版物样品永久7出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单短期8获奖或受查处情况的文件材料长期9有参考价值的读者来信、重要评论短期10再版修改意见短期以上主要对书稿、音像出版物而言。报纸、刊物可酌减。外事类档案归档范围和保管期限表 WS11综合 序号 类目名称 保管期限1上级关于外事工作的文件材料长期2学校外事工作规章制度、计划、总结、简报等长期3外事工作统计报表等永久4外事工作会议材料长期5学校外事工作的请示报告和上级批复永久6学校与外国学校、专家签订的合同、协议书、聘书及专家名册长期WS12出国（境） 序号 类目名称 保管期限1上级对出国（境）人员的有关文件材料长期2国际学术会议论文长期3投寄国外的学术论文长期4出国（境）人员考察、访问材料长期5出国（境）讲学、研究人员有关材料长期6出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）永久7国际比赛、竞赛长期WS13来校 序号 类目名称 保管期限1上级邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件长期2外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料长期3外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料永久4来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料长期5国际比赛、竞赛长期WS14国际合作与会议 序号 类目名称 保管期限1中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录永久2本校完成的国际合作项目、成果等材料永久3合作项目中国外单位完成项目、成果等材料长期4授予外籍人员名誉称号的材料永久5双方互赠的礼品、纪念品长期6国际会议的有关材料长期WS15外国留学生工作 序号 类目名称 保管期限1录取审批材料永久2学籍登记表、学籍卡片永久3教学计划、大纲、安排长期4学习情况、成绩及评语永久5学位论文及学位证书复印件长期6学生名册永久7学生去向及有关材料长期财会类档案归档范围和保管期限表CKll综合 序号 类目名称 保管期限1上级有关财务会计工作的文件材料永久2本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件长期3学校基金管理工作文件短期4有关财务管理方面的其他文件材料短期5会计移交清册长期6财会档案移交保管清册永久7财会档案销毁清册长期CKl2会计报表 序号 类目名称 保管期限1决算报表(含基建综合决算)永久2预算会计报表永久3年度以上规划表、分配计划、测算表长期4年度以上各种统计报表(含工资报表)长期5季度以下各种计划、统计报表短期CKl3会计账簿 序号 类目名称 保管期限1涉及外事会计账簿永久2总账长期3预算内账簿(含明细账、分户或登记账)长期4预算外账簿(含明细账、分户或登记账)长期5学校专项基金账簿长期6日记账长期7固定资产明细账(卡片)长期(固定资产报废清理后保管五年)CKl4会计凭证 序号 类目名称 保管期限1涉及外事的会计凭证永久2预算内各种原始凭证、记账凭证短期3预算外各种原始凭证、记账账单短期4学校基金各种原始凭证、记账凭证短期5银行存款余额调节表短期6会计拨款凭证及其他会计凭证短期7银行对外账单短期8涉及债权、债务及末清理完毕的凭证长期CKl5工资清册 序号 类目名称 保管期限1工资发放名册、卡片永久2工资转移、证明、通知存根长期3各种奖金、奖学金、贷学金、助学金的名册、卡片等短期精选word范本！