(01)文件控制程序

有限公司 管理体系程序文件 文 件 控 制 程 序 （D/1） 编  号： 分发号： 盖 章 受 控 版本：D版                  年  月  日 实施 1. 目的 实施与本程序要求有关的文件和资料的控制（包括 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 和顾客提供的图样），确保与一体化管理体系有关的场所能及时获得和使用有效版本，保证管理体系正常而有效地运行。 2. 适用范围 公司各部室、项目部。 3. 职责 3.1  主管部门：公司办公室 3.1.1  负责编制《文件控制程序》，并主控管理。 3.1.2  负责建立公司有效文件总清单，实施对相关部门文件资料控制的检查、汇总、评审和信息反馈，建立文件资料控制总台账。 3.1.3  负责公司收、发文的管理和服务。 3.1.4  负责文件、资料的归档、管理和服务。 3.1.5  办公室：控制《管理手册》、《程序文件》和有关管理体系运行文件的发放、标识、更改（出具文件修订清单）、回收，并建立相应的台账和有效文件清单，便于查找。 3.2  相关部室 3.2.1  公司经营部、项目部：负责对本业务范围内的 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 文件进行标识和控制，并建立相应的台账和有效文件清单。 3.2.2  公司工程管理部、项目部：负责对各自管理项目所形成的工程文件进行标识和控制，并建立相应的台账和有效文件清单。 3.2.3  公司各部室、项目部：分别控制各自收到的文件，按登记要求进行传递、上报。 3.2.4  公司各部室、项目部：按《 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 控制程序》对质量记录进行控制和管理。 4. 工作程序 4.1  文件管理工作流程图 4.2  受控文件分类 公司体系文件一般分为受控文件和非受控文件两类： 4.2.1  受控文件 4.2.1.1  一体化管理体系文件 ⑴ 管理手册 ⑵ 程序文件 ⑶ 支持性文件 4.2.1.2  合同文件 ⑴ 工程合同 ⑵ 采购合同 ⑶ 分包合同 4.2.1.3  工程文件 ⑴ 施工组织设计 ⑵ 施工 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ⑶ 作业指导书 4.2.1.4  外来文件按原文件编号 ⑴ 施工图纸文件 ⑵ 设计变更通知 ⑶ 法律、法规、标准、 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 、规程 4.2.1.5  记录（参见记录分类表） 4.2.2  非受控文件 提供给相关方作为评价、宣传的相关资料。 4.3  文件的批准发布 文件和资料在发布前，须经授权的人员审批其适用性、充分性 4.3.1  文件批准发布 4.3.1.1  管理手册 由公司办公司拟稿，管理者代表审核，公司最高管理者批准发布。 4.3.1.2  程序文件 由公司各主管部门拟稿，相关部门会签，主管部门经理审核，管理者代表批准发布。 4.3.1.3  支持性文件 由各职能部门拟稿、主管领导审批、发布。 4.3.1.4  施工组织设计、施工方案 施工组织设计、施工方案的编制、审核、批准执行《质量策划控制程序》。 4.3.1.5  合同文件 ⑴ 工程合同执行《与顾客及相关方有关的过程控制程序》。 ⑵ 物资采购合同执行《采购控制程序》。 4.3.2  文件编号、发放、登记、签收、标识、拷贝 4.3.2.1  文件编号 ⑴ 管理手册编号为：WXAZ/ Q  E O H——200× 生效年号 职业健康安全 环境 质量 公司代码 ⑵ 程序文件编号为：WXAZ / P  XXX  —XX 顺序号 手册章节 程序文件代码 公司代码 ⑶ 合同文件编号 工程承包合同 编号： 2 0 0×（  ）——1，2，3…… 其中2 0 0×为年份，“（  ）”内为签注合同单位代号，“——”后面为顺序号。 代号：经营部——————JY（经营）  注：括号内“JY”可省略 办公室——————BG（办公） 材料设备管理部——CS（材设） 财会部——————CK（财会） 人力资源部————RL（人力资源） 工程管理部————GC（工程） 例：材料设备管理部2004年16号合同： 2004（CS）-16。 ⑷ 支持性文件，按公司发文规定执行。 ⑸ 与管理体系有关的文件须在公司发文登记备注栏加以标识。 4.3.3  文件发放、登记、签收 4.3.3.1  文件的发放 ⑴ 为确保产品质量和预防污染、降低风险，用于办公场所和施工现场有关的文件，尤其是图纸和环境、职业健康安全法律、法规及其它要求等文件应使用有效文件。应由相关部室决定发放范围，经部门负责人或主管领导审批后，进行发放，并做好文件的发放登记、签收。 —— 程序文件的发放，须经管理者代表批准； —— 每个文件有唯一的发放编号； —— 每个文件发放后必须有记录。 ⑵ 技术标准规范由工程管理部根据标准书目等信息，确定书目和发放范围，由办公室统一办理征订、发放和管理。办公室，文件使用部门应通过各种渠道，关注外来标准、技术规范的动态变化，确保其是最新版本，并控制发放。 ⑶ 文件破损不能继续使用时应有补发手续，补发文件须经原审批者审批后，由原发文部门发文，并用原发文号进行登记，破损文件收回销毁。 ⑷ 文件丢失后应声明作废，其补发文件应使用新的分发号。 4.3.3.2  文件的登记、签收 ⑴ 收、发文件登记分别在“收文登记簿”和“发文登记薄”进行记载。 ⑵ 公司各有关部室、项目部的文件传递应有“文件传阅单”。公司各部室向项目部传递有关体系文件应在“文件传阅单”上记录文件名称和编号、收件人、日期等，对顾客和设计院提供的文件应注明标记。 ⑶ 项目部的重要文件要挂号邮寄或手送签收，寄送保密文件要通过保密邮寄。 4.3.4  文件标识 4.3.4.1  所有文件都标注文件编号或版本号，记录以名称作为唯一性标识。 4.3.4.2  体系类受控文件封面要有“盖章受控”字样，并在此位置上加盖行政公章。 4.3.4.3  工程类、合同类、外来文件的受控，由主管部门进行标识。 4.3.4.4  所有被替代或作废的文件、图纸及标准、规范应盖“被替代”、“作废”字样标记。 4.3.4.5  对有法定要求或积累知识作用的已作废文件仍需保留的，应在“文件登记簿”备注中注明“备用”二字，并在文件和登记簿目录上加盖“作废”章。 4.3.5  文件拷贝 4.3.5.1  文秘人员要按本部门负责人的有效批准通知书办理文件拷贝手续，管理手册和程序文件不允许拷贝。 4.3.5.2  如因工作需要拷贝管理文件作为执行文件时，须经文件主管部门批准后，办理复印手续，所有拷贝文件的发放，参照“发文登记簿”登记。 4.3.5.3  所有作为执行文件的拷贝均有部门的章印，以区别普通拷贝文件。 4.4 文件更改 4.4.1  为确保体系文件的持续适宜性，办公室应组织使用部门对文件进行定期评审，文件内容如有部分不能正确指导管理、施工，必须进行更改，更改前应由原发文主管部门出具更改清单，提出更改申请，并经原批准者批准后进行修改。 4.4.2  文件的更改由原发文部门提出修改意见，分管领导审批。文件更改必须制订文件修改通知清单，保证使用有效版本。 4.4.3  管理手册由公司办公室更改，管理者代表审核，总经理批准。 4.4.4  程序文件由主管部门更改，部门主管经理审核，管理者代表批准。 4.4.5  体系文件更改时，必须同时更改与其相关的其它文件，并在相应的附件下标明更改日期、更改概要内容等，以保证相关文件的有效性。 4.4.6  所有有效文件的发放和更改应予以登记，以保证相关的场所已有相应文件的有效版本，并防止使用作废文件。 4.4.7  管理体系文件的更改采用手改和换页更改两种方式，由发放者或保管者根据修改清单进行修改。更改内容及此后的发放都应有记录。受控文件修改，应填写修改情况记录，以供使用人参照。 4.4.8  管理体系文件经多次修改或大幅度修改后，应重新换版印发，旧版须回收作废。 4.5  文件的管理 4.5.1  文件的保管 4.5.1.1  日常性文件一般存于使用者或负责保管者处。 4.5.1.2  保密性文件由部门负责人审定并存于部门负责人处。 4.5.1.3  所有文件均须字迹清除，注明日期（包括修订日期），标识明确，妥善保管，并在规定期间内予以留存。 4.5.2  文件贮存与处理 4.5.2.1  收发文件均按发生的日期顺序排列保存在相应的档案内。 4.5.2.2  文件要保存在封套内，每个封套均需编号，以便于寻找，封套外要有索引及文件销毁日期。 4.5.2.3  文件贮存及贮存时间要视文件性质和要求而定。 4.5.2.4  须归档的体系文件由办公室负责人审核后，指派专人控制、整理和归档，不须归档和保留的文件资料要销毁，销毁前要填写销毁清单。 4.5.3  文件借阅 文件借阅按《记录控制程序》执行，归档文件的借阅按“档案管理制度”有关规定办理。 4.5.4  文件的保留和归档 4.5.4.1  外来文件：外来文件由部门人员做好来文件登记；私人邮件及投标报价等保密文件则应原封交收件人，投标报价文件由收件人作记录；工程文件及邮件应先登记后交部门负责人批示传阅，指定拷贝范围，传真文件需作登记并将传真文件送至收件人签收。 4.5.4.2  外发文件 ⑴ 所有外发文件应注有发文编号（投标文件另作处理）、发文日期、收件人姓名或公司名，并做好发文记载。 ⑵ 外发文件副本要归档，投标或投标报价的外发文件则按合约管理及投标报价程序处理、存档。 4.5.4.3  合同文件、分包合同文件在工程交工后，由经营部保存三年，交档案室归档，分包合同文件在工程交工后，由工程管理部保存三年，交档案室归档，采购合同由材料设备管理部保存。 继续阅读