GMP-第8章 文件管理

1第八章文件管理雷白时2文件化是质量管理体系、环境管理体系的特点之一，文件化也是药品GMP的特点之一。质量管理体系文件化是ISO9000系列国际标准建立质量管理体系的基本原则，也是药品生产企业实施GMP并通过GMP认证的基础工作。3第一节有关文件管理的概念及GMP原则什么是文件？什么是文件管理？–文件(documentation)是指一切涉及药品生产和管理的书面标准和实施的记录。–文件管理(documentationmanagement)是指包括文件的设计、制定、审核、批准、分发、执行、归档以及文件变更等一系列过程的管理活动。文件管理的目的是什么？–文件管理的目的在于保证制药企业生产经营活动的全过程 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 化运转，使企业在遵循国家有关法律法规的原则下，一切活动有章可循、责任明确、照章办事、有案可查，以达到有效质量管理(effectivequalitymanagement，EQM)的目的。4GMP文件分为几种类型？–根据文件的定义，GMP文件分为标准和记录两大类。标准又分为技术标准、管理标准和工作标准。什么是GMP文件系统的“5W1H”要素？–GMP文件系统的“5W1H”要素是由几个英文单词或词组来阐述GMP概念的。Who：谁来做；What：做什么；When：什么时间做；Where：什么地方做；Why：为什么要做(Whynot为什么不能做)；How：怎样做。5GMP对文件的定位及分类是如何表述的？–药品GMP(2010年修订)第一百五十条规定：“文件是质量保证系统的基本要素。企业必须有内容正确的书面质量标准、生产处方和工艺规程以及记录等文件。”–制药企业实施GMP，硬件是基础，软件是保证，人员是关键。文件体系是软件的核心，制药企业建立健全一个科学合理、规范完整的文件体系，使管理的各个环节都有章可循。6GMP对文件管理的操作规程如何规定？–药品GMP(2010年修订)第一百五十一条规定：“企业应当建立文件管理的操作规程，系统地设计、制定、审核、批准和发放文件，与本规范有关的文件应当经质量管理部门的审核。”–WHO的GMP指出：“应精心设计、制订、审查和发放文件，其内容应与生产许可证、产品注册证的相关部分保持一致。”“文件应由合适的主管人员批准、签名并注明日期。文件不经批准不得更改。”7GMP对文件内容的要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百五十二条规定：“文件的内容应当与药品生产许可、药品注册等相关要求一致，并有助于追溯每批产品的历史情况。”–WHO的GMP指出：“文件内容不可模棱两可，应阐明文件的标 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 、内容和目的。文件的布局应条理分明，便于查阅。复印文件应清晰可辨；从基准文件复制工作文件时，不得产生任何差错。”8GMP对文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等的管理要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百五十三条规定：“文件的起草、修订、审核、批准、替换或撤销、复制、保管和销毁等应当按照操作规程管理，并有相应的文件分发、撤销、复制、销毁记录。”–企业应建立文件的起草、修订、审查、批准、撤销、印制及保管的管理 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 。分发、使用的文件应为批准的现行文本。已撤销和过时的文件除留档备查外，不得在工作现场出现。因此，制药企业应制订一个有关文件起草、审查、批准、生效、修正和废除的标准操作程序(SOP)。9GMP对文件起草、修订、审核、批准的有关人员的要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百五十四条规定：“文件的起草、修订、审核、批准均应当由适当的人员签名并注明日期。”–签名应规范，以示负责。GMP对文件标题等及文字的要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百五十五条规定：“文件应当标明题目、种类、目的以及文件编号和版本号。文字应当确切、清晰、易懂，不能模棱两可。”10GMP对文件存放的要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百五十六条规定：“文件应当分类存放、条理分明，便于查阅。”–文件的分类编码，可以使文件条理分明，便于查阅。文件形成之后，所有文件必须有系统的编码及修订号，这好像一个人的身份证编号一样。在制药企业内部，文件的编码及修订号应保持一致，以便于识别、控制及追踪，同时可避免使用或发放过时的文件。11GMP对文件复制的要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百五十七条规定：“原版文件复制时，不得产生任何差错；复制的文字应当清晰可辨。”–WHO的GMP规定，复印文件应清晰可辨；从基准文件复制工作文件时，不得产生任何差错。12GMP对文件的修订是如何规定的？–药品GMP(2010年修订)第一百五十八条规定：“文件应当定期审核、修订；文件修订后，应当按照规定管理，防止旧版文件的误用。分发、使用的文件应当为批准的现行文本，已撤销的或旧版文件除留档备查外，不得在工作现场出现。”–这里，应明确“修订”与“废除”的概念。–“修订”为文件的题目不变，不论内容改变多少，都称为修订。–“废除”为文件的题目改变，内容不论变或不变，原文件即称废除。改题后的文件应按新文件程序进行审批。13GMP对记录及其填写是如何规定的？–药品GMP(2010年修订)第一百五十九条规定：“与本规范有关的每项活动均应当有记录，以保证产品生产、质量控制和质量保证等活动可以追溯。记录应当留有填写数据的足够空格。记录应当及时填写，内容真实，字迹清晰、易读，不易擦除。”–WHO的GMP规定：“生产过程中采取的每一项活动均应记录在案，以可追溯所有的重要生产活动。所有记录应至少保存至批产品有效期后1年。”同时规定：“如果文件需要输入数据，则文件应留有足够的空间，填写的内容应清晰、易读、不易丢失。”14–记录填写的注意事项如下。(1)记录及时，内容真实，数据完整；(2)字迹清晰，不得用铅笔填写；(3)不得任意涂改或撕毁，需要修改时不得用涂改液，应划去在旁边重写、签名并注明日期；(4)按表格内容填写齐全，不得留有空格，如无内容时要用“—”表示，内容与上项相同时应重复抄写，不得用简写符号“””或“同上”表示；(5)品名不得简写；(6)企业内有关的操作记录应做到一致性、连贯性；(7)操作者、复核者均应填写全名，不得只写姓或名；(8)填写日期一律横写，并不得简写。例如2011年6月13日不得写成“11”、“13／6”或“6／13”形式。15GMP对自动打印记录等是如何表述的？–药品GMP(2010年修订)第一百六十条规定：“应当尽可能采用生产和检验设备自动打印的记录、图谱和曲线图等，并标明产品或样品的名称、批号和记录设备的信息，操作人应当签注姓名和日期。”WHO的GMP规定：“可使用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料(和用于储存的记录)，应有产品工艺规程以及与所用系统有关的标准操作规程，记录的准确性应经过核对。如果使用电子 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 处理文件系统，只有受权人员方可通过计算机输入或更改数据，修改和删除情况应予记录。应使用密码或其他方式来限制他人登录数据系统。关键数据输入后，应由他人进行复核。用电子方法储存的批记录，应备份到磁带或缩微胶卷或打印纸或其他媒介中以保证记录的安全性。特别重要的是，数据资料在保存期间应便于调阅。”1617GMP对记录填写的要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百六十一条规定：“记录应当保持清洁，不得撕毁和任意涂改。记录填写的任何更改都应当签注姓名和日期，并使原有信息仍清晰可辨，必要时，应当说明更改的理由。记录如需重新誊写，则原有记录不得销毁，应当作为重新誊写记录的附件保存。”18GMP对批记录及文件保存期限的规定是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百六十二条规定：“每批药品应当有批记录，包括批生产记录、批包装记录、批检验记录和药品放行审核记录等与本批产品有关的记录。批记录应当由质量管理部门负责管理，至少保存至药品有效期后1年。质量标准、工艺规程、操作规程、稳定性考察、确认、验证、变更等其他重要文件应当长期保存。”–药品GMP(2010年修订)第三百一十二条规定：批记录是用于记述每批药品生产、质量检验和放行审核的所有文件和记录，可追溯所有与成品质量有关的历史信息。19–批记录归档后就称为批档案。–批档案是指每一批物料或产品与该批质量有关的各种必要记录的汇总，产品批档案的建立有利于产品质量的评估以及追溯查考。–产品批档案由生产记录、质量记录和成品销售记录组成。–生产记录由下列各部分组成：(1)批生产记录；(2)批包装记录；(3)有关物料记录及凭证；(4)有关环境及介质报告。–质量记录由下列各部分组成：(1)批检验记录；(2)原辅料供应商检验证书；(3)原辅料检验记录；(4)原辅料小试报告；(5)各种有关报告单；(6)成品质量评估及放行审核记录；(7)其他有关单据凭证。–销售记录：主要为发运记录等。20GMP对使用电子数据处理系统等是如何规定的？–药品GMP(2010年修订)第一百六十三条规定：“如使用电子数据处理系统、照相技术或其他可靠方式记录数据资料，应当有所用系统的操作规程；记录的准确性应当经过核对。使用电子数据处理系统的，只有经授权的人员方可输入或更改数据，更改和删除情况应当有记录；应当使用密码或其他方式来控制系统的登录；关键数据输入后，应当由他人独立进行复核。用电子方法保存的批记录，应当采用磁带、缩微胶卷、纸质副本或其他方法进行备份，以确保记录的安全，且数据资料在保存期内便于查阅。”21第二节质量标准质量标准(specification/qualitystandard)是由一系列的检测、分析方法的参照和适当的可接受标准(限度值、范围或检测中描述的标准)组成。我国《药品管理法》第三十二条规定“药品必须符合国家药品标准”。而符合质量标准就是指药物及其制剂按照给定的方法检测，符合可接受标准。药物及其制剂的质量是取决于设计、开发、生产在线控制、GMP控制、工艺验证，以及研发和生产过程中所采用的各种质量标准。本节就GMP对物料和成品等质量标准的要求进行讨论。22GMP对物料和成品等质量标准是如何规定的?–药品GMP(2010年修订)第一百六十四条规定：“物料和成品应当有经批准的现行质量标准；必要时，中间产品或待包装产品也应有质量标准。”–WHO的GMP指出：“起始物料、包装材料和成品应有经过批准并标注日期的质量标准，标准应包括鉴别、含量、纯度和质量的检验等；必要时，应有中间产品和待包装产品的质量标准。工艺用水、溶媒和试剂(如酸和碱)也应制定相应的质量标准。”23物料的质量标准包括哪些内容？–药品GMP(2010年修订)第一百六十五条规定：“物料的质量标准一般应当包括：(一)物料的基本信息：1．企业统一指定的物料名称和内部使用的物料代码；2．质量标准的依据；3．经批准的供应商；4．印刷包装材料的实样或样稿。(二)取样、检验方法或相关操作规程编号；(三)定性和定量的限度要求；(四)贮存条件和注意事项；(五)有效期或复验期。”24GMP对中间产品等的质量标准是如何规定的？–药品GMP(2010年修订)第一百六十六条规定：“外购或外销的中间产品和待包装产品应当有质量标准；如果中间产品的检验结果用于成品的质量评价，则应当制定与成品质量标准相对应的中间产品质量标准。”–WHO的GMP表述为：“中间产品和待包装产品应有质量标准，该质量标准应类似于起始物料或成品质量标准。”25成品的质量标准应当包括哪些内容？–药品GMP(2010年修订)第一百六十七条规定：“成品的质量标准应当包括(一)产品名称以及产品代码；(二)对应的产品处方编号(如有)；(三)产品规格和包装形式；(四)取样、检验方法或相关操作规程编号；(五)定性和定量的限度要求；(六)贮存条件和注意事项；(七)有效期。”26第三节工艺规程药品GMP(2010年修订)第三百一十二条对“工艺规程”定义为：为生产特定数量的成品而制定的一个或一套文件，包括生产处方、生产操作要求和包装操作要求，规定原辅料和包装材料的数量、工艺参数和条件、加工说明(包括中间控制)、注意事项等内容。27GMP对药品生产的工艺规程如何规定？–药品GMP(2010年修订)第一百六十八条规定：“每种药品的每个生产批量均应当有经企业批准的工艺规程，不同药品规格的每种包装形式均应当有各自的包装操作要求。工艺规程的制定应当以注册批准的工艺为依据。”–对于一般的剂型来说，都有基准的通用的剂型生产工艺规程；工艺规程就是产品的“蓝图”或“模子”。药品质量是设计和生产出来的，工艺规程就是药品设计和生产方法设计的结果，其作用在于保证商业化生产的药品批与批之间，均尽可能地与原设计吻合。28GMP对工艺规程的修订如何规定？–药品GMP(2010年修订)第一百六十九条规定：“工艺规程不得任意更改。如需更改，应当按照相关的操作规程修订、审核、批准。”29GMP对制剂的工艺规程的内容如何规定P–药品GMP(2010年修订)第一百七十条规定：“制剂的工艺规程的内容至少应当包括：(一)生产处方：1．产品名称和产品代码；2．产品剂型、规格和批量；3．所用原辅料清单(包括生产过程使用，但不在成品中出现的物料)，阐明每一物料的指定名称、代码和用量；如原辅料的用量需要折算时，还应当说明计算方法。30(二)生产操作要求1．对生产场所和所用设备的说明(如操作间的位臵和编号、洁净度级别、必要的温湿度要求、设备型号和编号等)；2．关键设备的准备(如清洗、组装、校准、灭菌等)所采用的方法或相应操作规程编号；3．详细的生产步骤和工艺参数说明(如物料的核对、预处理、加入物料的顺序、混合时间、温度等)；4．所有中间控制方法及标准；5．预期的最终产量限度，必要时，还应当说明中间产品的产量限度，以及物料平衡的计算方法和限度；316．待包装产品的贮存要求，包括容器、标签及特殊贮存条件；7．需要说明的注意事项。(三)包装操作要求：1．以最终包装容器中产品的数量、重量或体积表示的包装形式；2．所需全部包装材料的完整清单，包括包装材料的名称、数量、规格、类型以及与质量标准有关的每一包装材料的代码；3．印刷包装材料的实样或复制品，并标明产品批号、有效期打印位臵；4．需要说明的注意事项，包括对生产区和设备进行的检查，在包装操作开始前，确认包装生产线的清场已经完成等；5．包装操作步骤的说明，包括重要的辅助性操作和所用设备的注意事项、包装材料使用前的核对；6．中间控制的详细操作，包括取样方法及标准；7．待包装产品、印刷包装材料的物料平衡计算方法和限度。”3233–WHO的GMP规定：“工艺规程应包括：(1)产品名称以及与其质量标准相关的产品代码；(2)产品剂型、含量或效价和批量；(3)所用起始物料的清单(如有，应使用国际非专利名称)，每一起始物料的指定名称、用量和代码(对生产过程中可能消失的物质应作说明)；(4)最终产量限度及中间产品的产量限度；(5)对生产场所和所使用主要设备的说明；(6)关键设备的准备和操作，如清洗(特别是更换产品后)、组装、校验、灭菌和使用等方法或相应的方法号；(7)详细的生产作业方法／指令(如物料的核对、预处理、加入物料的顺序、混合时间、温度等)；(8)所有中间控制及其合格限度；(9)必要的产品贮存要求，包括容器、标签及特殊贮存条件；(10)必要的特别注意事项。”34第四节批生产记录制药企业能充分认识到GMP的深刻内涵，掌握住GMP的实质，真正地理解了“药品质量是设计和生产出来的，而不是检验出来的”的道理，就会加强生产过程的管理，控制生产过程的一些环节。对“批生产记录”可以定义如下：“一个批次的待包装品或成品的所有生产记录。批生产记录能提供该批产品的生产历史以及与质量有关的情况。”批生产记录应是每批药品生产各工序全过程(包括质量检验)的完整记录，应全面反映产品工艺规程的执行情况，且具有生产数量及质量的可追溯性。35GMP对每批产品的批生产记录是如何规定的？–药品GMP(2010年修订)第一百七十一条规定：“每批产品均应当有相应的批生产记录，可追溯该批产品的生产历史以及与质量有关的情况。”–批生产记录是证明及记录生产操作中完成每一步骤的文件，应准确再现产品标准文件中的生产方法与作业顺序(包括工序检查)，并要对必要的表格认真地记录，以保证指令被严格遵循。任何与指令的偏离均要记录，包括偏离原因36GMP对批生产记录的制定有何规定？–药品GMP(2010年修订)第一百七十二条规定：“批生产记录应当依据现行批准的工艺规程的相关内容制定。记录的设计应当避免填写差错。批生产记录的每一页应当标注产品的名称、规格和批号。”–WHO的GMP：在设计记录方法时，应考虑避免抄录差错(建议使用复印的方式或使用经过验证的计算机程序。应避免抄写已获批准的文件)。GMP对原版空白的批生产记录是如何规定的？–药品GMP(2010年修订)第一百七十三条规定：“原版空白的批生产记录应当经生产管理负责人和质量管理负责人审核和批准。批生产记录的复制和发放均应当按照操作规程进行控制并有记录，每批产品的生产只能发放一份原版空白批生产记录的复制件。”3738GMP对每项生产操作的记录如何规定？–药品GMP(2010年修订)第一百七十四条规定：“在生产过程中，进行每项操作时应当及时记录，操作结束后，应当由生产操作人员确认并签注姓名和日期。”–记录文件不是备忘录，也不是回忆录。–在批生产记录(包括清场记录)中，不仅要有实施生产操作的人员的签名，而且要有审查和确认生产操作(如称重复核)的人员的签名，当然最后还要有药品质量受权人审核时的签名。39GMP对批生产记录的内容有什么规定？–药品GMP(2010年修订)第一百七十五条规定：“批生产记录的内容应当包括：(一)产品名称、规格、批号；(二)生产以及中间工序开始、结束的日期和时间；(三)每一生产工序的负责人签名；(四)生产步骤操作人员的签名；必要时，还应当有操作(如称量)复核人员的签名；(五)每一原辅料的批号以及实际称量的数量(包括投入的回收或返工处理产品的批号及数量)；(六)相关生产操作或活动、工艺参数及控制范围，以及所用主要生产设备的编号；40(七)中间控制结果的记录以及操作人员的签名；(八)不同生产工序所得产量及必要时的物料平衡计算；(九)对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或 调查报告 行政管理关于调查报告关于XX公司的财务调查报告关于学校食堂的调查报告关于大米市场调查报告关于水资源调查报告 ，并经签字批准。”–简而言之，批生产记录内容包括：产品名称、生产批号、生产日期、操作者、复核者的签名，有关操作与设备、相关生产阶段的产品数量、物料平衡的计算，生产过程的控制记录及特殊问题记录。41第五节批包装记录在药品生产中，药品包装工序是最容易发生混药事故的过程，所以对包装操作要进行严格的管理。批包装记录是一组证明且记录包装作业完成每一步骤的文件。42GMP对每批产品的批包装记录是如何规定的？–药品GMP(2010年修订)第一百七十六条规定：“每批产品或每批中部分产品的包装，都应当有批包装记录，以便追溯该批产品包装操作以及与质量有关的情况。”–药品GMP的三大目标之一就是防止差错、防止混淆，而未能严格实施GMP的制药企业往往就在药品包装上发生差错。43GMP对批包装记录的制定有何规定？–药品GMP(2010年修订)第一百七十七条规定：“批包装记录应当依据工艺规程中与包装相关的内容制定。记录的设计应当注意避免填写差错。批包装记录的每一页均应当标注所包装产品的名称、规格、包装形式和批号。”GMP对原版空白的批包装记录是如何规定的？–药品GMP(2010年修订)第一百七十八条规定：“批包装记录应当有待包装产品的批号、数量以及成品的批号和计划数量。原版空白的批包装记录的审核、批准、复制和发放的要求与原版空白的批生产记录相同。”44GMP对每项包装操作的记录如何规定？–药品GMP(2010年修订)第一百七十九条规定：“在包装过程中，进行每项操作时应当及时记录，操作结束后，应当由包装操作人员确认并签注姓名和日期。”–在批包装记录(包括清场记录)中，不仅要有实施包装操作人员的签名，而且还要有包装工序负责人的签名，当然最后还要有药品质量受权人审核时的签名。45GMP规定批包装记录的内容包括哪些？–药品GMP(2010年修订)第一百八十条规定：“批包装记录的内容包括：(一)产品名称、规格、包装形式、批号、生产日期和有效期；(二)包装操作日期和时间；(三)包装操作负责人签名；(四)包装工序的操作人员签名；(五)每一包装材料的名称、批号和实际使用的数量；(六)根据工艺规程所进行的检查记录，包括中间控制结果；(七)包装操作的详细情况，包括所用设备及包装生产线的编号；(八)所用印刷包装材料的实样，并印有批号、有效期及其他打印内容；不易随批包装记录归档的印刷包装材料可采用印有上述内容的复制品；(九)对特殊问题或异常事件的记录，包括对偏离工艺规程的偏差情况的详细说明或调查报告，并经签字批准；(十)所有印刷包装材料和待包装产品的名称、代码，以及发放、使用、销毁或退库的数量、实际产量以及物料平衡检查。”4647第六节操作规程和记录操作规程又称“标准操作规程”。标准操作规程的定义如下：“经批准用以指示操作的通用性文件或管理办法。”标准操作规程(standardoperatingprocedure，SOP)是企业员工执行每一个操作或程序所必须遵守的经认真研究批准的正式的书面文件。药品生产依靠许多有序的步骤、方法、程序和操作来完成；这些步骤、方法、程序和操作水平的优劣完全取决于SOP制作水平的优劣；SOP在药品生产中实施GMP发挥着基础性的重要作用。48GMP规定操作规程的内容有哪些？–药品GMP(2010年修订)第一百八十一条规定：“操作规程的内容应当包括：题目、编号、版本号、颁发部门、生效日期、分发部门以及制定人、审核人、批准人的签名并注明日期，标题、正文及变更历史。”–每个制药企业的SOP在标题、编号、目的、内容、使用范围和格式等方面都应有其特点，让使用者一目了然，不会发生与其他文件的混淆；SOP的内容都应准确、简洁明了，通俗易懂，方法鲜明，不模棱两可，便于操作。当然，SOP的内容一定要准确，能量化的内容尽可能地量化，防止失误，以保证可操作性的实现，以确保GMP正确地实施。49GMP对编号(或代码)及其操作规程的要求是什么？–药品GMP(2010年修订)第一百八十二条规定：“厂房、设备、物料、文件和记录应当有编号(或代码)，并制定编制编号(或代码)的操作规程，确保编号(或代码)的唯一性。”–常用编码的方法，可采用编码、流水号、版本号相结合的方式。其中编码由文件性质、部门代号、文件类别组成，应注意便于识别文件的文本、类别。–例如，文件性质可用英文缩写或中文汉语拼音缩写来代表：STP代表技术标准文件；SMP代表管理标准文件；SOP代表工作标准文件等。文件类别如PT代表生产部门使用的标准，等等。50GMP强调了哪些活动应当有相应的操作规程及其记录？–药品GMP(2010年修订)第一百八十三条规定：“下述活动也应当有相应的操作规程，其过程和结果应当有记录：(一)确认和验证；(二)设备的装备和校准；(三)厂房和设备的维护、清洁和消毒；(四)培训、更衣及卫生等与人员相关的事宜；(五)环境监测；(六)虫害控制；(七)变更控制；(八)偏差处理；(九)投诉；(十)药品召回；(十一)退货。”