outlook的使用技巧

2、配置Outlook——建立第一个账号(一) 1、配置Outlook——建立第一个账号(一) 在Windows 的桌面上现在就能找到Outlook Expree的图标。在使用之前，我们需要先设置好收发邮件的相关信息。 　　双击桌面上的“Outlook Express”。在我们第一次使用Outlook Express 时，会自动出现“连接向导”。这里我们就在向导的指引下开始设置。 　　第一项，“姓名”；这一 内容 财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容 是给收信人看的，这里你可以填写真实的姓名，也可以另取一个自己喜欢的名字，填好后，单击‘下一步’。 　　第二项，“电子邮件地址”；这里就填上正在使用的电子邮件地址。在办理入网手续时，ISP曾给你一份“入网登记表”，那上面有一个电子邮件的地址，你就对照它正确地填写，如果你想使用网上提供的免费Email（比如163，263等）这里就输入你申请的免费Email地址（申请免费Email时要看一下是否提供POP3和SMTP服务，如果提供要记下这两个服务器的地址，在下面的设置中将会用到。）完成后单击“下一步”。 　　第三项，“电子邮件服务器名”；这里的两项内容也需要对照“入网登记表”填写，第一个栏目是‘邮件接收（POP3）服务器”，这里的名称一定要与你在上一步填写的“电子邮件地址”的相应部分匹配。 （如果是用免费的Email，就输入该账号的相应服务器地址。）现在看到的是我们填写的一个范例。完成后点“下一步”。 　　第四项，“Internet Mail 登录”；这里的“POP帐号名”，“密码”是我们使用POP3服务器收取邮件必须提供的，这两项你也要对照“入网登记表’来填。然后单击“下一步”。 　　最后，Outlook会祝贺我们完成了设置，只需单击“完成”，就可以开始使用Outlook 了。 2、发送邮件 下面我们就来发一封电子邮件。单击工具栏中的“新邮件”按钮。 　　屏幕上出现了一个新的窗口，这就是我们的信纸。 　　第一步我们填写“收件人”的电子邮件地址。比如填上我朋友的地址mrzlg@163.net，在第一次发信时，最好也给自己发一份，这样可以检查我们的邮箱是否可以正确地收信。 　　下面的“抄送（CC）”和“密件抄送（BCC）”两项是把一封信同时发给多个人时使用的。这两种方式之间也是有区别的，“抄送”人收到信件后可以看到其它收件人的Email地址，“密件抄送”人收到信后，不知道哪些人也收到了此信。 　　我们在“抄送“栏填上自己的地址whoisit@188.net，看看，我们是不是很快就收到信了。 　　第二步，填写这封信的“主题”，这是让收信人能快速地了解这封信的大意，我们最好是填上。比如就写上“春节快乐”。 　　信的正文就写在下面的空白处。 　　写好信后，再点一下工具栏上的“发送”。 　　你看，已经开始发信了，蓝色的进度条满100%后，表示发送结束。 3、接收邮件 下面再来看看怎样接收电子邮件。 　　收信的操作很简单，只需点一下工具栏上的“发送和接收”。其实，每次我们启动Outlook时，Outlook都会自动帮我们接收信件。看，窗口右上角的地球正在转动，这表明，它正在查看我们的邮箱呢！ 　　左边的“Outlook栏”的“收件箱”旁边标出蓝色的“3”，告诉我们收到两封新邮件。 　　点一下“收件箱”；在右边就可以看到信箱里的信了，刚收到的信的标题都以粗体显示，标示出这封信还没有阅读。 　　我们刚才发给自己的信已经收到了，还有朋友的一封来信。 　　用鼠标点一下这封信，在下面的信件“预览窗口”中就可以看到这封信的内容了 4、回复邮件 我们给朋友回一封信吧！Outlook提供了很方便的回复方式； 　　选定要回复的那封信，再点一下工具栏里的“回复作者”。 　　屏幕上出现了回信的窗口，“收件人”、“主题”都填好了。信纸上也已经引用了原信的内容，最上面写着“-----Original Message-----”（原信内容），并在左边有一条黑色竖线标示出。 　　光标现在停在信纸的最上方，我们只需写下要说的话，再点一下工具栏上的“发送”，信就“寄” 出去了。 　　我们可不可以把用Word打的文稿和用“画笔”制作的贺卡也用电子邮件发给朋友呢？这完全可以办到。下面我们就来看看Outlook的一些高级功能。 5、加入自己的签名 在书写信件时，我们总是在最后写上自己的名字，或者是自己喜爱的一句格言。在Outlook中我们可以通过建立自己的“签名”，使发送的每封信自动的加上我们的签名。 　　打开“工具”菜单，选择“选项”。屏幕上会出现一个设置邮件的窗口，其中就有一项叫做“签名”，第一下它，再点一下“新建”按钮，现在我们就可以创建第一个签名了。 　　在“邮件”选项卡下面有一个“签名”框，按下“签名”按钮；屏幕上出现一个“签名”对话窗； 　　签名的方式有两种，一种是“文本”形式，一种是“网页”形式。如果你仅使用文本签名的话，只需要在“文字”拦中输入你的签名。出于Email的礼仪和考虑到对方的阅读方便，文字签名最好不要超过四行；如果你想把签名制作得很精美，可以使用“网页”形式，不过制作的网页包括其中的图片最好不要超过30K，需要注意的是网页中的图片链接的路径要书写完整，不要写成相对路径；同样你的网页签名不要占用太大的幅面。 　　这里我们就把签名设置为“文本”，选择“文件”，输入签名。最后点“确定”按钮。现在我们的签名就设置好了！ 　　让我们看看把签名加在信中是什么样：按下“新邮件”按钮，然后用鼠标点一下下面的正文框，再点“插入”菜单，选择“签名”。立刻我们的签名就出现在信件的下方了。 6、使用信纸 outlook为我们提供了很多漂亮的信纸，可以在发电子邮件时随意挑选。打开“ 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 ”菜单，将光条移到“应用信纸”上，这里就选择第一项“常青藤”。 　　这时“新邮件”窗口下方的“信纸”变成了一幅画了。 　　这信纸多漂亮！其实这个信纸就是一个网页，如果会做网页，我们也能自己动手制作信纸。 　　下面在“收件人”栏写上朋友的地址：mrzlg@163.net 。 　　可以顺便给自己发一封！检测一下信件是否正确的发送了。在“抄送”栏里填上我的地址：whoisit@163.net 。如果还想把信同时发给其他人，只需要在填写地址时用逗号或分号来隔开每一个地址就行了。 7、在邮件中加入附件 点一下工具栏上的“曲别针”按钮，从这里我们可以给邮件附加文件，附加文件的类型是没有限制的，不过不要附加太大的文件，最好整个邮件小于1M，否则收件人的信箱可能无法接收此邮件。 　　在“插入附件”对话窗中选择要发送的文件，然后按下“附加”按钮。 　　这时，在“新邮件”窗口下方开出了一个新格子，里面是我们附加文件的图标、名称和大小。这里的附件不仅可以是Word文稿，也可以是你制作的一张图片或是一首WAV歌曲。 　　再写上信的正文。点一下“发送”，附加文件就和邮件一起被发出去了。 8、阅读邮件中的附件 现在我们看看怎样打开邮件中的附件。 　　收到信后，在“收件箱”的邮件列表中选择此邮件，这时，在下面的“预览窗格”的蓝色标题栏上可以看到一个“曲别针”，表示这封邮件包含有附件。 　　点一下“曲别针”，出现附件选择菜单，其中列有附件的名称，点一下附件的名称； 　　如果附件是执行文件，或者HTML文件，或者其他具有危险性的文件，Outlook都将弹出了“警告”提示，这一点很重要，当我们收到一封来历不明的邮件包含有附件时，一定要小心，有可能里面就是一个病毒。如果你对这样的邮件放心的话，可以点“打开”来阅读附件。 　　如果附件不具有危险性的话，则附件直接被打开。 9、建立自己的通信簿 在操作和管理上Outlook还提供了许多方便快捷的地方呢！ 　　比如，我们可以把朋友的Email地址都放在“通讯簿”中，想给谁发信，只需从“通讯簿”中选择，不需要每次都敲入地址。 　　点一下“工具栏”中的“通讯簿”，我们可以在工具栏中看到一个“新建”按钮，点一下它，然后再从弹出的菜单种选择“联系人”，这时我们就可以输入朋友的相关信息了，可以只填写“姓名”选项卡中的内容，“名称”框可以只填“显示”栏，但我们建议你最好把“姓氏”、“名字”、“昵称”也都填好。 　　“添加新地址”栏里填上朋友的Email地址，如果你需要把朋友的多个Email地址都填上，可以按下“添加”，然后再分别录入其它的地址，最后按“确定”结束。 　　我们想给老朋友发信时，只要在“通讯簿”选择他的名字，然后按下工具栏里的“操作”，再选择“发送邮件”即可。 　　立刻会出现了“新邮件”窗口，“收件人”的地址已经填好了，只要写好信的内容，再点一下“发送”就行了。 10、转发邮件 Outlook还给我们提供了一个转发信件的功能，比如我们收到一封信想把它发给另一个朋友阅读时，在“收件箱”的邮件列表中选择这封邮件，然后点一下工具栏中的“转发邮件”。 　　接下来，我们在“收件人”处填上新的地址；或者也可以点一下“收件人”按钮， 然后从左边框中选定朋友的名字，再按下“收件人”按钮，看到右边框中出现所选的名字后，就点“确定”返回。 　　现在就可以把信件发出了。 11、建立文件夹 如果收到的邮件越来越多，收件箱里堆满了信，管理起来岂不是很麻烦？ 　　Outlook 已经考虑到了这一点，我们可以建立不同的“文件夹”，也就是目录，把来自四面八方的信件分门别类的放在各个“邮件”夹中。 　　比如我们可以建立文件夹（目录）“朋友的来信”，专门用来存放朋友们的信件。在右边的Outlook Express上单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“新建文件夹”；屏幕上出现一个对话框，这时我们输入文件夹名称“朋友的来信”，在下面的选择框中选择新文件夹创建的位置；比如这里我们就选定“收件箱”，然后按下“确定”返回。 　　这时可以看到，左侧的“收件箱”中便出现了“朋友的来信”。 12、移动、删除邮件 　　下面我们把刚收到的来信放在新文件夹“朋友的来信”中：用鼠标点一下“收件箱”，在邮件列表中选择来信，然后拖动鼠标到文件夹“朋友的来信”上，再松开鼠标按键，刚收到的邮件就移动到“朋友的来信”中了。 　　这时“收件箱”里就看不到这封信了。打开“朋友的来信”，看，已经在这儿了。 　　有时在我们会收到一些来历不明而且毫无用处的信件时，可以把它们删除。打开“收件箱”，选择其中的一封信，然后点工具栏中的“删除”按钮。立刻这封信就消失了。但其实还没有真正的把它删除；我们打开文件夹“已删除邮件”，会发现这封信被放在了这里。要想彻底删除，就在这里选定这封信，再点工具栏中的“删除”按钮。 　　Outlook给出了一个提示，要让我们确认是否真的要删除，选择“是”，这封信就彻底的清除了。 13、建立不同的帐号 　　Outlook还为我们提供了多帐号管理的功能；如果你拥有多个不同的邮件帐号，可以为每个邮箱分别设置帐号和密码，同时收取多个邮箱中的信件。 　　实现的方法是：从“工具”菜单中打开“帐号”；我们可以看到第一次建立的帐号已经出现列表中了。按“添加”，选择“邮件”；这时，屏幕上出现了连接向导。在“连接向导”的指引下我们可以建立另一个新的邮件帐号。在Outlook接收邮件时，会按照列表的顺序依次接收每一个帐号中的信件。 14、使用邮件规则 是否可以在收信时就自动的把不同的来信分类放在相应的文件夹中呢？可以的，这需要借助Outlook的“邮件规则”来实现。 　　打开“工具”菜单，将鼠标箭头移动到“邮件规则”上，再选择“邮件”；屏幕上便出现了“邮件规则”窗口。单击“新建”按钮；此时又会出现一个新的设置窗口。 　　比如我们想将从luck@163.net发来的邮件自动放到“朋友的来信”的文件夹中，可以按照下面的方法操作。我们先从“规则条件”中选择“若‘发件人”行中包含用户”项。 　　在“规则操作”中选择“移动到指定文件夹”，此时最下面的栏目中便出现具体的规则说明，其中“包含用户”，“指定的”都变成了蓝色可点的链接。接下来的工作就是指定用户和文件夹了。 　　点一下“包含用户”，屏幕上又会出现一个选择用户的窗口，我们点“地址簿”，选择朋友的地址，然后返回。再点“确定”。 　　现在再点“指定的”，从文件加中选定“朋友的来信”，再“确定”。现在我们的规则就设置好了。通常我们为了容易了解这些规则的内容，需要将规则的名称修改为具有意义的。只需要在下面的规则名称种输入新的名字即可。最后点“确定”结束。 　　在实际的使用中我们可以制定多条规则。规则是按照从上到下的顺序依次执行的。而规则前面带有对勾的方框表示规则是使之再发挥作用。 15、定时收取邮件 我们可以设置定时收取邮件。如果你每天都要收取信件的话，这种设置会给你带来很大的方便。 　　打开“工具”菜单，选择最下面的“选项”；再打开其中的“常规”选项卡，其中有一项是：“每隔 30 分钟检查一次新邮件”。我们可以修改检查的时间间隔，范围是1到480分钟。当然这需要我们一直运行Outlook。 16、邮件的编码 有时我们收到一份电子邮件，打开之后，看到的却是一些无法认识的乱码，这是怎么回事呢？这就牵扯到邮件所使用的文字编码了。我们目前使用的简体中文采用GB2312文字编码，而有些人使用的电子邮件软件再默认的情况下并没有使用GB2312文字编码，或者我们收到的邮件是繁体文字，使用的是BIG5编码。这时我们用Outlook Express来阅读这样的信件时看到的就是一片乱码了？我们可以通过选择编码来使这些邮件显现其面目。 　　先选中邮件的标题，然后打开“察看”菜单，将鼠标移动到“编码”上，此时回出现下级菜单，其中列有当前可使用的编码，“其它”项中还有其他国家文字的编码可以选择。比如这里我们将编码选择为GB2312，看现在邮件中的文字就正确的显示出来了。 　　如果我们每天都到许多这样乱码的邮件，如果用上面的办法每看一封乱码的信就要选择一次编码，操作起来很不方便。当然在Outlook 中还有一劳永逸的办法。下面我们就来看看。 　　还是从工具菜单中打开“选项”，在打开“阅读”选项卡，在窗口的下方就可以看到设置邮件编码的按钮。 　　点一下“国际编码”按钮，屏幕上会出现一个新窗口，窗口中写有默认编码是“简体中文GB2312”，下面还有一个选项“为接受的所有邮件使用默认编码”，这里我们将该项选择上。这样不论接收来的邮件使用何种编码，在我们阅读时Outlook都将其按照GB2312编码显示。