中油国际用户操作手册 中油国际用户操作手册－建立客户－预收款－开票－实际收款－清账凭证清销－贷项凭证－员工借款丶报销丶清账－修改版

中油国际用户操作手册 中油国际用户操作手册－建立客户－预收款－开票－实际收款－清账凭证清销－贷项凭证－员工借款丶报销丶清账－修改版 中油国际用户操作手册 中油国际用户操作手册,建立 客户,预收款,开票,实际收款,清账凭证清销,贷项凭 证,员工借款丶报销丶清账,修改版 中油国际实施项目交付文档 最终用户操作手册 模组:FI 模块: GL 组织单位: 文档编号: 文档日期:年月 作者: 文档状态: 中国电信MSS系统实施项目交付文档 最终用户培训手册 模组: 模块: 组织单位: 文档编号: 文档日期: 作者: 文档状态: 中油国际用户操作手册 财务模组 中油国际系统实施项目 2005年12月 文档管理 文档信息 文档名称 建立客户,预收款,开票,实际收款,清账凭证的冲销,贷项凭证,员 工借款、报销 最初作者 白帆 当前修改作者 版本信息 版本 日期 作者 修改注释 V1.0 2005.12.07 白帆 初稿 V1.1 2005.12.19 白帆 批准 姓名 职务 目 录 1、 建立客户 ---------------------------------------------------------------------------------1 2、 预收账款 ---------------------------------------------------------------------------------2 3、 给客户开票 ------------------------------------------------------------------------3 4、 实际收款 ---------------------------------------------------------------------------------4 5、清账凭证的清销 ------------------------------------------------------------------------5 6、客户贷项凭证 --------------------------------------------------------------------- -- -6 7、员工借款、创建 ------------------------------------------------------------------------7 流程 快递问题件怎么处理流程河南自建厂房流程下载关于规范招聘需求审批流程制作流程表下载邮件下载流程设计 说明 本流程与供应商预付款流程相近，应先建立客户(客户是由风险控制部门建 立，财务部一般只建立一次性客户)，业务部门对客户建立预收款请求，财务部 门预收款并清预收款请求，业务部门开票记账(其中，原油、成品油业务是由 ICTS的数据直接记到SAP,财务模块中，开票记账动作由财务部门执行),实际 收客户账款时，财务部门收款并清应收账款。 注意:由于SAP是ERP系统，在第三步开票记账时，应对客户的全部结算金额先记应收账款(一般是该客户的统驭科目)，即: 借:应收账款 贷:主营业务收入 第四步实际收客户余款时，在清预收账款和应收账款。 借:银行存款 预收账款 贷:应收账款 一、 建立客户 说明:客户主数据是由风险控制部门进行维护，对于一次性的客户，一般是由财务部门进行创建。 事务代码: FD01 查询路径: 会计 >财务会计 >客户 >主 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 >创建 (FD01) 创建客户页面如右图: 科目组:在AR/AP蓝图中科目组分为国际事业内部、中联油内部、股份公司内部、集团内部等组项。 客户:编码是系统自动产生，这里不用填。注意:员工作为客户时，要填编码，和HR模块匹配。 公司代码:必填。 其他选项可以不填， 点击进入下一屏 在“创建客户,常规数据”屏中有三个页面: 其中，客户:“内部的”是系统自己识别的(上一屏输入了“中联油内部”) 地址页面中 标题:如果客户是公司，标题要选“公司”。 名称:输入客户的全称。 检索项:一般输入客户全称中每个汉字的第一个大写字母。 国家:必填，输入客户所在的国家。 回车后，进入“控制数据”页面中， 供应商:如果该客户同时又是供应商，并且在建立客户时已经先建好了供应商，此时，应将供应商的编号选中。 回车后在一下页面“支付交易”中，这里主要是填写客户付款的银行信息，对于客户来说，此页面的填写意义不大，只有做电子银行时才会具体用到。 在“创建客户,公司代码数据”中，有四个页面。 账户管理页面中， 统驭科目:是针对客户、供应商而对应的总账科目。在客户主记录的维护中 要对每一个客户的统驭科目进行维护。即，输入该客户，一般(默认)情况下所对应的总账往来科目。 该页面其他项目不是必填。 在“支付交易”页面中， 付款条件:是供应商和客户共用的字段，必填，主数据中维护的付款条件是默认值，实际交易时可以修改。 付款方式:可以多项选择，也是默认值。 在信函和保险页面中，都是可选项，不必填。 点击保存，完成客户“上海联油国际贸易有限公司”的建立。 可以通过 “主记录,显示”(FD03)进行客户详细信息的查询。 二、预收账款 说明:预收账款流程一般分为两个步骤:1、先由业务部门建立预收账款请求;2、财务人员通过行项目查询，查看业务部门预收账款请求，实际收到预收款项时，做预收款凭证并冲预收账款请求。 事务代码: F,37 查询路径: 会计 >财务会计 >客户 >凭证输入 >预付定金 > 请求(F,37) 业务部门通过此路径创建预收账款请求。 注意:对客户建立预收账款请求与对供应商建立预付账款请求路径类似。SAP中都是通过“预付定金”中进行。(此时，可以理解为，是客户预付定金，我们预收账款) 双击“预付定金,请求”后进入右图: 凭证类型:DZ是客户付款，进入此页面后，系统自动带出。 公司代码、货币/汇率:必填。 科目:是选择预收款的客户(客户预付款)。 特别总账标志:也是针对供应商、客户的总账往来科目，可以理解为是除统 驭科目(统驭科目是客户、供应商主数据维护时默认的一个总账往来科目)外的 其他总账往来科目。这里，A 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 示预付款(或预收款)。 回车，进入右图: 金额:是客户实际预付款。 到期日:必填，是预收款到账的日期。 付款方式:可选。 点击进行凭证预览。点击完成预收账款的请求。 财务部门通过行项目查询查看业务部门建立的预收款请求: 事务代码: FBL5N 查询路径: 会计 >财务会计 >客户 >账户 >显示/更改行项目(FBL5N) 双击进入右图: 客户账户:选择拟查看预收款请求的客户科目。 公司代码:必填。 未清项目:显示尚未清账的行项目。 已清项目:显示已经清账的行项目信息。 全部项目:既可查看未清项目，又可查看已清项目。 类型: 普通项目:系统默认。即显示正常的收款行项目信息(不包括预收款等特别 总账项目)。 特别总账项目:如查询预收账款等特别总账信息，要选中此项。 注释项目:查询预付款(或预收款)请求时，选中此项。 预制项目:针对预制凭证。 注意:预制项目和注释项目的共同点是都不过账，所以不能通过余额进行查询，职能通过行项目查询。 供应商项目:如果此客户同时又是供应商时，可以选总此项，查询其作为供应商的相关信息。 点击，可以查看到该客户的行项目信息。 其中， 红灯表示尚未清账 F:表示预付(预收)款请求。 双击行项目，可以查看预收款请求的相信信息，点击可以查看凭证信息，其中DZ是客户付款类凭证。 财务部门预收款后进行预收账款的账务处理。 路径: 会计 >财务会计 >凭证输入 >预付定金 >预付定金(F,29) 进入右图: 凭证类型:DZ客户付款，是从此路径进入后系统自带的。 客户:必填，选择预收款的客户科目。 银行,科目:选择总账中预收款的银行科目。 金额:必填。 起息日:可选项。 点击“请求”， 进入下一页面选中预收款请求，点击“创建预付定金”。如右图: 借:银行存款 贷:预收账款(A) 点击保存，生成预收账款凭证。 同样，进行该客户的行项目查询，输入查询条件，如右图: 其中 F:是预收(付)款请求。 A:是预收(付)账款。 可以看到已将预收款请求(F)清掉，同时又生成预收账款未清项。 三、给客户开票 说明:SAP系统中化工和技装业务，开票是由业务部门进行，凭证自动过账 到财务模块中，而对于原油、成品油业务，数据从ICTS接口到SAP财务模块中， 事务代码: F,22 查询路径: 会计 >财务会计 >客户 >凭证输入 >发票,一般 (F,22) 这里FB70和F,22都可以进行开票记账，只是记账页面略有不同。 在“输入客户发票:抬头数据”页面中， 凭证类型:DR是客户发票。系统。 参照:填写给客户开票的相关信息。 记账码:是SAP系统中特有的概念。不同凭证类型的借贷方都用记账码予以区别。例如，40表示总账借方，50是总账贷方;21是供应商借方，31是供应商贷方。这里，01表示客户借方，11表示客户贷方。 科目:选择开票收款的客户编码。 回车在下一屏中，输入金额(必填)，付款条件、付款方式等信息。 例如，对该客户应收账款10,000元，则填在相关金额行中。 在SAP系统中，开票时对客户的全部结算金额应先记到该客户的统驭科目(一般是应收账款)中，也可以手工更改。如本图右上角。 下一行项目，输入记账码:即凭证贷方的信息，50表示总账贷方，然后选 择总账科目(是收入)。 回车。 在本屏中: 总账科目是上一屏输入的科目。 金额:在输凭证第二个行项目时有两种输入方式:可以直接输入10000元，也可以输入“*”，自动和第一个行项目中的金额相匹配。 税码:如果要自动计算税额，通过下拉菜单选择税种。并选中右边的“计算税额”。 利润中心:在录入总账收入类科目时，成本中心不填，但利润中心必填。 销售订单:必填。 分配:必填，记录贸易类型。 文本:，输入本行项目的摘要信息。 获利能力段:总账收入类、成本类和业务部门直接营业费用类科目在输入行项目时，必填此信息，否则不能出具PA(获利能力分析)的相关报表。这主要 是为控制模块考核分析时用到。 数量:填写交易量。系统默认的单位是吨，可以通过下拉菜单修改。 点击菜单: “凭证,模拟” 显示右图: 即， 借:应收账款 贷:销售收入 贷:应交增值税,销项 保存生成应收账款凭证。 再次通过行项目查询， 在未清项目中， 可以看到有预收账款3000元(A)，应收账款10000元。 在已清项目中， 已清掉预收款请求3000元(F)。 四、实际收款 说明:实际收到客户账款时，财务部门要做收款凭证，同时清掉对该客户该 笔业务的预收款和应收账款。 事务代码: F,28 查询路径: 会计 >财务会计 >客户 >凭证输入>收款 (F,28) 在本页面中: 凭证类型:DZ是客户付款。 记账期间:系统自动记到“记账日期”期间。 银行数据:输入收款银行和本次收款的金额。 未清项选择: 科目:选择客户科目。 账户类型:注意，账户类型只在开关账和清账的时候会显示。D表示客户。 特别总账标志: 点击如右图: 将本次不清项的行项目双击变成黑色。 右下角: 输入金额:即前一屏输入的银行金额。 已分配的:即对此客户，已有的预收账款和应收账款借贷合计数。 只有未分配的为0时，才能过账并清账。 注意;如果是客户部分支付时，选择“部分支付”进行清账。 选择菜单“凭证,模拟”，可以看到模拟的凭证信息。如下图: 即， 借:银行存款7000 预收账款3000 贷:应收账款10000 确认无误后，点击，生成收款凭证，同时清掉该客户的预收账款和应收账款。 再次进行行项目查询: 可以看到在清账凭证1400000029中，已将该客户的预收账款和应收账款清 账。 五、清账凭证的冲销 说明:对客户已经做过清账的凭证，如发现错误，需要对已清账的凭证进行冲销。注意:对已过账凭证的冲销不能在“凭证,冲销,单一冲销”中进行，而要在“重置已结清项目”中冲销。 事务代码: FBRA 查询路径: 会计 >财务会计 >客户 >凭证>重置已结清项目 FBRA) ( 选择“清账凭证”号，公司代码，会计年度。 点击菜单“清算,重置已清项” 会出现如下提示信息: 凭证的冲销有以下两种:“只重置”和“重置并清销”。两者的 区别是: “只重置”:只将已清账的状态变为未清账的状态，并将清账关系断开。 “重置并清销”:在将已清账凭证变为未清账凭证的同时，系统自动将原来已做的清账凭证，此时只剩下最初做清账动作前的状态。(对于客户来说，即未清账前的预收账款和应收账款状态) 建议:冲销清账凭证选择“重置并清销”。 下面对两种冲销方法分别予以说明。 例如，对一客户，原有预收账款30,000元，给客户开票(应收账款)100,000元并已对该客户清账。 在冲销清账凭证前显示该客户的行项目: 如右图。 没有未清项目。 现要清掉该清账凭证， 选择“重置并清销” 选择冲销原因、记账日期，然后点击， 凭证已清销。 查看行项目: 如右图 在上方未清账项目中，有预收账款30,000元和应收账款100,000元，即回 复最初未清账前的状态。 如选择“只重置”， 通过客户行项目查询， 如右图: “只重置”只是将已清的状态变为未清，并未恢复清账前的状态。 六、客户贷项凭证 说明:客户贷项凭证一般是客户有退货的情况，此时凭证借贷方科目正好与 给客户开发票的凭证科目相反。即，借:主营业务收入 应交税金,应交增值税(销项税额) 贷:应收账款 事务代码: F,27 查询路径: 会计 >财务会计 >客户 >凭证输入>贷项凭证,一般(F,27) 右图中，输入凭证的相关信息。 其中，左下角记账码“11”表示客户 输完贷方科目、金额(20,000)后，输入借方(主营业务收入)科目、 金额， 点击菜单“凭证,模拟”如右图: 借:主营业务收入 应交税金,应交增值税 贷:应收账款,毕博咨询公司 保存后，生成客户的贷项凭证。 七、员工借款、报销 说明:在SAP系统中，员工是作为客户进行管理，下面对员工的创建、借款 和报销的流程进行说明。 7.1创建员工主数据 事务代码: FD01 查询路径: 会计 >财务会计 >客户 >主记录>创建 (FD01) 双击后进入下图: 右图中， 科目组:选择员工。 客户:共6位，第一位用大写字母E，剩下5位为数字，其他可以和HR模 块对应(也可以任意编写)。 公司代码:必填。 其他可以不填。 点击，进入下一屏。 在“常规数据,地址”中， 标题:选择“先生”或“女士”。 名称:输入员工的姓名。 搜索项:可以直接输入员工的姓名。 控制数据和支付交易可参照建立公司客户来决定是否要填写。 在“公司代码数据”,“账户管理”中， 统驭科目:一般选择 “其他应收款,内部短期款项,员工款项”。 现金管理组:可以选择A1，国内收付。 在“支付交易”中可以输入付款方式和付款条件。 其他页面可以不用填，点击“保存”，生成一条员工的记录(E19999)。 同公司客户一样，员工作为客户，也可以在客户主记录中进行显示、修改、冻结等操作。 7.2员工借款 说明:员工借款，会计分录应为:借:其他应收款,员工 贷:银行存款(现金) 此步流程在SAP正式上线后是通过填制excel报销单，由系统自动生成凭证。 事务代码: F,21 查询路径: 会计 >财务会计 >客户 >凭证输入>其他 >不清算转账 (F,21) 在右图中，输入员工借款分录的借方信息。 其中，左下角 记账码: 07和17分别代表员工的借方和贷方。 这里选07，表示 借:员工(统驭科目:其他应收款) 科目:选择员工的科目代码。(E19999，张中华) 回车进入下一屏。 在右图中输入金额，其中右上角 总账目，即为该员工的统驭科目。 下一行项目中， 输入该凭证的贷方，即 贷:现金。 回车，在下一屏中输入金额。 点击菜单:“凭证,模拟”后如下图。 右图: 借:员工,张中华 (即，借总账科目中的其他应收款) 贷:现金 同样，员工作为客户也可以通过行项目，查询该员工的未清和已清信息。 右图，通过行项目查询，可以查到员工张中华的借款未清信息。 7.3 员工报销 说明:员工报销业务应由财务人员在SAP系统进行账务处理。会计分录为， 借:**费用 贷:其他应收款,员工 事务代码: F,21 查询路径: 会计 >财务会计 >客户 >凭证输入>其他 >不清算转账 (F,21) 注意:员工报销和员工借款的路径一样。 在右图中输入员工报销分录的贷方信息。 即贷:其他应收款,员工。 本图左下角 记账码:17表示员工(其他应收款)的贷方。 回车后，在下一屏中输入员工报销的金额。例如，员工张中华报销8><#004699'>800元。 右图下一行项目: 输入该笔凭证的借方信息，一般输入费用科目。 借:餐费 <#004699'>800元 回车，下一屏中输入借方金额，输入对应的成本中心和内部订单(费用类科 目必输) 然后点击菜单: “凭证,模拟” 如下图。 即， 借:业务招待费,餐费 贷:张中华(其他应收款,张中华) 再次通过行项目查询，如下图: 右图中，员工张中华还有余额200元，即 “其他应收款,张中华”科目余额为借方200元。 7.4员工清算 说明:员工清算，即员工将报销完剩余的借款返还，此时该员工的借款余额 应为0。 事务代码: F,30 查询路径: 会计 >财务会计 >客户 >凭证输入>其他 >清算转账 (F,30) 凭证首项， 输入该凭证的借方信息。 注意:这里是要清该员工的借款，正常分录应为:借:现金 贷:其他应收款 其他应收款应作为未清项进行处理，所以此处只需输入借方科目及金额即可。 借(40):现金， 然后选择左上角进入下一屏。 右图中，输入员工还款金额后， 注意:点击，选择本次待清的项目。 此选项有两个作用，即能做出员工还款的会计分录，也可以将该员工的未清项目进行清账。 右图中输入员工的科目代码，再次点击“处理未清项”。 右图中，有该员工的借款即报销金额。 这里同公司客户的清账操作类似。 当“未分配的”为0时才能过账。 点击菜单:“凭证,模拟”如下图。 右图即， 借:现金200 贷:张中华 200 (其他应收款,张中华) 点击保存，完成该员工的还款和清账操作。 再通过行项目查询，可以看到该员工已经全部清账，没有了借款。 如右图。 清账凭证400000656既有该员工200元的还款信息，又将该员工借款和报销 的未清项目进行清账。 1 PAGE 2