公司收发文管理制度

公司收发文 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 第一章 收文管理办法 第一条 公司各部门、各分公司、各子公司～凡要求公司办理 的重要事情～应以书面形式送达 公司办公室～可以是纸质文件～ 也可以发电子邮件。来文务必注 明来文时间、联系人及联系电话。紧急、临时事项可以电话或传真 形式通知或传达到办公室。公司 办公室对电话交办的事情不清楚 或没有收到传真、传真件不清楚 应在15分钟内告之对方。接收电 话应按规定格式做电话记录。电 话记录和传真件都按文件办理程 序办理。 第二条 签收:收文统一由办公室文档管理员签收、拆封～急 件应注明签收时间。 第三条 登记:办公室文档管理员收文后将公文标题、字号、 发文机关、收文日期、份数等逐 项登记并按收文顺序登记,凡以 本公司为收文对象的公文一律由 办公室文档管理员登记。 第四条 拟办:办公室文档管理员将收到的公文登记后全部交 办公室主任～由办公室主任提出 处理意见。紧急公文～拟办意见 中应有明确的办理时限。 第五条 签批:办公室文档管理员按办公室主任提出的处理意 见分送相关领导签批。 第六条 分送:由办公室文档管理员按照办公室主任或有关领 导的签批意见分送其他有关领导 和有关部门。从签收、登记、拟 办到分送～时间一般不得超过2 小时。 第七条 传阅: ,一,公司领导批示的文件由办公室文档管理员送至有关人员 和部门阅知。阅文时间一般不超 过2个工作日～急件当天阅批。各级领导阅、批公文应仔细、认真～采取签阅制原则～阅毕应签上姓名～并注明日期,需要签署具体意见的～要明确、具体。 ,二,公文传阅应做到准确、及时～避免漏传、误传。公文传阅一般不横传～必须专人传递。传递公文～应办理签收手续。收件人收到公文后应签署姓名,退回公文时办公室文档管理员应当面注销～避免丢失。 属重要秘密文件～在阅办时采取在原件签字～用复印件办理的原则进行。 第八条 承办:上级机关要求办理、领导批示办理及其它需要办理的公文由有关部门承办。属部门职责范围内的事项由该部门办理。各有关部门收到公文后按规定期限及时办理。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级机关批准的事项～由承办部门提出办理意见并代拟文稿～交办公室送领导签发上报。 第九条 回传抄告:承办人员办理公文完毕要回复来文单位。把办理情况写明在文件首页或文件办理单上指定位臵～将有领导 签批的文件首页或文件办理单复印回传给签批过此件的人员和来文单位,同时把文件连同文件办理单原件传回办公室～承办部门留存复印件。 第十条 跟踪督办:已送领导 传阅批示或交有关部门办理的公文～办公室文档管理员、办公室主任要及时检查催办～以防漏办或延误。 第十一条 保密:阅办公文～ 尤其是重要和机密文件～应严格遵守保密制度和办文规定～任何人不得将文件随意搁放～带到公共场所或带回家中～以防泄密或 丢失。 第十二条 文件丢失～应及时报告办公室。对丢失文件造成后 果的～按《保密法》有关规定处 理。 第十三条 管理:收文办理完毕后应交回办公室～由办公室文 档管理员统一管理～每年一月和 六月上旬移送档案室归档。 第十四条 清退:凡需清退的文件～各部门应在文件办理完成 后立即交办公室～由办公室文档 管理员交办公室主任做出存档、 销毁或者其它处理决定。 第二章 发文管理办法 第十五条 起草 ,一,公司文件的起草由 责任 安全质量包保责任状安全管理目标责任状8安全事故责任追究制幼儿园安全责任状占有损害赔偿请求权 部门按要求起草。 1(涉及董事会、股东会、监事会使用的文件和材料由董事会秘书、党办行政办负责拟写。 2(专业技术职务评聘和人力资源管理使用的文件～由公司组织人事部负责草拟。 3(安全生产管理部使用的文件～由公司安全生产管理部负责草拟。 4(财务预算、决算和涉及股权 投资使用的文件～由公司财务部负责草拟。 5(项目管理、技术开发管理使用的文件由公司科技部负责草拟。 6( 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、协议和法律事务管理使用的文件由公司市场部负责草拟。 7(涉及企业管理、制度建设使用的文件由公司企管部负责草拟。 8(涉及资源规划 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 、资源管理、办证使用的文件由公司资源部负责草拟。 9(其它对口专职部门归属的文 件～由党办行政办草拟。 10(各单位可根据工作需要～可以本部门名义下发非红头文件 类公文～并负责该文所涉及的跟 踪、督促和办理。 ,二,文件起草必须用统一印 制的XXXXXXXX股份有限公司公文纸和拟文笺,发文稿纸,～如 以电子文本方式～可到公司文印 室套用固定格式和发文稿纸～并 将电子文本交文印室留存。 ,三,文件起草必须按拟文笺 格式拟办。 1(核稿:先由拟稿部门负责人校对～负责人核稿并在相应栏目 内签名后交办公室,由办公室主任对文字和内容把关后在核稿栏签字～并按定密要求注明密级。 2(签发:办公室主任核稿后由办公室文档管理员送相关领导签发。向政府有关部门报送的请示和报告～由分管副总经理审签～法定代表人签发,以公司名义上报和下发涉及全局性、重大经营项目、重要工作部署的文件～由分管副总审核～总经理签发,其他文件由分管副总签发,有严格时间要求的文件～若主要领导或相关领导因故不在～其委托的其他领导可以代签。未经办公室审 核的文稿～公司领导一律不直接 受理。以本公司为主的联合发文～ 在领导签字后由承办部门送联合 发文的其它单位领导签字～所有 联合发文机关领导签字完毕后印 发。特殊情况下～经领导批示～ 可由党办行政办公室主任代为签 发。 3(编号:公司所有对外发文～ 由办公室统一编号。 4(标题:由发文机关名称、文 件主题和文种组成。标题中的发 文机关用全称～即中共XXXXXXXX股份有限公司委员会、XXXXXXXX股份有限公司、中共XXXXXXXX股 份有限公司纪律检查委员会、 XXXXXXXX股份有限公司工会委员会。标题写在拟文笺上标题栏内。 5(附件:附件名称写在发文稿纸附件栏内～应与附件标题一致。附件装订在文件之后。 6(主送:主要受理文件的机关。主送机关应用全称、规范简称或同类机关统称～写在拟文笺上主送栏内。上行文主送机关规范简称:市委、市政府,市委办公厅、市政府办公厅,市卫生局等。下行文普发文件规范简称:公司各单位～各外包公司。 7(抄送:主送机关以外需要告 知文件内容的上级、下级和不相隶属的机关～抄送机关按上级机关、平行机关、下级机关顺序排列写在拟文笺抄送栏内。一般不抄送个人。 8(主题词:由拟稿人按《国务院公文主题词表》规定把主题词填写在拟文笺主题词栏内。 9(份数:按规定需电子公文报送的～由办公室内勤按程序报送后～印2份存档,其它情况视需要确定份数～留2份存档。 10(正文:文件主体。要求:符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指 示～完整、准确地体现发文机关意图,全面准确地反映客观实际～提出的政策、措施切实可行,观点准确～条理清晰～内容充实～结构严谨～表述准确～文字精练～用语贴切～篇幅简短～标点符号使用正确～文字规范。起草文稿不能用彩色笔、圆珠笔、铅笔书写或修改。 11(若发出的文件需要回复的要注明回复时间、联系人和联系电话的。联系人、联系电话和回复时间写在文件正文之后～成文日期之前～用小括号括起。 12(日期:位于落款之后。手 稿日期应为成文日期～文件日期 为领导签发日期～打印日期应为 打印当日～日期按要求书写。 第十六条 打印 ,一,一般性材料由各部门自 行打印～正式文件由各部门拷贝 磁盘,或发送邮件,送党办行政 办公室统一印制。 ,二,红头文件必须严格遵照 《国家行政机关公文处理办法》 规定格式 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 打印。 ,三,一般文件材料格式: 1(用纸。一般使用纸张定量为 2260g/m，80g/m的复印纸。 2(纸幅及版面尺寸。采用A4 型纸～文件天头,上白边,为: 37mm?1mm～订口,左边白,为:28mm?1mm～版心尺寸为: 156mm×225mm,不含页码,～即:下35mm,右26mm。 3(文件中图文的颜色。未作特 殊说明文件材料中的图文均为黑 色。 4(排版要求。正文用3号仿宋GB2312～一般每面排22行～每行排28个字。 5(印刷要求。双面印刷,版心 不斜～误差不超过1mm,印品着墨均匀～字面不花、不白、无断 划。 6(装订要求。左侧装订～不掉 页,包本文件的封面与书芯不脱 落,两页页码之间误差不超过 4mm,骑马订或平订的订位为两 钉钉锯外眼与书芯上下各1/4处,平订钉锯与书脊的距离为3mm，5mm处,无坏钉、漏订、重订～ 钉脚平伏牢固～后背不可散面明 订,裁切成品尺寸误差在1mm内～ ?四角成90～无毛茬或缺损。 7(文件主体。 ,1,标题。用小二号方正小标 宋字加粗～可分一行或多行居中 排布,回行时～要做到词意完整～ 排列对称～间距得当。 若有小标题、作者、日期,一 般在工作报告、讲话稿、汇报提 纲上出现,～小标题在大标题下一 行居中～破折号后用三号仿宋 GB2312加粗,作者在小标题下一 行居中～用三号楷体GB2312加粗,日期在作者下一行居中～括 号内用阿拉伯数字标明年、月、 日～年月日用楷体～统一用三号 加粗～如:“,2009年9月1日,”。 ,2,主送单位或报告对象。标 题下空1行～左侧顶格～用3号仿宋GB2312～回行时仍顶格～最 后一个主送单位或对象后标全角 冒号。 ,3,正文。主送单位或对象名 称下一行～每自然段左空2字～回行顶格。数字、年份不能回行。 ?正文中的层次标题 一层标题:用三号黑体GB2312加粗～如:“一、黑体字”。 二层标题:用三号楷体GB2312加粗～如:“,二,楷体字”。 三层标题:用三号仿宋GB2312加粗～用三号阿拉伯数字加全角 圆点加标题～如“3(仿宋字”～注意应是“3(” 而非“3、”。 ?正文中的各层次序号 一层:“一、”,二层:“,二,”, 三层:“3(”,四层:“,4,”,五层: “?”,六层:“A”,七层:“a”。 ?正文中表格 表格中的字号原则上用三号仿 宋GB2312～也可根据实际调整～要求清楚、规范。 ?正文中的阿拉伯数字、符号 用Times New Roma格式。 ?引用文件时先标明发文单位 名称～再加引号标明文件标题～ 标题后用括号标明文件字号～无 字号的标明成文日期。如:根据 公司党委“关于……的通知”,永 昌铅锌党字„2009?1号,精神…… ?请示的正文结尾应加上“当 否～请批示”～其它文件的正文结 尾不能出现“特此通知”、“特此 报告”等字样。 ,4,附件。文件如有附件～在 正文下空一行左空2字用3号仿宋字标识“附件”～后标全角冒号和名称。有多个附件的用阿拉伯 数码标明序号,如“附件:1(×××”,。附件名称后不加标点 符号。附件一般应与正文一起装 订～并在附件左上角第1行顶格标示“附件”～有序号时要加序号～附件的名称、序号前后标识要一 致。如附件与正文不能一起装订 时～应在附件左上角第1行顶格标示文件名称～若文件有发文字 号的只标发文字号～并在其后标 识附件,或带序号,。 ,5,成文时间。用汉字将年、月、日标全,“零”写为“?”。 ,6,文件生效标识。一般情况下文件要加印章后才生效。单一 部门发的文件在落款处不署发文 单位名称～只标识成文时间,挂 在网上和无法加盖印章的文件要 在成文日期正上方署单位名称,。成文时间右空4字～加盖印章应上距正文2mm，4mm～端正、居中下压成文时间～印章用红色。 印章下弧无文字时～采用下套方 式～即仅以下弧压在成文时间上, 印章下弧有文字时～采用中套方 式～即印章中心线压在成文时间 上。 联合行文需加盖两个印章时～ 应将成文时间拉开～左右各空7字,主办单位印章在前,两个印 章均压在成文时间上～采用同种 加盖方式以保证印章排列整齐, 印章之间互不相交或相切～两个 印章间距不超过3mm。 当联合行文加盖3个以上印章时～为防止出现空白印章～应将 发文单位名称,可用简称,排在 发文时间和正文之间。主办单位 在前～每排最多排3个印章～两 端不得超出版心～最后一排如余 1个或2个印章～均居中排布～印章之间互不相交或相切～在最 后一排印章之下右空2字标识成文时间。 当文件排版后所剩空白处不能 容下印章位臵时～应采用调整行 距、字距的措施加以解决～务使 印章与正文同处一面～不得采取 标识“此页无正文”的方法解决。 ,7,页码。一般文件材料页码 居中下。红头文件按《国家行政 机关公文处理办法》规定执行。 第十七条 校对 文件的校对由起草的部门负 责～校对应在拟文笺校对人栏内 签名。 第十八条 发文 ,一,合同文件统一由党办行政办发文～一般文件材料由起草 文件的部门负责发出文件。 ,二,发文各环节相关人员要认真负责。如出现差错要追究相 关人员责任。 第十九条 本制度由公司党办行政办公室负责解释～自颁布 之日起实施。 附件:1(收文流程图 2(发文流程图 二?一五年九月二日 XXXXXXXX股份有限公司收文流程图 上级来文 其它来文 公司内部来文 办公室文档管理员 签收、登记 办公室主任 拟办意见 部门负责人 领导 传阅 批办 办公室文档管理员 分流 承办部门 来文单位 承办部门 拟文 回传 办理 领导 文档管理员 签发 收回处理 清退、档案室印刷 发文 存档 XXXXXXXX股份有限公司发文流程图 各责任部门 草拟公文 部门负责人 初审文稿 如审核不合格或 不需要发文～退回办公室主任 相关部门 拟稿部门并说明核稿 会签 理由 如有异议～由办公 室退回拟文部门公司总经理或分修改～再呈领导审管副总审阅、签发 阅、签发 办公室文档管理员登记、编号、拟文部门核打印,拟文部门交电子文稿,、对、清样 校对、印刷、盖章 存档 拟文部门发文