电子公文收发文管理制度

电子公文收发文 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 篇一:电子公文收发管理规定 广西钦州力顺机械有限公司 电子公文收发管理规定 (试行) 一、总则 1、为使公司的电子公文处理工作 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 化、 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 化、科学化，结合公司实际制订本规定。 2、使用计算机存储并通过公司电子文件收发系统传递的公司文件(技术文件除外)，统称为电子公文，这些文件包括内部上行、平行、下行的文件。 3、电子公文与书面公文具有同等效力。 4、能够使用电子文件收发系统传递的公文，必须使用电子文件收发系统进行传递。因特殊情况不便于使用电子系统传递的，允许使用书面形式传递。 二、电子公文的传输 5、电子文件收发系统传输经过批准的公文。传输前需要签发的文件，起草、核稿、会签、签发等过程仍然按照《文件管理程序》执行。 1 6、电子公文签收后不能更改，因此发文部门传输公文时，必须核准无误方能传输。 7、部门主管可以为本部门人员建立账号并赋予相应权限，可以委托本部门有权限的人员传输文件。 8、部门传输文件后，部门主管必须对该文件负责。 9、发文部门要及时通过文件签收系统跟踪电子公文发放后的签收情况，适时提醒接收部门(或终端用户)签收。 10、发文部门在签收后发现文件错误的，必须及时通知办公室进行处理。 11、文件的传输提倡采用附件的形式传输。 三、电子公文的签收 12、各部门主管(或终端用户)应在每天上下午，上班后和下班前按规 定主动打开公司电子文件收发系统不少于四次，以便及时接收查看文件。 13、部门主管可以为本部门人员建立账号，并赋予相应权限，可以委托本部门有权限签收的人员签收。 14、各部门接收文件时，必须及时点击“签收”按钮，以便于发文部门了解签收情况。 15、各部门点击 “签收”按钮签收文件后，视同该部门已经知道文件内容，部门主管应对该文件负责。 16、本部门(或终端用户)签收文件后，可将该文件复制 2 到本部门(或终端用户)指定的计算机上存档。 17、接收部门应按文件的内容及应传达的范围在本部门传达文件精神。部门主管也可以建立一个公共的查阅账号，供本部门人员进入系统查阅本部门的公文。 18、签收后发现错误的，应及时将情况通知发文部门和办公室。 四、电子公文的安全和保密 19、各部门(或终端用户)使用初始密码进入电子公文收发系统后，必须自行更改密码，并妥善保护好自己的密码，不得随意泄露。 20、公司电子公文，未经公司同意不得擅自外传或自行打印。如需要书面形式的公文，由发文部门统一打印。 21、电子公文传输系统未经批准不得与其他网络相连接。 22、各部门必须遵守公司的《计算机网络管理规定》(Q/ZLGBG13-2001)的规定。 五、电子公文的归档、管理 23、电子公文传输完毕后，收、发文部门要及时整理、归档，并根据《文件管理程序》的要求销毁。 24、不具备归档和存查价值的电子公文，经鉴别并经办公室负责人批准，可以删除销毁。 六、电子公文收发系统的管理和维护 25、电子公文收发系统由办公室负责监督、维护和管理。 3 26、系统管理员应定期对系统进行备份。 27、系统管理员清理系统、删除数据时，必须首先征求发文部门和办公室的意见。 七、附则 28、实行电子公文传输制度后，对因主观原因贻误工作的严肃处理。 29、违反本规定的，视情节轻重给予50-100元的经济处罚。 30、本规定由办公室负责解释。 31、本规定从2006年4月1日起执行。 广西钦州力顺机械有限公司 2006年3月25日 篇二:收发文管理制度 收发文管理制度 为规范公司收发文工作，简化办事程序，准确快捷地传递和制发文件，加快公文流转速度和办理质量，特制订本制度。 一、收文管理 (一)收文归口 凡主送本公司的公文，包括邮寄公文、通过网络传递公文、传真公文、会议分发公文，均应交综合管理部统一登记、编号、分发。综合管理部做到当日收文，当日登记，需上网办理的文件，二个工作日内办结。其它因特殊原因签收的文件， 4 应及时送达综合管理部完成收文手续。 (二)收文办理 1、收文签收、登记。收文后综合管理部立即在收文登记本上进行 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 并对文件进行编号，应将公文标题、密级、文件字号、发文机关、收文日期等情况逐项填写入《收文登记本》后，后由综合管理部人员做入档归口管理工作。 2、办理程序。 (1)一般业务性文件的办理程序:?1收文签收??2收文登记并填写《来文处理单》??3综合管理部根据公文内容及时提出拟办意见或主阅及协办、参阅部门??4主要领导批示，根据文件内容由委托领导传阅或由指定分管领导提意见办理??5分管领导批示意见，根据分管领导批示由业务部门承办??6业务部门承办文件，并根据分管领导批示和文件内容要求尽快办理??7文件办理完毕后填写办理结果? 8交综合管理部归档??9规定期限办理和回复的，由主办部门或部门? 签字确定办妥日期，确保不误事务。 (2)急办公文由综合管理部收文后立即向部门主要领导请示后交有关业务部门办理。由主办的业务部门签收办理。 3、文件传阅及办理时限。一般情况下，每位领导批阅文件不超过半天，每个业务部门传阅文件不超过1天(公文审阅后请及时通知综合管理部取回)，办理文件一般不超过3 5 天。凡来文中限定办理时间的，应按其规定的时间办理答复;紧急公文，应随到随办。需两个或两个以上业务部门承办的公文，主办部门应及时与协办部门联系。对于内容涉及面广、问题较复杂，不能在规定时限内作出办理的，主办部门应及时请示分管领导并告知来文单位，讲明原因，取得同意。 4、公文催办与检查。综合管理部应视公文的轻重缓急，做好公文的催办、督办工作。各承办业务部门要密切配合，按时完成交办事项。 5、对于保密性文件，应做好公文的安全与保密工作。公文传递与办理应严密手续，严格遵守保密制度，确保公文安全、完整。发文部门交综合管理部传达文件时应说明保密程度以及跟踪公文传递的注意事项，严防文件失密与丢失。 二、发文管理 (一)发文归口 凡以公司名义发出的公文，均由综合管理部统一归口管理。具体工作由综合管理部和发文部门共同完成。专业性(包括一般性)文件均由相关业务部门负责拟稿，由综合管理部负责核稿，公司副总经理 进行修改批示，后由总经理(董事长)签发，方可发文。 (二)行文程序 ?各发文部门拟稿??发文部门负责人初审核稿??到综合管理部领取《文件签发流转单》，填写拟稿人、部门、 6 标题、主送??综合管理部复审核稿，不符合规定要求的退拟稿部门修改或重拟??发文部门分管领导审阅??总经理(董事长)签发??综合管理部编发文号，确定发稿日期并对发文进行登记??发文部门和综合管理部一起对发文进行校对、需要印制的做好印制工作??加盖印章??发文部门和综合管理部一起做好印发??综合管理部归档。 (三)行文要求 1、行文书写规定。公文起草、审核、签发用黑色钢笔、签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红笔(修改可用)、纯蓝钢笔书写，书写字迹清楚工整。 2、行文核稿规定。以公司名义发出的各种公文、领导讲话、综合性材料、其它公文材料等均需核稿，核稿分为初审核稿和复审核稿。初审核稿主要由业务部门负责人对行文的政策性、措施和要求的可行性、数据的准确性、观点的正确性、行文的名义和形式及主送和会签部门等进行审核。复审核稿主要由综合管理部对文字表达、公文种类、公文格式、主题词、书写要求等规范性进行审核。对不符合要求的文稿，复审时有权退回发文业务部门修改或重新拟稿。 3、行文签发规定。公司的文件由分管领导把关报主要领导同意方可送往总经理(董事长)处签发，对未经核稿及不合规范的文稿不予签发。需与其他部门或部门会签的文件，报主要领导同意，由拟文 7 部门送部门或部门会签。在公司总经理(董事长)出差时，经电话请示，可电话授权公司副总经理签发。 4、公文印制规定。本着节能减排的原则确定公文印制数量，公文印制应核对好格式、纸张、规格等要求,做到字迹清晰,版面整洁,庄重大方，对版面歪斜的公文视为不合格品，不得发放。公文印制要端正、清晰，印章的下部边缘压盖行文日期，并使年月日清楚可辨。对不符合要求的文件、外单位主办的联合行文，未经主办业务部门与原稿核对无误的文件不得盖印。 5、行文归档规定。所有发文均应归档，归档文件份数为一到两份。 三、附则 1、本规定由综合管理部负责起草、修订、解释并监督实施。 2、本规定自颁布之日起正式执行。 篇三:《收发文管理规定》 收发文管理规定(试行) 1总则 1.1为加强公司的收发文管理工作，提高收文处理的速度和确保收发文处理的规范性，特 制定本管理规定。 1.2本规定适用于公司及各直属部门。 8 2定义 2.1本规定中的收文管理是指对收到的公文进行处理，包括签收、登记、审核、拟办、批 办、承办、催办及反馈等程序。 2.2本规定中的内部来文是指收到公司范围内的文件。内部收文内容包括:内部文件、 各类报表、计划总结、专项业务审核单等。 2.3本规定中的外部来文是指收到公司范围外部的文件。外部收文内容包括:外部文件、 函件等。 2.4本规定中的发文管理是指包括文件的草拟、审核、签发(会签)、复核、用印、分发、 文件整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。文件是指公司在经营管理过 程中形成的具有管理效力和规范体式的文件等 3职责 3.1行政部为收发文管理的归口管理部门，负责收发文管理工作。 3.2行政部对各部门收发文管理的规范性予以监督检查。 3.3各部门在收到交办的来文后应当及时办理，不得延误，推诿，原则在2个工作日内完 成对来文的处理。 9 3.4各业务部门负责文件的起草，应坚持“实事求是，精简高效”的原则，确保文件的格 式规范、用词准确。 4收文管理 4.1文件的拟办和批办 4.1.1签收登记 4.1.1.1内、外来文均由行政部负责签收登记;并由行政部填制信息批阅单，注明收文日 期、收文编号、发文单位、公文名称等。 4.1.2收文编号 4.1.2.1其他来源的收文按外【收文年份】流水号编号。 4.1.2.2内部文件按文件来源部门简称【收文年份】流水号编号。 4.1.3拟办和批办 4.1.3.1文件由行政部按规定拟定信息说明及处理建议，按先部门后领导的顺序进行公文处理。 4.2文件的承办 4.2.1凡需要承办的来文，行政部须在当天将文件流转给承办部门或分管领导。 4.2.2 承办部门相关人员和分管领导应该对来文认真审阅，并须签署明确意见、建议及 姓名和日期;行政部应该将这些意见或建议及时呈送对该 10 来文所涉事项有决定权的 公司领导，并由该领导签署具体意见、建议或决定。 4.2.3承办部门一般要在二个工作日内完成来文处理;特殊情况确有困难的，承办部门应 及时与行政部及信息报送部门进行沟通说明。 4.2.4对不需要承办、也不需要传阅的公文由行政部作存查处理。 4.2.5文件的催办 4.2.6.1送领导或者交承办部门处理的来文，行政部要负责催办，做到紧急来文跟踪催办， 重要来文重点催办，一般来文定期催办。 4.2.6.2对在规定时间内没有及时处理，同时没有特殊困难原因的承办部门，由办公室予 以记录，做为部门月度考核内容之一。 4.3反馈和办复 4.3.1若行使决定权的公司领导另行指示或授权相关部门或公司领导跟踪、落实或处理 来文所涉事项，则行政部须将该指示或授权信息反馈给相关职能部门或公司领导， 并由他们签署传阅部门/人员意见。 4.3.2行使决定权的公司领导要求向其反馈来文所涉事项的进展或处理结果，则行政部 11 须将该事项的进展或处理结果及时反馈。 4.3.3行政部应在公司领导作出决定的当天将相关处理意见、建议或决定及时反馈给来文 部门或单位。 4.3.4对于上报的请示类公文，上一级管理组织可以批复、简复、批示等形式的公文回复。 对于上报的报告、意见类公文，上一级管理组织应签批明确意见，可以简复的形式 回复。对于专项业务审核单，上一级管理组织应签批明确意见。 4.4收文管理的注意事项 4.4.1对需要传阅涉及保密的来文，不得扩大传阅范围。 4.4.2所有部门之间一般不得将收到的来文横向传递(除相互沟通外)，须经行政部 进行流转。 4.4.3行政部在来文处理时要及时准确，承办部门及领导在公文流转过程中要注意保密 和保管。 4.4.4会议纪要由会议组织部门编写后，行政部按相应要求流转、传阅。 5 发文管理 5.1文件种类及适用范围 12 5.1.1决议是经股东会、董事会、监事会会议讨论通过的重要决策事项。 5.1.2决定是对重要事项或重大行动作出的安排。 5.1.3通报是指表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况。 5.1.4通知指要求下一级组织办理和需要周知或共同执行的事项。 5.1.5公示是对重大人事任命、各类小组成员组建等资格审查情况征求意见，一般用于公司范围内部。 5.1.6批复是对回复下一级组织的请示事项，对下一级组织上报的价格类、人事类等请示 可以以批复形式回复，一般用于公司范围内部。 5.1.7质询(问责)是针对具体事件、问题的质询(问责)，要求下一级组织作出回复解释 等，一般用于公司范围内部。 5.1.8简复是作为批复的一种简单文件形式，对下一级组织上报的非计划考核类、 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 类、 规划类等请示可以简复形式回复，一般用于公司范围内部。 5.1.9批示是指对下一级组织提交的报告、总结、计划等文件批语性文件，一般用于公司 范围内部。 5.1.10请示是向上一级组织请求批示、批准。 13 5.1.11报告是向上一级组织汇报工作，反映情况、提出建议、回复上一级组织的询问或要 求。 5.1.12意见是对重要问题提出见解和处理办法。 5.1.13函是平级部门之间的相互商洽工作，询问和答复问题，建议时使用。主要有:商洽 函、建议函、质问函、告知函等。 5.1.15会议纪要是指记载、传达会议情况和议定事项(仅作为内部文件使用)。执行性的 会议纪要，必须以决议、决定、通知等形式成文，会议纪要作为附件。 6 发文文件格式 6.1文件格式组成:秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文编号、签发人、 标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单 位、发文单位、核对、打印等部分。 6.2保密文件须在文件右上角加盖保密印鉴，注明密级及保密期限。 6.3发文编号应当包括公司代字、年份、流水号其中的流水号从“1”开始，表示流水号 的实际阿拉伯数字前面无须另加“0”。 14 6.3.1以股东会/董事会/监事会名义发文按公司简称?股东会/董事会/监事会,发文年份, 流水号方式编号。 6.3.2以公司名义发文按公司简称,发文年份,流水号方式编号。 6.3.3以部门名义发文按部门简称,发文年份,流水号方式编号。 6.4文件标题:应当准确简要地概括文件的主要内容并标明文件种类，其结构包括:发文 单位、事由和文种三部分。文件标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一 般不用标点符号。 6.5主题词:是文件内容的高度概括，是标题的浓缩，一般用词组表示，最多用四个词组， 每个词组不超过4个字。 6.6主送单位:指文件的主要受理对象，受理单位应当使用全称或者规范化简称、统称。 主送单位写在正文之前，标题的下面。 6.7抄送单位:指除主送单位外需要执行或知晓文件的其他单位，应先单位后个人，单位 应当使用全称或规范化简称、统称，个人直接写姓名，在文件末页下端，于两条等长 15 的平行细实线内书写。 6.8成文日期:以有权签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人的签发日期为准。 6.9落款及印章:文件应当加盖公司印章。 6.10附件:文件附件说明应附在正文后、发文单位前，并注明附件顺序和名称。 6.11附注:文件如有附注(需要说明的其他事项)，应当加括号标注。 6.12文件用纸:一般采用国际A4型(210mm*297mm)，特殊文种用纸可根据实际需要 确定。 6.13文头与页边:文件的各页在印制时，均应在四边留出空白的余地。一般天头宽25毫 米，地脚20毫米，订口宽28毫米，翻口宽20毫米。 6.14字体、字号与行间距:按附件规定行文。 6.15页码:文件应标明页码，在每页的中间标出第x页共y页。 6.16装订:文件左上侧装订，不掉页。 7发文程序 7.1拟稿:公司或所属部门因工作需要以公司或所属部门名义发文的，由业务经办人草拟 发文稿。 16 7.2初审:由业务经办人发送电子文稿给行政部，由同级行政部确定附件材料是否齐全， 格式是否统一、规范等，并编制统一的“发文会签单”。 7.3文件会签:发文会签单先由拟稿人、拟稿部门签署意见，发文内容涉及其它部门的， 应由行政部提出会签意见，对有关部门提出的意见，发文部门应与其协商，如意见(转 载于:wWw.xLTkwj.cOM 小 龙 文档网:电子公文收发文管理制度)不 一致的应如实反映，最终由签发领导定稿。文件会签由行政部负责流转。 7.4文件签发:以公司名义发文由公司总经理签发;以部门名义发文由公司总经理授权分 管副总经理签发。 7.5文件签收:经有权签发人签发的文件，通过网络或书面形式送达相关部门、人员。以 书面形式发布的，行政部应做好签收登记。 7.6印章:有权领导在发文会签单上签批后，业务部门将文件正式稿送行政部根据《印信 管理规定》办理手续后加盖相应的印鉴并送有关单位。 7.7文件归档及管理: 7.7.1文件签发完毕后，签发的文件、发文会签单及会签稿由行政部统一收发、传阅、用 17 印、归档和销毁。 7.7.2文件归档时，应保证文件不少于一份，便于备份查阅。文件翻印需经行政部负责人 或业务经办部门负责人批准，注明不准翻印的文件除外。 7.7.3归档范围内的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值大小等整理，要保证归 档文件的齐全、完整，便于保管和查找利用。 7.7.4拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。热敏纸传 真件不得直接作为文件归档，应将复印件存档。 7.7.5文件被撤消，视作自撤消之日起不产生效力;文件被废止,视作自废止之日起 不产生效力。 7.7.6如部门撤消，需要归档的文件整理后按《档案管理规定》移交行政部存档。 8发文行文规定 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