浅谈健康教育照片档案的规范化管理

浅谈健康教育照片档案的规范化管理 中国健康教育2007年5月第23卷第5期 浅谈健康教育照片档案的规范化管理 Disccussiononstandardizedmanagementofhealtheducationphotofile 王晓锐,吕晶 WangXiao-rui.LtlJing 【中图分类号】R193【文献标识码】A【文章编号】1002—9982(2007)05—0397 —02 【关键词】健康教育;照片;档案;管理 健康教育照片档案是在国家机构,社会组织以及 个人开展健康教育与健康促进活动中形成的有保存价 值的,以照片,底片,光盘等记录信息的特殊载体, 并辅以文字说明的历史记录.健康教育照片档案分为 传统的照片档案和新型的照片档案两类.传统的照片 档案是指以感光材料为载体,以影像为反映方式的有 保存价值的历史记录.新型照片档案是指运用数码影 像技术与计算机技术形成的照片档案,属于电子档 案,其新型的照片档案形成,传输,存储和利用都离 不开计算机等现代化技术和设备.目前,凡是开展健 康教育工作的单位所形成的照片档案都是以感光材料 为载体的传统的照片档案. 1989年10月国家技术监督局批准发布了国家 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 《照片档案管理规范》(GB/T1182—89),并 于1989年7月1日起实施.这个标准的颁布实施 标志着我国照片档案纳入了规范化管理的轨道,这 对各单位照片档案管理提出了更高的要求. 1健康教育照片材料的收集归档 1.1健康教育照片材料的收集工作做好健康教 育照片材料的收集,首先要加强宣传工作,增强群 众的档案意识,因为健康教育工作涉及范围极为广 泛,一个单位的各个部门所从事的通过信息传播和 行为干预,帮助个人和群体掌握卫生保健知识,树 立健康意识,自愿采纳有利于健康行为和生活方式 的教育活动与过程中形成的照片,底片,光盘都要 收集归档.在目前开展健康教育工作的单位中,健 【作者单位】1吉林省长春市健康教育所,吉林长春130033; 2吉林省长春市二道区疾病预防控制中心,吉林长 春130033 【作者简介】王晓锐(1957一),女,吉林榆树人,大学专科,馆 员,主要从事健康教育档案管理工作. ? 工作研究? 康教育照片档案没有得到重视,更没有形成相应的 将健康教育工作活动中形成的照片收集归档的 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 和归档习惯.因此,从事健康教育档案的工作人员 必须做好对照片材料收集的宣传工作.其次,从事 健康教育档案管理的工作人员要采取一定的 措施 《全国民用建筑工程设计技术措施》规划•建筑•景观全国民用建筑工程设计技术措施》规划•建筑•景观软件质量保证措施下载工地伤害及预防措施下载关于贯彻落实的具体措施 引 导与控制照片材料的流向,保证收集工作的落实. 各单位健康教育照片材料产生的渠道分散在不同部 门,只有抓住重点,调动有关部门的积极性,才会 以重点带动全面,使收集工作顺利完成.再次,健 康教育照片材料要着眼于平时.健康教育工作人员 要随时掌握和了解本单位各部门活动的信息和动 向,当遇有重大宣传, 培训 焊锡培训资料ppt免费下载焊接培训教程 ppt 下载特设培训下载班长管理培训下载培训时间表下载 ,干预等活动时,应做 到活动结束后及时进行收集,才能确保健康教育照 片资料的齐全和完整. 1.2健康教育照片材料的归档范围健康教育照 片材料的归档,强调的是"以我为主",即本单位 形成的并反映单位健康教育工作活动的照片材料, 是归档的重点,主要包括: (1)本单位自己制作的健康教育宣传画,宣传 板,宣传栏,宣传横幅以及宣传材料等照片材料. (2)本单位健康教育各种专业会议,培训,交 流的照片材料. (3)本单位开展的各种健康教育,疾病预防知 识等不同形式的宣传活动的照片材料. (4)本单位开展的各种健康知识讲座活动的照 片材料. (5)本单位健康教育干预活动的照片材料. (6)本单位健康教育业务指导工作中形成的照 片材料. (7)本单位健康教育工作荣获市级以上各种荣 誉性实物,如奖状,锦旗,证书,礼品等照片材 ? 397? ChineseJournalofHealthEducation,May2007,V0I.23,No.5 料. (8)本单位健康教育先进人物及其典型活动的 照片材料. (9)本单位或本地区迎接国家,省,市大型检 查的照片材料. (10)反映本单位或本地区重点健康教育 工程 路基工程安全技术交底工程项目施工成本控制工程量增项单年度零星工程技术标正投影法基本原理 项目,重点科研项目,重大工作成果的照片材料. 1.3健康教育照片材料的归档时间对于健康教 育照片材料的归档时间应灵活掌握,关键是取决于 健康教育档案工作人员心中有数并加强协调与控 制.通过多年的工作实践,即健康教育工作活动结 束,照片冲印加工后,就要辅以文字说明,及时归 档.随时归档的优越性在于,防止照片的散失,照 片与底片的分离,保证归档质量. 1.4健康教育照片材料的归档要求健康教育照 片材料要求随时归档,对归档照片有明确要求.一 是归档的健康教育照片应力求是原底片,原件,以 确保归档的照片材料凭证依据性更强;二是归档的 健康教育照片材料要齐全完整,照片归档时应同时 有底片或光盘及文字说明;三是对归档的健康教育 照片材料要进行选择和鉴别,如一次活动形成了若 干张照片,并不是要求张张归档,而是要从中选择 出典型的,有代表性的,反映了活动不同内容的重 要照片归档. 2健康教育照片档案的整理,保管期限和编目L1] 2.1健康教育照片档案的整理健康教育照片档 案的整理要符合国家标准《照片档案管理规范》的 要求,既要有力于保持健康教育照片档案的有机联 系,又要有利于保管便于利用.对健康教育照片档 案的整理,要注意底片,照片及文字说明的整理方 法和要求. (1)底片整理要注意一个单位,一项活动要单 独整理,不同活动的底片不要混杂. (2)照片的整理要注意不同活动不同照片不要 混杂.照片分类组卷,可按年度专题分类,是将一 个年度内归档的全部照片结合不同的专题依次排列 组卷,每一个专题之下按年度产生的时间顺序排列 和组合照片.照片排列要注意先确定一次会议,一 ? 398? 项活动,一个项目等形式的若干张照片后,再按照 片图像反映的重要程度结合照片形成的时间顺序来 排列.为了固定每张照片在照片册中的位置,需要 对每张照片进行编号,按照片在照片册内的排列顺 序编制照片流水号. (3)填写照片说明.照片的文字说明是照片档 案的重要组成部分,在照片分类组卷,顺序排列 后,对每组照片进行总说明,对每张照片进行分说 明. (4)填写照片册卷内目录.为了方便照片的查 阅,利用,照片册内应编有卷内目录. 2.2健康教育照片档案的保管期限在同一活动 中形成的照片档案与纸质载体档案,其保管期限应 是一致的,由于照片档案在加工,收集归档时就进 行了选择,因此照片档案的保管期限应划分为永久 或长期. 2.3健康教育照片档案案卷目录的编制照片档 案案卷目录是照片档案的基本检索工具.照片档案 案卷目录应完整地编写案卷号,案卷题名,起止年 月,照片张数,期限,备注等项目. 3健康教育照片档案的保管 由于照片档案是以感光材料为载体构成的,为 了维护其耐久性,延长"寿命",就要加强科学的 保护和保管.保存照片档案要选择和使用档案行政 管理机关推荐使用的规范的照片册.照片属易燃材 料,在保存上应放置在于燥,凉爽的档案库房或装 具内,并且防光,防尘,严禁烟火. 健康教育照片档案是开展健康教育工作真实的 历史记录,只有加强健康教育照片档案的规范化管 理,保管利用好健康教育照片档案,才能真正彰显 健康教育工作"功在当代,利在千秋"的巨大作 用,才能展示出健康教育工作发展的真实历程,才 能更好地为健康教育工作者提供宝贵的照片信息. 参考文献 1吉林省档案局.吉林省档案业务人员培训教程[M].长存:吉林省 档案局,2003.2—5,8. [收稿日期]2006—11—26[本文编辑]李英华