MM采购流程优化建议报告

密件:仅供浪潮内部使用 采购流程优化建议报告 一、未来采购流程 物料主数据维护流程 采购供应商主数据维护流程 采购主数据维护流程 采购框架 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 维护流程 采购 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 流程 采购价格维护流程 采购申请流程 采购询报价流程 采购订单流程 进口物料采购流程 采购寄售流程 采购分包流程 成本中心采购流程 采购收货入库流程 采购发票校验流程 散件退换返修流程 供应商评估流程 二、需要优化的流程 采购计划流程 采购收货入库流程 采购发票检验流程 三、流程现状分析及优化建议 1、 采购计划流程 现状分析 采购计划的依据:生产计划、产品报价单(标配BOM)、兼容性列表、散件当期库存、在检在途物料、采购订单;物料消耗分析;未执行销售订单;等采购计划制定过程:将生产计划中各产品利用EXCEL 表格 关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载 中的功能按照标配BOM进行分解,根据兼容性列表和物料消耗分析结果,将依照标配分解后的物料分解到兼容物料,对于单个物料根据安全库存、分解数量、历史消耗等因素按照一定的 公式 小学单位换算公式大全免费下载公式下载行测公式大全下载excel公式下载逻辑回归公式下载 计算需求量;在此基础上,计划员查看目前的库存数据、在检在途数量、采购订单以及未执行销售订单的预计消耗数量等计算出计划采购数量;在对每一物料计算完毕,分类进行汇总;采购员依据自己掌握的信息对计划提出修改意见,采购部经理在审核时也根据产品、物料的各种情况对计划进行相应的调整。计划在分管总经理批准后执行。 存在的问题: ①计划的周期:目前的计划是本月底做下月计划,而对于采购周期较长的物 料则需要采购部自己预测; ②计划的准确程度:目前的计划在总体数量、系列层次数量方面相对比较准 确,但在机型这一层次,准确程度已经很不准确,到采购部分解到物料层次时,更重要的是依据经验进行调整; ③全部手工操作:除利用EXCEL进行标配分解外,其它工作基本上全是手工 操作,如历史的积累和兼容部件的计算,对库存数量的冲减,对PO的核查,最终计划调整等; 优化建议 ①销售部门提供两个月滚动销售计划,采购计划依据销售计划和整机安全库 存进行制定;建议:销售计划制定过程中尽可能保持原始数据,减少中间的加工环节; ②建立采购计划制定模型:因为销售计划制定到机型,为分解到兼容物料, 需要为分解建立模型;模型分为两个两个层次:商品编码层次( 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 配臵)、兼容物料层次。 ③采购计划制定过程:计划员利用系统中的历史数据分析计算各机型中商品 编码层次产品的比例,并将销售计划分解到商品编码层次;在商品编码层次对产品列出所有兼容部件,并分析计算兼容部件之间的比例,然后通过MRP运行对商品编码层次的计划分解到兼容部件层次,分析各兼容部件之间数量的合理性,并做出调整。 ④采购计划细化到周; ⑤数据的分析在系统中进行:通过运作,系统将保留各物料的相关历史数 据,通过报表对这些数据进行分析; ⑥采购计划可以随时根据销售情况进行调整; 2、采购收货入库流程 蓝图设计中的“采购收货入库流程”包含现在的收货操作、请检操作、入库操作以及其中的货物交接及管理;设计流程中与现有流程中主要的优化在于收货的规范和货物管理的规范。 (1)采购收货 ①收货计划 现状:采购员向供应商下达采购订单后,供应商的交货确认不能及时反应给接货人员;采购订单中到货日期不准确;以上造成接货人员、仓库保管员被动接货,接货人员无法预知即将到货,仓库保管员无法根据预计到货安排存放位臵。 优化建议:采购员向供应商下达采购订单后,负责交货催收;系统中建立催收规则(订单回执催收、交货确认催收、到期交货催收),提醒采购员进行催收;采购员将供应商对催收的反馈在系统中进行确认;根据交货确认和采购订单(未进行确认订单)形成采购收货计划,接货员按照收货计划安排接货,仓库保管员依据采购收货计划安排存储位臵。对采购订单日期、收货计划、实际交货日期进行对比分析,作为对供应商和采购员考核的依据。 ②供应商送货 现状:在采购员向供应商下达采购订单后,供应商按照自己的方式和送货单格式(甚至有的供应商根本没有送货单)进行送货,接货人员不能清楚地知道供应商所送货物的明细,造成收货过程烦琐,速度慢,对于货物不熟悉的人员很难操作。 优化建议:规范供应商的送货单。供应商送货单是接货的重要依据之一,送货单是否能够清晰地表明所送货物,是提高接货工作效率和接货正确性的重要保障。建议设计同采购订单相对应的送货单,送货单中至少应包含以下内容:采购订单号、采购订单行项目、物料名称(供应商名称、我方名称)、采购订单行项目数量、实际送货数量、包装后数量、合计送货数量等。 ③收货 现状:供应商将货物送到浪潮后,采购部接货员负责同供应商进行货物的交接并进行初检,在确认送货数量及初检合格后填写提货通知单,由物控部搬运员将货物搬运到提货通知单上所写地点(物控部仓库、品管部待检区),并进行交接; 品管部检验完毕,打印并粘贴条码后,将货物送至仓库,同仓库保管员进行交接。其中在货物接收后,货物的管理进行三次交接(采购部到物控部、物控部到品管部、品管部到物控部),实物进行多次交接(采购部、品管部、物控部之间),进行多次清点(采购部、品管部、物控部)。 优化建议:收货由物控部负责,采购部负责交货确认和送货单的规范,为准确收货提供必要的依据,这样将避免多次交接和清点。 ④货物的管理 现状:待检区由品管部负责管理,仓库由物控部负责管理。即在货物到达浪潮后,货物的管理存在多次转移,货物的管理不统一。 优化建议:待检区由物控部负责管理,统一公司的货物管理。品管部依据系统收货产生的检验批进入待检区进行抽检,物控部对出入待检区的货物进行登记。这样,在同一仓库中货物管理的职责明确,简化了交接手续,利于提高工作效率。 (2)采购入库 ①入库操作 现状:品管部检验完毕,品管部将检验报告分别交采购部和物控部,并将实物同物控部仓库保管员进行交接,采购部对批合格部件办理入库。具体操作为:进入国强系统,填写入库单,填入物料名称、供应商名称、价格、数量等信息,仓库保管员对入库信息进行确认。存在的问题:一是入库与采购订单、供应商送货没有形成约束机制,二是入库单填写完毕在仓库保管员未确认时已改变库存。 优化建议:物控部依据送货单对采购订单在系统中进行收货,同时产生检验批,检验完毕,品管部对检验结果做出使用决策,自动修改库存,并产生入库单。这样,收货依据送货单和采购订单进行,建立了三者之间的联系。 ②入库方式 现状:目前存在两种入库方式:估入/冲估入、标准入库。在办理入库时,如果供应商发票已到,则按照发票价格办理入库;如供应商发票未到,需要办理估入手续,在收到供应商发票后办理冲估入手续。 优化建议:系统进行收货时以采购订单价格办理入库。 ③入库价格 现状:对于估入,以采购订单价格入库,发票收到后办理冲估入,最终采用发票价格;已收到发票时,按照发票价格办理入库。存在的问题是按照发票价格办理入库,采购订单价格没有被记录,形同虚设。 优化建议:收货时以采购订单价格入库,产生入库单(物料凭证、财务凭证),依据发票进行发票校验,在确定范围内以发票价格替代原入库价格(财务凭 证),系统中将保留原始凭证,以此可以分析采购订单价格与发票价格之间的差异。 3、采购发票校验流程 ①发票与采购订单的匹配 现状: ⅰ、发票的及时性:目前,能够做到货物到达的同时或者是一两天内 发票能够到达的比较少,很多需要迟延一段时间,大部分能够在帐期 内提供发票,但也有少数供应商在帐期到后还不能提供发票,造成估 入/冲估入的情况较多; ⅱ、发票的清晰情况:发票没有提供相应的清单,与采购订单的对应 需要人工查找或询问供应商财务人员后才能确定; ⅲ、发票的混乱情况:目前发票存在以下情况,一张发票对应一个订 单,一张发票对应多个订单,一张发票对应多个订单但其中某订单跨 两张发票,多张发票对应一个订单,多张发票对应一个订单但其中某 发票对应多于一个订单,多张发票对应多张订单等等,将采购订单与 送货单、发票进行匹配非常困难。 优化建议: ⅰ、付款帐期以发票开票日期计算; ⅱ、规范供应商发票清单:要求供应商提供发票的同时附上相应的发 票清单,清单中包含但不限于以下内容:采购订单号、采购订单行项 目、物料号、开票数量、单价、小计、总计等。 ⅲ、规范供应商发票开立:供应商开立发票应严格限制为以下情况, 一张发票对应一个订单,一张发票对应多个订单且无订单跨发票,多 张发票对应一个订单且无发票跨订单;禁止一张发票对应多个订单且 某订单跨发票,多张发票对应一个订单但其中某发票对应多于一个订 单,多张发票对应多张订单等等。 ②发票校验 现状:采购部收到发票后,将发票与入库单进行匹配,计算存在的差异,对于存在差异的订单进行冲估入,然后以报销方式将入库单、发票交财务进行处理。发票校验基本上手工进行。