综合行政部岗位职责及部门制度_

综合行政部岗位职责及部门制度_ 目 录 一、前言 二、综合行政部部门职能 三、综合行政部组织结构 四、综合行政部岗位职责 1、综合行政部经理岗位职责 2、综合行政部副经理岗位职责 3、综合行政部人事专员岗位职责 4、综合行政部网管员岗位职责 5、综合行政部后勤主管岗位职责 6、综合行政部后勤管理员岗位职责 7、综合行政部后勤文员岗位职责 8、综合行政部前台文秘岗位职责 9、综合行政部司机班长岗位职责 10、 综合行政部专职司机岗位职责 11、 综合行政部司机岗位职责 12、 综合行政部警卫员岗位职责 13、 综合行政部保安主管岗位职责 14、 综合行政部食堂班长岗位职责 15、 综合行政部食堂人员岗位职责 五、综合行政部制度 1、综合行政部 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 2、招聘制度 3、司机管理制度 1 一、前言 综合行政部作为公司的管理与服务职能部门，主要负责组织公司人力资源开发与管理工作，为公司提供和培养合格的人才;上传下达，为各部门提供后勤保障服务工作。 本手册详细描述了综合行政部的部门职能、组织结构、岗位职责、用于规范与指导综合行政部的工作，是综合行政部的基础管理文件。 二、综合行政部部门职能 1、 负责对公司有关工作进行综合协调。 2、 统筹公司人力资源管理，制定人力资源规章制度，参与制定公司人力资源发展战 略。 3、 为公司吸引、选拔、保留优秀人才，为公司发展提供优质人才保障。 4、 协助组织实施绩效考核，制定激励政策，充分调动员工工作积极性。 5、 代表公司，与政府各职能部门沟通协调，树立公司对外良好形象。 6、 组织签订劳动 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 ，处理劳动争议，解决劳动纠纷。 7、 与企划部门合作，不定期举办各类培训及主题活动，提升员工对企业的认同感。 8、 保管公司印章，存档公司重要合同、文件。 9、 管理固定资产、办公用品及劳保用品。 10、 对公司车辆进行管理。 11、 上传下达，与各部门沟通协调，提供后勤保障服务。 2 三、综合行政部组织结构 综合行政部经理 综合行政部副经理 前人后网专 台事勤管职 文专主司员 秘 员 管 机 后后保司 勤勤安机 文管主班 员 理管 长 员 全全 体体 保司 安 机 3 四、综合行政部岗位职责 1、综合行政部经理岗位职责 (1)行政隶属 直接上级:常务副总裁、项目总指挥 直接下属:综合行政部副经理、行政主管、后勤主管 )主要职责 (2 1. 负责公司行政、人事、后勤及日常事务处理及相关外联活动 2. 制定并完善公司的工作程序和规章制度。 3. 协调并支持配合公司各部对人力计划、行政开支的管理工作，协调配合公司各部对 人事、行政、后勤方面的支持 4. 制定本部门年度工作目标和工作计划 5. 制定公司绩效考核制度，组织实施绩效考核，及时解决绩效考评中出现的的各种问 题，不断完善绩效管理体系 6. 向公司决策者提供有关人力资源战略、组织建设等方面的建议，致力于提高公司的综 合管理水平，及时处理公司管理过程中的重大人力资源问题 7. 代表公司建立政府劳动、人事和相关公共关系的沟通渠道，及时掌握信息，改善管 理，规避政策风险，妥善处理劳动争议 8. 审核部门职位设立，人员配置及职位说明书管理，把控人员招聘录用，提出录用人 员岗位级别和工资的建议 9. 负责人员培训和开发，为主管以上员工进行职业生涯设计，确保公司员工能胜任当 前和未来发展需要 10.负责公司的社会保险缴纳及福利事项的统筹管理 4 11.协助组织公司年会及公司各类活动 12.协助项目总指挥做好其它部门所需各类保障工作 13.完成领导交办的其它工作任务。 2、综合行政部副经理岗位职责 (1)行政隶属 直接上级:综合行政部经理 直接下属:人事专员、网管员、后勤主管 (2)主要职责 1. 负责公司印章的管理及登记 2. 管理公司重要资质证件，办理公司所需各项资质年审、年检(工商、建委等证件年 检) 3. 负责公司文件与合同的管理与备案，制定相关管理制度 4. 制定公司统一公文格式 5. 承办公司董事会及股东会交办的工作 6. 制定公司办公费用总开支计划并加以调控 7. 负责公司固定资产、办公用品的统筹管理 8. 负责秘书的管理及工作技能的培训 9. 负责与政府职能部门的协调、沟通、联系工作 10.协调公司内部行政、人事、后勤等工作 11.协调公司行政、后勤服务、办公设施和车辆的管理，为公司提供各类相关统计数据 12.完成领导交办的其它工作任务。 5 3、综合行政部人事专员岗位职责 (1)行政隶属 直接上级:综合行政部经理 直接下属:无 (2)主要职责 1. 协助制定公司人事管理制度，参与人力资源战略规划 2. 协助制定职位说明书，并根据公司职位调整进行相应的变更，保证职位说明书与实 际相符 3. 办理缴纳社会保险与住房公积金事宜，并负责相关解释工作 4. 根据公司人员需求情况，提出人员调配方案(包括人员内部调入和调出)， 经上 级领导审批后实施，促进人员的优化配置 5. 协助做好招聘与任用的具体事务性工作，包括刊登招聘信息、收集和汇总应聘资料、 组织安排人员面试、跟踪落实面试人员的情况等 6. 管理员工信息资料及各类人事资料，填制和分析各类人事统计报表 7. 组织员工岗前培训，制定各部门的培训计划，经批准后实施 8. 组织签订劳动合同 9. 协助日常行政工作的组织与管理，提供后勤保障 10.配合财务部门做好劳动报表季、年度的统计工作 11.完成领导交办的其它工作任务。 4、综合行政部网管员岗位职责 (1)行政隶属 直接上级:综合行政部副经理 6 直接下属:无 (2)主要职责 1. 负责公司网络的日常维护，保证网络畅通 2. 定期检查维护公司电脑硬件设施，解决设备故障，为各部门提供技术支持 3. 负责公司各类软件测试、调试工作 4. 管理、维护公司网站及OA办公系统，保证信息及时更新 5. 建立相关管理制度并贯彻执行，做好相关工作记录 6. 负责计算机设备的购买、安装和调试 7. 及时备份各种数据，保证公司的数据安全 8. 完成领导交办的其它工作任务 5、综合行政部后勤主管岗位职责 (1)行政隶属 直接上级:综合行政部经理 直接下属:司机班长、保安队长、后勤文员、食堂、保洁人员 (2)主要职责 1. 协助部门经理进行本部门内部管理，在权限范围内合理调配内部人员，调动每位员 工的工作积极性，提高凝聚力 2. 负责统筹办公用品、固定资产的登记、管理、维修 3. 负责办公区域的卫生管理，提供整洁优美的办公环境 4. 负责员工宿舍的管理，提供周到、全面的后勤服务 5. 负责员工食堂的管理，定期询问员工对就餐质与量的要求，确保员工就餐安全、卫 7 生 6. 负责公司员工宿舍的租赁、合同的签约与付款工作 7. 负责下属员工的日常管理工作，制定相关管理制度及人员岗位说明书 8. 合理审核后勤发生各项费用，保证物品供应，节约公司成本 9. 负责公司车辆管理，合理调配，保证各部门用车需求 10.建立保安队的管理制度，做好安全、防盗工作的指导和管理 11.负责司机的安全教育，提高司机安全意识 12.负责冬季供暖相关事宜的管理 13.负责公司经营用水、用电、用气及其它生活设施的管理 14.负责处理各类突发事件 15. 完成领导交办的其它工作任务。 6、综合行政部后勤管理员岗位职责 (1)行政隶属 直接上级:综合行政部后勤主管 直接下属:无 (2)主要职责 1.协助后勤主管工作，提供相关服务和后勤保障 2.参与拟订和完善公司后勤管理规范，并监督执行，确保后勤管理工作的顺利进行 3.协助办公家具、设备、用品的选购与使用管理 4.负责公司各类设备、设施维护 5.负责食堂饭卡的办理 6(负责水、电、气、热等能源后勤保障工作，管理公司用水、用电情况 8 7(与物业公司进行沟通联络及相关外勤工作 8.负责公司各部门备用钥匙的管理，提供相应支持 9. 完成领导交办的其它工作任务 7、综合行政部后勤文员岗位职责 (1)行政隶属 直接上级:综合行政部后勤主管 直接下属:无 (2)主要职责 1. 制定办公用品使用计划，及定制、发放办公用品 2. 管理固定资产，设置固定资产台帐 3. 负责工地办公区域水、电、气、电信、网络等的管理，保证电话、网络畅通，用电、 用气、用水满足需要 4. 负责工地一般日常用品的采购、建帐及发放 5. 协助办理公司员工宿舍的租赁、合同的签约与付款工作 6. 负责员工每月固定费用报销的收集与基础审核 7. 负责传真件的收发及信件的邮寄、收取、登记、分发 8. 负责本部门资料、档案的管理，办理出入证件等 9. 负责公共会议室的管理，做好会议、来访接待的服务工作 10.负责办公设备的登记、保养、维护 11.负责管理、发放临时职员物品 12.完成领导交办的其它工作任务。 9 8、综合行政部前台文秘岗位职责 (1)行政隶属 直接上级:综合行政部副经理 直接下属:无 (2)主要职责 1(负责前台接听电话，妥当应答，如有必要，做好电话记录 2(负责收发传真、信件和报刊及相应的登记工作 3(管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材 4(起草、打印、复印、登记和存档各类文件 5(负责会谈、会务工作的安排与接待 6(安排商务旅行，做好预订工作 7(接待来访客人，并通报相关部门 8(负责制作名片及部门专用印章 9(掌握公司领导的日程安排，为领导接见访客做好预约工作 10.更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系资料 11(协助组织公司各类活动，协调与公司各部门关系 12(完成领导交办的其它工作任务 9、综合行政部司机班长岗位职责 (1)行政隶属 直接上级:综合行政部后勤主管 直接下属:全体司机 10 (2)主要职责 1.在后勤主管的领导下，管理司机班日常事务工作 2.合理调配车辆使用，严格执行用车填单制度，做好用车统计 3.负责车辆的年检、保险、保养等车务工作及相关证件和资料的保管工作 4.负责车辆费用支出的审核、报批、统计及节假日车辆值班安排工作 5.定期进行车辆检查、维修、保养，确保车况良好， 6.负责建立车辆维修、保养及行驶、费用档案，掌握车辆运行情况，出车前严格检查车辆，确保行车安全 7.对车辆发生的违章和事故要进行统计并及时向领导汇报。 8.负责车辆的防火、防盗等安全工作，发现安全隐患应及时解决并向领导汇报。 9. 完成领导交办的其它工作任务。 10、综合行政部专职司机岗位职责 (1)行政隶属 直接上级:综合行政部副经理 直接下属:无 (2)主要职责 1.做好公司领导的用车服务，服从领导，听从指挥，出色完成出车任务 2.做好专用车辆的维护保养，保持车况车貌良好，提高车辆的使用效率 3. 遵守交通法规，服从交通管理，安全行车，杜绝各种交通事故发生，确保人车安全 4.做好行车记录，按时办理各种行车手续 5(保持良好的精神面貌，维护公司形象 11 6(负责公司领导的安保工作，遵守保密原则 7(协助与政府部门的沟通联络工作 8. 注意车辆的防火、防盗等安全工作，杜绝各种隐患发生，出车前严格检查车辆， 确保行车安全 9.完成领导交办的其它工作任务。 11、综合行政部司机岗位职责 (1)行政隶属 直接上级:司机班长 直接下属:无 )主要职责 (2 1.做好各部门的用车服务，服从领导，听从指挥，按时完成出车任务 2.做好公司所有车辆的维护保养，保持车况车貌良好，提高车辆的使用效率;未经批准，不得擅自动用车辆 3. 遵守交通法规，服从交通管理，安全行车，杜绝各种交通事故发生，确保人车安全 4.做好行车记录，按时办理各种行车手续，修旧利废，厉行节约 5. 注意车辆的防火、防盗等安全工作，杜绝各种隐患发生，出车前严格检查车辆， 确保行车安全 6.完成领导交办的其它工作任务。 12 12、综合行政部警卫员岗位职责 (1)行政隶属 直接上级:综合行政部专职司机 直接下属:无 (2)主要职责 1(做好公司领导的安全保卫工作，服从领导安排，听从指挥 2(遵纪守法，不断提升个人素质与综合能力 3(保持良好的精神面貌，维护公司形象 4(严格自律，遵守保密原则 5( 负责公司领导的日常服务性工作，配合专职司机做好日常服务性工作 6(完成领导交办的其它工作任务 13、综合行政部保安主管岗位职责 (1)行政隶属 直接上级:综合行政部后勤主管 直接下属:无 (2)主要职责 1(在后勤主管领导下，负责全体保安日常管理工作 2(统计保安人员考勤并汇总上报 3(组织保安人员签订劳动合同 4(办理保安入职、转正、离职手续 5.协助后勤主管拟订、完善公司保安管理制度，并监督执行 6(关注保安思想动态，发现问题及时沟通解决 13 7.加强保安人员体能训练,提高保安人员身体素质 8.负责工地岗位及夜班的巡视检查 9.提高全体保安安全意识，做好安全、防盗工作的指导和管理 10.完成领导交办的其它工作任务 14、食堂班长岗位职责 (1)行政隶属 直接上级:综合行政部后勤主管 直接下属:食堂工作人员 (2)主要职责 1、持证上岗，保证全班人员身体健康。 2、带领全班人员认真执行公司各项规章制度，严格组织纪律，养成良好的工作作风。 3、组织和领导厨房工作，建立食品生产制度，按规定的成本生产优质食品。 4、根据各岗位和食堂状况，编制工作时间表，认真做好考勤、考核工作。 5、定期总结分析工作情况，改进烹调工艺，准确控制成本，不断提高炊事技能。 6、定期对厨房工作人员进行卫生检查，并对生产情况、消防设备进行检查，消除各种隐患。 7、加强对外联系，拓展食堂经营范围。 8、完成领导交办的其它工作任务。 15、食堂人员岗位职责 (1)行政隶属 14 直接上级:食堂班长 直接下属:无 (2)主要职责 1、持证上岗，保证身体健康。 2、服从领导安排，听从食堂班长调度。 3、了解员工口味，进行合理营养搭配，定期更换菜谱。 4、保证食品质量，对食堂设施及餐具进行每餐消毒清洁。 5、保证员工就餐环境整洁，随时清理食堂桌面及地面。 6、养成良好的个人卫生习惯，保证仪容整洁。 7、完成领导交办的其它工作任务。 五、综合行政部制度 一、综合行政部管理制度 1、本部门负责公司的行政、人事、后勤等综合事务，上传下达，协调与各部门关系，并提供相应保障支持工作。 2、本部门全体工作人员须在综合行政部经理领导下，高品质完成部门工作任务，忠于职守，按岗位说明书要求，高效率做好本职工作。 3、遵守考勤制度，按时上下班，保持良好的工作面貌，如遇特殊情况不能按时到岗，需提前向主管领导请假。 4、严格执行公司的各类规章制度，服从领导安排，不得借故推逶。 5、爱岗敬业，随时维护公司形象。认可企业经营理念，认同企业文化。以企业利益为出发点，发扬奉献精神，树立“司兴我荣，司衰我耻”的主人翁观念。 15 6、团结同事，礼貌待人，部门内不得发生争吵、打架等纠纷事件。 7、不得打探他人薪资，不得私下议论他人，传播、散布小道消息。 8、不得利用公司电话打接私人电话，工作时间，不得上网访问与工作无关的网址，禁止聊天、听音乐、玩游戏。 9、遵守保密原则，不得通过任何途径泄露公司商业秘密。 10、不得在工作时间串岗、闲聊、化妆等与工作无关的事情。 11、不得借办公事之机办理私事，不得冷淡、怠慢公事来客。 12、对于有关工作事宜的请示和报告，应循级而上，不可越级报告。 13、爱护公物、维护环境卫生，厉行节约、降低公司成本。 14、保证办公区域安全，下班后要将本部门所有门窗关严，切断电源，方可离开。 二、招 聘 制 度 1(招聘原则: (1)公司以公开招聘、择优录用为招聘的基本原则; (2)应聘人员必须经过人力资源部、部门经理、工程总指挥或市场总监或分管总裁、 总裁评估后，方可录用; (3)在公司内有血缘、亲属关系者自本制度颁布之日起原则上不再招聘，特殊情况 由总裁特批。 2(招聘程序: 各部门的人员编制每年1月份由部门申报，人力资源部审核后报公司总裁办公会批 准，人力资源部备案。 16 编制预算内招聘:用人综合行政部审核该 部门填写招聘需求表 部门岗位编制情况 综合行政部选择招聘 渠道，实施招聘工作 编制外招聘:用人部门提供用人需求理由、该岗位的 工作内容及大概预算，报常务副总裁和总裁批准 3、新员工录用流程: 综合行政部及用人部门与综合行政综合行政部核查面试通过人员的基 用人部门初选部对应聘人员安排面本情况、健康证明、学历证书等资 简历 试，确定录用人选 料 综合行政部综合行政部为入部门经理助理以上部门经理助理以下人 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 被录用职人员办理入职级别或编制外人员员报工程总指挥或市 人员报到 场总监审批试用 手续、配置相关办报分管总裁、总裁审 批试用 公用品、安排食宿 等 4.员工在入职一周内需向人力资源部提供下列证明材料: 身份证、学历学位证书、职称或职业资格证书、户口本复印件(查看原件)、近期体检报告及一寸彩色照片4张，外地人员需提供暂住证; 员工呈交公司的证明,如有住址迁移、学历职称变化、婚姻变更、子女状况或其他情况变化应在十日以内向人力资源部呈报。 关键岗位应聘人员需提供原单位工作证明，经总裁或副总裁要求，须具备担保人并提供其资料。 5.员工必须填报准确的个人资料，公司要求员工诚实正直，保留审查员工所提供的个人 17 资料的权利，如发现证明资料有虚假，公司将立即终止试用或解除与员工的劳动合同。 6(凡被录用的新员工试用期一般不超过三个月，试用期间接受部门经理安排的工作， 参加公司组织的培训和集体活动。 7(试用期间，如果员工由于个人原因决定离开，可向主管经理提出辞职，并按规定办 理离职手续;同时，如果公司认为员工无法达到工作要求，可终止对其的试用。 8.转正程序 (1)试用期满后愿意转为正式员工者，经主管上级考核及试用期培训考核，合格即签定 正式聘用合同，转为正式员工，享受公司正式员工待遇。具体程序为: 普通员工:主管部门经普通员工:部门经理与综合理提出考察意见及对行政部沟通员工试用表现 部门经理或上级本人填转正后待遇的建议 领导发给试用人写转正 员转正申请表 审批表 入职审批表下载员工离职审批表下载固定资产出售审批表下载边防证件审批表下载退抵税申请审批表下载 经理助理以上级别人员:工 部门经理助理以上级程总指挥或市场总监与综合别人员:工程总指挥或行政部沟通试用人员工作表 市场总监提出考察意现 见及对转正后待遇的 建议 普通员工:工程总指挥或市场 总监审批。与综合行政部意见 不一致时报总裁、副总裁审定 综合行政部发转正通知书 综合行政部审核 经理助理以上级别人员:报总 裁、副总裁审批 (2).员工填报转正申请内容应包括:试用期内完成的工作;对公司的了解;本岗位工作 设想。 18 (3).部门经理/上级领导在员工申请的基础上提出明确考察意见，内容应包括:员工的 工作态度;工作能力及经验、专业知识、业务技能;团队协作及配合能力;劳动纪 律情况;存在的缺点和问题;是否同意其转正。 (4).综合行政部根据部门意见，进行必要的谈话和调查，提出转正审批意见。 三、司机管理制度 为规范司机人员安全行车，保障车辆使用率，特制定本制度。 1、 遵守《中华人民共和国道路交通管理条例》及法律法规，遵守公司规章制度，出车 前必须认真做好车辆检查，确保安全行车。 2、 爱惜公司车辆，保证车内卫生，严格执行车辆保养规范，保证车辆最佳状况，确保 车辆正常行驶。 3、 未经领导批准，不准私自出车或外借他人;凡私自用车要追究责任，所造成的一切 车辆、人身事故由责任人负责。 4、 驾驶员在驾驶车辆的过程中，须自觉遵守交通法规，确保安全行车。 5、 驾驶员因违反交通法规而产生的行政处罚由自己承担。 6、 严禁酒后驾车;禁止开车时接听手机，否则出现的后果当事司机负责。 7、 服从命令，听从指挥，按时按点出车。如遇特殊情况不能按时返回，应及时通知管 理人员，并说明原因。 8、 保持良好的个人形象，注意个人言行，礼貌待人、微笑服务，绝不允许在客户面前 影响公司形象。 19 因公出车，所致交通事故(在保险范围内)一年内不能超过二次;若超出 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，每9、 多发生一次交通事故，则由当事司机按保险定损费用的20%承担，依次类推30%;40% 或根据事故情况扣发当月工资300元--500元。 10、驾驶员在驾驶车辆的过程中，应随时留意车辆状况，发现异常要立即停车检查并及 时上报主管领导。 11、司机有责任帮助后勤主管或司机班长提供并建立行车记录，车辆维修保养记录;其 内容为:车辆行驶里程、技术状况、维修保养日期，大、中、小修日期，车辆损坏 程度及原因，零件更换情况，维修费用等。 12、妥善保管随车工具和各种证件，如有工作变动，做好交接手续。 13、保证通信畅通，手机07:00-22:00处于开机状态，并保证充足的话费及电量。 14、车内不准吸烟，不准放置易燃易爆品，保证人车安全。 20