中国石化零售管理信息系统项目润滑油业务标准

中国石化零售管理系统项目润滑油业务标准（第2．0版）编制单位：中国石化股份有限公司油品销售事业部石化盈科信息技术有限责任公司2008年1月审定签字页《中国石化零售管理系统项目加油站润滑油业务标准V2.0》经省市专家审定，基本覆盖当前加油站日常经营业务，符合当前加油站润滑油日常管理需要，作为中国石化零售管理系统项目一期电子账表册系统设计的依据，随零售业务的发展深入，可在此基础上进行调整。审定专家签字： 专家姓名 单位 签字确认栏 目录1前言1.1编写目的中石化成品油零售管理系统润滑油业务标准根据前期需求调查情况及内容编写，其目的主要包括：（1）统一中石化加油站润滑油业务流程。（2）规范加油站账表册填写规范及运算逻辑，制定特殊业务的账表处理标准。（3）梳理加油站润滑油管理流程，明确及规范岗位责任及职能（4）规范加油站润滑油业务数据采集内容及方式。1.2标准化意义为满足中石化在营加油站账表册电子化管理的需要，建立统一的电子账表册管理信息系统，实现加油站数据统一采集、汇总与分析，我们对部分账 表格 关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载 式进行了修改，对加油站润滑油业务流程进行了规范，形成了《中国石化零售管理系统项目润滑油业务标准》。《中国石化零售管理系统项目润滑油业务标准》是零售管理系统项目的重要依据，也是零售业务管理规范化和信息化的基础保证；零售管理系统项目的建设可减轻加油站人员工作强度，提高加油站管理水平，提升中石化零售的整体竞争力。1.3标准化过程1.4最终文档·文档名称：中国石化零售管理系统项目润滑油业务标准·版本号：Version2.02加油站账表说明2.1加油站账表内容通过对各省零售业务模式和账务处理的差异性分析，标准化后的加油站账表册内容如下所示：（1）《润滑油进货 申请表 食品经营许可证新办申请表下载调动申请表下载出差申请表下载就业申请表下载数据下载申请表 》：每月请求补货时填写，发生临时补货申请时也需要填写，填写加油站的润滑油进货需求。（2）《润滑油进货验收单》：记录加油站进货验收情况，发生进货时填写。（3）《加油站润滑油交接班表》：记录加油站润滑油班交接情况，发生班结交时填写。（4）《加油站润滑油销售日报表》：记录加油站润滑油每日销售情况，日结完成后填写。（5）《加油站润滑油库存商品明细分类账》：记录加油站的润滑油商品库存情况，每日日结完成后填写。（6）《加油站润滑油盘点月报表》：记录加油站润滑油的月盘点情况，每月月结完成后填写。（7）《加油站润滑油附属品业务进销存 台账 单位消防安全管理台账纪检监察工作台账设备维修台账加油站进油台账物业收费台账表 》：记录加油站润滑油附属品业务的进货、销售、库存等情况，发生附属品业务时填写。2.2加油站账表人员加油站按实际情况可设置:站长、记账员、领班、安全员（设备管理员）、油料管理员（计量员）、开票员（收银员）、加油员、便利店售货员（兼润滑油管理员）等8个岗位。与加油站账表相关的工作人员有：站长、记账员、领班、计量员、开票员（收银员），其主要职责如下所示：（1）站长：审核加油站账表册数据的准确性，监督管理加油站的日常运营。（2）记账员：现金、票证的结算工作做到日清月结，及时填报各种报表，及时解交现金；正确反映商品流转情况，做到账账相符、账实相符；及时如实填制有关账、表、单。（3）领班：负责本班台账管理工作，带领本班员工，做好交接班。（4）油料管理员（计量员）：收油前，查验油品数量、牌号、质量，核对进油凭证；按计量 操作规程 操作规程下载怎么下载操作规程眼科护理技术滚筒筛操作规程中医护理技术操作规程 进行测量、计算，做好数据记录，及时如实填制相关账、表、单；按规定每日对站内油品进行计量，每月进行实物盘点，并对非正常盈亏要做出原因分析。（5）开票员（收银员）：做好本班加油员上交的现金、票证及其他加油凭证的核对、汇总工作，核对其他商品的销售额，填制本班交接班记录。2.3加油站账表流程2.3.1加油站基础业务流程2.3.1.1要货（1）描述：加油站根据实际业务需要向管理部门提出要货申请，上级管理部门审核后安排发货。（2）流程：1、提出要货申请。2、零售管理部门审核批准。3、润滑油部门审核批准。4、润滑油部门安排发货。5、出于某种原因，不能完全按加油站需求安排发货时，上级管理部门可在审批时通知加油站调整要货申请，或只部分批准要货申请，也可在审批时直接追加审批发货数（追加数量或追加品种）。6、审批结束后，上级管理部门通知加油站做好接卸准备或者告知申请不批准。（3）特殊说明：要货申请分两种，月度进货申请和临时补货申请。月度进货申请在固定时间段内每月申报一次。临时补货申请是除月度进货申请外的进货需求。上级管理部门可根据管理需要分别就月度进货申请及临时补货申请限定或不限定申报频次、批量及商品送达期限等。2.3.1.2进货验收（1）描述：货物进站时，加油站对送达商品进行现场验收，验收完成后填写《加油站润滑油进货验收单》。（2）流程：（3）特殊说明：零售管理系统按原发数量记账。2.3.1.3油品销售（1）描述：加油站按照客户需求付油、收款并记录销售数据。（2）流程：（3）特殊说明：非站内零售指提货提点不在加油站的润滑油零售业务。2.3.1.4月末盘点（1）描述：加油站每月末对本站库存进行盘点。（2）流程：（3）特殊说明：润滑油月末盘点表需要打印留存，所有参盘人员及站长必须签字。2.3.2站级特殊业务处理流程2.3.2.1整装散卖（1）说明：整装油，由于实际业务需要，开桶零售。有整装散卖情况的油品零售价格按KG维护，销售按KG入账。（2）账表处理过程：加油站润滑油销售日报表：整装油销售按KG入账。2.3.2.2润滑油附属品业务（1）说明：润滑油附属品指ERP系统内没有库存账但与润滑油业务密切相关的物料。润滑油附属品可作为润滑油促销品赠送客户也可作为商品销售。管理层可根据实际业务需要确定哪些物料须作为润滑油附属品线上管理。（2）账表处理过程：单独建立此类物料的进销存管理台账，台账每日一张。润滑油附属品若作为润滑油促销品赠送客户，须详细记录赠送原因，管理层可方便的查询到；若作为商品销售，销售方式必须为现金或银行卡，在《加油站润滑油交接班表》、《加油站润滑油销售日报表》中单独体现。所有润滑油附属品的销售数据均不在SAP导入模板中体现。2.3.2.3站间调拨（1）说明：指在加油站之间对油品进行调入调出操作，实现油品在站间的物料转移。站间移库，由上级部门统一安排，加油站接到内部移库的指令后，移出站和移入站按照公司相关规定进行移库操作。（2）账表处理过程：·润滑油进货验收单调入站：正常填写“润滑油进货验收单”。·加油站润滑油库存商品分类明细账、加油站润滑油班报、加油站润滑油月盘点表：调出站：在调出栏体现；调入站：在调入栏体现。2.3.2.4站库回调（1）说明：由于实际业务需要，油站油品回调入库。站库回调，由上级部门统一安排，加油站接到内部移库的指令后，移出站及油库按照公司相关规定进行移库操作。（2）账表处理过程：·加油站润滑油库存商品分类明细账、加油站润滑油班报、加油站润滑油月盘点表：调出站在调出栏体现。2.3.2.5油品调节（1）说明：在散油罐底尚有少量存油的情况下向罐内注入新油，注入后罐内所有油品作为新油销售。此时需要将原油品的剩余账面库存调整为新油品库存。（2）账表处理过程：·上级管理部门在油品调节发生时需求时在ERP和零管系统上维护相应的油品调节数据。·交接班表、盘点月报表、加油站润滑油库存商品分类明细账：调节数自动采集。2.3.2.6盘点损溢处理（1）说明：润滑油盘点出现损溢后，需要核销。（2）账表处理过程：·加油站润滑油盘点后生成《加油站润滑油盘点月报表》。《加油站润滑油盘点月报表》经上级主管部门审核后由主管部门在零管系统里进行核销损溢操作，完成后再将损溢情况导入ERP系统。·《加油站润滑油交接班报表》、《加油站润滑油库存商品明细分类账》、《加油站润滑油盘点月报表》：损溢核销自动取数。2.3.2.7价格报批（1）说明：本流程用于处理低于规定零售价格的商品的销售价格，由润滑油管理部门批准后执行销售录入的流程（2）账表处理过程：当加油站根据实际业务需要，要以低于规定零售价格销售时，由加油站提出价格许可申请，列明客户、品种、数量、单价，并说明原因。由润滑油管理部门核准后，加油站可以在规定期限内对申报油品按核准数量一次性录入特价销售。2.3.2.8非站内零售（1）说明：非站内零售指提货提点不在加油站的润滑油零售业务。（2）账表处理过程：非站内零售业务发生时，加油站需单独上报要货申请。管理部门审核批准后安排油库发货。加油站在零售管理系统里做验收操作时，根据收货类型判断非站内零售。非站内零售验收数自动原发数，无需手工输入。验收的同时生成销售数据，要求填入销售方式，及确定是否计入当班销售。该笔销售业务若由当班人员负责并收款，则计入当班销售，在交接班报表中体现；若该笔业务不是由当班人员负责，则不计入当班销售，交接班报表中不体现，只在销售日报表中体现该笔销售。3账表模版的标准化3.1加油站基础账表3.1.1润滑油进货申请表说明单据用途：3.1.1.1填写说明填写人员：站长·进货申请类型：月度进货申请、临时补货申请·加油站名称：提报申请的加油站名称·申请时间：申请提报的时间·需求时间：需要进货的时间·油品编码：需要进货的油品编码·油品名称：需要进货的油品名称·单位：需要进货的油品计量单位·数量：需要进货的油品的数量·现有库存：加油站在提报进货申请时的系统账面库存·送货方式：客户自提、送达到站、送达客户·客户名称：送达客户名称·客户地址：送达客户地址·联络人：送达客户联络人·联络电话：送达客户的联络电话·备注：要货申请的备注信息·核准数量：上级管理部门审核同意的数量·备注：上级管理部门审核审核备注信息3.1.1.2填报环节（1）月度补货时填写（2）临时补货时填写3.1.1.3数据来源 数据项 来源 备注 进货申请类型 选择录入 月度进货申请或临时补货申请 加油站名称 系统中取数 根据系统用户名判断 申请时间 取数 当前系统时间 需求日期 选择录入 不早于申请时间 油品名称 选择录入 选择系统中维护过价格的油品 油品编码 选择录入 选择系统中维护过价格的油品 计量单位 系统中取数 与所选油品价格维护单位一致 数量 录入 现有库存 系统中取数 在选择了油品后自动生成 送货方式 选择录入 客户自提、送达到站、送达客户 客户名称 录入 在送货方式为送达客户时填写 收货单位地址 录入 在送货方式为送达客户时填写 联络人 录入 　在送货方式为送达客户时填写 联络电话 录入 在送货方式为送达客户时填写 备注 录入 核准数量 录入 上级管理部门核准的发货数 备注 录入 3.1.2润滑油进货验收单说明单据用途：3.1.2.1填写说明填写人员：站长/计量员·站名：加油站名称·到站日期：·到站时间：·进货方式：油库发油站、油库发客户、炼厂发油站、炼厂发客户、站间调拨·提货单号：出库单号（ERP物料移动凭证号）·验收数量：实际验收收入的数量·损溢（+/-）：与原发数量的差异数·商品质量外观情况：填写外观质量问题·损溢分析：损溢产生的原因3.1.2.2填报环节：油站收货3.1.2.3数据来源 表名 数据项 来源 备注 加油站进货验收单 进货方式 选择录入 对应的进货方式 提货单号 录入 提货地点 取数 R/3 承运单位 取数 R/3 承运车号 取数 R/3 物料编码 取数 R/3 油品名称 取数 R/3 计量单位 取数 R/3 原发数量 取数 R/3 验收数量 录入 损溢（＋/－） 计算 原发数量-验收数量 商品外观质量检验情况 录入 损耗分析 录入 　3.1.2.4数据流转流程1、加油站进货验收时，系统自动连接ERP系统获取需要验收的品种、站名、原发数量、提货地点、承运单位、承运车号，显示在进油验收单中。2、由加油站收货人员，在系统内填写实收数量，质量外观情况，损耗分析情况。3.1.3加油站润滑油交接班表说明单据用途：3.1.3.1填写说明填写人员：此表由交班班长填写，接班班长进行复核·站名：加油站名称·班次：当班班次·日期：接班日期，用阿拉伯数字填写交接栏的填写规范：·物料编码：SAP中的油品代码·油品名称：SAP中油品的简称。·单位：销售单位（如KG、桶、听、袋等）·合计销售数量：本班中该油品的销售数量合计·现金销售数量：本班中该油品的现金销售数量合计·银行卡销售数量：本班中该油品的银行卡销售数量合计·预付货款销售数量：本班中该油品的预付货款销售数量合计·应收货款销售数量：本班中该油品的应收货款销售数量合计·实存数量：为本班次中的最后盘点实物数量·备注：签字栏填写规范：·交班班长、接班班长、收银员：必须是本人签字，本交接班表方有效3.1.3.2填报环节加油站交班时填写，需要交接班的情况：（1）正常班次交接（2）盘点（3）清罐（4）油品调节（5）价格调整3.1.3.3数据来源 数据项 方式 备注 物料编码 系统内取数 油品名称 系统内取数 单位 系统内取数 与价格单位相同 合计 系统内取数 现金＋银行卡＋预付货款＋应收货款 现金 系统内取数 银行卡 系统内取数 预付货款 系统内取数 应收货款 系统内取数 实存数量 录入 实际盘点数量 备注 录入 油品若为附属品备注自动填入附属品3.1.4加油站润滑油销售日报表说明单据用途：3.1.4.1填写说明填写人员：此表由交班班长填写，接班班长进行复核台头填写规范：·站名：加油站名称·年月日：加油站销售的日期内容填写规范：·物料编码：润滑油物料编码（与SAP物料编码一致）·油品名称：润滑油品名·单位：润滑油的销售单位·销售方式：润滑油的销售形式（如现金、银行卡等）·销售数量：以销售单位为标准的销售数量（听、桶等）·重量：以销售单位为标准的销售重量（KG）·单价：润滑油零售价格，同种油品价格不一致时分行填写·金额：保留两位小数，即保留到“分”收入明细汇总填写规范：1)销售收入·现金销售金额小计：当日现金销售量*单价的金额·银行卡销售金额小计：当日银行卡销售量×单价的金额·预收货款销售金额：当日预收货款方式的销售金额，为当日实际发生量·应收账款金额：当日赊销形成的应收账款小计·合计：合计=现金销售金额小计+银行卡销售金额小计+预收货款销售金额+应收账款金额。2)现金收入·现金销售金额小计：当日现金方式的销售收入·收到预收款小计：当日收到的预收货款·收到应收款小计：当日应收账款回笼数·合计：当日加油站所有现金收入签字栏填写规范：·制表人：由制表人签字·复核人：由复核人签字·站长：由站长签字3.1.4.2填报环节加油站日结时填写。3.1.4.3数据来源物料编码、油品名称、单位、销售方式、销售数量、重量、单价、金额取自销售单据录入中每种油品的相同付油类型、单价的汇总数。 销售情况 数据项 方式 备注 物料编码 系统内取数 从系统内取数 油品名称 系统内取数 从系统内取数 单位 系统内取数 从系统内取数 销售方式 系统内取数 销售数量 取数/录入 重量 计算 单价 系统内取数 金额 系统内取数 备注 录入 若有附属品销售则在对应油品的备注中自动填入附属品 收入情况 销售收入 现金销售金额小计 系统内取数 交接班表的金额汇总 银行卡销售金额小计 系统内取数 本表银行卡销售部分金额合计 预收货款加油金额 系统内取数 交接班表的金额汇总 应收货款加油金额 系统内取数 交接班表的金额汇总 现金收入 现金销售金额小计 系统内取数 交接班表的金额汇总，记入现金栏 收到预收款小计 系统内取数 取加油站定点客户台账金额 收到应收款小计 系统内取数 取加油站定点客户台账金额3.1.5加油站润滑油库存商品明细分类台账说明单据用途：本台账用于记录加油站润滑油库存商品的具体情况，反映各加油站每个品种的数量增减、流向和损溢等动态情况，是加油站管理实物库存的依据。3.1.5.1填写说明填写人员：计量员台头填写规范：·油站名称：发生业务的加油站名称·油品编码：对应油品种的编码。·油品名称：本账目所记录的油品名称。·单位：该油品的计量单位。表格项目填写规范：·关于建账和初始化：每年新建一次账套，期初数根据上年度的年终盘点数确定，在表格的第一栏记录。·日期：根据业务发生的时间填写日期。·摘要：填写业务发生的类型的说明期初：账务初始化时填写进销付存：本日发生进油、当日付油及库存计量汇总填写，每日一笔核销损耗：发生核销损耗业务时填写站间移库：发生站间调拨业务时填写油品调节：发生油品调节业务时填写本月合计：每月月底月结汇总本月数据后填写本年累计：每月月底月结后汇总本月数据到本年累计时填写调入，记录油品验收入库的数量。·调出：记录库存油品发出的数量。·销售：记录油品销售的数量，根据油品的四种销售方式：现金、银行卡、应收货款、预付货款对应填写，小计为上述各种销售方式的销售合计数。·核销损溢：记录油品核销损溢的数量。·结存：结算当日油品的库存数量。·合计：合计该油品本会计期间各项的累计数量。签字栏填写规范：·制表人：记账人员签字3.1.5.2填报环节加油站日结时填写。3.1.5.3数据来源 数据项 方式 备注 项目 子栏 油品名称 —— 系统内取数 从系统加油站配置信息取到站名信息 油品编码 —— 系统内取数 建账时输入 油品名称 —— 系统内取数 建账时输入 日期 —— 系统内取数 业务发生日期 调入 —— 系统内取数 加油站润滑油进货验收原发数量 调出 —— 系统内取数 当日发生的润滑油站间调拨业务数量 销售 现金 系统内取数 交接班表的现金销量汇总 销售 银行卡 系统内取数 交接班表的银行卡销量汇总 销售 应收货款 系统内取数 交接班表的应收货款销量汇总 销售 预收货款 系统内取数 交接班表的预收货款销量汇总 销售 小计 计算 现金+预收货款+应收货款+预收货款 调节 —— 系统内取数 核销损溢（+/-） —— 系统内取数 结存 —— 计算 上日结存+调入-调出-销售－核销损溢-调节 合计 —— 计算 列求和计算 制表人 —— 手工输入 账务的负责人员输入3.1.6加油站润滑油盘点月报说明单据用途：3.1.6.1填写说明填写人员：记账员（核算员）台头填写规范：·站名：加油站名称·日期：加油站盘点时间段（一般为一个工作月）账面数量栏填写规范：·物料编码：填写润滑油物料编码，因润滑油名称过于接近，必须填写。·油品名称：油品名称，可写简称。·计量单位：润滑油油品常用的计量单位。·上期结存：上月《加油站商品盘点月报表》中的“本期结存”·本期调入：本月各种油品进油的总的原发升数，分数量和重量填写。·本期调出：本月各种油品站间移库的总的发出升数，分数量和重量填写。·本期销售：本月各种油品销售的总数,分数量和重量填写。·核销损耗：本月上级单位审批通过的核销损耗数量（损填“＋”号）。由于此格中核销的是上月的损耗数量，但是在本月进行的，所以此栏填写的就是上月《加油站润滑油盘点月报表》中盘点出的“损溢”，加油站超损处理通过加油站考核体现。·本期结存：本期结存＝上期结存+本期调入-本期调出-本期销售－核销损耗。·实际盘点库存：填写每种油品的库存实际测量数,分数量和重量填写。·损溢：损耗＝本期结存－实际盘点库存，分数量和重量填写·损溢率：损溢率＝损溢÷本期销售×1000‰（按重量计算）损耗分析栏填写规范：·物料编码：填写润滑油物料编码，因润滑油名称过于接近，必须填写。·油品名称：油品名称，可写简称。·破损损耗：当月该油品发生的破损损耗数，分数量和重量填写·变质损耗：当月该油品发生的变质损耗数，分数量和重量填写·保管损耗：当月该油品发生的保管损耗数，分数量和重量填写·损溢说明：分为“破损”、“变质”、“保管”三个方面。对超出规定损耗范围的油品进行文字性·参盘人员、站长签字、加油站盖章须为参盘人员、站长本人签字，并盖加油站章。·上级审批（签字）。由主管领导审批后签字，作为核销损耗的依据。3.1.6.2填报环节每月通过库存盘点和损耗核销后填报。3.1.6.3数据来源 子表 数据项 方式 备注 　 站名 系统内取数 　 日期 系统内取数 　 物料编码 系统内取数 油品名称 系统内取数 　 计量单位 系统内取数 　 账面数量栏 上期结存 系统内取数 上月《加油站商品盘点月报表》中的“本期结存” 本期调入 系统内取数 本月各种油品进油的总的原发升数 本期调出 系统内取数 本月各种油品调出的总的原发升数 本期销售 系统内取数 本月各种油品销售的总升数 核销损耗 系统内取数 本月上级单位审批通过的上月核销损耗数量 调节 系统内取数 本月各种油品调节的总升数 本期结存 计算 本期结存＝上期结存＋本期调入－本期调出－本期销售－核销损耗－调节 实际盘点库存 系统内取数 盘点日末班实存数量 损溢 计算 损耗＝本期结存-实际盘点库存 损溢率 计算 损耗率＝损溢÷本期销售×1000‰3.1.7加油站润滑油附属品业务进销存台账说明单据用途：本台账用于记录加油站润滑油附属品业务的具体情况，反映各加油站每个附属品的数量调入、调出、赠送、销售和结存等动态情况，是附属品业务的依据。3.1.7.1填写说明填写人员：计量员台头填写规范：·油站名称：加油站名称·商品编码：对应润滑油品种的编码。·商品名称：本账目所记录的油品名称。·单位：该附属品的计量单位。表格项目填写规范：·关于建账和初始化：每年新建一次账套，期初数根据上年度的年终盘点数确定，在表格的第一栏记录。·日期：根据业务发生的时间填写日期。·摘要：填写业务发生的类型的说明期初：账务初始化时填写进销付存：本日发生进油、当日付油及库存计量汇总填写，每日一笔本月合计：每月月底月结汇总本月数据后填写本年累计：每月月底月结后汇总本月数据到本年累计时·调入数量：填写调入，记录油品验收入库的数量。·调出数量：记录库存油品发出的数量。·赠送数量：记录油品赠送的数量。·销售数量：记录油品销售的数量。·结存：结算当日油品的库存数量。·合计：合计该油品本会计期间各项的累计数量。签字栏填写规范：·制表人：记账人员签字3.1.7.2填报环节加油站日结时填写。3.1.7.3数据来源 数据项 方式 备注 油站名称 系统内取数 从系统加油站配置信息取到站名信息 商品编码 系统内取数 建账时输入 商品名称 系统内取数 建账时输入 日期 系统内取数 业务发生日期 调入 系统内取数 当日发生的加油站附属品调入的数量 调出 系统内取数 当日发生的加油站附属品调出的数量 赠送 系统内取数 当日发生的加油站附属品赠送的数量 销售 系统内取数 当日发生的加油站附属品销售的数量 结存 计算 上日结存+调入-调出-销售－赠送 合计 计算 列求和计算 制表人 手工输入 账务的负责人员输入4账表管理的标准化4.1班交接·说明：本班次加油员下班、下一个班次上班前，将本班次所发生的业务数据按要求录入到系统中，形成相关的各个报表，在班交接时不能销售。·处理流程：加油站人员录入交接班信息、实物交接、付油统计等数据，系统进行平衡检查和当班损耗的计算，产生符合要求的班报。·业务规则：·多次班交接必须按班次顺序进行，不能逆序，不能空缺。·班交接并审核后，不能再对该班数据进行编辑、修改（包括该班的班交接信息和相应的进油核对、调入调出等业务单据信息），除非取消该班的审核。·当日已做日交接后，不能再操作当日的班交接（包括制作、编辑、取消）。·班交接审核时，要对当班数据进行平衡检查，有不平衡则提示用户纠正（或者填写特殊备注提供上级部门检查）·当发生调价、更换油品、数据冲销时，要做班交接（班内交接）·输入资料：·班交接信息·实物交接·付油数量统计·资金：班交接不需要进行资金交接，系统能分类统计出当班所收现金、银行卡等的数量、金额即可。注：以下班交接是以手工录入为主进行描述，手工录入的加油站在每班下班后进行手工填报，数据上报在末班交班完成后进行。4.1.1.1油品交接（一）业务流程1、班结时，加油站记账员记录完当班润滑进货、销售和库存交接情况；2、将录入的润滑油相关数据计入润滑油交接班报表中；3、检查和确认润滑交接班报表数据，并提交上报。涉及岗位：记账员岗位职责：负责本班润滑数据上报，核对润滑油数据保证交接数据真实、准确，做好润滑油班结和上报工作。（二）账表流程1、记账员每日登录账表册系统，进入润滑油班结界面；2、班结时记账员在系统中进行班结操作；3、检查系统中自动生成的润滑油交接班表数据是否与记录数据一致。4.1.1.2钱款上缴（1）业务流程1、润滑油当班销售人员按客户销售量及规定销售价格足额收取现金；当班销售人员将收到的现金交当班收银人员，收银人员根据润滑油（包括润滑油附属品）销售数量，核对现金销售量及收到的现金，准确无误后由双方签字确认；2、当班收银人员将收到的营业款转交记账员，记账员清点核对无误后由双方签字确认。3、客户使用支票购油，加油站应建立支票购油登记册，涉及的岗位：加油员、收银员、记账员润滑油当班销售人员职责：辨别现钞、票据真伪，确保现金存放安全，当日及时上交收银员。收银员岗位职责:做好本班润滑油销售人员上交的现金、票证及其他加油凭证的核对、汇总工作，核对其他商品的销售额，在系统中填报好本班交接班记录。记账员职责：现金、票证的结算工作做到日清月结，及时填报各种报表，及时解交现金；正确反映商品流转情况，做到账账相符、账实相符。（2）账表流程：1、记账员清点核对完每日的现金及凭证后，将收到的营业款缴存银行。2、记账员登录账表册系统，进入账表册营业款上交页面。3、根据当日缴存银行的营业款数据按结算类型进行逐笔手工录入。4、检查与核对系统中营业款上报数据，确认无误保存提交。4.2日结·说明：从班交接中汇总加油站每日经营数据，包括加油站进货、销售、库存等数据，产生符合规范的相关销售日报表、润滑油库存商品明细分类账。·处理流程：系统根据当日各班次交接数据汇总，系统进行数据平衡检查后保存，用户审核后，产生相关账表。·业务规则：·日交接必须按日期顺序进行，但可以跨天，比如停业等日不作。·当日班交接未审核时，系统不允许做日交接·上日日交接未审核时，系统不允许做日交接（系统第一次使用时例外）·日交接审核后，不能再修改日交接数据和相关业务单据输入资料：4.2.1.1日结（一）业务流程1、日结前，各班班长完成本班交接班工作，确保本班数据准确、完整。2、本日末班领班在完成班结后对各班班报数据进行汇总，并生成销售日报。3、日结时记账员汇总数据最后生成库存商品明细账报表。4、记账员对日报数据进行检查、核对，对当日账款日清日记，保证日报数据的准确性。涉及岗位：班长、收银员岗位职责：班长负责本班台账管理工作，带领本班员工，做好交接班，收银员做到日清日结，及时填报各种报表，及时解交现金，做到账账相符、账实相符。（二）账表流程1、记账员登录账表册系统进入日结操作界面；2、选择所需日结日期，对当日数据进行汇总生成日报；3、检查与核对日报数据，确保日报数据无误后审核提交上报。4、系统根据日结数据自动生成润滑油台账。4.2.1.2预收货款收取（一）业务流程1、加油站收集定点客户（预收款类）申请，上报零管部门；2、零管部门对预收款业务申请进行审批，审批通过后，主管公司与客户签订 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 ；3、加油站在收到客户的款项后建立预收货款客户档案及台账。4、预收货款客户在油站购油后，录入系统，班结时系统自动记入《定点客户台账》。涉及岗位：加油站站长岗位职责：负责按主管公司与客户签订的合同内容执行，建立健全客户档案。（二）账表流程：1、收到客户的预付货款后，记账员通过账表册系统添加预收货款客户，建立预收货款基础资料；2、记账员在定点客户界面将客户预付货款数据按要求手工录入；3、系统生成定点客户台账。（注：当加油站对预收款客户发生超额销售时，系统应予以提示。）4.2.1.3信用客户结算（一）业务流程1、加油站收集客户信用额度申请，上报零管部门；2、零管部门对申请额度审批通过后，由加油站建立《加油站购油客户档案册》（信用销售客户档案）。3、信用客户在油站购油后，录入系统，班结时系统自动记入《定点客户台账》。涉及岗位：加油站站长、记账员岗位职责：主管公司负责信用客户合同签订，加油站负责建立健全信用客户档案；记账员负责审核信用客户使用额度。（二）账表流程1、信用客户额度得到主管公司审批后，记账员通过账表册系统添加信用客户，建立信用客户基础资料；2、记账员在定点客户界面将信用客户数据按要求逐笔手工录入；3、系统自动生成定点客户台账。（注：当加油站对信用客户发生超额加油时，系统应予以提示）4、定点客户台账建议轻油与润滑油分开4.2.1.4营业款上缴（一）业务流程1、润滑油销售人员收取票款后转交收银员或投入投币式保险柜，交接班长和接班班长核对油品销售数量，当班班长填制《加油站润滑油交接班表》；2、收银员将《加油站润滑油交接班表》及钱款转交记账员，并由收银员和记账员双方签字确认。3、记账员日清日结营业款，并上交银行，营业款缴存银行时填写银行进账单，并做好交款记录，加油站营业款必须全额缴存银行，不坐支、挪用等。涉及岗位：记账员岗位职责：现金、票证的结算工作做到日清月结，及时填报各种报表，及时解交现金；正确反映商品流转情况，做到账账相符、账实相符。（二）账表流程1、记账员清点核对完每日的现金及凭证后，将收到的营业款缴存银行。2、记账员登录账表册系统，进入账表册营业款上交页面。3、根据当日缴存银行的营业款数据按结算类型进行逐笔手工录入。4、检查与核对系统中营业款上报数据，确认无误保存提交。4.2.1.5当日末班班结（一）业务流程1、当日末班领班完成本班班结工作，然后记账员做日结。2、记账员核对报表、销售数量及销售票款，根据《加油站进货验收单》、《加油站润滑油交接班表》；然后由加油站站长复核系统生成的《加油站润滑油销售日报表》复核无误后完成日结；3、《加油站润滑油销售日报表》是否打印作为统计数据依据和记账依据按照相关规定执行。涉及岗位：班长、记账员岗位职责：班长负责末班交接工作，记账员负责日报账表生成，核对报表数据，确保账实平衡。（二）账表流程：1、末班班长在账表册系统中完成末班交班工作，生成末班班报报表；2、记账员根据各班数据，做日结操作，系统自动生成销售日报，根据日报自动产生库存商品明细账；3、检查报表数据，确认后保存提交。4.3月盘点·说明：按油品品种规格进行盘点，反映损耗情况及原因分析：汇总当月的收入、付出，得到上期结存、本期结存、期间核销损溢、实际盘点库存，进一步得到当月损耗和损耗率，并由加油站站长填写损耗分析以供上级检查和进行核销损耗，产生加油站润滑油月盘点报表。·处理流程：·盘点时系统根据当月日交接数据自动汇总得到各油品的上期结存、本期收入、本期付出、核销损耗、本期结存，再根据月末的日交接得到实际盘点数量，计算损耗和损耗率（损耗除销售量）·系统同时对当月各数据进行分类汇总，为各种统计、分析提供月数据·加油站站长填写损耗分析，并进行审核，产生润滑油盘点月报表·加油站将月盘点情况上报到上级部门，上级部门对月盘点情况进行审批（并填写上级意见）后，反馈给加油站4.3.1.1月末盘点（一）、业务流程：1、月末盘点时，记账员记录当日的库存盘点情况；2、将记录的库存数据填写账表册系统中；3、检查和确认报表数据，并提交上报。涉及岗位：记账员岗位职责：负责本班月末盘点数据上报，核对月末盘点数据保证月末盘点数据真实、准确，做好月末盘点和上报工作（二）、账表流程1、记账员通过账表册系统进行班结操作；2、记账员通过账表册系统进行日结操作；3、账表册系统根据当月相关数据汇总出相应的《加油站润滑油库存商品明细分类账》及《加油站润滑油盘点月报》。4.4冲销·当加油站发现油站上报的销售数据已经经过审核但存在错误时，需要对错误的数据进行冲销处理·当加油站录入冲销数据后，需要加油站对冲销数据进行审核·加油站的上级单位需要对加油站报送的冲销数据进行审核·只有通过加油站上级单位审核过的冲销数据才能导入其他系统（一）业务流程1、加油站记账员上报冲销数据，并对冲销数据进行审核；2、加油站上级单位对加油站上报的冲销数据进行审核；3、冲销数据在经过加油站上级部门审核后自动导入其他系统。涉及岗位：记账员岗位职责：负责上报冲销数据的准确。（二）账表流程1、记账员通过账表册系统上报冲销数据；2、记账员通过账表册系统对冲销数据进行审核；3、加油站上级部门在账表册系统对加油站上报的冲销数据进行审核；4.5审核·加油站操作人员需要对加油站上报的数据进行审核以证明数据的准确性·加油站报送的冲销数据以及损耗数据必须由上级部门审核，如上级部门认为加油站报送的数据有误，则应由上级部门通知加油站修改报送的数据，上级部门认为油站上报数据无误时才对上报的冲销数据进行审核。（一）业务流程1、加油站记账员在确认油站的数据准确无误后，对数据进行审核确认；2、加油站上级部门在确认油站上报数据准确无误后，对加油站上报数据进行审核确认。（二）账表流程1、加油站记账员通过账表册系统对油站数据进行审核；2、加油站上级部门通过账表册系统对油站上报数据进行审核；5数据采集的标准化5.1数据采集的内容1)加油站润滑油业务数据要采集的加油站账表数据包括加油站基本账表，列举如下：·《润滑油进货验收单》：·《加油站润滑油交接班表》：·《加油站润滑油销售日报表》：·《加油站润滑油库存商品明细分类账》：·《加油站润滑油盘点月报表》：·《加油站润滑油附属品业务进销存台账》2)加油站润滑油管理数据5.2数据采集的时点（1）润滑油进货验收单：加油站发生进油业务时候由计量员填报（2）加油站润滑油交接班表：在末班交班时由记账员填报（3）加油站润滑油销售日报表：每天早8：00点日结后生成昨日早8点到今日早8的销售日报（4）加油站润滑油台账：每日日结完成后自动生成（5）加油站润滑油盘点月报：月末盘点日结完成后生成（6）加油站润滑油附属品业务进销存台账:每日日结完成后自动生成5.3数据采集的精度（1）计量单位的规范·计量单位包括：升、公斤、吨、元、元/升等 计量单位 精度 说明 升 2位小数 公斤 3位小数 在财务核算时按公斤计算 吨 6位小数 在统计报表中，因为数量比较大，所以经常将“公斤”换算为“吨”显示 元 2位小数 元/升 6位小数 5.4数据采集的方式在进行数据采集时大致可以将加油站分为这几种情况：有无网络、有无电脑、有无液位仪、有无卡机联动、有无所有权。经过归纳后可以两个维度，即“软硬件条件”和“所有权形式”，在“软硬件条件”这个维度中又可分为“是否有网络传输条件”和“是否有外部软件”两种情况。1)软硬件条件对数据采集的影响（7）硬件条件硬件条件主要是指有无网络和有无电脑等情况，如果有电脑和网络条件，这时由加油站自己上传数据。如果不具备网络条件，或者没有电脑这时可以让附近具备传输条件的加油站“代录”。（8）软件条件主要是指已安装了其它加油站应用软件的情况，比如：已有自行开发的零管系统。如果加油站装有外部软件，那么可以通过接口将其产生的数据导入到系统中。1)所权制形式对数据采集的影响原则上除加盟站以外的其它所有制形式的加油站（全资、租赁、绝对控股、相对控股、参股（联营））的数据全部采集入系统，对于个别不希望上报联营油站，可以针对不同再情况进行讨论。6润滑油管理报表的标准化6.1站级管理报表6.1.1加油站润滑油班报6.1.2.1报表说明·站名：加油站名称·班次：当班班次·日期：接班日期，用阿拉伯数字填写·物料编码：SAP中的油品代码·油品名称：SAP中油品的简称。·单位：销售单位（如KG、桶、听、袋等）·接班数量：为接班前的实物数量·调入数量：为本班次中所有的收货数量·调出数量：为本班次中不包括销售的所有出货数量。·销售数量：为本班次中的销售数量·调节数量：为本班次中的油品调节数量·核销损耗：为本班次中的油品核销损耗数量·交班数量：为本班次中的最后账面数量·实存数量：为本班次中的最后盘点实物数量·账实差异：为半班次中的最后账面数量与最后盘点实物数量之间的差额。·本班溢耗：账实差异中本班产生的部分·备注：账实差异原因及其他6.1.2.2数据来源 数据项 方式 备注 物料编码 系统内取数 油品名称 系统内取数 单位 系统内取数 与价格单位相同 接班数量 系统内取数 取上一个班次的账存数量 调入数量 系统内取数 取进油核对单中原发数量 调出数量 系统内取数 从系统录入的站间调拨数量 销售数量 系统内取数 从系统录入的销售单据明细汇总数量 调节数量 系统内取数 从系统录入的油品调节数量 核销损耗 系统内取数 从系统录入的油品核销损耗数量 交班数量 计算 接班数量+调入数量-调出数量-销售数量－调节数量－核销损耗 实存数量 录入 实际盘点数量 账实差异 计算 交班数量-实存数量 本班溢耗 计算 本班账实差异-上班账实差异 备注 录入 账实差异及其他_1389891257.vsd�<进程名称>�<职能>����<润滑油月末盘点>核销损溢分析超耗处理不合理损溢合理损溢实物库存盘点<上级管理部门>�<加油站>�损溢审核�